CENTRO COMERCIAL DE EDUCACION MEDIA
MARGARITA BOSCO
GC-07
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
VERSION 4.0
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
NOMBRAR AUDITORES
ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA
PRECISAR LOS CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS
AUDITORIAS
DELEGAR LA AUTORIDAD PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
A
OBJETIVO:
Verificar la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos del cliente, ISO 9001, legales y del Colegio. Evaluar las fortalezas ydebilidadesdel
sistema y detectar oportunidades para la mejora continua.
DIAGRAMA DE FLUJO ACCIÓN EXPLICACIÓN (DETALLE) RESPONSABLE DOCUMENTO ARCHIVO
Nombrar auditores
a. La rectora, nombra al auditor princal y al Coordinador de Calidad quienes llevan a delante las auditorías internas de la Institución
b. Para la selección se debe tener en cuenta el entrenamiento en auditoría interna “ver perfil del au-ditor”
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría En SGC Elaborar el programa anual de la auditoría interna a. La Rectora, el Coordinador(a) de Calidad y la Auditora Principal elaboran el programa:
Objetivo general
frecuencia de auditorías
El alcance
Los procesos a auditar
Las fechas de la realización de las auditorías Rectora Coordinador(a) de Calidad Auditora principal Programa anual
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Precisar los criterios para la ejecución de las auditorias
a. La Rectora, el C.C. y la Auditora Principal determinan el programa anual de la auditoria, bajo los si-guientes criterios:
Criticidad de los procesos –los más
críticos-Resultados de auditorías internas y ex-ternas.
Ciclo de auditoríasanual a todos los pro-cesos, atendiendo a los numerales de la NORMA ISO 9001:2008
C.C.
Auditora Principal
Programa anual de audito-rias
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Delegar la autoridad para la elaboración el Plan de auditoria
a. La Rectora otorga la autoridad pa-ra la Gestión del Plan de auditoría, al Coordinador(a) de Calidad de
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
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MARGARITA BOSCO
GC-07
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
VERSION 4.0
OBJETIVO:
Verificar la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos del cliente, ISO 9001, legales y del Colegio. Evaluar las fortalezas ydebilidadesdel
sistema y detectar oportunidades para la mejora continua.
DIAGRAMA DE FLUJO ACCIÓN EXPLICACIÓN (DETALLE) RESPONSABLE DOCUMENTO ARCHIVO
Nombrar auditores
a. La rectora, nombra al auditor princal y al Coordinador de Calidad quienes llevan a delante las auditorías internas de la Institución
b. Para la selección se debe tener en cuenta el entrenamiento en auditoría interna “ver perfil del au-ditor”
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría En SGC Elaborar el programa anual de la auditoría interna a. La Rectora, el Coordinador(a) de Calidad y la Auditora Principal elaboran el programa:
Objetivo general
frecuencia de auditorías
El alcance
Los procesos a auditar
Las fechas de la realización de las auditorías Rectora Coordinador(a) de Calidad Auditora principal Programa anual
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Precisar los criterios para la ejecución de las auditorias
a. La Rectora, el C.C. y la Auditora Principal determinan el programa anual de la auditoria, bajo los si-guientes criterios:
Criticidad de los procesos –los más
críticos-Resultados de auditorías internas y ex-ternas.
Ciclo de auditoríasanual a todos los pro-cesos, atendiendo a los numerales de la NORMA ISO 9001:2008
C.C.
Auditora Principal
Programa anual de audito-rias
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Delegar la autoridad para la elaboración el Plan de auditoria
a. La Rectora otorga la autoridad pa-ra la Gestión del Plan de auditoría, al Coordinador(a) de Calidad de
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OBJETIVO:
Verificar la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos del cliente, ISO 9001, legales y del Colegio. Evaluar las fortalezas ydebilidadesdel
sistema y detectar oportunidades para la mejora continua.
DIAGRAMA DE FLUJO ACCIÓN EXPLICACIÓN (DETALLE) RESPONSABLE DOCUMENTO ARCHIVO
Nombrar auditores
a. La rectora, nombra al auditor princal y al Coordinador de Calidad quienes llevan a delante las auditorías internas de la Institución
b. Para la selección se debe tener en cuenta el entrenamiento en auditoría interna “ver perfil del au-ditor”
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría En SGC Elaborar el programa anual de la auditoría interna a. La Rectora, el Coordinador(a) de Calidad y la Auditora Principal elaboran el programa:
Objetivo general
frecuencia de auditorías
El alcance
Los procesos a auditar
Las fechas de la realización de las auditorías Rectora Coordinador(a) de Calidad Auditora principal Programa anual
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Precisar los criterios para la ejecución de las auditorias
a. La Rectora, el C.C. y la Auditora Principal determinan el programa anual de la auditoria, bajo los si-guientes criterios:
Criticidad de los procesos –los más
críticos-Resultados de auditorías internas y ex-ternas.
Ciclo de auditoríasanual a todos los pro-cesos, atendiendo a los numerales de la NORMA ISO 9001:2008
C.C.
Auditora Principal
Programa anual de audito-rias
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Delegar la autoridad para la elaboración el Plan de auditoria
a. La Rectora otorga la autoridad pa-ra la Gestión del Plan de auditoría, al Coordinador(a) de Calidad de
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
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OBJETIVO:
Verificar la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos del cliente, ISO 9001, legales y del Colegio. Evaluar las fortalezas ydebilidadesdel
sistema y detectar oportunidades para la mejora continua.
DIAGRAMA DE FLUJO ACCIÓN EXPLICACIÓN (DETALLE) RESPONSABLE DOCUMENTO ARCHIVO
Nombrar auditores
a. La rectora, nombra al auditor princal y al Coordinador de Calidad quienes llevan a delante las auditorías internas de la Institución
b. Para la selección se debe tener en cuenta el entrenamiento en auditoría interna “ver perfil del au-ditor”
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría En SGC Elaborar el programa anual de la auditoría interna a. La Rectora, el Coordinador(a) de Calidad y la Auditora Principal elaboran el programa:
Objetivo general
frecuencia de auditorías
El alcance
Los procesos a auditar
Las fechas de la realización de las auditorías Rectora Coordinador(a) de Calidad Auditora principal Programa anual
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Precisar los criterios para la ejecución de las auditorias
a. La Rectora, el C.C. y la Auditora Principal determinan el programa anual de la auditoria, bajo los si-guientes criterios:
Criticidad de los procesos –los más
críticos-Resultados de auditorías internas y ex-ternas.
Ciclo de auditoríasanual a todos los pro-cesos, atendiendo a los numerales de la NORMA ISO 9001:2008
C.C.
Auditora Principal
Programa anual de audito-rias
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
Delegar la autoridad para la elaboración el Plan de auditoria
a. La Rectora otorga la autoridad pa-ra la Gestión del Plan de auditoría, al Coordinador(a) de Calidad de
Rectora Carta de nombramiento de Auditores
Físico y electrónico: Car-peta de auditoría SGC
calidad y a la Auditora Principal
Elaborar el plan de auditoria
(Planeación)
a. El C.C.. y la AuditoraPrincipal, determinan el plan, de acuerdo con el alcance, objetivos y cri-terios de auditoría:
Los numerales de la norma ISO 9001, los auditados, los procesos Institucionales y los horarios de la auditoria.
C.C.
Auditora Principal
Plan de auditoría Físico y electrónico: Carpeta de auditoría SGC Elaborar la lista de chequeo para la auditoria en las notas de campo a. La Auditora Principal y C.C., basados en la caracterización de los procesos de la Institu-ción, las listas de chequeo y la Norma ISO 9001:2008, definen las preguntas para la auditoria, utilizan los registros estableci-dos
Auditor Principal y C.C..
Desarrollo de la Auditoria Físico y electrónico: Carpeta de auditoría SGC
Notificar plan de
auditoria a. Con una anterioridad de 8días, se informa a los audita-dos las actividades del plan deauditoría.
Auditora Princi-palC.C.
Circular, correos, aviso. Físico y electrónico: Carpeta de auditoría SGC
Realizar la audito-ria (Revisión y verificación)
a. Se inicia la auditoria, con la reunión de apertura.
b. A continuación se efectúa la auditoria, teniendo en cuenta: Comunicación durante la
audi-toria – auditor y auditado- Notas de campo
Recopilación y verificación de la información por parte de Auditor Principal y C.C. al rea-lizar la trazabilidad
Generación de hallazgos de la auditoria que se clasifican en observaciones, No conformes y Conforme por parte del audi-tor y que son entregadas al auditado.Auditor Principal y grupo auditor
Desarrollo de la Auditoria Físico y electrónico: Carpeta de auditoría SGC
ELABORAR EL PLAN DE AUDITORIAS
ELABORAR LA LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUDITORIA
EN LAS NOTAS DE CAMPO
NOTIFICAR PLAN DE AUDITORIA REALIZAR LA AUDITORIA (REVISIÓN - VERIFICACIÓN ) B A
Emisión de observaciones: Las observaciones corresponden a la opinión personal del auditor y pueden ser tenidas en cuen-ta por los audicuen-tados aplicando acciones remediales
c.
La persona responsable de
cada
proceso
auditado
asegura que se realicen las
correcciones y se tomen las
acciones
correctivas
necesarias
Redacción de No conformes: Los No conformes son dis-crepancias con relación a la Norma y deben ser atendi-dos por el auditado, por me-dio, de acciones correctivas o preventivas.
Elaboración del informe de auditoría para la rectoría. Descripción en el in-forme a la rectoría de los hallazgos del SGC.
Reunión de cierre. Informar los
resul-tados de auditoria a. El Auditor Principal entregaoficialmente el Informe Final de auditoría a la Rectora, el cual se guarda en el archivo del SGC.
Auditora Principal Informe final de auditoria Electrónico y físico en Rectoría
Generar acciones de seguimiento, – remediales, correc-tivas y/o preventi-vas - de la audito-ria.
a. Los líderes del Proceso una vez reciben el informe del Au-ditor Principal, tienen un plazo corto, para presentar al Auditor Principal, las acciones de me-jora (acciones correctivas y/o preventivas) que van a seguir para cerrar los no conformes.
Líderes de Proce-so Informe de seguimiento de acciones correctivas y preventivas Electrónico y físico en Rectoría REALIZAR LA AUDITORIA (REVISIÓN - VERIFICACIÓN )
INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
GENERAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO REMEDIALES , CORRECTIVAS Y /O PREVENTIVAS
DE LA AUDITORIA
CONTROL A LAS ACCIONES DE MEJORA
C B
Realizar control a las acciones de seguimiento.
a. El Auditor Principal realiza el seguimiento a las acciones propuestas por los auditados, en el tiempo acordado en el formato de “acciones correcti-vas y/o preventicorrecti-vas”.
Auditor Principal Informe de seguimiento de acciones correctivas y preventivas Electrónico y físico en Rectoría Cerrar y validarlas acciones correcti-vas y/o preventicorrecti-vas
a. El Auditor Principal informa al C.C., el resultado del segui-miento de las acciones correc-tivas y/o prevencorrec-tivas, con el fin de hacer el cierre de aquellas en las cuales ha sido eficaz la acción para superar el No conforme. La acción correctiva es firmada por el auditor . El C.C. en el control de acciones de mejora registrará el cierre.
C.C. Auditores Informe de seguimiento de acciones correctivas y preventivas Electrónico y físico en Rectoría Escalar oportuni-dad de mejora
a. Si no se cierra la acción co-rrectiva en el plazo pactado, es nuevamente diligenciada por el auditor y negociada la fecha para ser resuelta, con el jefe inmediato.
Auditor Informe de seguimiento de acciones correctivas y
preventivas Gestión de Calidad
Evaluar el
progra-ma de auditoría a. Finalizada la auditoría se eval-úa el desempeño del Auditor Principal, C.C. y el programa de auditoría.
Los aspectos a evaluar son:
Objetivo. El alcance, la meto-dología, el manejo del tiempo, el desempeño de los auditores
La Rectora Evaluación Auditores Físico y electrónico
DEFINICIONES:
Auditoria:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.Equipo auditor:
Grupo conformado por personal calificado para realizar auditorías internas de calidad, los cuales deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Que tenga un nivel de educación técnico, profesional o superior
- Que haya realizado un curso de auditor interno de calidad
CERRAR Y VALIDAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y/O
PREVENTIVAS ESCALAR OPORTUNIDAD DE MEJORA C
EVALUAR EL
PROGRAMA
DE
AUDITORIA
- Que audite áreas absolutamente independientes de sus responsabilidades laborales dentro de la empresa.
No conforme:
Incumplimiento de un requisito previamente especificado, para efectos de este procedimiento, es detectado en la auditoria, originado por el incumplimiento de las prescrip-ciones establecidas en el Sistema de Gestión de la Calidad, de los requisitos especificados del producto o de la norma ISO 9001.Observación:
Situación detectada en una auditoria, de la cual no se puede encontrar evidencia suficiente de que hay incumplimiento sistemático del sistema de gestión de la calidad o de la norma ISO 9001, pero dicha situación puede ser objeto de mejora.Acción remedial:Corresponde a aclaraciones, llamadas de atención y necesidades de información adicional que son detectadas dentro de los hallazgos de la auditoría; corresponden a una mala interpretación de los documentos de la entidad o a carencia de información por parte del personal. No ameritan una acción correctiva, basta seguir el conducto regular y no re-quiere modificaciones a ningún documento. En el informe de auditoría interna pueden aparecer como observaciones.
Acción Correctiva:Acciones encaminadas a encontrar la verdadera causa de un problema y plantear soluciones que lo erradiquen de raíz, o en su defecto lo mitiguen y permitan su con-trol. En auditoría corresponde a hallazgos que ponen de manifiesto discrepancias del sistema de calidad con relación a la Norma objeto de la auditoría. No cubre situaciones personales.
Acción preventiva:Acciones encaminadas a encontrar la verdadera causa de problemas potenciales del SGC y plantear soluciones que no permitan su ocurrencia. No cubre situaciones personales
REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
C.C. FIRMA:
RECTORA: FIRMA
La versión cambio a 4.0, porque se ajustaron las acciones a las nuevas disposiciones institucionales de acuerdo al perfil de los miembros del equipo auditor.
