Firmas de Aprobación:
DISE DB
Elaboró: N. Escobedo Z. Control de Documentos: 1. Objetivo
Dar a conocer el procedimiento a seguir para preparar y enviar a encuadernar los materiales bibliográficos que debido a su uso se deterioran y que no están en buenas condiciones.(Libros y Revistas).
2. Alcance
Este procedimiento interno aplica a los Bibliotecarios de Servicio al Público y los Bibliotecarios de Proceso Técnico.
3. Glosario y Abreviaturas
3.1. Encuadernar: Se refiere a cuando el material bibliográfico (libros y revistas) están maltratados físicamente y se requiere que estén en buenas condiciones, se retiran de estantería, (en el caso de libros) para enviarlos a encuadernar con la persona que se tiene convenio. Y en revistas, se envían a encuadernar para reunir en un volumen varios fascículos, dependiendo del grosor y periodicidad.
3.2. Sistema Horizonte: El Sistema Horizonte es un sistema de gestión de Bibliotecas, en el cuál se pueden realizar las funciones de Circulación, Catálogo al Público, Catalogación, Adquisiciones y Publicaciones Periódicas, además nos permite interactuar con las diferentes áreas.
4. Responsabilidades
4.1. Es responsabilidad del Bibliotecario de Proceso Técnico de avisar, programar fechas, para el envío de material para encuadernar, y de realizar los trámites de pago. Y al recibir el material encuadernado, de etiquetarlos.
4.2. Es responsabilidad del Bibliotecario de Servicio al Público:
4.2.1. detectar, seleccionar , retirar de estantería el material bibliográfico que este dañado y
revisar paginación, preparar este material para entregarlo en la fecha indicada al Bibliotecario de Servicio al Público de Circulación y Reserva.
4.2.2. Cuando es devuelto este material, intercarlarlo en su lugar correspondiente.
4.3. Es responsabilidad del Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva: 4.3.1. Recibir y verificar el material dañado.,
4.3.2. de hHacer cambios de estado de ítem en el Sistema Horizonte, y de elaborar los Listados. Y
4.3.3. Al recibir el ste material encuadernado, de verificar datos con los propios del material y marcarlo en Listados;,de hacer los cambios de estado de ítem en Sistema Horizonte, revisar que estén activados, y distribuirlos según sala que corresponda.
5. Procedimiento
5.1. Solicitud de material para encuadernar
5.1.1. El Bibliotecario de Proceso Técnico avisa al Jefe de Servicio al Público que hay presupuesto para enviar materiales a encuadernar y además le informa la cantidad de materiales que se tienen que reunir en ciertas fechas programadas.
5.2. El Jefe de Servicio al Público avisa a los Bibliotecarios a su cargo.
5.2.1. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva comunica al resto de los Bibliotecarios de Servicio al Público la fecha en la que le tienen que entregar el material para encuadernar.
5.2.2. Los Bibliotecarios de Servicio al Público se ponen de acuerdo para dividirse la cantidad de materiales bibliográficos a retirar de estantería.
5.2.2.1. En el caso de libros, el Bibliotecario de Servicios al Público detecta el material maltratado y lo retira de estantería.
5.2.2.2. En el caso de revistas, el Bibliotecario de Servicios al Público detecta los títulos de revista que son adquiridos por suscripción y retira los fascículos que por su uso, periodicidad y según grosor se puede enviar a encuadernar. 5.3. Preparación del material
Una vez que el Bibliotecario de Servicio al Público ha retirado de estantería y puesto en un carrito la cantidad de materiales que le tocó:.
5.3.1. En el caso de ser libros, revisa que la paginación que esté completa, y elabora un Listado con los datos de Título, Autor, Clasificación y Código de Barras.
5.3.1.1. En el caso de que sean revistas, deben ir sujetadas con ligas los fascículos que quedarán en un volumen, según su periodicidad y no exceder las 2 pulgadas de ancho, y elabora un Listado con los datos de Título, Volumen, Número, Mes, Año, Clasificación y Cantidad de Fascículos. Este Listado lleva un orden de título alfabético.
5.4. Entrega de material al Área de Circulación y Reserva.
5.4.1. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva recibe el material.
5.4.2. En el caso de libros, el Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva verifica si este material es el indicado para enviarlo a encuadernar, si no, se sustituye por otro libro.
5.4.3. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva cambia el estado de ítem de “disponible” a “encuadernación” en el Módulo de Catalogación del Sistema Horizonte, de cada uno de los libros.
5.4.4. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva genera un
-,Administrador de fin de día,- editor de tablas, - ítem status, - encuadernación) se graba y se pasa a Excel y se ordena por clasificación. Este reporte se pasa a Word y se elaboran las etiquetas, se recortan y se pegan en cada cubierta de libro, según correspondan datos.
5.4.5. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva imprime 5 Listados, los cuales entrega (1)al encuadernador (2) al Bibliotecario de Proceso Técnico (3 y 4) Bibliotecario de Servicio al Público del 1º. Y 2º. Nivel y (5) Bibliotecario de Servicio al Público de Circulación y Reserva.
5.4.6. En el caso de revistas, el Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva, acomoda por título alfabético los bloques de revistas en el carrito y verifica que no exceda de dos pulgadas el grosor de cada volumen siempre y cuando corresponda a la periodicidad de manera que en un volumen quede un mes o dos meses.
5.4.7. Si en algún bloque están de julio a diciembre y faltara la de octubre y en el Módulo de Catálogo al Público del Sistema Horizonte indica de su existencia no se envía a encuadernar, se envía a la sala que corresponda para que la sustituyan por otro título de revista.
5.4.8. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva elabora un Listado General de las revistas por orden de título alfabético en Excel, y se pasa a Word para la elaboración de etiquetas, se recortan y se pegan en cada bloque de fascículos, según correspondan datos. El orden de cada bloque de revistas es de izquierda a derecha.
5.4.9. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva también imprime 5 Listados que entrega al Personal mencionado en el punto 5.4.5
5.5. Entrega de material al encuadernador.
5.5.1. Una vez que se llega la fecha, el encuadernador verifica que sea la cantidad de volúmenes ya mencionada. Y se le entrega un Llistado del material y las cintillas de seguridad, que deberá colocar en el lomo de cada uno de los encuadernados.
5.5.2. En el caso de libros, se debe encuadernar con material keratón en color café. Y el logotipo de la Universidad de Monterrey según el grosor del libro lo lleva en el lomo o en la cubierta al igual que los datos del libro.
5.5.3. En el caso de revistas, se debe encuadernar con material keratón en color azul marino y el logotipo de la Universidad de Monterrey al igual que los datos de revista van impresos en el lomo.
5.6. Recepción del material encuadernado
5.6.1. Una vez que llega el material, el Bibliotecario de Proceso Técnico lo recibe y verifica la cantidad que se está entregando.
5.6.2. El Bibliotecario de Proceso Técnico entrega este material al Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva.
5.6.3. Si son libros, el Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva, verifica libro por libro, los datos impresos en la encuadernación, que correspondan con los datos de la portada interior y con Llistado, al revisar que están bien los datos se subraya en el Llistado. (si algún material tiene error, se regresa al encuadernador). 5.6.4. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva sella cada libro
en los 3 cantos, con la leyenda “Biblioteca Universidad de Monterrey” como señal que son propiedad de la UDEM.
5.6.5. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva le coloca a cada libro el Código de Barras y va haciendo la modificación en el Módulo de Catalogación del Sistema Horizonte.
5.6.6. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva envía al Bibliotecario de Proceso Técnico un Listado con los Códigos de Barras puestos en el material para la elaboración de las etiquetas.
5.6.7. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva etiqueta los encuadernados y les da devolución a cada libro para que aparezcan en el Módulo de Catálogo al Público como “disponibles”.
5.6.8. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva hace conteo del material, verifica que estén activados y los distribuye según Sala que corresponda o si es de Bachilleres se envía por mensajería interna.
5.6.9. Si son revistas, el Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva,
Llas ordena por título alfabético, y verifica la paginación y el orden de los fascículos de cada volumen encuadernado, que concuerden con los datos impresos en el lomo, al revisar que está bien se subraya en el Llistado. (Si algún volumen presenta errores, se regresa al encuadernador).
5.6.10. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva realiza el procedimiento 5.6.4.
5.6.11. El Bibliotecario de Servicio al Público del Área de Circulación y Reserva realiza el procedimiento 5.6.8
6. Figuras
6.1. Diagrama de Flujo
7. Documentos relacionados
7.1. Listado de material para encuadernar (libros y revistas).
7.2. Políticas de Biblioteca de la UDEM.- No hay si no hay para que lo ponen 8. Vigencia
8.1. Este documento se revisará anualmente.
Solicitud de material para encuadernar
Aviso a los Bibliotecarios de Servicio al Público
Preparación del material
Entrega de material al Área de Circulación y Reserva
Entrega de material al encuadernador
Recepción y Entrega del material encuadernado
