MANUAL DE LA ASIGNATURA

(1)

teórico conceptual de la asignatura Protocolo y organización de eventos en el ámbito del turismo, en formato de manual

de consulta para el seguimiento del programa didáctico con el fin de ofrecer

una visión global de la disciplina.

MANUAL DE LA

ASIGNATURA

Protocolo y Organización

de Eventos en turismo.

Código 23662

(2)

INDICE BLOQUES Y UNIDADES TEMÁTICAS

BLOQUE/TEMA PÁGINAS

BLOQUE I. INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO Y PRÁCTICA DEL PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN TURISMO.

3

TEMA 1. UBICACIÓN EPISTEMOLÓGICA Y FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LOS CONCEPTOS IMPLICADOS

3 a 8

TEMA 2. DINÁMICA Y EVOLUCIÓN DE LA SOCIEDAD DEL OCIO Y SU IMPACTO EN LA ACTIVIDAD TURÍSTICA

9 a 23

BLOQUE II.

LA GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS Y LA GESTIÓN DE EVENTOS EN EL ÁMBITO TURÍSTICO

24

TEMA 3. RELACIONES PÚBLICAS Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 25 a 39 BLOQUE III

CEREMONIAL, PROTOCOLO Y DIPLOMACIA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES EN EL ÁMBITO DEL TURISMO

40

TEMA 4. EL CEREMONIAL Y EL PROTOCOLO AL SERVICIO DE LA EXCELENCIA ORGANIZATIVA Y LA DIPLOMACIA PÚBLICA LOCAL, REGIONAL, NACIONAL O INTERNACIONAL

40 a 86

TEMA 5. TENDENCIAS ACTUALES. EVENTOS EXPERIENCIALES. 87 a 90 TEMA 6. TÉCNICAS PROACTIVAS PARA EL DESARROLLO DE CARRERA

PROFESIONAL.

91 a 94

BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA Y RECOMENDADA 95 y 96

(3)

BLOQUE I. INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO Y PRÁCTICA DEL PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN TURISMO.

TEMA 1. UBICACIÓN EPISTEMOLÓGICA Y FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LOS CONCEPTOS IMPLICADOS

Organización de eventos

Es el proceso a través del cual se creará la estructura y ambiente necesarios y se ordenarán de forma sistemática, las acciones diseñadas y previamente decididas para alcanzar con eficiencia los objetivos marcados en un plan estratégico. Constituye el complemento esencial de la función de dirección general de Relaciones Públicas, viniendo a ser una dirección ejecutiva de las mismas.

La organización de eventos adquiere cada vez mayor relevancia en la estrategia de comunicación de las empresas, convirtiéndose en una herramienta de comunicación atractiva para transmitir a la audiencia mensajes coherentes (Galmés y Victoria, 2012).

1.1. Comunicación

La comunicación es un proceso continuo de flujo de datos (informaciones) de ida y de vuelta, o dicho de otro modo consiste en el intercambio de mensajes entre sujetos emisores y sujetos receptores por medio de soportes o canales específicos. Para ser considerada comunicación los intervinientes en el proceso han de ser capaces de expresarse en relación con los mensajes recibidos. Esa mutua expresión otorga una dimensión relacional al proceso, lo que sitúa la acción comunicativa en el ámbito de lo social.

1.2. Relaciones Públicas (RRPP)

Desde el punto de vista funcional, las RRPP constituyen una función de gerencial o de gestión de los procesos de información y comunicación que una organización dada mantiene con una diversidad de públicos. Desde el punto de vista de la función social, las Relaciones Públicas consisten en un conjunto de estrategias para crear vínculos positivos entre una organización y sus públicos que faciliten la prevención de conflictos potenciales. Se enmarcan en las ciencias sociales y de la comunicación.

(4)

1.3. Reunión

Es una técnica de comunicación grupal, que bien gestionada conducirá a crear cohesión entre los participantes, dado que se propiciará el libre intercambio de información, de experiencias, la aportación de nuevas ideas, la identificación de públicos y sus objetivos, ya que la técnica de las reuniones siempre proporciona en mayor o menor medida feedback o retroalimentación entre los miembros del colectivo asistente.

1.4. Reuniones de Colectivos

Son dinámicas comunicacionales, concebidas como instrumentos de participación. En este sentido el esfuerzo de Relaciones Públicas está orientado a promover el intercambio de información (experiencias, nuevas propuestas, políticas, etc.) entre los públicos participantes, con el fin de interactuar en un ambiente armónico y cohesivo, que facilite la consecución de objetivos y metas programadas.

1.5. Protocolo

Elemento formal basado en normas jurídicas y costumbres inveteradas que regula el orden espacial-temporal de presencia e intervención de autoridades o instituciones públicas en actos, eventos o acontecimientos especiales. Se sitúa en el ámbito de conocimiento de las ciencias sociales, Jurídicas y de la comunicación.

1.6. Ceremonial

Conjunto de manifestaciones, formalidades y solemnidades, visibles y explícitas, verbales y no verbales, mediante las que se desarrollan las ceremonias o actos específicos de un evento o acontecimiento especial. Queda ubicado en las ciencias sociales y de la comunicación.

1.7. Diplomacia Pública

La diplomacia, desde un punto de vista funcional consiste en la gestión de múltiples intereses y relaciones de poder. El concepto de diplomacia está fuertemente vinculado a las relaciones internacionales específicamente la interacción entre gobiernos a través de sus mandatarios y de los representantes del cuerpo diplomático.

El concepto de diplomacia pública, más moderno, incluye a la ciudadanía como público de interés y abarca gestiones informativo-comunicativas, contando con los medios de información y comunicación, así como con la educación y cultura, para

(5)

llegar a la ciudadanía de diferentes países con el fin de proyectar una imagen y opinión pública internacionales positivas.

A diferencia de la diplomacia tradicional, la diplomacia pública, como su nombre sugiere, es más visible y contribuye de modo notable a la política exterior de los gobiernos soberanos. Cuanto antecede nos deja ver su relación con las ciencias políticas, sociales, jurídicas (derecho internacional) y de comunicación.

1.8. Planificación /organización/GESTIÓN

Planificación es la tarea de pensar cómo organizar y gestionar los recursos disponibles, en términos de personas, finanzas, tiempos, y prever conflictos potenciales a causa de las decisiones tomadas, plasmado todo ello en un documento de síntesis que engloba la estrategia y los pasos a seguir para alcanzar metas y objetivos fijados. La planificación está presente en todos los ámbitos de conocimiento.

Una buena planificación debe distinguir claramente estrategia, táctica, técnica, instrumentos y método.

• Estrategia o “qué pensamiento concibo”: Qué idea / visión teórica o cómo concibo en teoría el logro de objetivos generales, plasmando líneas directrices y temáticas.

• Táctica o “Ajuste de la visión teórica a la realidad situacional”: Qué decisión tomo, qué acciones elijo. Viene a ser el modo de conducirse calculado que marcará los objetivos específicos para alcanzar los objetivos generales previamente definidos.

• Técnica o “Cómo lo ejecuto el ajuste de la teoría a práctica real, cómo llevo a cabo la acción decidida en la práctica”: Pasos específicos y modo de utilizar un instrumento o conjunto de instrumentos. Guarda relación los objetivos operativos de un plan de trabajo.

• Instrumento o “De que me serviré”: Herramientas con la que trabajaré.

• Método o “manera ordenada y sistemática de trabajar”: Procedimiento o manera sistemática de combinar diferentes técnicas para producir un resultado acorde con el objetivo definido. Es una estrategia analítica y sintética de razonar a cerca del mejor sistema de trabajo para alcanzar resultados esperados.

(6)

1.9. Turismo /Ocio

De acuerdo con el glosario básico de la Organización Mundial del Turismo

(http://media.unwto.org/es/content/entender-el-turismo-glosario-basico )

“El turismo es un fenómeno social, cultural y económico relacionado con el movimiento de las personas a lugares que se encuentran fuera de su lugar de residencia habitual por motivos personales o de negocios/profesionales. Estas personas se denominan visitantes (que pueden ser turistas o excursionistas; residentes o no residentes) y el turismo tiene que ver con sus actividades, de las cuales algunas implican un gasto turístico”.

Entre los motivos personales, encontramos la ocupación del “tiempo libre”, también denominado Ocio, factor importante para el turismo y la organización de eventos en turismo.

1.10. Desarrollo Local/Regional /Patrimonio cultural material e inmaterial

El desarrollo local/regional es la capacidad de la comunidad local /regional de utilizar de forma sostenible el potencial de sus recursos endógenos, tales como naturaleza, patrimonio material e inmaterial, creando condiciones favorables para liderar cambios estructurales importantes que mejoran de la calidad de vida de los habitantes del lugar gracias a desarrollo de negocios y emprendimientos en general, generación de empleo, mantenimiento del ecosistema natural y social –cultural.

1.11. Marca Ciudad

La marca ciudad es la expresión de los atributos de una ciudad como producto atractivo, deseable, con personalidad y valores definidos todo ello en marco de la fortaleza de sus recursos endógenos. Simboliza la visión que se desea proyectar del lugar y sus rasgos distintivos en lo económico, social y cultural. Es distinguible de la marca turística por su amplitud, pero contribuye notablemente a la misma con el valor añadido de romper con estereotipos. Los eventos especiales constituyen un elemento clave en la creación y consolidación de “marca acontecimiento” que sirve para reforzar la globalidad de la marca ciudad, incluso de la marca región y marca país; en definitiva “Marca Lugar”. Como ejemplos cabe citar, Londres: Capital de las finanzas, Ámsterdam: Capital Cultural y de Ocio, Zaragoza: Capital del Agua, Antioquia: La más educada, Venezuela: Un país para querer, Colombia: El miedo es que te quieras quedar, etcétera.

(7)

1.12. Responsabilidad Social

El Instituto ETHOS de Empresas y Responsabilidad Social de Brasil, define la Responsabilidad Social Empresarial como

“una forma de gestión que se define por la relación ética de la empresa con todos los públicos con los cuales ella se relaciona y por el establecimiento de metas empresariales compatibles con el desarrollo sustentable de la sociedad, preservando los recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras.

Por otra parte, la Comisión Europea en su libro verde expone que la Responsabilidad Social

“Es la integración Voluntaria, por parte de las organizaciones, de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones y sus relaciones con sus interlocutores”.

La organización de Eventos no escapa a la Responsabilidad social, es por ello por lo que, ya se habla de eventos sostenibles y socialmente responsables. El manual para la puesta en marcha de eventos sostenibles y socialmente responsables de la Junta de Andalucía nos recuerda que

“Responsabilidad Social Corporativa RSC o Responsabilidad Social Empresarial supone asumir que el objetivo de funcionamiento de una organización va más allá del éxito en los resultados económicos y que incluye también aspectos ambientales y sociales, lo que significa tripe cuenta de resultados o triple balance”

http://www.turismodecordoba.org/84/gdocumental/l18_a45_c2/manual_eventos_sostenibles.pdf

Sobre ética y Responsabilidad Social:

http://ethics.unwto.org/es/content/codigo-etico-mundial-para-el-turismo 1.13. Eventos Socialmente Responsables: accesibles y sostenibles

Los eventos, como cualquier otra actividad generan impactos, económicos, sociales y ambientales. Por ello diremos que un Evento Socialmente Responsable es aquel que se planifica para la sostenibilidad y accesibilidad en el más amplio sentido. Los eventos sostenibles y accesibles tendrán en cuenta impactos para el desarrollo local del territorio aprovechando los recursos endógenos, proyectarán la reducción de huella ecológica, facilitará la accesibilidad a la diversidad funcional (discapacidad) y diversidad cultural.

(8)

a. Reflexiones sobre marca ciudad de su región, y mencione los eventos que han contribuido a crear esa marca.

b. ¿Son esos eventos Socialmente Responsables? ¿Qué cambiaría?

c. Visite las áreas temáticas de esta web: de congreso sobre turismo accesible

(9)

TEMA 2. DINÁMICA Y EVOLUCIÓN DE LA SOCIEDAD DEL OCIO Y SU IMPACTO EN LA ACTIVIDAD TURÍSTICA

2.1. Ocio y Turismo

Planificar un evento en el ámbito del turismo requiere la aplicación de los conceptos estudiados en el tema 1. El Binomio OCIO/TURISMO invita a reflexionar sobre hábitos de consumo de las personas que hacen turismo. En este sentido:

✓ Convendría relacionar la expresión de los hábitos de consumo del turista con la “experiencia del ocio en la sociedad emocional” El Ocio no se tiene, ni se gasta ni se consume, porque el ocio es experiencia. (E-documentos de estudios de Ocio. Cátedra Deusto)

✓ Existe una frontera entre el consumo, la compraventa de actividades o incluso emociones y la experiencia del ocio. Hablamos de confrontación entre Ocio-consumo y Ocio experiencial (E-documentos de estudios de Ocio. Cátedra Deusto)

✓ La necesidad de descanso, y ruptura con la monotonía es vector de la adquisición de determinados modos de ocio, Incluso cuando se trata de organización de eventos profesionales un espacio para la experiencia del ocio, es importante contemplar en el proyecto de evento.

2.2. La visión antropológica del ocio, la celebración y el turismo

Una buena planificación para organizar eventos de manera excelente, y socialmente responsable, adoptará una visión antropológica cultural por varias razones:

✓

Si la antropología estudia comportamientos humanos y relaciones entre culturas, es obvio que tiene sentido hablar de Antropología del turismo, porque el turismo ha contribuido a transformar la vida de muchos pueblos en todo el mundo convirtiendo a dichos pueblos y sociedades en destinos turísticos.

✓

La concepción etnológica del turismo cobra cada vez más importancia, hasta tal punto que la dinámica turística, influye no sólo en la economía, sino en los aspectos socio culturales, patrimonio material e inmaterial y desarrollo colectivo, proponiendo “formas alternativas de turismo que enfatizan sobre lo

(10)

auténtico de la interacción entre turistas y habitantes del destino turístico, en aras de la sostenibilidad”.

✓

El turismo desde una perspectiva holística (Aristóteles y “El todo es más que la suma de las partes”) da cabida la antropología del turismo ampliando así el alcance del fenómeno más allá de la visión estricta de la industria del negocio turístico, precisamente por abarcar dimensiones de modos de vida como recurso endógeno del territorio, visión de lo otro y de su entorno, patrimonio cultural de los pueblos, valores humanos, desarrollo local integral, responsabilidad social y sostenibilidad, Relaciones culturales e interétnicas, como elemento motivador de nuevas formas de viajar, de ocio, de formación (desarrollo profesional y humano).

✓ La mirada antropológica-cultural, enriquecerá las ideas de planificar y organizar eventos en el sector del turismo, al relacionar tradiciones, costumbres, rituales y ceremoniales de gran valor como patrimonio inmaterial, con los recursos de patrimonio material (monumental y natural), y el ocio experiencial. Esta mirada puede ser parte central del evento, como complemento del evento. Esta mirada también nos puede ayudar a visionar cual será finalmente el protocolo aplicable en diversas ceremonias del evento proyectado.

✓ Tengamos en cuenta la UNESCO y sus días internacionales. “Días Internacionales

La Asamblea General de las Naciones Unidas elige una serie de “Días Internacionales” para marcar aspectos importantes de la vida humana y de la historia (La lista completa de todos los días celebrados por las Naciones Unidas y sus organismos especializados está disponible aquí: Días Internacionales).

Las agencias especializadas de las Naciones Unidas, incluyendo la UNESCO, pueden también proclamar Días Internacionales. En este caso, la proclamación de los días internacionales depende sólo de sus órganos de gobierno y regulaciones internas. De este modo, la UNESCO celebra los Días Internacionales de la ONU relacionados con sus campos de competencia, y, además, otros Días Internacionales proclamados por los órganos de gobierno de la Organización u otras instituciones”.

http://www.unesco.org/new/es/unesco/events/prizes-and-celebrations/celebrations/international-days/

(11)

2.3. La gestión excelente en la organización de eventos especiales a partir la visión antropológica

¿QUÉ ES GESTIÓN EXCELENTE?

La excelencia en la gestión de las empresas bien puede definirse como una actitud que revela disposición de ánimo para hacer las cosas bien. Esta expresión tan rotunda no está exenta de complejidad, pues hacer las cosas bien en el ámbito del Management implica una conjunción de elementos tales como la cultura de empresa (expresada en su filosofía en términos de competitividad, innovación y responsabilidad social) con el estilo de dirección (expresado en la forma de dirigir a las personas, gestionar los recursos y tomar decisiones) y las Relaciones Públicas (expresada en la presencia social y capital relacional).

Ninguno de estos elementos es ajeno a la organización de eventos, y gestión del protocolo, en el sector turístico.

Algunas definiciones operativas a fin de contextualizar.

i. Management: En el ámbito de la Función y la actividad técnica podemos definir Management como la dirección de empresas que comprende gestión para el correcto funcionamiento de sistemas y procesos, y correcta representación de la empresa en su “intorno” así como en su entorno.

ii. Excelencia: En el ámbito empresarial diremos que consiste en una suerte buenas cualidades en muy alto grado en comparación con otras organizaciones competidoras. Se halla vinculado al concepto de calidad, aplicable a cualidades del producto o servicio que conllevan la satisfacción del cliente; sin embargo, su dimensión va más allá de los procesos productivos y las relaciones estrictamente comerciales. La díada calidad-excelencia tiene un alcance de desarrollo socioeconómico y desde esta perspectiva podemos hablar de calidad social y responsabilidad social de las empresas.

iii. Relaciones Públicas: En el ámbito de la función y la actividad técnica podemos definir las Relaciones Públicas como gestión de los procesos de información y comunicación entre una organización y su variedad de públicos, a través de la cual se pretende lograr una imagen pública confiable y un capital relacional sólido, siempre de acuerdo con principios éticos.

(12)

Esta definición de Relaciones Públicas guarda conexión con el concepto de Capital Social, específicamente con una de sus dimensiones: La dimensión relacional1_{“que trata de señalar en qué medida las acciones}

económicas son afectadas por la calidad de las relaciones entre actores”. En este sentido, la calidad se convierte en un concepto comunicativo para la organización, y abarca:

✓ La intención del emisor (comunicación persuasiva) ✓ Estrategia para definición de públicos

✓ Contexto de la situación y prevención de conflictos potenciales ✓ Contexto del mensaje

✓ Elección de los medios

✓ Efectos del feed-back o retroalimentación ✓ Imagen pública y presencia social.

✓ Evaluación de las actividades y resultados

Pensar en términos de gestión de la calidad es pensar en procedimientos o la forma de hacer las cosas. En relación con la filosofía de normas de calidad, significa procurar una forma tal de hacer las cosas de manera que la organización pueda alcanzar el objetivo de calidad entendido como efectividad, competitividad y rentabilidad.

A partir de la visión antropológica, y cabría decir Antropológica Cultural, podemos observar como la organización de eventos adquiere un carácter especial, y requiere de excelencia profesional. Veámoslo a través de dos casos de estudio, uno internacional y otro Local.

Se trata de dos casos que implicaron un gran esfuerzo de gestión excelente para lograr se Patrimonio de la Humanidad, cuestión que como veremos más adelante supone un factor clave para la promoción de la marca territorio y su consecuente impacto en el desarrollo socioeconómico.

1_{Galán José Luis y Castro Ignacio (2004) Universia Business Rewiew-Actualidad Económica- Segundo} semestre.

(13)

Caso de estudio: Carnaval de Negros y Blancos. Pasto-Colombia.

http://www.carnavaldepasto.org/

Gestión de multitud de eventos para un gran evento cultural Patrimonio de la humanidad

(14)

Caso MISTERIO DE ELCHE http://www.misteridelx.com/es/ http://www.misteridelx.com/es/representacion/#formbsc VIDEO

Al igual que en el caso anterior multitud de eventos genera la fiesta Patrimonio de La Humanidad

Ejercicio: Piense en los recursos endógenos de su territorio, y de tres ideas de utilización sostenible de los mismos para organizar un evento, para una organización con la que aparentemente el tema no tiene relación. Por ejemplo, un fabricante de zapatos le pide que organice un singular Showroom.

2.4. Conexión entre la organización de eventos y la marca ciudad en la promoción del territorio.

La actividad que genera la organización de eventos constituye un eje económico de gran magnitud, vinculado al turismo en sus diferentes tipologías. Una ciudad idónea para organizar eventos de negocios, un territorio idóneo para eventos culturales, una zona idónea para eventos deportivos, y así podríamos continuar con un largo etcétera de imágenes de territorios vinculadas a una actividad que en el fondo es un recurso endógeno del territorio en que se produce.

La organización de eventos es una potente herramienta para la creación y posicionamiento de la marca turística y por tanto de la imagen que dicha marca ofrece

(15)

de un territorio. En este punto conviene recalcar que la gestión relacional es un factor importante para ofrecer imagen y discurso, coherente con la experiencia que el visitante tendrá si es atraído y convencido a través de los mensajes recibidos de las acciones promocionales. Relaciones entre actores con competencias en esta actividad turística: Políticos y técnicos de la administración, Profesionales de hostelería, restauración, transporte, medios de información y comunicación, seguridad, salud, y por supuesto también la ciudadanía, siempre importante como ciudadanía abierta al visitante, hospitalaria, y corresponsable de la salvaguarda del Patrimonio cultural, tanto material como inmaterial, siendo este último el gran generador de eventos.

En este sentido conviene recordar que la Unesco define Patrimonio Cultural Inmaterial como:

“Los usos, representaciones, expresiones, conocimientos y técnicas – Junto con los instrumentos, objetos, artefactos y espacios culturales que les son inherentes- que las comunidades, los grupos y en algunos casos los individuos reconozcan como a parte integrante de su patrimonio cultural”2_.

El porqué de la importancia socio-psico-económica de las fiestas populares y eventos con mención de “Patrimonio” podemos resumirlo en cuatro aspectos clave a partir de la valoración de Pizano y otros (2004)3_:

✓ La necesidad de la fiesta está presente en todas las sociedades humanas y se expresa a través de celebraciones rituales y acontecimientos conmemorativos que se organizan para regocijo público

✓ Están asociadas a algunas etapas del ciclo vital, de la economía, de las creencias religiosas, de la política y de otras motivaciones humanas ✓ Presenta dos componentes que son a la vez antagonistas y

complementarios: la representación que una sociedad se da a sí misma para afirmar sus valores y perennidad, y la ruptura, que se esconde tras la ficción del unanimismo

2_{UNESCO. Convención para la Salvaguarda del Patrimonio Cultural Inmaterial. (2003)}

3_{La fiesta la otra cara del patrimonio. Valoración de su impacto económico, social cultural. Convenio} Andrés Bello. Colección Economía y cultura. Pizano y otros 2004.

(16)

✓ La ciudad, el pueblo o la calle en donde se celebra la fiesta se convierte en un espacio ceremonial

Como vemos todo un mundo de posibilidades de ejercicio profesional de Protocolo y organización de eventos en el sector turístico, para la construcción de marca ciudad en la promoción del territorio.

LECTURAS RECOMENDADAS:

La organización de eventos como estrategia identitaria y evocadora de imagen turística. Pasos revista de turismo y patrimonio cultural. Vol. 7. N.º 1. 2009

http://www.pasosonline.org/Publicados/7109/PS0109_6.pdf

Importancia del evento como instrumento de proyección del territorio. Sociedad Latina de comunicación social. 2010.

http://www.revistalatinacs.org/10SLCS/actas_2010/estela.pdf

Desarrollo de políticas estratégicas turísticas a través de la marca acontecimiento en el municipio de Elche. Pasos revista de turismo y patrimonio cultural. Vol. 10

http://www.pasosonline.org/Publicados/10112/PS0112_10.pdf

La fiesta la otra cara del patrimonio. Valoración de su impacto económico, social cultural. Convenio Andrés Bello. Colección Economía y cultura. Pizano y otros 2004. Se puede descargar de este enlace: http://www.flacsoandes.edu.ec/libros/143190-opac

2.5. Impacto de las Tecnologías de información y comunicación en la sociedad del Ocio y la actividad turística.

2.5.1 Las Redes Sociales. Web social y su impacto en la comunicación institucional.4

Abordar un tema tan amplio como Redes Sociales en el ámbito del turismo exige introducir una reflexión sobre Web social y su impacto en la comunicación institucional. No olvidemos que venimos hablando de la proyección de los territorios a través de la marca ciudad, marca evento, y las redes sociales como fenómeno imparable van a influenciar de un modo u otro la reputación del territorio y sus servicios y acogida al visitante.

El origen del término de web 2.0, también llamado web social, se atribuye a Tim O’Really quien enuncia el concepto por primera vez en 2004 para referirse a la web como un

(17)

conjunto de nuevas herramientas que facilitan la colaboración y la participación en una cantidad y calidad de información sin precedentes.

La web social nace como un conjunto de tecnologías de Internet que facilitan, como nunca, el trabajo colaborativo y abierto. Son tecnologías que propician la descentralización y disparan la creatividad colectiva. Hoy más que en una evolución tecnológica, la web social se ha convertido en un fenómeno social con un potencial que solo ha dado sus primeros pasos y que tiene a las personas como eje central de desarrollo. Amalio Rey contrasta los dos modelos de web a través de la siguiente ilustrativa gráfica:

Ésta muestra tres atributos principales de la web social que marcan la diferencia respecto al modelo anterior. Y no existe un único emisor de mensajes entorno a la organización, sino un escenario con diversos tipos de usuarios que actúan dentro y fuera de nuestro espacio en Internet. Los más destacados son:

✓ Usuarios prosumidores, es decir además de leer, producen contenidos (escriben, participan, comentan, clasifican, etc.).

✓ Usuarios interconectados entre sí que conversan.

✓ Usuarios más selectivos. Aparecen nuevas herramientas que permiten a los usuarios elegir lo que quieren ver y con ello bloquear fácilmente lo que no les interesa.

Por tanto, hablar de web social no es simplemente estar presentes en las redes sociales, implica asumir unos principios a la hora de concebir los procesos de información, comunicación y relación entre una Administración Pública y sus ciudadanos; sabiendo que los discursos unidireccionales ya no son posibles. Lo que convierte a la máxima de Relaciones Públicas: “Hacerlo bien, hacerlo saber” en la mejor estrategia a nuestro alcance para iniciarnos en la web social.

(18)

La web social está formada por una multitud de herramientas abiertas y colaborativas. Para aproximarnos a sus posibilidades, uno de enfoques de estudio más útiles es el modelo The Conversation Prism, que puede consultarse aquí: http://www.theconversationprism.com/

Este modelo nos proporciona una visión de conjunto sobre el universo de los medios sociales, clasificados y organizados por su utilidad, es decir cómo la gente los utiliza para aportar valor.

En este sentido, la web social como conjunto de herramientas 2.0 propicia:

✓ La participación: gestión participativa de los proyectos, inteligencia colectiva, modelo abajo-arriba, autogestión.

✓ La colaboración: crear en común, compartir, enfoque win-win. ✓ La autenticidad: empatía, transparencia, relaciones P2P.

✓ La apertura: organización-red, flexibilidad, co-creación, crowdsourcing, etc. ✓ La conversación: creación de comunidades, intereses compartidos, conversación

distribuida.

Estas posibilidades de comunicación multiplicadas y distribuidas marcarán estrategias de información y comunicación institucional diferentes a las habitualmente diseñadas para medios convencionales, pero con un gran potencial para interactuar y establecer un canal de comunicación directo con el ciudadano.

(19)

Desde un enfoque de trabajo práctico, existen factores clave a gestionar en la puesta en marcha de iniciativas de comunicación en medios sociales:

✓ Factores del entorno: aspectos estructurales.

✓ Liderazgo fuerte y facilitador por parte del promotor del proyecto. ✓ Arquitectura de la participación sencilla y cómoda.

✓ Actitud de los públicos a la participación.

✓ Diseño web orientado a facilitar la navegación y usabilidad. ✓ Contenidos relevantes y de interés compartido.

✓ Taxonomía clara. ✓ Flujos de conversación.

✓ Dinamización web: la base son las personas y la finalidad la conversación.

2.5.2. Las Relaciones Públicas on line, y papel de las TIC en los eventos especiales El fondo de la cuestión es que las personas se están relacionando a través de las máquinas utilizando la herramienta de Internet; atendiendo al significado de esta última podríamos decir la interred. Los ciudadanos de esa red, son los Netizens, término acuñado por Ignasi Vendrell, socio director de Best Relations.

Así las cosas, podríamos decir que las Relaciones Públicas on line vienen a ser la gestión de la interred tecnológica y la interred humana en el marco del binomio Organización-Públicos. La gestión de Relaciones Públicas on line estará orientada a mantener el equilibrio entre la atención al esfuerzo tecnológico como medio para mejorar los sistemas de comunicación intra y extra organizacionales, y la debida atención al factor humano, entendiendo por éste el conglomerado de públicos de la organización tanto externos como internos.

Las Relaciones Públicas excelentes en el ámbito de las comunicaciones on line, tendrán presente que conectarse a la red, y visitar la web de una organización no es gratuito; implica tiempo para “navegar”, producto de una toma de decisión que una persona ha tomado, en base a unos criterios.

No obstante, es ya una evidencia que la economía electrónica se ha convertido en motor de transformación del modo en que las organizaciones y las personas obtienen información, se comunican, y hacen negocios. Los avances tecnológicos han propiciado una revolución que ha llevado a que una parte importante de la actividad económica y social se ejecute en formatos digitales, usando fundamentalmente los protocolos de Internet.

Por lo tanto, como hecho real que forma parte de la vida de las organizaciones, las Relaciones Públicas no escapan al reto tecnológico, sino que lo asumen.

(20)

En este sentido, Stephan Fuetterer, de Best Relations, hace una traslación al mundo de Internet, de la definición de James Grunig, anteriormente citada, y propone para Relaciones Públicas en línea u on line, que estas pueden considerarse como la dirección de la dirección y gestión de la comunicación entre una organización y la ciudadanía digital o netizens.

Por su parte, la definición de J.L. Arceo, antes tratada, es perfectamente adaptable al mundo de Internet, dado que el aspecto tecnológico de las Relaciones Públicas en línea no deja de ser parte de la función gerencial.

Precisamente, si bien los sistemas de comunicación on line, requieren de expertos con dominio tecnológico, la gestión de la comunicación de la organización con los públicos en el contexto de Internet sigue siendo función de la dirección de Relaciones Públicas, de lo contrario podría caerse en una visión restringida, de marcado carácter técnico, que limitaría las oportunidades de establecer relaciones de valor estratégico para el logro de objetivos de la organización.

Por otra parte, si bien el calificativo para las Relaciones Públicas en el contexto tecnológico es on line, éste no elimina el papel fundamental de sensor- previsor, de comunicador, de conciencia corporativa, en definitiva, de estratega frente a los cambios (y el tecnológico aún se está produciendo), y cualquier otra circunstancia; de modo, que, parafraseando a J.L Arceo, las Relaciones Públicas seguirán trabajando para “crear o modificar la aceptación de una persona natural o jurídica”, sea netizen o no (ya que no todos son ciudadanos de la red tecnológica). El factor de Responsabilidad social incluido en la definición de Arceo no sólo sigue vigente en el aspecto tecnológico, sino que es si cabe más necesario aún. La sociedad interconectada salta barreras, antes infranqueables, la gestión ética de las comunicaciones on line, sin duda aportará beneficios del mismo modo que la ineficacia y la falta de rigor ético puede convertirse en una rémora para la organización.

Las Relaciones Públicas on line, pueden ser una ventaja competitiva, dado que los sistemas de comunicación on line constituyen una excelente plataforma para la gran variedad de acciones de comunicación persuasiva, tal y como propone la definición que ahora contextualizamos en el ámbito de las TIC.

En el ámbito de turismo, que implica servicios, y en un contexto tecnológico no podemos olvidar el concepto de ciudades inteligentes, y cómo utilizar esto en la gestión de eventos. Es recomendable visitar el sitio web de la Red Española de ciudades inteligentes: http://www.redciudadesinteligentes.es/ concepto adaptado del inglés Smart city, y que aún debe evolucionar. En general tiene que ver con el concepto de sostenibilidad, con la capacidad de respuesta sostenible a necesidades de desarrollo del territorio y necesidades de la ciudadanía, con la necesidad estimular la participación ciudadana, con la preocupación por la accesibilidad en más amplio sentido de la

(21)

expresión. Indudablemente esto afecta al turismo, y a los modelos de relación con los públicos en este y todos los sectores, como en líneas anteriores avanzábamos.

Un caso de aplicación lo encontramos en la Fiestas de San Isidro que fue llevado a FICOD foro internacional de contenidos digitales cuyo cuadro básico exponemos a continuación:

Fuente: Elaboración Propia.

2.5.3. Impacto de las TIC en la gestión ceremonial y la aplicación del RD 2099/83: El “ciberespacio” y el protocolo

Asistimos a uno de los cambios más importantes en el modo de relacionarse a partir del fenómeno de las redes sociales. Las instituciones Públicas, también recurren a ellas, para comunicar infinidad de mensajes, para conectar con la nueva generación de nativos digitales. Formas de expresión, tratamientos relacionados con el protocolo y las relaciones formales pueden verse afectados. El uso de las imágenes institucionales y públicas, símbolos, tratamientos debe ser cuidadosamente gestionado, pues la virtualidad no debe significar carencia de respecto a ciertas normas.

Como ilustración se invita a leer la guía de usos y estilo en las redes sociales de la

Generalidad de Cataluña:

http://www.gencat.es:8000/xarxessocials/pdf/v1_guia_usos_xarxa_es.pdf

Sin embargo, establecer normas y procedimientos, no está reñido con algo que es muy necesario y que aportan los denominados canales no convencionales, que es la capacidad conversacional, rápida, fluida, desjerarquizada, notoriedad y visibilidad.

(22)

4.4.2. Programas informáticos específicos

La tecnología ofrece herramientas que pueden ayudar a la eficacia en la organización de eventos, incluso hay intentos de aplicaciones para abordar la delicada cuestión de precedencias. El siguiente enlace nos presenta un recorrido por la diferente herramienta

para la organización de eventos.

http://www.consumer.es/web/es/tecnologia/internet/2012/03/19/207702.php

En cuanto a la aplicación de estás a protocolo, quizá lo más interesante es la posibilidad de visualización del problema de precedencias en general, y poder trabajar como si de un juego se tratase hasta tener la foto correcto. NI si quiera trabajando con inteligencia artificial de momento es posible, dado que a todo tipo de actos asisten personajes públicos y regulada su precedencia en el decreto, y personajes que existen para el decreto de protocolo.

Pero las tecnologías ofrecen muchas posibilidades para trabajo eficaz y eficiente. Aquí otros enlaces que dan información de herramientas:

http://www.gesprotocolo.com/

http://www.gesintur.com/Software-de-Congresos/ http://www.bcongresos.com/

http://www.tufabricadeventos.com/es/

2.5.4. Organización de eventos “on line”.

Nadie se podía imaginar que fuéramos a tener este 2020 que nos ha tenido confinados en casa, cancelando todos los eventos planificados durante esta primavera y, en muchas ocasiones, en lo que queda de año. Partimos de que tardaremos mucho tiempo, quizá años, en tener una normalidad similar a la anterior.

Existe gran confusión sobre cómo podrán ser los eventos y cómo se gestionará el protocolo en las nuevas actividades.

Los Congresos, Seminarios y actividades por el estilo ha recurrido a los denominados webinarios (que ya se utilizaban como alternativa para aquellas personas que no podían desplazarse).

El siguiente enlace sobre organización de eventos utilizando la tecnología, ofrece alternativas interesantes. Los autores señalan que:

“La comunicación en vivo es irremplazable y más en un país latino como el nuestro en el que nos encanta salir y los “saraos”. No obstante, sí que puede suponer un cambio y que a partir de ahora lo offline y lo online sean el complemento perfecto para hacer un evento lo más abierto y global posible.”

https://lanzadera.es/eventos-durante-y-tras-el-covid-19-diario-de-una-event-planner/

(23)

a. Mesa redonda. “Defensem la terra! Moviments associacitus al voltant de la defensa del territori”. https://youtu.be/1bn1iWBJ6-E

LECTURAS RECOMENDADAS:

Redes digitales y evento tradicional. Revista de comunicación vivat academia. 2012

http://pendientedemigracion.ucm.es/info/vivataca/numeros/n117E/PDFs/Varios4.pdf

Interactividad usuario-usuario y redes sociales online en el sector turístico. Análisis de las páginas web turísticas oficiales de las administraciones andaluzas (2010)

http://www.turitec.com/actas/2010/A07_Interactividad_usuario.pdf

Dinamización de fiestas tradicionales a través de medios de comunicación 2.0: fiestas de San Isidro de Yecla 2009

https://www.researchgate.net/publication/258219715_Dinamizacin_de_fiestas_tradicion ales_a_travs_de_medios_de_comunicacin_2.0_fiestas_de_San_Isidro_de_Yecla_2009

(24)

BLOQUE II.

LA GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS Y LA GESTIÓN DE EVENTOS EN EL ÁMBITO TURÍSTICO

(25)

TEMA 3. RELACIONES PÚBLICAS Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

3.1. Estrategias, tácticas, técnicas e instrumentos de Relaciones Públicas en el sector turístico. Analicemos el cuadro siguiente.

Qué Porqué/Para qué Cómo Con qué

ESTRATEGIA TÁCTICA TÉCNICA INSTRUMENTO

Excelencia Proactividad Calidad de Servicio Optimizar recursos Prevención Identificar intereses comunes y divergentes. Gestión transversal Tipo: Gestión Planificación Negociación. SCP.5 Diseño de procedimientos de gestión, consensuado. Programa de actividades Hoja de prevención de conflictos potenciales. Manual de gestión de la calidad. Certificación y carta de servicios. Coorientación con actores. (Públicos) Conocer públicos. Clasificar/catalogar públicos6, especial atención a líderes de Opinión.

Pulsar Opinión Pública. Tipo: Gestión y Escrita

Investigación formativa.7 Fichas de rastreo documental:

Medios de comunicación social, publicaciones especializadas y sectoriales. Cuestionarios.

Protocolos para dinámicas grupales y entrevistas. Mapa de públicos. Dinamizar actores. (Públicos) Sensibilizar. Recurso a la Responsabilidad Social e Interés Público. Construcción de capital social. (Relacional)

Tipo: Gestión y audiovisual

Relaciones Institucionales. Involucración. Eventos especiales Información/comunicación Redes cooperativas y de intercambio de experiencias. Reunión de Colectivos: Jornadas de participación ciudadana. Actividades lúdico -educativas. Medios de comunicación social y recursos on line

Presencia Social Combinación de modelos simétricos y asimétricos de comunicación bidireccional. Acciones no rutinarias

(para huir de los convencional)

Tipo:Gestión, escrita, y audiovisual. Intervención socio-cultural Eventos especiales. Información / comunicación. (Hacerlo saber). Investigación evaluativa. Reunión de Colectivos: Actividades que combinan acciones útiles y acciones expresivas.

Medios de comunicación social y recursos on line. Sistemas de control y evaluación de la percepción de la presencia social de la Agencia de Desarrollo Local por parte de los actores o públicos .

5_{SCP: Solución Conjunta de Problemas.} 6_{La teoría situacional resulta muy útil.}

7_{Las técnicas e instrumentos para la recogida de datos, evidentemente forman parte de las técnicas de investigación comprendidas en las ciencias sociales.} En el cuadro se pretende mostrar la necesidad de incorporar la perspectiva de Relaciones Públicas en el diseño de los instrumentos propios de cada técnica de recogida de información sobre temas sociales y opinión pública, en relación a los actores clave del Desarrollo Local o públicos de la Agencia de Desarrollo Local. Sucede igual en cuanto a la mención de sistemas de control y evaluación.

Si

mi est

ra

tegia e

s…

Fuente: Elaboración Propia.

“CAMPAÑAS RELACIONALES NO DE IMAGEN. FUNCIÓN SOCIAL DISTINGUIBLE DEL MARKETING. Conectaremos con Responsabilidad Social e Interés Público en la consolidación del capital social relacional.

(26)

Puede apreciarse que una parte importante es la inteligencia investigadora. La obtención de información relevante y rigurosa es relevante para la toma de decisiones y prevención de conflictos. No siempre podemos desarrollar investigaciones prolongadas en el tiempo, como es el caso de la organización de eventos en el sector turístico. Por ejemplo, comités científicos, logísticos, necesitan anticiparse a partir de conocimiento de realidades pasadas y prestes. La investigación ágil o recursiva es una técnica utilizada en las Relaciones Públicas.

3.1.1. Investigación ágil o recursiva.

Es un modelo de investigación que trata de capturar conocimiento socialmente distribuido a partir de la inclusión activa de stakeholders y usuarios en una investigación. El conocimiento socialmente distribuido hace referencia que el conocimiento no es patrimonio exclusivo de la Universidad, sino que también se produce en otros espacios como las empresas, centros tecnológicos, organizaciones sociales (Asociaciones cívicas), instituciones públicas. Castro (2017)8_{. Este tipo de investigación en realidad sigue el}

método científico, pero se enfoca estrictamente en ítems prioritarios para el evento que estamos organizando, de modo que sobre los mismos se hará revisión de la literatura, académica, institucional, profesional, informaciones proporcionadas por medios on y off line, y desarrollará trabajos de campo concretos mediante entrevistas y dinámicas de grupos con actores que guardan relación con el evento que queremos desarrollar, que previamente habremos identificado como informantes clave.

3.2. Planificación y organización de eventos 3.2.1. Tipos de Eventos

Para las Relaciones Públicas, la importancia de conocer las características de los eventos estriba en que la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:

✓ Tipo de colectivo que desea servicios ✓ Para qué desea recibirlos

✓ Cómo abordar el tema central por el que se les reúne

✓ Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización

8_{Javier Castro Spila. INNOVATION MOMENTUM LAB. Material investigación Ágil aplicada a} turismo sostenible y responsable. Curso impartido en la Universidad de Alicante. Octubre de 2017.

(27)

Resulta conveniente disponer de una clasificación de los diversos tipos de reunión, y conocer las características que diferencian a unas de otras. De este modo podremos elegir el tipo de reunión de colectivos más acorde a los objetivos de la organización. Enmarcaremos dicha tipología en una categoría de eventos en el ámbito de las Relaciones Públicas, ya que los eventos son una técnica propia del ámbito de estas.

I. Eventos Promocionales

Son eventos tales como las presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en Ferias y salones de corte profesional e industrial, a través de los cuales se impulsa la venta de producto o servicio, y la presencia la organización en un entorno muy profesionalizado, a través de demostraciones, exposiciones, y contacto directo entre productores y consumidores reales y potenciales. Son actividades de marcado carácter expresivo, y por lo general no son rutinarias. La reunión de colectivos de interés a través de este tipo de eventos se convierte en algo especial que potencia la presencia pública de la organización.

II. Eventos informativos

Son aquellos que favorecen la transmisión de información, tales como las ruedas prensa cuando el objetivo es llegar a la opinión pública a través de los medios de comunicación e información, y como asambleas o convenciones para informar sobre cuestiones específicas a accionistas, socios, trabajadores.

No son actividades rutinarias de la organización. En el caso de la rueda de prensa tiene carácter expresivo.

III. Eventos de intercambio de experiencias

Son eventos de carácter especializado, en los que se tratan temáticas específicas por expertos, que con su participación aportan su experiencia, su conocimiento, y a su vez reciben la de los otros participantes.

Se agrupan en este tipo de eventos reuniones de colectivos muy similares, que sin embargo guardan sutiles diferencias, y en la mayoría de los casos suelen ser complemento unas de otras.

No constituyen actividades rutinarias, pero pueden ser útiles, expresivas o una combinación de ambas.

(28)

Así, agrupamos las siguientes: a. Congresos

Se trata de macro reuniones en las que los temas son tratados por especialistas, los cuales exponen sus experiencias, conclusiones o recomendaciones a través de ponencias, comunicaciones, paneles y mesas redondas. En los congresos se suelen combinar todas estas dinámicas. Por lo general duran tres días, si son nacionales y cinco si son internacionales. Constan de sendos actos de inauguración y clausura oficiales, y de comité de honor, quedando así, avalado el congreso por personalidades de la vida política; comité científico, como garantía de rigurosidad y que marcará por tanto las directrices de participación, y finalmente un potente comité organizador.

Es recomendable, cuando la temática y el cuadro de participantes lo permiten, solicitar reconocimientos como Interés científico, interés social, Interés científico social, Interés cultural, a las administraciones competentes en la materia. Finalmente se emitirán las conclusiones a todos los participantes y a la administración si ha sido concedido el reconocimiento solicitado.

b. Jornadas

Se trata de reuniones técnicas, cuyo fin aportar información muy específica de sectores particulares de trabajo e incluso ofrecer instrucciones para el desarrollo de determinadas tareas o manejo de nuevos productos, servicios, tecnologías. Si dura varios días, cada uno tratará específicamente una cuestión relacionada con el tema central. Por ejemplo, jornadas técnicas sobre Relaciones Públicas on line. Día primero: Uso de intranet. Día segundo: uso de extranet...

c. Encuentros

Son reuniones de tipo gremial. Aglutina a expertos, cuyo denominador común es que tienen el mismo trabajo, y se enfrentan casi a las mismas situaciones cotidianas, problemáticas o no. En este tipo de reunión comparten sus experiencias, a modo de presentación de alternativas para elegir la mejor práctica o la que mejor se adapte a la casuística de cada uno de los participantes. Suelen tener una duración de 2 días.

d. Simposio

Se trata de reuniones celebradas por especialistas de una materia, que utiliza la técnica de la conferencia, para tratar temas de su particular competencia. La duración suele ser

(29)

de día y medio, en el transcurso de los cuales se van presentando aspectos complementarios sobre el mismo tema.

e. Eventos formativos-Didácticos

Se trata de reuniones de colectivos, cuya dinámica consiste en la discusión de cuestiones relativas a sus estudios comunes, previa exposición por parte de conferenciantes invitados que centran el tema. De mayor a menor formalidad se incluyen en esta categoría de eventos, reuniones de colectivos tales como: Seminarios, Conferencias, foros o coloquios, mesas redondas y charlas. Este tipo de actividad forma parte, normalmente de un evento mayor, y son utilizadas como complemento unas de otras para alcanzar al máximo los objetivos de Relaciones Públicas.

En cuanto al tipo de actividad, dependiendo del tipo de organización y su filosofía, pueden llegar a ser rutinarias y útiles.

f. Seminarios

Consisten en reuniones también denominadas Talleres o Workshop, muy utilizadas para efectuar estudios intensivos sobre un tema específico, el cual se subdivide en subtemas, para sean tratados por pequeños grupos de trabajo, pudiéndose llegar a contar con asesores. Cada grupo de trabajo contará con un secretario, coordinador y un portavoz. Las sesiones de trabajo son intensas, ya que hay que presentar resultados al final de la actividad al plenario, formado por la totalidad de los participantes de los diversos grupos.

g. Conferencias

Dinámica muy conocida por ser su uso muy extendido, ya que forma parte de todo tipo de eventos. Consiste en la disertación pública sobre un tema de interés común para el colectivo reunido, a cargo de un experto reconocido. El contenido de la conferencia, que se entregará por escrito, es producto de los esfuerzos de investigación, y aporte de ideas propias del conferenciante. No deben durar más de una hora, tras la cual el presentador abrirá un periodo para preguntas del público asistente, y respuestas por parte del conferenciante.

El conjunto de conferencias celebradas durante un periodo determinado y enmarcadas acciones definidas por la organización recibe el nombre de ciclo de conferencias. Por ejemplo: Ciclo de conferencias sobre la mujer activa (Promovido por Obras Sociales de Caja de Ahorros del Mediterráneo).

(30)

h. Mesas redondas

Son reuniones cuyo principal objetivo presentar enfoques diferentes e incluso contrapuestos sobre un mismo tema. Frecuentemente se cae en el error, de organizar mesas redondas en la que los participantes hablan de lo mismo, sin la más mínima diferencia de opinión, resultando las mesas redondas, tremendamente, aburridas e improductivas, dado que, ante la falta de diferentes puntos de vista, no se estimula la participación del público asistente al evento.

La duración no debe exceder la hora, y la mesa debe tener como máximo seis participantes, que hablarán durante 10 minutos. Un moderador presentará a los expositores, y abrirá el coloquio posterior regulando las intervenciones en cuanto a tiempo para las mismas y turnos de palabra.

I. Foro/Coloquio

Consiste en una actividad que complementa a otras como son cine, teatro, conferencia. La primera acción centra el tema, y el posterior foro o coloquio permite el libre intercambio de ideas en una ambiente informal, distendido, bajo la coordinación de un moderador.

J. Charlas

Parecida a la conferencia, o mesa redonda, se trata de la más informal de las técnicas. Se caracterizan por que no es preciso que la persona invitada a dar la charla entregue material escrito, además de que se pueden realizar intervenciones por parte del público dirigidas al orador, si así ha quedado establecido.

IV. Eventos de refuerzo de Relaciones Sociales

Son aquellos, que tienen por objeto establecer, o reforzar relaciones de la organización con determinados públicos de interés estratégico para la organización. También se utilizan como complemento y refuerzo de otras actividades: Clausura de eventos, inauguraciones, etc.

Representan a este tipo de evento, los cócteles y las recepciones. Estas actividades no son rutinarias, y sí son expresivas.

a. Cócteles y recepciones

Se trata de eventos, en los que la organización invita a un grupo de personas, comerán y beberán de pie, lo que permitirá que puedan moverse libremente y conversar con

(31)

quien deseen. De este modo diversos representantes de la organización que invita, se moverán y conversarán con los asistentes. La única diferencia entre cóctel y recepción estriba en el carácter oficial de ésta última.

En cuanto a organización es recomendable cursar las invitaciones con 30 días de antelación como máximo, y 15 días como mínimo. Además, deberá tenerse en cuenta que al estar de pie los invitados, el menú deberá ser sencillo, fácil de tomar sin estar sentados. Debe preverse número suficiente de camareros, para facilitar la comida y bebida, evitando colas o corrillos fijos alrededor de una mesa.

La duración es de dos o tres horas.

b. Eventos de Relaciones Internas

Son eventos que incluyen acciones para favorecer las Relaciones con los públicos internos, generando motivación, comunicación bidireccional y gestionando conflictos potenciales.

Encontramos en este grupo los reconocimientos, por años de servicio, logro de objetivos, etc. Las reuniones internas, generales o específicas, en las que se abordarán temas propios de la organización, de modo que la información circule con naturalidad, y se evite el surgimiento de rumores, susceptibilidades, confusiones, etc.

c. Eventos de Relaciones Externas

Son aquellos que propician reuniones de colectivos orientadas a hacer más accesible la organización. Así encontramos reuniones para negociación, del estilo ganar-ganar, de motivación mixta, y las Jornadas de puertas abiertas / visitas organizadas, que acercan la organización a los públicos externos, provocando mayor conocimiento por parte de estos últimos.

Finalmente, no podemos dejar de mencionar un tipo de reunión de colectivos, que no constituye ningún evento en sí misma, pero que es muy utilizada. Es la Comisión, cuyo objetivo es la investigación de un asunto de interés o conflictivo, y posterior exposición de conclusiones.

3.2.2. Fases de los eventos

(32)

I. Elementos de la fase preparatoria o pre-reunión: Análisis previo:

a) Confirmar la necesidad de celebrar la reunión b) Estudiar posibles temas a tratar.

c) Definir audiencia.

d) Analizar coyuntura del momento.

e) Conocer disponibilidad de recursos humanos y materiales y su coste. f) Conocer Infraestructura de la Sede, (centros de reuniones, transportes, comunicaciones, hoteles y restaurantes).

g) Relación actualizada de medios de comunicación e información.

h) Analizar posibilidad de reconocimiento por parte de alguna institución, si procede.

i) Estudiar posibilidades de captación de fondos, si procede.

j) Conocer diferencias culturales, si se trata de una reunión internacional. k) Conocer normativas que pudieran ser de obligatoria aplicación.

Planificación:

a) Definir objetivo b) Definir tema c) Definir públicos

d) Decidir momento oportuno para la celebración.

e) Diseñar organigrama y distribuir funciones a los comités. f) Definir comité científico y de honor si procede.

g) Proceder a reservas de sede, alojamiento, restaurantes (previo conocimiento y degustaciones).

(33)

h) Seleccionar y contratar servicios auxiliares de: azafatas, traductores e intérpretes, transporte para VIP transfer, y transporte de asistentes en general (en ambos casos con entrega de hoja de ruta con horario), Seguridad y primeros auxilios, fotógrafos, video reporteros, etc. Todo ello, obviamente dependerá del tipo de evento y su magnitud.

i) Prever contratación den seguros necesarios

j) Definir plazos de entrega de comunicaciones y ponencias, para su posterior publicación, y previa entrega a los traductores, a fin de que se familiaricen con los temas que deben traducir.

k) Definir programa social y de acompañantes, si procede. l) Elección de obsequios, cuando sea pertinente.

m) Establecer los puntos de recepción e información para fechas de llegada, durante los días que dure la reunión, y salida definitiva.

n) Diseñar los boletines de inscripción, reservas o confirmación, siempre y cuando proceda.

o) Tener prevista la infraestructura informática para el proceso de todos los datos.

p) Prever servicio de atención de incidencias.

q) Disponer de servicio de gabinete de prensa si la reunión y el tema lo hacen aconsejable.

r) Calcular el índice de participación, si debiera cobrarse una cuota de inscripción; para ello dividiremos el coste de llevar a cabo la reunión, entre el número previsto de asistentes.

s) Confeccionar presupuestos de la organización. t) Diseñar sistema de evaluación.

II. Elementos de la fase de la celebración:

a) Verificar que todos y cada uno de los miembros de los diferentes comités conocen su función.

(34)

b) Poner en marcha todos los dispositivos para la ejecución comprobando que los sistemas de comunicación entre coordinadores funcionan correctamente. c) Disponer de mesas de recepción y entrega de documentación organizadas por

secciones alfabéticas.

d) Es aconsejable, dar documentación y conclusiones en formato CD, para comodidad de los asistentes, evitándoles cargamentos excesivos. En papel, ofrecer tan solo sinopsis.

e) El personal debe estar identificado con acreditaciones del comité organizador. f) Disponer de sala de autoridades, para actos oficiales de inauguración y clausura,

si han de tener lugar por el tipo de evento.

g) Distribuir encuestas para medir satisfacción del asistente, recabar sugerencias etc.

III. Elementos de la fase post-reunión:

Evaluación de resultados de la actividad, de términos de, a) Logro de objetivos previstos.

b) Número de asistentes.

c) Satisfacción de los asistentes, con la organización. d) Impacto de la realización en los públicos.

e) Impacto Social, Económico y Ambiental f) Sugerencias realizadas.

g) Preparación de informe ejecutivo final.

h) Agradecer por escrito, la participación a los asistentes, el trabajo al equipo, las aportaciones a los patrocinadores si los hubiera, y la colaboración a los comités de honor y científico, si es el caso.

i) Entregar conclusiones de la reunión a la administración competente, si procede.

(35)

j) Enviar conclusiones, a los medios de información y comunicación.

3.3. Responsabilidad social en el turismo y los eventos especiales

Numerosas son las definiciones de Responsabilidad Social, todas aplicables al sector turístico y a la gestión de eventos.

Parece haber consenso en que la vinculación de la Responsabilidad Social con los con los negocios arranca en 1953 con la obra de Bowen titulada Social Responsabilities of a businessman (De la Cuesta y Muñoz, 2010), continuando con una etapa filósófica y de debate de sobre los fines de la empresa, que precisamente en el ámbito de la comunicación y Relaciones Públicas aparece de la mano de Lucien Matrat, en 1955 en una conferencia pronunciada en la Facultad de Derecho de Bourdeaux, aludió a la empresa sus responsabilidades sociales (Torres RM 2008). Etimológicamente el término responsabilidad proviene del Latín responsum, responder. Por otra parte, es importante destacar que el concepto de responsabilidad es, “primero de todo, moral y jurídico” (Solano Fleta, 1995). Y en este sentido, “la responsabilidad puede ser definida como la capacidad de la persona de conocer y aceptar las consecuencias derivadas de sus actos”

Las directrices publicadas por organizaciones internacionales con competencias en la materia relacionan en sus declaraciones la RS con medioambiente, intervención en problemas sociales, relaciones laborales y ética en los negocios, abogando todas ellas por la sostenibilidad.

Diremos por cuanto antecede, que la Responsabilidad Social, consiste en la gestión responsable del conocimiento sobre necesidades y expectativas de los públicos de la organización, con respecto a ésta, y a los temas para ellos trascendentales. Producto de esa gestión la organización podrá, de manera voluntaria, diseñar y ejecutar acciones de intervención en diferentes áreas temáticas, buscando el equilibrio de intereses y esperando legítimamente un retorno como mínimo en la calidad de sus relaciones internas y externas, y en un plazo medio o largo sin faltar a la ética ni eludir la legalidad. (Torres R.M, 2008).

Cuanto antecede nos lleva a pensar que hablar de Responsabilidad Social en turismo y en eventos, implica hablar de sostenibilidad económica, ambiental, accesibilidad y

(36)

respeto por la diversidad funcional y cultural, ética y cumplimiento de la ley (Responsabilidad Pública).

En este sentido cabe citar el Manual para la realización y puesta en marcha de eventos sostenibles y socialmente responsables.

Este manual, reúne información muy útil, sobre los elementos clave de la planificación y organización de eventos especiales, sitios web muy interesantes de este ámbito, criterios para calificar que el evento promueve destinos turísticos de manera socialmente responsable, generando impactos positivos en lo medioambiental, social, y económico, cuya lectura es recomendable.

http://www.turismodecordoba.org/84/gdocumental/l18_a45_c2/manual_eventos _sostenibles.pdf

En relación con este tema se recomienda entrar en este enlace de empresa organizadora de eventos que ofrece artículos interesantes sobre planificación de eventos sostenibles

http://www.eventplannerspain.com/noticias-eventos-sostenibles.asp?idioma=Es La fundación once por su parte pone a disposición un manual titulado Protocolo accesible para personas con discapacidad, que es recomendable leer:

http://www.fundaciononce.es/es/publicacion/protocolo-accesible-para-personas-con-discapacidad

Por otra parte, si se aborda el la Responsabilidad Social como filosofía y modelo de gestión para turismo sostenible, incluyendo a los eventos como elementos tractores de visitantes y por tanto posible recurso turístico, debemos considerar las prácticas socialmente responsables en términos de sus consecuencias: entra aquí el concepto de innovación social, entendido por los cambios reales producidos a partir de proyectos que buscan la mejora de la calidad de vida de las personas y del medio natural. Por tanto, cabe pensar en cuanto a la diseño, planificación y ejecución de eventos relacionados con el turismo, la tensión entre modelos de turismo convencional no sostenible por que produce vulnerabilidades en el territorio y nuevas formas de gestión con orientación sociocultural y medioambiental que se apoya en perspectiva social y transformadora, de ahí el concepto de innovación social.

(37)

4.4. Ejercicios.

1) CASO DE ESTUDIO.

Segundo encuentro de estudiantes y profesionales de turismo. Experiencia contada por los propios alumnos de Cuarto de Turismo de la Universidad de Alicante.

https://www.facebook.com/pages/Segundo-Encuentro-entre-Estudiantes-y-Profesionales-del-Turismo/315060958698675

Futur feria de turismo organizada por estudiantes de turismo de cuarto curso en el marco de la asignatura de organización de eventos y protocolo en turismo:

https://goo.gl/pQxjw3

2) Análisis de caso 45 Aniversario TM. Evento de empresa privada del sector de la construcción. “Turismo Residencial”.

(38)

(39)