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PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA
PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES
Objetivo
: Depurar los inventarios de los bienes devolutivos y de consumo del SENA, dando de baja a aquellos bienes que se encuentran en
mal estado, inservible, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la
Entidad.
Responsable:
Director Administrativo y
Financiero, Grupo de Almacenes e Inventarios y
Almacenistas de la Dirección General, Dirección
Regional y Centros de Formación.
Alcance:
Este procedimiento aplica para Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección
General, Almacenista, Directores y Subdirectores de la Dirección Regional o Centro de
Formación.
DEFINICIONES
Se procederá al desmantelamiento cuando tenga fines didácticos de formación profesional para su utilización como repuestos o para
fines similares. Realizada la baja del bien mueble con este fin, el destinatario deberá darle la utilización para la cual fue ordenada.
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación debe enviar los actos administrativos resultado del proceso de
baja al Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General del Sena, Grupo de Servicios Generales y Grupo de Contabilidad
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecución de la baja, con el fin de ejercer control sobre el proceso de baja, realizar los
registros contables y actualizar las pólizas de seguros.
Bienes servibles
: son aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal
desarrollo de sus funciones o aquellos bienes muebles que han cumplido su objeto y pueden ser utilizados en otras áreas o dependencias.
Bienes inservibles:
son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles
para el servicio que deben prestar y tampoco es posible el aprovechamiento de sus partes.
Bajas de bienes muebles
: es el procedimiento administrativo mediante el cual el SENA decide retirar definitivamente un bien mueble de sus
activos. Se perfecciona mediante el acto administrativo que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su descargue de los inventarios, de los
registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso.
Concepto técnico
: es el acto de reconocimiento técnico, físico y operacional que se le hace a un bien.
Desmantelamiento
: es la operación de desarmar y desparejar un bien mueble con el fin de que las partes que se encuentren en buen estado
puedan ser reutilizadas.
Donación:
liberalidad del Sena para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho
público que lo acepte. Únicamente
Destrucción de bienes:
reducir a pedazos o cenizas los bienes muebles objeto de la baja. Una vez destruidos los bienes muebles dados de baja;
el funcionario encargado de administrar los inventarios en la Dirección General, Regional o Centro de Formación debe levantar y firmar el acta
que deberá ser suscrita por el ordenador del gasto.
Baja de semovientes
: sacrificar los animales que se encuentren en mal estado, siendo imposible su recuperación.
El acta que debe contener el concepto técnico de un servidor público del Centro de Formación, competente donde justifique el sacrificio.
Venta de bienes muebles:
es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de
dinero en el precio convenido.
GENERALIDADES
Profesionales idóneos en las diferentes áreas de formación internos o externos del Sena, según el caso, podrán elaborar y firmar el
concepto técnico por escrito, dirigido al Comité de Bajas, determinando el estado de los bienes inservibles u obsoletos, los cuales ya han
cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad.
El concepto técnico se deben incluir como mínimo, la información básica del equipo y el diagnostico que permita identificar
claramente los motivos del daño y estado del bien mueble que se va a dar de baja.
El presidente de comité de bajas de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, dando cumplimiento a la resolución No 089
de 2005, cita al comité de Bajas para analizar los documentos soportes de la baja, se elabora el acta de comité de bajas en donde se
relacionan los bienes y el destino final.
El acta de entrega de los bienes dados de baja se firma una vez se hayan retirado los bienes de las instalaciones del SENA.
Las transacciones que hacen parte del acta de baja deben ser debidamente firmados y ratificados en el sistema de información.
Se podrán donar los bienes muebles dados de baja a otras entidades públicas, dando prioridad a los municipios y departamentos con
base en las recomendaciones dadas por el comité de bajas y el acto administrativo que así lo ordene, teniendo en cuenta las normas
especiales que rigen la materia y la que específicamente estén contenidas en el Código Civil.
Los documentos soportes de baja son: el acta de Comité de bajas, concepto técnico, estudios de conveniencia y oportunidad,
ofrecimientos, resolución, acta de entrega de los bienes, documentos de la venta por subasta pública el Martillo, y transacción de baja
emitida por el sistema de información debidamente firmada y ratificada.
PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES
Objetivo
: Depurar los inventarios de los bienes devolutivos y de consumo del SENA, dando de baja a aquellos bienes que se encuentran en
mal estado, inservible, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la
Entidad.
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GIL-P-005 V.02
GIL-F-011 Formato Concepto Técnico de Bienes.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días
calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad
funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado
su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben
suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30)
días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días
calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad
funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado
su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben
suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30)
días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.
Los documentos soporte del proceso de bajas deben ser archivados de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental del
Grupo de Almacenes e Inventarios.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Acta de comité de baja.
Resolución de bajas.
Artículo 32 de la Ley 848 de 12 de noviembre de 2003, cuando los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación posean bienes muebles o inmuebles que en la actualidad no estén utilizando o que no sean necesarios para el desarrollo normal de sus funciones, deberán desarrollar todas las actividades tendientes a enajenarlos o arrendarlos, ofreciéndolos prioritariamente a los municipios y departamentos.
Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, que consagra que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 267 de la Constitución Política de 1991, por medio del cual se suprime el control previo que ejercía la Contraloría General de la República, se consagra el control posterior y selectivo.
Artículo 269 de la Constitución Política de 1991, el cual consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.
Ley 42 del 26 de enero de 1993 “Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y organismos que lo ejercen”.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
Ley 298 del 23 de julio de 1996. “Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política de la República de Colombia, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones”.
Ley 734 del 5 de febrero de 2002. “Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único”.
Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, y sus Decretos Reglamentarios”. Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.
Decreto No. 2145 del 4 de noviembre 1999. “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”
Resolución No. 393 del 28 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1”.
Resolución No. 248 del 6 de julio de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se establece la información a reportar, lo requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación”.
Resolución No. 356 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.
Resolución No. 354 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”.
Resolución No. 355 del 5 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública”. Resolución No. 375 del 17 de septiembre de 2007, de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se modifica los artículos 10 y 11 de la Resolución No. 248 de 2007, respecto de los puntos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación”.
Acta de Entrega.
Estudio Técnico y de Conveniencia.
Inspección física entidad subastadora.
NORMATIVIDAD
Listado de bienes.
Listado de bienes.
GIL-F-013 Formato Ofrecimiento de Bienes a dar de Bajas
Documento de traslado de bienes.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD REGISTRO
El Almacenista de la Dirección General Regional o Centro de Formación, debe elaborar el cronograma de actividades para desarrollar el proceso de bajas, alistar físicamente los bienes inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad y que son objeto de la baja, de acuerdo a sus características técnicas y generar el listado de los bienes objeto de la baja, con la siguiente información: Grupo de activo del bien, descripción detallada, número de placa de inventario, fecha de adquisición, marca, modelo, serial, unidad de medida, cantidad y valor en libros y elaborar estudio de conveniencia y oportunidad.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Listado de bienes a dar de baja
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación que tenga bienes para dar de baja en su bodega de inservibles, hace el ofrecimiento a través de correo electrónico a la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, adjuntando diligenciado el GIL-F-013 Formato Ofrecimiento de Bienes a dar de Bajas y publicando en el link \\snmfboghisfs\Backups\Grupo_almacen_e_inventarios\PROCESOS DE BAJA NACIONAL
Se recibirán las solicitudes al ofrecimiento durante los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación, a través de correo electrónico dirigido al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación que realizo la publicación. Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación GIL-F-013 Formato Ofrecimiento de Bienes a dar de Bajas
Si se reciben solicitudes al ofrecimiento interno, conecta con el procedimiento de traslado de bienes, de lo contrario se continúa con la actividad 3.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación de acuerdo a las solicitudes recibidas debe proceder a realizar los traslados correspondientes a los centros de formación que requieren los bienes de acuerdo a los lineamientos del procedimiento GIL-P-004-PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES establecido por la Dirección General.
Es de aclarar, que los bienes a dar de baja y que son objeto de traslados entre Centros de Formación, solo pueden ser utilizados para desmantelamiento con fines didácticos o reciclaje con fines de formación, garantizando que el nuevo producto generado con dichos bienes sea ingresado al inventario del SENA.
Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General
El Almacenista de la Dirección General Regional o Centro de Formación, debe solicitar a través de correo electrónico al área técnica o persona idónea, el GIL-F-011 FORMATO CONCEPTO TÉCNICO DE BIENES de los bienes objeto de la baja de acuerdo al tipo de bien. El concepto técnico debe ser enviado a través de correo electrónico al Presidente y Secretario del Comité de Bajas, determinando el estado de los bienes (inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad).
La Oficina de Sistemas o persona idónea para emitir concepto
GIL-F-011 FORMATO CONCEPTO TÉCNICO DE BIENES V1
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, para los bienes ofrecidos que no tuvieron requerimiento por parte de la Dirección General, Direcciones Regionales o Centros de Formación del SENA, debe solicitar al Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, el acompañamiento de un funcionario del aliado estratégico - Entidad subastadora, para que realice la inspección física de los bienes inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad y que son objeto de la baja y determine que bienes pueden ser objeto de venta a través de subasta pública. Se deben clasificar los bienes por lotes y presentar el informe de sugerencia de precio con el valor base para cada lote.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Informe de sugerencia de Precios
Si los bienes de acuerdo a la inspección física son objeto de enajenación por venta en subasta pública.
Conecta con la actividad N°9 "Elaborar acta de comité de bajas y adjuntar los documentos" Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación 1. Realizar cronograma y alistar bienes Inicio
2. Ofrecer los bienes dentro de la Entidad a nivel nacional GIL-P-004-PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES 4. solicitar inspección de los bienes a dar de Baja
¿Se recibieron solicitudes?
SI
NO
¿Los bienes son objeto de Enajenación por venta en subasta pública? SI NO 3. Solicitar concepto técnico Act 9
ACTIVIDAD El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, para
los bienes ofrecidos que no fueron solicitados por los demás Centros de Formación, o que no son objeto de venta en subasta pública, debe diligenciar el GIL-F-013 Formato Ofrecimiento de Bienes a dar de Bajas y la carta de ofrecimiento, enviarlos a través de correo electrónico dirigido a publicacionesweb@sena.edu.co, solicitando su publicación; Dando cumplimiento a lo establecido en las normatividad vigente, Constitución Política de Colombia art. 270, Ley 134 de 1994, art. 100, Ley 850 del 2003.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación GIL-F-013 Formato Ofrecimiento de Bienes a dar de Bajas
EL Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, debe recibir respuesta del ofrecimiento por parte de entidades estatales, manifestando por escrito su interés dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. Es de aclarar, que las solicitudes que se reciban después del tiempo no serán tenidas en cuenta para la donación.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
Si el Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, recibe solicitudes por parte de entidades públicas, se recopilan para presentar en el Comité de Bajas.
Conecta con la actividad N°9, "Elaborar acta de comité de bajas y adjuntar los documentos" Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Respuesta del ofrecimiento por parte de entidades estatales
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, de acuerdo al concepto técnico informa al Comité de Bajas si los bienes son objeto de destrucción o sacrificio.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, de acuerdo al concepto técnico informa al Comité de Bajas el listado de los bienes cuyo destino final es el sacrificio de semovientes.
El sacrificio de los semovientes debe cumplir con las normas ambientales vigentes y se debe elaborar un acta firmada por todos las personas que participen en el sacrificio. Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Listado de semovientes para sacrificio
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, de acuerdo al concepto técnico informa al Comité de Bajas el listado de los bienes cuyo destino final es la destrucción.
La destrucción de los bienes debe cumplir con las normas ambientales vigentes y se debe elaborar un acta firmada por todas las personas que participan en la destrucción. Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Listado de bienes para destrucción
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación debe preparar los documentos soporte de los posibles destinos de los bienes a dar de baja los cuales son: concepto técnico, estudio Técnico y de conveniencia, inspección del martillo sobre los bienes que pueden ser vendidos en subasta pública, solicitudes para ser donados a otras entidades, listado de los bienes que pueden ser desmantelados, los que serán destruidos y preparar el comité.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Acta de baja. Concepto técnico. Estudio Técnico y de conveniencia. Inspección física entidad subastadora. Listado de bienes. Estudio de Conveniencia y Oportunidad. El presidente del Comité de Bajas de la Dirección General, Regional o Centro de
Formación cita al Comité para dar cumplimiento al artículo tercero de la Resolución 089- de 2005.
Presidente del Comité de Bajas Citación
Los miembros del Comité de Bajas de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, aprueban y firman el acta de Comité de bajas, en donde se recomienda el destino final de los bienes.
Integrantes del comité de bajas.
Acta de comité de bajas
El Director Administrativo de la Dirección General, el Director Regional o el Subdirector de Centro de Formación, expide y firma la resolución de baja de bienes. Comité de Bajas de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Resolución de Bajas 12. Expedir y firmar resolución de bajas 5. Solicitar la publicación de bienes a donar en la página
Web de la entidad.
10. Citar a comité de bajas 9. Elaborar Acta de Comité de Bajas y adjuntar los
documentos soporte
11. Aprobar y firmar acta de comité de Bajas
¿Se recibieron solicitudes de donación?
¿Los bienes son objeto de baja por sacrificio ? NO SI 6. Presentar solicitudes al Comité de Bajas SI
7. Determinar los bienes de baja por sacrificio
8. Determinar los bienes de baja por destrucción
SI
NO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD REGISTRO
Se debe identificar si la destinación de los bienes objeto a dar de baja es la de enajenación por venta. De ser afirmativo, se procede a determinar si es por subasta pública o por venta directa.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
Se determina si la destinación de los bienes a dar de baja es por enajenación por venta en subasta pública. De ser afirmativo, se debe conectar con el procedimiento de Enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública, sino se continua con la actividad 13. Realizar el proceso de contratación directa, según el manual de contratación administrativa del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
El procedimiento de enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública, especifica las actividades a realizar.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación realiza los estudios previos para una contratación directa con empresas con permisos ambientales de acuerdo a la naturaleza de los bienes y/o se encargue de la disposición de los residuos
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
Contratación Directa
Continua con los lineamientos establecidos en el Manual de contratación administrativa. Grupo de Gestión Contractual de la Dirección Administrativa y Financiera
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, a través del sistema de información, realiza la transacción de baja de bienes.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación
Nota de baja
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, elabora y hace firmar el acta de entrega de los bienes donados, vendidos o destruidos, según el caso; por parte del Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación y quien recibe los bienes. Se anexan al acta de entrega los documentos: fotocopia de cedula de ciudadanía de quien retira los bienes, documento del representante legal y demás documentos del adjudicatario. Todos los bienes deben ser retirados del SENA.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Acta de entrega firmada
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación en el sistema de información ratifica la transacción, teniendo como soporte la resolución de baja y acta de entrega firmada.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Resolución de baja, Acta de entrega. El Almacenista de la Dirección General, Regional o el Centro de Formación,
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega de los bienes de la baja, reporta a través de correo electrónico al Coordinador del Grupo de Contabilidad, al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones y al Coordinador del Grupo de Almacenes de Inventarios de la Dirección General, la resolución y el listado de los bienes dados de baja.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Resolución de baja Listado de bienes dados de baja
El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, debe archivar la transacción de baja de los bienes de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD) del Grupo de Almacenes e Inventarios y anexar copia al informe que se debe presentar al Grupo de Contabilidad.
Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación Informe General de Almacén 15. Entregar los bienes
18. Archivar documento soporte 14. Elaborar transacción de
baja
16. Ratificar la transacción
17. Informar bienes dados de baja
Fin ¿La destinación de los
bienes a dar baja, es enajenación por
venta?
SI NO
¿La destinación de los bienes a dar baja, es enajenación por venta
en subasta pública?
SI
NO
Procedimiento de Enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública 13. Realizar proceso de Contratación Directa Manual de contratación administrativa.
