Sistema de Control de Activo Fijo SAF Manual de Proceso ÁREAS

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INTRODUCCIÓN

El presente manual contiene los pasos para tener acceso al Sistema de Control de Activo Fijo (SAF) y dar de alta los activos, el objetivo es tener los datos necesarios para la captura que se realizará en el Sistema, se estructura de una manera sencilla, sin dejar de ser una herramienta de conocimientos técnicos y administrativos.

En este manual muestra paso a paso cada uno de los procedimientos que se realizan en cada una de las pantallas del Módulo de Áreas.

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Sistema de Control de Activo Fijo SAF

Manual de Proceso ÁREAS

ACCESO AL SISTEMA SAF

El acceso al sistema de Control de Activo fijo se llevará mediante el servicio de internet desde el explorador con el que cuente su equipo.

En la barra de dirección de su explorador de Internet tecleara la siguiente dirección:

http://activofijo.educacionchiapas.gob.mx

Una vez que se acceso a la página de internet del SAF, proporcionará la siguiente información:

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MODULO DE ÁREAS

Cuando se tiene el acceso al SAF-Modulo de Áreas deberá dar clic en la opción ÁREAS ( ) la cual desplegará en pantalla un listado de las siguientes pantallas

.

 ALTA DE ACTIVO

 CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA

 IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

 CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS

 CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR

 SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE

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CAMBIO DE CONTRASEÑA

Como usuario del sistema puede cambiar su contraseña que le fue proporcionada por el administrador inicialmente, está acción la realizará en la opción CAMBIO DE PASSWORD ( ) que se localiza en la parte inferior del lado izquierdo de la pantalla o en la sección del menú.

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Dar clic en CAMBIO DE PASSWORD

En esta pantalla se realizará el cambio de contraseña, donde se le solicitara su contraseña actual y una nueva.

El periodo de la contraseña es de un año a partir de la asignación por parte del administrador del sistema o del cambio realizado por parte del usuario, garantizando la seguridad, Integridad y confidencialidad de la información registrada.

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Teclear la información:

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Dar clic en GUARDAR ( )

Con los pasos anteriores se ha realizado el cambio de contraseña y el sistema le mostrara el mensaje siguiente:

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MENÚ E INICIO

Posteriormente se muestra la pantalla siguiente donde se listara el menú con las pantallas del módulo de Áreas y al ingresar a cada una de ellas presentará la información que se requiera capturar, seleccionar de los datos correspondientes.

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1. LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO

El encargado del Área llevará a cabo el levantamiento físico de inventario, verificando los activos con que cuenta el centro de trabajo.

Ejemplo Bienes Inventariables:

 Escritorios  Ventiladores  Anaqueles  Lokers  Archiveros  C.P.U  Mouse  Teclado  Scanner  Monitor  Regulador  No break  Sillas de Oficina (Secretarial Giratoria y Apilable)  Proyectores  Horno Industrial  Equipo para Pruebas  Divisor de Muestras  Placa de Calentamiento  Banco Giratorio  Banco Fijo  Mesa  Sofá  Proyector de Diapositivas  Proyector de Acetatos  Proyector de Cuerpos Opacos  Proyector de Transparencia  Proyector para Computadora  Kit Pizarrón Educativo Multimedia

 Pizarrón rota folio

 Pizarrón blanco  Extinguidores  Pantalla  Televisor  Telescopio  Tripie Libreros Laptop Caja Fuerte  Unidad Odontológica  Teléfono (Solo inalámbrico)  Fax  Unidad Productora de Frutas Confitadas  Workstation  Video Vigilancia.  Video cámara  Video Grabadora  Video Casetera  Video-Phone

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2. ALTA DE ACTIVO

Para entrar a la pantalla de Alta de Activo ir a las opciones del menú que se encuentra en la parte Izquierda de la pantalla:

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Para utilizar la pantalla, en la sección de datos se mostrará los datos principales del área:

2. Para llevar a cabo el registro de los Activos Inventariables, se seguirán los siguientes pasos:

3.1 . En la sección de Datos del activo se ingresara la información que pertenece a las secciones que se desglosan en pantalla.

a. Se tiene seleccionada la opción Con No. Patrimonio ( )

b. Se ingresa el Número de Patrimonio si se conoce, dar clic en el botón de BUSCAR ( ), si el Activo a registrar cuenta con información, llenarán los campos:

 Clave del artículo

 Descripción

 Marca

 Modelo

 N° Serie

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c. Si no cuenta con el número de patrimonio, seleccionar la opción Sin No. Patrimonio ( ) y seleccionar el artículo dando clic al botón de ARTICULOS ( )

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Muestra una ventana emergente donde se realizará la búsqueda del Artículo por alguna de las siguientes opciones de búsqueda:

a) Partida b) Familia c) Clave d) Descripción

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Si el artículo seleccionado no es el que requiere, al dar clic en el botón LIMPIAR ( ), la pantalla de Búsqueda de artículos quedara en limpio para volver a hacer una nueva búsqueda BUSCAR ( ).

Nota: Es entendible que como usuario no puede conocer todas las familias y partidas para localizar el artículo, por lo que puede hacer la búsqueda de una manera mas accesible de la siguiente forma:

a) Teclear en el campo de descripción el nombre del artículo Ejemplo: Silla

b) Dar clic en Buscar y se mostrara en pantalla una rejilla con las coincidencias de silla, donde buscaremos la que se asemeje a la descripción del listado que se muestra o en alguna de las paginas.

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c) Seleccionar el registro dando clic sobre la imagen ubicado del lado izquierdo de la misma, finalmente dar clic en el botón ACEPTAR ( ).

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Una vez dado clic regresa de manera automática a la pantalla de Pre captura de Activo. El registro seleccionado llenara los campos Clave del Artículo y Descripción en la pantalla principal.

Seguirá con el llenado de los campos de la sección Datos del Activo que se mencionan a continuación:

 Capturar Marca (Opcional)

 Capturar Modelo (Opcional)

 Capturar No. Serie (Opcional)

 Seleccionar Material

 Seleccionar Unidad de Medida

 Seleccionar Estado del Activo

 Capturar Activo Donado SI/NO (Opcional)

 Capturar No. de Factura (Opcional)

 Capturar Costo.

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3. Capturar los datos del Resguardante

 Nombre del Empleado

 Puesto

 RFC

Una vez terminada la captura y selección de los campos, dar clic en el botón AGREGAR ( ), en caso que no se cuente con los campos necesarios el sistema nos mostrará en pantalla alguno de los siguientes mensajes que indicarán el motivo por el cual no se puede realizar el agregado.

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Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )

Si los datos son correctos mostrará un mensaje indicando el éxito del procedimiento.

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3. CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA

Para actualizar un artículo

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1. Podrá hacer la Búsqueda ingresando el Núm. Inventario Interno o Articulo, una vez que se tecleo información en uno de los campos mencionados dar clic en el botón de BUSCAR ( ) y mostrará el resultado de los datos correspondientes en una rejilla.

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2. Seleccionar un registro al dar clic sobre la imagen ubicado dentro de la rejilla de datos del lado izquierdo.

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 Número de Inventario Interno

 Origen del Activo

 Marca  Modelo  Material  Unidad de Medida  N° de Factura  N° de Serie  Costo

 Estado del Activo

 Observaciones

3. En esta sección de Datos del Bien se podrá actualizar el artículo actual por otro si fuese el caso de cambiarlo y el número de inventario (Número de Patrimonio) el cual si se teclea deberá considerar que es de 13 caracteres numéricos solamente.

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3.1 Si se va cambia el artículo al seleccionar uno en la ventana de búsqueda que se muestra al dar clic ARTÍCULOS ( ), donde se seleccionará el nuevo bien al que actualizará.

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4.1.2 Los datos a considerar para guardar son:

 Artículo (El nuevo que se seleccionó o el actual seleccionado de la rejilla de datos)

 Número de Inventario (No todos los artículos tienen este dato, Opcional y solo si se tiene el número a ingresar)

 Número de Inventario Interno

 Origen del Activo

 Marcan (Opcional)  Modelo (Opcional)  Material  Unidad de Medida  N° de Factura (Opcional)  N° de Serie (Opcional)  Costo

 Estado del Activo

 Observaciones (Opcional)

3.2 Si durante el Cambio o Modificación del bien se tecleo un Número de Inventario o se cambió este, se validara que el número no exista o esté siendo utilizado para otro bien.

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Al dar clic en el botón de validará el número de inventario por actualizar.

4. Se actualiza la sección de Bien Informático si el registro seleccionado pertenece a este tipo.

Se visualiza en pantalla una sección llamada Datos del Bien Informático con los campos que se listan a continuación de acuerdo al tipo de bien informático.

a) Si el activo seleccionado es un C.P.U.

 Tipo

 Procesador

 Velocidad del Procesador

 Memoria RAM

 Disco Duro

 Conectado en Red

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Impresora

Mouse

Teclado

c) Si el activo seleccionado es un Bien Informático de Software se visualizara en pantalla

 Nombre del Producto

 Objetivo

 Tipo de Software

 Versión

 Licencia (Mono usuario, Multiusuario)

 Tipo (Original, Copia)

 Medio de Almacenamiento  Cantidad  Reales  En uso  Plataforma  Datos Adicionales:  Prestado  Manual de Usuario  Completo  Código Fuente  Manual Técnico

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5. Antes de actualizar se valida que no se haya omitido algún dato, de lo contrario se mostrara en pantalla alguno de los siguientes mensajes:

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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección Datos del Bien dar clic en

ACEPTAR ( ).

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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección de Bienes

Informáticos dar clic en ACEPTAR ( ).

6. Estando todo correcto dar clic en el botón GUARDAR ( ) y se mostrara en pantalla el siguiente mensaje:

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4. IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

1. Dar Clic IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

En esta pantalla podrá consultar los registros que conforman el Inventario actual del área y poder tenerlo en un reporte PDF o su impresión si así lo requiere.

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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ) se mostrarán los artículos en la rejilla de datos correspondientes al área con la que se ingresó al sistema, una vez que se tiene la información dar clic en el botón de IMPRIMIR ( ).

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Los activos cuentan con un No. Inventario Interno y/o No. Patrimonio, esto indica que es el inventario actual, que si se detectará un error para eliminar el error tendrá que Solicitar una Baja de Bienes de Patrimonio o de Inventario Interno dependiendo del activo.

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5.- CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS

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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual muestra los bienes próximos de ser entregados.

3. Recibir Activo(s).

a) Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área le mostrará el mensaje siguiente:

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b) Si no se ha seleccionado ningún Activo para recibir y se da directamente clic en el

botón RECIBIR ( ), mostrará el siguiente mensaje:

Para recibir uno o varios Activos dar clic sobre la imagen ubicada dentro de la tabla de datos

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O bien dar clic sobre el link SELECCIONAR TODOS LOS ACTIVOS ( ) O en

su defecto si se quiere deseleccionar todos dar clic sobre el link DESMARCAR TODOS LOS

ACTIVOS ( )

Ya seleccionado los Activos en la casilla, dar clic sobre el botón RECIBIR ( ) para confirmar que el Activo ha sido recibido físicamente.

El sistema mostrará en pantalla el siguiente mensaje:

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6. CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR

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Nota: Una vez entregado los Activos físicamente confirmar que Activos fueron recibidos para ello usar la pantalla de (CONFIRMACIÓN DE ACTIVO ENTREGADO) del menú.

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2. CONSULTAR ACTIVO(S).

Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área mostrará el mensaje siguiente:

Si no se muestran los Activos, Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual muestra los bienes próximos a ser entregados y poder consultar o imprimir un listado de estos. O en su defecto saldrá el mensaje anterior.

Para poder visualizar el reporte de los activos próximos a recibir dar clic sobre el botón IMPRIMIR ( ).

a) Si el usuario que entra al SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO pertenece a un ÁREA se mostrará el siguiente reporte.

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7. SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE

(TRANSFERENCIA DE BIENES)

1. Seleccionar SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES

En esta pantalla podrá realizar la transferencia de bienes que ya tienen el resguardo y se puede hacer entre el personal del área para asignar un nuevo resguardante.

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2.1 Una vez que se realiza la búsqueda se muestra en pantalla un campo que indica [Seleccione un Resguardante].

a) Si no fuese el resguardante deseado, puede dar clic en CANCELAR ( ) y

esta acción regresara la pantalla a su estado inicial para que elija otro resguardante.

2.2 Al dar clic en se desplegara el listado de los resguardantes que se tienen al

momento en el área, del cual seleccionara uno de ellos, esta acción despliega en pantalla la sección de Resguardos Activos que contiene una rejilla de datos con el resultado de la búsqueda y quedando bloqueado el campo de Resguardante.

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,

SELECCIONAR TODOS QUITAR SELECIÓN , la de

Seleccionar todos es marcar los datos que se muestran en la rejilla de datos.

Nota: Los bienes que se listan en la rejilla son aquellos que solo tienen ya resguardos. 3.1 Quitar las selecciones de todo es cuando se tienen algunas selecciones y ya no deseamos tener ninguna marcada

a) Si se selecciona en la primer pagina, una intermedia o de la última por ejemplo, los bienes seleccionados se mantienen mientras se hagan más selecciones y se da clic en guardar.

b) Si se da clic directamente en GUARDAR ( ) el sistema genera el

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c) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )

2. Una vez que se ha seleccionado de la rejilla del listado Activo se pasa a la sección Datos Solicitud Transferencia.

En esta sección elegir un nuevo resguardante al que se le transferirá los bienes que tiene el resguardante inicial que selecciono al inicio de la pantalla.

4.1 Seleccione del campo resguardante

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Continuara con la captura en los campos:

 Puesto

 RFC

 Observaciones

3. Dará clic en AGREGAR ( ), se muestra en pantalla la sección Detalles

Solicitud Transferencia, donde la rejilla muestra uno o los bienes que se seleccionaron previamente

a) Si se diera clic directamente en AGREGAR( ), se mostrara en

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Si se seleccionó el mensaje es:

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4. De clic en GUARDAR ( ) y el sistema realizara el guardado de la solicitud de transferencia.

a) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )

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c) Una vez que se da clic en Aceptar al mensaje que confirma el guardado de la solicitud se muestra en pantalla la sección Solicitudes de Transferencias con una rejilla que contiene el resultado de la búsqueda de la solicitud guardada

5. Si se necesitara actualizar la solicitud de transferencia, de la rejilla que contiene listadas las solicitudes de transferencia hechas se seleccionara una de ellas, seguido de marcar los activos a agregar seguir del punto 5 al punto 6.

5.1 Si se selecciona una solicitud que esta cancelada para imprimir, el sistema ,muestra en pantalla el mensaje:

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5.1.1 Al dar clic en IMPRIMIR ( ) después de haber seleccionado una solicitud se despliega en pantalla el reporte en .pdf

5.2 Si se selecciona una solicitud que está Autorizada para imprimir, el sistema muestra en pantalla el mensaje:

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a) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )