ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos Tecnológicos
P R E M I O INTRAGOB 2006
a la
06
RSGC - 617 INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ABRIL DE 2014
ELABORACION DE AUDITORIA DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OPCIÓN X
MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA
BRIANDA ANGÉLICA OLIVERA PEREDIA
ASESOR
Contenido
INTRODUCCIÓN ... 5
JUSTIFICACION ... 8
OBJETIVO GENERAL ... 9
OBJETIVOS ESPECIFICOS ... 9
CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE PARTICIPO ... 11
PROBLEMAS A RESOLVER ... 13
ALCANCES Y LIMITACIONES ... 14
FUNDAMENTO TEORICO ... 15
1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA ... 15
1.1. Elementos que conforman la empresa ... 15
1.2. Fines de la Empresas ... 15
2.0 Clasificación de las empresas ... 16
2.1. Por su capital ... 16
2.1.2 Por su giro ... 16
2.1.3 Por su tamaño y número de empleados ... 16
2.1.4 Por su lugar de Origen ... 17
2.2 Características de las pequeñas empresas ... 17
2.3 Antecedentes de la Administración... 17
2.4 Definición de la Administración ... 18
2.4.1 Objeto de la Administración ... 18
2.4.2 Finalidad de la Administración ... 19
2.4.3 Características de la Administración ... 19
2.4.4 Importancia de la Administración ... 20
2.5 Proceso Administrativo ... 20
2.5.1 Planeación ... 21
2.5.2 Organización ... 23
2.5.3 Integración ... 25
2.5.4 Dirección ... 26
2.5.5 Control ... 26
3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ... 27
3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa ... 29
3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa ... 30
3.4. Principios de la Auditoria Administrativa ... 32
3.4.1 Sentido de la Evaluación ... 32
3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación ... 32
3.5. Alcance ... 32
3.6. Campo de Aplicación ... 33
3.7 Tipos de Auditoría Interna. ... 36
3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa. ... 37
3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa. ... 39
MARCO LEGAL ... 41
Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) ... 41
Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP) ... 42
CAPITULO I ... 44
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 44
1.2 PROPOSITO DE LA AUDITORIA ... 45
CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ... 51
2.1 Historia de la Empresa ... 51
2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA ... 52
2.3 Objeto social ... 54
2.4 Misión ... 55
2.5 Visión ... 55
2.6 Valores ... 56
2.7 Estructura orgánica de caja solidaria ... 57
Capítulo III Métodos para realizar el Proceso de Auditoría Administrativa Interna ... 58
CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ... 76
Diagnostico Preliminar ... 78
RESULTADOS ... 80
Propuestas de Solución ... 82
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 84
Conclusión ... 84
Recomendaciones ... 86
BIBLIOGRAFIA ... 87
TABLAS ... 89
Tabla 2 Requerimiento/Costo ... 90
Tabla 3 Requerimiento/Descripción ... 92
CEDULAS ... 93
Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para CSV ... 93
Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación ... 94
Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control ... 95
Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV ... 96
INTRODUCCIÓN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas. La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos.
Para ello el presente documento está elaborado basado en un proyecto educativo, siendo la Residencia Profesional un paso más para el termino de mis estudios profesionales este con la finalidad de aplicar los conocimientos adquiridos durante mi estancia en el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos De Colima, específicamente en el Departamento Económico-Administrativo en la Licenciatura En Administración Con Especialidad en Turismo, dicho proyecto se lleva a cabo en una dependencia de carácter gubernamental o privado misma a la que el alumno próximo a egresar propondrá un proyecto donde analizara y definirá la problemática de dicha organización proporcionándole una solución viable.
oportunidad de aplicar mis conocimientos adquiridos durante mi estancia en mi carrera profesional.
Una de los razones que me motivaron a realizar esta auditoría interna de procesos administrativos, es el laborar para dicha empresa misma que me da la facilidad de aplicarla para beneficio de ambas partes.
Dicho proyecto aplicado al Sistema Financiero visto como el conjunto de reglas y principios pertenecientes a la banca (en proceso de autorización), la secretaria de hacienda y crédito público han contribuido en la sociedad mexicana en mejorar nuestra calidad de vida, conceptos como ahorros, préstamos, inversiones, tasas de interés activas, tasa de interés pasivas, seguridad financiera, poder adquisitivo, entre otros; han permitido que hoy por hoy tengamos nuevos horizontes que nos llevan hacia nuevos y mejores estilos de vida para todos al tener un fácil acceso a estos servicios.
Es por ello que las instituciones del sistema financiero, al entender lo importante de este factor de desarrollo, han establecido estrategias de competencia que les permite ser competitivos, actualizados, flexibles, modernos y confiables.
Así la Auditoría de los Procesos Administrativos es la herramienta que los administradores usan para corregir errores en su trabajo, en el desempeño de los directivos y el de los empleados, con la única finalidad de brindar cada día un mejor servicio al cliente y al usuario interno.
La Cooperativa de Ahorro y Préstamo “CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV”, tiene por objeto fomentar el ahorro entre sus socios así como atender las necesidades financieras del sector rural apoyando principalmente a la agricultura, el comercio así como bienes y servicios de consumo, con el objetivo de innovar los servicios financieros que se prestan a estas zonas, para lo cual debe medir los niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética en sus procesos, mediante la aplicación de una Auditoría direccionada a los procesos administrativos.
JUSTIFICACION
La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde tiempos más remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios, entre otros. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos de la organización y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional que permita el conocimiento y aplicación de herramientas complementarias a las tradicionalmente utilizadas, ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la operación. A través de un adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a impactar de manera negativa los resultados de la organización.
Por lo que se pretende que el proceso administrativo sea efectivo en la empresa y aumentar su productividad y disminuir las mermas basadas en ejecuciones de las propuestas obtenidas en la aplicación de la auditoria de procesos administrativos
Proporcionar en calidad de consejo profesional e independiente que abarque desde un departamento u área a hasta toda la organización.
OBJETIVO GENERAL
Elaboración de una auditoria de procesos administrativos en Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’ S.C. de A.P. de R.L de C.V
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos.
Verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos.
Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para eliminar los problemas que puedan surgir.
Revisar y evaluar los resultados deseados.
Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.
Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar duplicidades (conocer con qué frecuencia se realizan las actividades).
Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las actividades.
CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE
PARTICIPO
El proyecto de residencia se llevó a cabo dentro de la entidad de crédito y ahorro popular y/o solidario Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’ SC de AP de RL de CV, contando a un cien por ciento la disposición y apoyo del personal que labora para dicha sociedad.
Al ser un empleado más de esta sociedad no me fue difícil adquirir información por lo que interactúe con toda la sociedad para involucrarme aún más en la función que requiere cada uno de los puestos que conforman a la misma.
Al iniciar el proyecto de residencia, se contó con todo el apoyo de los directivos y empleados, dando muestra una vez más a la excelente comunicación que existe entre dichos miembros de la sociedad, por lo que se encuentran en constante comunicación siendo un equipo muy unido y coordinado, lo que hiso más viable y factible la aplicación de investigación.
La C.P. Martha Ramírez Santana (asesora externa) mostro total interés al
proyecto por lo que en todo momento se mostró muy interesada,
proporcionando siempre la información necesaria para dicho proyecto
PROBLEMAS A RESOLVER
Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna se pretende resolver los siguientes problemas:
Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades
Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.
No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.
No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de políticas, procedimientos y controles para el logro de metas y objetivos.
Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de cada puesto
Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.
ALCANCES Y LIMITACIONES
La auditoría administrativa puede abarcar una función específica; o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o grupo de unidades que formen un organismo social
El alcance de la auditoria administrativa interna debe cubrir la adecuación y eficiencia del control de métodos, sistemas y procedimientos de la organización, así como la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
FUNDAMENTO TEORICO
1.
DEFINICIÓN DE LA EMPRESA
Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un mercado. (Reyes Ponce 1995, pág. 74)
1.1.
Elementos que conforman la empresa
Las empresas estan formadas esencialmente por tres clases de elementos:
A)Bienes Materiales: Considerando que integran a las empresas sus edificios e instalaciones donde realizan sus actividades.
B)Hombres: son un elemento eminentemente activo de la empresa, son todas las personas que colaboran en la participacion de los procesos productivos y administrativos con la finalidad de la obtencion de resultados eficientes y eficaces.
C) Sistemas: son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas es decir son los bienes no materiales que tiene la empresa como lo son sistemas de produccion, ventas administrativos etc. 1
1.2.
Fines de la Empresas
El fin inmediato que persigue toda empresa es la producción de bienes y servicios de un mercado.2
1
Ibídem 1996 págs. 72,73
2.0 Clasificación de las empresas
2.1. Por su capital
A) Empresa Privada: Busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o social.
B) Empresa Pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social pudiendo obtener o no beneficios (utilidades).
2.1.2 Por su giro
A) Empresas de Transformación: son aquellas que se dedican a la producción de bienes y servicios.
B) Empresas de Servicios: se dedican a prestar servicios a la comunidad
C) Empresas de Comercialización: este tipo de empresas compra los bienes que una empresa de transformación produce para luego venderlos a sus propios clientes con lo cual presta un servicio a la comunidad y obtiene una ganancia. 3
2.1.3 Por su tamaño y número de empleados
A) Microempresa: de 1 a 15 Empleados
B) Pequeña: de 16 a 100 Empleados
C) Mediana: de 101 a 250 Empleados
D) Grande: de 251 empleados en adelante
2.1.4 Por su lugar de Origen
A) Nacional: sus operaciones se realizan en su país de origen
B) Internacional: Empresas que tienen actividades en un solo país
c) Transnacional: Empresas que tiene actividades en un solo continente
2.2 Características de las pequeñas empresas
En las pequeñas empresas, el dueño o gerente conoce o puede conocer a todos sus empleados, tiene la posibilidad de identificarlo, lo tratan con frecuencia y podrían calificar su desempeño en la empresa.
Los problemas técnicos de producción, finanzas son elementales y pequeños por lo que el propio dueño puede solucionarlos.
El dueño toma las decisiones que mejor le convengan sin someterlas a discusión.
2.3 Antecedentes de la Administración
La administración es aplicable a toda clase de instituciones ya sean políticas, religiosas militares, servicios etc. La administración ligada a una mayor eficacia de la coordinación, se impone en el momento en que aparece la empresa competitiva, pues esta necesita perfeccionarse hasta conseguir poder dar precios más baratos, mayor calidad de producción, mejores servicios etc., que sus competidores.4
2.4 Definición de la Administración
La palabra administración se forma del prefijo “ad” que significa hacia y “minister” vocablo compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad y del sufijo “ter” que funge como termino de comparación. La etimología de la administración de la idea de que esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que presta. 5
Por lo que se puede decir que es “la dirección de un organismo socia, y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”6
2.4.1 Objeto de la Administración
Es indiscutible que quien realiza por si mismo una función no merece ser llamado administrador, pero desde el momento en que delega a otras determinadas funciones, siempre que estas se realicen en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan, comienzan a recibir el nombre de administrador. La sociedad es la “unión moral de hombres que en forma sistémica coordinan sus medios para lograr un bien común”, es por lo tanto el objeto sobre el que recae la administración.
4
Paráfrasis Reyes Ponce, 1992 págs. 69 70
5
Ibidem,1992 pág. 2
2.4.2 Finalidad de la Administración
La administración busca de forma directa precisamente la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través de ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital materia prima, personal etc.
2.4.3 Características de la Administración
A) Su Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene que existir la coordinación sistémica de medios.
B) Su Especialidad: aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña.
D) Por su Unidad Jerárquica: todos cuanto tienen carácter de jefe en una organización, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. (Ibídem 1992, págs. 15-16)7
2.4.4 Importancia de la Administración
1.- la administración se da en todos lugares en donde existe un organismo social entre mayor sea más compleja será su administración.
2.- El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente de su buena administración.
3.- Para las empresas es indiscutible y obviamente esencial la administración.
4.- La elevación de la productividad depende de la adecuada administración en cada una de las partes de la empresa.
2.5 Proceso Administrativo
Se define como el acto de administrar como: “planear, organizar, integrar, dirigir y controlar”
Los puntos anteriores constituyen el proceso administrativo que es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial teniendo claramente bien definidos los fines y
buscando ventajas en todos los recursos que poseen, asegurando el funcionamiento de dicho proceso.
2.5.1 Planeación
Parte inicial del proceso administrativo es en la que se seleccionan misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos, requiere tomar decisiones, es decir seleccionar entre diversos cursos de acción futuros.
Tipos de Planes
A) Propósitos o Misiones: identifica las funciones o tareas básicas de una empresa o agencia o cualquier parte de ella.
B) Objetivos o Metas: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
C) Estrategias: Son la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos.
D) Políticas: son de declaración o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.
E) Procedimientos: son los planes que establecen un método obligatorio para realizar actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas, son pautas de acción que detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas acciones.
F) Reglas: Normas que determinan que tipo de acciones se deben realizar.
H) Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados expresados en términos numéricos. (Ibídem 1996 pág. 121 -128)8
Pasos en la Planeación
1.- Detección de las oportunidades: es hacer el examen preliminar de las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera completa, saber dónde se encuentran de acuerdo con el mercado, la competencia, con los clientes nuestras fuerzas y debilidades.
2.- Establecimiento de Objetivos: Consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada una de las unidades de trabajo subordinada, lo cual debe realizarse para el largo como para el corto plazo.
3.- Desarrollo de premisas: Es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas criticas de planeación tales como los pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la compañía.
4.- Determinación de los cursos de acción: consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Estas alternativas son las más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5.- Evaluación de cursos de alternativas de acción: evaluar las alternativas que proporcionan la mejor posibilidad para cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades
6.- Selección de un curso de acción: es la selección del curso de acción a seguir aquí es el punto real de la toma de decisiones.
7.- Formulación de los planes derivados.- planes derivados para respaldar el plan básico.
8.- Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: es darle una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos, de manera que representen la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades o superávit resultantes. (Ibídem 1996, pág. 129 133)9
2.5.2 Organización
Es la etapa en que se determinan y clasifican las actividades, así como la asignación de estas para lograr las metas que se han planificado en la empresa. (Koontz, 1996, pág. 129-133)10
Tipos de Organización
Existen dos tipos de organización la formal e informal.
A. Formal.- significa por lo regular la existencia de una estructura intencional de papeles pero sin confundir con cierta flexibilidad y limitantes obvios dentro de la organización.
B. Informal.- cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, requerido por la organización formal que son el resultado de la convivencia interpersonal y pueden ayudar al logro de los objetivos. (ibídem, 1996 245 a 246).11
División del Trabajo
Consiste en la especialización de las actividades organizacionales, esto debido a que ninguna persona capaz de desarrollar en su totalidad las actividades, de este modo se pueden aprender y
9
Ibídem 1996 págs. 129-133
10
Koontz, 1996 págs. 129-133
ejecutar de un modo más simple, lo que nos permite adecuar a la actividad con la persona, según las características de ambas.
Línea de Mando
Está relacionada con la complejidad para comunicar de manera verbal la estructura organizacional y esta la encontramos en los organigramas.
Dentro de los organigramas. Los cuadros individuales representan la división del trabajo y la manera en la que esta departamentalización y las líneas que conectan estos cuadros representan la cadena de mando.
Organigramas
Conocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas se pueden clasificar por:
A. Su objeto.- estructural, funcional y especial. B. Por su área.- generales y departamentales C. Por su contenido.- esquemáticos y analíticos.
Existen diversas formas de representar los organigramas
2. Horizontal.- los niveles jerárquicos se encuentran de izquierda a derecha.
3. Mixto.- se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
4. Circular.- donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. (Munch Galindo y Gracia Martínez, 1995, pág. 133).12
Departamento
Indica un área, división o sucursal definida en una organización obre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.13
Departamentalización
Es el agrupamiento de actividades y personas en departamentos que permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido.
2.5.3 Integración
Es la tercera parte del proceso administrativo la cual integración se define como cubrir o mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario de personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar, planear las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma
12
Munch Galindo y García Martinez 1995 pag. 133
13
tanto a los candidatos como al os titulares de los puestos para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente 14
Reclutamiento
Implica atraer candidatos para llenar los puestos en la estructura organizacional. Antes de empezar el proceso de reclutamiento se deben determinar con claridad los requerimientos del puesto, los cuales deben estar relacionados directamente con las tareas, esto facilita el reclutamiento de los candidatos del exterior.
2.5.4 Dirección
Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.15 (ibídem
1996 pag 460)
2.5.5 Control
La función administrativa del control es medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.
Establecimientos de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de media que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho no son más que los objetivos definidos de la organización.
14
ibídem, 1996 pág., 356
3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes
Autores)
Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administración Pública Federal. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o parte de ella.16
1) Auditoria Administrativa:
Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.17
16Fuente: http://www.definicion.org/auditoria-administrativa
2) Auditoria Administrativa:
El Objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y apuntar sus probables soluciones. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.18
3) Auditoria Administrativa
En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona tina evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo; en otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección de la empresa.19
4) Auditoria Administrativa
Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y
18
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoria-administrativa-950760.html
19
operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.20
3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa
Los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación. Con el nacimiento de la escuela del “Pensamiento Administrativo” en 1916, la auditoría adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control. Prueba de esto es la mención que en 1933 Lyndall F. Urwick hacía de la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas.
Dos años después, en 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamó “auditoría administrativa”; la cual consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”.
En 1949, Billy E.Goetz declaraba que la auditoría administrativa “Es la más comprensiva ypoderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración.”
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organización a través de una auditoría. Es importante señalar que Terry propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluación:
20
1)Apreciación en conjunto: Análisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas.
2)Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento.
3)Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica de la empresa con las de otras similares o competidoras. (Benchmarking o Controles generales y auditorías administrativas).
4)Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse.
Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que sólo se ha consignado los más significativos y algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la preocupación por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la generación de obras en torno a la auditoría continuará acrecentándose día con día.
3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa
Por sus características, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.
1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
3. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
3.4. Principios de la Auditoria Administrativa
3.4.1 Sentido de la Evaluación
La auditoría lleva acabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir personal responsable de la administración de funciones operacionales que aseguren que la calidad del trabajo es de acuerdo con las normas establecidas, los objetivos y planes se cumplan y los recursos se apliquen en forma económica.
3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación
Los procedimientos de la auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de la información de terrenos el análisis y confirmación de datos los cuales son necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en términos Administrativos
El auditor administrativo debe ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar cómo debe hacerlo.
3.5. Alcance
El área de influencia que abarca una auditoria administrativa comprende la totalidad de una organización en lo que corresponde a estructura, niveles, relaciones y formas de actuación incluye aspectos como:
Naturaleza jurídica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administración
Proceso administrativo
Sector actividad
Número de empleados
Relaciones de coordinación
Desarrollo tecnológico
Sistemas de comunicación e información
Nivel de desempeño
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad21
3.6. Campo de Aplicación
En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.
Sector Público
En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:
Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)
Entidad Paraestatal
Organismos Autónomos
Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
Comisiones Intersecretariales
Mecanismos Especiales
Sector Privado
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:
Tamaño de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:
Microempresa
Empresa pequeña
Empresa mediana
Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:
1.-
Telecomunicaciones
11.- Maquiladora 21.- Química
2.- Transportes 12.- Electrónica 22.- Forestal
3.- Energía 13.- Automotriz 23.- Farmacéutica
4.- Servicios 14.- Editorial 24.- Alimentos Y Bebidas
5.- Construcción 15.- Arte Grafico 25.- Informática
6.- Petroquímica 16.- Manufactura 26.- Siderurgia
8.- Banca 18.- Textil 28.- Comercio
9.- Turismo 19.- Agrícola
10.- Seguros 20.- Pesquera
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:
Nacionales
Internacionales
Mixtas
También tomando en cuenta las modalidades de:
Exportación
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administración
Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas
Subsidiarias
Sector Social
Tipo de organización
Naturaleza de su función
Por su tipo de organización son:
Fundaciones
Agrupaciones
Asociaciones
Sociedades
Fondos
Empresas de solidaridad
Programas
Comisiones
Colegios
Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:
Educación
Cultura
Salud y seguridad social
Política
Obrero
Campesino
Popular
Empleo
Alimentación
Derechos humanos
Apoyo a marginados y discapacitados
3.7 Tipos de Auditoría Interna.
La auditoría interna que está especializada en evaluar la obtención de la fiabilidad de los estados financieros puede considerarse como auditoría administrativa. Dentro de ésta encontramos a la auditoría de los sistemas de información, recordando que un sistema de información no necesariamente debe de estar soportado informáticamente, ya que la auditoría que evalúa el soporte informático se llama: AUDITORIA INFORMÁTICA.
Existen auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como en sentido genérico.
Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede citarse la auditoría fiscal o tributaria.
La auditoría interna comprende estos tipos:
1. Auditoría realizada por el presidente.
2. Auditoría realizada por el jefe de unidad.
3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad.
4. Auditoría mutua de control de calidad.
3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa.
Auditoría Externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un auditor sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa.
1.- Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria administrativa y está encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad.
2.- Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de
dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente:
Auditor de alta gerencia.
Auditor de asesoría.
Auditor de personal.
Auditor de producción.
Etc.
Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor
supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.
Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se
le asignan trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
MARCO LEGAL
Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP)
En el año 2001, se expide la Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP), la que tuvo como finalidad regular a las sociedades que captaban ahorro, dentro del sector de finanzas populares.
A los más de siete años de vigencia y con diversas reformas, para la aplicación su aplicación a las cajas creadas previamente a la entrada en vigor de la ley, dando de inicio dos años, posteriormente se otorgaron otros 2 años y finalmente las denominadas prorrogas: condicionada (2005) y excepcional (2007).
Para algunos sectores, se concluyó que la LACP regulaba de manera inconveniente a organismos, que si bien realizan las mismas actividades tienen naturaleza jurídica, fines y objetivos distintos, pues las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (SOCAP’s), son organizaciones integrantes del sector social de la economía y por el otro, las Sociedades Financieras Populares (SOFIPO), pertenecen al sector privado.
Se observó la necesidad de crear un marco jurídico que regule de manera exclusiva a las SOCAP’s; que reconozca y respete de forma adecuada su naturaleza social; que no las considere como intermediarios financieros con fines de lucro; y que favorezca el cumplimiento de su finalidad solidaria y distributiva de la riqueza con criterios de equidad y ayuda mutua.
Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades
Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP)
El 13 de agosto de 2009, se promulga el decreto de la Ley para Regular las actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (LRASCAP), así como diversas reformas a la Ley de Ahorro y Crédito Popular, la Ley Orgánica de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Ley General de Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo y la Ley de Instituciones de Crédito.
La entrada en vigor de la citada norma es al día siguiente de su publicación
De acuerdo a lo indicado por la citada norma todas las sociedades que pretendan captar ahorro como sociedad cooperativa tienen que apegarse a la citada norma en plazos que van de los 180 a los 540 días, dependiendo de su situación legal.
Objeto de la Ley
Niveles de las SCAP
Registro de SCAP
Supervisión de las SCAP
Organismos Cooperativos
CAPITULO I
1.1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Hoy en día es de vital importancia la evaluación a las funciones de una organización debido a que estas enfrentan problemas que en ocasiones no se distinguen, con el propósito de detectar y superar dichas deficiencias surge la auditoria administrativa. “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, será el objeto de estudio de este proyecto de residencia profesional, con el fin de determinar hasta qué grado han cumplido sus objetivos y desempeñando correctamente las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control incluyendo en este la toma de decisiones.
La auditoría de procesos administrativos nos ayuda a definir los problemas fundamentales y proponer soluciones viables, las cuales no solo buscan el aumento de la productividad, sino que también la eficiencia de cada uno de sus procesos. Para esto es necesario un estudio y análisis periódico de todas las partes que constituyen a la sociedad.
1.2
PROPOSITO DE LA AUDITORIA
El evaluar la actualización de la sociedad por medio de los procedimientos de la auditoria de procesos administrativos, con la finalidad de presentar soluciones viables para elevar el nivel administrativo así como la eficiencia de las operaciones organizativas y de servicio que favorezcan el cumplimiento de las metas de la organización.
La importancia de la auditoria de procesos administrativos en la sociedad radica en la necesidad de detectar y superar las deficiencias administrativas existentes, evaluando la manera en que la gerencia cumple con los objetivos inicialmente trazados por la sociedad y su efectividad en la planeación, organización, integración dirección y control.
HIPOTESIS
Caja Solidaria Villa DE Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV, cumple sus
objetivos cabalmente mediante la supervisión Y asesoría de la FEDERACION
NACIONAL DE CAJAS SOLIDARIAS AC, y evaluación por parte del FOCOP y
así como el seguimiento a la Ley de crédito y ahorro popular.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Todo proyecto requiere de un análisis para determinar qué tan viable es su aplicación por lo que antes de llevar a cabo el proceso de auditoría interna para CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV, se realizara el mismo con el fin de determinar la factibilidad operativa, técnica , económica y legal de dicho proceso.
El estudio de factibilidad económica es un paso más antes de llevar a cabo el proceso de auditoría interna a “CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV”, por lo que al cumplirse el estudio antes mencionado se determinó que existe toda la disponibilidad por parte de la empresa, por lo cual este proyecto no tendrá un costo elevado para el alumno, ya que este es realizado para un requisito escolar.
FACTIBILIDAD TECNICA
Es un proyecto técnicamente viable debido a que se cuenta con las herramientas, conocimientos, habilidades necesarias así como la asesoría tanto interna por parte del ITC, como asesoría externa por parte de la empresa, todo ello con el fin de brindar una excelente cobertura dicho proyecto.
FACTIBILIDAD OPERATIVA
La factibilidad operativa que se demostró en este proyecto se determinó a través de la disponibilidad que los empleados me brindaron, al ser una empresa de mi mayor conocimiento, debido a que laboro para la misma desde 15 de Febrero de 2011 a la fecha no se me presento problema alguno al aplicar las observaciones pertinentes a cada área o puesto de trabajo desde mandos medios, mandos altos y por su puesto todo ello con la autorización de la Gerente General C.P. Martha Ramírez Santana, por lo que me fue fácil complementar la información debido a que tengo acceso a la información dentro de la organización y el apoyo suficiente por parte de la empresa.
FACTIBILIDAD LEGAL
financieras como lo son el FOCOP Y CNBV, por lo que dicho proyecto debe apegarse a ciertas leyes que son accesibles para la operación de dicha institución y por lo tanto es fácil acceso a ellas y se determina que legalmente si es viable su aplicación para la revisión de sus controles de operación.
ANALISIS COSTO-BENEFICIO
La empresa CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV, se verá beneficiada en este proyecto por lo que la empresa no incurrirá en gastos al no tener que contratar a un grupo de
auditores, por lo que el proyecto se realiza de forma gratuita.
Si dicho proyecto fuese realizado por una empresa externa o valla por la misma FEDERACION a la que pertenece designara asesores externos los costos se elevarían bastante por lo que la caja tendría que cubrir esos gastos, al ser el auditor no solo un alumno del
INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA si no un Empleado más de dicha empresa no generaría gasto alguno ya que en cuestión de sueldos o algún otro tipo de apoyo económico se encuentran contemplados dentro de los gastos
El beneficio para el alumno será el ampliar los conocimientos en el ámbito laboral y social con la empresa, teniendo en cuenta el cumplimiento del proyecto para la culminación de la carrera. (Vease Tabla No. 2)
(excedente o insuficiente), recayendo de cierta manera en ahorros de sueldos e impuestos, etc.
PROPUESTAS DE SOLUCION
Con base en las observaciones realizadas con anterioridad, algunas alternativas para solucionar la problemática planteada; tomando en cuenta que no existe éste proceso en la empresa; la solución de esto sería:
Proceso de Auditoría Administrativa Interna: Que funcionará para determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos, además permite verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos y es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.
El punto más importante de este proyecto será el proceso de auditoría interna, ya que la empresa no cuenta con el mismo.
ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS
Para que dicho proyecto se lleve cabo de una forma adecuada es necesario e indispensable el siguiente listado de material. (Vease Tabla No. 3).
ANALISIS DE ALTERNATIVAS
Por otra parte, la empresa podría contratar a un servicio de auditores o pedir una auditoria por parte de la federación Nacional de Cajas Solidarias A.C., en lugar de la elaboración de este proyecto, con costos realmente exagerados. O puede contratar a un auditor interno por tiempo indefinido para que forme parte de su plantilla laboral.
Es probable que se pueda considerar que la elaboración de un Proceso de Auditoría interna implique un gran esfuerzo, pero no difícil de lograr.
VENTAJAS COMPETITIVAS
Algunas ventajas que el proceso de Auditoría Administrativa Interna proporcionará a la empresa son:
- Evitar deficiencias administrativas y operativas.
- Evitar pérdidas económicas.
- Conocer con qué frecuencia se realiza cada procedimiento.
- Conocer si se realizan los formatos autorizados y si la información se está archivando adecuadamente.
- Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.
- Aumentar la productividad operativa
- Satisfacción al Socio
CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
2.1 Historia de la Empresa
“Las cajas solidarias son entidades financieras que atienden a la población de escasos recursos del campo y de la ciudad, están formadas por socios que ahorran de manera cooperativa y pueden otorgar créditos a sus socios acordes a sus necesidades”
Caja solidaria Villa de Álvarez 97´ SC de AP de RL de CV., Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil sin fines de lucro, constituida ante el notario público por los miembros fundadores miembros fundadores de la caja de los municipios de manzanillo, del estado de colima, organizada de conformidad con las disposiciones del código civil del estado.
Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil
legalmente constituida conforme a las leyes de la República Mexicana, según consta en Escritura Pública número 8,730 de fecha 19 de Marzo de 1998 otorgada bajo la fe del Notario Público número 2, en legal ejercicio en Colima, Col. e inscrita en el Registro Público
de la Propiedad y del Comercio con fecha 03 de Junio de 1998, bajo
el folio real número 124799 del Registro Público de Personas Morales, bajo la denominación de Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’, S.C.
bajo folio real número 124799-1, con fecha 01 de Diciembre del 2005.
2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA
El ahorro social en el estado de Colima se ha venido promoviendo fuertemente en los últimos años por diversos agentes; siendo el gobierno federal y el gobierno estatal, los principales promotores de este importante movimiento de auto gestión financiera, orientada principalmente hacia el sector más desprotegido, que es el sector social, el cual, difícilmente tiene acceso al crédito institucional.
La caja solidaria se constituyó a partir del año de 1998 por la necesidad que había de administrar los recursos recuperados de programas federales de apoyo como el denominado “Crédito a la Palabra”.
DE DONDE PROVIENEN LOS RECURSOS DE LA CAJA SOLIDARIA:
Esta “devolución de recursos”, consistente en la realización de obras de beneficio común, no se llevó a cabo de forma transparente, por lo que el gobierno federal pensó en una mejor alternativa para el mejor aprovechamiento de estos recursos.
La caja solidaria se constituye legalmente como sociedad civil, con los recursos recuperados de programas federales de apoyo, como el denominado “Crédito a la Palabra”.
Estos recursos ingresan como patrimonio individual de cada uno de los beneficiados, y en su conjunto constituyen el patrimonio de la caja solidaria.
Este patrimonio sirve como base o garantía, para el otorgamiento de créditos, además, se fomenta el ahorro y la inversión entre los socios y sus familias.
Actualmente la caja cuenta con recursos propios y se maneja como una sociedad cooperativa debido al cambio que se dio en ___
La constitución constó de 8 cajas locales (Agua Dulce, Julupan,
Operación a través del tiempo
Año 1998 en sus primeros tres meses inicia operación, en AV J Merced Cabrera En oficinas del H. ayuntamiento de Villa de Álvarez col.
De marzo de 1998 a 1999 se traslada a realizar operaciones en oficinas prestadas de la CNC del municipio de Villa de Álvarez.
Del año 2000 al 2005 se independiza de involucraciones políticas, por lo que renta oficinas en la Asociación Ganadera de Villa de Álvarez.
En 2005 se recibe a modo de donación por parte del H. Ayuntamiento de Villa de Álvarez un terreno, el cual se edifica hasta el año 2008.
Por lo que en el año 2008 al terminarse la edificación se traslada las oficinas a su nuevo y propio edificio ubicadas en AV Enrique Corona Morfin No 489 Col. Burócratas del Estado en Villa de Álvarez colima., hasta esta fecha la caja solidaria sigue fungiendo como una sociedad civil.
En el año 2009 se inicia el proceso de transformación de una sociedad civil a una sociedad cooperativa.
Por lo que respeta a la ley de las sociedades cooperativas en el año 2010, 2011, 2012 y 2013, se encuentra bajo un proceso de regulación y adecuación a los mismos requerimientos que emite esta ley con el fin de obtener a un futuro la autorización por la CNBV.
2.3 Objeto social
Fomentar y estimular el ahorro entre sus socios.
Aumentar el nivel de vida de los socios de la caja.
Cooperar con la comunidad, para apoyar propuestas comunitarias de beneficio social, a fin de mejorar el nivel de vida.
Formar parte de otras Sociedades o Asociaciones que agrupen a nivel Estatal, Regional y Nacional a las propias Cajas Solidarias, colaborando a su sostenimiento económico y el de sus futuros organismos técnicos.
Recibir créditos de Fuentes Externas para otorgar mayores créditos, beneficiando así a los socios de esta Caja Solidaria.
2.4 Misión
“Desarrollar la actividad económica de los sectores productivos rural y urbano del estado de colima, mediante servicios de ahorro, inversión y financiamiento con calidad; logrando la superación personal, económica y profesional de sus colaboradores; obteniendo permanencia y rentabilidad financiera para los socios”.
2.5 Visión
socios, tener mayor territorio de influencia demostrándolo con diez sucursales, capaz de poseer cajeros automáticos, todo lo anterior, como propósito en conseguir la satisfacción de nuestros integrantes”.
2.6 Valores
SOLIDARIDAD Y COOPERATIVISMO: Brindarse ayuda mutua y cooperación para lograr fines comunes.22
CALIDAD TOTAL: Cumplir los requerimientos de los clientes con calidez en el servicio y atención personalizada.
MEJORA CONTINUA: Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas.
PROFESIONALISMO: Proporcionar una asesoría de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
CONFIABILIDAD: El profesionalismo y la estructura administrativa garantizan nuestros servicios.
TRABAJO EN EQUIPO: Unión de esfuerzos, capital para el desarrollo (solos no podemos).
DEMOCRACIA: El poder radica en los Clientes-Socios.
EQUIDAD: Proporcionar servicios sin distinción de partidos, religión ni raza.
HONESTIDAD: Transparencia en el manejo de los recursos y en la prestación de los servicios.
2.7 Estructura orgánica de caja solidaria
ORGANO SUPREMO ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACION PRESIDENTE: J. TRINIDAD GUIZAR
OLIVERA SECRETARIO: NICOLAS MANUEL
LARIOS CAMPOS TESORESO: MIGUEL CONTRERAS
CASTILLO
CONSEJO DE VIGILANCIA PRESIDENTE: SIMAD MEJIA
MENDOZA SECRETARIO: ADAN BEJARANO
RAMIREZ
COMITÉ DE CREDITO CENTRAL PRESIDENTE: SIMBAAD MEJIA
MENDOZA SECRETARIO: MARIO BRACAMONTES MARAVELES TESORERO: J. TRINIDAD GUIZAR
OLIVERA GERENTE GENERAL
C.P. MARTHA RAMIREZ SANTANA
CREDITO Y COBRANZA
C.P. MA GUADALUPELUIS MORFIN
ATENCION A CLIENTES/SOCIOS
C.P. MA. GUADALUPE LUIS MORFIN C. BRIANDA OLIVERA
ADMINISTRATIVO
C.P MARTHA RAMIREZ SANTANA
FEDERACION NACIONAL DE CAJAS
SOLIDARIAS A.C. RECURSOS HUMANOS C.P MARTHA RAMIREZ ARCHIVO C. BRIANDA ANGELICA OLIVERA PEREDIA CONTABILIDAD Y FINANZAS C.P. MARTHA RAMIREZ COMPRAS C.P. MARTHA RAMIREZ AUXILIAR ADMITIVO C. BRIANDA OLIVERA
OFICIAL DE CREDITO Y COBRANZA
C.P. MA GUADALUPE LUIS MORFIN
GESTOR DE COBRANZA INTERNA
C.P. MA GUDALUPE LUIS MORFIN
Capítulo III Métodos para realizar el Proceso
de Auditoría Administrativa Interna
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:
1) Planeación:
Refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.
Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para
en cuenta o las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Investigación preliminar: Definida la dirección y los factores a
auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.
Esto conlleva a la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.
Asimismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:
Determinación de las necesidades específicas.
Identificación de los factores que requieren de atención.
Definición de estrategias de acción.
Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
Especificación del perfil del auditor.
Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
