Manual de Usuario del AddOn de Requerimientos

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Manual de Usuario del AddOn de Requerimientos

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Manual de Usuario del

AddOn de

Requerimientos

SYPSOFT S.A.

Febrero 2014

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Manual de Usuario del AddOn de Requerimientos 2

Contenido

Instalación ... 3 Requerimientos Mínimos ... 3 Definición ... 3 Ingreso al AddOn ... 4 Pantalla Principal ... 4 1. Barra de Herramientas ... 5 2. Botones de Navegación ... 5 3. Botones de Operación ... 5 4. Barra de Información ... 5 Barra de Herramientas ... 6 Crear Un Requerimiento ... 9 1. Creación... 9 2. Enviar. ... 14 2.1. Buscar un requerimiento. ... 14 2.2 Envío. ... 15 3. Corregir Rechazado ... 16 Proceso de Aprobación ... 18 1. Mis Pedidos ... 18 Seguimiento ... 18 2. Mis Pendientes ... 20 Aprobación ... 20 Rechazo ... 21

Envío a SAP BO. ... 23

3. Envío a SAP BO. ... 23

3.1. Procesar ... 23

3.2. Listar No Inventariables... 25

3.3. Listar Artículos con Stock Pendiente ... 27

3.4. Procesar Transferencia de Stock ... 29

3.5. Procesar Salida de Almacén ... 33

3.6. Procesar Oferta de Compra ... 36

4.1. Seguimiento ... 39

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Introducción

El AddOn de Requerimientos ha sido diseñado para la gestión de todos los requerimientos generados por cada área de la empresa. Estos se gestionaran usando un proceso de autorización previamente definidos, asimismo estos flujos de aprobación pueden ser configurados.

El AddOn de Requerimientos permite generar una Oferta de Compra de Inventariables y no inventariables y Salida de Almacén en SAP BO basado en uno o varios Requerimientos.

Instalación

Requerimientos Mínimos Hardware Procesador: 1.8 GHz Disco: 50 Gb Libres RAM: 2 Gb Software

Crystal Reports Reader Redistribuible 2010 .NET Framework 3.5+

Microsoft Office Excel Interop Redistribuible 2003 Windows XP+

Base de Datos SQL Server 2005+ Compatibilidad

E s compatible con SAP BO versión 8.82

Es compatible con Microsoft Office 2003 y 2007 Arquitectura Funcional

Se puede instalar en una arquitectura Cliente Servidor donde la base de datos puede estar en cualquier servidor de bases de datos y el cliente en cualquier computador de la red. Al instalar la base de datos ésta puede residir en un servidor distinto o en la misma instancia de SAP BO.

Definición

El AddOn de Requerimientos ha sido creado para cumplir con cualquier proceso de autorización definida para la empresa. Para esto, debe ser configurado en Mantenimiento de Autorizaciones.

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Ingreso al AddOn

Para acceder al AddOn se debe buscar el acceso directo en el escritorio llamado AddOn de Requerimientos y con la imagen siguiente:

El ingreso al AddOn es a través de una pantalla de Acceso donde tanto los nombres de usuario y clave son validados. Un mensaje de no acceso es mostrado si el usuario estuviera bloqueado o con acceso restringido.

Pantalla Principal

La pantalla principal es un contenedor de todas las opciones del AddOn de Requerimientos, contiene en la parte superior tres partes básicas:

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1. Barra de Herramientas

Aquí se encuentra todas las opciones del AddOn de Requerimientos.

- Operaciones - Mantenimientos - Alertas - Reportes - Ayuda 2. Botones de Navegación

Sirven para navegar atreves de los registros de un formulario.

- Primero

- Anterior - Siguiente

- Ultimo

3. Botones de Operación

Son los botones para controlar la operación que se realice en el formulario.

- Nuevo

- Guardar

- Eliminar

- Buscar

4. Barra de Información

En la parte inferior encontramos la barra de Estado, a la izquierda de la Barra de Estado aparecerá el ID del usuario, en el centro aparecerá el nombre del usuario que actualmente se encuentre usando el AddOn de Requerimientos y a la derecha se encuentra la Base de Datos Local a la que actualmente se encuentra conectada.

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Manual de Usuario del AddOn de Requerimientos 6

Barra de Herramientas

- Operaciones o Requerimientos  No Inventariables

Requerimientos cuyos artículos son inventariados  Inventariables

Requerimientos cuyos artículos no son inventariados  Reposición de Stock

Requerimientos para reposición de Stock o Seguimiento

Seguimiento a los tipos de requerimiento o Historial

Historial de los tipos de requerimiento o Procesar

Procesa todos los requerimientos que están a espera de una aprobación.

o Listar no Inventariables Pendientes

Lista todos los requerimientos de no inventariables pendientes. o Listar Artículos con Stock Pendiente

Lista todos los requerimientos de inventariables con stock pendiente. o Salir

Nos permite salir del AddOn. - Mantenimiento

Gestiona los datos (Crear, Editar, Eliminar y Visualizar) de todos los datos registrados en el AddOn de Requerimientos.

o Clases

Mantenimiento de las clases de Requerimientos. o Operaciones

Mantenimiento de las Operaciones o Tipos

Mantenimiento de Tipos de Requerimientos. o Aéreas

Mantenimiento de Áreas de la Empresa. o Grupos

Mantenimiento de Grupos o Sucursales de la Empresa. o Perfiles

Mantenimiento de Perfiles de Usuarios para el AddOn. o Usuarios

Mantenimiento de los Usuarios que tendrán acceso al AddOn. o Numeraciones

Mantenimiento de las Numeraciones para cada documento de Requerimientos.

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o Configuraciones

Mantenimiento de la Configuración de Base de Datos, Email, Formatos del AddOn, Acceso a SAP, etc.

o Autorizaciones

Mantenimiento del Proceso de Autorizaciones para los diferentes tipos de Requerimientos.

o Permisos

Mantenimiento de los Permisos con que cuento un usuario para la creación de algún Requerimiento.

o Alertas

 Requerimientos Pendientes

Mantenimiento de la configuración de las alertas de los Requerimientos Pendientes.

 Stock Mínimo

Mantenimiento de la configuración de las alertas al contar con un Stock Mínimo.

- Seguridad

o Cambiar Contraseña

Permite al Usuario que actualmente se encuentra en el AddOn la opción de modificar su contraseña.

o Bloquear Pantalla

Permite bloquear la pantalla con la contraseña del usuario que actualmente usa el AddOn.

- Seguimiento

o Mis Pedidos

Lista de Requerimientos Solicitados o Mis Pendientes

Lista de Requerimientos a Espera de la Aprobación del Usuario. - Reportes

o Requerimientos Generados

Reporte que lista los requerimientos que se han generado para un determinado periodo

- Barras

o Barra de Herramientas

Oculta o Visualiza la barra de herramientas. o Barra de Estado

Oculta o Visualiza la barra de Estado. - Ventanas

o Cascada

Ordenar las ventanas abiertas del AddOn en Cascada. o Mosaico Vertical

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8 o Mosaico Horizontal

Colocar las ventanas abiertas del AddOn en Mosaico de manera Horizontal. o Cerrar Todo

Cerrar todas las ventanas abiertas del AddOn. o Minimizar Todo

Minimizar todas las ventanas abiertas del AddOn. o Restaurar Todo

Restaurar todas las ventanas abiertas del AddOn. - Ayuda

o Información

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Crear Un Requerimiento

1. Creación.

En esta versión existen tres tipos de requerimientos, sin embargo la creación en los tres casos es la misma, como ejemplo generaremos un Requerimiento de No Inventariables.

Para la creación de este requerimiento primero debemos se seguir los siguientes pasos:

- Operaciones. - Requerimientos.

- No Inventariables (Tipo de Requerimiento).

Esto nos mostrara el formulario del requerimiento de tipo No Inventariables como se muestra en la siguiente figura.

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10 Para el correcto llenado de los artículos dentro del requerimiento se deberán seguir los siguientes pasos:

a. Primero llenaremos el código del Articulo colocando el cursor dentro del campo e ingresamos las letras iniciales del nombre del artículo que queramos ingresar, luego oprimimos la tecla TAB y se cargara una lista de Artículos que empiecen con las letras ingresadas.

Si es que esta lista saliese vacía se deberá hacer clic en el botón buscar, que se muestra en la siguiente imagen, y se cargara la lista de todos los artículos.

Luego se seleccionara un artículo de la lista y se oprimirá el botón “Seleccionar” lo que hará q automáticamente se cargue el código y la descripción del artículo en el formulario del Requerimiento, además de la Unidad de Medida, un precio y una cantidad referencial; además debemos de editar el precio y las cantidades del articulo si es q no se estuviese de acuerdo con las cantidades referenciales; lo que actualizara el total del precio.

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11 b. Una vez hecho lo anterior se procederá a hacer el llenado del Almacén del mismo modo del que se llenó el código del artículo, colocamos el cursor en el campo, escribimos las letras iniciales del Almacén y oprimimos la tecla TAB, lo que cargara una lista de almacenes cuyos nombres empiecen con las letras ingresadas.

Si es que esta lista saliese vacía se deberá hacer clic en el botón buscar, que se muestra en la siguiente imagen, y se cargara la lista de todos los Almacenes.

Una vez hecho ello se procederá a seleccionar un Almacén de la lista y oprimir el botón “Seleccionar”, lo que cargará en la el nombre del almacén en el formulario del Requerimiento.

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12 c. Hecho lo anterior ahora llenaremos el campo proyecto del mismo modo que el anterior, colocaremos el cursor en el campo, digitaremos las iniciales del nombre del proyecto y oprimiremos la tecla TAB; lo que cargara una lista de proyectos. De estar activa la casilla de asignar centro de costo por defecto, en la pestaña de configuración, el campo proyecto se cargará por defecto.

Si es que esta lista saliese vacía se deberá hacer clic en el botón buscar, que se muestra en la siguiente imagen, y se cargara la lista de todos los Proyectos.

Hecho ello procederemos a seleccionar un proyecto de la lista y hacer clic en el botón “Seleccionar”, lo que cargara en el formulario del Requerimiento el nombre, la Organización, la Localización y el recurso del proyecto de modo automático para los proyectos de tipo Capex, en cambio si el proyecto que se seleccionase fuere de tipo Opex, los campos no serán llenados y el usuario deberá de encargarse del respectivo llenado. Cabe recalcar que este campo Proyecto no es un campo obligatorio y se podría omitir al momento de crear un requerimiento

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13 d. Por último Por último solo se procederá a ingresar alguna observación del artículo así como las observaciones de todo el documento, además también, en caso que el usuario desee, es posible adjuntar algún archivo que se desee enviar junto con el requerimiento.

Por último se deberá de hacer clic en el botón “Guardar”, y si el guardado es correcto el AddOn mostrara el mensaje que se muestra en la siguiente imagen.

OBS: Los campos del detalle de un requerimiento son todos obligatorios excepto el que pertenece al campo Proyecto.

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2. Enviar.

2.1. Buscar un requerimiento.

El Proceso de envió de un requerimiento a sus aprobadores se inicia con la búsqueda del requerimiento creado, ayudándonos con el navegador, es decir abrimos el formulario del requerimiento que estemos buscando, para esto deberá de seguir los siguientes pasos:

- Operaciones. - Requerimientos.

- No inventariables (Tipo de Requerimiento).

Luego de abierto el formulario en blanco, vamos al navegador de la barra de herramientas y navegamos entre todos los documentos hasta encontrar el que creamos. Para la navegación se usara el navegador que se muestra en la siguiente imagen.

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15 2.2 Envío.

Una vez encontrado el requerimiento que creamos notaremos que el botón “Enviar” está habilitado.

Luego procederemos a hacer clic en el botón “Enviar” y si el envío es correcto se enviara un mensaje de correo al usuario aprobador y si el proceso de envío es correcto el AddOn mostrara el mensaje que se muestra a continuación.

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3. Corregir Rechazado

Si un requerimiento que hemos creado es rechazado, recibiremos un mensaje de correo electrónico, en donde podremos ver el código del requerimiento.

Luego se procederá a buscar el requerimiento usando su código.

Se nota que en el documento existe un mensaje, que será aquel que el usuario que lo rechazo envío para notificar las fallas del documento. El usuario creador podrá ver el mensaje haciéndole doble clic a la imagen del mensaje, lo que cargará una lista de mensajes.

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17 Luego se procederá a hacer las correcciones necesarias en todo el requerimiento, hecho esto solo se tendrá que actualizar mediante el botón “Guardar” el requerimiento y mantenerlo sin enviar hasta el momento que decida enviarlo nuevamente al proceso de aprobación con el botón “Enviar”.

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Proceso de Aprobación

El proceso de aprobación va desde el seguimiento que hace el usuario que creó el Requerimiento hasta la aprobación o rechazo de los usuarios aprobadores.

1. Mis Pedidos

Cada usuario al momento de crear un requerimiento podrá revisarlos y hacerles un seguimiento respecto a la aprobación de este documento por parte de los usuarios aprobadores.

Seguimiento

Para acceder a los requerimientos que hemos creado y poder hacerles un seguimiento debemos de seguir los siguientes pasos:

- Seguimiento. - Mis Pedidos.

Esto nos mostrara una lista de todos los requerimientos que hemos creado, como la que se muestra a continuación.

De esta lista debemos de seleccionar uno y hacer clic en el botón “Seguimiento”, lo que nos cargara el siguiente formulario, donde podremos ver todos los usuarios aprobadores del flujo.

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19 De este modo podremos visualizar a todos los usuarios aprobadores de nuestro requerimiento y el estado en que se encuentra el requerimiento.

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2. Mis Pendientes

El proceso de aprobación por parte de los usuarios aprobadores consiste simplemente en aprobar o rechazar el Requerimiento.

Aprobación

Para poder acceder a nuestros requerimientos pendientes de aprobación debemos seguir los siguientes pasos:

- Seguimiento. - Mis Pendientes.

-Esto nos mostrará una lista de requerimientos pendientes de nuestra aprobación, como la que se muestra en la siguiente imagen.

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21 De esta lista se seleccionará uno de ellos y se hará clic en el botón “Seleccionar” y se cargara el formulario del requerimiento con los botones “Rechazar” y “Aprobar”

Hecho esto se deberá de hacer clic en el botón “Aprobar” y si el proceso es correcto el AddOn enviara un mensaje de correo al siguiente usuario aprobador y mostrara el siguiente mensaje de aprobación.

Rechazo

Para poder acceder a nuestros requerimientos pendientes de aprobación o rechazo debemos seguir los siguientes pasos:

- Seguimiento. - Mis Pendientes.

-Esto nos mostrará una lista de requerimientos pendientes de nuestra aprobación, como la que se muestra en la siguiente imagen.

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22 De esta lista se seleccionará uno de ellos y se hará clic en el botón “Seleccionar” y se cargara el formulario del requerimiento con los botones “Rechazar” y “Aprobar”

Hecho esto se deberá de hacer clic en el botón “Rechazar” y el AddOn cargara un pequeño formulario de Mensaje, el que servirá para poder enviar un mensaje al usuario creador del Requerimiento que se enviara luego de hacerle clic al botón “Aceptar”.

Si el proceso fue correcto se mostrará el mensaje que se muestra en la siguiente imagen.

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23 Envío a SAP BO.

El proceso de envío a SAP BO es dado únicamente por dos tipos de usuario: - Usuario Almacén

- Usuario Compras

Estos dos tipos de usuarios deben ser usuarios SAP BO para poder hacer los envíos y estos manejan dos procesos distintos y paralelos al momento de enviar a SAP BO el requerimiento. Estos dos procesos serán detallados en el punto 3 de este manual.

3. Envío a SAP BO.

Como se dijo anteriormente el envío a SAP BO se hará de dos maneras: 3.1. Procesar

Para enviar requerimientos a SAP BO mediante la opción Procesar se deberá seguir los siguientes pasos:

- Operaciones - Procesar

Esto hará que se cargue un formulario que tiene en la parte superior una lista de todas las cabeceras de los requerimientos y en la parte inferior todas las líneas de artículos de los Requerimientos.

De la lista de artículos requeridos, se seleccionará los que se desee atender y además de eso se deberá revisar el stock de dicho artículo e ingresar en el campo

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24 Procesar, de la lista inferior, la cantidad que se va a atender; hecho esto se deberá hacer clic en el botón “Procesar”, para que luego se genere el documento que se enviara a SAP BO mediante el botón “Enviar a SAP”.

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25 3.2. Listar No Inventariables

- Operaciones

- Listar No Inventariables Pendientes

Lo que mostrará un formulario donde mostrará una lista con requerimientos No inventariables pendientes de compra, en donde se deberá de hacer check en los artículos que se atenderán; luego se hará clic en el botón “Generar Oferta de Compra”

Esto nos mostrara a ventana de la Oferta de Compra, que es el documento que se enviara a SAP BO, para esto se deberá de seleccionar el Proveedor mediante el botón de la lupa que se encuentra al extremo derecho del campo Código como se muestra en la siguiente imagen.

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26 Una vez hecho esto se procederá a hacer el envío a SAP BO mediante el botón “Enviar a SAP”.

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27 3.3. Listar Artículos con Stock Pendiente

- Operaciones.

- Listar Artículos con Stock Pendientes.

Lo que mostrara un formulario con una lista de Requerimientos con Stock Pendiente, luego haremos check a las líneas que deseemos atender y haremos clic en el botón “Generar Oferta de Compra”.

Esto nos mostrara a ventana de la Oferta de Compra, que es el documento que se enviara a SAP BO, para esto se deberá de seleccionar el Proveedor mediante el botón de la lupa que se encuentra al extremo derecho del campo Código como se muestra en la siguiente imagen.

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28 Una vez hecho esto se procederá a hacer el envío a SAP BO mediante el botón “Enviar a SAP”.

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29 3.4. Procesar Transferencia de Stock

El usuario con el perfil “Almacén”, para procesar una transferencia de Stock a SAP mediante la opción Procesar Transferencia de Stock deberá seguir los siguientes pasos:

- Operaciones.

- Procesar Transferencia de Stock.

Lo que mostrará un formulario con una lista de Requerimientos con Stock a transferir.

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30 3.4.1. Anular

Si no se desea enviar todas las filas a SAP, se hace check a la línea que deseemos eliminar y haremos clic en el botón “Anular”.

El AddOn cargará un pequeño formulario de Mensaje, el que servirá para poder confirmar si desea anular el requerimiento seleccionado luego hacerle clic al botón “Sí”.

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31 3.4.2. Generar Transferencia

Luego haremos check a las líneas que deseemos atender y haremos clic en el botón “Generar Transferencia”.

Esto nos mostrará la ventana de la Transferencia de Stock, que es el documento que se enviara a SAP BO, para esto se deberá ingresar la cantidad a transferir, el almacén de destino, que se muestra en el detalle, después de seleccionar una opción en el combo de Almacén destino; además, se tiene la opción de modificar directamente el almacén de origen, en el detalle.

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32 3.4.3. Enviar a SAP

Una vez hecho esto se procederá a hacer el envío a SAP BO mediante el botón “Enviar a SAP”.

El AddOn cargará un pequeño formulario de Mensaje, el que servirá para poder confirmar si desea realizar la transferencia de Stock en SAP luego de hacerle clic al botón “Sí”.

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33 Finalmente, el addOn cargará un mensaje en la parte inferior “Se generó

correctamente la transferencia de Stock en SAP”.

3.5. Procesar Salida de Almacén

El usuario con el perfil “Almacén”, para procesar una salida de almacén a SAP mediante la opción Procesar Salida de Almacén deberá seguir los siguientes pasos:

- Operaciones.

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34 3.5.1. Generar Salida de Almacen

Se mostrará un formulario con una lista de Requerimientos cerrados (punto 1) y un detalle de dicho requerimiento (punto 2), para procesar la salida de almacén haremos check a las líneas que deseemos atender, ingresamos la cantidad a procesar (punto 3) y haremos clic en “Procesar” (punto 4).

3.5.2. Enviar a SAP

Esto nos mostrará la ventana de Salida de Almacén, que es el documento que se enviara a SAP, para esto se deberá hacer clic en el botón “Enviar a SAP”.

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35 El AddOn cargará un pequeño formulario de Mensaje, el que servirá para poder confirmar si desea realizar la salida de almacén en SAP luego de hacerle clic al botón “Sí”.

Finalmente, el addOn cargará un mensaje en la parte inferior “Se generó correctamente la salida de almacén en SAP”.

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36 3.6. Procesar Oferta de Compra

Para procesar una oferta de compra SAP mediante la opción Procesar Oferta de Compra deberá seguir los siguientes pasos:

- Operaciones.

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37 3.6.1. Generar Oferta de Compra

Se mostrará un formulario con un detalle de requerimientos para procesar la oferta de compra, haremos check a las líneas que deseemos atender y haremos clic en “Generar Oferta de Compra”.

3.4.2. Enviar a SAP

Esto nos mostrará la ventana de Oferta de Compra, que es el documento que se enviara a SAP, para esto se deberá seleccionar el código y el proveedor, haciendo clic en el icono “Buscar” (punto 1), ingresar el precio del articulo (punto 2), en la casilla de total, se generará el producto del precio por la cantidad (punto 3), por último, hacer clic en el botón “Enviar a SAP”.

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38 El AddOn cargará un pequeño formulario de Mensaje, el que servirá para poder confirmar si desea realizar la oferta de compra en SAP luego de hacerle clic al botón “Sí”.

Finalmente, el addOn cargará un mensaje en la parte inferior “Se generó correctamente la oferta de compra en SAP”.

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4. Operaciones

4.1. Seguimiento

En esta parte los usuarios podremos hacer seguimiento al proceso de aprobación de todos los requerimientos.

Para acceder al modulo de seguimiento se deberá seguir los siguientes pasos:

o Operaciones. o Seguimiento.

Los usuarios podrán hacer búsquedas personalizadas ingresando datos a los campos, estos datos servirán de filtro al momento de hacer las búsquedas. Luego se hará clic en el botón “Buscar” y se listara en la parte inferior todos los requerimientos.

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40 Luego haciendo clic en los botones con signo + se podrá visualizar el flujo de aprobación del requerimiento.

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4.2. Historial

Este modulo nos permitirá poder observar el histórico del los flujos de requerimientos. Para acceder a este modulo se deberá seguir los siguientes pasos:

o Operaciones. o Historial.

Esto nos cargara un formulario donde se podrá visualizar todos los requerimientos y haremos clic en el botón + para poder ver el histórico del Requerimiento.