1. OBJETIVO Establecer las actividades a seguir antes, durante y después de una situación de emergencia en transporte.

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Titulo: EMERGENCIA EN TRANSPORTES Código: TR-01-01 Versión: 2 Fecha de Revisión: 07 mayo 2013

Elaborado por: CTS Revisado Por: CCP Aprobado por: GG Página:

No. 1 a 9

F.CI-05 06/13 REV 2

1. OBJETIVO

Establecer las actividades a seguir antes, durante y después de una situación de emergencia en transporte.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todos los vehículos contratados por Logistecsa que realizan actividades de transporte.

3. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

F.BO-01 “Registro de Inspección de Vehículos”.

4. DEFINICIONES

a) EMERGENCIA: Es una situación no deseada que puede generar daños reales o potenciales a las personas y bienes materiales.

b) CADENA DE FRIO: Es la serie de elementos y actividades, necesarias para mantener la temperatura de un producto o mercancía a bajas temperaturas, usualmente en el rango de 2ºC a 8ºC.

c) COOLER: Recipiente especial fabricado de poliestireno expandido, que cumple con la función de embalaje externo de productos de la cadena de frío. Consta de tapa y recipiente y en el cual se introduce la mercancía y los geles para mantener refrigerada la mercancía. Sus dimensiones permiten el transporte de varios recipientes por una sola persona.

d) GEL REFRIGERANTE: Sustancia compuesta por un agente refrigerante con empaque hermético utilizado para mantener bajas temperaturas de la mercancía dispuesta en un cooler.

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Título: EMERGENCIA EN TRANSPORTES Código: TR-01-01 Versión: 2 Fecha Revisión: 07 mayo 2013 Página: No. 2 a 9 F.CI-05 04/12 REV 1

- COORDINADOR DE DISTRIBUCIÓN: Es responsable de la coordinación del seguimiento en ruta a los vehículos en transporte, la comunicación de las emergencias presentadas a las partes interesadas y su participación activa en los planes de contingencia.

- COORDINADOR DE CALIDAD Y PROCESOS: Es responsable por implementar y mantener el presente plan de emergencia en transporte. - TRANSPORTISTA: Es responsable por permitir y realizar una

comunicación eficaz de dos vías con el personal de Logistecsa, así como también en acatar sus indicaciones para el manejo de situaciones de emergencia en transporte.

- PERSONAL DE LOGISTECSA: Es responsable en colaborar y participar activamente en el manejo de emergencias en transporte de acuerdo a las necesidades presentadas

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1. ASPECTOS GENERALES

Este procedimiento está estructurado en tres fases: antes, durante y después de una emergencia en transporte; para lo cual se han establecido actividades de tipo preventivas, de emergencia y de evaluación del riesgo; de esta manera se busca reducir el nivel de impacto o afectación así como también disminuir el riesgo para una emergencia en transporte.

6.2. ACTIVIDADES PREVENTIVAS

Se deben ejecutar las siguientes actividades preventivas para una emergencia en transporte:

6.3. VEHÍCULOS DE TRANSPORTE

Todo vehículo de transporte debe estar en adecuadas condiciones mecánicas y contar con determinada información y recursos para poder realizar

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actividades de comunicación y contingencia en caso de presentarse una emergencia en transporte (sistemas de comunicación habilitados, teléfonos de contacto, extintor, botiquín, etc.); para ello se debe realizar una inspección al proveedor de transporte antes de salir a ruta, mediante el F.BO-01 “Registro de Inspección de Vehículos”. Un vehículo que no apruebe esta inspección no podrá salir a su recorrido asignado.

6.4. PLANIFICACIÓN DE RUTAS

El Coordinador de Distribución y/o el Auxiliar de Transporte junto con el transportista deben planificar adecuadamente las rutas a seguir durante las entregas. Se deben considerar las reales y potenciales situaciones de peligro y riesgo en las rutas asignada; para ello se tomarán en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Horario y fecha del recorrido: El horario nocturno presenta un mayor riesgo de accidentes y asaltos; en fechas festivas el tráfico en rutas es mayor lo cual incrementa el riesgo de congestión y accidentes.

b) Rutas del recorrido: Vías con poca presencia de usuarios presenta facilidades para asaltos.

c) Cobertura de seguros del material transportado: Algunos seguros por ejemplo no cubren sus pólizas en horario nocturno y/o sin custodia armada. d) Valor de la carga: Para altos valores a ser transportados puede ser

necesario el soporte de “custodia armada”, vigencia de seguros particulares de los transportistas, etc.

6.5. SEGUIMIENTO EN RUTAS

El seguimiento en rutas permite asistir por parte de Logistecsa a un vehículo de transporte durante su recorrido para solventar situaciones de emergencia (seguridad, bloqueos en la vía, daños, necesidades de escolta armada, atrasos en entrega, daños de producto, etc.)

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En el presente literal se explica el método para realizar el seguimiento telefónico en ruta a los transportes de distribución nacional:

a) El Auxiliar de Distribución debe determinar la frecuencia de seguimiento en ruta a los transportistas de acuerdo a la ruta establecida, por cada vehículo despachado.

b) Se debe reportar el seguimiento en ruta en xxxxxx Registro de seguimiento en ruta anotando las novedades presentadas.

c) En caso de presentarse novedades de consideración (emergencias), como por ejemplo: robos, accidentes de tránsito, daño de mercancía, etc.; el Auxiliar de Distribución debe comunicar lo sucedido inmediatamente al Coordinador de Distribución y este a su vez y de ser necesario a las otras partes involucradas de acuerdo a la cadena de llamadas presente en el Anexo A.

6.6. PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIA 6.6.1. TIPOS DE EMERGENCIA

Pueden presentarse los siguientes eventos de emergencia en carretera:

a) Daño en vehículo: De acuerdo a su naturaleza, capacidad de movilización y solución se clasifica en:

1) Daño leve en vehículo: El vehículo puede desplazarse con ciertas limitaciones y el daño puede solucionarse rápidamente. Ejemplo: Pinchadura de llanta.

2) Daño medio en vehículo: El vehículo puede aún desplazarse con ciertas limitaciones y el daño requiere una atención de mayor tiempo y especialidad. Ejemplo: Desgaste en el embrague.

3) Daño mayor en vehículo: El vehículo no puede desplazarse y requiere actividades de asistencia externa para movilizarse y ser reparado (remolque). Ejemplo: Falla del sistema de inyección de combustible.

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b) Accidente de tránsito: Un accidente de tránsito puede involucrar daños propios y/o terceros a personas y/o bienes materiales; de acuerdo a su gravedad se clasifica en:

1) Accidente leve: Daño material leve en el vehículo que no involucra a personas ni mercancía.

2) Accidente medio: Daño material medio en el vehículo que no involucra a personas ni mercancía.

3) Accidente grave: Daño material grave en el vehículo e involucra a personas y/o mercancía.

c) Robos y Secuestros: Pueden presentarse robos a los bienes del personal, vehículo y/o mercancía.

d) Daños y cierres de vías: Involucra cierres de vías por motivos externos como derrumbes, desórdenes públicos, accidentes de terceros, etc.

e) Daños a la mercancía: Durante el proceso de transporte, la mercancía puede ser afectada real o potencialmente por varias circunstancias (incluidas los aspectos anteriormente anotados); como por ejemplo, una accidente en la vía genera congestionamiento y atraso en la entrega; en consecuencia un producto de cadena de frío almacenado en un cooler puede calentarse y superar el rango de temperatura de cadena frío por la pérdida de tiempo en la vía; resultado en daño al producto por pérdida de estabilidad térmica.

6.6.2. PLANES DE EMERGENCIA

6.6.2.1. ACCIDENTES DE TRANSITO O FALLAS MECANICAS EN EL VEHÍCULO

Si es confirmado un accidente de tránsito o una falla mecánica que impida continuar con la ruta planificada y/o su nivel de riesgo de afectación a las

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personas y bienes, real o potencial sea alto, se deberán realizar las siguientes actividades:

a) Realizar la cadena de llamadas presente en Anexo A.

b) De ser posible un trasbordo de mercancía para continuar la ruta de

transporte, el Coordinador de Distribución debe coordinarla

preferentemente con la empresa de transporte prestadora del servicio el envió de un vehículo en el cual vaya una persona designada por el Coordinador de Distribución con el fin de confirmar el estado del vehículo y la mercancía; para ello previamente se debe entregar un precinto nuevo al funcionario delegado para ser colocado en el camión que se envía para el trasbordo; además de enviar el personal necesario según la proporción de la carga para realizar el descargue del camión averiado. En el lugar del siniestro, el funcionario delegado recibirá las facturas originales, debe revisar si están completas, luego revisar las seguridades del vehículo y el número de precinto. Deberá romper el precinto y guardarlo con el fin de ser entregado donde el cliente destinatario en caso de solicitarlo; luego deberá ubicar el vehículo vacío de tal manera que facilite el trasbordo y comenzar a trasladar los productos constatando que las cantidades físicas coincidan con los documentos. Por último debe colocar el nuevo precinto y las correspondientes seguridades de la puerta del camión.

c) Si el defecto mecánico o el accidente de tránsito es leve (ejemplo: pinchadura de llanta, ralladura en la carrocería sin afectación a personas ni bienes) y su reparación es inmediata o su impacto es mínimo respectivamente, se hará seguimiento al transportista y se continúa con la ruta.

d) El vehículo no debe ser abierto sino hasta el momento en que arribe el funcionario de Logistecsa delegado para supervisar el trasbordo.

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6.6.2.2. ROBOS Y/O SECUESTROS

a) El Coordinador de Distribución una vez que ha recibido la comunicación confirmando que el vehículo ha sido víctima de robo o secuestro debe seguir el conducto de comunicación presente en el Anexo A.

b) En caso de que se maneje la distribución con custodia el enlace será directamente con la central de la empresa de seguridad y los pasos serán los mismos en todos los casos.

c) El conductor, por su parte, debe informar a la autoridad competente, para colocar la denuncia de robo y/o secuestro del vehículo y de la mercadería.

d) Además deberá seguir las instrucciones dadas por Logistecsa para el manejo de la emergencia, ejemplo: Asegurar el vehículo y dejarlo en un lugar protegido, movilizarlos con una grúa, permanecer en el lugar, etc. e) De ser posible un trasbordo del vehículo, se procederá de igual forma

que lo indicado en la sección 6.3.2.1.

f) El Gerente General o la persona designada por este informara al (los) cliente(s) afectado(s) la emergencia presentada.

6.6.2.3. DAÑOS Y CIERRES DE VÍAS

a) En caso de presentarse un evento que obligue al vehículo a detenerse pero que no sea el vehículo el directamente afectado, el conductor y la escolta (en caso de tenerla) comunicarán telefónicamente al Coordinador de Distribución su ubicación, tiempo estimado de la parada y motivo de la parada para la toma de acciones correctivas y preventivas del caso.

b) Al momento de movilizarse el vehículo deberá igualmente comunicarse con el Coordinador de Distribución con el fin de calcular la hora

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estimada de arribo en el destino final y comunicar el cambio de hora y las causas a los clientes.

c) El conductor en todo momento vigilará la carga y la seguridad del camión con el fin de evitar ser víctima de vandalismo.

d) Todas estas condiciones de emergencia deberán ser soportadas por el proceso de seguimiento en ruta (ver sección 6.2.3.)

6.6.2.4. CADENA DE FRÍO

En caso de presentarse una emergencia con productos de cadena de frío, se deben realizar las actividades de contingencia basadas en la consideración que los productos de cadena de frio si son expuestos a temperaturas superiores de su rango establecido (generalmente mayor a 8ºC) pueden sufrir daños permanentes. Para ello se establecen las siguientes actividades de contingencia para productos de cadena de frio: a) Comunicación inmediata al personal de Logistecsa de la generación de una

emergencia en transporte con productos de cadena de frío (ver Anexo A). b) Si el producto va ha ser expuesto a tiempos prolongados (atrasos) antes de

llegar a su destino de tal manera que su temperatura se eleve por el rango superior establecido, buscar medios de enfriamiento como: Hielo en fundas en lugar de los geles refrigerantes dentro de los coolers, reemplazo del vehículo con uno de sistema refrigerado, ubicación del producto en refrigeradores previa limpieza y desalojo de su interior.

6.7. EVALUACIÓN DEL RIESGO

Una vez superada la emergencia, el Coordinador de Distribución junto con el Coordinador de Calidad y Procesos y otros funcionarios que sea necesaria su participación, evaluarán la emergencia presentada con el objetivo de determinar el riesgo de su reincidencia y establecer si es seguro continuar o no con despachos en las mismas rutas y condiciones, frente a lo cual se establecerán las actividades de tipo correctivas y preventivas del caso.

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Anexo A Cadena de llamadas de emergencia.

COORDINADOR DE OPERACIONES Juan Gavilánez: 02-2320666; ext. 4032; 0999442047 Alexander Verdesoto: 02-2320666; ext. 2002; 0995028296, 099442001

CONDUCTOR DEL VEHÍCULO

DISTRIBUCION

(Jessy Almeida: 02-2320666; ext. 3010; 0984255590), otros auxiliares de distribución

y/o

(De acuerdo a las circunstancias y ubicación) COORDINADOR DE OPERACIONES DE LOGISTECSA GUAYAQUIL (Pedro Poveda: 04-2160250; 0986028567) ENTIDAD DE APOYO 911 (Si amerita la situación) Policía: 101 Bomberos: 102 Cruz Roja: 131 PROPIETARIO DEL VEHÍCULO O EMPRESA DE TRANSPORTE (Si amerita la situación) GERENTE GENERAL Felipe Sanchez: 02-2320666; ext.2013; 0969436539 COORDINADOR DE CALIDAD Y PROCESOS Pablo Coronel: 02-2320666; ext. 1222; 0997958735 Tipos de emergencias:  Daños en los vehículos

 Daños en las vías

 Accidentes de tránsito

 Retrasos en entrega

 Asaltos y secuestros

 Daños en la mercancía

 Devoluciones de mercancía

 Ruptura de sellos en puertas de vehículos

Contenido de la llamada:

 Tipo de emergencia o contratiempo (robo, daño en vehículo, atrasos en entrega, etc.)

 Lugar o cliente a donde se dirigían  Estado de la mercancía

 Contenido del transporte (tipo de mercancía, cantidad, clientes, etc.).

CADENA DE LLAMADAS

En caso de presentarse una emergencia ejecutar la cadena de llamadas