Manual
Una vez instalado satisfactoriamente, el Sistema de Información Documental inicia con una pantalla de presentación, de la cual puede salir presionando el botón continuar. Después de esa presentación, el SIDECO desplegará un Menú Principal como se ilustra en la siguiente ventana:
En el Menú Principal, el usuario puede seleccionar entre Fichas Bibliográficas y Fichas de Trabajo, en la primera, el usuario puede elegir tres diferentes tipos de materiales: Libros, Revistas y Documentos y en el caso de las Fichas de Trabajo, el sistema permite registrar cuatro materiales: Libros, Revistas, Documentos y Periódicos. Al elegir un material, el SIDECO desplegará su selección en el recuadro inferior de la ventana del Menú Principal, indicándole el tipo de ficha (bibliográfica o de trabajo) y el material (libros, revistas, documentos o periódicos) elegidos.
Cabe mencionar que de acuerdo al tipo de ficha y material elegido, se activarán o desactivarán, las diferentes opciones del menú principal. Por ejemplo, la opción Consulta por Fecha solamente se activará al elegir Ficha Bibliográfica de Periódicos, ya que este material es el único que cuenta con el dato de fecha. Si no ha elegido ningún tipo de material, el sistema no permitirá seleccionar las opciones del Menú Principal.
Como comentario general, todas las pantallas del Sistema, cuentan con un icono que le permite salir de esa ventana en cualquier momento, éstos son:
Este icono aparece cuando desde el Menú Principal, el sistema abre más de una ventana para realizar alguna operación. Al hacer click sobre este botón, el sistema lo retornará a la ventana anterior. Puede presionar este icono las
veces que sea necesario hasta regresar al Menú Principal si así lo desea.
Al presionar este icono, el sistema regresará automáticamente el control al Menú Principal.
1.1.El Guión de Investigación
Para controlar los criterios de clasificación de la información, el SIDECO permite introducir una especie de temario o sistema de nodos denominado Guión de Investigación desde el cual el usuario puede incluir, ya sea los capítulos y subcapítulos que conformarán su índice, o bien un sistema de etiquetas para agrupar la información, todo con el fin de ordenar la información recopilada.
Es importante destacar que la captura del Guión de Investigación es el primer paso que el investigador tiene que realizar, ya que al agregar una ficha de trabajo, será necesario seleccionar de este Guión de Investigación el elemento para clasificar la ficha que se esté añadiendo.
Para agregar un Guión de Investigación es necesario ejecutar los siguientes pasos: 1. Selección del menú Añadir la opción Guión de Investigación.
Como puede observar en esta ventana, el SIDECO asignará automáticamente una nueva clave por cada Guión de Investigación que vaya introduciendo.
3. Enseguida, deberá introducir un nombre de referencia al Guión de Investigación, el cual servirá como un identificador como la etiqueta de un cajón de archivero para cuando se requiera seleccionarlo, comúnmente será el título de la investigación, una teoría, etc. Este nombre de Referencia puede tener un máximo de hasta 30 caracteres. Al terminar de capturar la Referencia presione <ENTER>.
4. El SIDECO colocará el cursor en el recuadroNum., en donde deberá ingresar el número de capítulo, subcapítulo o elemento (máximo 10 caracteres) y posteriormente dar un espacio en blanco para que de esta manera, lo sitúe en el segundo recuadro, en donde deberá introducir el nombre del capítulo (máximo 30 caracteres) y presionar <ENTER> al terminar de introducirlo, así, el sistema permitirá introducir un nuevo número y nombre de capítulo.
5. Al terminar de capturar todo el Guión de Investigación, presione el botón Grabar(o las teclas <Alt> <G>) para que el SIDECO almacene la información. Aparecerá un mensaje informándole que el Guión de Investigación se ha almacenado correctamente.
6. Si desea capturar un nuevo Guión de Investigación, regrese al paso número 3, de lo contrario, presione el botónMenú Principal.
Investigación
La función de estos botones es la de insertar o eliminar una fila del Guión de Investigación.
Para insertar una fila ejecute los siguientes pasos:
Sitúe el cursor un renglón después de donde desea agregar la nueva fila.
Presione el botón Insertar. Podrá observar que el SIDECO abre un nuevo renglón, en donde debe capturar el número y nombre del capítulo, al terminar presione <ENTER> para aceptar el nuevo renglón.
Para eliminar una fila siga los pasos que a continuación se mencionan: Sitúe el cursor en el renglón que desea eliminar.
Presione el botón Eliminar y de esta manera se eliminará el renglón seleccionado.
Este botón le permite realizar una impresión del Guión de Investigación que en ese momento tiene en la pantalla. Al seleccionarlo, el SIDECO desplegará una nueva ventana desde la cual podrá mandar el Guión de Investigación a la impresora.
El botón Cancelar elimina todas las filas que se hayan ingresado en el Guión de Investigación, por lo que debe tener cuidado al hacer uso de este botón.
Edición de un Guión de Investigación.
Para editar o consultar un Guión de Investigación ejecute los pasos que a continuación se enumeran:
1. Desde el Menú Principal, seleccione la opción Editar y después Guión de Investigación, de esta manera, el SIDECO desplegará un listado con los nombres de Referencia de los Guiones de investigación registrados, como se ilustra en la siguiente ventana:
2. Elija con el mouse o las teclas de desplazamiento el Guión de Investigación deseado y presione <ENTER> o haga doble click para que el SIDECO muestre el contenido del Guión de Investigación seleccionado.
3. Si desea realizar modificaciones en el Guión de Investigación, ejecute los pasos 4,5,6 y 7, de lo contrario presione el botónMenú Principal, para que el sistema salga de esta ventana.
4. Haga click sobre el renglón a modificar. Como puede observar, el número y nombre de capítulo del renglón seleccionado es transferido a los recuadros que se encuentran en la parte superior de la tabla que conforma el Guión de Investigación, desde estos recuadros debe editar solamente el nombre del capítulo y dejar intacto el número.
5. Cuando haya terminado de realizar las modificaciones correspondientes en el renglón seleccionado, presione <ENTER> para aceptar los cambios efectuados. 6. Con los botones Eliminar e Insertar puede agregar o borrar renglones del Guión
de Investigación.
7. Al terminar de efectuar todas las modificaciones correspondientes, presione el botónGrabarpara que el sistema registre los cambios realizados.
8. El SIDECO preguntará si desea modificar o consultar otro Guión de Investigación, en caso afirmativo, presione el botón Si para que sean desplegados nuevamente lo Guiones de Investigación registrados, de lo contrario presione el botónNoy el sistema lo retornará al Menú Principal.
Nótese que desde la pantalla de edición y consulta del Guión de Investigación, también puede mandar a imprimir el Guión de Investigación seleccionado.
1.2.Añadir Fichas Bibliográficas y de Trabajo
Como se mencionó anteriormente, el SIDECO permite ingresar fichas bibliográficas para tres diferentes tipos de materiales: Libros, Revistas y Documentos genéricos. A continuación se especifica el procedimiento para añadir los tres tipos de fichas bibliográficas.
Añadir Fichas Bibliográficas de Libros.
Para agregar Fichas bibliográficas de libros deberá ejecutar los siguientes pasos: 9. Desde la ventana del Menú Principal seleccione el material Libros del recuadro
Fichas Bibliográficas.
10. Elija la opción Añadir Nueva Ficha, de esta manera el SIDECO presentará la
siguiente ventana:
Desde esta ventana podrá capturar su ficha de trabajo. Como puede observar, el sistema asignará automáticamente una clave consecutiva. Al terminar de capturar cada dato, deberá presionar <ENTER> para que el sistema pase al siguiente campo a editar. La tecla de Tabulador también le permitirá navegar entre los diferentes datos que
conforman la ficha.
11. El primer dato a capturar será el nombre del Autor, el cual deberá ingresar empezando por los apellidos del autor, observe que el sistema convertirá de manera automática las minúsculas a mayúsculas.
12. Enseguida ingrese el capítulo, en el cual puede capturar parte de libros colectivos.
13. En el campo de Título capture el título del libro de manera completa.
14. Posteriormente, al pasar al campo de Tema, el sistema desplegará un recuadro como el siguiente:
Desde esta ventana podrá seleccionar o agregar un tema, sí él aparece en el listado, selecciónelo y presione <ENTER> o doble click para incluir este tema en la ficha bibliográfica. Podrá incluir como máximo tres temas. Nótese que los temas que vaya seleccionando, aparecerán en el recuadro Temas de la ficha bibliográfica. Si el tema no aparece en el listado, deberá darlo de alta en el sistema presionando el botón Agregar. Al presionar este botón, el sistema mostrará la siguiente ventana:
caracteres) y posteriormente presionar el botón Aceptar. Una vez que aparezca el tema en el listado, usted lo podrá elegir presionando <ENTER> o dando doble click con el mouse sobre éste.
Si por error Eligio un tema, presione el botónBorrar Selección, el cual limpiará la selección de temas que haya elegido, permitiéndole elegir otros temas. El botón Cancelarcierra la ventana que contiene el listado de temas y anulará cualquier cambio que haya registrado en este campo.
Al terminar de seleccionar el (los) tema(s), presione el botón Terminar, y el SIDECO transferirá el cursor al siguiente campo.
15. El siguiente dato a ingresar es el nombre de la editorial del libro. Haciendo click sobre el recuadro correspondiente al dato de Editorial aparecerá una lista ordenada alfabéticamente de las editoriales registradas, de la cual podrá seleccionar con el mouse o las teclas de desplazamiento un nombre de editorial. Si la editorial no existe, deberá darla de alta en el sistema capturándola en el recuadro y presionado <ENTER>. Si el sistema no encuentra la editorial, aparecerá el siguiente mensaje:
Presione el botónSipara dar de alta la editorial yNopara cancelar la operación 16. La elección del campo País, que es el siguiente dato a capturar, se elige o
captura el lugar de la misma forma que el dato Editorial.
17. Por último ingrese los datos de año y página en los recuadros correspondientes. 18. Para almacenar la ficha bibliográfica en el sistema, será necesario presionar el
botón Grabar, ubicado en la parte inferior de la ventana “Añadir Ficha Bibliográfica”. Si falta algún dato obligatorio para el sistema, éste mandará un mensaje especificando el dato faltante. En este caso, termine de completar la información de la ficha y nuevamente presione el botónGrabar.
19. Al grabar la ficha, el sistema desplegará una ventana similar a la siguiente:
Al presionar el botón Si, el sistema permitirá agregar fichas de trabajo para el material ingresado (más adelante explicaremos los pasos para generar fichas de trabajo), al seleccionar el botónNo el SIDECO mostrará otro formato para ingresar una nueva ficha bibliográfica.
Añadir Fichas Bibliográficas de Revistas.
Para agregar Fichas bibliográficas de libros deberá ejecutar los siguientes pasos: Desde la ventana del Menú Principal seleccione el material Revistas del
recuadro Fichas Bibliográficas.
Elija la opción Añadir Nueva Ficha, de esta manera el SIDECO presentará la siguiente ventana:
Para capturar las fichas bibliográficas de Revistas, deberá tomar en cuenta el procedimiento indicado anteriormente para el caso de libros.
Añadir Fichas Bibliográficas de Documentos.
Para agregar Fichas bibliográficas de documentos deberá ejecutar los siguientes pasos:
20. Desde la ventana del Menú Principal seleccione el material Documentos del recuadro Fichas Bibliográficas.
21. Elija la opción Añadir Nueva Ficha, de esta manera el SIDECO presentará la siguiente ventana:
Para capturar las fichas bibliográficas de Documentos, deberá tomar en cuenta el procedimiento señalado anteriormente para el caso de libros.
1.3.Añadir fichas de Trabajo
En este apartado se explicará el procedimiento para añadir las fichas de trabajo, éste es el mismo para los materiales de Libros, Revistas y Documentos.
Añadir Fichas de Trabajo para Libros, Revistas y Documentos.
Los pasos a ejecutar para ingresar las fichas de trabajo son los siguientes:
22. Desde el recuadro de Fichas de Trabajo que aparece en el Menú Principal, seleccione el material, ya sea Libros, Revistas o bien, Documentos.
24. Para agregar una ficha bibliográfica de un material específico, debe tener registrada su ficha bibliográfica, por lo que sí el sistema no encuentra fichas bibliográficas
activa seleccionada, desplegará el siguiente mensaje:
En este caso, proceda a ingresar como primer paso, la ficha bibliográfica, y enseguida, vuelva a repetir desde el paso número 1. Si el SIDECO si encontró fichas bibliográficas, desplegará una ventana como la siguiente:
25. En esta ventana, el SIDECO solicita que seleccione el material que desea asignar a la ficha de trabajo que ingresará. Como puede observar, el listado que se presenta contiene las fichas bibliográficas registradas. Elija con el mouse o con las teclas de desplazamiento, la ficha bibliográfica y presione <ENTER> o haga doble click sobre ésta, para seleccionarla.
En esta ventana, deberá seleccionar la referencia del Guión de investigación (GI) al que desee asignar a su ficha de trabajo. Observe que al dar <ENTER> o haciendo click sobre cada nombre de referencia, el sistema desplegará el contenido del GI en el recuadro derecho de esta ventana, como se presenta en la siguiente ilustración:
Subcapítulo que desea incluir en la ficha de trabajo, posicionado el cursor sobre la(s) fila(s) que contiene el (los) capítulo(s) requerido(s) y presione <ENTER> o haga click sobre éstos. Nótese que al seleccionar un capítulo, el sistema pondrá la palabra “Si” en la columna denominada “Incluir”. Si por error seleccionó algún capítulo, bastará con seleccionarlo y presionar nuevamente <ENTER> o click para que el sistema le quite la marca de selección. En la ilustración anterior el usuario, seleccionó el GI llamado Economía y los capítulos 1. Antecedentes y 2. Historia Económica. Si no desea asignar algún GI a su ficha de trabajo, no seleccione ninguna referencia de GI y solamente presione el botónAceptar.
Una vez concluida su selección del GI, presione el botónAceptar, ubicado en la parte inferior derecha de esta ventana. De esta manera, el sistema presentará el formato que le permitirá ingresar los otros datos de su ficha de trabajo, como lo muestra la siguiente ilustración:
Como puede observar, el SIDECO asignará automáticamente una clave a su ficha. La clave está conformada por dos números; el primero indica la clave de la ficha bibliográfica que usted asignó a esta ficha de trabajo; y el segundo, es un número consecutivo que incrementará cada vez que agregue una ficha de trabajo. Asimismo, en el recuadro superior, el sistema muestra algunos datos de la referencia de la ficha bibliográfica.
Observe también que la referencia del GI, así como el número de capítulos seleccionados en la ventana anterior, se muestran en este formato. Si desea modificar la selección del GI, sitúe el cursor en el recuadro correspondiente a Referencia de Investigación y el sistema mostrará nuevamente la pantalla de selección del GI.
26. El siguiente dato a introducir, es el número de página del material empleado. Presione <ENTER> al terminar de capturar este campo.
27. Enseguida, el sistema solicitará el nombre del tema que desea asignar a la ficha. Siga el mismo procedimiento que se explicó en las fichas bibliográficas de libros para ingresar este dato.
28. En el último recuadro podrá capturar el resumen de su ficha de trabajo.
Barra de herramientas y Menú de la pantalla de Fichas de Trabajo.
En la parte superior de esta ventana se encuentra una barra de herramientas y una de menús de opciones que permiten ejecutar diferentes operaciones en la ficha de trabajo. A continuación presentamos una breve descripción de estos botones.
Al presionar este botón, el SIDECO almacenará los datos de la ficha de trabajo. También podrá guardar la ficha presionando simultáneamente las teclas <Alt> <G>, o bien desde el menú de esta ventana con la opción Archivo Guardar.
Este icono permite ingresar una nueva ficha de trabajo utilizando la fuente activa. Al activarlo, el sistema limpiará el formato de captura y de esta manera, podrá capturar otra ficha. Esta operación también la podrá realizar desde el menú de esta ventana con la opción Archivo Nueva Ficha.
Permite cambiar de ficha bibliográfica o sea la fuente para generar una nueva ficha de trabajo. Al presionar este botón, el sistema desplegará un listado de las
fichas bibliográficas registradas. Ejecute nuevamente desde el paso número uno para agregar una nueva ficha de trabajo.
Permite imprimir la ficha de trabajo actual. También puede mandar a imprimir presionando simultáneamente las teclas <Control> <P>, así como desde el menú de opciones, seleccionando Imprimir Ficha Actual.
Botones para manipulación del texto.
La barra de herramientas incluye algunos botones similares a los que se emplean en cualquier procesador de texto para manipular el texto del resumen de la ficha de trabajo:
Corta la selección del texto. Puede también presionar las teclas <Control> <X>, o bien seleccionar del menú la opción Edición Cortar.
Copia la selección del texto. Puede también presionar las teclas <Control> <C>, o bien la opción del menú Edición Copiar para ejecutar esta operación.
Pega la selección del texto. Puede también presionar las teclas <Control> <V>, o bien, la opción del menú Edición Pegar.
Este botón permite abrir el cuadro de diálogo de Windows para cambiar el tipo de fuente, tamaño y color del texto.
Convierte la selección del texto en letras itálicas.
Subraya los caracteres que tenga seleccionados.
Justifica del lado izquierdo el texto seleccionado. Centra el texto seleccionado.
Justifica del lado derecho el texto seleccionado. Añadir Fichas de Trabajo de Periódicos
El procedimiento para ingresar fichas periodísticas es el siguiente:
29. Desde la pantalla principal elija el material Periódicos y después seleccione del menú principal, la opción Añadir Nueva Ficha.
30. El SIDECO solicitará la elección de un GI, en donde deberá seguir el mismo procedimiento explicado en la sección “Añadir Fichas de Trabajo para Libros, Revistas y Documentos” de este capítulo.
31. Una vez elegido el GI, el sistema presentará el siguiente formato para la captura de su ficha:
32. Capture el número de página y presione <ENTER>
33. Ingrese el (los) tema(s) que asignará a esta ficha siguiendo el mismo procedimiento explicado en la sección Añadir Fichas de Trabajo
34. Enseguida, proceda a capturar el resumen que conformará su ficha periodística. La descripción de los botones de la barra de herramientas de esta pantalla, es la misma que se explicó en la secciónBarra de herramientas y Menú de la pantalla de Fichas de Trabajo.
Exportar Ficha de trabajo a un archivo de Texto
El SIDECO permité exportar la ficha de trabajo activa a un archivo de texto de la siguiente manera:
Una vez que haya capturado el texto en su ficha de trabajo, desde el menú de opciones, seleccione Archivo Exportar Resumen.
El Sistema desplegará una caja de diálogo, en donde deberá especificar el nombre y la ubicación del archivo en donde desea exportar la ficha de trabajo. La siguiente figura muestra un ejemplo de la exportación de una ficha a un
archivo de texto denominado Ficha1:
Presione el botón Guardar de esta caja de diálogo para terminar con la exportación de archivo.
Importar Archivos de Texto
Para importar un archivo de texto a una ficha de trabajo, ejecute los pasos que a continuación se mencionan:
Desde el menú principal elija la opción Archivo Importar Resumen
El SIDECO desplegará una caja de diálogo en donde deberá indicar la ubicación y el nombre del archivo que desea importar, como se muestra en la siguiente ilustración:
Después de haber especificado el nombre y ubicación del archivo a importar (en el ejemplo anterior el archivo se llama arch1 y se encuentra en la carpeta sideco), presione el botónAbrirde esa misma caja de diálogo.
Observe que de esta manera, en la ficha de trabajo aparecerá el texto del archivo especificado. Una vez importado el archivo, podrá manipular la ficha de trabajo como una ficha normal, es decir, guardarla, imprimirla, cambiarle el texto, etc.
Importar Archivos de Formato de Texto Enriquecido (RTF)
El SIDECO permite importar texto desde un archivo RTF (Rich Text Format, Formato de Texto Enriquecido). Un archivo RTF es aquel que almacena texto con formato. Por ejemplo, pueden contener texto con negritas, caracteres con diferentes tamaños, letras con varios colores, etcétera. Un paquete conocido que puede manipular esta clase de archivos es Microsoft Winword. Al generar o abrir un archivo en Winword, usted puede guardarlo con formato RTF seleccionando la opción Archivo y Guardar Como. En la caja de diálogo que aparece, especifique un nombre y en la sección Guardar como Tipo, seleccione Formato RTF, como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez que tenga el archivo en formato RTF, usted podrá importarlo desde el SIDECO, con el fin de que éste pueda formar parte del resumen de una ficha de trabajo. A continuación se listan los pasos necesarios para efectuar la importación de un archivo RTF.
Seleccione la opción Archivo Importar Texto, desde el menú de la ventana Añadir Ficha de Trabajo.
En el cuadro de diálogo que despliega el SIDECO, indique el nombre del archivo que desea importar, como se muestra en la siguiente figura:
En este caso, se está importando el archivo denominado Ficha1.rtf
Enseguida, presione el botónAbrir y de esta manera el SIDECO importará el archivo al recuadro del resumen de la ficha de trabajo.
ficha normal, es decir, guardarla, imprimirla, cambiarle el texto, etc.
1.4.Consultas de fichas bibliográficas y de trabajo
La consulta de fichas bibliográficas de libros, revistas y documentos se realiza por autor, tema o título del material. En cada pantalla de ellos, se presenta la lista de materiales, con la finalidad de seleccionar uno de ellos. Una seleccionado se debe dar doble clic o bien pulsar la tecla Enter para que continúe el proceso de consulta.
Una vez localizado el material se presenta de la siguiente forma con la posibilidad de modificarlo o borrarlo.
Respecto a la consulta de fichas de trabajo de libros, revistas o documentos se realiza por autor, tema, título, guión de la investigación o palabra en el resumen. Los periódicos son consultados por autor, tema guión de investigación, palabras en resumen o fecha. En el caso de consulta por guión de investigación se presenta la lista de guiones con su contenido para seleccionar los puntos del guión que se desea consultar.
Una vez que se ha elegido alguno de los criterios de búsqueda se presenta las fichas de trabajo correspondientes.
1.5.Edición e impresión
La rutina de editar las fichas de bibliográficas y de trabajo consta de cinco opciones: por autor, por título, por tema, por clave de ficha y por último registro. También puede editarse el guión de la investigación.
Edición por autor
El SIDECO permite modificar las fichas bibliográficas y de trabajo que ya han sido almacenadas en el sistema, a través de seis opciones diferentes:
Esta opción le permite editar fichas a través de la especificación de un nombre de Autor de la siguiente manera:
Seleccione el material que desea modificar. Puede elegir entre fichas bibliográficas y de trabajo.
Desde el Menú Principal seleccione Editar Por Autor
El SIDECO presentará un listado en orden alfabético de los autores que se tienen registrados en ese material, como se ilustra en la siguiente figura:
Seleccione de la lista el Autor correspondiente a los registros que desea editar y presione <ENTER> o doble click.
Nota: Puede seleccionar el Autor desde este listado de tres maneras diferentes: Con el mouse
Conforme vaya tecleando las primeras letras del apellido del autor, el sistema irá ubicando el cursor en el autor que coincida con las letras ingresadas.
El sistema presentará en pantalla el (los) registro(s) que coincidan con el Autor seleccionado como se puede observar en la siguiente ilustración.
En la parte superior de esta pantalla podemos observar dos números; el primero indica el número de registro en el que se encuentra ubicado; y el segundo el total de registros que coincidieron con el Autor especificado. Proceda a realizar las modificaciones pertinentes en esta ficha. Al terminar de editar la ficha, presione el botónGrabarpara que el sistema almacene los cambios.
La impresión de las fichas bibliográficas se realiza marcando aquellos materiales que se desean imprimir tanto a papel como a un archivo de formato TXT. Se cuenta con la opción de imprimir todo los materiales.
También se puede imprimir las fichas de trabajo dependiendo del guión de investigación.
En la impresión de fichas de trabajo de acuerdo a los capítulos de la investigación seleccionados se pueden seleccionar las fichas de trabajo a imprimirse.
1.6.Respaldo de datos
Con el objetivo de proporcionar seguridad en las fichas procesadas, el sistema ofrece la opción de respaldo. Para ello, se utiliza el menú utilerías que permite respaldar a la base de datos al disco flexible o al disco duro. También se cuenta con la opción de restaurar la base de datos.
