Tipo Auditoría Empresa Eléctrica Quito S.A. IAI - Informes de Auditoría Interna 1 = Alto

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GESTION DE LOS RECURSOS Preparación de estados financieros

1. Elaboración de conciliaciones bancarias

No. Tipo Auditoría No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Riesgo Responsable

1 IAE - Management Letters de Auditores Externos

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Alto Gerente General y al

Director Financiero

Hallazgos Recomendación Fecha Tope

Observación y causa - Hasta la fecha de emisión de los estados financieros (Agosto 31, 2012), la Empresa no proporcionó la conciliación bancaria con corte al 31 de diciembre del 2011 del Banco Cooprogreso, debido a que su preparación y revisión no fue concluida. El saldo en libros de la referida cuenta y el saldo según el extracto bancario difieren por US$8 mil.

Conclusión - La Empresa no analizó las partidas conciliatorias mantenidas en la mencionada cuenta bancaria por US$8 mil netos y; consecuentemente, desconoce si las mismas corresponden a errores de registro contable al 31 de diciembre del 2011.

El Director Financiero, dispondrá a la Contadora General, elaborar oportunamente las conciliaciones bancarias de todas las cuentas que mantiene la Empresa, con el propósito de disponer de un mecanismo de control adecuado y ágil para las transacciones realizadas y registradas en las cuentas de bancos.

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1. Elaboración de conciliaciones bancarias

ESTADO

% Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación

100 Mediante Memorando GG-01414 del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría.

Actualización febrero 2013:

El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite 203398 del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información:

En seguimiento de recomendaciones efectuado en agosto de 2012: "Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa ajustó partidas conciliatorias deudoras y acreedoras no válidas por US$732 mil y US$993 mil, respectivamente, y las partidas conciliatorias mantenidas a la referida fecha son razonables.

Comentario a la fecha: Al 31 de diciembre 2011 los saldos de todos los Bancos están conciliados"

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletines de ajustes realizados Nos. 212713/212596/212608/21686/2011

31/12/2012

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2. Crédito Tributario de Impuesto a la Renta año 2009

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Medio Gerente General y al

Director Financiero

Observación y causa - Hasta la fecha de emisión de los estados financieros (Agosto 31, 2012), la Empresa no inició los trámites de reclamo al Servicio de Rentas Internas - SRI, del crédito tributario de impuesto a la renta generado en el año 2009 por US$3 millones, el cual, de conformidad con disposiciones legales vigentes, es susceptible de ser devuelto a la Empresa por el organismo de control. Esta situación ocurre debido a que la Empresa aún no ha preparado toda la documentación soporte que solicita el Servicio de Rentas Internas - SRI para tramitar el reclamo.

Conclusión - La Empresa ha demorado la recuperación del crédito tributario de impuesto a la renta por US$3 millones que, de acuerdo con disposiciones legales vigentes, tiene derecho a reclamar.

El Gerente General, dispondrá al Director Financiero, efectuar el reclamo del crédito tributario de impuesto a la renta generado en el año 2009, al Servicio de Rentas Internas - SRI.

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2. Crédito Tributario de Impuesto a la Renta año 2009

ESTADO

"El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: el trámite de reclamo implica fotocopias de los comprobantes de retención en la fuente que ascienden aproximadamente a 130,000 hojas, las cuales también deben ser presentadas en un archivo electrónico. Este proceso ya se ha concluido y actualmente el Departamento de Recaudación está realizando la verificación de que las copias físicas y electrónicas correspondan a los comprobantes físicos de retención. Responsable: Jefe del Departamento de Recaudación. Plazo de cumplimiento: Hasta el 28 de octubre del 2012". Con la suscripción del Contrato DCP.No.225-2012 el 11 de junio 2012 entre la Empresa Eléctrica Quito y la firma Exertus Group relativo al Patrocinio Judicial y Asesoría Tributaria para la recuperación del Impuesto a la Renta pagado en exceso por el ejercicio fiscal 2009, y la entrega de la documentación correspondiente a la consultora, se iniciaron las actividades de reclamo del mencionado crédito ante el SRI.

Los resultados que se obtendrían de este trámite de reclamo no dependen de la Empresa, ni el tiempo de duración del mismo, se efectuará el seguimiento de este Proceso.

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Contrato DCP.No. 225-2012, Oficio 042-L-EEQ de Exertus Group referente a Preparación de documentación.

Acta de Recepción de Comprobantes entre EEQ y la Patrocinadora Exertus Group.

Memorando DF-11 1893 en el que consta la recepción de la documentación remitida a Exertus. Razones para el no cumplimiento de está recomendación:

Según explicación de la Administradora del Contrato, el no cumplimiento total de esta recomendación no depende de la Empresa, las gestiones se han realizado para que Exertus Group Cía. Ltda. proceda con el trámite respectivo, se solicitará a junio 2013 el informe del avance de la gestión realizada.

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Actualización a mayo 2013:

Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente:

"Comentario al 30 de mayo de 2013: Ratifico nuevamente que está gestión está cumplida por parte de la Empresa en el 100% (Oficio No. 092-LE-EEQ) no compartimos lo expresado por Auditoría Interna, nos ratificamos en que los resultados de este trámite no dependen de la Empresa y que el cumplimiento de esta recomendación es el 100% notificado anteriormente."

Razones para el no cumplimiento total de está recomendación:

Según explicación de la Administradora del Contrato, "está gestión está cumplida por parte de la Empresa en el 100%", depende de factores externos.

Nota: Por autorización del Auditor General se da por cumplida.

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3. Cuentas por liquidar no identificadas

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Bajo Gerente General y al

Director Financiero

Observación y causa - Aun cuando, al 31 de diciembre del 2011, la Empresa ajustó US$140 mil en la cuenta 1849010479 - Cuentas por liquidar, en los estados financieros definitivos, la mencionada cuenta incluye US$261 mil no depurados y que corresponden a transacciones pendientes de análisis.

Conclusión - Las transacciones no analizadas de la cuenta 1849010479 - Cuentas por liquidar por US$261 mil, podrían corresponder a errores en los estados financieros de la Empresa al 31 de diciembre del 2011.

El Director Financiero, dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis detallado de las mencionadas partidas, con el

propósito de identificar y corregir oportunamente errores de registro en los estados financieros.

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3. Cuentas por liquidar no identificadas

ESTADO

"Se continúa realizando el saneamiento de la cuenta 269-10-10000-00 Recaudaciones diarias por aplicar del año 2012, se espera al 30 de Junio 2013 contar con un saldo definitivo; con relación a los años anteriores las áreas involucradas Contabilidad, Tecnología de la Información y Recaudación coordinarán las acciones a tomar para realizar el ajuste de los valores que se arrastran de años anteriores y luego se tiene que aplicar un procedimiento automatizado para que el control y conciliación de valores se lo haga mensualmente.

El procedimiento a aplicarse se describe así: al Boletín de Caja y Bancos diario se adjuntará un detalle de los valores tanto del SIDECOM, extra facturación, sobrantes y faltantes o cualquier otra compensación que se realice, a fin de determinar los soportes de los valores recaudados e ingresados.

Además todas las contabilizaciones deben ser automáticas, suprimiendo así los boletines manuales que se realizan en la actualidad".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Cuadro análisis Cta. 269.10 de diciembre 2011 Razones para el no cumplimiento de está recomendación:

La funcionaria de Contabilidad encargada de la cuenta 269-10-10000, informó que recién se cumplió con el requerimiento del proceso automatizado.

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"Comentario al 30 de mayo de 2013: Esta cuenta continua en análisis, el saldo aproximado de US$354.000,00 no ha podido ser identificado para realizar el ajuste correspondiente, por boletines manuales efectuados en el 2010 y 2011."

Actualización Enero 27 de 2014:

El Gerente Administrativo Financiero envió al Auditor General el Memorando No. EEQ-DF-2014-0013-ME del 24 de enero de 2014, mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, en el que informa sobre la actualización de la evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los entes de control, al 31 de diciembre de 2013, indicando lo siguiente: Actualización a Octubre 2013:

"Comentario al 31 de octubre 2013: Se realizó el saneamiento de la cuenta contable No. 1849010479, quedando un saldo por depurar a la fecha de US$.296.656.84".

Actualización a Diciembre 2013:

"Comentario al 31 de diciembre 2013: El comentario a octubre 2013 se mantiene ya que no se ha realizado el respectivo análisis, por cuanto, se jubiló personal del Departamento de Contabilidad, llenando las vacantes con personal nuevo que se encuentra ejecutando y actualizando las tareas asignadas.

Referencia:

Está recomendación es Unificada con la Rec. 22 Cuentas por liquidar no identificadas del Informe de Auditoría Externa IAE-AE-2012, por ser similar.

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4. Anticipos entregados a proveedores antiguos

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Bajo Gerente General y al

Director Financiero

Observación y causa - Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa mantiene anticipos entregados a proveedores por US$61 mil, los cuales presentan una antigüedad superior a 365 días debido a que la Empresa no ha efectuado ningún análisis sobre los mismos. Conclusión - Los referidos anticipos pueden corresponder a cuentas irrecuperables u omisiones de registro contable en la liquidación de los anticipos.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis detallado de las partidas mencionadas y, de ser el caso, realizar los ajustes correspondientes.

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4. Anticipos entregados a proveedores antiguos

ESTADO

El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 con fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente:

"Periódicamente se realizan reclasificaciones y ajustes al saldo de la cuenta No. 182 Anticipos, aun así existen varios anticipos entregados a proveedores de servicios y materiales pendientes de liquidar al 31 de diciembre de 2011, por lo cual seguiremos con la depuración del saldos. Adicionalmente, gestionaremos con los fiscalizadores la entrega de información respecto del

cumplimiento de los contratos o reclamaremos la recuperación de los anticipos otorgados.

Responsables: Jefe del Departamento de Contabilidad y Fiscalizadores de Contratos. Plazo de cumplimiento: Hasta el 31 de octubre de 2012.

El saneamiento de los valores referidos en el informe de Auditores externos, esto es anticipos entregados a proveedores por US$60.948.22 con una antigüedad mayor a 365 días fueron analizados, se efectuó el ajuste correspondiente con Boletín No. 210098/2012 por el valor de US$44.888.67; para concluir el saneamiento, es necesario requerir información a la Unidad de Seguros y Procuraduría".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletín No. 210098/2012 y reporte con informe de trámites pendientes. Razones para el no cumplimiento de está recomendación:

La funcionaria responsable del cumplimiento de las recomendaciones por parte del área de la Dirección de Finanzas, indicó que es necesario requerir de información a la Unidad de Seguros y Procuraduría, no se ha coordinado con Procuraduría sobre las gestiones realizadas.

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"Comentario al 30 de mayo de 2013: Una vez analizados los saldos de años anteriores por US$16.059,55; se determinó que no hay la posibilidad de recuperación, por lo que se está realizando el trámite a la Dirección Financiera a fin de proceder a darlos de baja."

Actualización a Julio 12 de 2013:

La Jefa del Departamento de Contabilidad a través de memorando DF-DCG 06 537 del 7 de junio de 2013 solicitó al Director Financiero autorización para dar de baja con cargo a Cuentas Incobrables, considerando que su antigüedad supera los 365 días. El Director Financiero, mediante sumilla inserta el 11 de junio de 2013 en Hoja de Trámite 210143 aprobó lo solicitado. Se realizó el ajuste correspondiente en Boletín No. 201538, por el valor de 16 059,55 USD. Con el mencionado ajuste se cumple totalmente esta recomendación.

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5. Listado auxiliar de propiedades, bienes e instalaciones

Director Financiero

Observación y causa - Al 31 de diciembre del 2011, el listado de propiedades, bienes e instalaciones difiere con los registros contables en los saldos de costo y depreciación acumulada por US$32 mil y US$5 mil, respectivamente, debido a que la Empresa no ha conciliado el listado ni ha efectuado los ajustes

correspondientes.

Conclusión - Los registros contables de propiedades, bienes e instalaciones, pueden contener errores en los importes de las diferencias identificadas.

El Director Financiero dispondrá a la contadora General, conciliar mensualmente el listado de propiedades, bienes e instalaciones con los saldos en libros y corregir las diferencias surgidas de este procedimiento de control.

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5. Listado auxiliar de propiedades, bienes e instalaciones

ESTADO

"Los saldos contables del listado de propiedades al 31.12. 2011 fueron revisados, por los representantes de las Áreas de Inventarios y Avalúos Técnicos, Departamento de Contabilidad y Control de Bienes, determinándose diferencias que fueron ajustadas con los Boletines Nos. 212718/2011 y 212058/2012.

A la presente fecha los saldos de propiedades están conciliados".

DOCUMENTO DE RESPALDO: Reporte de saldos conciliados y boletines de ajustes.

31/12/2012

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6. Faltantes de Inventarios

Director Financiero

Observación y causa - Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa mantiene cuentas por cobrar por faltantes de inventario por US$114 mil, sobre los cuales no se ha definido un mecanismo para su recuperación; razón por la cual, el mencionado saldo presenta una antigüedad superior a 365 días.

Conclusión - Al 31 de diciembre del 2011, no es factible determinar la real probabilidad de recuperación de las referidas cuentas por cobrar por faltantes de inventario debido a que la Empresa no implementó procedimientos para gestionar su cobranza.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, realizar procedimientos de cobranza para las cuentas por cobrar por faltantes de inventario y evaluar su real probabilidad de cobro, con el propósito de recuperarlas y/o constituir una provisión de dudoso cobro sobre las mismas.

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6. Faltantes de Inventarios ESTADO

"Se realizaron los siguientes cobros:

El valor de US$34.380.16 fue descontado a BODYGUARD SECURITY CIA. LTDA. en Boletín No. 510509 /2012, la Cía. de Seguros canceló el valor de US$45.000, que corresponde luego de descontado el deducible, la contabilización se la realizó con boletín No. 212105/2012, se registró en cuentas por cobrar a nombre del Bodeguero de la Bodega Pérez Guerrero el valor de US$34.380,00 con Boletín No.210457/2012. Al 13.01.05 fue registrado el descuento de este último valor, según lo indicado por el Sr. Ex -bodeguero"

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Documentos que certifican el pago de la Cía. de Seguros, el descuento a BODYGUARD SECURITY CIA. LTDA y el registro de valores por cobrar al Ex-bodeguero.

31/10/2012

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7. Cuentas de Activo con saldos contrarios

Director Financiero

Observación y causa - Al 31 de diciembre del 2011, la Compañía mantiene cuentas con saldos contrarios a su naturaleza por US$279 mil en el activo, los cuales se originan debido a que la Empresa no ha efectuado un análisis de las transacciones

registradas en dichas cuentas. Ejemplos de las referidas cuentas son como sigue:

Cuenta Descripción Valor es de US$)

1428240001 Venta energía entidades oficiales sin (85) 1428340001 Consumo (53) 1425340001 I. M. Quito-g. Clientes-Sidecom -urbano-consumo (22) 1428340002 Demanda (19) 1428240002 Demanda (18)

1428240075 Tasa de recolección basura (10)

Conclusión - Las mencionadas cuentas pueden contener errores de registro, los cuales ocasionan que las mismas muestren saldos contrarios a su naturaleza, situación que genera una inadecuada presentación de los saldos en los estados financieros.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar análisis mensuales de las cuentas de balance con el propósito de controlar las transacciones mantenidas en las cuentas al cierre de cada mes y, de esta forma, identificar y ajustar registros no válidos que generen errores como los descritos anteriormente.

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7. Cuentas de Activo con saldos contrarios

ESTADO

"Se realizó el análisis de saldos rojos de las cuentas observadas y se determina que los descuadres pueden producirse al considerar los registros en las diversas clasificaciones que existen en el sistema, cuando son cambiados o modificados los datos generales de un abonado como: Clase de servicio, ¨Área, Tipo de servicio: debido a que los valores pueden facturarse con uno de los datos mencionados, posteriormente se modifican los datos del abonado, por lo que la recaudación se registraría con el nuevo dato, lo que ocasiona que el Haber de esas nuevas cuentas sean superiores al Debe, reflejando saldos rojos, un saldo contrario a la naturaleza de la cuenta. Se coordinó con el área de comercialización y se realizaron ajustes con Boletín No. 209276/2012, cuya copia se adjunta, mensualmente se realizará dicha acción".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletín de Ajustes de saldos rojos y correos cursados con el área de Comercialización.

30/09/2013

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8. Marco Laboral de los Empleados de la Empresa

Director Financiero

Observación y causa - A la fecha de los estados financieros, la Empresa no ha definido el nuevo marco laboral bajo el que se encuentran sus trabajadores a partir de la emisión del Mandato Constitucional No. 15, debido a que aún no ha sido emitida la nueva legislación que regule el sector eléctrico, la cual, entre otros aspectos, determinará la transformación definitiva de la Empresa a Empresa Pública.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero y Legal, efectuar las gestiones pertinentes con el propósito de confirmar que el marco laboral bajo el cual la Empresa mantiene a sus trabajadores es apropiado, de acuerdo con el Mandato

Constitucional No. 15 y las circunstancias actuales de la Empresa. Seguimiento a Agosto 2012 - Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene.

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8. Marco Laboral de los Empleados de la Empresa

ESTADO

"El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: el Ministerio de Relaciones Laborales, mediante Resolución. MRL-2011-0000268 del 15 de julio de 2011, emitió la calificación del personal de la Empresa, atribuyendo a cada puesto el régimen jurídico aplicable: En consecuencia, está definido el Régimen Laboral que rige a la Empresa como es la Ley Orgánica de Empresas Públicas y el Código de Trabajo.

Adicionalmente, a partir de la resolución indicada, está en revisión el proyecto de Reglamento de Administración y Gestión del Talento Humano el mismo que será sometido al conocimiento y aprobación del Directorio.

Responsable de Aprobación: Directorio de la Empresa. Plazo de cumplimiento: hasta el 31 de Diciembre de 2012.

El Directorio de la Empresa en sesión de 15 de noviembre de 2012 y mediante Resolución No. 2012-034-D nombró a la Comisión Técnica para que realice la revisión del proyecto de Reglamento de Administración y Gestión del Talento Humano, y emita el informe para el conocimiento y aprobación del Directorio".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletín de Resoluciones de Directorio No.08-2012 Referencia cruzada:

Está recomendación unificó a la Rec. 2 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos del seguimiento se mantiene está recomendación (IAE-AE-2011 Rec. 8)

Razones para el no cumplimiento de está recomendación:

La Comisión Técnica está conformada por representantes del Municipio Metropolitano de Quito, del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable, de la Cámara de Industrias y Producción, los mismos que están fuera del alcance de la Empresa.

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"Comentario al 30 de mayo 2013: Está por definirse una fecha para el análisis del Informe de Comisión." Actualización Enero 27 de 2014:

El Gerente Administrativo Financiero envió al Auditor General el Memorando No. EEQ-DF-2014-0013-ME del 24 de enero de 2014, mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, en el que informa sobre la actualización de la evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los entes de control, al 31 de diciembre de 2013, indicando lo siguiente: Actualización a Diciembre 2013:

"Comentario al 31 de diciembre 2013: Sírvase direccionar ésta recomendación a Talento Humano". Actualización a Enero 27 del 2014:

Auitoría Interna en vista de que se cumple con la Recomendación específica y tomando en cuenta que:

"El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: el Ministerio de Relaciones Laborales, mediante Resolución. MRL-2011-0000268 del 15 de julio de 2011, emitió la calificación del personal de la Empresa, atribuyendo a cada puesto el régimen jurídico aplicable: En consecuencia, está definido el Régimen Laboral que rige a la Empresa como es la Ley Orgánica de Empresas Públicas y el Código de Trabajo.

Esta recomendación cumple el 100%

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9. Subsidios

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Alto Gerencia General y a la

Gerencia Administrativa Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, el saldo de gastos anticipados y otras cuentas por cobrar incluye US$7.1 millones (la Empresa ha provisionado US$4.6 millones sobre el valor total), correspondientes al subsidio de la tarifa a los abonados de la tercera edad y US$4.4 millones, correspondientes al subsidio de la tarifa por la emergencia eléctrica (Decreto 242), otorgados por el Estado Ecuatoriano a los abonados por intermedio de la Empresa y cuyas recuperaciones dependen de hechos futuros que incluyen decisiones políticas por parte del Gobierno Ecuatoriano.

El Gerente General establecerá con el Gobierno Ecuatoriano un mecanismo para la recuperación del referido saldo o su

compensación con la deuda a favor de este. Caso contrario, y de ser necesario, realizar la provisión correspondiente.

Respuesta de la Gerencia - Durante el año 2010, la Empresa provisionó US$4.6 millones sobre la cuenta por cobrar por el subsidio de la tarifa a los abonados de la tercera edad, constituyéndose el referido valor como saldo acumulado de la provisión al 31 de diciembre del 2010. No se ha provisionado el valor total de la referida cuenta por cuanto la Empresa, a su nivel ejecutivo más alto, se encuentra realizando las gestiones

pertinentes para su recuperación. En el año 2011, se evaluará si se debe incrementar o no la provisión de acuerdo a los resultados de esta gestión de cobro.

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9. Subsidios ESTADO

"Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa provisionó la totalidad de los mencionados subsidios"

DOCUMENTO DE RESPALDO: Reporte de Cuenta Provisión Cuentas Incobrables y Boletines 212610 y 212611/2011. Ref.

Esta recomendación unificó a la Rec. No.3 de IAE-AE-2010, por ser iguales, para efectos de seguimiento se mantienes la Rec. 9 de IAE-AE-2011.

31/12/2012

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10. Control de la Cuenta de Bancos

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Alto Gerencia General y

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Empresa mantenía como partida conciliatoria en bancos US$860 mil correspondientes a un débito bancario que fue identificado y analizado por la Empresa en el mes de mayo del 2011 y ajustado contablemente con posterioridad a nuestra revisión de auditoría.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, cumplir y monitorear los controles internos establecidos por la

Administración dentro de los plazos establecidos en las políticas de la Empresa con el fin de salvaguardar los activos y prevenir e identificar errores en los estados financieros oportunamente.

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10. Control de la Cuenta de Bancos

ESTADO

"Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa ajustó partidas conciliatorias deudoras y acreedoras no válidas por US$732 mil y US$993 mil, respectivamente, y las partidas conciliatorias mantenidas a la referida fecha son razonables.

Los saldos de todos los Bancos están conciliados".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletines de ajustes realizados Nos. 212713/212608/212686/212596 del 2011

31/12/2012

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11. Auxiliar de cartera de Abonados

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Alto Gerencia Administrativa

Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, el auxiliar de cartera de

abonados difiere en US$113 mil del saldo en libros. El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis de la referida diferencia y de ser necesario realizar los ajustes correspondientes.

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11. Auxiliar de cartera de Abonados

ESTADO

"Al 31 de diciembre del 2011, la diferencia entre el auxiliar de cartera y los registros contables asciende a US$5 mil que constituye una diferencia inmaterial."

31/12/2012

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12. Distribución de la Provisión de Cuentas por Cobrar

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Medio Gerencia Administrativa

y Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Empresa mantiene US$1.7 millones incluidos la cuenta "14431 - Provisión Cuentas Incobrables", en la que se registran provisiones por cuentas por cobrar comerciales de dudosa recuperación. Sin embargo, la referida provisión se relaciona con las cuentas "reclamos de Impuesto al Valor Agregado - IVA y retenciones en la fuente de años anteriores" que se encuentran clasificadas en el saldo de gastos anticipados y otras cuentas por cobrar.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, crear una cuenta contable en la que se registre las provisiones de cuentas de dudosa recuperación no comerciales con el fin de clasificar adecuadamente las provisiones de acuerdo con su naturaleza. Seguimiento a Agosto 2012 - Recomendación implementada. "La Empresa creó cuentas específicas para cada tipo de provisión."

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12. Distribución de la Provisión de Cuentas por Cobrar

ESTADO

"La Empresa creó cuentas específicas para cada tipo de provisión".

DOCUMENTOS DE RESPALDO: Reporte de Provisiones y creación de cuentas 144.41

31/12/2012

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13. Inventario registrado inadecuadamente

Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Empresa registró US$52 mil como inventarios, sin embargo, el referido importe correspondía a partidas de propiedades, bienes e instalaciones.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis detallado de las partidas que se generan en el proceso de conciliación de los auxiliares con las cuentas contables, con el fin de identificar y corregir errores de registro en los estados financieros.

Seguimiento a Agosto 2012 - Recomendación implementada. Al 31 de diciembre del 2011, no identificamos transacciones como la descrita anteriormente.

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13. Inventario registrado inadecuadamente

ESTADO

Los Auditores Externos exponen lo siguiente en el informe con Seguimiento a Agosto de 2012:

"Recomendación Implementada: Al 31 de diciembre del 2011, no identificamos transacciones como la descrita anteriormente".

31/12/2012

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14. Inversión en Hidrovictoria

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Bajo Gerencia Administrativa

Financiera

Observaciones - Al 31 de diciembre del 2010, hemos identificado las siguientes situaciones en el saldo de la inversión en

Hidrovictoria S.A.:

- De acuerdo a la Norma Ecuatoriana de Contabilidad No.19, la Empresa debe preparar estados financieros consolidados con su subsidiaria Hidrovictoria S.A.

- La Empresa no registró las pérdidas de su subsidiaria

Hidrovictoria S.A. correspondientes al año 2010 por US$66 mil. - Los activos de Hidrovictoria S.A. incluyen US$277 mil correspondientes a gastos administrativos que dicha compañía capitalizó como activos diferidos en el año 2009.

Sobre estas transacciones, los auditores externos de Hidrovictoria S.A colocaron una excepción en su informe a los estados

financieros considerando que dichas partidas debieron registrarse en los resultados del año. El saldo de la inversión en Hidrovictoria S.A., registrada por Empresa, incluye los referidos gastos

administrativos.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar la posibilidad de registrar un eventual deterioro de la inversión por US$277 mil, considerando que el patrimonio de la subsidiaria se encuentra sobrevaluado en el referido importe.

Seguimiento a Agosto 2012 .- Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene.

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14. Inversión en Hidrovictoria ESTADO

"El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: los estudios que

determinarán la continuidad y vigencia de la personería jurídica de Hidrovictoria S.A. los efectuará la Empresa para conocimiento y resolución de la Junta de Accionistas y con posterioridad se tomarán las decisiones de registro de la inversión. Responsables: Gerente Administrativo Financiero y Procurador. Plazo de Cumplimiento: Hasta el 31 de diciembre de 2013.

A la terminación del Proyecto Hidrovictoria se decidirá sobre la personería jurídica de la Empresa Hidrovictoria y por ende del registro contable indicado".

Documentación de respaldo: Comunicación enviada a Deloitte & Touche Referencia cruzada:

Se unifica con la Rec. 9 del IAE-AE-2010, que se refieren a lo mismo, para efectos de seguimiento se mantiene está recomendación.

Razones para el no cumplimiento de esta recomendación:

A la terminación del Proyecto Hidrovictoria se decidirá sobre la personería jurídica de la Empresa Hidrovictoria y por ende del registro contable indicado.

(33)

Actualización enero 27 de 2014:

El Gerente Administrativo Financiero envió al Auditor General el Memorando No. EEQ-DF-2014-0013-ME del 24 de enero de 2014, mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, en el que informó sobre la actualización de la evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los entes de control, al 31 de diciembre de 2013, indicando lo siguiente: "Comentario al 31 de diciembre de 2013: Mediante oficio DF-09-1610 del 09 de septiembre de 2013, el Director Financiero remite al Gerente General de HIDROVICTORIA S.A. los criterios aplicados para la valoración de acciones de esta Empresa aplicando el método de Balance Ajustado, por lo tanto, el anticipo que se encuentra registrado en las Obras de Ejecución y que fue entregado a la Cía. WKV por US$.112.000.00 dentro del rubro "Máquinas Generadores Eléctricos", se actualizó con la cotización vigente del euro, el mismo que se analizará para realizar una provisión posteriormente.

Documento de soporte: Anexo 1. Oficio DF-09-1610 del 09 de septiembre de 2013. Razones del no cumplimiento:

Por decisiones de Autoridades y Gerencias.

(34)

15. Activos Diferidos

Financiera

Antecedente - Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 25 - Intangibles, Fase de investigación, Párrafo 42

No se reconocerán activos intangibles surgidos de la investigación (o de la fase de investigación en proyectos internos). Los desembolsos por investigación (o de la fase de investigación, en el caso de proyectos internos), deben reconocerse como gastos de período en el que se incurran.

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, el saldo de activos diferidos incluye US$1.8 millones correspondientes a desembolsos por la realización de estudios y proyectos.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar el referido saldo y, de ser necesario, efectuar los ajustes

correspondientes.

Seguimiento a Agosto 2012 - Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene.

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15. Activos Diferidos ESTADO

El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente:

"Con relación al costo de los Diseños y Estudios del Proyecto Hidroeléctrico Quijos - Baeza registrado en Activos Diferidos, la Empresa Eléctrica Quito S.A. suscribió un convenio con CELEC EP para la Cesión de los Derechos del mencionado proyecto. La cláusula Segunda - Objeto del referido convenio indica que CELEP EP pagará a esta Empresa por el costo de los diseños y estudios señalados la cantidad de US$2.501.472,24; la misma que será transferida en su totalidad dentro de 120 días posteriores a la suscripción de la Adenda Modificatoria SG-026-2012. El plazo indicado venció, por ello se han realizado las

correspondientes gestiones para su cobro. Responsable: Gerente Administrativo Financiero. Plazo de cumplimiento: Hasta el 31 de octubre de 2013.

Se efectuaron varias gestiones al respecto, la última con el Ing. Ángel E. Reyes funcionario del Proyecto Quijos CELEC Emelnorte quien indica se ha realizado la gestión ante el Ministerio de Electricidad y Ministerio de Finanzas para que les transfiera los recursos, esperan respuesta. Además se solicitó contestación por escrito a la comunicación enviada por la EEQ al respecto". Documento de respaldo: Comunicación enviada a CELEC EP haciendo el requerimiento de pago. Oficio No. GG 01353 del 04 de octubre del 2012.

Referencia cruzada

Está recomendación unificó a la Rec. 11 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos de seguimiento se mantiene está recomendación (IAE-AE-2011 Rec.15)

Razones para el no cumplimiento de esta recomendación: Se están realizando las gestiones para la recuperación de los valores, el pago depende de CELEC EP.

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"Comentario al 30 de mayo 2013: Este valor se considerará como parte de pago de las instalaciones propiedad de Transelectric en la Vicentina que las requiere la empresa para mejorar la operación del Sistema integrado de la EEQ, que fortalecerá el servicio a la ciudad de Quito. (Acta reunión de trabajo entre la Empresa Eléctrica Quito S.A. y CELEC EP-TRANSELECTRIC." (Reunión: 2013-02-26)

Razones para el no cumplimiento de esta recomendación: Depende de factores externos (CELEC EP).

Actualización enero 27 de 2014:

El Gerente Administrativo Financiero envió al Auditor General el Memorando No. EEQ-DF-2014-0013-ME del 24 de enero de 2014, mediante el Sistema de Gestión Documental QUIPUX, en el que informa sobre la actualización de la evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los entes de control, al 31 de diciembre de 2013, indicando lo siguiente: "Con fecha 25 de julio de 2013 se firma el Contrato DCP-336-2013 entre la EEQ y el Ing. Rubén Francisco Pontón Villalba, cuyo objeto del contrato es efectuar la Consultoría para la Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Estudios de Factibilidad y Diseños Definitivos del Proyecto Hidroeléctrico Baeza y una vez que se disponga del informe final se definirá si los costos de los estudios se registren a una cuenta de gasto o al activo."

"Comentario al 31 de diciembre de 2013: Con O/T 512498/13 se pago la factura 802 a favor del Ing. Rubén Francisco Pontón Villalba, por concepto de Consultoría para la Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Estudios de Factibilidad y Diseños Definitivos del Proyecto Hidroeléctrico Baeza, de acuerdo al Contrato DCP-336-2013"

Documentos de soporte: Anexo 2: O/T 512498/13, Factura: 802, Acta de Entrega Recepción Definitiva y Contrato DCP-336-2013. Razones del no cumplimiento:

Por decisiones de Autoridades, Gerencias y entidades externas.

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16. Donaciones

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Medio Gerencia General y a la

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Empresa mantiene registradas "donaciones" por US$18.5 millones y US$1.6 millones en el patrimonio y en otros gastos acumulados y otras cuentas por pagar, respectivamente. Dichas "donaciones" constituyen valores recibidos de los abonados para la ejecución de obras de

electrificación.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar el mencionado saldo y de ser necesario, realizar el ajuste correspondiente considerando que por su naturaleza, y de acuerdo a lo establecido en la Ley del Sector Eléctrico, estas "donaciones" constituyen ingresos para la Empresa.

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16. Donaciones ESTADO

Los Auditores Externos en el Informe presentado indican que en el Seguimiento realizado al mes de agosto 2012, lo siguiente: "Recomendación parcialmente implementada. Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa ajustó contra resultados, el saldo de donaciones registrado en otros gastos acumulados y otras cuentas por pagar; sin embargo, mantiene el saldo de donaciones por US$18.5 millones registrado en cuentas de patrimonio"

El Director Financiero con oficio DF - 09 1561 de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente:

"El valor registrado en la Cuenta Donaciones de Capital se mantiene desde el año 2008 en el rubro del Patrimonio de la Empresa, ello en tanto se defina si dicho saldo corresponde reclasificar a ingresos. Responsables: Procuraduría y Director Financiero. Plazo de cumplimiento: Hasta el 31 de diciembre de 2012.

Se atenderá esta recomendación una vez se defina el Plan de Cuentas a nivel del Sector Eléctrico Nacional; aspecto que lo lidera el M.E.E.R., ésta institución a través de la E.E.Q. contrató una consultoría para cumplir con este objetivo"

Referencia cruzada:

Esta recomendación se unificó con la Rec. 12 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos de seguimiento se mantienes está Recomendación (IAE-AE-2011 Rec. 16)

Se atenderá esta recomendación una vez se defina el Plan de Cuentas a nivel del Sector Eléctrico Nacional; aspecto que lo lidera el M.E.E.R.

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"Comentario al 30 de mayo 2013: Con Boletín No. 212763-2012 este valor fue transferido a Ingresos. Recomendación Cumplida"

(40)

17. Depósitos en Garantía por Medidores

IAE/AE-2011 31/08/2012 31/08/2012 Finanzas Medio Gerencia General y a la

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Compañía mantiene en saldos de pasivo US$11 millones correspondientes a depósitos recibidos de los abonados como garantía de buen uso de los medidores que son instalados por la Empresa para la prestación del servicio de energía eléctrica. Históricamente, la Compañía no ha devuelto estos depósitos por garantías a los abonados.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar la referida cuenta y evaluar la posibilidad de ajustar contablemente la misma contra ingresos del año considerando que los referidos valores de garantía, en la práctica, no son devueltos a los abonados. Sin embargo, el control extracontable de las referidas garantías debe ser mantenido con el fin de contar con una base de datos la cual permita, entre otros, controlar la devolución de las garantías en casos de que los abonados las reclamen.

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17. Depósitos en Garantía por Medidores

ESTADO

"Concluida la implementación de las NIFFS, si corresponde se efectuará el ajuste.

La Empresa ha estructurado una propuesta para implementación de las NIFFS, con el acompañamiento de la empresa DELOITTE, a través de la realización de un conjunto de talleres.

(EL tercer taller se llevará a efecto el día viernes 25 del presente mes, en el cual se analizarán las políticas relacionadas con los rubros del Activo Fijo y materiales, principales componentes de los Estados Financieros de la Empresa)".

EL Director Financiero envió al representante legal de DELOITTE & TOUCHE ECUADOR CIA. LTADA, el memorando No. DF 10 1780 del 24 de octubre del 2012, en el que solicitó "la reprogramación de las actividades para implementación de las NIIFS al 2012"

Referencia cruzada:

Está recomendación unificó a la Rec.13 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos del seguimiento se mantiene la del año 2011 (IAE-AE-2011 Rec.17)

Concluida la implementación de las NIFFS, si corresponde se efectuará el ajuste. Actualización a mayo 2013:

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"Comentario al 30 de mayo de 2013: Según Boletines Nos. 212873 y 212839-2012 se realizó el asiento de ajuste según las Normas Niff's fue contabilizado a Ingresos, el saldo en esta cuenta corresponde a la provisión para devolución de medidores por los años 2011, 2012 y 2013."

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18. Presentación de saldos de jubilación

Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Compañía registró la totalidad de la provisión de jubilación del año por US$17.7 millones como gastos de administración; sin embargo, dicho saldo incluye provisiones de empleados que laboraron para la Empresa en las áreas técnica y comercial. Por lo tanto, el referido valor debió ser registrado proporcionalmente en los saldos de gastos de

explotación de energía y de ventas.

El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar el análisis de los referidos registros y realizar los ajustes

correspondientes.

Seguimiento a Agosto 2012 - Recomendación implementada. La Empresa clasificó los valores de jubilación patronal en las cuentas en las que se origina este rubro.

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18. Presentación de saldos de jubilación

ESTADO

"La Empresa clasificó los valores de jubilación patronal en las cuentas en las que se origina este rubro". DOCUMENTO DE RESPALDO: Boletín No.212756/2011.

31/12/2012

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19. Baja de Cuentas por Pagar al SRI

Financiera

Observación - Al 31 de diciembre del 2010, la Empresa mantiene en pasivos diferidos US$2.8 millones correspondientes a glosas por pagar al Servicio de Rentas Internas - SRI por impuesto a la renta e impuesto al valor agregado de los años 1998, 1999 y 2000. Tomando en cuenta que la Empresa es pública en el ámbito tributario, desde la publicación de la Ley Orgánica de Empresas Públicas en el año 2009, sus pasivos con el SRI han sido condonados.

El Gerente General dispondrá al Director Financiero, ajustar las referidas provisiones por pagar al SRI como ingresos del año. Seguimiento a Agosto 2012 - Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene.