Colegio Universitario de Cartago Páginas 6 PA-FIN-01 Procedimiento para el Control de Ejecución Presupuestaria. Versión OBJETIVO Y ALCANCE

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Texto completo

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1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1.Objetivo:

Este documento establece los lineamientos básicos para la ejecución y el control de la ejecución presupuestaria del CUC. Proceso que tiene por fin, verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria

1.2.Alcance:

Aplica a todas las jefaturas, direcciones y funcionarios autorizados y vinculados sobre la ejecución presupuestaria del Colegio Universitario de Cartago.

2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES

2.1.Referencias:

PA-PROV-01 Procedimiento para la Emisión de Órdenes de Compra PA-FIN-02 Procedimiento para el Pago de Proveedores

PA-FIN-03 Procedimiento para el manejo de Caja Chica PA-FIN-04 Procedimiento para el control de ingresos

PA-FIN-08 Procedimiento para elaborar Modificación Presupuestaria PA-FIN-09 Procedimiento para elaborar Presupuesto Extraordinario IA-FIN-01 Instructivo de Ingreso de presupuesto anual

IA-FIN-02 Instructivo de Inclusión de cargas y remuneraciones a planilla IA-FIN-03 Instructivo de Validación de Contenido Presupuestario

IA-FIN-04 Instructivo Cancelación de las Órdenes de Compras con cheques cancelados

IA-FIN-05 Instructivo de Respuesta de Nota Contenido Presupuestario IA-FIN-06 Instructivo de verificación de Órdenes de Compra

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2.2.Definiciones:

Orden de compra: Documento con el cual se contrata el proveedor y se

pactan las condiciones del bien o servicio a recibir.

Solicitud de Emisión de Cheque: Documento en el cual se indica el monto

y la descripción del pago que se debe realizar.

Solicitud de contenido presupuestario: Documento mediante el cual, el

Departamento de Proveeduría solicita verificar si existen los contenidos presupuestarios suficientes para la adquisición de bienes y servicios.

SIPP:Sistema de Información de Presupuestos Públicos (CGR).

CPCC: Control de Presupuesto por Centros de Costo.

DPD: Dirección de Planificación y Desarrollo

CUC : Colegio Universitario de Cartago

3. RESPONSABILIDADES

 Es responsabilidad del Encargado de ejecución presupuestaria analizar, registrar y contestar la solicitud de contenido presupuestario.

 Es responsabilidad del Departamento de Proveeduría realizar la orden de compra y enviarla al Departamento Financiero para su registro y posterior cancelación.

 Es responsabilidad del Departamento Financiero realizar la cancelación de la orden de compra con sustento en la solicitud de emisión de cheque emitida por la Unidad de Proveeduría.

4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Inclusión de Presupuesto

4.1 La Dirección de Planificación y Desarrollo entrega carta de remisión y adjunta documento digital denominado “Presupuesto ordinario aprobado por la Contraloría”, en este contempla presupuesto para el periodo, ingresos y egresos (centros de costos).

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4.2 El Encargado de ejecución presupuestaria ingresa presupuesto anual a la herramienta de control de presupuesto. Ver IA-FIN-01 “Instructivo de Ingreso de presupuesto anual”.

4.3 El Encargado de ejecución presupuestaria realiza la inclusión de Planilla a a presupuesto vinculando las 1. Remuneraciones Salariales y 2. Cargas Sociales para ser aplicadas cuando se ejecuta el proceso de planilla. Ver IA-FIN-02 “Instructivo de Inclusión de cargas y remuneraciones a planilla”.

Ejecución de Presupuesto

La ejecución de Control de Presupuesto se realiza basada en las solicitudes denominadas “Solicitudes de Bienes y Servicios” que la Unidad de Proveeduría tenga en trámite y lo que el resto de los Departamentos del CUC solicite al Departamento Financiero.

4.4 La Unidad de Proveeduría emite una solicitud de contenido presupuestario y la traslada al Departamento Financiero para verificar su contenido económico

4.5 El Encargado de ejecución presupuestaria analiza la solicitud remitida y determina si es aprobada o denegada según contenido presupuestario. Ver

Instructivo IA-FIN-03 “Instructivo de Validación de Contenido

Presupuestario”.

4.5.1 Si existe contenido presupuestario, el Departamento de Financiero registra la separación de presupuesto y envía a la Unidad de Proveeduría la solicitud con la aprobación respectiva de “Nota de Contenido Presupuestario”.

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4.5.2 Si no existe contenido presupuestario el Encargado de ejecución presupuestaria devuelve a la Unidad de Proveeduría la solicitud denegada.

4.6 Si la solicitud de contenido presupuestario fue aprobada, la Unidad de Proveeduría procede a realizar la orden de compra y la envía al Departamento de Financiero y éste compara la Orden de Compra contra la Nota de Contenido Presupuestario.

4.7 Si la Orden de Compra esta correcta, la Unidad de Proveeduría crea y envía al Departamento Financiero y a la Dirección Administrativa Financiera para su respectiva aprobación la Solicitud de Emisión de Cheques. Ver IA-PROV-01 “Instructivo Solicitud de Emisión de Cheques”.

4.8 El Departamento de Financiero recibe la orden de compra y cancela la separación con la orden de compra que se encuentra adjudicada según con la solicitud que dio origen al gasto.

Nota: Los registros presupuestarios que no requieren de orden de compra, proceden de las erogaciones por concepto de pagos salariales y similares, indemnizaciones a terceros, contratos de servicios profesionales y técnicos, pago automático de recibos, capacitaciones, comisiones bancarias, aportes de seguridad social, multas, pagos de impuestos.

Formas de pago

4.9 El Departamento de Financiero realiza el pago a sus proveedores de dos maneras 1. emitido el cheque o por transferencia de fondos para los pagos correspondientes, y el Encargado de Ejecución Presupuestaria realiza el control cruzado con los registros de contables. Ver IA-FIN-04 “Instructivo Cancelación de las Órdenes de Compras con cheques cancela dos” -

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PA-FIN-03 “Procedimiento para el Manejo de Caja Chica” – Procedimiento PA-FIN-02 “Procedimiento para el Pago de Proveedores”.

4.10 El Encargado de Ejecución Presupuestaria realiza la conciliación de las cuentas de presupuesto contra los registros contables.

ELEBORACION MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

4.11 El Encargado de Ejecución presupuestaria incluye la modificación

presupuestaria en el archivo de presupuesto aprobado por el Consejo Directivo Institucional. Ver PA-FIN-08 Procedimiento para elaborar Modificación Presupuestaria.

ELABORACIÓN PRESUPUESTO EXTRAORDINARIO

4.12 El Encargado de Ejecución presupuestaria crea e incluye la modificación

aprobada por concepto de presupuesto extraordinario, aprobado por el

Consejo Directivo. Ver PA-FIN-09 Procedimiento para elaborar

Presupuesto Extraordinario. SOBRE LOS INGRESOS

La ejecución del control presupuestario para los ingresos está basada en los recursos financieros que perciba la institución por los siguientes conceptos: Ingresos Tributarios, Transferencias Corrientes, Recursos de Vigencia Anteriores.

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4.13 El Encargado de Ejecución Presupuestaria debe verificar al final de cada mes que los ingresos anotados en el control presupuestario se encuentren debidamente contabilizados y conciliados con los registros del control bancario.

4.14 Cada uno de los ingresos percibidos deben clasificarse según la naturaleza de su realización conforme con el clasificador de ingresos del Sector Publico. Ver PA-FIN-04 “Procedimiento para el control de ingresos” - IA-FIN-07 “Instructivo Actualización de Control de Presupuesto - Informes”.

Conciliación del Presupuesto vs Contabilidad Frecuencia de las Actividades

Actividad Frecuencia Duración

Inclusión de Presupuesto Anual 8 horas

Inclusión de SCP Diaria 5 minutos C/documento

Inclusión de OC Diaria 20 minutos distribuido en las

actividades

Inclusión de cheques Diaria 2 minutos c/documento

Modificaciones presupuestarias Ocasional 8 horas

Liquidación de presupuesto Trimestral 16 horas

5 CONTROL DE CAMBIOS

Versión Solicitud # detalle ver la solicitud correspondiente) Descripción del cambio (para mayor

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