Fdo. Belén Cerezuela Povedano
I.‐ ANTECEDENTES
La Diputación de Salamanca promueve, mantiene y difunde acciones encaminadas a la conservación del patrimonio escrito de los pueblos de la provincia, por eso colabora desde hace años con los Ayuntamientos de Salamanca para que los archivos municipales cuenten con el equipamiento, la asistencia técnica y los programas de actuación necesarios para cumplir firmemente con las normas jurídicas que reconocen a los ciudadanos el derecho a informar y el derecho a ser informado, siendo este derecho a la información, uno de los objetivos previstos en la normativa de procedimiento administrativo.
II.‐MARCO JURÍDICO
Por la simple presentación de la oferta se entenderá que los licitadores muestran su expresa sumisión a la Legislación de Contratos del Sector Público y a los Pliegos de Cláusulas Administrativas y de Prescripciones Técnicas y a los Proyectos técnicos que de cada archivo se han elaborado.
Legislación aplicable a este contrato:
Ley 6/1991, de19 de Abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León
Decreto 221/1994, de 6 de octubre, de Estructura y funciones del Archivo General de Castilla y León y articulación con los Archivos Histórico Provinciales de la Comunidad.
Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León
Decreto 18/2014, de 24 de abril, por el que se crea y regula el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León
Ley 3/2015, de 4 de marzo, de Transparencia y Participación Ciudadana de Castilla y León Decreto //2016, de 17 de marzo, por el que se regúlale procedimiento para el ejercicio del
derecho de acceso a la información pública en la Comunidad de Castilla y León.
Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre por el que aprueba el Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL
SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA EN LOS ARCHIVOS MUNICIPALES INCLUIDOS EN EL
LOTE
I
: BARBADILLO, GOLPEJAS, EL SAHÚGO, EL TEJADO, VILLAR DE CIERVO YVILLASRUBIAS.
Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo por el que se desarrolla parcialmente la Ley de Contratos del Sector Público.
Ley 7/1985, de 2 de Abril, Reguladora de Bases de Régimen local, modificada por la Ley de Modernización del Gobierno Local 57/2003.
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
III.‐ OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
El objeto del presente documento es establecer los requerimientos técnicos para la prestación de los servicios necesarios de asistencia técnica y suministros, por parte de una empresa especializada en el traslado, equipamiento, gestión y organización de documentos de los siglos XII al XXI, custodiados en archivos municipales, y que necesitan un tratamiento documental integral, consistente en las siguientes fases:
*Traslado, limpieza, equipamiento, identificación, clasificación, ordenación de series documentales, reagrupación de unidades documentales, descripción automatizada de las mismas por medio del software compatible con el utilizado en los archivos integrados en el Servicio Provincial de Archivos.
Este pliego de cláusulas técnicas recoge las características mínimas a cumplir por los licitadores, que deben consultar el proyecto técnico elaborado para cada uno de los archivos antes mencionados en
la página: así como,
los criterios para la valoración de las propuestas presentadas y selección del adjudicatario.
IV.‐ CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SERVICIO
a) Traslado e instalación de la documentación:
‐ La documentación debe ser embalada y trasladada al Centro de Recuperación de Archivos de la Diputación de Salamanca, donde se realizarán los trabajos que a continuación se relacionan. Una vez terminados, se debe devolver e instalar en el municipio.
b) Tratamiento preventivo de la documentación:
‐ Tratamiento químico preventivo de la documentación para eliminar larvas y huevos de los documentos.
‐ Limpieza en superficie de todos los documentos anteriores al siglo XX.
‐ Desplegado y alisado de los documentos de gran tamaño y supresión de parches o cintas autoadhesivas.
‐ La documentación anterior al siglo XVIII se colocará entre cartones rígidos, sin ácidos ni ligninas y recubiertos de papel barrera: Si hubiera sellos colgantes se colocarán en bolsitas a medida, realizadas en material con ph neutro.
c) Tareas de organización documental:
Clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos, recibidos y tramitados por el Ayuntamiento; así como otros documentos pertenecientes a fondos distintos del municipal, pero que se conserven en el inmueble municipal. Realizando las tareas que a continuación se describen: ‐ Separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo.
‐ Comprobación de que todos los expedientes estén debidamente organizados y ordenados según los sistemas previstos para cada tipo de expediente.
‐ Identificación de las series documentales objeto del tratamiento archivístico. ‐ Clasificación de las series documentales.
‐ Ordenación de las series según lo previsto.
‐ Formación de las unidades documentales que constituyen cada una de las series documentales. ‐ Descripción automatizada de las unidades documentales utilizando un software compatible con el utilizado en los Programas de: Equipamiento y Organización, y de Gestión, Mantenimiento y Actualización de archivos municipales de la provincia de Salamanca.
‐ Separación física en carpetillas individualizadas o en cajas archivadoras de los documentos que forman la unidad documental.
‐ Signaturado de cajas de archivo, así como de las carpetillas que se introducirán en las cajas.
‐ Elaboración de los instrumentos de descripción y de cuadro de equivalencias, si existiesen inventarios anteriores.
d) Materiales:
‐ Los documentos se introducirán en cajas archivadoras de folio prolongado con cartoquem (ondulado)‐ 150 tex cartoliner con un ph mayor de 6. Estarán impresas figurando en la parte superior el escudo de la Diputación Provincial, el nombre del Departamento de Cultura y de la Unidad de Patrimonio Documental, en el centro aparecerá el nombre del archivo.
‐ Se utilizarán carpetas para separar los legajos de contenido heterogéneo, donde aparecerá en la parte inferior los siguientes datos: nombre del archivo, signatura, fechas extremas y la entrada descriptiva.
‐ El equipamiento a instalar en los municipios, deben ser módulos de estantería blanca metálica reforzada, cada módulo formado por baldas de 100x40 cms., o bien por baldas de 130x40 cms., según se especifique en cada proyecto, con bandejas de doble pestañas reforzadas, zapatas, escuadras, tornillería y sujeciones. Trasladadas al municipio e instaladas en el mismo.
e) Aplicación informática:
El licitante deberá hacer constar en la ficha adjunta, o en el mismo formato, toda la información técnica solicitada para evaluar la aplicación informática que se oferta. El incumplimiento de esta condición, tanto en forma como en contenido, ocasionará que la oferta no pueda ser considerada.
La aplicación informática estará adaptada a las normas de descripción internacionales ISAD (G). Se deberá instalar en al menos un ordenador del Ayuntamiento, según se especifique en el proyecto del archivo, y en la Diputación Provincial. Se deberá entregar una licencia de usuario y un soporte de instalación para cada uno de los municipios incluidos en el procedimiento de contratación, y también para la Unidad de Patrimonio Documental. Todas las licencias lo serán por tiempo indefinido.
‐ La aplicación suministrada se entregará lista‐para‐funcionar, para lo cual, y de ser preciso, se entregarán los aplicativos adicionales para su funcionamiento completo.
‐ Esta aplicación se podrá ejecutar en todos y cada de los siguientes sistemas operativos: Microsft XP, Vista, Windows 7,8 y 10 en todas sus versiones.
‐ El programa de explotación deberá incluir las siguientes funcionalidades:
* Altas, bajas, modificaciones y consulta de entradas descriptivas del inventario del archivo. * Impresión de fichas descriptivas del inventario y de listados de inventarios sistemáticos, topográficos.
* Control de accesos por contraseña personal a las distintas funcionalidades.
*Control de préstamos y devoluciones de documentos del fondo a otras dependencias municipales.
* Opciones de importación, exportación y posterior fusión de datos de inventarios en una base de datos común que contenga información de uno o más municipios.
‐ El adjudicatario se compromete a incluir un servicio de mantenimiento y soporte del aplicativo y los datos durante tres años.
V.‐ COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO
La dirección, seguimiento y control de los trabajos, corresponderá a la coordinadora de la Unidad de Patrimonio Documental.
VI.‐ PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El plazo de realización de este servicio es de ocho meses contados a partir de la fecha de formalización del correspondiente contrato.
El lugar de ejecución para el LOTE I, será el Centro de Tratamiento y Recuperación de Archivos, donde serán trasladados los fondos documentales de los municipios que conforman este lote. Para el LOTE II, correspondiente al fondo documental de Peñaranda de Bracamonte, los trabajos se desarrollarán in situ.
VII.‐ PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL
El adjudicatario, antes de la formalización del contrato que nos ocupa, deberá presentar la suscripción del contrato de una póliza de responsabilidad civil, por un valor de 200.000 €.
VIII.‐ TIPO MÁXIMO DE LICITACIÓN Y FORMA DE PAGO
La contratación de los trabajos arriba mencionados, se dividirá en dos lotes:
LOTE I.‐ El precio máximo de licitación de este lote será de cuarenta mil quinientos setenta y cinco euros, (40.575,00 €), I.V.A. incluido. Sin I.V.A el precio máximo de licitación sería de treinta y tres mil quinientos treinta y tres euros con seis céntimos (33.533,06 €), resultando el 21% de I.V.A siete mil cuarenta y un euros con noventa y cuatro céntimos, (7.041,94 €) . En el que se incluye la totalidad de los gastos derivados de licencias, tasas, materiales y personal que sean necesarios para la ejecución de los trabajos. El resultado de esta cantidad es la suma de los proyectos de organización y equipamiento de cada municipio, cuyo presupuesto individual sería:
- Barbadillo, precio máximo de licitación, seis mil novecientos cuarenta y cinco euros (6.945,00 €), I.V.A incluido. Sin I.V.A sería cinco mil setecientos treinta y nueve euros con sesenta y siete céntimos (5.739, 67 €), resultando el 21% de I.V.A , mil doscientos cinco euros, con treinta y tres céntimos (1.205,33 €).
- Golpejas, precio máximo de licitación, cinco mil cuatrocientos euros (5.400,00€), I.V.A incluido. Sin I.V.A
sería cuatro mil cuatrocientos sesenta y dos euros con ochenta y un céntimos (4.462,81 €), resultando el 21% de I.V.A, novecientos treinta y siete euros, con diez y nueve céntimos (937,19 €).
- El Sahúgo, precio máximo de licitación, ocho mil novecientos noventa euros, (8.990,00€), I.V.A incluido.
Sin I.V.A sería siete mil cuatrocientos veintinueve euros con setenta y cinco céntimos (7.429,75 €), resultando el 21% de I.V.A mil quinientos sesenta euros con veinticinco céntimos (1.560,25 €).
-El Tejado, precio máximo de licitación, tres mil ciento ochenta y cinco euros (3.185,00 €), I.V.A
repercutido. Sin I.V.A sería dos mil seiscientos treinta y dos euros con veintitrés céntimos (2.632,23 €), resultando. Siendo el 21% de I.V.A, quinientos cincuenta y dos euros con setenta y siete céntimos (552,77€).
- Villar de Ciervo, precio máximo de licitación, ocho mil doscientos sesenta euros (8.260,00 €), I.V.A
incluido. Sin I.V.A sería seis mil ochocientos veintiséis euros con cuarenta y cinco céntimos (6.,826,45 €), resultando el 21% de I.V.A. mil cuatrocientos treinta y tres euros con cincuenta y cinco céntimos (1.433,55 €).
- Villasrubias, precio máximo de licitación, siete mil setecientos noventa y cinco euros (7.795,00 €), I.V.A
repercutido. Sin I.V.A sería seis mil cuatrocientos cuarenta y dos euros con quince céntimos (6.442,15 €), resultando el 21% de I.V.A mil trescientos cincuenta y dos euros con ochenta y cinco céntimos (1.352,85€).
LOTE II.‐ El precio máximo de licitación de este lote será de treinta y un mil trescientos noventa euros (31.390,00 €), I.V.A. incluido. Sin I.V.A el precio máximo de licitación sería de veinticinco mil novecientos cuarenta y dos euros con quince céntimos (25.942,15 €), resultando el 21% de I.V.A cinco mil cuatrocientos cuarenta y siete euros, con ochenta y cinco céntimos (5.447,85 €). El resultado de esta cantidad es el presupuesto estimado en el proyecto de gestión, actualización y mantenimiento del archivo municipal de Peñaranda de Bracamonte. En el que se incluye la totalidad de los gastos derivados de licencias, tasas, materiales y personal que sean necesarios para la ejecución de los trabajos, teniendo en cuenta que en este archivo se ha trabajar en la propia localidad.
En consecuencia, el tipo máximo de licitación será la suma de los dos LOTES arriba mencionados, y asciende a cincuenta y nueve mil cuatrocientos setenta y cinco euros, con veintiún céntimos (59.475,21 €), I.V.A excluido, ascendiendo este al 21%, resultando la cantidad de doce mil cuatrocientos ochenta y nueve euros con setenta y nueve céntimos (12.489,79 €). En el que se incluyen la totalidad de los gastos derivados de licencias, tasas, materiales y personal que sean necesarios para la ejecución de los trabajos.
La forma de pago será una vez finalizado el trabajo en cada archivo municipal, después del control y el visto bueno de la coordinadora de Patrimonio Documental y aprobada por la Presidencia.
Salamanca 19 de septiembre de 2017 La Coordinadora de la Unidad de Patrimonio Documental
ANEXO I:
CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
La funcionaria que suscribe, sugiere que se tengan en cuenta los siguientes criterios al objeto de establecer
una valoración en el presente expediente de contratación:
A)* Criterios evaluables de forma automática.
. Importe ofertado...hasta 60 puntos
A1) Oferta económica.
Se dará una puntuación máxima de hasta 60 puntos a la oferta económica más ventajosa. Para el resto de las
ofertas se otorgará la puntuación resultante de la aplicación de la siguiente fórmula:
Puntuación de la oferta económica= 60 x Precio de la oferta más baja
Precio de la oferta valorada
B)* Criterios cuya ponderación depende de un juicio de valor.
. Solución técnica...hasta 40 puntos
B1) Calidad de la memoria técnica
Se dará una puntuación de máxima de 10 puntos a la calidad de la memoria técnica, valorándose los siguientes
aspectos:
‐ Desarrollo y descripción de las tareas técnicas de traslado y limpieza de fondos, hasta 5 puntos. ‐ Desarrollo y descripción de las tareas de organización documental, hasta 5 puntos.
B2) Aplicación informática
Se dará una puntuación máxima de 30 puntos a la aplicación informática, valorándose las siguientes
agrupaciones de variables:
‐ Requerimientos técnicos de la aplicación, hasta 5 puntos. ‐ Entorno de desarrollo utilizado, hasta 5 puntos.
‐ Funcionalidades de la aplicación, hasta 10 puntos.
‐ Características del servicio de mantenimiento, hasta 5 puntos.
‐ Otras mejoras incluidas dentro de la oferta propuesta, hasta 5 puntos.
A tal efecto los licitadores deberán cumplimentar la ficha de captación de datos para evaluar la aplicación
informática de gestión de archivos, que se haya en el Anexo II. Salamanca 19 de septiembre de 2017 La Coordinadora de la Unidad de Patrimonio Documental
ANEXO II:
FICHA
DE
CAPTACIÓN
DE
DATOS
PARA
EVALUAR
LA
APLICACIÓN
INFORMÁTICA
PARA
LA
GESTIÓN
DE
ARCHIVOS
MUNICIPALES
EMPRESA
LICITANTE:
_______________________________________________________
Contacto técnico para la resolución de dudas:
_______________________________________*
REQUERIMIENTOS
TÉCNICOS
DE
LA
APLICACIÓN
(5
puntos):
‐
Indicar
las
características
técnica
mínimas
y
recomendables
para
la
ejecución
de
la
aplicación
informática
de
gestión
de
archivos
municipales
ofertada.
Mínimas
Recomendables
*
ENTORNO
DE
DESARROLLO
UTILIZADO
EN
LA
APLICACIÓN
(5
puntos)
‐
Indicar
los
entornos
de
operación
posibles
de
la
aplicación:
○ Windows XP HE / XP Pro
○ Windows 7 ( Indicar ○ 32 b / ○ 64 b )
○ Windows 8 ( Indicar ○ 32 b / ○ 64 b )
○ Windows 10 ( Indicar ○ 32 b / ○ 64 b )
‐
Indicar
si
la
aplicación
es
monopuesto
o
multipuesto:
○ Monopuesto (un solo operario con posibilidad de uso en red o no)
○ Multipuesto (varios operarios en red)
‐
Indicar,
si
la
aplicación
puede
operar
en
red,
la
compatibilidad
con
los
siguientes
sistemas
operativos:
○ Microsoft Windows XP / Pro, Vista, 7,8,10
○ Microsoft Windows 2003,2008, 2012
○ Monopuesto (un solo operario con posibilidad de uso en red o no)
‐
Indicar
el
entorno
de
desarrollo
sobre
el
que
se
ha
codificado
la
aplicación:
○ Microsoft Access ( Versión:_______________)
○ Microsoft Visual Basic ( Versión___________)
○ Microsoft Visual C++ ( Versión_____________)
○ JAVA J2EE ( Versión____________________)
○ Otro (Denominación y Versión____________)
‐
Indicar
la
base
de
datos
que
emplea
la
aplicación
(
y
cuya
licencia
de
usuario
se
incluirá
en
caso
de
ser
requerida):
○ Microsoft Access JET ( Versión:_______________)
○ Oracle ( Versión:___________________________)
○ MySQL ( Versión:__________________________)
○ PostgreSQL ( Versión:___________________________)
○ Otro ( Indicar:___________________________)
*
FUNCIONALIDADES
DE
LA
APLICACIÓN
(10
puntos):
○ Control de acceso mediante contraseña modificable por el usuario
○ Posibilidad de consolidad la información en una única base de datos común que
contenga información de múltiples municipios
○ Opciones de importación, exportación y fusión de datos desde o hacia ficheros
ASCII
○ Posibilidad de realizar, altas, bajas, modificaciones, consulta e impresión de fichas
de inventario y de listados de diferentes tipologías
*
MANTENIMIENTO
Y
SOPORTE
(5
puntos):
‐
Tiempo
de
respuesta
hasta
la
resolución
de
la
incidencia
_________(horas
o
días)
‐
Horario
de
atención______________________________
‐
Tipo
de
servicio
de
mantenimiento
y
soporte
de
la
aplicación:
○ Correctivo ________ años (obligatorio al menos tres años)
○ Evolutivo_________ años
○ Adaptativo________ años
○ Perfectivo_________ años
*
OTRAS
MEJORAS
APORTADAS
(5
puntos):
‐
Indicar
alguna
característica
de
la
aplicación
que
deba
ser
considerada
en
la
fase
de
evaluación.
Todas
aquellas
funcionalidades
que
se
indiquen
deberán
estar
incluidas
en
la
aplicación
que
se
entregue:
FECHA:
FIRMA
Y
SELLO
DE
LA
EMPRESA
LICITANTE:
