PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO

1. Fases del proceso administrativo Planear Organizar Integrar Dirigir Controlar Etapa dinámica Etapa dinámica

Definiciones

1. Comprende la selección de

misiones, objetivos y las acciones necesarias para lograrlas, requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre las líneas de acción (decisión) Harold Koont´z & Heinz Weihrich

2. proceso por el cual los miembros guía de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlo” Goodstein, Nolan y Pfeiffer:

 3. El proceso de Planeación es la

herramienta para administrar las relaciones con el futuro; es una aplicación específica del proceso de tomar decisiones. Las decisiones que buscan influir en el futuro o que se

pondrán en práctica en él son decisiones de planeación. Este proceso consiste en: Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios para realizarlos, e Imaginar una situación futura y trabajar para construirla” Antonio Cesar Amaru

4. Consiste en fijar el curso concreto de acción que a de seguirse, establecimiento los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la

determinación en tiempo y números necesarios para su realización ( Agustín Reyes Ponce)

5 . La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de balizarse en un futuro. (Münch Galindo

6 . Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los cursos alternativos de acción , a partir de los cuales establece los objetivos (Joseph Massie)

7. La planeación comprende la selección de misiones, y objetivos, y las acciones

necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción (Harold Koont´z )

Características:

1. Proporcionan un enfoque racional para la consecución de objetivos y

preseleccionados

2. Exige innovación administrativa

3. Cubre la brecha de donde estamos hacia donde se quiere llegar

4. La planeación y el control son inseparables. 5. Los planes proporcionan normas del control

Principios de la planeación

1. Principio de Factibilidad

2. Principio del logro de los Objetivos Generales.

3. Principio de Claridad de los objetivos

4. Principio de Eficiencia de los planes

5. Principio de Estructura de los planes

6. Principio de Preeminencia de la Planeación

7. Principio de Amplitud de la Planeación.

Planeación Estratégica, táctica y

Operativa

Tipo de planeación

PARTICIPANTES ENFOQUE

Planeación Estratégica

Consejo directivo, presidente, vicepresidente de mayor nivel, para tomar decisiones.

Todos los niéveles de la organización participan para proporcionar informes de los cuales se toman de base para tomar decisiones

Orientación del empresa, por medio de los elementos: Misión, visión valores objetivos generales, estrategias empresariales.

Algunas características: 1. Se define a largo plazo.

2. Define el rumbo de la empresa

Planeación táctica

Gerencias de nivel medio: ejemplo Gerentes de áreas, directores.

Elaborar Objetivos específicos, estrategias y acciones de cada una de las unidades administrativas de la organización, para el logro de la planeación estratégica.

Algunas características 1.Se plantean a mediano plazo.

2.Define el como se logrará la planeación estratégica

Proceso de la Planeación según el proceso PARTICIPANTES ENFOQUE Planeación Operativa

Jefes de sección 1. Su nombre no viene de operar los planes, ya que si no se estaría hablando de ejecución, si no más bien se definen por repercutir en la consecución de los planes tácticos o específicos, en donde se establecen los cálculos monetarios o presupuestos y tiempo necesario para su realización

Características:

1. Se define a corto plazo

2. Se definen para la consecución de los objetivos tácticos

3. Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales de cada área.

Planeación

estratégica

Planeación táctica

Planeación

Operativa

Planeación enfocada a orientar el rumbo de la empresa Planeación enfocada a alcanzar el rumbo de la empresa

Diferencias puntuales de la planeación estratégica y táctica funcional u operativa

17 5. Procedimientos 6. Normas 7. Reglas 8. Programas 9. Presupuestos 1. Misión o Propósito 2. Objetivos y metas 3. Estrategias 4. Políticas

Tipos de planes o elementos de la

planeación

1. Misión: definen la actividad principal de la empresa, lo cual la diferencia de la

competencia.

2. Objetivos y metas: Son los fines hacia los cuales se dirige las actividades, lo que

queremos alcanzar. Los objetivos deben ser factibles, medibles, cuantificables y

retadores. Estos pueden ser generales o específicos.

3. Estrategias

 Ejemplo: de una estrategia para una cadena de tiendas de calzado.

Dar a conocer los productos de la empresa a través de la participación en ferias de

calzado, INTERFER y exposiciones dentro de las empresas.

4. Políticas:

Son declaraciones o ideas generales que guían o encauzan los razonamientos al tomar decisiones. Ejemplo:

 Los mayoristas tendrán un descuento del 3% sobre

venta mínima de Q5,000.00

 La garantía de los productos cubre únicamente

desperfectos de producción.

5. Procedimiento:

Son planes que establecen un método

obligatorio para el manejo de actividades. Son secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías para la acción, no esquemas de pensamiento, y detallan la manera exacta en que deben cumplirse ciertas actividades

Ejemplo:

Procedimiento para autorizar el descuento del 3% a un mayorista:

1. Llenar el formato COMMAY-01

2. Solicitar autorización del Gerente de Ventas

3. Solicitar el pedido al encargado de Producción. 4. Solicitar el deposito y verificar en el banco

5. Ingresar el No. De deposito al sistema de compras 6. Entregar el pedido a Encargado de Rutas

7. Llamar al cliente con un día de anticipación para

6. Normas :

Creencias compartidas sobre la forma en que las personas deben pensar y comportarse.

Ejemplo de norma:

1. El personal de producción debe utilizar el uniforme

completo para elaborar los medicamentos.

2. No debe ingerir alimentos en las salas de

7. Reglas:

Establecen acciones especificas requeridas o la

ausencia de acciones, sin permitir ninguna

discreción. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa en el sentido que debe tomarse o no tomarse cierta acción.

Ejemplo:

1. No fumar

8. Programas:

Son un conjunto de metas, políticas,

procedimientos, reglas, encargos de trabajo, pasos que hay que tomar, recursos para

consumir y otros elementos necesarios para llevar a cabo una actividad; ordinariamente están apoyados por los presupuestos

9. Presupuesto:

Es una declaración de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

EMPRESA X

PRESUPUESTO GENERAL 2013

CONCEPTO Ene. Feb. Mar Abr May Jun Jul Ago. Sept Oct. Nov Dic total anual

Ingresos totales 115127.43 Egresos Gastos de operación Gastos de Admon. Gastos de promoción Egresos totales Ingresos totales utilidad

Pasos de la Planeación

28

Detección de oportunidades Ala luz de:

Mercado Competencia

Deseos de los clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades

Establecimiento de objetivos o metas:

Dónde quisiéramos estar y que deseamos hacer y cúando?

Consideración de premisas de planeación:

¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?

Identificación de alternativas:

¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos)

Comparación de alternativas con base en los objetivos y metas

propuestas:

¿Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?

Formulación de planes de apoyo Como planes para:

Compra de equipo Compra de materiales

Contratación y capacitación de empleados

Desarrollo de un nuevo producto

Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: (cuantificar los

planes )

Desarrollo de presupuestos como:

Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes

Inversión en bienes de capital

Elección de una alternativa:

Selección del curso de acción que seguiremos

Planeación:

Comprende la selección de misiones, objetivos y las acciones necesarias para lograrlas, requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre las líneas de acción (decisión)

Estrategia:

Es la determinación del propósito (o la misión), los objetivos básicos de largo plazo de una empresa, a la adopción de líneas de acción y a la asignación de los recursos necesario para lograr estos objetivos

Planeación estratégica

Consiste en analizar la situación actual y la situación prevista, determinar la dirección de la empresa y encontrar los medios para materializar la misión

Definiciones de planeación estratégica

1. El modelo o plan que integra las

principales metas, políticas y cadenas de acciones de una organización dentro de una totalidad que supone el conocimiento exacto y real de las fuerzas y debilidades propias y de los competidores, lo cambios en el ambiente y los movimientos de los competidores inteligentes y de los que no lo son (James B Quinn)

2. La adaptación de los recursos y

habilidades de la organización al entrono cambiante, aprovechando sus

oportunidades y evaluando los riesgos en función de los objetivos (Hermida)

3. Consiste en analizar la situación actual y la situación prevista, determinar la

dirección de la empresa y encontrar los medios para materializar la misión

Estrategia

Es la determinación del propósito (o la misión), los objetivos básicos de largo plazo de una empresa, a la adopción de líneas de acción y a la asignación de los recursos necesario

para lograr estos objetivos

Política:

Son declaraciones o nociones generales que guían los razonamientos de los administradores cuando toman decisiones. Las

políticas aseguran que las decisiones se enmarquen en ciertos limites.

Normalmente no rqui8eren una acción, sino que tiene como finalidad guiar a los administradores en su

dedicación a la decisión que toman

PROCESO DE LA PLANEACIÓN

ESTRATEGICA

1. Definir o actualizar el perfil de la empresa: a) Visión

b) Misión c) Valores

2. Establecimiento de objetivos

5. Análisis del ambiente interno

6. Desarrollo de alternativas estratégicas 7. Selección de estrategias

8. Pruebas de correspondencia y planeación de contingencia

TIEMPO 1 2 3 4 5 b. SITUACION DESEADA (Vision) A D C B E a. SITUACION ACTUAL (Misión) X MONITOR

Tomando como rereferencia el ambiente externo e interno

c. Que valores vivirá la empresa para ayudar a cumplir la misión y llegar a la visión 1. Perfil de la empresa a. Misión b. Visión c. valores

1. Perfil de la empresa

a) Visión: como se visualiza la empresa en el

b. Misión

Qué función desempeña la empresa ?

Para quien la desempeña?

• Visión:

• ¿Cómo quiero que sea nuestra Organización en

• XX años más?

• Misión: • ¿ Quienes somos? .

• ¿Para que Existimos?. • ¿ y a quienes servimos?

• Valores:

• ¿Qué valores deben sustentar a nuestra • Organización?

 Ejercicio:

1. Buscar un ejemplo de la misión de una empresa

2. Objetivos

Requisitos que debe llenar un objetivo

 Deben reflejar acción. (se redactar con verbo

infinitivo al inicio ej. ar, er , ir

 Ser compatibles con la misión y visión de la empresa  Ser económicamente factibles y técnicamente

 Claros con los resultados esperados. Contesta qué,

cuánto, cuando se hará qué se pretende.

 Enfocarse en una idea

 Verificables: posibles de evaluar, para que al final

del periodo se pueda determinar si se han logrado o no.

Que es lo que se quiere lograr?

En cuanto tiempo? En cuanto porcentaje o cantidad Desarrollar un programa de ventas nacionales , de la línea Medicamentos,

durante los siguientes 3 años.

incrementar un 5% de las ventas interanuales de manera constante

Ejemplo objetivo de ventas: si un Gerente de ventas

tiene por objetivo “alcanzar la cuota de ventas” esto aún no es verificable ni claro para los vendedores. Lo correcto sería

Objetivo. Desarrollar un programa de ventas nacionales, tendiente a incrementar un 5% de las ventas interanuales de manera constante, durante los siguientes 3 años.

Meta: Alcanzar la cuota de ventas de Q25,000.00 correspondiente al tercer trimestre del año 2014, en la línea de medicamentos.

Demográficas Económicas

Geograficos Políticos

Sociales

Legales

3. Análisis del ambiente externo presente y futuro:

 Oportunidades  Amenazas

Productos y servicios de la

competencia

comunidad Tecnología

PRODUCCIÓN OPERACIONES ADQUISICIONES COMERCIALIZACION ESTRUCTURAS Y AMBIENTE ORGANIZACIONALES IMAGEN • PRODUCTO Y SERVICIOS • PRECIO • UBICACIÓN DE LOS PUNTOS DE VENTA • PUBLICIDAD

4. Análisis del ambiente interno Análisis interno

 Debilidades  Fortalezas

RECURSOS

SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL RELACIONES CON CLIENTES

5. Desarrollo de alternativas estratégicas (sobre la base del

análisis interno y externo

AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO FORTALEZAS (F) 1 2 3 Hacer lista de 4 fortalezas 5 6 7 DEBILIDADES (D) 1 2 3 Hacer lista de 4 debilidades 5 6 7 OPORTUNIDADES (O) 1 2 3 Hacer lista de 4 oportunidades 5 6 7 ESTRATEGIAS FO 1 2

3 Usar fortalezas para 4 aprovechar las 5 oportunidades 6 7 ESTRATEGIAS DO 1 2 3 Vencer debilidades 4 aprovechando 5 oportunidades 6 7 AMENAZAZS (A) 1 2 3 Hacer lista de 4 amenazas 5 6 7 ESTRATEGIAS FA 1 2

3 Usar fortalezas para 4 evitar amenazas 5 6 7 ESTRATEGIAS DA 1 2 3 Reducir a un mínimo 4 las debilidades y 5 evitar amenazas 6 7

Formulación de estrategias

Recuerde que las estrategias deben de definirse con el fin de lograr los objetivos de la empresa, planteados en el paso No. 3

Tipos de estrategias :

•Especializarse: en un producto o servicio (Eventos

católicos al inicio solo atendía enfermedades comunes y algunas especialidades)

•Diversificación: diversificación de productos o servicios: Ejemplo eventos católicos atiende consultas generales especialidades y farmacia)

•Expansión: (a nuevos mercados) tiene súper dentro de las instalaciones

•Inversiones conjuntas y alianzas estratégicas : entre dos empresas Mc. Con hamburguesa a la tortrix,

fusiones entre bancos,

•Liquidación: sacar del mercado a un producto que no es rentable, por obsoleto o altos costos para la empresa •Combinación de estrategias (pag.136)

Evaluación de las alternativas con el fin de determinar la estrategia a ejecutar.

Se debe evaluar cada estrategia para hacer una elección eficiente para la empresa.

Factores a valuar

• Evaluación de factores cuantitativos y cualitativos que implicaría cada estrategia:

o cualitativos son los medidos en términos numéricos (tiempo, costos fijos y

operativos) que implica cada estrategia

o _{Cualitativos: relaciones laborales, riesgo de cambios en la tecnología,}

políticas entre otras variables .

• Análisis marginal: comparar el ingreso y el costo adicional que surge

de incrementar la producción

• Análisis de efectividad costos: busca la mejora de beneficio costo.

Es decir encontrar la forma menos costosa de logar los objetivos, pero eficaz

7. Planeación de contingencias (planes

alternos)

 Planes que contemplen posibles riesgos, ejemplo un plan suponiendo baja en las ventas por las elecciones políticas.