INDICADORES DE GESTIÓN A
SEPTIEMBRE 30 DE 2016
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
TRANSMILENIO S.A.
A continuación se presenta el consolidado del
comportamiento de los indicadores con corte a
Septiembre 30 de 2016:
Sistema Integrado de Gestión
Frente al tercer trimestre de las 24 actividades programadas se
ejecutaron 15 teniendo en cuenta que los procesos han venido
trabajando sobre temas pendientes pero aún no se ha llevado a
cabo la formalización de la información en el Sistema Integrado de
Gestión.
Eficiencia Energética
Frente a los avances de los meses de junio y posteriores, se ha tenido problemas con el archivo fuente en el que se
consolida toda la información para la obtención del indicador. Fue reportada la novedad a la Dirección de TIC´S y están
trabajando para recuperar el archivo de la copia de seguridad que debe realizar el sistema.
Frecuencia
Lesiones
Incapacitantes
Severidad
En el tercer trimestre del presente se tiene un
indicador de 2.76. Se incrementó en 58%. Sin
embargo se mantiene en la meta establecida
de 3.5.
Indicador 0.02. Aumenta con respecto al
periodo anterior.
El indicador 8.28, aumenta con respecto al
periodo anterior.
Mensajes transmitidos a los
grupos de interés de
Comunicación Externa
En el período reportado se lograron 15,000,000
impresiones de las 35,000,000 programadas para la
vigencia
Mensajes transmitidos a los grupos
de interés Comunicación
Organizacional
En julio y agosto recibimos 47 y 85 solicitudes respectivamente de publicación en la intranet y se les dio trámite al 100% de ellas. Las publicaciones se hacen principalmente a través de nuestro boletín digital TransmiTiendo, el cual ha recibido un 75% de aceptación en la última encuesta de medios internos realizada en el mes de Julio de 2016.
En el mes de septiembre se incrementó el número de solicitudes a 92 , de las cuales 91 fueron publicadas en nuestro boletín de correo masivo "TransMitiendo". No se pudo atender una solicitud de publicación de una visita de entidad bancaria solicitada por el área administrativa, ya que se venció el plazo de publicación."
Cumplimiento de actividades de
gestión social por espacios de
interlocución
"TIPO DE ACTIVIDAD – GESTIÓN SOCIAL ENERO - SEPTIEMBRE 2016 1. Apoyo a grupos de interés: 128
2. Atención a Bloqueos, Marchas y/o Contingencias: 47 3. SAT: 92
4. Audiencia Pública: 34 5. Comité de Gestión: 29
6. Divulgación del Sistema Transmilenio en sus componentes zonal y Troncal: 346 7. Eventos Zonales: 0 8. Mesa de trabajo: 23 9. Socialización: 480 10. Reunión: 850 11. Recorridos: 125 12. Otro: 161 TOTAL 2315 CANTIDAD ACTIVIDADES C/MES: Enero: 146 Febrero: 314 Marzo: 245 Abril: 321 Mayo: 306 Junio: 259 Julio: 197 Agosto: 248 Septiembre: 279
Usuarios atendidos en vía
Para el período de medición el total de
usuarios informados fue de 806,033
Con corte Septiembre el total de
usuarios
informados
ha
sido
de
5,107,312
Gestión de TIC´s
Porcentaje de Avance en la
reformulación del Plan
estratégico de tecnologías de
información PETICs
Disponibilidad de los
servicios tecnológicos
Tiempo promedio de
respuesta a requerimiento de
usuario
El tiempo de respuesta a los requerimientos de los
usuarios, ha estado dentro de los niveles máximos
exigidos. Con los mismos recursos de personal de
soporte, se han atendido un número cada vez más
creciente de usuarios. Lo que muestra la disminución
progresiva en el tiempo de reacción de la mesa de
ayuda a los requerimientos de los usuarios.
Gestión de Mercadeo
Satisfacción de cliente por los
servicios prestados de explotación
comercial del conocimiento y de la
experiencia de la Entidad
Posicionamiento de Marca
Nuevos acuerdos de negocios
para la explotación comercial
de infraestructura
A la fecha la Entidad no ha
participado
en
ningún
evento
nacional o internacional de carácter
académico y/o comercial.
Para el acumulado hasta el tercer trimestre de 2016, los valores reportados de este índice de satisfacción corresponde a la evaluación realizada sobre 475 personas atendidas de las cuales 357 calificaron la atención como Excelente o Muy Buena.
El aspecto más relevante expresado por los asistentes a estas visitas es el amplio conocimiento que posee la Entidad acerca de los temas que relacionados con la institucionalidad y operación del sistema.
En el tercer trimestre de 2016, un total
de veinte (20) acuerdos para las
estaciones de las Fase III.
Planeación del SITP
Estudios de aforo realizados
A septiembre 30 de 2016, se han cumplido con
todos los estudios solicitados por las áreas y se
ha cumplido con la programación, debido a que
podemos contar con la totalidad de aforadores y
coordinados que se tenían presupuestados para
el trabajo de este año."
Proyecciones presentadas
En la actualidad, no se ha solicitado la
realización de proyecciones estadísticas
del Sistema.
Supervisión y Control de la Operación
Porcentaje de días en el mes en
que la proyección está dentro de
rangos admisibles de variación.
IPK (Índice de pasajeros por
Kilómetro) promedio de las
rutas alimentadoras del
Sistema TransMilenio.
Eventos por kilómetros
Análisis de Accidentes
Puntualidad
Se solicita eliminación de este indicador
mediante memorando Rad 2016IE8003
Gestión de Talento Humano
Personal competente
seleccionado y vinculado
Gestión de las novedades
de nómina
Cumplimiento del programa
integral de gestión humana
Para este trimestre el indicador está en 89%
de cumplimiento, afectado por la diferencia
entre programación de trabajadores y
participación de los mismos en los programas
de SG-SST
Su medición aplica en tanto se hubieren vinculado
personas a la planta de trabajadores oficiales de
la Entidad durante el período reportado, ya que
solamente para ellos aplica el período de prueba.
Teniendo en cuenta que en lo corrido de este año
no
hemos
tenido
vinculación
de
nuevos
trabajadores a la planta, no es factible disponer
de datos para este indicador.
Se procesaron 4.005 registros de los cuales 2.001
fueron novedades del mes, se canceló dentro de la
programación definida, de tal forma que el registro de
novedades y pago la nómina se realizó con una
efectividad del 100% para el mes de agosto. Para el
período reportado se procesaron 3.975 registros de
los cuales 2.004 fueron novedades del mes, se
canceló dentro de la programación definida, de tal
forma que el registro de novedades y pago la nómina
se realizó con una eficacia del 100%
Gestión Financiera
Autosostenibilidad
Presupuestal (Razón
de Equilibrio)
Oportunidad en la
entrega de Informes
Presupuestales
Pagos realizados
Todos los pagos se han realizado
dentro de los términos de ley.
Por unidad de caja existe el respaldo
suficiente para cumplir con los pagos de
los compromisos suscritos
Se ha dado cumplimiento a los términos
establecidos por la Ley en la rendición de
los informe pertinentes
Liquidaciones que han
sido ajustadas
En Fase I fue necesario corregir las bonificaciones
pagadas a los operadores troncales, de la semana
del 15 al 21 de agosto de 2016.
En el SITP; se realizó corrección del factor de
Calidad a Recaudo Bogotá, para operadores
troncales en el mes de agosto se realizaron ajustes
de la tarifa por Kilometraje y concepto de pago de
vehículos tipología
Padrón en algunas zonas,
además se realizaron correcciones en el cálculo de
los pasajeros y revisión de los límites.
Oportunidad y Calidad en la
liquidación y presentación
de declaraciones
Se ha dado cumplimiento al indicador
toda vez que se han reportado
oportunamente
Trámite de Inversiones
Durante los dos primeros trimestres del
año 2016 no se ha realizado ninguna
inversión financiera. Se abrió un CDT en
el último trimestre por eso pasa de 0 a
100 % toda vez que se dio tramite a la
misma
Información contable
Cumplimiento de la supervisión
TRANSMILENIO S.A. ha venido realizado interventoría al contrato 001 de 2011 del Concesionario RBSAS, a través de la firma CONSORCIO RECAUDO C&J como resultado del concurso de méritos abierto con propuesta técnica simplificada 001 de 2015 y contrato 176 de 2015.
A partir del 22 de Diciembre de 2015, el citado Consorcio asumió la operación de recaudo de las Fases I y II del Sistema TransMilenio, cubriendo así las tres Fases del sistema sobre el cual se ejerce supervisión al cumplimiento de lo establecido contractualmente.
Contratos aceptados en la
Entidad
Gestión Jurídica y Contractual
Los contratos aceptados y suscritos en el periodo
comprendido entre el 1 de julio de 2016 y el 30
de septiembre de 2016 fueron 56, distribuidos
así: 50 derivados de procesos de contratación
directa, 0
de concursos de méritos, 0 de
licitaciones públicas, 2 de selecciones abreviadas,
3 de procesos de mínima cuantía y 1 subasta
inversa . Las constancias de esta información se
encuentran reportadas en el SEUS de la entidad,
al cual tienen acceso todas las áreas
Emisión de conceptos jurídicos
para unificación de criterios de la
Subgerencia Jurídica
Los conceptos emitidos en el tercer trimestre
ascienden a dieciséis (16).
Oportunidad de
Defensa Judicial
Se notificaron en el período del tercer
trimestre de 2016, comprendido entre los
meses
julio a septiembre de 2016,
cuarenta y tres (43) demandas y acciones
de tutela las cuales se contestaron
oportunamente en su totalidad.
Gestión de Servicios Logísticos
Atención a requerimientos de
mantenimiento de bienes y equipo
Las actividades desarrolladas están acordes con las
recomendaciones emitidas por la ARL y el Plan de
Mantenimiento
Correctivo
y
Preventivo
para
la
infraestructura física de las sedes administrativas de TMSA
para la vigencia 2016.
Eficacia en el Trámite de Siniestros
El indicador en los últimos trimestres del presente año
ha tenido un desempeño positivo, en razón a que el
grado de eficiencia de los trámites relacionados a los
siniestros reportados a las aseguradoras se encuentran
dentro los parámetros de medida que se tienen
determinado para este indicador, arrojando un promedio
de 87 sobre 200 días que es meta a lograr para esta
vigencia.
Gestión documental realizada
Se refleja la falta de disponibilidad de los
funcionarios de las diferentes áreas, para
cerrar de manera oportuna los tramites
asignados a cada uno, en el aplicativo
CORDIS.
Actualización de inventarios
Se registraron todos los movimientos de
inventarios solicitados por las diferentes
áreas
de
TRANSMILENIO
S.A.,
de
acuerdo
con
le
procedimiento
establecido.
MES RECIBIDOS RESPONDIDOS PORCENTAJE
ENERO 8888 8293 93% FEBRERO 9584 8566 89% MARZO 9153 7244 79% ABRIL 9310 8548 92% MAYO 6789 6099 90% JUNIO 7046 6138 87% JULIO 7567 6057 80% AGOSTO 9071 7372 81% SEPTIEMBRE 9243 7320 79%
Evaluación y Mejoramiento de la Gestión
La ejecución de los trabajos de cumplimiento legal y/o normativo de acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Actividades aprobado por el Comité del SIG para la Oficina de Control Interno en la vigencia 2016 se evidencia con la emisión de los siguientes informes en el periodo de medición:
III Trimestre 2016:
El avance del indicador en este periodo corresponde al 100%, representado en la ejecución de los 3 trabajos planeados.
OCI-2016-018 Revisión y evaluación de la Matriz Legal OCI-2016-019 Pormenorizado de Control Interno
OCI-2016-021 Informe de Atención al Ciudadano y Gestión de PQRS - 1° Semestre 2016.
OCI-2016-022 Información Reportada al Alcalde Mayor de Bogotá D.C.- Decreto Distrital 370 de 2014. OCI-2016-025 Seguimiento Plan Anticorrupción y Riesgos de Corrupción.
OCI-2016-027 Seguimiento Planes de Mejoramiento Contraloría. OCI-2016-028 Mapa de Riesgos (Decreto Distrital 370 de 2014).
Seguimiento Plan de Mejoramiento Archivístico (Decreto 106 de 2015): La Dirección Administrativa emitió respuestas mediante comunicaciones internas 2016IE1314 del 12 de febrero de 2016, 2016IE3646 del 27 de abril de 2016 y 2016IE6560 del 12 de agosto de 2016 a través de la cual se informó que la Entidad no ha recibido visita de inspección por parte del Archivo General de la Nación, siendo este el único ente competente para requerir la suscripción de planes de mejoramiento archivísticos, de tal forma que no se han surtido los trámites referidos en el citado Decreto que conlleven a proyectar un Plan de Mejoramiento Archivístico.
Ejecución de trabajos de
cumplimiento
Reporte periódico del estado de atención
de visitas y requerimientos de entes de
control y/o vigilancia
III Trimestre 2016:
El tercer reporte planeado correspondiente al segundo
trimestre de 2016, fue remitido el 7 de julio de 2016 con
radicado 2016IE5406.
La ejecución de los trabajos de aseguramiento de acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Actividades aprobado por el Comité del SIG para la Oficina de Control Interno en la vigencia 2016 se evidencia con la emisión de los siguientes informes en el periodo de medición:
III Trimestre 2016:
El avance del indicador en este periodo corresponde al 100%, representado en la ejecución de los 5 trabajos planeados.
OCI-2016-020 Auditoría Interna al Proceso Evaluación y Gestión del Modelo de Operación del SITP
OCI-2016-023 Arqueos de Caja Menor
OCI-2016-024 Auditoría Interna al Proceso Gestión Jurídica y Contractual OCI-2016-026 Arqueos de Caja Menor
OCI-2016-027 Seguimiento Planes de Mejoramiento Procesos
Ejecución de trabajos de
aseguramiento
Gestión de Asuntos Disciplinarios
Campañas de Divulgación
Tipología de Asuntos
Disciplinarios
Se clasifican los diferentes expedientes con los que cuenta el área, logrando identificar cuántos de ellos obedecen a supuestos actos de corrupción y falsificación de documentos, incumplimiento de horario, pérdida de elementos e incumplimiento de funciones, entre otros. Para el tercer trimestre se modifica el nombre y fórmula del indicador que será reportado por el período comprendido entre jul- sep.
Para el tercer trimestre se realizó el cambio del indicador direccionado a las campañas de divulgación el primer reporte corresponde al trimestre de Jul- Sep. estableciéndose como meta la generación de dos campañas en el año.
Teniendo en cuenta el cambio del indicador, La Subgerencia General con funciones de Control Disciplinario Interno, con el apoyo del área de Comunicaciones y Atención al Usuario de la Entidad, realizó en el primer semestre una campaña encaminada a prevenir la comisión de conductas relacionadas con la pérdida de elementos y documentos, la cual se denominó “no me abandones”. Para el segundo semestre, se generó la campaña "Planeamos y calculamos nuestro tiempo para ofrecer una atención oportuna", con el propósito de que los funcionarios conozcan y apliquen adecuadamente los términos del derecho de petición contenidos en la Ley 1755 de 2015, evitando así quejas de los ciudadanos por incumplimiento de los plazos establecidos por la norma. Se utilizaron como medios de divulgación el correo de intranet, cartelera, entre otros.
