Secretaría General de Gobierno Áreas de apoyo del Despacho de la Secretaría General de Gobierno y Dirección General de Gobierno

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Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO

Nombre del

Puesto Secretaría General de Gobierno

Dirección General Dirección de Área

Despacho del Secretario General de Gobierno Objetivo o Propósito del puesto:

Representar legalmente al Gobierno del Estado e instrumentar el control administrativo y político del mismo

Puesto al que

reporta: Gobernador del Estado

Puestos que le

reportan Nombre del Puesto

No. De

Plazas

1 Secretaría Particular 1

2 Coordinación General Administrativa 1 3 Departamento de Comunicación Social y Prensa 1

4 Dirección General de Gobierno 1

5 Dirección de Registro Civil del Estado 1 6 Dirección de Asuntos Jurídicos y Consultoría 1 7 Coordinación General de Atención a Migrantes 1 8 Coordinación de Casa Colima en Los Angeles 1 9 Secretaría Técnica del Consejo Estatal de Población

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Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PRENSA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA SECRETARÍA PARTICULAR DIRECCIÓN GENERAL DE GOBIERNO COORDINACIÓN GENERAL DE ATENCIÓN A MIGRANTES COORDINACIÓN DE CASA COLIMA EN LOS ANGELES

SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO ESTATAL DE POBLACIÓN (COESPO) SECRETARIA (5) RECEPCIONISTA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA SECRETARIA JEFATURA DE INVENTARIO JEFATURA DE COMPRAS SECRETARIA RESPONSABLE DE ÁREA DE IMÁGEN OFICIALÍAS DEL REGISTRO CIVIL EN LOS DIEZ MUNICIPIOS DEL ESTADO DE COLIMA

SUBDIRECCIÓN DEL REGISTRO CIVIL DEL ESTADO AUXILIAR ADMINISTRATIVO (1) ATENCIÓN AL PÚBLICO (3) AUXILIAR DE INTENDENCIA (1) SECRETARIA (1) ARCHIVO (1) ANOTACIONES MARGINALES (1) ACTAS FORÁNEAS (1) JUICIOS ADMINISTRATIVOS (1) DIRECCIÓN

DEL REGISTRO CIVIL DEL ESTADO SECRETARIO(A) TÉCNICO(A) (1) SECRETARIA (2) COORDINACIÓN SUBCOORDINACIÓN GENERAL DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONSULTORÍA SECRETARIA (2) ASESORÍA JURÍDICA (4) SECRETARIA (1) INTENDENCIA MENSAJERÍA SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA SECRETARIA SECRETARIA RESPONSABLE DEL

KIOSCO DE SERVICIOS AUXILIAR TÉCNICO ANALISTA

Vo. Bo. AUXILIAR JURÍDICO (8) SECRETARIA (2) JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS SECRETARIA (2) EDITOR JURÍDICO ASESOR JURÍDICO

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Principales funciones a su cargo:

Narrativa

1 Fijar, dirigir y vigilar la política de la Secretaría, así como administrar en los términos de la legislación aplicable, las actividades del sector coordinado;

2 Aprobar la organización y funcionamiento de la Secretaría y del sector correspondiente en los términos de la legislación aplicable;

3 Aprobar el anteproyecto de presupuesto de egresos de la Secretaría y de las entidades del sector correspondiente, así como, en su caso, las modificaciones respectivas para presentarlos a la Secretaría de Finanzas y Administración;

4 Despachar los asuntos que en el área de su competencia le encomiende el Titular del Poder Ejecutivo;

5 Refrendar las leyes, reglamentos y decretos del Ejecutivo estatal que le corresponda;

6 Establecer las unidades de coordinación, asesoría y de apoyo técnico que requiera el funcionamiento administrativo de la Secretaría;

7 Designar a los representantes de la Secretaría en las comisiones, consejos, congresos, organizaciones, entidades e instituciones nacionales e internacionales en las que participe la misma;

8 Resolver las dudas que se susciten con motivo de la aplicación de este Reglamento, así como los casos no previstos en el mismo;

9 Autorizar la publicación del Periódico Oficial del Gobierno del Estado; 10 Representar jurídicamente al Ejecutivo del Estado y rendir los informes

relativos a los amparos que se interpongan en su contra.

11 Coordinar y promover las actividades de radio y televisión, cinematografía e industria editorial y vigilar en coordinación con el Gobierno Federal que la utilización de estos medios se ajuste a los preceptos constitucionales;

12 Autorizar la certificación los documentos oficiales que para su validez requieran la intervención del Gobierno del Estado.

13 Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador. Funciones y actividades Institucionale s Narrativa

1 Acordar con el Gobernador, el despacho de los asuntos relevantes de la Secretaría y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le

(5)

2 Recibir y acordar con los Directores dependientes de la Secretaría y personal a su cargo, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría;

3 Establecer las unidades de coordinación, asesoría y de apoyo técnico que requiera el funcionamiento administrativo de la Secretaría;

4 Designar a los representantes de la Secretaría en las comisiones, consejos, congresos, organizaciones, entidades e instituciones nacionales e internacionales en las que participe la misma;

5 Conceder audiencias a la ciudadanía;

6 Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las Direcciones a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias;

7 Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo;

8 Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal en plazas adscritas a la Secretaría atendiendo a la normatividad aplicable;

9 Proponer y formular al Gobernador, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación, estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por el Gobernador;

10 Coordinar la formulación y autorizar los planes y programas de trabajo, a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento;

11 Atender, orientar y dar seguimiento con calidad a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la dependencia;

12 Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia;

13 Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones así como los que por delegación o suplencia le corresponda;

14 Asesorar y vigilar, que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, así como dependencias federales y municipales, conforme a lo establecido en la legislación aplicable;

15 Proponer al Gobernador, los proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos sobre los asuntos de la competencia de la Secretaría y del sector correspondiente;

16 Autorizar el manual de organización de la Secretaría y los demás Manuales de Procedimientos y de Servicios al Público de la misma;

17 Comparecer a dar cuenta al Congreso del Estado, una vez iniciado el periodo ordinario de sesiones, del estado que guarda su ramo o el sector coordinado e informar, ante requerimiento, cuando se discuta una ley o se estudie un asunto concerniente a sus actividades;

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Relaciones internas

y externas Relaciones Internas Relaciones Externas

1

Dependencias e Instituciones de las tres órdenes de

Gobierno Ayuntamientos

2 Instituciones Paraestatales y _{Descentralizadas} 3 Organizaciones No _{Gubernamentales}

4 Instituciones de Seguridad Pública _{Federales y Estatales}

5 Dependencias Federales

Horario laboral Horario Formal Horario Informal

No tiene horario fijo

los términos de la legislación aplicable, las actividades del sector coordinado;

19 Aprobar la organización y funcionamiento de la Secretaría y del sector correspondiente en los términos de la legislación aplicable;

20 Aprobar el anteproyecto de presupuesto de egresos de la Secretaría y de las entidades del sector correspondiente, así como, en su caso, las modificaciones respectivas para presentarlos a la Secretaría de Finanzas y Administración;

21 Refrendar las leyes, reglamentos y decretos del Ejecutivo estatal que le corresponda;

22 Despachar los asuntos que en el área de su competencia le encomiende el Titular del Poder Ejecutivo;

23 Resolver las dudas que se susciten con motivo de la aplicación de este Reglamento, así como los casos no previstos en el mismo;

24 Presentar a la Secretaría de Planeación la información para la elaboración, evaluación y seguimiento del Plan Estatal de Desarrollo en el ámbito de su competencia;

25 Las demás que le confieran las Leyes, Reglamentos, disposiciones legales y el Gobernador.

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PERFIL DE PUESTO DE SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO Nombre del

Puesto Secretaría General de Gobierno

REQUISITOS MÍNIMOS DEL PUESTO

Escolaridad Mínima Deseable

Licenciatura Maestría

Especialidad Optima Compatible

Derecho Administración

Actitudes Discreción, compromiso, disponibilidad, adaptabilidad al cambio

iniciativa, prudencia, ética e integridad

Habilidades Negociación, conciliación, solución de conflictos, coordinación,

relaciones humanas, pensamiento estratégico y liderazgo

Conocimientos Entorno económico, político y social del estado y del país, _{administración pública, marco legal del Estado: Constitución Política de}

los Estados Unidos Mexicanos, Ley Orgánica, Ley de los Servidores Públicos

Experiencia _Mínima _Deseable

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DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Conceptos Grado Descripción

Recursos Materiales Alto Tiene bajo su resguardo el material del despacho de la Secretaría , vehículos, equipo de radiocomunicación Recursos Humanos Alto Tiene personal a su cargo

Recursos Financieros Alto No administra de manera directa recursos financieros sin embargo parte de la información que maneja va directamente relacionada con negociaciones de proyectos económico-financieros del Estado, la cual comparte con otros Secretarios.

Información Alto Normalmente es conducto de decisiones confidenciales

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COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO

Fundamentales Narrativa Nivel Requerido

Mínimo Óptimo 1 Principios y Valores Institucionales 1 1

Transversales Narrativa Nivel Requerido

Mínimo Óptimo 1 Liderazgo 2 2 2 Normatividad 1 3 3 Gestión Pública 2 2 4 Administración 2 2 5 Tecnologías de Información 1 1 6 Redacción 2 2 7 Pensamiento Estratégico 1 1 8 Orientación al Servicio 2 2 9 Calidad Gubernamental 2 3

Técnicas Narrativa Nivel Requerido

Mínimo Óptimo 1

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DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE SECRETARÍA PARTICULA Nombre del

Puesto Secretaría Particular

Atender y controlar las funciones de la Secretaría General de Gobierno.

reporta: Secretaría General de Gobierno

No. de Plazas 1 Recepcionista 1 2 Secretarias 5 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO SECRETARÍA PARTICULAR Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Dar atención al C. Secretario General de Gobierno.

2 Llevar el control de la Agenda Oficial del C. Secretario General de Gobierno.

3 Atender las solicitudes de audiencia, así como de las entrevistas de personas previamente citadas.

(11)

correspondan.

5 Atender, apoyar y turnar a las áreas competentes, a las personas que acuden a solicitar apoyos de diversa índole al C. Secretario General de Gobierno.

6 Atender las instrucciones del C. Secretario General de Gobierno para desahogar las actividades laborales que corresponden a su cargo.

7 Recibir y clasificar la correspondencia para atención del C. Secretario General de Gobierno.

8 Turnar documentación a las áreas competentes de la Secretaría, para su atención oportuna.

9 Revisión de documentos para la firma del C. Secretario General de Gobierno.

10 Atención a funcionarios y demás personal de los tres poderes en asuntos relacionados con el C. Secretario General de Gobierno.

11 Recopilar información y preparar Logística de Eventos del C. Secretario General de Gobierno.

12 Dar seguimiento a los acuerdos que instruya el C. Secretario General de Gobierno.

Funciones y actividades Institucionales

Narrativa

1 Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos relevantes de las jefaturas de Área y responsabilidades inherentes, así como aquellos que le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo;

2 Formular el programa de trabajo de la Dirección a fin de prever los recursos necesarios para su eficaz funcionamiento

3 Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de las jefaturas adscritas a la Dirección y remitirlo al área correspondiente para su revisión;

4 Planear, organizar, dirigir las metas y objetivos a fin de evaluar el desempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así como establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias;

5 Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativas dependientes de la dirección, los planes y programas a realizar, fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lo requiera el mejor funcionamiento de la Secretaría;

6 Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos;

7 Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable;

8 Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en general firmar los documentos en los que por delegación o suplencia le

(12)

corresponda;

9 Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Pública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, organismos paraestatales y dependencias federales y municipales previo acuerdo con el titular de la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable;

10 Informar mensual y anualmente al Secretario sobre el avance y cumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo;

11 Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros a su cargo;

12 Proponer y formular al Secretario el programa anual de trabajo del área, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a su aprobación los estudios y proyectos que elabore, relacionados con su competencia y los requeridos por él, manteniéndolo informado sobre su desarrollo;

13 Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia;

14 Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia;

15 Cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones administrativas dictadas por el Secretario;

16 Cumplir y hacer cumplir las atribuciones contempladas en el Reglamento Interior de la Secretaría, dentro del área de su competencia; y

17 Las demás que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales y el Secretario.

1

Todas las áreas de la Secretaría General de Gobierno

Secretarías que dependen del poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial.

Horario laboral

Horario Formal Horario Informal

8:30 - 16:00 hrs 8:30 - 3:30 y 5:30 - 10:00 hrs y demás horas que se requiera.

(13)

PERFIL DE PUESTO DE SECRETARÍA PARTICULAR Nombre del

Puesto Secretaría Particular

Licenciatura Licenciatura

Administración Pública Derecho, Administrador Público y Ciencias Políticas.

Actitudes Sentido social, sensibilidad, responsabilidad, institucionalidad, discreción, lealtad, paciencia.

Habilidades Sensibilidad, relaciones humanas, facilidad de palabra, conocimiento del medio, relaciones personales e institucionales

Conocimientos

Acerca de administración pública, Leyes y reglamentos y Derecho.

Experiencia Mínima Deseable

2 años 5 años

Recursos Materiales Alto Es responsable de su área de trabajo y nuevo material adquirido

Recursos Humanos Medio Tiene a su cargo personal. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recurso. Información Alto Maneja información confidencial

(14)

Mínimo Óptimo 1

(15)

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE SECRETARIA Nombre del

Puesto Secretaria

Dirección General Secretaría General de

Gobierno Dirección de Área

Secretaría Particular

Objetivo o

Propósito del puesto:

Eficientar la entrega de documentos y la realización de trámites.

reporta: Secretaría Particular

No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR SECRETARIA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Apoyar en diversos trámites como la legalización de documentos. 2 Realizar oficios.

3 Realizar memorándums.

(16)

Funciones y actividades Institucionales

Narrativa

1 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran.

2 Elaborar los reportes de sus actividades ya sea diario, mensual, trimestral, semestral o anual que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva.

3 Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado.

4 Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda.

5 Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia.

6 Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicable a su competencia.

7 Las demás que le confiera el superior jerárquico.

1

Secretarias

Coordinación General Administrativa.

2 Secretaría Particular Público en general.

3 Diferentes Dependencias de

Gobierno.

(17)

PERFIL DE PUESTO DE SECRETARIA Nombre del

Bachillerato Secretaria Ejecutiva

Administrativa Computación

Actitudes Responsabilidad, institucionalidad, compromiso, honestidad, discreción,

y ética.

Habilidades Manejo de equipo de cómputo, redacción y manejo de máquina de escribir

Conocimientos _{Manejo de paquetería de Office, inglés, conocimientos básicos de}

leyes, conocimiento de la Administración Pública

1 año 2 años

Recursos Materiales Bajo Solo el equipo de trabajo. Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos. Información Nulo No maneja información confidencial.

(18)

Mínimo Óptimo 1

(19)

Objetivo o

Apoyar al C. Secretario Particular en funciones secretariales.

1 Apoyar en funciones secretariales (atender el teléfono, actualizar el directorio, atender al personal que acude a reuniones con el Secretario general de Gobierno, elaborar el reporte mensual de llamadas telefónicas, elaborar oficios, llevar el control de la agenda del Secretario.)

(20)

Funciones

Institucionales Narrativa

2 Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva.

1 Secretaría General de

Gobierno Dependencias del Poder Ejecutivo 2 Secretaría Particular Ciudadanía en general

3 Recepcionista Ayuntamientos del Estado

4 Poder Judicial

5 Supremo Tribunal de Justicia

6 Asociaciones y Cámaras

(21)

Bachillerato Técnica

Administrativa-Secretarial Computación

Actitudes Amabilidad, responsabilidad, discreción, disponibilidad en el servicio,

lealtad e institucional.

Habilidades Relaciones públicas, telefónicas, uso de equipo de cómputo y logística.

Conocimientos Relaciones humanas, conocimiento de la administración pública estatal,

ortografía, taquigrafía y conocimiento de los tres poderes del Estado (ejecutivo, legislativo y judicial).

6 meses 1 año

Recursos Materiales Bajo Es responsable únicamente del mobiliario y equipo de trabajo.

Recursos Humanos Nulo No tiene personal bajo su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos. Información Nulo No maneja información confidencial.

(22)

(23)

Mínimo Óptimo 1

(24)

Objetivo o

Apoyar en funciones secretariales a la Secretaría Particular.

1 Apoyar en funciones secretariales. (Atender llamadas telefónicas, elaborara oficios, turnar correspondencia.

2 Atender al Secretario General en lo que se le requiera. 3 Atención a los ciudadanos.

(25)

Funciones Institucionales

Narrativa

1

Ciudadanos

2 Poderes Ejecutivo, Legislativo y

Judicial

(26)

Bachillerato Técnica

Actitudes Responsabilidad, amabilidad, lealtad, institucional y seriedad.

Habilidades Manejo del lenguaje, comunicación, manejo de equipo de cómputo y manejo del conmutador.

Conocimientos _{Conocimiento de la Administración Pública Estatal, Federal y Municipal,}

acerca de la Normatividad del Gobierno del Estado.

1 año 2 años

Recursos Materiales Bajo Es responsable únicamente de su equipo y mobiliario de trabajo.

Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos. Información Bajo Maneja información confidencial.

(27)

Mínimo Óptimo 1

(28)

Objetivo o

Apoyar al C. Secretario Particular en funciones secretariales.

1 Apoyar en funciones secretariales (elaborar oficios, escritos para el Secretario, tarjetas informativas, atender llamadas telefónicas, archivo del Secretario Particular).

Funciones Institucionales

(29)

lo requieran.

1 Secretaría Particular 2 Secretaría General de

Gobierno

(30)

Bachillerato Secretarial Comercial

Actitudes Respeto, responsabilidad, lealtad, institucionalidad, amabilidad, y

disponibilidad, honestidad, discreción.

Habilidades Organización, Manejo de estrés, relaciones humanas, Manejo de equipo

de cómputo y fax.

Conocimientos

Computación, ortografía, redacción y taquigrafía.

6 meses 1 año

Recursos Materiales Bajo Es responsable del mobiliario y equipo de oficina a su cargo.

Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos.

(31)

Mínimo Óptimo 1

(32)

Objetivo o

Apoyar en la realizar del trámite de legalización de diversos documentos.

1 Realizar el trámite de legalización de diversos documentos (certificado de estudios, constancia de no antecedentes penales, acta de nacimiento, acta de matrimonio, acta de soltería, copia certificada de notarías públicas.)

(33)

para certificar determinado documento.

3 Registrar la leyenda correspondiente en el documento que se desea certificar.

4 Pasar a firmar al Director General de Gobierno los documentos a certificar y anexar el sello correspondiente.

Funciones

1 Secretaría Particular 2 Dirección General de

Gobierno

3 Dirección de Asuntos Jurídicos

(34)

Bachillerato Carrera comercial

Secretarial- Administrativa Cómputo

Actitudes Responsabilidad, respeto, amabilidad, lealtad, institucionalidad,

honestidad, discreción

Habilidades Organización, trabajo bajo presión. Redacción, Manejo de equipo de

cómputo y de máquina de escribir.

Conocimientos

Equipo de cómputo, redacción y mecanografía.

6 meses 1 año

Recursos Materiales Bajo Es responsable del equipo de cómputo y mobiliario a su cargo

Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos.

(35)

Mínimo Óptimo 1

(36)

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE RECEPCIONISTA Nombre del

Puesto Recepcionista

Objetivo o

Realizar la recepción de la población en general y funcionarios que acuden a solicitar algún servicio al despacho del C. Secretario General de Gobierno.

No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA PARTICULAR RECEPCIONISTA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Realizar la recepción de correspondencia y registrarla en el sistema así como turnarla al Secretario General y áreas correspondientes.

2 Atender a la población, registrar y turnar las peticiones en el sistema para su seguimiento.

(37)

Funciones

1 Todas las áreas del Despacho de la Secretaria General

Todas las Dependencias del Poder Ejecutivo

(38)

PERFIL DE PUESTO DE RECEPCIONISTA Nombre del

Puesto Recepcionista

Bachillerato Secretarial

Secretarial-Administrativa Computación

Actitudes Amable, responsabilidad, lealtad, disponibilidad, respeto, criterio, y

voluntad, discreción, honestidad

Habilidades Organización, Manejo de equipo de cómputo y relaciones públicas.

Conocimientos

Experiencia en manejo de equipo de cómputo.

6 meses 1 año

Recursos Materiales Bajo Solo es responsable de su mobiliario y equipo de oficina.

Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo. Recursos Financieros Nulo No maneja este tipo de recursos. Información Alto Maneja información confidencial.

(39)

Mínimo Óptimo 1

(40)

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE LA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Nombre del

Puesto Coordinación General Administrativa

Administrar los recursos humanos, materiales y financieros de la Secretaría de General de Gobierno.

reporta: Secretaría General de Gobierno

No. de Plazas 1 Coordinación Administrativa 1 2 Secretaria 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Manifestar su opinión, respecto del presupuesto de egresos en la parte que corresponde al Despacho de la Secretaría y supervisar el de las demás unidades administrativas.

(41)

establecimiento de sistemas de control y seguridad respecto del personal y mobiliario, con el objeto de prevenir irregularidades y obtener el máximo aprovechamiento de los recursos asignados.

3 Establecer los criterios para la programación y control del presupuesto anual del Despacho de la Secretaría.

4 Gestionar, ante la Secretaría de Finanzas y Administración, la compra de bienes, y la obtención de servicios necesarios para el funcionamiento de la Secretaría.

5 Evaluar las necesidades de mobiliario y equipo del Despacho de la Secretaría y de las demás unidades administrativas de la dependencia, en función de la disponibilidad presupuestal.

6 Programar y elaborar las requisiciones de compras, servicios y gastos del Despacho de la Secretaría.

7 Administrar el gasto del Despacho y tramitar el pago a proveedores ante la Secretaría de Finanzas y Administración de acuerdo a la normatividad establecida y llevar el registro de los mismos.

8 Presentar informes de compras directas al comité de compras.

9 Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Administración las incidencias de la plantilla de personal asignado al Despacho y a las demás unidades administrativas de la Secretaría, previo acuerdo con el Secretario.

10 Supervisar la tramitación, el control y la liquidación de las solicitudes de viáticos y pasajes del personal de la Secretaría.

11 Monitorear la asistencia del personal y dar seguimiento a las incidencias que se presenten.

12 Controlar el inventario del activo fijo del Despacho y de la demás unidades administrativas de la Secretaría, en coordinación con la Secretaría de Finanzas y Administración, asegurando el resguardo de los mismos.

13 Coordinar la actualización de altas y bajas en el sistema de inventario de mobiliario y equipo de la Secretaría.

14 Supervisar y gestionar el mantenimiento, reparación y remodelación en su caso de las instalaciones, equipo de cómputo y telefonía, observando la normatividad aplicable en la materia.

15 Controlar el uso y mantenimiento de los vehículos asignados para la realización correspondiente de las funciones de la Secretaria.

16 Distribuir los recursos materiales necesarios para el trabajo diario, de acuerdo con el arribo de los mismos.

Funciones

(42)

lo requieran.

3 Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado.

4 Administrar los recursos humanos y materiales a su cargo.

6 Atender, orientar y dar seguimiento con calidad a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia.

7 Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área, con el Reglamento Interior de la Secretaría, así como con la normatividad aplicable a su competencia.

1 Coordinaciones

Administrativas Recursos Humanos

2 Secretaría de Finanzas y

Administración

3 Control Gubernamental

4 Contraloría General del Estado

5 Dirección de Servicios Generales

6 Sindicato del Estado

(43)

PERFIL DE PUESTO DE LA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Nombre del

Puesto Coordinación General Administrativa REQUISITOS MÍNIMOS DEL PUESTO

Licenciatura Maestría o Doctorado

Administración Pública Derecho

Actitudes Honestidad, responsabilidad, Orientación al servicio, iniciativa,

prudencia, lealtad, institucionalidad, discreción, liderazgo.

Habilidades

Manejo de personal, manejo de control interno, negociación, planeación, organización, y comunicación, uso de equipo de cómputo (Word, Excel, power point)

Conocimientos _{Administración pública Estatal, Federal y Municipal, Contabilidad,}

Normatividad de la Administración Pública Estatal,

6 meses 1 año

Recursos Materiales Medio Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo Recursos Humanos Alto Tiene personal a su cargo

Recursos Financieros Bajo Solo maneja los recursos en papel Información Alto Maneja información confidencial

(44)

Mínimo Óptimo 1

(45)

Coordinación General Administrativa Objetivo o Propósito del puesto:

Apoyar a la Coordinación Administrativa en la recepción y entrega de documentos.

reporta: Coordinación General Administrativa

No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA SECRETARIA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Apoyar en funciones secretariales (atender el teléfono, atender al personal que acude a la coordinación, elaborar oficios, escanear documentos, informar sobre eventos o mensajes del recurso humano y archivar.)

(46)

Funciones

1 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran;

2 Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva;

3 Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado;

4 Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda;

6 Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicable a su competencia;

1 Todo el personal de la Coordinación General Administrativa Comunidad 2 Dependencias de Gobierno

(47)

PERFIL DE PUESTO DE SECRETARIA

Nombre del

Secretarial Técnico

Administrativa-Secretarial Administración

Actitudes Dinámica, amable, responsable, puntualidad, profesionalismo,

paciencia, discreción, honestidad, institucional, lealtad.

Habilidades Saber escuchar, organización, Taquigrafía, manejo de equipo de

cómputo, fax, escáner, conmutador, redacción.

Conocimientos

Taquigrafía, mecanografía, ortografía, manejo de programa Word

6 meses 1 año

Recursos Materiales Bajo Es responsable únicamente de su equipo de trabajo Recursos Humanos Nulo No tiene personal a su cargo.

Recursos Financieros Nulo No maneja ese tipo de recursos. Información Nulo No maneja información confidencial.

(48)

Mínimo Óptimo 1

(49)

DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Nombre del

Puesto Coordinación Administrativa

Mantener el manejo adecuado de presupuesto y recursos humanos de la Secretaría General de Gobierno

reporta: Coordinación General Administrativa Puestos que le

No. de Plazas 1 Secretaria 1 2 Jefatura de Inventario 1 3 Jefatura de Compras 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Llevar la operatividad administrativa y de recursos humanos 2 Autorizar órdenes de compra

(50)

3 Controlar la movilidad de almacén de personal 4 Elaborar solicitudes de orden de pago

Funciones

1 Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así lo requieran;

2 Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnados a su superior inmediato para su revisión y validación respectiva;

3 Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato la información, datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias del Gobierno del Estado;

4 Administrar los recursos humanos y materiales a su cargo;

5 Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que por delegación o suplencia le corresponda;

6 Atender, orientar y dar seguimiento con calidad a los planteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia;

7 Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área, con el Reglamento Interior de la Secretaría, así como con la normatividad aplicable a su competencia; y

1

Secretaría de Finanzas y Administración

(51)

PERFIL DE PUESTO DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Nombre del

Puesto Coordinación Administrativa

Licenciatura Maestría

Administración

Contabilidad, Recursos Humanos, Psicología

Actitudes Servicial, paciencia, compromiso, apertura, amplitud de criterio,

amabilidad, institucional, honestidad, responsabilidad

Habilidades

Organización, Resolución de problemas, manejo de programas administrativos, manejo de teléfono, trabajo bajo presión, diplomática, facilidad de palabra.

Conocimientos Contables, administrativos, psicológicos, conocimientos básicos de

paquetería de office, conocer todas las dependencias que dependen de la secretaria general.

(52)

Recursos Materiales Alto Tiene bajo su resguardo al mobiliario de trabajo, materiales y vehículos

Recursos Humanos Bajo Tiene bajo su responsabilidad a dos personas Recursos Financieros Medio Maneja órdenes y depósitos de pagos

(53)

Mínimo Óptimo 1

(54)

Realizar actividades operativas y de soporte de la Coordinación Administrativa.

reporta: Coordinación Administrativa

No. de Plazas 1 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA SECRETARIA Principales funciones a su cargo: Narrativa

1 Manejar los sistemas de entrega de recepción, de trámites y servicios generales.

2 Elaborar oficios de excepción del Centro de Rehabilitación Social 3 Manejar y controlar el correo oficial de la Coordinación Administrativa