Anexo D: Componente: Apoyo para el mejoramiento en el Control, Almacenamiento y Distribución de Bienes y Suministros en el Área de Almacenamiento y

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Anexo D:

Componente:

Apoyo para el mejoramiento en el Control,

Almacenamiento y Distribución de Bienes y

Suministros en el Área de Almacenamiento

y Distribución (AAD) del Ministerio de

Salud

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 01

Equipo CC-MS

Fecha 28-05-09

Objetivo:

Definición de lineamientos del proyecto, objetivos

Lugar Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud.

Hora de Inicio 1:30 p.m. Hora de Finalización 2:30 p.m.

I. Agenda

Actividad Tiempo Responsable

Entendimiento de la problemática, de la situación Definición de objetivos del proyecto

Conocimiento de resultados de la auditoría

2:00 pm – 3:00 pm Ing. Luis Daniel Soto

II. Asistencia

Nombre Cargo Asistencia

MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente

Ing. Luis Daniel Soto Asistente UCR Presente

III. Reunión Anterior

Acuerdos Responsables Plazos

… … …

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Presentación de la situación actual de la Central de Almacenamiento y necesidades principales, a partir de los resultados del informe de la auditoría

Definición de principales objetivos del proyecto Acuerdos:

Revisión de informe de auditoría

Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 02

Equipo CC-MS

Fecha 01-06-09

Objetivo:

Visita para el entendimiento de la situación de la Central de _{Almacenamiento y Distribución (CAD)} Lugar Central de Almacenamiento y Distribución (CAD)

I. Agenda

Visita a las instalaciones de la Central de Almacenamiento y

Distribución (CAD) 8:00 am – 11:00 am

Ing. Luis Daniel Soto

II. Asistencia

MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente

Ing. Cristian Madrigal Fonseca Gestión Inmobiliaria Presente

Lic. Rodrigo Chinchilla Solano Coordinador del CAD Presente

III. Reunión Anterior

Ing. Luis Daniel Soto 3 días

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Visita a las instalaciones para familiarización con la situación actual y las necesidades principales. Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 03

Equipo CC-MS

Fecha 09-06-09

Objetivo:

Revisión del Plan de Trabajo

Lugar Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud

Hora de Inicio 9:00 a.m. Hora de Finalización 11:00 a.m.

I. Agenda

Revisión de actividades propuestas

Revisión del cronograma propuesto 8:00 am – 11:00 am

II. Asistencia

MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente Licda. Vanessa Arroyo Chavarría Proveedora Institucional Presente Lic. José Miguel Medina Mejías Unidad de Bienes y Servicios Presente

III. Reunión Anterior

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Se revisaron las actividades y cronogramas, se detalló más este último, y se aprobó la propuesta.

Doña Sandra va a hacer el contacto con el MAG para hacer un proceso de Benchmarking, de igual forma Licda. Vanessa con el Ministerio de Hacienda.

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 04

Equipo CC-MS

Fecha 19-06-09

Objetivo:

Revisión de Avance de actividades y familiarización con procesos

Lugar Central de Almacenamiento y Distribución (CAD)

I. Agenda

Revisión de avance de actividades

Familiarización de puestos, funciones 8:00 am – 11:00 am

II. Asistencia

III. Reunión Anterior

Aprobación del Plan de Trabajo

Inicio de Benchmarking de procesos de almacenamiento con otras entidades similares al Ministerio de Salud

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Se revisaron las actividades y cronogramas Se estudiaron los procesos, funciones

Queda de tarea el estudio de la documentación brindada y realización de benchmarking

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 05

Equipo CC-MS

Fecha 25-06-09

Objetivo:

Benchmarking de Procesos de Almacenamiento

Lugar Ministerio de Agricultura y Ganadería

I. Agenda

Entendimiento de manejo y procesos que emplean en el

Ministerio de Agricultura y Ganadería 1:00 pm – 2:00 pm

II. Asistencia

Licda. Blanca Córdoba Proveeduría, Suministros - MAG Presente

III. Reunión Anterior

Realizar Benchmarking de los procesos con

entidades similares al Ministerio de Salud. Ing. Luis Daniel Soto 15 días

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Inicio de Benchmarking de procesos de recepción, almacenamiento, control de inventarios y distribución; así como la organización del personal y sus funciones/roles.

Entendimiento de situación real del MAG, similar al del Ministerio de Salud. Tampoco tienen manuales, ni controles efectivos del inventario. Su organización interna es sobreentendida mas no debidamente documentada.

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 06

Equipo CC-MS

Fecha 07-07-09

Objetivo:

I. Agenda

Propuesta de ajuste en cronograma 9:00 am – 11:00 am

II. Asistencia

III. Reunión Anterior

Aprobación del Plan de Trabajo

Inicio de Benchmarking de procesos de almacenamiento con otras entidades similares al Ministerio de Salud

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Se revisaron las actividades y cronogramas

Se conversó sobre dudas de la documentación prestada Se presentaron algunas ideas para la propuesta

Se acordaron las siguientes fechas y metodologías:

* semana 13 - 17 Julio: Propuesta de Manual de estructura y funciones, revisión y validación con jefaturas atinentes

* semana 20 - 24 Julio: entrevistas con funcionarios CAD para presentación de funciones, validación y recolección de información sobre procedimientos.

* semana 27 - 31 Julio: Correcciones Manual de funciones, presentación documento final. Elaboración de propuesta de Manual de Procedimientos

* semana 3 - 7 Agosto: Propuesta de Manual de procedimientos, revisión y validación con jefaturas atinentes.

* semana 10 - 14 Julio: entrevistas con funcionarios CAD para presentación de procedimientos, validación

Desde esta semana y paralelo a la validación, dar inicio a las consideraciones de distribución de planta, pues se espera a finales de agosto finalizar la limpieza respectiva

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V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 07

Equipo CC-MS

Fecha 11-09-09

Objetivo:

Revisión de Propuesta de Manual de Funciones e inicio de procesos

Lugar Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud

I. Agenda

Revisión de funciones y procesos propuestos 1:00 pm – 4:00 pm Ing. Luis Daniel Soto

II. Asistencia

MBA. Sandra Barrientos Escobar Dirección División Administrativa Presente Lic. José Miguel Medina Mejías Unidad de Bienes y Servicios Presente

III. Reunión Anterior

Revisión de Propuesta de Manual de organización

y funciones + principales procesos asociados Ing. Luis Daniel Soto 15 días

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Se revisó la estructura, las funciones y procesos Se acordó hablar en términos de Área y Sub-Áreas No hay Director sino Coordinador general Varias observaciones y detalles

Prioridad el procedimiento de registro y plaqueo Próxima reunión el jueves 24 de septiembre.

V. Observaciones

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Bitácora de Reuniones

Reunión # 08

Equipo CC-MS

Fecha 16-11-09

Objetivo:

I. Agenda

Propuesta para distribución planta 9:00 am – 11:00 am

II. Asistencia

III. Reunión Anterior

Se revisaron las actividades y cronogramas

Se conversó sobre dudas de la documentación prestada

Se presentaron algunas ideas para la propuesta

IV. Asuntos discutidos y acuerdos

Se revisaron las actividades, se plantearon propuestas y planes de acción

V. Observaciones

Ha sido difícil establecer reuniones con todos los involucrados, en parte por ello los atrasos y reuniones parciales. Mucha comunicación vía correo electrónico.