Asunto: Observaciones al proyecto pliego de condiciones Licitación Pública No. 03 DE 2015

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De: Anthony Molina [mailto:amolina@indenova.co] Enviado el: jueves, 19 de marzo de 2015 5:12 p. m. Para: Division administrativa

CC: 'Jordi Gisbert (Indenova)'; administracion@indenova.com

Asunto: Observaciones al proyecto pliego de condiciones Licitación Pública No. 03 DE 2015 Bogotá D.C., Marzo de 2015

Señores:

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN División Administrativa

carrera 5 No. 15-80 piso 3

administrativa@procuraduria.gov.co

Asunto: Observaciones al proyecto pliego de condiciones Licitación Pública No. 03 DE 2015

Respetados señores.

inDenova Sucursal de Colombia, es un oferente que desea participar en la Licitación Pública No. 03 DE 2015 cuyo objeto es: Contratar la adquisición del licenciamiento y los servicios para la Implementación de un Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo para la Procuraduría General de la Nación.”, en el cual nos permitimos informar y realizar las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN 1

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA y solo se permitan experiencias de contratos ejecutados y entregados a satisfacción, esta solicitud se basa en la importancia que el posible Oferente del proyecto cuente con la suficiente experiencia en procesos similares y que se encuentren totalmente entregados, esto garantiza a la entidad que cuenta con un proveedor con experiencia en la ejecución y puesta en producción.

Por ultimo un contrato en ejecución no permitirá a la procuraduría evaluar OBSERVACIÓN 2

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA y solo se permitan experiencias de contratos ejecutados con entidades del sector público, esta solicitud se basa en la diferencia que existe entre el sector privado y sector público en cuenta al cumplimiento de lineamientos y normativas del gobierno nacional y que una vez revisas en el Anexo técnico son de importancia para la Procuraduría General de la Nación el cumplimiento de estos lineamientos, por lo anterior es muy importante para garantizar el éxito del proceso el que el posible proveedor cuente con experiencia EXCLUSIVAMENTE con entidades del Sector Publico.

OBSERVACIÓN 3

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 3.3.1. Capacidad Organizacional específicamente a la Rentabilidad del Patrimonio y sea permitido mayor o igual al 10%, esta solicitud no pone en riesgo la ejecución del proyecto toda vez que una compañía que acredite rentabilidad de mínimo 10% tienen la suficiente capacidad financiera para ejecutar el proyecto sin problema.

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Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 5.1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS específicamente FACTOR PRECIO (PUNTAJE MÁXIMO 600 PUNTOS) y esta sea realizada por regla de tres, asignando el mayor puntaje a la propuesta que mejor precios ofrezca a la entidad basado en los principios de economía y transparencia, selección objetiva e igualdad de derechos y oportunidades de los que se deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones, entendiendo que la mejor oferta para la Procuraduría General de la Nación es aquella que menor oferta presente, teniendo en cuenta los factores técnicos y la ponderación precisa y detallada de los mismos.

OBSERVACIÓN 5

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación dado el riesgo que tiene la implementación del sistema, esta implementación sea acompañada por la empresa propietaria de la solución a entregar, esto con el fin que garantizar el éxito en la implementación del proyecto.

OBSERVACIÓN 6

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación a literal 5.1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS y se incluya una prueba técnica en las mismas condiciones de los siguientes procesos de objeto similar que han permitido a la entidad contar con una plataforma que cumpla con el total de los requisitos:

· MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

Adquirir, parametrizar e implementar una herramienta para el Sistema de Gestión Documental dla Procuraduría General de la Naciónde Hacienda y Crédito Público, basado en BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y que contenga un sistema de registro y gestión de correspondencia

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=13-9-372897 · SUPERINTEDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

Outsourcing para la gestión electrónica en los procesos de recepción y registro de comunicaciones digitalización certificada, distribución , organización del punto de atención de la sede central

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=14-1-113431

PRUEBA TECNICA:

Los proponentes deberán allegar una Certificación suscrita por el Representante Legal, en la cual se acredite que dicho proponente se someterá a la “Prueba Técnica”, como Requisito Técnico Mínimo, en los términos y condiciones dispuestas por la Procuraduría General de la Nación

NOTA: Se aclara que la certificación establecida en el presente numeral es considerada como REQUISITO HABILITANTE; no obstante lo anterior, la realización de la “Prueba Técnica” dispuesta más adelante, al ser considerada como REQUISITO TÉCNICO MÍNIMO DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, no podrá ser subsanada por el proponente que repruebe, en tal sentido, dicho proponente quedará incurso en causal de rechazo.

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La prueba se realizara de acuerdo a lo mencionado en este Anexo técnico. PRUEBA TÉCNICA PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN COMO REQUISITO TÉCNICO MÍNIMO).

Condiciones Generales:

1. La prueba técnica se calificará como aprueba o no aprueba en cada uno de los criterios de aceptación y será de carácter excluyente.

2. El proponente que no apruebe la mencionada “prueba técnica“ quedará incurso en causal de rechazo por no cumplir con los Requisitos Mínimos de Obligatorio Cumplimiento.

3. La prueba técnica es de carácter obligatorio con una duración de tres (3) horas y hace parte formal del presente proceso.

4. La fecha y hora de la prueba será establecida por la Entidad en el cronograma del proceso y no será repetible.

5. La prueba se presenta de forma única y se hará en presencia de todos los oferentes.

6. La Entidad no dispondrá de ninguna infraestructura para realizar la prueba. Los participantes deberán acudir a esta prueba técnica con un computador portátil completa y correctamente configurado, inclusive con elementos que les permita tener acceso a internet propio para ejecutar toda la prueba técnica.

7. La prueba deberá ser realizada directamente por los proponentes y/o su representante legal o persona autorizada para ello, con acompañamiento de personal con suficiente criterio técnico que le permita realizar la prueba y realizar las respectivas parametrizaciones. La persona técnica autorizada para realizar la presentación, únicamente podrá representar a una (1) sola firma.

8. En caso de conformar Consorcio o Unión Temporal, se acepta la constancia o certificación de prueba técnica de tan solo un oferente de los que comprometen el consorcio o Unión Temporal.

9. La prueba técnica en su totalidad será asumida por el posible oferente. 10. Todas las facilidades, características y especificación que se utilice en la

prueba, deberán estar dentro de los productos ofertados.

11. Todas las acciones necesarias para realizar la prueba se deberán realizar a través de una interfaz gráfica y/o web de operación. No se aceptarán desarrollos de software en el momento de realizar la prueba.

ENTREGABLES PARA LA PRUEBA DE PARTE DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Tres (3) ejemplos de expedientes de radicación que llegan a la Entidad, Se entregaran a los oferentes tres (3) carpetas en físico debidamente foliadas, la cuales contienen un ejemplo de entrada de comunicaciones oficiales.

12. La respuesta a cada una de las comunicaciones en tres versiones. Se entregara a los oferentes junto a las tres (3) carpetas del punto anterior,

la versión de la respuesta en tres (3) versiones que corresponden a momentos diferentes de la proyección del oficio final por parte de la Entidad.

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14. Versión 2, segunda redacción del oficio de respuesta. 15. Versión 3, versión final del oficio de respuesta. 16. La plantilla del documento de respuesta.

Se entregara a los oferentes junto a las respuestas, tres (3) modelos de plantillas en versión .doc, utilizadas en la Entidad para la elaboración de oficios.

17. La documentación detallada del procedimiento de trámite que se deberá ser modelado en notación BPMN versión 2.0. criterio 1.d

Al finalizar la prueba el oferente deberá entregar y demostrar:

Item Descripción Criterio De

Aceptación a. Los expedientes radicados y numerados en PDF/AA1, firmados digitalmente con un certificado de persona jurídica y estampados cronológicamente, en formato de larga duración de acuerdo a estándar CADES, PADES o XADES 1. Los documentos radicados tienen formato PDF/AA1 (SI/NO) 2. El expediente radicado contiene el número de radicado (SI/NO) 3. El documento radicado está firmado digitalmente y estampado (SI/NO) 4. El certificado digital utilizado es del perfil persona jurídica (SI/NO) 5. El documento radicado está firmado en formato de larga duración (estándar CADES, PADES o XADES) (SI/NO) 6. Los documentos digitalizados hacen parte del expediente en PDF/A (SI/NO) b. El acceso a la

plataforma donde se pueda visualizar las versiones de la respuesta de cada uno de los 1. URL de acceso a la plataforma publica (internet) (SI/NO) 2. Se puede ver y descargar las respuestas al

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expedientes radicados y radicados de salida. radicado (Oficio de respuesta) firmado digitalmente y radicado de salida (SI/NO) c. El acceso a la plataforma que permita ver el expediente radicado y realizar una búsqueda sobre contenido. 1. Se puede ingresar a la plataforma y localizar el expediente radicado. (SI/NO) 2. Se puede localizarse el expediente por número de radicado de entrada, número de radicado de salida, asunto del radicado e interesado (remitente) de la comunicación. (SI/NO) d. La respuesta del expediente debe estar en formato PDF/AA1, firmada digitalmente y estampado cronológicamente con un certificado en token simulando a un funcionario, en formato de larga duración de acuerdo a estándar CADES, PADES o XADES. Este proceso deberá hacerse desde el navegador y el documento debe estar de acuerdo a la plantilla entregada. 1. Se puede crear y editar la respuesta (oficio de respuesta) desde la plataforma. (SI/NO) 2. Se puede firmar digitalmente la respuesta (oficio de respuesta) desde el navegador con un certificado en token. (SI/NO) 3. Se puede ingresar a la plataforma y descargar la respuesta del expediente firmada digitalmente. (SI/NO). 4. La respuesta está en formato PDF/A. (SI/NO) 5. La respuesta está firmado y tiene formato de larga duración (estándar CADES, PADES o XADES) (SI/NO) 6. La respuesta está radicada de salida

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(SI/NO) 7. La respuesta está firmada y corresponde con la plantilla entregada (SI/NO)

e. Una copia impresa con una marca de agua o código de barras que permita realizar una validación en un portal web del documento firmado digitalmente.

1. Desde la plataforma se genera una copia verificable del documento (SI/NO) 2. El documento contiene una marca de agua o código de barras (SI/NO) 3. Se entrega URL de validación del documento (SI/NO) 4. Se puede validar el documento en la URL ingresando los datos de la marca de agua o código de barras (SI/NO) 5. En la URL de Validación se puede visualizar el documento firmado (SI/NO) f. URL de validación del documento firmado digitalmente que permita ver los firmantes. CRITERIO DE ACEPTACION 1. Desde la URL se puede ver la información de los firmantes del documento (SI/NO) g. Se deberá entregar un reporte en formato PDF donde se indique la trazabilidad del expediente. CRITERIO DE ACEPTACION 1. Se genera y descarga reporte en formato PDF de los radicados desde la plataforma (SI/NO) 2. Se evidencia en el PDF trazabilidad del expediente y existe correspondencia de fechas y horas de la prueba (SI/NO)

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h. Pantallazo de que se modela el procedimiento en un ambiente grafico bajo estándares de notación BPMN. CRITERIO DE ACEPTACION 1. Se debe entregar captura de pantalla donde se visualice el procedimiento de radicación y respuesta (SI/NO) OBSERVACIÓN 7

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 3.2.1. Contratos terminados para que sean tenidos en cuenta los siguientes códigos por tratarse de códigos relacionados con el objeto del contrato:

• 43232300 - Software de consultas y gestión de datos • 43232400 - Programas de desarrollo

• 43233400 - Software de controladores de dispositivos y utilidades

• 81102700 - Servicios de diseño e ingeniería de sistemas instrumentados de control • 81111500 - Ingeniería de software o hardware

• 81111600 – Programadores de computadores

• 81111800 - Servicios de sistemas y administración de componentes de sistemas • 81112000 - Servicios de datos

• 81112200 - Mantenimiento y soporte de software

• 81141900 - Servicios de investigación y desarrollo de tecnología manufacturera • 93151500 - Administración pública

OBSERVACIÓN 8

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación al numeral 5.1. PARÁMETROS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS, se permita asignar puntaje para aquella solución que ofrezca un APP para dispositivos móviles (Android, IPhone) que permite realizar la revisión, observaciones y firma de documentos del SIGDEA, esto con el objetivo de poder contar con soporte para dispositivos móviles, asignando un puntaje para el oferente que dentro de su propuesta ofrezca la solución.

OBSERVACIONES AL ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TECNICAS. OBSERVACIÓN 9

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Aclaración sobre el Anexo 2 específicamente el literal 3. Integración con Sistemas de la Entidad y externos, entendemos cuando se hace referencia a garantizar la conexión del SIGDEA con los sistemas de la Entidad (SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTORICO, TQM, STRATEGOS, BI, GESTIÓN DE COSTOS, PÁGINA WEB, CONVOCATORIAS, INTRANET,

SIPROJWEB, RELATORÍA, DIRECTORIO ACTIVO, CORREO ELECTRÓNICO, WINISIS Y INVENTARIOS EN EXCEL), Telefonía IP para voz y el Portal de la VUD– PQR”

Esto es que la plataforma SIGDEA provista por el oferente exponga servicios WEB para que estas plataformas puedan integrarse y una única operación de radicación, de esta manera estas aplicaciones consuman un servicios WEB (WSDL) para radicar documentos, desarrollando a su coste los clientes necesarios para realizar la integración.

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Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación sobre el Anexo 2 específicamente el literal “El SIGDEA debe enviar confirmación de radicación con el número de radicado, número de radicación VUD, fecha y hora a la cuenta de correo originadora del mensaje, por medio de correo electrónico certificado.”

Se solicite que dentro de la propuesta se incluya la prestación ilimitada por un año para la Procuraduría General de la Nación del envío de correos electrónicos certificados.

OBSERVACIÓN 11

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Aclaración, si se contara con un balanceador de cargas para la solución SIGDEA

OBSERVACIÓN 12

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación, al numeral Firma digital y sea solicitado expresamente la integración de firmas digitales con las entidades de certificación autorizadas en Colombia, garantizando que el SIGDEA pueda interactuar con los servicios de cualquiera de las entidades de certificación digital autorizadas para Colombia.

OBSERVACIÓN 13

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación realizar Modificación, al numeral Firma digital y sea solicitado que el SGDEA ofrezca los siguientes formatos de firma:

1. NTC-ISO 14533-1 - PROCESOS, ELEMENTOS DE DATOS Y DOCUMENTOS EN COMERCIO, INDUSTRIA Y ADMINISTRACIÓN. PERFILES DE FIRMA A LARGO PLAZO. PARTE 1: PERFILES DE FIRMA A LARGO PLAZO PARA FIRMAS ELECTRÓNICAS AVANZADAS CMS (CADES).

2. NTC-ISO 14533-2 - PROCESOS, ELEMENTOS DE DATOS Y DOCUMENTOS EN EL COMERCIO, INDUSTRIA Y ADMINISTRACIÓN. PERFILES DE FIRMA A LARGO PLAZO. PARTE 2: PERFILES DE FIRMA A LARGO PLAZO PARA FIRMAS ELECTRÓNICAS AVANZADAS XML (XADES)

3. PAdES Standard (ETSI TS 102 778) OBSERVACIÓN 14

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación se solicite al oferente la entrega adicionalmente de una licencia para que los ciudadanos puedan interactuar con la entidad denominada “SEDE ELECTRONICA” de acuerdo a lo especificado en el Ley 1437 de 2011, para la consulta de tramites por parte del ciudadano, esta sede de ser también para usuarios ilimitados, en cumplimiento del eje 8 atención al ciudadano.

OBSERVACIÓN 15

Solicitamos a la Procuraduría General de la Nación se solicite al oferente el cumplimiento de los siguientes requerimientos:

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

GESTIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS Y EXPEDIENTES DIGITALES

1. Incluye un módulo que permite la creación de expedientes digitales donde se clasifiquen los tipos documentales definidos (digitales, digitalizados, microfilm, audio, análogo, video y físicos) con los respectivos mecanismos de control de acceso y

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seguridad, de acuerdo a lo definido en el ley 1437 de 2011 y decreto 2609 de 2012.

2. Incluye un módulo que permite parametrizar la correlación entre los expedientes digitales y su ubicación en el archivo físico LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

3. Incluye un módulo que permite asociar la ubicación física de un expediente físico de acuerdo con la clasificación previamente definida en el sistema.

4. Incluye un módulo que permite la administración de los tiempos de retención de los documentos, transferencia y disposición entre archivos (Gestión, Central, Histórico) tanto para los documentos físicos como digitales

5. Incluye un módulo que permite la parametrización para el manejo de alertas informadas vía correo electrónico sobre el cumplimiento de los tiempos previamente definidos y asociados con los documentos y expedientes.

6. La solución Incluye un módulo que permite administrar diferentes bodegas

7. La solución Incluye un módulo que permite administrar corredores, estantes, unidades documentales como cajas, folderes y carpetas)

8. La solución Incluye un módulo que permite configurar un flujo de trabajo para el préstamo

9. La solución Incluye un módulo que permite conocer el estado de un prestamos en cualquier momento.

10. Conversión de documentos electrónicos a formato PDF/A.

11. Incluye un módulo que permite realizar la gestión de archivos (de las dependencias y/o procesos), incluyendo la gestión automatizada de los inventarios documentales de las dependencias.

12. Incluye un módulo que permite Implementar una solución de Gestión de Expedientes Electrónicos que permita automatizar los procedimientos administrativos. 13. Incluye un módulo que permite definir a nivel de documento o expediente la

clasificación de la información (desde pública hasta privilegiada. 14. Préstamo de unidades documentales (carpetas y/o expedientes).

15. La solución Incluye un módulo que permite que el prestamos sea solicitado por un usuario desde la herramienta.

16. La solución Incluye un módulo que permite configurar un flujo de trabajo para el préstamo.

17. La solución Incluye un módulo que permite conocer el estado de un préstamo en cualquier momento.

18. La solución del gestor de expedientes debe generar el índice electrónico del mismo con la relación de documentos que constan en el expediente de forma automática en el momento de archivarse el mismo. El índice debe estar firmado electrónicamente con firma de larga duración.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

19. Generación de un numero único para cada documento (número de radicación) 20. Incluye un módulo que permite el escaneo, carga y almacenamiento de documentos por puesto de trabajo integrado al sistema de gestión documental, con las interfaces de hardware y software estándar compatibles con los equipos y programas utilizados en la LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Además, de cumplir con los estándares establecidos por el gobierno para tal fin.

21. Incluye un módulo que permite clasificar un documento en el expediente correspondiente, desde el momento en que se ingresa al sistema.

22. Incluye un módulo que permite la Integración del sistema de gestión documental con los repositorios de documentos existentes de acuerdo con la clasificación que se especifique para tal fin

23. Incluye un módulo que permite la gestión automatizada de las transferencias documentales tanto para los documentos (digitales, digitalizados y físicos) facilitando la

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ubicación de lo físico, asignado estantería, etc. y aplicando políticas de disposición final

24. Permitir que un documento ingrese automáticamente a un flujo de trabajo desde su digitalización / creación

25. La conversión de documentos a PDF/A debe hacer automáticamente 26. Incluye un módulo que permite la gestión automatizada de la retención, conservación,

disposición y eliminación de documentos GESTIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO (WorkFlow)

27. Incluye un módulo que permite automatizar el control de la producción, distribución y conservación de formularios, e implementar el diligenciamiento y circulación vía digital de aquellos que así lo permitan y su asociación a metadatos que faciliten su búsqueda.

28. Incluye un módulo que permite la integración del correo electrónico a la gestión documental de LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (Gestión de Correo Electrónico)

29. Incluye un módulo que permite la consulta en otros sistema de informacion por medio de WebServices, así mismo poder publicar WebServices para el consumo desde otras aplicaciones

30. Definición de documentos, plantillas, formularios, trámites y expedientes. El sistema debe incorporar una herramienta que permita la definición de expedientes y sus trámites asociados, así como el catálogo de documentos, tipos documentales y plantillas de cada expediente.

31. La definición de expedientes se basará en una interfaz que permita definir la estructura del expediente de forma ágil, fácil y rápida. Para la puesta en marcha de un nuevo procedimiento no se deben requerir conocimientos en desarrollo.

32. La herramienta de definición de procedimientos administrativos, que trabajará con nomenclatura BPMN 2.0 permitirá definir el ciclo de vida de los expedientes, así como las acciones asociadas en cada paso de su ciclo de vida. La puesta en marcha de los procedimientos en la plataforma no debe requerir de conocimientos de programación ni de la realización de desarrollos.

33. Indicar el cargo, dentro de la estructura organizativa de cada sector, responsable de cada tarea.

34. Definición de los formularios de solicitud integrados con el portal de tramitación electrónico, para aquellos procesos que requieran la intervención del ciudadano en alguno de los casos.

35. El sistema deberá guiar a los usuarios en los distintos pasos a seguir en cada momento, por ello dispondrán de una bandeja de tareas pendientes donde encontrarán los tramites que tengan asignados.

36. Los expedientes podrán contener tanto información alfanumérica a completar durante el trámite del mismo, como documentos creados con herramientas ofimáticas que deberán poderse añadir al expediente.

37. El sistema automatizará la generación de documentos mediante el uso de plantillas normalizadas incorporadas en la definición de los procedimientos, o bien asistir al usuario en su generación

38. Se podrán relacionar expedientes entre sí con el fin de facilitar el acceso a la información que corresponda durante el tramite

39. Todos los expedientes (incluidos sus documentos asociados) deberán ser custodiados sobre la plataforma de Gestión Documental

40. El sistema debe integrar la firma digital longevas y validación del contenido de los expedientes y/o de los documentos asociados, mediante el uso de certificados válidos para la generación de firma digital reconocida, emitidos por una Autoridad de Certificación Digital Autorizada

41. Soporte de múltiples firmas. Un mismo expediente o documento deberá poder ser firmado múltiples veces por múltiples usuarios

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42. Herramientas ofimáticas. El sistema deberá permitir el uso de plantillas y documentos del estándar de edición de documentos ofimáticos del Office de Microsoft. 43. Herramienta de validación de documentos. El sistema deberá incluir los mecanismos

necesarios para la validación de documentos firmados digitalmente e impresos posteriormente

44. Búsquedas Contextuales. El gestor permitirá la búsqueda de expedientes o documentos a partir palabras incluidas en su contenido

INTEGRACIÓN CON HERRAMIENTAS DE OFIMÁTICA

45. La solución Incluye un módulo que permite integración con MS Office 46. La solución Incluye un módulo que permite que el interface de la aplicación Ms Office

permitiendo iniciar flujos de trabajo.

47. El sistema Incluye un módulo que permite el versionamiento de los documentos en el gestor documental.

48. El sistema Incluye un módulo que permite inclusión de notas y subrayados en los documentos

PRÉSTAMO DE UN DOCUMENTO

49. Préstamo de unidades documentales (carpetas y/o expedientes)

50. La solución Incluye un módulo que permite que el prestamos sea solicitado por un usuario desde la herramienta

51. La solución Incluye un módulo que permite configurar un flujo de trabajo para el préstamo

52. La solución Incluye un módulo que permite conocer el estado de un préstamo en cualquier momento

SEGURIDAD Y FIRMAS DIGITALES

53. La solución Incluye un módulo que permite debe permitir el manejo de certificados digitales emitidos por cualquiera de las entidades certificadoras existentes en Colombia de acuerdo a la Ley 527 de 1999 y Decreto 019 de 2012.

54. El sistema debe disponer de mecanismos de firma digital de larga duración con formatos XADES, CADES o PADES, con el fin de dar cumplimiento a la ley 1437 de 2011 y decreto 2609 de 2012.

55. El sistema de firma digital deberá generar documentos electrónicos de larga duración, posibilitando la verificación de validez de los mismos a lo largo del tiempo, disponiendo por tanto de un documento electrónico con plenas garantías legales, pudiendo considerarlo como “auténtico original”. De acuerdo a la Ley 527 de 1999, Decreto 019 de 2012, Ley 1273 de 2009.

56. Se debe añadir la información de timestamping y estado de revocación de los documentos , con el fin de que los ficheros firmados resultantes dispongan de todos los datos necesarios para las validaciones sin necesidad de conectarse on-line a ningún servicio de la Autoridad de Certificación correspondiente

57. Los mecanismos de firma digital a aplicar deberán ser usables y garantizar una sencillez y velocidad de uso. Es por ello que la plataforma de firma digital a implantar, deberá disponer de los mecanismos de acceso vía PKCS#11, que permitan el acceso a los dispositivos criptográficos donde se almacenarán los certificados digitales, posibilitando la firma digital en bloque de documentos sin la necesidad de incorporar el PIN para la firma de cada uno de los documentos

58. Dada la importancia de los componentes firma digital que permitirán brindar seguridad jurídica a LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN en sus procesos electrónicos y en especial en procedimiento de registro y gestión de las comunicaciones oficiales los cuales deben cumplir los requerimientos de Ley en lo referente a equivalencia funcional, por lo anterior a fin de dar plenas garantías los

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componentes deben ser provistos por una entidad de certificación debidamente autorizada en Colombia, para lo cual el oferente o uno de los miembros de la Unión temporal o consorcio deberá adjuntar la correspondiente autorización que lo acredite como entidad de certificación abierta autorizada.

59. Dada la cantidad de volumen de documentación que se genera y gestiona, la plataforma deberá permitir la digitalización de documentación de forma automática, realizar OCR inteligente sobre los documentos, extracción de metadatos y firmado digital de documentos digitalizados bajos las características técnicas y legales del sistema de firmado mencionado bajo esta matriz de requerimientos. 60. La solución debe disponer de un validador de firmas digitales desarrollado por el

propio fabricante de la solución que permita comprobar el timestamp de los documentos firmados así como verificar la firma y estado de los certificados. MÓDULO DE REPORTES

61. La solución debe incorporar un módulo de Gestión de Reportes y consultas que permita monitorear determinados indicadores de la gestión de los procesos documentales.

62. Tipos de reportes (gráficos, planos, formatos de exportación)

63. Relación de reportes estándar de la solución ofrecida, que de soporte a las funcionalidades o módulos

64. Creación, administración y despliegue de nuevos reportes OTROS REQUERIMIENTOS TECNICOS

65. El lenguaje de definición de los procesos a poner en marcha sobre el Gestor de Expedientes será XPDL (XML Process Definition Language) que es un lenguaje estándar para la definición de Flujos de trabajo

66. Arquitectura orientada a servicios – SOA

67. El diseñador de Workflows debe interpretar procedimientos diseñados en formato XPDL y debe soportar notación BPMN 2.0

68. El sistema debe ser capaz de trabajar con webservices seguros, estándar WS-I

69. Será capaz de generar clientes de webservices de forma automática a partir de la especificación WSDL del webservice, sin necesidad de programación

70. La plataforma debe trabajar con certificados digitales tanto en software (instalados en el navegador o en archivos P12 o PFX) como en hardware (tokens, smartcards)

71. Las herramientas deberán ser compatible con los navegadores web principales: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, en sus últimas versions 72. Debe ejecutarse en ambiente full WEB a través de un Browser

73. Debe permitir ser accedido mediante cualquier browser a través de una Intranet o Internet (Web Enabled)

74. La solución permite activar la consulta de dispositivos móviles. La aplicación debe estar publicada en al menos 2 de las 3 plataformas dominantes (iOS, Android, Windows Phone).

75. Las aplicaciones móviles deben ser compatibles con certificados software, certificados hardware sobre smartcards y adicionalmente microSD criptográfica u otro dispositivo de almacenamiento seguro.

76. En caso de actualizar los flujos de trabajo, estos deben de estar disponibles en todos los dispositivos compatibles al mismo tiempo.

77. La comunicación entre la solución móvil y las dependencias debe poder securizarse mediante tecnologías estándar como SSL.

78. La solución móvil debe ser capaz de autopreservar su integridad, evitando la manipulación por parte de terceros.

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79. Tiene incorporado una arquitectura Web en .NET o J2EE, extensible a más de 2 capas.

80. Escalable con funcionalidades de clustering, replicación y Web Service seguros.

81. Compatible con la Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 64 bits, Oracle o MySQL.

82. Debe manejar una arquitectura de 64 bits, escalable, habilitada para integración, multinivel tres (3) capas independientes: Presentación, Reglas de Negocio y Base de datos

83. La solución permite integración con las aplicaciones de LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN haciendo uso de WebServices

84. Debe permitir la Gestión de Seguridad de Usuarios, grupos de usuarios y asignación de Roles y perfiles de usuarios para protección del contenido y operación de las etapas de aprobación.

85. Debe estar construido de manera modular de tal forma que garantice la integridad de la información y la portabilidad e independencia de la infraestructura tecnológica

86. La solución cuenta con APIs de integración

87. Integración Nativa con otras plataformas vía estándares abiertos en tecnología J2EE o .NET mediante vía el empleo de Web Service estándares o algún protocolo nativo, abierto, estándar y flexible.

88. Integración Nativa con el Active Directory.

89. Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada. Debe operar sobre redes LAN y WAN en línea a nivel nacional

90. A nivel del motor de base de datos debe poder definirse reglas de validación de integridad de datos (unicidad, referencial, dominio y negocio)

91. Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada. Debe operar sobre redes LAN y WAN en línea a nivel nacional

92. Debe ser parametrizable en todos sus servicios, funcionalidades, procesos e interfaces de usuario, sin que sea necesario realizar programación adicional. 93. Debe tener facilidades de administración para que sea realizada directamente por los

usuarios finales designados por la entidad, sin necesidad de conocimientos técnicos específicos.

94. Debe estar desarrollado en modo gráfico y contar con herramientas de interface amigables para el usuario.

95. La solución cuenta con un interface de usuario tipo office 96. El interface de usuario puede ser personalizable

97. La solución cuenta con herramientas graficas de visualización de procesos y estados

98. Debe tener un diseño estándar para la visualización de todo el sistema, en idioma español

99. La documentación técnica y de usuario debe estar disponible en idioma español

100. Debe soportar diversas formas de gestión y presentación de datos (textos, gráficos, imágenes, listas, consolidados).

101. Permitir la gestión de datos a diferentes niveles de agregación y desagregación.

102. Mostrar los reportes y estadísticas por pantalla antes de su impresión 103. La solución permite la construcción de reportes y gráficos sobre la información de

ejecución en tiempo real

104. La solución cuenta con gráficos de proceso para monitoreo de ejecución en tiempo real

105. Proporcionar ayuda de las tablas a nivel de campo, para consultar los tipos, valores y la información por defecto que puede contener dicho campo.

106. Tener ayudas en línea tanto para el usuario final como para usuario administrador, escritas en idioma español

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107. Tener estandarizados los comandos y teclas de función, para todas las pantallas y módulos de la solución

108. En el evento que se ajusten funcionalidades del sistema, se deberá ajustar la documentación y demás material que se vea impactado por el ajuste 109. Permitir el manejo estándar de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de

confirmación

110. Tener facilidades de realizar operaciones de copia de seguridad y recuperación

111. Ser robusto y auditable para garantizar la calidad, veracidad, disponibilidad y confidencialidad de los datos

112. Permitir la administración de grupos o perfiles de usuarios

113. Considerar aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes públicas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información y acceso a ella

114. Generar logs o pistas de auditoria para realizar el seguimiento a las operaciones realizadas por los usuarios, identificando fecha, horas, usuario, acción realizada.

115. Incluir filtros y niveles de autorización y seguridad para las consultas, adiciones, modificaciones, borrados, ejecución de procesos, obtención de reportes, concesión de autorizaciones

116. Tener opciones para control a nivel de función del aplicativo, esto es, determinar de manera previa las opciones a las que pueden acceder los diferentes usuarios.

De antemano agradecemos la atención prestada a nuestras observaciones. Saludos,

Descargue el cliente gratuito de firma electrónica móvil para Android eSigna Writer Lite: http://play.google.com/store/apps/details?id=com.indenova.esigna.mobile.writerlite Descargue el visor gratuito de archivos firmados electrónicamente eSigna Viewer: http://www.indenova.com/eSignaViewer.php

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