INDICE
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I. INTRODUCCION 1 II. PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS 3 Atención de audiencia 4 Acuerdo con titular de dependencia de la Administración Pública Municipal 7 Visitas a colonias de la cabecera municipal y localidades en general 10 Realización de reuniones para evaluar el avance de los Programas de la Administración Pública Municipal 13 Elaboración de la agenda diaria del Presidente Municipal 16 Atención de solicitudes de audiencia del Presidente Municipal 19 Organización de eventos del Presidente Municipal 22 Elaboración del Informe Mensual del Presidente Municipal para el Ayuntamiento 25 Cobertura de los actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento 28 Atención de solicitudes de información de periodistas y medios de comunicación 32Elaboración de Síntesis Informativa 35
Elaboración de Notas Informativas 38
III. BIBLIOGRAFÍA 41
I. INTRODUCCION
EL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TIENE COMO OBJETIVO FUNDAMENTAL SERVIR DE INSTRUMENTO DE APOYO EN EL FUNCIONAMIENTO INSTITUCIONAL, AL COMPENDIAR EN FORMA ORDENADA, SECUENCIAL Y DETALLADA LAS OPERACIONES REALIZADAS POR LA PRESIDENCIA MUNICIPAL.
COMPRENDE LA DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA PRESIDENCIA, ASI COMO LAS POLITICAS DE OPERACIÓN O LINEAMIENTOS QUE RIGEN LA REALIZACION DE DICHOS PROCEDIMIENTOS.
EL MANUAL ESTARA SUJETO A CAMBIOS EN SU CONTENIDO A FIN DE MANTENERLO ACTUALIZADO, CADA VEZ QUE SE PRESENTEN MODIFICACIONES EN LA EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
ASI PUES, LA PRESIDENCIA MUNICIPAL PONE A DISPOSICION DE SU PERSONAL EL PRESENTE DOCUMENTO, EL CUAL FUE APROBADO POR EL AYUNTAMIENTO EN SESION CELEBRADA EL DIA ____ DE _______ DE 2003, Y HABRA DE CONTRIBUIR, NECESARIAMENTE, AL MEJOR DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES DE DICHO PERSONAL Y, POR TANTO, A MEJORAR SUS NIVELES DE EFICACIA Y EFICIENCIA.
II. PRESENTACION DE LOS
PROCEDIMIENTOS
POLITICAS DE OPERACION
PARA LA ATENCION DE AUDIENCIA SOLO SE REALIZA SI ESTA
AGENDADO EL SOLICITANTE, PUDIENDO RESOLVERSE
DEL MISMO SOLO SI SE REQUIERE LA INTERVENCION DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL, DE LO CONTRARIO, SE TURNARA A
LA SECRETARIA PARTICULAR PARA SU TRAÁMITE ANTE LA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de audiencia RESPONSAB LE ACTIVIDAD FORM ATO TANT OS Presidencia Municipal Secretaría Particular 1. Recibe a solicitante de audiencia según agenda. 2. Recoge planteamiento o demanda del solicitante.
“Si requieren de su intervención”
3. Resuelve sobre planteamiento o demanda.
“Si no requieren su intervención”
4. Instruye a Secretario
Particular para que tramite resolución Agend a Memor án Origi nal Origin al y
ACUERDO CON TITULAR DE
DEPENDENCIA DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA
MUNICIPAL
POLITICAS DE OPERACION
EL ACUERDO CON TITULAR DE DEPENDENCIA DEBE
REALIZARSE, CUANTAS VECES SEA NECESARIO, PARA
TRATAR ASUNTOS DE SU COMPETENCIA QUE ASI LO
REQUIERAN, DEBIENDO PROPORCIONAR EL MISMO LA
LOS ASUNTOS TRATADOS EN ACUERDO CON EL PRESIDENTE
MUNICIPAL
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acuerdo con titular de dependencia de la Administración Pública Municipal.
Secretaría Particular
Presidencia Municipal
Secretaría Particular
Presidente Municipal
1. Agenda acuerdo de titular de dependencia con Presidente Municipal.
2. Recibe en acuerdo a titular de dependencia.
3. Instruye a Secretario Particular para dar seguimiento a asuntos tratados en acuerdo.
4. Solicita a titular de dependencia información de avance de asuntos tratados en acuerdo y archiva.
5. Informa a Presidente Municipal sobre avance de asuntos tratados en acuerdo y archiva. 6. Revisa informe e instruye a Secretario Particular para que agende nuevo acuerdo. Fin del procedimiento. Informe Memorán dum Informe Original y copia Original y copia Original y copia
VISITAS A COLONIAS DE LA
CABECERA MUNICIPAL Y A
LOCALIDADES EN GENERAL
POLITICAS DE OPERACION
LAS VISITAS A COLONIAS DE LA CABECERA
MUNICIPAL Y A LOCALIDADES EN GENERAL DEBEN
AGENDARSE PREVIAMENTE, RESOLVIENDOSE EN EL MISMO
LUGAR AQUELLOS PLANTEAMIENTOS Y DEMANDAS QUE NO
ADMITAN DEMORA, CASO CONTRARIO, SE TURNAN A LA
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visitas a colonias de la cabecera municipal y a localidades en general.
Presidencia Municipal
Secretaría Particular
1. Instruye a Secretario Particular para que agende visita a colonia o localidad.
2. Realiza reuniones con vecinos de colonia o localidad.
3. Recoge planteamientos y demandas de vecinos.
“si requieren solución inmediata”
4. Resuelve sobre planteamiento o demanda. “si no requieren solución inmediata”
5. Instruye a Secretario Particular para que tramite resolución ante dependencia que corresponde.
6. Tramita ante dependencia que corresponda y archiva.
7. Informa a Presidente Municipal sobre tramite y archiva. Agenda Memorán dum Informe Original Original y copia Original y copia
REALIZACION DE REUNIONES
PARA EVALUAR EL AVANCE DE
LOS PROGRAMAS DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA
MUNICIPAL
POLITICAS DE OPERACION
LAS REUNIONES PARA EVALUAR EL AVANCE DE LOS
PROGRAMAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL
DEBEN REALIZARSE POR LO MENOS CADA TRES MESES Y, EN
CASO DE DETECTARSE DESVIACIONES EN DICHO AVANCE,
DICTARSE LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA GARANTIZAR EL
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de reuniones para evaluar el avance de los programas de la Administración Pública Municipal.
Presidencia Municipal Secretaría Particular Presidencia Municipal 1. Recibe de la Tesorería Municipal información de avance de programas. 2. Instruye a Secretario Particular para que convoque a titulares de dependencias a reunión de evaluación. 3. Cita a titulares de dependencias a reunión de evaluación y archiva. 4. Realiza reunión de evaluación con titulares de dependencias y evalúa.
“si existen desviaciones en el cumplimiento de los programas”
5. Dicta medidas para corregir desviaciones y evalúa en reunión posterior. Fin del procedimiento Información programáti ca presu puestal. Memorán dum Copia Original y copia
ELABORACION DE LA AGENDA
DIARIA DEL PRESIDENTE
MUNICIPAL
POLITICAS DE OPERACION
LA ELABORACION DE LA AGENDA DIARIA DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL ESTÁ SUJETA A LAS SOLICITUDES DE
AUDIENCIA QUE REALICEN LOS PARTICULARES Y LAS
INVITACIONES PARA EVENTOS QUE SE RECIBAN DE LOS
OTROS NIVELES DE GOBIERNO Y DE INSTITUCIONES Y
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de la agenda diaria del Presidente Municipal.
Secretaría Particular 1. Recibe solicitudes de audiencia e invitaciones para eventos. 2. Revisa disponibilidad de agenda diaria. “Si hay disponibilidad”. 3. Programa actividad en la agenda diaria. “Si no hay disponibilidad” 4. Programa actividad en agenda de la fecha más próxima. Fin del procedimiento. Solicitud Invitación Agenda Agenda Agenda Original Original Original Original Original
ATENCION DE SOLICITUDES DE
AUDIENCIA DEL PRESIDENTE
MUNICIPAL
POLITICAS DE OPERACION
LA ATENCION DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL ESTA SUJETA A LA DISPONIBILIDAD
DE SU AGENDA CUANDO SE REQUIERE DE SU INTERVENCION,
DE LO CONTRARIO, SE TURNA A LA DEPENDENCIA QUE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de audiencia del Presidente Municipal.
Secretaría Particular 1. Recibe al solicitante de audiencia.
2. Recaba planteamiento o demanda del solicitante.
“Si la demanda no requiere la intervención del Presidente Municipal”
3. Turna demanda a dependencia correspondiente. “Si la demanda requiere la intervención del Presidente Municipal”
4. Agenda audiencia con le Presidente Municipal. Fin del procedimiento. Solicitud Memorán dum Agenda Original Original y copia Original
ORGANIZACION DE EVENTOS DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL
POLITICAS DE OPERACION
LA ORGANIZACION DE EVENTOS DEL PRESIDENTE
MUNICIPAL TIENE COMO PRINCIPAL DIRECTRIZ QUE ESTOS
SE ENCUENTREN PROGRAMADOS EN LA AGENDA DEL PROPIO
PRESIDENTE MUNICIPAL PARA PROCEDER A REALIZAR LA
LOGISTICA, DIFUSION Y SUPERVISION QUE REQUIEREN LOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretario Particular
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de eventos del Presidente Municipal.
Secretaría Particular 1. Programa evento en agenda del Presidente Municipal.
2. Coordina logística con Dependencias Municipales.
3. Difunde evento en medios de comunicación.
4. Supervisa realización de evento.
Fin del procedimiento.
ELABORACION DEL INFORME
MENSUAL DEL PRESIDENTE
MUNICIPAL PARA EL
AYUNTAMIENTO
POLITICAS DE OPERACION
LA ELABORACION DEL INFORME MENSUAL DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL PARA EL AYUNTAMIENTO ES UNA
OBLIGACION QUE ESTABLECE AL MISMO PRESIDENTE
MUNICIPAL LA LEY DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL Y DEBE CONTENER LOS ASPECTOS MAS
RELEVANTES DE LOS ASUNTOS MUNICIPALES EN EL MES DE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Informe Mensual del Presidente Municipal para el Ayuntamiento.
Secretaría Particular 1. Solicita información a Dependencias. 2. Revisa e integra información recibida. 3. Elabora informe. 4. Turna informe a Presidente Municipal.
5. Agenda Sesión de Cabildo para rendición del Informe del Presidente Municipal. 6. Archiva copia de Informe. Fin del procedimiento. Mermorán dum Informe Informe Agenda Informe Original y copia Original y copia Original Original Copia
COBERTURA DE LOS ACTOS DEL
PRESIDENTE MUNICIPAL Y DEL
AYUNTAMIENTO
POLITICAS DE OPERACION
LA COBERTURA DE LOS ACTOS DEL PRESIDENTE
MUNICIPAL Y DEL AYUNTAMIENTO SE REALIZA A SOLICITUD
DE LA SECRETARIA PARTICULAR Y REQUIERE DEL CONTACTO
PERMANENTE CON REPORTEROS DE LA FUENTE,
COLUMNISTAS Y DIRECTIVOS DE LOS MEDIOS DE
COMUNICACION PARA HACERLES LLEGAR CON OPORTUNIDAD
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidente MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento.
Dirección de
Comunicación Social
1. Recibe del Secretario Particular agenda del Presidente Municipal y del Ayuntamiento.
2. Avisa a medios de comunicación de realización de evento.
3. Asigna equipo de prensa para cubrir evento.
“Si requiere materiales o recursos”
4. Solicita a Oficialía Mayor mediante requisición.
“Al recibir material”.
5. Envía equipo de prensa a cubrir evento .
“Una vez cubierto el evento”.
6. Revisa información del evento elaborada por el equipo de prensa, consistente en boletín, fotos y videos. Agenda Oficio Requisición Boletín Fotografía Video Original Original y copia Original y copia Original y copia Original y copia Original y copia
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidente MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento.
7. Envía información del evento a los medios de comunicación. 8. Archiva información. Fin del procedimiento Boletín Fotografía Video Boletín Fotografía Video Copia Copia Copia Original Original Original
ATENCION DE SOLICITUDES DE
INFORMACION DE PERIODISTAS Y
MEDIOS DE COMUNICACION
POLITICAS DE OPERACION
LA ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORMACION DE
PERIODISTAS Y MEDIOS DE COMUNICACION DEBERA REALIZARSE
DE TAL FORMA QUE LA INFORMACION SOLICITADA Y ENTREGADA
A LOS MEDIOS DE COMUNICACION ESTE DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES DEL SOLICITANTE, YA SEA VIDEO, FOTOS, AUDIO
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de información de periodistas y medios de comunicación.
Dirección de
Comunicación Social
1. Recibe verbal o telefónicamente solicitud de información de los medios de comunicación.
2. Busca Información solicitada.
“Una vez obtenida la información”
3. Analiza y prepara información de acuerdo a las necesidades del solicitante. “Si requiere de algún material”
4. Solicita a Oficialía Mayor el material mediante requisición.
5. Adecua información en el formato requerido, como video, foto, audio y diseño gráfico. 6. Envía información al solicitante. Fin del procedimiento. Requisición Original y copia
ELABORACION DE SINTESIS
INFORMATIVA
POLITICAS DE OPERACION
LA ELABORACION DE SINTESIS INFORMATIVA TIENE
COMO
PRINCIPAL
DIRECTRIZ
PROPORCIONAR
OPORTUNAMENTE INFORMACION PERIODISTICA AL
PRESIDENTE MUNICIPAL A FIN DE MANTENERLO INFORMADO
DE LOS ACONTECIMIENTOS OCURRIDOS EN EL MUNICIPIO, EL
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa
Dirección de Comunicación Social 1. Selecciona información de periódicos. 2. Transcribe notas principales de periódicos. 3. Imprime síntesis informativa. 4. Envía síntesis a la Presidencia Municipal. 5. Archiva copia de síntesis. Fin del procedimiento. Periódico Síntesis Síntesis Síntesis Síntesis 2 originales Original y copia Original Copia
ELABORACION DE
NOTAS INFORMATIVAS
POLITICAS DE OPERACION
LA ELABORACION DE NOTAS INFORMATIVAS TIENE
COMO PRINCIPAL ORIENTACIÓN MANTENER INFORMADA A LA
CIUDADANIA, CON APEGO A LA VERDAD Y A LOS HECHOS,
SOBRE LAS ACCIONES POLITICAS, SOCIALES Y MATERIALES
QUE LLEVAN A CABO EL AYUNTAMIENTO Y LA
ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL CON EL OBJETO DE
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: Presidencia MunicipalUNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de notas informativas
Dirección de
Comunicación Social
1. Recopila información.
2. Elabora nota informativa.
3. Imprime nota informativa.
4. Envía nota informativa a medios de comunicación. 5. Archiva nota informativa. Fin del procedimiento. Nota informativa Nota informativa Nota informativa Nota informativa Original Original y copia Copia Original