GUÍA DE APOYO PARA EL MANEJO DE PLANTILLA DE PERSONAL SIPSEV
La presente, está diseñada acorde a las disposiciones generales vigentes para captura y actualización de Plantilla de Personal (SIPSEV).
DEL SUPERVISOR, DIRECTOR EFECTIVO O COMISIONADO
La responsabilidad operativa del sistema, recae sobre la estructura jerárquica de cada centro de trabajo, por lo tanto, el supervisor, es el responsable directo de la actualización de los datos de la plantilla de personal de la Oficina de Supervisión y de los centros de trabajo bajo su jurisdicción; el director en función, de la captura, validez de los datos y el resguardo del la contraseña del plantel.
La premisa de plantilla de personal es reportar en el centro de trabajo sólo a quien esté laborando físicamente, si se encontrasen anomalías, se fincarán responsabilidades, según sea el caso.
Todas las plantillas deben contar con un directivo, independientemente de su nombramiento (Efectivo o Comisionado) hay que de especificar quién cumple con esa función.
Cada vez que haya cambio de director en un centro de trabajo o se sospeche de anomalías en el mismo porque dos o más personas tengan acceso a la Plantilla, inmediatamente deberán solicitar el cambio de contraseña y así evitar incidencias en los datos reportados.
PERIODOS
La actualización de las plantillas deberá ser permanente e inmediata, en cuanto ocurra algún movimiento, llámese alta, baja, licencia, comisión, cambio de función, carga académica (grado y grupo), dependientes, perfil académico, además de la actualización obligatoria durante los primeros días de cada periodo:
Cabe señalar que este proceso está bajo la observación de Oficialía Mayor, Contraloría Interna y la Subdirección de Recursos Humanos de la SEV, quienes pueden realizar acciones en caso de detectar alguna inconsistencia o incumplimiento de actualización.
Los periodos de revisión de todos los módulos del programa son:
La fecha que se anotará en el Monitoreo de Avance por Supervisión Escolar es el primer día de cada periodo (véase cuadro anterior).
Al inicio de cada periodo a informar (1 de marzo, 1 de junio, 1 de septiembre y 1 de diciembre) la Plantilla aparecerá como no actualizada, por lo que se deberá revisar, corregir y guardar la información en cada módulo (plazas y funciones [carga académica o carga laboral], datos personales y perfil académico).
MÓDULOS A INFORMAR
Fecha obligatoria de Actualización de Plantilla en cada periodo Del 1 al 8 de marzo
Del 1 al 8 de junio Del 1 al 8 de septiembre Del 1 al 8 de diciembre
N° Periodo de revisión de la plantilla Fecha a registrar en el Monitoreo (exclusivo Supervisión Escolar)
1 Del primer día de marzo al último de mayo 1 de marzo 2 Del primer día de junio al último de agosto 1 de junio 3 Del primer día de septiembre al último de noviembre 1 de septiembre 4 Del primer día de diciembre al último de febrero 1 de diciembre
BAJAS
La opción bajas se utilizará para quitar a alguien que no regresará a la institución, estas pueden ser por cambio de adscripción, jubilación, renuncia, término de interinato, sentencia judicial, defunción e invalidez/incapacidad (habiendo dictamen oficial que la respalde).
La baja debe estar bien fundamentada, si se diera de manera errónea o con el fin de perjudicar a alguien, podrían generarse
sanciones, por resultar afectado el pago del trabajador.
LICENCIAS
Se utilizará el botón de licencias para suprimir de la plantilla a quien posiblemente regresará al plantel pudiendo ser por incapacidad médica, gravidez, cargo de elección popular, prejubilatorio (en cuanto haya dictamen de jubilación deberá darlo de baja), comisión oficial o sindical, beca comisión, permiso sin goce de sueldo, de ninguna manera el personal en estas situaciones debe registrarse en el módulo de Bajas.
COMISIONES
Para el trabajador que tenga que salir de su centro de trabajo por una comisión, oficial, sindical, cargo de elección popular o beca comisión, deberá seguir uno a uno los siguientes pasos:
1. Verificar que el trabajador esté entre la plantilla de empleados, de no ser así, darlo de alta.
2. Ir al módulo plazas y funciones del empleado, dar clic sobre el nombre de la persona comisionada, capturar la función que desempeñaba, palomear la clave correspondiente y guardar (esto para respaldar el número de plaza).
3. En la parte sombreada en gris de su pantalla, dar clic sobre la opción Plantilla de Empleados.
4. De la lista de empleados, seleccionar a la persona comisionada, pasarla del lado izquierdo usando el botón , dar clik sobre el nombre, de manera que se sombree en azul e ir al botón .
5. Ya en licencias, en la parte central, al teclear , se desplegará una lista de la cual elegirá el tipo de comisión a desempeñar, especifique a detalle en el espacio de observaciones.
6. Verifique que aparezca el número de plaza del personal comisionado y dé . 7. Cierre el módulo licencias.
8. Entre al módulo comisiones, posiblemente salga una ventana con la leyenda No existen Comisiones para el centro de
trabajo, solo deberá dar clic en .
9. Use el botón que está en la parte central de su pantalla, debe teclear el RFC y dar , cuando
aparezca el nombre del comisionado, seleccionarlo dando clic en la palomita verde.
10. Llenar los campos que se indican especificando a detalle el tipo de comisión en el espacio de observaciones y dar .
En caso de una ratificación o prorroga de comisión, deberá entrar al módulo dar clic en el lápiz que corresponda a la persona comisionada, capturar nueva fecha de comisión y guardar; salir y entrar al módulo de igual forma dar clic en el lápiz, capturar nueva fecha y guardar, de esa manera se estará renovando la comisión.
Los comisionados son personas que físicamente no están en el centro de trabajo, por lo tanto no deben aparecer en el reporte de plantilla para control, en cambio deberán estar en el reporte de movimientos de bajas y licencias.
PLAZAS Y FUNCIONES DEL EMPLEADO
Como su nombre lo indica, aquí debe registrar la función que desempeña cada empleado en el centro de trabajo de acuerdo a las siguientes opciones:
DOCENTE FRENTE A GRUPO, función: docente/profesor, profesor de actividades artísticas, de actividades tecnológicas o de educación física.
DIRECTIVO CON GRUPO, función: director con grupo y subdirector con grupo.
DIRECTIVO / SUPERVISIÓN, función: director sin grupo, subdirector sin grupo y supervisor o inspector escolar.
OTRA, función: apoyo técnico pedagógico, aula de medios, auxiliar de cocina, cocinero(a), encargado de biblioteca, encargado de lavandería, intendente o conserje, responsable de grupo y secretaria.
Cuando un trabajador cambia defunción, es necesario borrar la Carga Académica o la Carga Laboral que tenía, ejemplo: si de Docente/profesor va a ser Apoyo Técnico, debe borrar la Carga Académica (grado y grupo) para poder ingresarlo como Apoyo Técnico, de no hacerlo así, el sistema arrojará una leyenda de “error” impidiendo la actualización.
A cada trabajador se le seleccionará el número de plaza correspondiente al turno en que esté laborando, es decir, si cuenta con dos o tres plazas, en el turno matutino, seleccionar la plaza matutina, en el vespertino la vespertina y la plaza nocturna en el turno nocturno.
En caso de que el sistema muestre una plaza diferente a la que el trabajador ostenta, o simplemente no aparezca, deberá
marcar el siguiente cuadro , y actualizar carga académica (exclusivo para personal con
grupo a cargo).
Los motivos por los que el sistema no le muestre un número de plaza pueden ser:
1) Porque el RCF en Plantilla no es el mismo con el que cotiza en Nómina: Para solucionarlo debe dar de baja al empleado, elegir y anotar “por corrección de RFC”, después debe realizar la alta del trabajador única y exclusivamente con el RFC que tiene su último talón de pago.
2) Porque aún no está cobrando, su situación puede ser: a. Interino
b. Nuevo ingreso
Es obligatorio para el personal que tenga la función supervisora, directiva, subdirectiva o de apoyo técnico, ingresar la fecha en que inician con esta función.
Actualización de efectos de las plazas, ver el siguiente ejemplo:
Estos números indican: 2006: el año, 21: número de quincena en que se realizó el último movimiento de la plaza.
Encontramos que la fecha que aparece es muy atrasada, por lógica ya hubo algún movimiento en esa plaza, por lo menos un quinquenio, por lo tanto los números subrayados ya no tienen efecto vigente.
Para corregirlo es necesario generar la baja de esa persona (motivo: baja por actualización de efectos) y después, volverla a dar de alta en la plantilla, la fecha se verá modificada como se muestra a continuación:
Recuerde que aunado a esto debe guardar nuevamente la información en cada módulo de la Plantilla.
DATOS PERSONALES
Es importante validar la información en cada uno de los campos.
A cada trabajadora marcarle si es mamá o no. En caso de serlo, deberá registrar a su o sus hijos en el botón validando con el acta de nacimiento, de no realizarlo, no gozará del estímulo de día de las madres.
En los campos:
Otro(s) idioma(s) que domina:seleccionar un tipo de idioma, solo si el personal en captura lo domina un 75% o más.
Capacidad(es) especial(es). Se selecciona alguna, contando con un dictamen médico que lo indique.
OJO: De no tener ninguno de los puntos anteriores debe dar clic en la palabra seleccione y .
Es obligatorio anexar correo electrónico, en caso de no contar con uno personal, ingresar el correo oficial de la institución.
Existen trabajadores que tienen error en CURP o simplemente no aparece, esta incidencia genera la no actualización, por lo tanto, es necesario tramitar la corrección. véase el apartado de correcciones.
PERFIL ACADÉMICO
Revisar la información de todo el personal, en caso de que algún campo esté vacío o el dato sea distinto del documento oficial, dar clic en el “lápiz” y actualizarlo.
Si se cuenta con un nuevo perfil, deberá ingresarlo dando clic en el botón , después cargar la información en todos los campos, cotejando con el documento oficial que lo ampare.
Si la escuela de egreso no aparece en el catálogo que se despliega, deberá enviar copia fiel del documento al correo electrónico que se menciona al final de la presente circular.
CORRECCIONES
Para correcciones en campos que el sistema no permite modificar (cambio de nombre, error en carga académica, etc.), cuando la incidencia se refleje solo en SIPSEV, favor de remitirlo al correo oficial con el siguiente formato:
ZONA CLAVE DEL CT RFC A. PATERNO A. MATERNO NOMBRE (S) CORRECCIÓN DE DICE DEBE DECIR
Si el error existe también en el talón de cheque u otro documento oficial de SEV deberá:
Enviar solicitud para corrección de datos al Área de Incidencias de Personal (Recursos Humanos de Primaria Estatal) ubicado en Lázaro Cárdenas No. 66, Col. Badillo, Xalapa, Ver., dirigida al Lic. José Ramón Torres Pérez, Jefe del Área de Incidencias de Personal.
Anexar:
En caso de RFC, nombre, apellido paterno o apellido materno: a) Copia de Acta de Nacimiento.
b) Copia de RFC. c) Copia de CURP. En caso de CURP:
a) Copia de último talón de cheque. b) Copia de CURP.
c) Copia de RFC.
REPORTES DE PLANTILLA
En automático se visualizara el Reporte de Plantilla para Control de los turnos matutino y vespertino, aún si solo tiene personal en un solo turno, ello para tener la seguridad de la completa actualización en ambos turnos.
Cuando el Reporte de Plantilla para Control en apariencia parezca actualizado, sin embargo el Monitoreo de Avance por Supervisión Escolar muestre lo contrario, se sugiere realizar lo siguiente:
1) Explorar todos los turnos del centro de trabajo (si el turno oficial es matutino, entrar al vespertino y al nocturno) para estar seguros que no haya algún dato ahí cargado por error.
2) Revisar los efectos de las plazas (como se explica en el sexto punto del apartado plazas y funciones del empleado). 3) Verificar que todos los docentes tengan carga académica sin repetir el grado y grupo entre ellos.
4) Que en la función de Supervisor, Director, Subdirector o Apoyo Técnico, esté registrada la fecha de toma de posesión.
Cada vez que haya algún movimiento y/o actualización debe de imprimir, firmar, sellar y resguardar en la Dirección 1.- El
Reporte de Plantilla para Control 2.- El Reporte de Plantilla Laboral y Estadística de Alumnosy 3.- El reporte de Movimientos
de Bajas y Licencias, éstos serán el respaldo oficial ante instancias superiores.
El reporte de Movimientos de Bajas y Licencias es un referente de las bajas, licencias y comisiones que existen o existieron en la institución, los datos se van guardando en el Histórico, por lo tanto, si algún empleado reingresó al plantel seguirá apareciendo en ese reporte, sin que esto cause problema con su movimiento o pago, mientras esté correctamente capturado en la plantilla de empleados.
Por la declaratoria de privacidad con fundamento en el Artículo 581 para la tutela de datos personales en el Estado de Veracruz, el Reporte de Datos Personales se remitirá solo cuando sea requerida por una instancia superior y previo consentimiento informando el uso de los datos personales por parte del interesado.
El personal de educación especial será capturado por su nivel escolar, por lo tanto no debe aparecer en las plantillas de educación primaria.
El personal de educación física debe ser capturado en el o los centros de trabajo donde preste sus servicios indicando la carga académica (grado, grupo y horario).
*
Si labora en dos o más planteles, en el módulo plazas y funciones del empleado deberá fraccionar las horas de acuerdo a lo que trabaja en cada uno de ellos como a continuación se muestra: Las escuelas que laboren en turno vespertino por necesidades del servicio, deben capturar y reportar dos plantillas de personal, una por cada turno.
Las
Escuelas de Tiempo Completo
: Turno 500 (mixto) deben generar doble plantilla mediante los siguientes pasos:En turno matutino:
Revisar que los datos del personal sean los correctos y actualizar de manera normal.
En turno vespertino:
1. Dar de alta a los docentes estén trabajando en el programa de tiempo completo
2. Actualizar los módulos: datos personales y perfil académico de igual forma que en el turno matutino. 3. En el módulo plazas y funciones, elegir en tipo de función: Escuelas de Tiempo Completo y dar clic en la .
4. En la siguiente apartado, desplegar el listado de funciones de las cuales seleccionará una acorde a las actividades que el personal desempeñe por la tarde y guardar.
Ojo: tener cuidado de no elegir el número de plaza, ya que ésta, pertenece al turno matutino.
GENERALIDADES
Se hace hincapié en que la información reportada en las plantillas sea correcta y oportuna, ya que a la fecha todos pagos y estímulos están siendo validados con plantilla de personal (carrera magisterial, grupos multigrado, calidad educativa, día de las madres, etc.).
Es importante resaltar que los centros de trabajo que no estén en funcionamiento (en clausura o en proceso de clausura) deben quedar sin personal capturado y aparecer como “faltantes” en el monitoreo de avance.
CONSULTAS Y ACLARACIONES:
Para cualquier duda acerca del SIPSEV, favor de comunicarse al Área de Incidencias de Personal (Recursos Humanos de la DGEPE), a Plantilla SIPSEV, a los teléfonos 8128146, 8128305, 8128506, 8139162, 8139300, 8139411, 8139472, 8139475, extensiones 123 y 125, al 8417700 ext. 7027 o al correo electrónico sipsevprimest@msev.gob.mx .
