RESPUESTAS A INQUIETUDES SOBRE LA INVITACIÓN OACU-16 - TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL OPERADOR DE LA AGENCIA DE CONTENIDOS DE LA UNIDAD QUE PLANEE, PRODUZCA, DISTRIBUYA Y POSICIONE EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN REGIONALES, NACIONALES E INTERNACIONALES, MATERIAL PERIODÍSTICO PARA MÚLTIPLES PLATAFORMAS SOBRE INNOVACIÓN, EMPRENDIMIENTO Y CRECIMIENTO EMPRESARIAL.
Fecha: 28 de junio de 2016.
1. Solicitamos se aclare que en el presente proceso de selección pueda participar cualquier persona jurídica que este en capacidad de cumplir con en el objeto, toda vez que queda claro que no se requiere ser específicamente una Agencia de Medios (tratándose de una especie), sino al contrario puede ser una empresa o sociedad legalmente constituida que tenga dentro de su objeto social actividades publicitarias (lo cual es el género, es decir que es más amplio y contempla las actividades de las agencias de medios), siempre que demuestre dentro de su experiencia contratos relacionados, tal y como los exige los términos de referencia del presente proceso de selección.
Sumado a lo anterior, la Ley prevé como en el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS según el numeral 5 del artículo 5 de la Ley 1258 de 2008, que estas sociedades puedan ejercer todo tipo de actividad lícita, sin perjuicio que exista otra normatividad que contenga previsiones similares.
Conforme a lo anterior solicitamos aclarar que no se requiere expresamente una agencia, sino personas jurídicas que tengan la experiencia certificada en el objeto a contratar.
R/. Según lo establecido en los términos de referencia podrán participar personas jurídicas nacionales orientadas al cumplimiento del objeto de la presente convocatoria y que cumplan con lo indicado en los numerales 3.3 Requisitos para participar en la Convocatoria, 6.1 Criterios Técnicos y 6.2 Criterios Financieros.
2. En el numeral 6.1.1 Experiencia Específica del Proponente, la Entidad solicita que el proponte deberá sustentar experiencia mínima de cinco (5) años en la producción de contenidos en al menos dos (2) de los siguientes medios:
Prensa
Televisión
Medios Digitales y/o Redes Sociales.
Adicionalmente, el proponente deberá presentar muestras de trabajos realizados (noticias, crónicas, reportajes, videos entre otros).
Nuestra Empresa ha realizado varios trabajos donde se han generado este tipo de contenidos, (prensa, radio, televisión, medios digitales y/o redes sociales), pero algunas de las certificaciones son de estrategias de comunicación, donde dentro del alcance general del objeto a contratar, se han desarrollado temas como free press (radio, prensa, televisión, medios digitales).
Luego nuestra empresa tiene las muestras de que habla el numeral 6.1.1.
Pregunta: ¿Se pueden presentar este tipo de certificaciones teniendo en cuenta que dentro del alcance general del objeto a contratar se encuentra no solo la producción de contenidos para radio, prensa, tv, etc sino que también podemos anexar las muestras de dichos trabajos?
R/. El proponente para certificar la experiencia requerida en el 6.1.1 Experiencia Específica del proponente, debe cumplir con las especificaciones indicadas en este numeral. Las muestras de trabajo soportan la experiencia que el proponente relaciona en las certificaciones adjuntas. De acuerdo, con lo anterior reiteramos los requisitos que validaran la experiencia del proponente: El proponente deberá sustentar experiencia de mínima cinco (5) años en la producción de contenidos en al menos dos (2) de los siguientes medios:
Prensa Radio Televisión
Medios digitales y/o redes sociales
Nota: La experiencia del proponente debe ser de Mínimo 5 años en cada uno de los medios en los que demuestre experiencia.
El proponente deberá aportar certificaciones que contengan la siguiente información relacionada con cada proyecto ejecutado:
Nombre del contratante.
Objeto y descripción del contrato. Fecha de suscripción del contrato. Fecha de terminación del contrato. Valor del contrato.
Nombre, cargo y firma de quien expide la certificación. Dirección y teléfono del contratante.
Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados. Fecha de elaboración de la certificación.
El proponente, además de presentar las certificaciones, deberá diligenciar la información que se encuentra en el Anexo No 2. Cuadro resumen experiencia del proponente.
Adicionalmente, el proponente deberá presentar muestras de trabajo realizados (noticias, crónicas, reportajes, ideos, entre otros) y relacionarlos en el Anexo No 3. Relación muestras de trabajo
3. Propuesta Económica.
Por favor aclarar cómo es la forma de presentar la propuesta económica, ya que no existe un formato guía.
En el numeral 6.2.1 Oferta Económica, dice solamente que el proponente debe indicar el valor mensual y total de la propuesta (incluidos todos los costos, impuestos y gastos), en pesos colombianos, contemplando la duración establecida en el numeral 13, Duración del contrato. ¿La propuesta económica se debe presentar en forma mensual, de acuerdo a la propuesta metodológica que presente cada proponente?
R/. El proponente debe establecer en su oferta económica los items descritos en el numeral 6.2.1 Oferta Económica, los cuales se mencionan a continuación de manera general:
La propuesta económica mensual y total deberá discriminar el valor de la misma con IVA y sin IVA.
La propuesta económica deberá incluir todos los costos mensuales de producción, distribución y posicionamiento del material periodístico para prensa, radio, televisión, internet y redes sociales y las actividades y labores que permitan el cumplimiento del objeto y del alcance de la propuesta.
Esta propuesta deberá incluir gastos de transporte, alojamiento y alimentación asociados con el desplazamiento del equipo periodístico para documentar historias y noticias desde las regiones de Colombia. El proponente deberá realizar, como mínimo cuatro (4) viajes durante cada mes del contrato, para hacer cubrimiento y realizar contenido relacionado con el objeto de los presentes términos de referencia en las diferentes regiones del país. Adicionalmente, esta propuesta debe incluir gastos de transporte, alojamiento y
alimentación (durante los días que considere necesario el proponente para el cumplimiento del objetivo), asociados con el desplazamiento del equipo encargado de la labor de mercadeo de la agencia y posicionamiento de sus contenidos en los medios de comunicación e instituciones relacionadas con el ecosistema de innovación y emprendimiento.
La estrategia de mercadeo de la agencia, que presente y estructure el proponente,
deberá incluir un mínimo de viajes a regiones, donde se puedan comercializar y presentar los servicios de la agencia y de esta manera darla a conocer en todo el país.
Para dar cumplimiento a la función de acompañamiento y supervisión del contrato y con el objetivo de garantizar que el material periodístico cumpla con los objetivos de la agencia, y supervisar la estrategia comercial de la misma, la propuesta debe incluir los gastos de transporte, alojamiento y alimentación (durante los días que considere necesario el proponente para el cumplimiento del objetivo), de un integrante de LA UNIDAD que acompañe al equipo periodístico en uno (1) de los cuatro (4) viajes mensuales elegido por LA UNIDAD que se realizaran durante la vigencia del contrato. Este viaje mensual será propuesto por el contratista y aprobado por LA UNIDAD.
En cualquier caso, una vez seleccionado el proponente, LA UNIDAD hará revisión del itinerario de viajes del mes de acuerdo a la propuesta planteada y al seguimiento que se realice en los comités semanales. La aprobación de los mismos estará sujeta al visto bueno de LA UNIDAD.
4. ¿Cuántos eventos semestrales o trimestrales (talleres, conferencias, capacitaciones etc) se deben realizar? O ¿los que considere el proponente de acuerdo a su propuesta?
R/. De acuerdo con lo establecido en el numeral 10.1 Alcance del servicio a contratar de los términos de referencia de la convocatoria el proponente Adicionalmente, podrá incluir en la propuesta presentada la realización de eventos semestrales o trimestrales (talleres, conferencias, capacitaciones, etc.) en los que haya un contacto directo con periodistas y editores de medios de comunicación y puedan relacionarse de manera directa con los temas que LA UNIDAD quiere promover a través de la agencia de contenidos, por lo cual queda a discreción del proponente.
5. ¿Los destinos de los viajes de que habla el numeral 5 del Alcance del servicio a contratar, los define la Entidad?
R/. Los términos de referencia en el numeral 6.2.1 Oferta Económica mencionan que en cualquier caso, una vez seleccionado el proponente, LA UNIDAD hará revisión del itinerario de viajes del mes de acuerdo a la propuesta planteada y al seguimiento que se realice en los comités semanales. La aprobación de los mismos estará sujeta al visto bueno de LA UNIDAD.
6. ¿Cuál o cuáles son la audiencia target de Colombia INN? ¿Cuál es su descripción detallada? R/. La misión de iNNpulsa es generar en el país un interés en los colombianos respecto a los temas de emprendimiento, la innovación como factor determinante en las empresas del futuro y el desarrollo productivo de la industria nacional. Así que nuestra principal audiencia no se podría determinar en una descripción detallada.
7. ¿Podemos conocer los indicadores actuales del portal?
R/. Estadísticas de visitas al portal durante su tiempo de funcionamiento.
8. Nuestra agencia de contenidos noticiosos tiene 2 coordinadores de noticias, que exitosamente todas las mañanas se encargan de posicionar el contenido noticioso en los medios regionales y locales del país, tanto así que nuestra base de datos supera los 5.000 periodistas. Su experiencia es de 4 y 11 años ejerciendo este rol, son periodista y comunicador social. Es esta la labor central del Ejecutivo de Mercadeo y Distribución? puede ser por tanto un profesional con experiencia en alianzas y establecimiento de redes de periodistas y medios sin experiencia en ejecución de estrategias de mercadeo (agencias de publicidad, marketing, relacionamiento o anunciante) quien se acepte para el rol de Ejecutivo de mercadeo y distribución? Cuál es el perfil requerido.
R/. De acuerdo con lo indicado en los términos de referencia, numeral 6.1.2 Experiencia del Equipo de Trabajo, las funciones y experiencia requerida para el cargo de ejecutivo de mercadeo, son las siguientes:
FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO: Se encargará de posicionar diariamente los contenidos elaborados por la agencia Colombia iNN en medios de comunicación local,
nacional e internacional, así como medios institucionales pertenecientes al ecosistema de innovación y emprendimiento. Realizará las alianzas y gestiones correspondientes para la
exitosa distribución del contenido periodístico en los distintos medios de comunicación tradicional y digital.
EXPERIENCIA REQUERIDA: Mínimo tres (3) años de experiencia manejando estrategias de mercadeo.
9. ¿La Unión Temporal que se presente a la convocatoria puede estar compuesta de una persona jurídica nacional y una persona jurídica extranjera?
R/. De acuerdo con lo establecido en el numeral 3.3 Requisitos para participar en la Convocatoria, de la parte I de los términos de referencia, solamente se pueden presentar personas jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos, por ende no se pueden presentar personas jurídicas extranjeras bajo ninguna figura.
10. ¿La Unión Temporal que se presente a la convocatoria podría estar compuesta por 3 personas jurídicas?
R/. Las uniones temporales pueden estar conformadas por dos o más personas jurídicas nacionales, para la consecución del objeto de la presente convocatoria, cumpliendo con los requisitos establecidos en el numeral 3.3 Requisitos para participar en la Convocatoria. De igual manera, cada una de las personas jurídicas que conformen la unión temporal o consorcio deben diligenciar el Anexo No 7 formato de vinculación de clientes en su totalidad, además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes.
11. ¿Las fotografías que deban acompañar los productos periodísticos estipulados en el alcance, deben ser producidas especialmente para este propósito? o es posible utilizar fotos de nuestro archivo, con los correspondientes créditos y derechos que se deban ceder?
R/. El operador debe tener la capacidad de producir todo el archivo fotográfico de las noticias de Colombia iNN. Sin embargo, es posible usar fotos de archivo que se ajusten perfectamente a la veracidad y contexto de la noticia.
12. ¿La propuesta que se haga en relación con la plataforma virtual, exige hacernos cargo del desarrollo de una nueva plataforma? o ¿sólo implica hacer una evaluación, propuesta de mejoramiento y posterior administración permanente de la misma?
R/. No se debe desarrollar una nueva plataforma; el operador de Colombia iNN, deberá evaluar, ajustar, mejorar y potenciar la plataforma web actual.
13. ¿Es posible presentar en la propuesta una sugerencia de equipo de trabajo distinto al que se solicita en la convocatoria, pero que esté en capacidad de responder a todos los requerimientos manifestados en el alcance?
R/. De acuerdo con lo establecido en los términos de referencia el equipo mínimo requerido debe cumplir con los requisitos enunciados en el numeral 6.1.2 Experiencia del Equipo de
Trabajo. Sin que ello limite al proponente a realizar una propuesta adicional de equipo de trabajo, sin dejar de dar cumplimiento al numeral antes mencionado.
14. ¿Pueden proponerse para el equipo de trabajo, profesionales distintos que compartan o asuman, de acuerdo a una fijación específica de destinación de horas de trabajo, las funciones que se requieren de un mismo cargo?
Nos explicamos, tener por ejemplo un gran grupo de periodistas, disponibles y con el perfil que exige el proyecto, que puedan ejecutar de acuerdo con las necesidades y los tiempos, las labores editoriales correspondientes a los planes de cada semana? ¿Pero no los tres periodistas fijos trabajando de tiempo completo para el proyecto. O lo mismo, en el caso de fotógrafos y videógrafos?
R/. De acuerdo con lo establecido en los términos de referencia el equipo mínimo requerido debe cumplir con los requisitos enunciados en el numeral 6.1.2 Experiencia del Equipo de Trabajo. Sin que ello limite al proponente a realizar una propuesta adicional de equipo de trabajo, sin dejar de dar cumplimiento al numeral antes mencionado.En cuanto al tiempo de dedicación expresado en horas / hombre, es competencia del proponente determinar el tiempo de dedicación requerido para el cumplimiento del objeto de la presente convocatoria.
15. ¿Cuándo se sugiere que el proponente gestione determinado número de publicaciones mensuales en los distintos medios, ¿se cuentan como válidos los formatos .com de cada medio?
R/. Sí, se cuentan las publicaciones en el .com de los medios de comunicación.
16. ¿Innpulsa suministra las bases de datos del ecosistema de innovación y emprendimiento a las cuales se pide que se envíe un newsletter diario? Si es así, ¿se está hablando de una base de cuántos contactos aproximadamente?
R/. La base de datos debe ser levantada y construida por el operador durante el proceso de operación de Colombia iNN.
