CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
27/08/08 1 Versión Original
28/09/09 2 Ajuste del contenido del procedimiento y modificación del nombre del procedimiento.
1. OBJETIVO: Establecer las actividades para la realización de las copias de respaldo de la información de la corporación.
2. ALCANCE: Comprende desde la realización de la copia de respaldo hasta la constancia de envió de los medios que contienen las copias de respaldo a un lugar externo de la sede principal. La Subdirección de Planeación y Fronteras administra los backups de: Información de Base de datos, Información del Portal web, Información de computadores personales que contengan información que según lo establecido en la tabla de retención documental sea responsabilidad del área de sistemas generar la copia de respaldo. 3. DEFINICIONES:
• DAS (Direct Attached Storage) es el método tradicional de almacenamiento y el más sencillo.
Consiste en conectar el dispositivo de almacenamiento directamente al servidor o estación de trabajo, es decir, físicamente conectado al dispositivo que hace uso de él.
• NAS (del inglés Network Attached Storage) es el nombre dado a una tecnología de almacenamiento
dedicada a compartir la capacidad de almacenamiento de un computador (Servidor) con ordenadores personales o servidores clientes a través de una red (normalmente TCP/IP), haciendo uso de un Sistema Operativo optimizado para dar acceso con los protocolos CIFS, NFS, FTP o TFTP.
• SAN (Storage Area Network)Una red de área de almacenamiento, es una red concebida para
conectar servidores, matrices (arrays) de discos y librerías de respaldo principalmente, está basada en tecnología fibre channel y más recientemente en iSCSI. Su función es la de conectar de manera rápida, segura y confiable los distintos elementos que la conforman.
• BACKUP: Se refiere a la copia de respaldo de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un
sistema después de una perdida de información.
• DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes medios de
almacenamiento y pueden ser:
Dispositivos magnéticos: Los primeros dispositivos magnéticos eran de la década de 1950, dispositivos de almacenamiento de información más generalizados en cualquier sistema, debido a su rapidez de acceso directo a la información y a su elevada capacidad de almacenamiento (cinta magnética, tambores magnéticos, discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnéticas, bandas magnéticas, disco duro).
ELABORÓ:
Daniel Jaimes Palacios Profesional Universitario Manuel Lisandro Velandia Profesional Universitario
Subd. de Planeación y Fronteras
REVISÓ:
Hilda Cristina Torres Castellanos Profesional Especializado – Subd. de Planeación y Fronteras
APROBÓ:
Jorge Enrique Arenas Hernández Subdirector de Planeación y Fronteras
Discos ópticos: Los discos ópticos aparecieron a fines de la década de los 80, siendo utilizado como un medio de almacenamiento de información para la televisión. Su alta capacidad y su fácil transporte, hicieron que este dispositivo se popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en las computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM(Compact Disk Read Only Memory), DVD (Disco de Vídeo Digital)).
Existen nuevas tecnologías para el almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de relojes con memorias de hasta 256 MB de información, que puede accederse mediante un puerto USB.
• MEDIO DE ALMACENAMIENTO: Los medios de almacenamiento masivo tienen la característica de
almacenar, no bytes sino bloques de bytes, típicamente 512 o múltiplos de 512 bytes. Dicho bloque se llama sector, y el tamaño de sector se llama TS. Para este tipo de clasificación, se observa el tipo de acceso, que viene determinado por la construcción física del medio y la unidad de lectoescritura:
1. Los de tipo de acceso secuencial son las cintas y sus derivados, los cartuchos y casettes. Es una construcción lineal (para llegar a un punto dado se debe recorrer toda la cinta previa al mismo). Típicamente tienen un único cabezal de lectoescritura.
Dada la construcción mecánica de la cinta, la velocidad a la que se mueve es baja, con la consiguiente baja tasa de transferencia de datos. En el caso de las cintas DAT de 4mm, de construcción y operación (tambor de cabezales rotatorio) muy similares a la de un videocasette, se logra una elevada tasa de transferencia.
2. Los de tipo de acceso aleatorio son los discos, que se interpretarán como constituidos por cilindros (C) concéntricos divididos en capas, cada una de ellas leída o escrita por una cabeza (H) de lectoescritura distinta. Cada una de las capas contiene una cantidad fija de sectores (S).
La fórmula C x H x S x TS nos dará la capacidad del disco en bytes. Dada la construcción mecánica del disco, la velocidad a la que se mueve es alta (de 3600 a 10000 rpm) con la consiguiente tasa alta de transferencia de datos. Los disquetes son la excepción, ya que al haber contacto físico entre el cabezal de lectoescritura y el medio magnético, se debe usar una velocidad baja para no desgastar el medio magnético.
3. El CD-ROM es un híbrido, su construcción es en espiral (lo que lo convierte en secuencial), pero, por esa misma razón, se puede tratar casi como un dispositivo constituido por cilindros, con lo cual es casi tan eficiente para acceder a un sector dado como un disco.
Las especificaciones de velocidad de los CD-ROMs (CD-ROM X 52 máx.) se refieren a múltiplos de la velocidad de transferencia de datos de una disquetera.
• TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las Tablas de Retención Documental, son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Igualmente, en la tabla de retención documental, en la corporación se establece por cada serie documental, si la información requiere copia de respaldo, quien sería el responsable de realizar la copia de espaldo y la periodicidad de la realización de la copia.
• ROTULACION DE MEDIOS DE RESPALDO: Información que debe identificar un medio magnético
generado mediante una copia de respaldo. Los datos mínimos que debe tener un medio rotulado es la fecha del respaldo, equipo donde se encontraba la información o usuario responsable de la información y descripción resumida de la información respaldada.
4. REALIZACIÓN:
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO
1. REALIZACION COPIA DE INFORMACION DE COMPUTADORES PERSONALES
1.1 Con base en lo establecido en la tabla de retención documental, si la realización de la copia de respaldo es responsabilidad del usuario del equipo, pasa al ítem 1.2 , por el contrario, si la responsabilidad es del área de sistemas, pasa al ítem 1.4
Tabla de retención documental
1.2 Según la periocidad definida en la tabla de retención documental, realiza, copia de respaldo de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo.
Usuario del equipo de computo
Tabla de retención documental
1.3 Rotula medios de respaldo generados y entrega al área de sistemas para la custodia mientras son enviados a sitio externo. FIN.
Usuario del equipo de computo/ Profesional del área
de Sistemas Medios con copia de respaldo rotulados, MPA-05-F-06-1 Constancia de entrega de copias de respaldo. 1.4 Con base en los tiempos definidos en la
tabla de retención documental, y en la respectiva planeación, realiza copia de respaldo de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo.
Profesional del área de sistemas Tabla de retención documental Planeación copias de respaldo 1.5 Rotula y salvaguarda temporalmente los
medios magnéticos generados en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado. Se actualiza colocando como realizado la actividad en la planeación de copias de respaldo.
Profesional del área de sistemas Medios con copia de respaldo rotulados, Planeación copia de respaldo actualizada
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO
2. REALIZACIÓN DE COPIAS DE RESPALDO DE PORTAL WEB
2.1. Ejecuta, a través del Gestor la copia de respaldo de la información del portal web, cada semana, con base en la respectiva planeación.
2.2. Verifica el correcto funcionamiento de la copia de respaldo revisando el log generado y el tamaña del archivo generado.
2.3 Se extrae desde el servidor de hosting el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad.
2.4 Cada semana, se respalda en medio magnético externo los archivos generados, se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado.
2.5 Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba.
Profesional del Área de Sistemas Planeación copia de respaldo, Medios con copia de respaldo rotulados 3. REALIZACIÓN DE COPIAS DE RESPALDO DE BASE DE DATOS
3.1. Ejecuta comandos para la realización de la copia de seguridad de la base de datos, cada día laboralmente hábil.
3.2. Verifica el correcto funcionamiento de la copia de respaldo revisando el log generado y el tamaño del archivo generado.
3.3. Extrae desde el servidor de base de datos, el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado para la actividad.
3.4. Cada semana respalda en medio magnético externo los archivos generados, rotula el medio magnético y salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado.
3.5. Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba.
Profesional del Área de Sistemas Planeación copia de respaldo, Medios con copia de respaldo rotulados 4. ENTREGA DE COPIAS DE RESPALDO EN SITIO EXTERNO DE LA SEDE
4.1. Entrega en un lugar externo de la sede principal de la corporación, cada semana, con base en la respectiva planeación, los medios magnéticos que contienen las copias de respaldo que se han realizado por parte del área de sistema o que se han recibido de parte de los usuarios. FIN.
Profesional del Área de Sistemas Planeación copia de respaldo actualizada, MPA-05-F-06-1 Constancia de entrega de copias de respaldo
5. FLUJOGRAMA: Copia de Respaldo de Información de Computadores Personales Copia de Respaldo de Portal Web e Intranet NO NO SI SI 1 2
Cada día laboralmente hábil, el profesional del área de
sistemas, con base en la respectiva planeación ejecuta
comandos para la realización de la copia de seguridad de la base de datos.
Verifica el correcto funcionamiento del proceso de la copia de respaldo revisando el log generado y tamaño del archivo.
Se extrae desde el servidor de base de datos, el archivo
generado con la copia de respaldo, hacia el equipo
asignado al responsable de la actividad.
Cada semana se respalda en medio magnético externo los archivos generados, se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado.
Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba.
Cada semana, con base en la respectiva planeación, los medios magnéticos que contienen las copias de respaldo que se han realizado por parte del área de sistema o que se han recibido de parte de los usuarios, son entregadas en un lugar externo de la sede principal de la corporación. FIN Constancia de entrega de copias de respaldo, Planeación copias de respaldo actualizado. Planeación copias de respaldo.
Medios con copia de respaldo rotulados.
1
Con base en lo establecido en la tabla de retención documental, se determina.
Con base en la periocidad definida en la tabla de retención documental, se realiza, por parte del usuario copia de respaldo de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo.
Se rotulan y se salvaguarda temporalmente los medios magnéticos generados en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado.
Con base en los tiempos definidos en la tabla de retención documental, y en su respectiva planeación, se realiza por profesional del area de sistemas, copia de respaldo de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el
Los diferentes medios de respaldo generados se rotulan y se entregan al área de sistemas mediante diligenciamiento de formato, para su respectiva custodia.
Realización de la copia de seguridad es responsabilidad del usuario del
equipo? Tabla de retención documental. Tabla de retención documental. SI NO
Medios con copia de respaldo rotulados/
Constancia de entrega de copias de
respaldo.
A Medios con copia de
respaldo rotulados/ Planeación copias de respaldo actualizado.
Planeación copias de respaldo.
2
Cada semana, el profesional del área de sistemas, con base en la respectiva planeación se ejecuta, a través del Gestor la copia de respaldo de la información del portal web.
Se extrae desde el servidor de hosting el archivo generado con la copia de respaldo, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad.
Planeación copias de respaldo
Cada semana, se respalda en medio magnético externo los archivos generados, se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado.
Medios con copia de respaldo rotulados.
Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba.
A
Verifica el correcto funcionamiento del proceso de la copia de respaldo revisando el log generado y tamaño del archivo.
