TERMINO
Capacitación
Educación Formal. Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano. Comité de Capacitación Bienestar e Incentivos. PAE
Convocatoria
Conjunto de procesos organizados relativos a la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.
Como a la informal, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, desarrollo de habilidades y cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional.
Formación en el nivel educativo superior o tecnológico (pregrado o postgrado).
Anuncio o escrito con el cual se convoca a un determinado evento o acontecimiento que se producirá.
* Los Subdirectores o jefes de área serán las personas autorizadas para realizar las solicitudes de capacitación a la Subdirección de Talento Humano.
* El Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos es el encargado de aprobar las solicitudes de capacitación que se presenten fuera del Plan anual, siempre y cuando estas requieran de los recursos de la entidad.
* El Proyecto de aprendizaje en equipo comprende un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de funcionarios para resolver necesidades de aprendizaje y, al mismo tiempo, transformar y aportar a los problemas de su contexto laboral.
* Los grupos de Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE) se reunirán durante el último trimestre de la anualidad.
* El Informe consolidado de la Evaluación de la Gestión laboral de los funcionarios servirá de insumo para elaborar el Plan de Capacitación.
* Las capacitaciones podrán ser impartidas por funcionarios de la UNP, o por entidades externas a través de la suscripción de convenios, contratos, invitaciones entre otros.
* El Comité de Capacitación, Bienestar e incentivos es el responsable de revisar y analizar la pertinencia de los planes de capacitación y dar su aprobación para la ejecución de los mismos. * Para desarrollar las actividades que corresponden al Análisis Integral de Confiabilidad se debe tener en cuenta el glosario establecido en la Guía de Análisis Integral de Confiabilidad. * El Plan debe contener como mínimo los siguientes aspectos (Presentación, Marco Normativo, Objetivos, Metodología, Estrategias, Plan de Acción, Seguimiento y Evaluación). * La aprobación del Plan de Capacitación debe constar en Acta, suscrita por los miembros del Comité.
* Para el las convocatorias se tendrá en cuenta la Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comités de la Subdirección de Talento Humano de la Unidad Nacional de Protección.
* Una vez realizado el análisis frente al reclamo o queja interpuesta por el Servidor se estudia si aplica o no, en tal caso de aplicar se verifica la etapa de las inconsistencias presentadas para su revaluación.
* Cuando una actividad de capacitación este por desarrollarse, el Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional asignará el rol de monitor a uno de los servidores públicos que estén en la actividad, ya sea por comunicación interna o correo electrónico. Una vez comunicado el servidor él deberá:
- Hacer firmar los listados de asistencia, según corresponda tanto por los asistentes como por los formadores. - Solicitar al facilitador y entregar a la Subdirección de Talento Humano las memorias de la actividad,
- Entregar a los asistentes el formato "GTH-FT-28: Evaluación Actividades de Capacitación" una vez finalice la actividad de capacitación, para que sea diligenciado y posteriormente entregado a la Subdirección de Talento Humano - Coordinación de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional.
- Diligenciar el formato GTH-FT-26: Monitoria, al finalizar la actividad de capacitación. La monitoria se da para capacitaciones que tengan una duración mayor a dos (2) días.
Nota: Se contara con el diligenciamiento del Listado de Asistencia siempre y cuando la entidad externa no genere certificado de asistencia, participación o aprobación de una actividad de capacitación.
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Código: GTH-PR-11 Versión: 03 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP- Fecha: 20 de marzo de 2013
ALCANCE
Establecer las condiciones y actividades para elaborar, aprobar, ejecutar y evaluar las actividades de Capacitación. PROPOSITO
CONSIDERACIONES GENERALES Preparación del empleado para desempeñar un cargo y ejercer las funciones asignadas.
Participar en las actividades de la convocatoria, cuidando el adecuado desarrollo de todas las etapas inmersas en el mismo.
Técnico Administrativo de selección Apoyar las actividades de la convocatoria, cuidando el adecuado desarrollo de todas las etapas inmersas en el mismo. Profesional Universitario Sistema de
Gestión de la Calidad y Capacitación Participar en la realización las actividades de capacitación solicitada y aprobada y evaluar las mismas. Revisar los Actos Administrativos.
Comité de Capacitación, Bienestar,
Estímulos e Incentivos Revisar, analizar la pertinencia de los planes de capacitación y dar su aprobación para la ejecución de los mismos.
Secretario Ejecutivo de la Subdirección
de Talento Humano Recepcionar la documentación. Oficina Asesora de Planeación e
Información. Divulgar información. Técnico Administrativo de Capacitación y
Bienestar. Apoyar la realización de las actividades de capacitación solicitada y aprobada y evaluar las mismas. Profesional Universitario Psicólogo
Poligrafista.
Inicia con la identificación de necesidades y Requerimientos de Capacitación, la formulación del Plan de Capacitación, recepción de solicitudes de capacitación, realización de convocatorias (cuando haya lugar), la ejecución de actividades y culmina con la evaluación de las actividades realizadas.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES
Remitir información de necesidades de Capacitación.
Coordinar las actividades de la convocatoria desde la recepción de solicitud de convocatoria hasta la emisión de los resultados para el trámite administrativo que corresponda, cuidando el adecuado desarrollo de todas las etapas inmersas en el mismo.
RESPONSABLE
Orienta la programación, implementación y desarrollo de los planes de capacitación, bienestar e incentivos, acorde a los recursos y necesidades de la entidad. Proyecto de Aprendizaje en Equipo.
Elaborar, actualizar, ejecutar y evaluar el Plan de Capacitación. Coordinador de Capacitación, Bienestar
y Salud Ocupacional.
Coordinador de Selección y Evaluación.
Contratista de la Subdirección de Talento Humano
Director General Firmar el Acto administrativo de adopción.
Subdirector de Talento Revisar y evaluar y dar el visto bueno al Plan de Capacitación. Director, Subdirectores, Jefes de Oficina.
DEFINICIONES DEFINICIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP- Fecha: 20 de marzo de 2013
GTH-FT-21: Evaluación Numérica de Gráficas Otras Técnicas. GTH-FT-22: Acta de Consentimiento Informado Evaluación Poligráfica.
GTH-FT-26: Monitoria
GTH-FT-20: Evaluación Numérica de Gráficas Técnicas DLSH. GTH-FT-16: Informe Final - AIC GTH-FT-11: Acta de Visita Domiciliaria- Comentarios y Trato Recibido. Encuesta
GTH-FT-09: Consentimiento Informado Valoración Psicológica.
GTH-PL-01: Plan de Capacitación- Anexo 1: Cronograma de Capacitación
GTH-FT-12: Formato de Calibración de Equipo Poligráfico.
Plan de Trabajo PAE
GTH-FT-15: Formato Apreciación Medico Psicológica Evaluación Poligráfica.
GTH-FT-13: Formato Datos Generales Análisis Integral de Confiabilidad.
INTERNOS
GTH-FT-08: Acta de Comentario y Trato Recibido Evaluación Poligráfica.
DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS EXTERNOS GTH-FT-28: Evaluación Actividades de Capacitación. GTH-FT-31: Formato de Evaluación de Capacitación. GTH-FT-50: Formato de Solicitud de Capacitación. GTH-FT-60: Identificación de Necesidades de Capacitación.
GTH-GU-01: Guía de Análisis Integral de Confiabilidad.
GTH-GU-05: Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comites de la Unidad Nacional de Protección.
Acto Administrativo de Adopción
Informe Consolidado Evaluación de la Gestión Laboral de los funcionarios
Comunicaciones Internas Certificación de Cumplimiento de Requisitos.
Pruebas Psicológicas.
SGI-FT-02: Acta de Reunión. SGI-FT-03: Listado de Asistencia.
Convenios Entidades Educativas.
Ley 115 DE 1994. Ley 909 DE 1998. Decreto 2539 de 2005. Decreto 1227 de 2005. Decreto 4665 de 2007. Decreto 1567 DE 1998.
Informes de exámenes médicos.
Informes de pruebas físicas.
Informes de Pruebas por Competencias.
Página Web de la UNP.
Código: GTH-PR- 11
Versión: 03
QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? POR QUÉ / PARA QUÉ? DÓNDE?
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS /
Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional. Funcionario Designado.
(Segundo semestre del año)
Se inicia en el mes de octubre
1. El diagnóstico de necesidades de capacitación, en la UNP debe incluir:
- Necesidades surgidas por el desarrollo de las actividades en el día a día aprobadas por el Jefe Inmediato.
- Informe de análisis resultados de Evaluación de la gestión laboral.
-Informe de Auditoría interna realizado por la Oficina de Control Interno.
- Información suministrada por el Proyecto de Aprendizaje en Equipo (PAE).
2.Información proporcionando por los jefes de las Dependencias.
La consolidación se realiza clasificando las necesidades, de acuerdo con la priorización que hayan realizado las diferentes dependencias. Así mismo se tendrán en cuenta las necesidades técnicas de carácter prioritario que afecten directamente la prestación del servicio por parte de la UNP y el presupuesto asignado.
GTH-FT-50: Formato de solicitud de capacitación. Informe Consolidado de Evaluación de la gestión laboral de los funcionarios. GTH-FT-60: Identificación de necesidades de capacitación. GTH-PL-01 Cronograma de Capacitación - Anexo 1.
Identificar las necesidades de capacitación, para la formulación del Plan de Capacitación.
Coordinación de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional. Funcionario Designado Se realiza después de obtener los resultados del diagnóstico de necesidades y priorización de temas
1.Formular el Plan de Capacitación, de la vigencia, de acuerdo con la información obtenida a partir del diagnóstico de necesidades, producto de la consolidación de las necesidades presentadas. El Plan debe contener como mínimo los siguientes aspectos (Presentación, Marco Normativo, Objetivos, Metodología, Estrategias, Plan de Acción, Seguimiento y Evaluación).
Proyecto Plan de Capacitación.
Para definir las actividades a realizar, facilitadores, tiempos y presupuesto necesarios. Coordinación de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional Subdirector de Talento Humano Mes de febrero de la vigencia
Se verifica que el Plan de Capacitación cumpla con los requisitos establecidos en el decreto 1567 de 1998, que esté de acuerdo con las necesidades planteadas en el diagnóstico, que existan los recursos disponibles para su implementación, de acuerdo a la pertinencia de las capacitaciones y demás políticas institucionales.
Proyecto Plan de Capacitación.
Para verificar que el Plan propuesto cumple con las políticas establecidas por el proceso de Gestión del Talento Humano. Subdirección de Talento Humano Subdirector de Talento Humano Mes de febrero de la vigencia.
El Subdirector de Talento Humano realiza la revisión. SI el Plan de Capacitación cumple da el visto bueno y continuara en la actividad 5.
En tal caso de NO darse el visto bueno el documento será devuelto al Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional para el ajuste pertinente. Remítase a la actividad No. 3.
Proyecto Plan de capacitación.
Para tener el consentimiento por la Subdirección de Talento Humano antes de pasarlo aprobación ante el Comité de Capacitación y Bienestar.
Subdirección de Talento Humano
CÓMO? PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
-UNP-Fecha: 20 de marzo de 2013 NO 2. ELABORAR PLAN DE CAPACITACIÓN INICIO 1. REALIZAR DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
3. REVISAR PLAN DE CAPACITACIÓN
SI 4. OBTENER
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS / Comité de Capacitación y Bienestar En el primer trimestre de la vigencia
Presentar el Plan de Capacitación y alComité de Capacitación, Bienestar, Estímulos e Incentivos para su aprobación, la cual debe constar en Acta, suscrita por los miembros del Comité.
Proyecto Plan de Capacitación.
SGI-FT-02: Acta de Reunión
Para verificar la pertinencia del Plan de Capacitación. Subdirección de Talento Humano Director de la UNP. Subdirector de Talento Humano.
Cuando el Director firme el Plan de Capacitación.
Se adopta el Plan de Capacitación mediante acto administrativo y previa revisión por parte del Subdirector de Talento Humano, se pasa a firma por el Director de la UNP. Desarrollar las capacitaciones de acuerdo con el Plan Institucional de Capacitación. Se empieza a realizar las actividades de capacitación. Las capacitaciones serán evaluadas según su naturaleza. Acto administrativo de adopción. GTH-PL-01: Plan de Capacitación SGI-FT-03: Listado de Asistencia Acto administrativo de autorización de participación de funcionarios en las capacitaciones.
Para formalizar la adopción del Plan de Capacitación en la UNP. Para cubrir las necesidades de capacitación, y cumplir con metas organizacionales. Dirección General Lugar Designado en la Programación. Director. Subdirectores. Jefes de Oficina de la UNP Cuando surja la necesidad, invitación o requerimiento de capacitación
Si hay capacitaciones que no están dentro del Plan de Capacitación (GTH-PL-01), el Director, los Subdirectores o Jefes de Oficina de la UNP (Según aplique), remiten la solicitud de capacitación a la Subdirección de Talento Humano mediante el Formato de Solicitud de Capacitaciones (GTH-FT-50) y comunicación interna haciendo la remisión del documento.
Si No hay se continúa en la actividad 10.
Comunicación Interna. GTH-FT-50: Formato de Solicitud de Capacitaciones.
Para que se analice la viabilidad de la capacitación dentro del Plan. En las dependencias Secretario Ejecutivo de la Subdirección de Talento Humano Subdirector de Talento Humano. Coordinador de Selección y Evaluación. Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional. Cuando se haya recepcionado la solicitud en la Subdirección de Talento Humano.
La comunicación interna es recibida por el Secretario Ejecutivo de la Subdirección de Talento Humano, la cual se entrega al Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional.
El Subdirector de Talento Humano, las Coordinadoras de Selección y Evaluación y Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional evalúan la viabilidad de la solicitud de capacitación, si se ajusta a las necesidades se incluye en el plan de capacitación, siempre y cuando se afecte el presupuesto de la entidad.
Comunicación Interna.
Para remitir al Comité de Capacitación, Bienestar, Estímulos e Incentivos para revisión y aprobación.
Subdirección de Talento Humano
6. ADOPTAR Y EJECUTAR EL PLAN DE CAPACITACIÓN 5. APROBAR PLAN DE CAPACITACIÓN NO SI 7. VERIFICAR SI SE PRESENTAN SOLICITUDES NO CONTEMPLADAS EN EL PLAN DE CAPACITACIÓN 10 8. RECEPCIONAR Y EVALUAR LA SOLICITUD DE CAPACITACIÓN NO CONTENIDA EN EL PLAN DE CAPACITACIÓN 1 2
Código: GTH-PR- 11
Versión: 03
QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? POR QUÉ / PARA QUÉ? DÓNDE?
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS /
CÓMO? PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
-UNP-Fecha: 20 de marzo de 2013 Comité de Capacitación, Bienestar, Estímulos e Incentivos
Cuando se haya realizado el análisis al informe remitido por el Subdirector de Talento Humano
Presentar el informe al Comité de Capacitación, Bienestar, Estímulos e Incentivos para revisión, aprobación o rechazo de las solicitudes que necesiten del presupuesto aprobado para capacitación, lo cual debe constar en Acta, suscrita por los miembros del Comité.
* SI es por Convocatoria continúe en la actividad 10. * SI NO es por convocatoria se hace la respectiva comunicación, continua a la actividad 28.
SGI-FT-02: Acta de Reunión.
El Comité es el encargado de revisar y analizar la pertinencia de las solicitudes de capacitación que requieran de presupuesto aprobado para capacitación, teniendo en cuenta criterios como presupuesto, pertinencia de la capacitación, entre otras y presenta su aprobación para la ejecución de los mismos.
Subdirección de Talento Humano Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional. Funcionarios designados. Entidades externa Acorde al cronograma aprobado se da el desarrollo, evaluación y seguimiento de los programas de capacitación.
El Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional analiza el plan de capacitación. Si requiere convocatoria a través de comunicación interna informa a la Coordinación de Selección y Evaluación y continúa con la actividad 11.
Si No se requiere convocatoria continúa con la actividad 26.
Comunicación interna.
Para dar cumplimiento a lo establecido en el plan de capacitación. Oficinas pertinentes Coordinador de Selección y Evaluación . Profesionales de la Coordinación de Selección y Evaluación. Cuando el Comité de Capacitación, Bienestar, Estímulos e Incentivos avale la solicitud de convocatoria.
Concertar con los solicitantes de la convocatoria el perfil de los aspirantes y detalles adicionales de la misma.
Si la Unidad Nacional de Protección cuenta con el perfil requerido para la convocatoria continua el siguiente paso.
Si la Unidad Nacional de Protección no cuenta con el
perfil requerido para la convocatoria, se debe diseñar.
Comunicación Interna Para establecer los parámetros de la Convocatoria. Coordinación Selección y Evaluación. Director UNP. Subdirector de Talento Humano. Coordinador de Selección y Evaluación. Cuando se tienen estipulados las condiciones de la convocatoria y el perfil de los aspirantes.
Se hace lectura detallada al texto de la convocatoria y
se remite al Director de la UNP para su aprobación. Comunicación Interna
Para realizar publicación de la convocatoria y enterar a los funcionarios de la UNP.
Despachos de: Director, Subdirección de Talento
Humano
11. DISEÑAR Y PLANEAR LA CONVOCATORIA
12. REVISAR Y DAR EL VISTO BUENO AL TEXTO DE LA CONVOCATORIA SI 26 NO SI 9. APROBAR SOLICITUDES DE CAPACITACIÓN NO 28 10. ANALIZAR SI LA CAPACITACIÓN SOLICITADA DE FORMA EXTEMPORANEA Y
LAS CONTEMPLADAS EN EL PLAN REQUIERE CONVOCATORIA?
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS / Profesional Universitario o contratistas de la Coordinación de Selección y Evaluación
Dentro de los términos establecidos en la convocatoria.
1. Las inscripciones llegan a través de correo electrónico institucional. 2. Se incluyen en listado de inscritos. * SI las inscripciones se reciben en el tiempo estimado, continúa en la actividad 17.
* SI NO se reciben las inscripciones en el tiempo
estimado, se continúa en la actividad 15. Nota: Se debe tener en cuenta el formato GTH-GU-06:
Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comités de la Unidad Nacional de Protección, para poder desarrollar el proceso.
Memorando de inscripciones. GTH-GU-06: Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comités de la Unidad Nacional de Protección.
Tener un soporte de los aspirantes inscritos en la convocatoria. Coordinacion de Selección y Evaluación Coordinador de Selección y Evaluación
Dentro de los términos establecidos por la convocatoria.
Se elabora comunicado de ampliación de inscripciones.
Comunicación Interna de constancia de no inscripción de aspirantes a Convocatoria.
Para dar oportunidad a los funcionarios de realizar inscripción a la convocatoria o de lo contrario para declararla desierta.
Oficina del Grupo de Selección y evaluación de la Subdirección de Talento Humano Coordinador de Selección y Evaluación
Dentro de los términos establecidos por la convocatoria
* SI durante el tiempo hay inscripciones se continúa a la actividad No. 17.
* Si por el Contrario durante este tiempo NO se reciben ninguna inscripción se declara desierta la convocatoria y finaliza el proceso.
Comunicación Interna de constancia de no inscripción de aspirantes a Convocatoria.
Para dar oportunidad a los funcionarios de realizar inscripción a la convocatoria o de lo contrario para declararla desierta.
Oficina del Grupo de Selección y evaluación de la Subdirección de Talento Humano Profesional Universitario o contratistas del Grupo de Selección y Evaluación
Una vez se haya cerrado las inscripciones.
1. Revisar los documentos soportes de la inscripción si da lugar de acuerdo a la Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comités de la Subdirección de Talento Humano de la Unidad Nacional de Protección. 2. Verificar en las bases de datos o archivos de Talento Humano el cumplimiento de requisitos establecidos en la convocatoria. 3. Verificar bases de datos públicas (Procuraduría -Contraloría, Policía Nacional, Ministerio de Transporte, Consejo Superior de la Judicatura).
Documentos soportes de la convocatoria.
Guía de Elección de Representantes de los Empleados a los comités de la Subdirección de Talento Humano de la Unidad Nacional de Protección.
Para admitir o no a los aspirantes para participar en la convocatoria. Coordinación de Selección y Evaluación Oficina Asesora de Planeación e Información.
Cuando se haya revisado el cumplimiento de los requisitos por parte de los inscritos en la convocatoria.
El Coordinador de Selección y Evaluación informa a la Oficina Asesora de Planeación e Información para que sea divulgado el listado mediante correo electrónico institucional y a través de las carteleras de la entidad. Si se presentan Quejas o Reclamos ir a la actividad 20.
Comunicación Interna
Para hacer pública la admisión y no admisión de los inscritos en la convocatoria.
En las carteleras informativas y a través del correo institucional.
14. RECEPCIONAR
18. PUBLICAR ADMITIDOS Y NO ADMITIDOS EN LA CONVOCATORIA
Y REALIZAR CITACIÓN A LAS ETAPAS SIGUIENTES 17. REVISAR REQUISITOS 3 NO SE RECIBEN SI SE RECIBEN 16. RECIBIR INSCRIPCIONES NO SE RECIBEN SI SE RECIBEN FIN 17 15. ELABORAR COMUNICADO 4
Código: GTH-PR- 11
Versión: 03
QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? POR QUÉ / PARA QUÉ? DÓNDE?
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS /
CÓMO? PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
-UNP-Fecha: 20 de marzo de 2013 Oficina Asesora de Planeación e Información. Cuando se hayan recepcionado y consolidado los resultados de las pruebas.
El Coordinador de Selección y Evaluación informa a la Oficina Asesora de Planeación e Información para que sea divulgado el listado mediante correo electrónico institucional y a través de las carteleras de la entidad. En tal caso de presentarse una queja o reclamo ir a la actividad 20.
Comunicación Interna
Para hacer públicos los resultados y citar a la siguiente etapa.
En las carteleras informativas y a través del correo institucional.
Coordinador de Selección y Evaluación. Profesional Universitario Psicologo Poligrsafista.
Cuando exista una reclamación a la convocatoria sobre la citación.
Se recibe la reclamación que interponga el funcionario.
Si se recibe alguna Queja o reclamación continúe a la actividad 21.
Si No se recibe ninguna Queja o Reclamo, continúe en la actividad 25.
Correo electrónico, oficios, memorandos.
Para dar respuesta a las inquietudes o reclamaciones del solicitante.
Coordinación de Selección y Evaluación
Subdirector de Talento Humano
Una vez realizado el análisis de viabilidad de la solicitud por parte del Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
Analizar reclamación y dar respuesta de acuerdo a los términos establecidos en la convocatoria o normatividad vigente.
Si la respuesta es Positiva continúe con la actividad 22.
Si la respuesta es negativa continúe con la actividad 28 y de respuesta por escrito al solicitante.
Comunicación Interna.
Para informar al solicitante que la capacitación no fue aprobada porque no es viable por pertinencia, presupuesto, tiempo, etc. y se archiva la solicitud. Subdirección de Talento Humano Subdirector de Talento Humano Coordinador de Selección y Evaluación La respuesta a la reclamación sea positiva
El Coordinador de Selección y Evaluación informa al solicitante las condiciones establecidas para la realización de las fases de la convocatoria.
Comunicación Interna. Dar respuesta a la reclamación interpuesta por el aspirante.
Subdirección de Talento Humano
Oficina Asesora de Planeación e Información.
Cuando se consoliden los resultados de las diferentes etapas de la convocatoria.
El Coordinador de Selección y Evaluación informa a la Oficina Asesora de Planeación e Información para que sea divulgado el listado mediante correo electrónico institucional y a través de las carteleras de la entidad.
Comunicación Interna.
Para que cada aspirante tenga conocimiento si fue o no seleccionado para cumplir con el objeto de la convocatoria.
En las carteleras informativas y a través del correo institucional.
POSITIVA NEGATIVA 21. ANALIZAR LAS RECLAMANCIONES Y COMUNICAR LA DECISIÓN
19. PUBLICAR RESULTADOS DE LAS ETAPAS REALIZADAS
23. DIVULGAR RESULTADOS FINALES 20. RECEPCIONAR QUEJAS 25 NO SE RECIBEN SE RECIBEN 28 22. CONVOCAR A LA ETAPA SOLICITADA EN LA RECLAMACIÓN 4
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS /
Coordinador de Selección y Evaluación
Cuando los servidores públicos no estén de acuerdo con los resultados finales publicados.
Si el Servidor presenta una queja o un reclamo, continúa a la actividad 20.
* Si el Servidor NO presenta queja o reclamo alguno, continúa a la actividad 25.
Comunicaciones internas.
Para poder resolver los inconvenientes que se hayan presentado en las diferentes actividades. Coordinación de Selección y Evaluación Coordinador de Selección y Evaluación Porfesional Universitario Psicólogo Poligrafista. 1. Cuando se haya enviado los resultados a la dependencia que le corresponda realizar los trámites administrativos.
2.Cuando se haya dado respuesta a las reclamaciones de los resultados finales de la convocatorias.
1.Todos y cada uno de los documentos que hagan parte de la convocatoria tales como: solicitudes, actas de reuniones, ordenes de trabajo, memorandos, formatos, autorizaciones, pruebas psicológicas, pruebas de competencias y reclamaciones se guardarán en medio magnético o físico.
2.Con relación a los archivos magnéticos generados en las evaluaciones psicofisiológicas de credibilidad,
deberán ser descargadas a un disco duro encriptado. En ambos casos los archivos magnéticos y físicos
reposaran en la oficina del archivo destinado para tal fin a la Subdirección de Talento Humano.
Se envían los resultados la Procedimiento de
Situaciones Administrativas (GTH - PR- 07).
Solicitudes.
SGI-FT-02: Acta de Reunión. Comunicación Interna. GTH-FT-08: Acta de Comentario y Trato Recibido Evaluación Poligráfica. GTH-FT-22: Acta de Consentimiento Informado Evaluación Poligráfica. GTH-FT-09: Consentimiento Informado Valoración Psicológica. GTH-FT-11: Acta de Visita Domiciliaria- Comentarios y Trato Recibido.
GTH-FT-13: Formato Datos Generales Análisis Integral de Confiabilidad.
GTH-FT-20: Evaluación Numérica de Gráficas Técnicas DLSH
GTH-FT-21: Evaluación Numérica de Gráficas Otras Técnicas.
GTH-FT-16: Informe Final - AIC. GTH-FT-15: Formato Apreciación Medico Psicológica Evaluación Poligráfica.
* Pruebas Psicológicas * Pruebas de competencias.
Para dar cumplimiento con las políticas de archivo de la entidad. En la oficina del Responsable de selección y evaluación Director. Subdirectores. Jefes de Oficina de la UNP Cuando se requiera.
Si se requiere Comisión de Estudio, el Director, los Subdirectores o los Jefes de Oficina envían Comunicación Interna a la Subdirección de Talento Humano donde informan los nombres de los funcionarios que fueron designados para asistir a las capacitaciones.
Esta solicitud es enviada al Procedimiento de Situaciones Administrativas (GT-PR-07) para formalizar la comisión.
En caso de ser por convocatoria, previa comunicación de la Coordinación de Selección y Evaluación, se realizará comisión de estudios de acuerdo al procedimiento de situaciones administrativas (GTH-PR-07).
Si No se requiere Comisión de Estudio por lo que continua a la actividad 9.
NOTA: No se requerirá Comisión de Estudios si la capacitación se realiza en la misma ciudad y no supera los dos (2) días de duración.
Comunicación Interna (Solicitud).
Para que Aprueben la comisión
de estudio. Oficinas pertinentes
25. ENVIAR RESULTADOS DE LA CONVOCATORIA PARA TRÁMITE
ADMINISTRATIVO SI 20 SI 26 VERIFICAR SI REQUIERE COMISIÓN DE ESTUDIOS? PROCEDIMIENTO DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS (GTH-PR-07) NO 5 24. VERIFICAR SI SE PRESENTAN QUEJAS O RECLAMOS FRENTE A LOS
RESULTADOS FINALES
6 NO
Código: GTH-PR- 11
Versión: 03
QUÉ? QUIÉN? CUÁNDO? POR QUÉ / PARA QUÉ? DÓNDE?
METODOLOGIA DOCUMENTOSREGISTROS /
CÓMO? PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
-UNP-Fecha: 20 de marzo de 2013 Coordinador de Capacitación, Bienstar y Salud Ocupacional. Profesional Universitario Sistema de Gestión de la Calidad y Capacitación Técnico Administrativo de Capacitación y Bienestar. Aprobada la capacitación por parte del Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
Realizar la actividad de capacitación solicitada y aprobada.
El Coordinador de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional asignará el rol de monitor a uno de los servidores públicos que participe de la actividad, ya sea por comunicación interna o correo electrónico. -Ver en Consideraciones generales de los Preliminares. Una vez finalizada la capacitación se realiza una comunicación interna firmada por el Subdirector de Talento Humano, donde se certifique la participación de los funcionarios en la capacitación.
Los servidores públicos asistentes evaluaran la capacitación mediante el formato GTH-FT-28: Evaluación Actividades de Capacitación.
Los Jefes Inmediatos evaluaran trimestralmente la eficacia de la capacitación recibida por los funcionarios. SGI-FT-03: Listado de Asistencia. GTH-FT-26: Monitoria GTH-FT-28: Evaluación Actividades de Capacitación GTH-FT-31: Formato de Evaluación de Capacitación.
Para cubrir las necesidades de capacitación, y cumplir con metas organizacionales.
Lugar Designado para al capacitación
Subdirector de Talento Humano
Una vez realizado el análisis de viabilidad de la solicitud por parte del Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
El Subdirector de Talento Humano recibe el concepto desfavorable del Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos y comunica la decisión al solicitante.
Comunicación Interna.
Para informar al solicitante la aceptación y para garantizar la oportunidad en la realización de la capacitación o la realización de la convocatoria de capacitación y la gestión a seguir. Subdirección de Talento Humano 27. EJECUTAR Y EVALUAR LA CAPACITACIÓN APROBADA 28. SE DA POR FINALIZADO EL PROCESO FIN 6