Licda. Lorena I. Hernández García Lic. Carlos A. Hernández G.
Un organigrama es la representación
gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas o
unidades administrativas, en la que se
muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen.
•
Proporcionan una imagen formal de la
organización.
•
Constituyen una fuente de consulta oficial.
•
Facilitan el conocimiento de una organización
, así como de sus relaciones de jerarquía.
•
Representan un elemento técnico valioso
• PRECISIÓN: en los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud.
• ACTUALIDAD: deben reflejar la situación existente, por ello deben ser constantemente actualizados, e indicar en el margen inferior derecho la fecha de autorización y la unidad responsable de sus elaboración
• CLARIDAD: debe ser lo más simple posible, para representar la estructura en forma clara y sencilla.
• UNIFORMIDAD: para facilitar la interpretación unitaria, resulta conveniente normalizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en su diseño.
Por su amplitud
• Generales
• Específicos
Por su contenido o papel que juegan • Integrales • Funcionales • De puestos, plazas y unidades • Por su presentación • Verticales • Horizontales • Mixtos • Escalar • Circulares •
- GENERALES: representan únicamente a los órganos principales de la institución y sus relaciones básicas.
Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección, general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina Fuente: Franklin Benjamín, Organización de Empresas, era. Edición . Editorial Mc Hill pág. 125 y 126.
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO AREA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO AREA
GERENCIA
- Fuente: Franklin Benjamín, Organización de Empresas, 3era. Edición . Editorial Mc Hill pág.. 125 y 126.
Por el papel que juegan
- FUNCIONALES O DE FUNCIONES: incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
• Indica las principales funciones que se le asignan de acuerdo a las unidades y sus interrelaciones, este tipo de organigrama es de mayor utilidad para capacitar al personal y representa a la organización en forma general.
Dirección técnica
1. Evaluar y controlar la aplicación y desarrollo de los programas 2. Formular el programa anual
Dirección financiera
1. Obtener los resultados necesa. 2. Formular el programa anual de
financiamiento Dirección general
1. Cumplir los acuerdos de la junta administrativa
2. Coordinar a las direcciones
Las funciones se obtienen de las descripciones de puestos.
- DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican, para cada unidad administrativa, los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. (la siguiente figura lo muestra).
Dirección técnica 5 5 Director 1 1 Analistas 2 2 Secretarias 2 2 Dirección financiera 5 7 Director 1 1 Auxiliares 2 4 Secretarias 2 2 Dirección general 4 4 Director 1 1 Auxiliar 1 1 Secretarias 2 2 E= existentes R= requeridos * Nombre de la persona
- VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales.
Son los de uso más generalizado en la administración., por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO AREA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO AREA
- HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales. (ver la siguiente figura)
- CIRCULARES: el órgano de mayor jerárquia se representa en el centro y los distintos niveles aparecen como circulos concéntricos, unidos por líneas que parten del centro a la periferia.
-
MIXTOS:
la
presentación
utiliza
combinaciones verticales y horizontales con
el objeto de ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda su utilización en
el caso de organizaciones con un gran
número de unidades administrativas.
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Dirección general
Dirección
A Dirección B Dirección C Dirección D Dirección E
Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A Dirección A
- DE BLOQUE: parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Secretario Secretaría A Secretaría B 1. Dirección 1.1. Departamento 1.1.1Oficina 1.1.2 Oficina 2. Dirección 2.1Departamento 2.1.1 Oficina 3. Dirección 3.1. Departamento 3.1.1Oficina 3.1.2 Oficina 4. Dirección 4.1 Departamento 4.1.1 Oficina
1. Símbolos Utilizados:
Los elementos gráficos esenciales para la
elaboración de organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución.
Dirección general
Dirección
2. Representación de las unidades:
Es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma.
3. Colocación de las figuras:
Se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar.
4. Líneas de conexión:
Las relaciones entre las unidades y la clase de autoridad de una y otras, se expresa por la forma en que las líneas unen los rectángulos.
4.1 Relación lineal o de mando:
Es la relación de autoridad que implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades y sus subalternos.
4.3 Relación de asesoría:
Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.
- Interna:
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.
- Externa:
es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta.
Su colocación en el organigrama se hace a través de
líneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente.
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
