PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Informe de Valoración de Riesgos
Institucionales
INF-UPI-008-2020
Elaboración: Miguel Miranda Sandí
Mayo 2020
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
SEVRI
CONTENIDO
Aval del Jerarca Institucional 3
I.Informe de Resultados del Ejercicio SEVRI 2020 4
1.Introducción 4
2.Normativa 6
3.Objetivos 7
4.Metodología 7
II.Resulados de la Valoración de Riesgos del Ejercicio 2020 9
1.Información General 9
1.1.Actividades para la Valoración del Riesgo Institucional 9
1.2.Objetivos Analizados y Riesgos Detectados 10
1.3.Riesgos: Causas y Consecuencias. Relación de Factores asociados a las Actividades, Procesos, Planificación, Presupuestación, Estrategia y Evaluación.
13 1.4. Información de Riesgos asociados a Factores Internos y Externos 20 1.5. Percepción del Riesgo: Cumplimiento de Etapas y Medidas de Control para Minimizarlos 30 1.6. Plan de Tratamiento para Riesgos en condición de “Inaceptable” y de “Precaución” 35
2. Información Específica 46
Despacho Presidente de la República 46
Despacho Primera Dama 49
Primera Vicepresidencia de la República 52
Segunda Vicepresidencia de la República 55
Ministro de la Presidencia 58
Ministerio de Coordinación con el Sector Privado 59
Viceministerio de la Presidencia (Asuntos Administrativos, Políticos y Diálogo Ciudadano 64 Viceministerio de la Presidencia (Asuntos Desarrollo Productivo Territorial) 68
Dirección de Información y Comunicación 72
Secretaría del Consejo de Gobierno 76
Unidad Asesora para la Dirección y Coordinación de la Propiedad Accionaria del Estado y la Gestión de las Instituciones Autónomas
78
Unidad de Planificación Institucional 81
Asesoría Jurídica 84
Dirección General 86
Departamento Financiero 89
Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos 93
Departamento de Tecnologías de la Información 100
Departamento de Proveeduría Institucional 105
Departamento de Servicios Generales 108
Departamento de Transportes 112
Consultorio Médico 115
Archivo Central 118
Dirección de Gestión Presidencial 123
Departamento de Leyes y Decretos 127
Departamento de Protocolo 131
Departamento de Giras 132
Gestión Documental y Participación Ciudadana 138
Cocina Presidencial 142
Proyecto de Enlace Territorial 145
I.INFORME DE RESULTADOS DEL EJERCICIO SEVRI 2020
1. Introducción
El control interno es reconocido por la Contraloría General de la República como una herramienta esencial para que la administración de todo tipo de organización, obtenga una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las personas interesadas en ella. La gestión de la administración pública debe regirse por los principios constitucionales y legales vigentes; además, la rendición de cuentas correspondiente tiene como destinatario último a la ciudadanía considerada de manera integral, pues las instituciones se crean para satisfacer necesidades de la colectividad, la cual tiene el poder supremo en una sociedad democrática.
En ese sentido, el control interno se perfila también como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las instituciones con miras a garantizar razonablemente la observancia de esos principios y la adecuada rendición de cuentas. En razón de ello, y en concordancia con las potestades constitucionales y legales conferidas a la Contraloría General de la República, ésta emitió las “Normas de Control Interno para el Sector Público”(N-2-2009-CO-DFOE), con el afán de contribuir al mejoramiento de los sistemas de control interno institucionales y, por ende, al manejo legal, económico, eficiente y eficaz del patrimonio público.
Puede decirse que las Normas de Control Interno para el Sector Público, constituyen lineamientos de acatamiento obligatorio de carácter general, que proporcionan un esquema básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas. Al amparo de este criterio, se realiza anualmente en la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia, el ejercicio del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales (SEVRI), cumpliendo con las disposiciones que en materia de control interno dispone la Ley 8292, Ley de Control Interno, del 31 de julio del 2002, así mismo, con los lineamientos y directrices que sobre este mismo tema ha dispuesto el órgano contralor. Es por ello que en lo que respecta a la valoración de riesgos institucionales se tienen las siguientes directrices o normas:
Valoración del riesgo (Norma 3.1). El (la) jerarca y las jefaturas, según sus competencias, deben
definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del Sistema de Control Interno (SCI). Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.
Sistema específico de valoración del riesgo institucional (Norma 3.2). El (la) jerarca y las
jefaturas, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI). El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento.
Vinculación con la planificación institucional (Norma 3.3.). La valoración del riesgo debe sustentarse en un
proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y, en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el (la) jerarca y las jefaturas estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos.
3.4. Valoración del riesgo en instituciones de menor tamaño. El (la) jerarca y las jefaturas de las
instituciones de menor tamaño, según sus competencias, deben instaurar prácticas sistemáticas que permitan evaluar según los errores y logros pasados, las eventuales situaciones que puedan afectar el desempeño de la institución, las cuales deben analizarse y priorizarse considerando su importancia y posibilidades de que se vayan a volver a presentar. Con base en ello, deben adoptar las políticas, procedimientos y mecanismos que permitan el manejo apropiado de esas situaciones.
De conformidad con estas normas y con el artículo 18 de la Ley General de Control Interno N.º 8292 del 31 de julio del 2002, la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia disponen, como institución pública, de un sistema de control interno adecuado para proporcionar seguridad en el cumplimiento de sus atribuciones y competencias institucionales. En el marco de dicho sistema de control interno la Institución cuenta – a su vez - con un Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional -en adelante SEVRI-, que le permite identificar en forma adecuada el nivel de riesgo institucional para adoptar métodos de uso continuo con el propósito de analizar y administrar dicho nivel de riesgo.
De acuerdo con la supracitada Ley, la responsabilidad del funcionamiento del SEVRI recae sobre el (la) jerarca y las jefaturas, no obstante, el Marco Orientador SEVRI correspondiente al periodo 2018-2022 establece que todos (as) los (as) funcionarios (as) tienen también la responsabilidad administrativa del ejercicio del SEVRI. Sobre la base de marco legal se dictan las directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI). De esta manera - y a través de la Unidad de Planificación Institucional - se instruyó, mediante oficio UPI-2020-00013 de fecha 21 de febrero de 2020, al personal responsable para el desarrollo del ejercicio del SEVRI 2020, sobre la base del Plan Anual Operativo 2020, cuyos resultados se presentan en este informe.
El informe fue elaborado en la Unidad de Planificación Institucional, teniendo como insumos los reportes enviados por cada una de las unidades funcionales. En este ejercicio, la Unidad de Planificación Institucional analizó, mediante la técnica frecuencial, la relación o vinculación de la valoración de riesgos con factores asociados a las actividades, procesos, planificación, presupuestación, estrategia y evaluación. Este tipo de análisis se implementó en este informe por primera vez, atendiendo recomendaciones de la Auditoría Interna mediante oficio AI-036-1603-2020. En razón de la emergencia vivida por el país por el COVID-19, no fue posible organizar la capacitación presencial, no obstante, por las vías tecnológicas se brindó la asesoría correspondiente.
2. Normativa
Como todo proceso del sector público, las acciones emprendidas deben estar contempladas dentro del bloque de legalidad. Si bien es cierto, la esencia del Sistema de Control Interno y del subsistema del SEVRI parte de la Ley de Control Interno, es importante destacar el aporte de otras leyes, normas, directrices y lineamientos, que se relacionan con esta temática:
2.1. Normativa General.
Constitución Política de la República de Costa Rica, del 7 de noviembre de 1949
Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978.
Ley de Planificación Nacional, Ley N° 5525 de 26 de abril de 1974 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428
del 07 de setiembre de 1994.
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18 de setiembre del 2001.
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 del 06 de octubre de 2004.
Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Decreto Ejecutivo N° 32333-MP-J del 12 de abril de 2005.
2.2. Normativa Específica.
Ley General de Control Interno, Ley N.º 8292 del 31 de julio del 2002. Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a
observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en general (D-2-2004-CO del 12 de noviembre del 2004).
Directrices para el Fortalecimiento del Control en la Gestión Pública (D-03-2004-CO-DDI).
Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI del 08 de diciembre de 2004). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público
(M-2-2006-CO-DFOE) R-CO-94-2006 de 17 de noviembre de 2006). Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría
General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización (M-1-2002-CO-DDI del 27 de mayo de 2002).
Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) (D-3-2005-CO-DFOE) R-CO-64-2005 del 01 de julio de 2005.
3. Objetivos
3.1. Objetivo General del Informe
Dar a conocer a la Administración el nivel de riesgo de la institución y los tipos de riesgos detectados del periodo 2020 con el propósito de coadyuvar en la toma de decisiones que favorezcan el cumplimiento de los objetivos institucionales de conformidad con la normativa establecida.
3.2. Objetivos Específicos del Informe
Evaluar los riesgos identificados por las distintas unidades funcionales con el fin de determinar el nivel de riesgo institucional, a partir del análisis y valoración de los mismos.
Determinar y analizar la categorización del tipo de riesgo según las causas que originan los eventos que afectan las actividades riesgosas.
Realizar un análisis sobre los eventos más recurrentes en la institución que permean la gestión institucional y el logro de los objetivos.
Informar a la administración sobre los principales hallazgos encontrados en el periodo sujeto de análisis.
Dar seguimiento al plan de tratamiento de los riesgos catalogados como “precaución” e “inaceptables”.
4. Metodología
Para efectuar el proceso del SEVRI 2020 en la Presidencia de la República y en el Ministerio de la Presidencia se utilizó como documento base de análisis el Plan Anual Operativo 2020, en concordancia con lo dispuesto en las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República (N-2-2009-CO-2009), específicamente en lo que respecta al punto 3.3 sobre la vinculación de estas normas con la planificación institucional, que expresamente indica:
“La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y, en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos”
De igual manera, tal y como se indicó antes, en concordancia con las recomendaciones de la Auditoría Interna del Ministerio de la Presidencia, mediante oficio AI-036-1603-2020, el análisis del SEVRI 2020 contempla también aspectos esenciales relacionados con las actividades, procesos, planificación, presupuestación, estrategias, evaluación y monitoreo del entorno interno y externo. El SEVRI 2020 se realizó teniendo como referencia el documento “Marco Orientador SEVRI 2018-2022” aprobado por el señor Ministro de la Presidencia en agosto de 2018, y en el cual se define la política, los objetivos, la estrategia y los parámetros que orientarán el proceso de valoración de riesgo.
Además, se utilizó como instrumento para la recopilación de la información los formularios definidos y distribuidos a cada una de las unidades funcionales por parte de la Unidad de Planificación Institucional (UPI). Para iniciar el proceso, la Unidad de Planificación Institucional remitió en tiempo y forma toda la documentación para el ejercicio del SEVRI a los enlaces de las unidades funcionales en el mes de febrero de 2020, posterior a la presentación del Plan Anual Operativo 2020. Por las razones antes citadas, en relación con la emergencia que vive el país con el virus COVID-19, no fue posible llevar a cabo el proceso de inducción presencial, no obstante, se remitió la guía para su desarrollo.
Para el análisis global de los datos del ejercicio del SEVRI se recurrió a la metodología frecuencial, utilizada particularmente en las Ciencias Políticas bajo el concepto de análisis cuantitativo. Esta metodología, basada en los criterios manifestados y en los datos numéricos, permite elucidar realidades subyacentes en la información general, las cuales se ordenan por tendencias. El propósito de esta herramienta politológica es observar esa realidad, sistematizarla y comprenderla. La diversidad de opiniones expresadas en el ejercicio del SEVRI se ordena por medio del análisis frecuencial y se extraen interpretaciones coherentes e interrelacionadas entre sí.
Cabe destacar, que todas las unidades funcionales de la Institución (incluyendo las unidades no formales) suministraron la información del SEVRI 2020, evidenciándose nuevamente la preocupación y el interés de las jefaturas y del personal responsable por mejorar y fortalecer el sistema de control interno en la Presidencia de la República y en el Ministerio de la Presidencia.
II. RESULTADOS DE LA VALORACIÓN DE RIESGOS DEL EJERCICIO 2020
1. Información General
1.1. Actividades para la Valoración del Riesgo Institucional
Con la finalidad de disponer un panorama general de los riesgos que podrían materializarse y afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales, todas las unidades funcionales de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia desarrollaron en este ejercicio las siguientes etapas.
Etapa 1: Identificación del Riesgo: En esta primera etapa del ejercicio se comprobó que las
personas funcionarias procedieron con la identificación de los riesgos, las causas que los provocan, así como las consecuencias que implicarían su ocurrencia. De igual manera identificaron los factores internos y externos y seleccionaron los factores asociados a los riesgos. Más adelante, se detalla en este informe el análisis relacional y frecuencial de estas variables.
Etapa 2: Análisis del Riesgo: Todas las unidades administrativas cumplieron con el análisis de
riesgos según las instrucciones giradas y de conformidad con la metodología del Marco Orientador 2018-2022. En dicho análisis se respetaron los tres (3) escenarios básicos del ejercicio. Procedieron con el primer análisis de la etapa “sin medidas para la administración de riesgos” (Riesgo Inherente) y el análisis de la etapa “considerando las medidas existentes para minimizar la materialización de los riesgos”(Riesgo Residual). En los casos procedentes, las unidades formularon sus respectivos planes de tratamiento para aquellos riesgos en condiciones de “precaución” e “inaceptable”. Solamente una unidad administrativa formuló un plan de tratamiento, pese a que los riesgos son de categoría “aceptable”.
Etapa 3: Evaluación del riesgo: A partir de la segunda parte del ejercicio se constata que todas las
unidades administrativas procedieron con el análisis de la etapa referida al nivel de riesgo residual. Definieron la categorización de los riesgos, estableciendo para aquellos en categoría “aceptable” la inherente responsabilidad de monitorearlos constantemente; y proponiendo planes de tratamiento para aquellos riesgos en categoría de “precaución” e “inaceptable”. El detalle de esta información se expone más adelante.
Etapa 4. Plan de Tratamiento: Se constata que aquellas unidades administrativas que mantuvieron
riesgos “inaceptables” y de “precaución”, procedieron con sus respectivos planes de tratamiento. En estos planes de tratamiento se explicaron las medidas propuestas, los responsables de atenderlas y las fechas de cumplimiento. En los casos en que no se indicaron fechas, la Unidad de Planificación Institucional las sugirió. El detalle de esta información se expone más adelante.
Etapa 5: Seguimiento: Es responsabilidad de las jefaturas darle seguimiento a la administración de
los riesgos institucionales. De igual forma, la Unidad de Planificación Institucional le dará el seguimiento que le corresponde.
1.2. Objetivos Analizados y Riesgos Detectados
El Plan Anual Operativo 2020 de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia se compone de un total de 205 objetivos. El ejercicio del SEVRI se fundamentó en dicho PAO, y no incluye, por razones obvias, los objetivos que fueron incluidos en el proceso de reprogramación, dado que éste se implementó posteriormente. Del total de 205 objetivos del PAO 2020 fueron analizados para los efectos del ejercicio del SEVRI un total de 178 objetivos, durante la primera parte del ejercicio, que corresponde al análisis sin medidas de control; y 173 objetivos fueron analizados durante la segunda parte del ejercicio que corresponde al análisis con medidas de control.
Estas diferencias sobre el total de objetivos del PAO analizados en el SEVRI se dieron porque algunas unidades administrativas no analizaron los objetivos relacionados con la ética y con los sistemas de planificación institucional y de control interno, pese a que algunas de ellas sí abordaron ambos procesos en sus respectivos análisis. En la primera parte del ejercicio, cuyo análisis es sin medidas de control, se detectaron un total de 202 riesgos, de los cuales, 110 pertenecen a la categoría de “aceptables”; 80 a la categoría de “precaución” y 12 riesgos pertenecientes a la categoría de “inaceptables”.
En la segunda parte del ejercicio, cuyo análisis es con medidas de control, el nivel de las categorías de los riesgos varió sustancialmente, quedando el panorama de riesgos institucionales de la siguiente manera: el nivel de riesgos aceptables aumentó de 110 a 181; el nivel de riesgos de precaución bajó de 80 a 16; y el nivel de riesgos inaceptables bajó de 12 a 5. De acuerdo con el Marco Orientador SEVRI-2018-2022, corresponde para los riesgos que mantuvieron la categoría de “precaución” y de “inaceptable” la elaboración de un plan de tratamiento, cuyas medidas y responsabilidades fueron señaladas por las respectivas unidades administrativas en este ejercicio y se contemplan en este informe que la Unidad de Planificación Institucional presenta al Jerarca Institucional.
ILUSTRACIÓN 1. TOTAL, OBJETIVOS DEL PAO 2020 Y TOTAL OBJETIVOS ANALIZADOS EN EL SEVRI 2020
205
178
173
Total, Objetivos del PAOInstitucional 2020
Total, Objetivos PAO analizados en la primera
parte del SEVRI
Total, Objetivos PAO analizados en la segunda
ILUSTRACIÓN 2. RIESGOS DETECTADOS EN LA PRIMERA PARTE DEL EJERCICIO SEVRI : SIN MEDIDAS DE CONTROL
ACEPTABLE PRECAUCIÓN INACEPTABLE
Del total de riesgos detectados durante la primera parte del ejercicio del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales, se tiene que el 54 % de los riesgos identificados en la etapa de análisis sin medidas de control corresponde a la categoría “aceptable”, el 40 % corresponde a la categoría de “precaución” y el 6 % a la categoría de “inaceptable”.
GRÁFICO 1. PORCENTAJE DEL NIVEL DE RIESGO EN LA ETAPA “SIN MEDIDAS DE CONTROL”
54% 40%
6%
NIVEL DE RIESGOS
ILUSTRACIÓN 3. RIESGOS DETECTADOS EN LA SEGUNDA PARTE DEL EJERCICIO SEVRI : CON MEDIDAS DE CONTROL
Del total de riesgos detectados durante la segunda parte del ejercicio del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales, se tiene que el 90 % de los riesgos identificados en la etapa de análisis con medidas de control corresponde a la categoría “aceptable”, el 8 % corresponde a la categoría de “precaución” y el 2 % a la categoría de “inaceptable”. Esto evidencia un mayor grado de madurez por parte de las unidades administrativas en el proceso de toma de medidas preventivas para evitar riesgos institucionales.
GRÁFICO 2. PORCENTAJE DEL NIVEL DE RIESGO EN LA ETAPA “CON MEDIDAS DE CONTROL”
181
16
5
90% 8% 2%NIVEL DE RIESGOS
ACEPTABLE PRECAUCION INACEPTABLE
ACEPTABLE
PRECAUCIÓN
1.3. Riesgos: Causas y Consecuencias. Relación con factores asociados a las Actividades, Procesos, Planificación, Presupuestación, Estrategia y Evaluación.
Como lo dispone el inciso f) del artículo 2 de la Ley General de Control Interno, Ley número 8292, la valoración del riesgo está definido como la identificación y análisis de los riesgos que enfrenta una institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos. Este concepto es congruente con las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, número R-CO-64-2005 del 1 de julio de 2005, emitidas por la Contraloría General de la República.
El punto central para la valoración de los riesgos está fundamentado en los objetivos del Plan Anual Operativo de cada una de las unidades administrativas de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia, no obstante, es importante tomar en consideración de que la valoración del riesgo conlleva un proceso que comprende una serie de actividades relacionadas con la identificación, el análisis, la evaluación, la administración y la revisión de los riesgos detectados. En este análisis, debe entenderse el concepto de riesgo, en términos generales, como la posibilidad de que suceda algo que tendría impacto sobre los objetivos institucionales.
En ese sentido, y en acatamiento a las recomendaciones de la Auditoría Interna mediante oficio AI-036-1603-2020, la Unidad de Planificación Institucional procedió con el análisis de otros factores determinantes en el ejercicio de la valoración del riesgo institucional, para lo cual en el presente informe se detalla la relación de riesgos, sus causas y consecuencias, identificados por las unidades administrativas, con factores asociados a las actividades, procesos, planificación, presupuestación, estrategia y evaluación.
Por cada uno de los objetivos definidos en el Plan Anual Operativo se describen también las actividades. Estas actividades son el conjunto de operaciones que realizan las unidades funcionales de la Institución responsables de dar cumplimiento a la misión encomendada. Su ejecución conduce directamente al cumplimiento de los objetivos. Por otra parte, está el factor relacionado con los procesos de las unidades funcionales, los cuales podemos entender como el conjunto de actividades sucesivas que llevan a cabo dichas unidades, agregando valor, para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Otros dos factores importantes en la valoración de los riesgos están vinculados con la planificación, mediante la cual las unidades determinan las metas que van a cumplir, y la presupuestación, que tiene que ver con los recursos financieros o presupuestarios para poder llevar a cabo la ejecución de sus actividades y cumplir a su vez con el logro de sus objetivos.
Finalmente, hay dos factores más que se suman a este proceso integral de la valoración del riesgo. La estrategia, que en términos generales se refiere al plan o metodología para la dirección de los asuntos de las unidades y que se define como del conjunto de acciones planificadas en el proceso decisorio, tanto para cumplir los objetivos, como para conseguir los mejores resultados posibles; así mismo, la estrategia está relacionada con la razón de ser de la unidad administrativa. El otro factor es la evaluación, y tiene que ver no solo con los resultados obtenidos, sino también con las consecuencias que tendría la institución si no se cumplen a cabalidad los objetivos.
En el ejercicio 2020 de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia, se tiene que cada una de las unidades administrativas cumplió con el proceso de identificación de los riesgos, sus causas y sus consecuencias. Entre los eventos, causas y consecuencias, se identificaron un total de 566 aspectos, de los cuales, el 23% (130) fueron asociados con las actividades; el 24% (133) con los procesos; el 12% (67) con la planificación; el 11% (61) con la presupuestación; el 21% (122) con la estrategia, y el 9% (53) con la evaluación.
GRÁFICO 3. RIESGOS. RELACIÓN CON FACTORES ASOCIADOS
El detalle de cada uno de los eventos, causas y consecuencias se puede apreciar más adelante en el apartado de este informe correspondiente al análisis de cada una de las unidades administrativas, no obstante, y de acuerdo con el análisis frecuencial, a continuación, se indican los aspectos relevantes de carácter general.
1.3.1. Relación de Riegos con las Actividades
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 130 menciones de relación de los riesgos con las actividades que llevan a cabo las unidades administrativas. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Ejercicio de actividades al margen de la ética y del bloque de legalidad, incluyendo la emisión de informes y criterios sin el mayor fundamento técnico y legal.
Limitaciones en las capacidades técnicas, administrativas y profesionales de los (as) funcionarios(as) para el normal desempeño de las actividades.
Errores por parte de los (as) funcionarios (as) en el cumplimiento de las actividades. Peticiones internas y externas no atendidas en tiempo y forma.
Problemas de organización y de agenda que dificultan el desarrollo de las actividades. Ausencia de coordinación interinstitucional y de controles internos en la ejecución de las
actividades. 24% 23% 21% 12% 11% 9% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% PROCESOS ACTIVIDADES ESTRATEGIA PLANIFICACIÓN PRESUPUESTACIÓN EVALUACIÓN Factores Asociados
Desidia, poco involucramiento y atraso en procesos por parte de los (as) funcionarios (as) en la ejecución de las actividades.
Formalización de procedimientos administrativos y de otra naturaleza que conlleve a sanciones a los (as) funcionarios (as) por el no cumplimiento de la normativa y de las actividades.
Problemas tecnológicos y de recursos que afectan el normal cumplimiento o ejecución de las actividades.
Problemas que dificultan la comunicación ciudadana sobre las actividades gubernamentales. Limitaciones de recursos humanos, presupuestarios, tecnológicos, materiales, herramientas,
logística y otros para la ejecución eficaz de las actividades.
Actividades ejercidas al margen de los lineamientos presupuestarios y de control del gasto público.
Actividades ejercidas al margen de los lineamientos y derechos laborales.
Actividades ejercidas al margen de los lineamientos y normativa en materia de archivo nacional.
Actividades ejercidas al margen de las disposiciones, lineamientos y normativa en materia de salud ocupacional y servicios médicos.
Problemas con la alta rotación de personal y su impacto en el seguimiento del cumplimiento efectivo de las actividades.
Problemas con el control de activos y con las pérdidas en materiales y suministros.
1.3.2. Relación de Riesgos con los Procesos
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 133 menciones de relación de los riesgos con los procesos que llevan a cabo las unidades administrativas. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Limitaciones con la disponibilidad de fuentes de datos e información actualizada requerida en los distintos procesos institucionales y para la toma de decisiones.
Diversidad de normativa, lineamientos y de actores involucrados en los procesos de la institución.
Limitaciones de capacidad técnica especializada para la articulación de proyectos institucionales, incluyendo negativa de participar en procesos de capacitación.
Falta de liderazgo político y limitaciones metodológicas para la coordinación y consecución de acuerdos en los procesos de diálogo.
Dificultades técnicas, de coordinación y presupuestarias que afectan los procesos de comunicación sobre el avance de la gestión gubernamental.
Dificultades para la atención de las necesidades de las poblaciones, instituciones y sectores sociales y privados.
Atrasos en el trámite de proyectos de ley presentados.
Diferencia o discrepancia de prioridades entre el Poder Ejecutivo y el Poder Legislativo. Desconocimiento ciudadano sobre las funciones, competencias o potestades del Poder
Problemas con el cumplimiento de protocolos, normativa, lineamientos y con los plazos de ley establecidos, lo cual conlleva también procedimientos administrativos y de otra índole contra la institución y contra los (as) funcionarios (as) responsables.
Limitaciones de recursos (humanos, técnicos, tecnológicos, presupuestarios) para el normal desarrollo de los procesos institucionales.
Problemas con el personal que no atiende y resuelve en tiempo y forma las tareas o actividades a su cargo afectando con ello el normal desarrollo de los procesos institucionales. Problemas para la comunicación efectiva y acatamiento de los acuerdos, resoluciones, leyes, decretos y lineamientos, a lo interno de la organización y entre las instancias públicas, incluyendo los acuerdos del Consejo de Gobierno.
Dificultades que tendrían las unidades funcionales respectivas para comunicar y capacitar al resto sobre normativa, lineamientos y directrices en materia de planificación, control interno, presupuestación, contratación administrativa, derechos y deberes laborales, servicios médicos, tecnológicos, archivísticos, etc.
Incumplimiento de las medidas de carbono neutralidad.
Desmotivación de los (as) funcionarios por la ausencia o suspensión de incentivos. Presiones y falta de coordinación en trámites de contrataciones de personal.
1.3.3. Relación de Riesgos con la Planificación
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 67 menciones de relación de los riesgos con la planificación de los objetivos y metas que llevan a cabo las unidades administrativas. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Problemas con la organización del trabajo y de coordinación interna en cada unidad para la definición de objetivos, metas, indicadores y actividades, incluyendo procesos de capacitación, giras, campañas, etc.
Traslape de funciones y duplicidad de acciones institucionales.
Mecanismos de coordinación poco efectivos entre la institución y los sectores que atiende. Incumplimiento de los procesos de planificación y de control de interno.
Coordinación de actividades al margen de la misión y visión de la institución.
Información dispersa sobre proyectos y descoordinación con otras instituciones para la realización de los procesos en tiempo y forma.
Falta de conocimiento sobre los lineamientos internos o externos en materia de planificación y de control interno, lo que conlleva al incumplimiento de los objetivos y metas.
Descoordinación para definir las prioridades.
Problemas si la Unidad de Planificación Institucional no es tomada en cuenta en los procesos institucionales de reorganizaciones y en aquellos otros de su competencia según la normativa de planificación y de control interno.
Fijación de los plazos legales, los cuales podrían generar problemas respecto al cumplimiento de procesos y a la emisión de análisis técnicos y jurídicos con una mayor propiedad respeto a una problemática determinada.
Problemas derivados de la no presentación de informes de la gestión realizada.
Ausencia de criterios de planificación y de control interno en la formulación, desarrollo y evaluación de las actividades ejercidas por parte de las unidades administrativas.
Factores políticos, económicos, ambientales y sociales que podrían generar afectación negativa en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Desatención de los temas relacionados con la ausencia de recursos humanos, la limitación de personal y las ausencias temporales, lo cual afectaría el cumplimiento de los objetivos y metas.
Ausencia de planificación en la tramitación de servicios internos y externos.
1.3.4. Relación de Riesgos con Presupuestación
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 61 menciones de relación de los riesgos con la presupuestación. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Limitaciones presupuestarias que impiden la adquisición de herramientas y la compra y reparación de equipo para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Uso irracional de los recursos financieros del Estado.
Asignación presupuestaria insuficiente para costear todos los procesos, incluyendo publicaciones oficiales, publicidad y propaganda.
Falta de control de la ejecución presupuestaria.
Falta de comunicación efectiva sobre directrices emitidas por parte de las autoridades presupuestarias.
Atraso de los procesos presupuestarios, debido al desconocimientos de las unidades funcionales de los lineamientos vigentes.
Manejo irresponsable de los recursos asignados en el presupuesto institucional. Solicitudes de última hora las cuales no estaban presupuestadas.
Circunstancias externas que limiten el presupuesto, ej.: COVID-19.
No contemplar todos los elementos necesarios en la formulación presupuestaria, incluyendo fallos en los cálculos y proyecciones del gasto.
Recortes presupuestarios ante una crisis nacional.
Problemas con la recuperación de sumas pagadas de más.
Suspensión de servicios internos y externos por falta de presupuesto.
1.3.5. Relación de Riesgos con Estrategia
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 122 menciones de relación de los riesgos con la estrategia. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Problemas de coordinación interinstitucional e intersectorial en el desarrollo de los procesos institucionales.
Dificultades internas y externas en el tratamiento y la búsqueda de acuerdos de las peticiones ciudadanas, institucionales y sectoriales.
Ausencia de una visión integral, interna y externa, en la atención de peticiones, proyectos y leyes.
Espacios limitados de articulación de esfuerzos y acuerdos con los sectores políticos, económicos y sociales.
Dificultades para crear estrategias de apoyo a determinadas poblaciones del país, como mujeres, afrodescendientes, jóvenes, población LGTBI, etc.
Poca disposición de otros actores institucionales a los procesos de escucha, participación ciudadana y apoyo al sector privado.
Descontento de la ciudadanía, sectores sociales, productivos y empresariales, con algunas de las decisiones gubernamentales.
Mecanismos y canales de comunicación inadecuados por parte del Gobierno con la sociedad civil.
Incumplimiento de acuerdos, lineamientos, normativa y disposiciones reglamentarias, afectando la imagen de la Institución y de los funcionarios.
Decisiones políticas y administrativas al margen de la misión, visión y valores institucionales, incluyendo la emisión de criterios legales y administrativos que contravienen el bloque de legalidad y la ética.
Reglamentos institucionales y otra normativa desactualizados.
Problemas con el comportamiento de los (as) funcionarios (as) en el ejercicio de sus funciones, asociado con la ausencia de criterios objetivos de evaluación del rendimiento. Actuaciones institucionales al margen de las normativas relacionadas con la administración
pública, presupuesto nacional, contratación administrativa, planificación nacional, control interno, salud ocupacional, archivo central y directrices del órgano contralor, entre otras. Obstaculizar las ventajas del teletrabajo y no proveer herramientas tecnológicas para
teletrabajo, obstaculizando el desempeño óptimo a los teletrabajadores.
No fortalecer la gobernanza digital y no disponer un manteniendo adecuado a la infraestructura tecnológica de la institución.
No atender las necesidades departamentales indispensables para el normal desarrollo de las tareas.
1.3.6. Relación de Riesgos con Evaluación
En concordancia con el ejercicio SEVRI 2020, se tienen 53 menciones de relación de los riesgos con la evaluación. Con el apoyo del análisis frecuencial, tales menciones se agrupan en los siguientes aspectos.
Problemas con la presentación de informes dudosos y sustentados en fuentes no fidedignas con lo cual se genera pérdida de credibilidad institucional y a nivel del (la) funcionario (a). Dificultades para darle seguimiento a los proyectos con lo cual la ciudadanía no estaría bien
informada.
Falta de coordinación y de seguimiento sobre resultados de los procesos, lo cual impacta negativamente en el desarrollo de una evaluación objetiva.
Deficiente rendición de cuentas por parte de las autoridades.
Dificultades con los jerarcas que atrasan la aprobación de otros procesos, lo cual tiene consecuencias en la evaluación.
La mala ejecución y los controles deficientes de los procesos administrativos se reflejarán en la evaluación.
El incumplimiento de procedimientos, programación, normativa y lineamientos impacta la evaluación de cada una de las unidades administrativas que así se comporten, con incidencia a nivel institucional, incluyendo sanciones administrativas a los funcionarios responsables de incumplimientos.
Deterioro del Índice de Gestión Institucional.
Desconocimiento del estado real institucional en términos de cumplimiento de objetivos y metas, lo cual impide procesos de mejora institucional.
Incumplimiento del ejercicio de las labores diarias bajo el marco de transparencia, legalidad, probidad y diligencia, lo que expondría a los Jerarcas y a los funcionarios a espacios y momentos comprometedores.
1.3.7. Resumen de la vinculación de los Riesgos con factores asociados a las Actividades, Procesos, Planificación, Presupuestación, Estrategia y Evaluación. Información por Unidad.
UNIDAD Actividades Procesos Planificación Presupuestación Estrategia Evaluación
Despacho Presidente de la República 3 1 1 0 2 1 Despacho Primera Dama 1 4 2 1 3 1 Primera Vicepresidencia 2 3 1 1 3 1 Segunda Vicepresidencia 2 3 1 2 2 0 Despacho Ministro de la Presidencia 2 2 1 0 4 1 Ministerio de Coordinación con Sector
Privado 3 5 2 0 3 0
Viceministerio
(Administrativo/Diálogo)
3 5 2 2 5 1
Viceministerio (Desarrollo Productivo) 6 11 5 0 6 0 Dirección de Información y
Comunicación
7 5 2 2 6 2
Secretaría Consejo de Gobierno 3 2 0 1 0 0 Propiedad Accionaria del Estado 4 6 1 1 3 4 Planificación Institucional 2 5 2 0 4 2 Asesoría Jurídica 2 2 1 0 2 0 Dirección General 3 5 4 3 4 1 Depto. Financiero 6 3 1 4 5 1 Recursos Humanos 12 12 3 15 14 2 Tecnologías de la Información 8 11 5 7 9 0 Proveeduría Institucional 8 1 2 3 6 1 Servicios Generales 5 4 3 4 3 0 Depto. Transportes 2 4 1 4 1 1 Consultorio Médico 2 1 4 1 3 2 Archivo Central 5 8 3 0 7 9 Gestión Presidencial 10 4 2 1 2 5 Leyes y Decretos 5 2 1 1 5 2 Depto. Protocolo 3 5 1 4 3 3 Depto. Giras 2 6 3 0 4 3 Gestión Documental 12 7 1 0 5 4 Cocina Presidencial 1 2 7 2 0 2 Enlace Territorial 6 4 5 0 8 4
1.4. Información de Riesgos Asociados a Factores Internos y Externos
El propósito fundamental del ejercicio del SEVRI es determinar las causas y efectos de los riesgos en cada una de las unidades administrativas de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia. En términos generales es evidenciar qué puede ocurrir, interna y externamente, que dificulte el logro de los objetivos y metas institucionales.
En esta primera fase de la metodología se identifican las posibles causas concretas de los riesgos institucionales, así como los diversos y posibles efectos que debe afrontar la institución. Una correcta identificación de riesgos requiere un conocimiento detallado de los objetivos de la unidad funcional, su rol dentro de la institución y el entorno interno y externo en el que opera.
Lo anterior implica, tener conocimiento de los factores asociados a los riesgos, organizacionales, legales, políticos y sociales que rodean el quehacer institucional. En concordancia con el Marco Orientador SEVRI 2018-2022, los factores asociados a los riesgos analizados en el ejercicio SEVRI 2020 son los siguientes:
1.4.1. Factores de Riesgos Internos
En concordancia con la estructura de riesgos se tiene que todos los factores internos fueron vinculados por parte de las unidades administrativas de la Institución con los procesos que realizan algunas de ellas. Según el análisis del SEVRI 2020, la vinculación con los factores internos por parte de las unidades funcionales es la siguiente:
19 unidades administrativas, el 65 % del total, asociaron factores estratégicos en sus procesos. 11 unidades administrativas, el 38 % del total, asociaron factores tecnológicos.
26 unidades administrativas, el 90 % del total, asociaron en sus procesos factores operativos. 12 unidades administrativas, el 41 % del total, asociaron sus procesos con factores financieros. 11 unidades administrativas, el 38% del total, los asociaron con factores de corrupción.
ILUSTRACIÓN 4. VINCULACIÓN DE PROCESOS CON FACTORES DE RIESGOS INTERNOS POR PARTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS FACTORES DE RIESGO INTERNOS
90% OPERATIVOS
65% ESTRATÉGICOS
41% FINANCIEROS
38% TECNOLÓGICOS
38% CORRUPCIÓN
Respecto a los factores de riesgo internos, se identificaron frecuencialmente 79 menciones por parte de las unidades administrativas. El 33% corresponde a los factores operativos; el 24% a los factores estratégicos; el 15% a los factores financieros; el 14% a los factores tecnológicos; y el 14% a los factores de corrupción.
GRAFICO 4. PORCENTAJE MENCIÓN FRECUENCIAL DE FACTORES DE RIESGO INTERNOS
1.4.1.1. Consideraciones sobre los Factores Estratégicos
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores estratégicos se explicitaron condiciones relacionadas con limitaciones en los procesos decisorios y asuntos globales relacionados con la misión, la visión, los valores y con el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la claridad en las políticas y el rol que desempeña la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia.
Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores estratégicos están: El marco filosófico institucional, dirección y gerenciamiento, inadecuada aplicación de las normas, gestión gubernamental, regulaciones jurídicas, comunicación, tecnologías de la información, planificación estratégica, decisiones políticas y estructura organizacional.
Operativos; 33%
Estratégicos; 24%
Financieros; 15%
Tecnológicos; 14%
ILUSTRACION 5. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES ESTRATÉGICOS
1.4.1.2. Consideraciones sobre los Factores Tecnológicos
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores tecnológicos, se explicitaron aspectos asociados con la capacidad institucional para que las tecnologías de la información y comunicación existentes satisfagan las necesidades actuales y soporten el cumplimiento de la misión de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia.
Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores tecnológicos están: El servicio brindado a las unidades administrativas de la institución y la confiabilidad de las tecnologías de la información, el acceso que tienen las personas funcionarias a las tecnologías y la disponibilidad permanente de los servicios, el equipo informático existente en la institución y el mantenimiento frecuente del mismo, la seguridad de la información que ofrece la institución en materia de las tecnologías de la información y la comunicación, tanto en los aspectos de archivo como de las capacidades de almacenamiento de los datos , y el licenciamiento y las garantías.
Factores
Estratégicos
Marco Filosófico (Misión, Visión, Valores) Dirección y gerenciamiento institucional Inadecuada interpretación y aplicación de las normas. Gestión gubernamental Asuntos de regulaciones jurídicas Comunicación Tecnologías de Información. Planificación estratégica Decisiones políticas Estructura organizacionalILUSTRACION 6. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES TECNOLÓGICOS
1.4.1.3. Consideraciones sobre los Factores Operativos
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores operativos, se evidencia en términos generales la preocupación de las unidades administrativas sobre las fallas, atrasos o incumplimientos en las tareas, procesos y servicios, por lo tanto, los riesgos fueron relacionados con los aspectos técnicos, operativos y servicios.
Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores operativos están: La infraestructura en la institución y el estado de los equipos, la disposición de los recursos humanos, sobre todo recurso humano especializado para la atención de casos específicos, la importancia de tener fuentes de datos para el proceso de toma de decisiones, asuntos relacionados con la contratación administrativa, temas sobre el mantenimiento y la limpieza de las instalaciones, la vigilancia, los aspectos referidos a los insumos para el normal desarrollo de las actividades, la custodia y el control de los activos institucionales, la importancia de los servicios médicos, la necesidad de estandarizar los archivos según las normas de archivo nacional, la implementación de los mecanismos de control interno en los procesos institucionales, los aspectos relacionados con la salud ocupacional, la operatividad de la cocina presidencial, la disponibilidad del servicio de transporte y la continuidad de los servicios públicos para el desarrollo de los procesos institucionales.
Servicio y confiabilidad del mismo. Acceso a tecnologías y disponibilidad permanente. Equipo informático y su mantenimiento Seguridad de la información (archivo/almacenamiento) Licenciamiento y garantías FACTORES TECNOLÓGICOS
ILUSTRACION 7. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES OPERATIVOS
❖ Infraestructura/equipo
❖ Recurso humano/especializado ❖ Datos/ fuentes de información ❖ Contratación administrativa ❖ Mantenimiento/limpieza ❖ Vigilancia ❖ Insumos ❖ Activos ❖ Servicios médicos ❖ Archivo/Documentación ❖ Herramientas de control interno ❖ Seguridad ocupacional ❖ Alimentos
❖ Transporte ❖ Servicios públicos
1.4.1.4. Consideraciones sobre los Factores Financieros
En relación con las principales consideraciones manifestadas sobre los factores financieros, el aspecto más importante que evidenciaron las unidades administrativas está referido al manejo de los recursos financieros y a las limitaciones que puedan tener en el cumplimiento de sus objetivos. Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores financieros están: La disponibilidad financiera, la aplicación de la normativa financiera de la República, las decisiones gubernamentales sobre recorte de gastos y la presupuestación asignada anualmente para el desarrollo de las actividades.
ILUSTRACION 8. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES FINANCIEROS
Disponibilidad financiera Aplicación de la normativa Recorte de gasto Presupuesto FACTORES OPERATIVOS FACTORES FINANCIEROS
1.4.1.5. Consideraciones sobre los Factores de Corrupción
En relación conlas principales consideraciones manifestadas sobre los factores de corrupción, las unidades administrativas refirieron este factor como el abuso de funciones y el uso indebido de recursos públicos, en contravención de las disposiciones legales y de la normativa institucional. Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores de corrupción están: El incumplimiento de las disposiciones legales y éticas por parte de los (as) funcionarios (as) de la institución, el incumplimiento de los deberes establecidos en la normativa institucional, actuaciones pensadas en el beneficio propio y el aprovechamiento doloso u ocultación de actos relacionados con la corrupción.
ILUSTRACION 9. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES DE CORRUPCIÓN
A pesar de que algunas unidades administrativas no analizaron explícitamente los objetivos relacionados con la ética, que es el primer objetivo del PAO 2020, común a todas las dependencias de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia, es importante destacar que el 38% de las unidades funcionales refirieron aspectos de corrupción como parte de los potenciales riesgos internos que podrían afectar negativamente el ejercicio de sus operaciones funcionales. De igual manera, se evidenció que algunas unidades administrativas tampoco analizaron explícitamente el objetivo relacionado con la planificación y con el control interno, que es último objetivo descrito en la programación del PAO 2020, común para todas las unidades funcionales, sin embargo, dichos aspectos también fueron referidos tanto en los factores estratégicos, como en los factores operativos.
Se concluye, que si bien los factores de riesgos internos relacionados con los aspectos tecnológicos, financieros y de corrupción, representan preocupaciones manifiestas de las unidades administrativas, son los aspectos estratégicos y operativos los que más generan preocupación, puesto que del total de las menciones en el ejercicio SEVRI 2020, estos dos últimos factores suman conjuntamente el 57% del total.
Incumplimiento de la ley y de la ética.
Incumplimiento de
los deberes Beneficio propio.
Aprovechamiento doloso u ocultación
de actos.
1.4.2. Factores de Riesgos Externos
En concordancia con la estructura de riesgos se tiene que todos los factores externos fueron vinculados con los procesos que realizan algunas unidades administrativas. Según el análisis del SEVRI 2020, la vinculación con los factores externos por parte de las unidades administrativas es la siguiente:
20 unidades administrativas, el 70 % del total, asociaron factores políticos en sus procesos. 9 unidades administrativas, el 31 % del total, asociaron factores económicos.
11 unidades administrativas, el 38 % del total, asociaron en sus procesos factores sociales. 1 unidad administrativa, el 3 % del total, asoció sus procesos con factores ambientales. 8 unidades administrativas, el 27% del total, los asociaron con factores de corrupción.
ILUSTRACION 10. VINCULACIÓN DE PROCESOS CON FACTORES DE RIESGO EXTERNOS POR PARTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Respecto a los factores de riesgos externos, se identificaron frecuencialmente 49 menciones por parte de las unidades administrativas. La relación de los riesgos con los factores externos es la siguiente: 41% asociados a los factores políticos.
22% asociados a los factores sociales. 18% asociados a los factores económicos. 17% asociados a los factores de corrupción. 2% asociados a los factores ambientales.
70%
38%
31%
27%
3%
POLITICOS SOCIALES ECONOMICOS CORRUPCION AMBIENTALESGRAFICO 5. PORCENTAJE MENCIÓN FRECUENCIAL DE FACTORES DE RIESGO EXTERNOS
1.4.2.1. Consideraciones sobre los Factores Políticos
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores políticos se explicitaron condiciones relacionadas o asociadas con las decisiones políticas del Gobierno, la coordinación entre instituciones y los procesos de diálogo intersectorial.
Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores políticos están: Decisiones gubernamentales, reformas administrativas, negociaciones políticas, temas de agenda, coordinación interinstitucional, diálogo intersectorial y seguimiento de acuerdos.
ILUSTRACION 11. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES POLITICOS
Decisiones del Gobierno.
Reformas a la administración pública. Negociaciones políticas.
Convergencia sobre los temas de agenda. Coordinación interinstitucional.
Diálogo ciudadano.
Diálogo con sectores económicos. Diálogo con Poderes del Estado. Seguimiento de acuerdos políticos.
POLITICOS; 41% SOCIALES; 22% ECONOMICOS; 18% CORRUPCION; 17% AMBIENTALES; 3% FACTORES POLITICOS
1.4.2.2. Consideraciones sobre los Factores Sociales
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores sociales se explicitaron condiciones relacionadas o asociadas con aquellas situaciones resultantes positivas o negativas que afectarían el cumplimiento de los objetivos, sobre todo para aquellas unidades que desarrollan procesos en las distintas comunidades del país. Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores sociales están: Coordinación intersectorial, atención de peticiones, proyectos socio productivos, negociación y diálogo, agenda temas sociales y movilización social.
ILUSTRACION 12. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES SOCIALES
FACTORES SOCIALES
▪ Coordinación con sectores sociales. ▪ Atención de las demandas sectoriales.
▪ Apoyo para la ejecución de proyectos socio-productivos. ▪ Procesos de negociación y diálogo social.
▪ Inclusión de temas sociales en la agenda gubernamental. ▪ Movilización social.
1.4.2.3. Consideraciones sobre los Factores Económicos
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores económicos se mencionaron condiciones relacionadas o asociadas con el estado de la economía del país y su impacto en las finanzas y presupuestación de la Institución, con lo cual se afectaría el cumplimiento de los objetivos. Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores económicos están: Incumplimiento de normativa presupuestaria, desatención social, descontrol del gasto y recorte presupuestario.
ILUSTRACION 13. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES ECONÓMICOS
Incumplimiento de normas presupuestarias. Desatención social.
Descontrol del gasto. Recorte presupuestario.
FACTORES ECONOMICOS
1.4.2.4. Consideraciones sobre los Factores de Corrupción.
Respecto a las principales consideraciones manifestadas sobre los factores de corrupción, la situación es prácticamente la misma descrita para los factores internos, dado que se mencionaron condiciones relacionadas o asociadas con el uso indebido de funciones y de recursos públicos, en contravención de las disposiciones legales y de la normativa institucional. Entre los aspectos más importantes relacionados con los factores externos de corrupción están: Acciones al margen de la legalidad, incumplimiento de procedimientos éticos, desinformación sobre disposiciones éticas y problemas de transparencia.
ILUSTRACION 14. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES DE CORRUPCIÓN
1.4.2.5. Consideraciones sobre los Factores Ambientales
Finalmente, sobre el factor externo relacionado con los factores ambientales, el cual está referido principalmente a catástrofes y daños ocasionados por los fenómenos naturales, se mencionó en dicho ejercicio el problema con el COVID-19. De hecho, solamente esta fue la única mención que explicitó una unidad administrativa.
ILUSTRACION 15. PRINCIPALES ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES AMBIENTALES
Acciones al margen del bloque
de legalidad.
Incumplimiento de procedimientos
éticos
Desinformación sobre la ética y los
valores.
Poca
transparencia FACTORES DE CORRUPCIÓN
1.5. Percepción del Riesgo: Cumplimiento de Etapas y Medidas de Control para Minimizarlos
La percepción del riesgo como amenaza es el sistema más utilizado para identificarlo. En este contexto, gestionar el riesgo significa instalar sistemas de control que minimicen tanto la probabilidad de que ocurran sucesos negativos como su severidad. Es un enfoque de naturaleza defensiva, su propósito es asignar mecanismos de control y recursos para reducir la probabilidad de sufrir impactos negativos institucionales. Pero también es importante la percepción del riesgo como oportunidad, y en este caso la gestión institucional significa utilizar metodologías de trabajo que permitan maximizar los resultados, limitando los posibles perjuicios o impactos negativos, en este caso, el enfoque es de naturaleza ofensiva.
1.5.1. Cumplimiento de Etapas
De acuerdo con las directrices de control interno, el proceso de desarrollo del SEVRI implica la ejecución de 7 etapas fundamentales, a saber:
Identificación: En esta etapa se describen los posibles eventos, sus causas y consecuencias,
básicamente consiste en la determinación y la descripción de los eventos de índole interno y externo que pueden afectar de manera significativa el cumplimiento de los objetivos de la organización. El objetivo es obtener un listado o inventario de todos los riesgos importantes a los que se enfrenta la organización y que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales. Esta labor es responsabilidad de las jefaturas y de las personas funcionarias de las unidades administrativas.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora que esta etapa se cumplió en todos sus extremos en el ejercicio SEVRI 2020. En el apartado correspondiente a cada unidad, se describe el nombre de los (as) funcionarios (as) que intervinieron en el ejercicio.
Análisis: En esta etapa se determina el nivel del riesgo, considerando para ello las valoraciones de
impacto a nivel institucional, consiste en la determinación del nivel de riesgo a partir de la probabilidad y la consecuencia de los eventos identificados. El objetivo es establecer el nivel de riesgo de cada evento identificado en la actividad anterior con base en la información cualitativa o cuantitativa de que se disponga en la organización, el cual deberá obtenerse bajo dos escenarios básicos: sin medidas para la administración de riesgos y con aquellas existentes en la institución. Como en la etapa anterior, esta actividad es responsabilidad de las jefaturas y de las personas funcionarias de las unidades, puesto que son los conocedores de los riesgos a que se enfrenta la organización y también los responsables de llevar a cabo las actividades, procesos o tareas diariamente.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora también que esta etapa se cumplió en todos sus extremos en el ejercicio SEVRI 2020.
Evaluación: Consiste en la determinación de las prioridades para la administración de riesgos. El
objetivo es establecer la priorización de los riesgos que deberán ser considerados para su administración. Esta actividad, al igual que las anteriores, debe efectuarse con los (as) funcionarios (as) de la organización ya que son los (as) especialistas o conocedores (as) de los riesgos a que se
enfrenta la organización y también los (as) responsables de llevar a cabo las actividades, procesos o tareas diariamente.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora que esta etapa se cumplió en todos sus extremos en el ejercicio SEVRI 2020. Más adelante en este informe se expone la forma en que los riesgos serán administrados.
Administración: Consiste en la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas para la
administración de riesgos. En normativas técnicas esta actividad también se denomina ―tratamiento de riesgos. El objetivo es establecer las medidas para la administración de los riesgos evaluados. Esta actividad también es responsabilidad de las jefaturas y del personal de la unidad funcional ya que son los conocedores de los riesgos a que se enfrenta la organización y también los (as) responsables de llevar a cabo las actividades, procesos o tareas diariamente.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora que esta etapa se cumplió en todos sus extremos en el ejercicio SEVRI 2020. Más adelante en este informe se expone la forma en que los riesgos serán tratados.
Revisión: Consiste en el seguimiento de los riesgos y de la eficacia y eficiencia de las medidas para
la administración de riesgos ejecutadas. El objetivo es establecer un plan para la revisión de las medidas para la administración de los riesgos evaluados, en el cual se establezcan claramente los (as) responsables de ejecutar esas medidas e indicadores para monitorear la efectividad y eficiencia de esas medidas. La responsabilidad de esta etapa es compartida entre las unidades funcionales y la Unidad de Planificación Institucional como unidad coordinadora del proceso.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora que esta etapa se cumplió en todos sus extremos en el ejercicio SEVRI 2020. Más adelante en este informe se expone la forma en que se le dará seguimiento al plan de administración de los riesgos.
Documentación: Consiste en evidenciar la información sobre los objetivos riesgos y las medidas
para la administración de riesgos que se genere en cada actividad de la valoración del riesgo (identificación, análisis, evaluación, administración y revisión). El objetivo es hacer constar la valoración de riesgos institucional, mediante la documentación de la información atinente. La responsabilidad de esta etapa es compartida entre las unidades funcionales y la Unidad de Planificación Institucional como unidad coordinadora del proceso. Toda esta información documentada en poder de las unidades funcionales y de la Unidad de Planificación Institucional deberá servir de base para la elaboración de los reportes del SEVRI dirigidos a las instancias respectivas y podrán ser requeridos por la Contraloría General de la República o la auditoría interna, por lo que deberán estar actualizados en todo momento.
De acuerdo con el análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional, se corrobora que cada unidad funcional recibió la documentación previa para el desarrollo del ejercicio del SEVRI. Así mismo, cada unidad funcional tiene en su poder la matriz en la cual consta el desarrollo del ejercicio. De igual manera, la Unidad de