Inventarios. Documentación Intelisis. Copyright & Licensing: Intelisis Software.

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Inventarios

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Inventarios

Introducción 1

Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4 1.1 Diagrama de Integración 5 1.2 Diagrama de Proceso 6 1.3 Conguración 2 Conguración General 8 2.1 Conguración de Módulos 9 2.2 Conguración de Usuarios 11 2.3 Cuentas 3 Artículos 14 3.1 Almacenes 15 3.2 Funcionalidad 4 Solicitud 17 4.1 Entrada Diversa 23 4.2 Traspaso 25 4.3 Tránsito 30 4.4 Transferencia 35 4.5 Ajuste 39 4.6

Herramientas, Reportes y Exploradores 5 Herramientas 41 5.1 Reportes 46 5.2 Exploradores 50 5.3

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Objetivos generales y aplicaciones con el ERP

El módulo de Inventarios se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en el manejo de materia prima y artículos terminados que comercializa la empresa con el n de satisfacer las demandas del cliente. Entre las ventajas que proporciona el módulo de inventarios se encuentran: • Ejercer medidas de protección física (controles) y llevar una contabilización

ecaz.

• Monitorear transacciones y registros históricos creados desde cualquier lugar del sistema, incluye seguimiento por Lote / Serie.

• Generar reportes y consultas sobre el valor y la disponibilidad del inventario. • Hacer conteos físicos para vericar las cantidades disponibles de inventario. • Mantener el registro y control de entradas, transferencias y salidas diversas

no planeadas.

• Seguimiento detallado de cualquier artículo facilitando el trabajo de otras áreas.

• Manejo fácil y seguro de existencias en almacenes. • Registro y asignación de almacenes.

• Facilita la consulta de los movimientos ralizados dentro del almacén mediante reportes especícos que refejan el comportamiento diario de cada actividad.

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Conguración General

El módulo Inventarios ya está integrado por default en el sistema, por lo que no es necesario realizar ningún proceso para activarlo.

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Conguración de Módulos

De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que quiera tener de los inventarios, se habilitarán los checks necesarios, destacando los siguientes:

1. Forma Costeo. Selecionar Artículo.

2. Moneda Costeo. Seleccionar Pesos o la que se maneje en la empresa. 3. Tipo Costeo. Seleccionar Promedio.

4. Series/VIN´s Lotes/Partidas. Activar el check para tener control sobre este tipo de artículos,

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De acuerdo a las características de cada empresa y el nivel de control que se quiera tener de los inventarios, se habilitarán los checks necesarios y al nal dar click en Guardar y cerrar.

Nota. Es necesario reiniciar Intelisis para ver reejados los cambios hechos en la conguración.

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Conguración de Usuarios

Intelisis reconoce que dentro de las empresas hay roles que cumplen funciones especícas, por ello permite congurar el acceso a ciertas acciones a los usuarios del ERP. A continuación se explica el procesos de accesos de usuarios.

Ruta: Congurar | Usuarios | Accesos

1. Seleccionar al usuario a congurar. 2. Abrir el bloque de accesos a congurar.

3. Una vez congurados todos los accesos, dar click en Cerrar.

Menú Principal

1. Seleccionar los rubros que se encuentran en la lista de disponibles. 2. Dar click en Agregar para pasarlos a la Lista en Uso.

3. Dar click en Aceptar para guardar la conguración.

Nota. El mismo proceso aplica en la conguración de los Movimientos de Edición y Consulta, Movimientos Unicamente Consulta, Reportes

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Artículos

Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Nuevo

1. Clave. Proporcionar al artículo una clave, misma que debe ser única 2. Opciones. Si el artículo lleva ocpiones, señalarlo en este apartado.

3. Tipo. Seleccionar el tipo de Artículo (normal, servicio, serie, lote, juego o estructura).

4. Estatus. Seleccionar Alta para poder utilizar el artículo. 5. Descripción. Nombre del artículo

6. Moneda Venta / Moneda Costo. Moneda en la que se comercializa el artículo 7.% IVA. Porcentaje de IVA.

Nota. Estos son los rubros básicos requeridos para dar de alta los artículos a inventariar, para mayor control se sugiere llenar la mayor cantidad de datos posible.

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Almacenes

Ruta: Cuentas | Almacenes | Nuevo

1. Clave. Capturar una clave que identique al Almacén, esta debe ser única. 2. Tipo. Seleccionar el tipo de almacén, puede ser Normal, Proceso, Activos Fijos, Garantías y Estructura.

3. Nombre. Capturar el nombre completo del almacén.

4. Ligar el almacén con alguna Sucursal, en este caso, con la Matriz. 5. Estatus. Selecionar Alta.

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Solicitud

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Solicitud.

2. Moneda. Seleccionar la moneda con la que se comprará. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.

4. Almacén. Seleccionar el almacén al que irá la mercancía solicitada. 5. Movimiento Directo. Si se activa este check se desplegarán las casillas

necesarias en el detalle para aplicar el movimiento directamente, sin relacionarlo con movimientos anteriores o de otros módulos.

6. Artículo. Seleccionar mediante la ayuda en captura el artículo a solicitar. 7. Cantidad. Capturar la cantidad de artículos que se requieren.

8. Unidad en la que se comercializa el artículo.

9. Inventario. Cantidad de artículos que se integrarán al inventario. 10. Fecha Requerida. Fecha en la que se solicitan los artículos, 11. Caducidad. Si lo requiere, capturarla.

12. Tarima. Si ya se sabe la posición en donde se almacenará al llegar al almacén, se captura en este apartado.

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Cuando se afecta la solicitud por primera vez aparecen 3 columnas más en el detalle: Reservado, Pendiente y a Afectar, por lo que se puede solicitar determinado número de artículos, pero al momento de concluir la solicitud se puede cambiar la cantidad nal. Se captura la cantidad a afectar y se da click nuevamente en afectar.

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1. Aparecerá una lista de opciones sobre qué hacer con la solicitud, en este caso se seleccionará Salida Diversa.

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Aparecerá una ventana más donde hay que seleccionar por qué cantidad se realizará la salida diversa de la solicitud generada.

1. Para este ejemplo se seleccionará la Cantidad Indicada, que es la que se capturó en la columna a Afectar del detalle.

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Se genera un nuevo movimiento de Salida Diversa con los datos capturados desde la solicitud (Almacén, Artículo, cantidad).

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Se genera la Salida Diversa con el costo unitario del artículo, así como el costo total (1), y se observa el estatus del mismo en Concluido (2).

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Entrada Diversa

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo.

1. Movimiento. Seleccionar Entrada Diversa.

2. Moneda. Seleccionar la moneda en la que se hará la transacción. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se generará el movimiento. 4. Almacén. Selecionar el Almacén al que entrará la mercancía. 5. Artículo. Seleccionar el arículo que entrará en inventario. 6. Opción. Si el artículo tiene opciones, capturar la requerida. 7. Cantidad.

8. Unidad.

9. Inventario. Cantidad de artículos que entrarán en inventario. 10. Costo Unitario.

11. Costo total.

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Traspaso

Este movimiento se utiliza cuando se requiere pasar mercancía de un Almacén a otro.

1. Movimiento. Seleccionar Orden Traspaso. 2. Moneda. Seleccionar Pesos.

3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.

4. Almacén/Almacén Destino. Seleccionar el almacén de donde viene el traspaso y el almacén a donde va.

5. Detalles del artículo a traspasar.

6. Al llenar los datos requeridos, dar click en afectar.

Al afectar por primera vez aparece en el detalle del artículo una columna de Reservado, lo que quiere decir que esas unidades ya no podrán ser tomadas en cuenta para ningún otro pedido; y el movimiento cambia a estatus Pendiente.

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Al afectar por segunda vez, apaecerá una ventana de opciones en la que se deberá seleccionar Generar Salida Traspaso y dar click en Aceptar.

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Al aceptar aparecerá una nueva ventana de opciones donde se elegirá Todo el Pendiente y se dará click en aceptar.

Al aceptar se genera un nuevo movimiento de Salida Traspaso, mismo que está en estatus Sin Afectar y tiene como referencia la orden traspaso que se generó anteriormente.

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Al afectar aparecerá una ventana más de información indicando que se ha generado automáticamente un Movimiento Tránsito y su consecutivo. Dar click en Aceptar.

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Posición del Movimiento

Ruta: Movimiento abierto | Menú Ver | Posición del Movimiento

Al vericar la posición del movimiento generado se observa que viene de una Orden Traspaso que ya está concluida y que genera un movimiento de Tránsito en estatus pendiente.

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Tránsito

Este movimiento proviene de la orden Tránsito generada en la lección anterior.

Ruta: Logística | Inventarios | Filtro Estatus: Pendientes.

1. Ubicar y seleccionar el movimiento Tránsito que generó la Orden Tránsito. 2. Dar click en Abrir.

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Se puede observar el movimiento Tránsito con todos los datos capturados desde la orden traspaso anterior y en estatus Pendiente.

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Al afectar aparece una ventana de opciones. 1. Seleccionar Generar Recibo Traspaso.

2. Dar click en Aceptar.

Aparecerá una nueva ventana de opciones. 1. Seleccionar Todo el pendiente.

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Al aceptar se genera un movimiento Recibo Traspaso con los datos de referencia del movimiento tránsito generado anteriormente y en estatus Sin afectar.

1. Dar click en Afectar.

Al afectar se concluye el movimiento y los artículos han sido movidos al almacén especicado.

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Ruta: Movimiento abierto | Menú Ver | Posición del Movimiento

Se puede observar que el Recibo Traspaso proviene de un movimiento Tránsito y no genera movimientos consecuentes.

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Transferencia

La transferencia consiste en mover artículos entre almacenes de la misma sucursal.

Ruta: Logística | Inventarios | Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Orden Transferencia. 2. Moneda. Pesos o la que utilice la empresa.

3. Fecha Emisión. Fecha en que se realiza el movimiento.

4. Almacén / Almacén Destino. Seleccionar de qué Almacén a qué Almacen se hará la transferencia.

5. Detalles del artículo a transferir.

6. Al capturar todos los datos dar click en Afectar.

Al afectar cambia el estaus del movimiento a Pendiente y se genera la columna de Reservado, lo que indica que esas unidades no podrán ser requeridas en ningún otro movimiento.

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1. Dar nuevamente click en Afectar.

Al afectar aparece una ventana de opciones. 1. Sleccionar Generar Transferencia.

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Al aceptar aparecerá una nueva ventana de opciones. 1. Seleccionar Todo el Pendiente.

2. Dar click en Aceptar.

Al aceptar por segunda vez, se genera un movimiento Transferencia con los datos capturados desde la Orden Transferencia.

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Se concluye la Transferencia con los artículos movidos de almacén.

Posición del Movimiento

Ruta: Movimiento abierto | Menú ver | Posición del Movimiento

Se puede ver que el movimiento transferencia tiene como origen una orden transferencia y que no genera movimientos adicionales.

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Ajuste

1. Movimiento. Seleccionar Ajuste.

2. Moneda. Seleccionar la moneda que se use en ese tipo de transacción. 3. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.

4. Almacén. Almacén donde se hará el ajuste. 5. Detalle del artículo a ajustar.

6. Una vez llenos los datos, dar click en Afectar y se cambiára el estatus del movimiento a Concluido.

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Herramientas

Reabastecer Consumos

Esta herramienta se utiliza para la generación de Órdenes de Consumo para la planeación de la producción.

Ruta: Herramientas | Inventarios | Reabastecer Consumos

1. Seleccionar el rango de fechas a Reabastecer. 2. Dar click en Aceptar.

Al aceptar envía una ventana de información en la que indica cupantas órdenes se han generado de ese periodo. Dar click en Aceptar.

Procesar en Lote (a nivel Detalle)

Esta herramienta se emplea para procesar varias órdenes de traspaso y/o transferencia al mismo tiempo.

Ruta: Herramientas | Inventarios | Procesar en Lote (a nivel detalle)

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movimientos.

2. Carpeta de movimeintos almacenados.

3. Detalle de los movimientos a afectar. En la columna a Afectar se capturará la cantidad a procesar de cada movimiento.

4. Dar click en Afectar.

Al afectar aparecerá la ventana de Procesar en Lote con las opociones Reservar y Des-reservar.

1. Seleccionar Reservar. 2. Dar click en Aceptar.

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Al aceptar aparecerá una ventana de Movimientos a Reservar. 1. Seleccionar los movimientos a Reservar.

2. Dar click en afectar.

Se procesarán los movimientos seleccionados.

Compactar órdenes

Esta herramienta se utiliza para concentrar varios movimientos de un mismo tipo en un sólo valor por almacén. Este proceso ahorra tiempo y simplica la

afectación de los demás movimientos; el nuevo movimiento generado

aparecerá como un movimiento más en el tablero de control con la diferencia de que concentrará a todos los demás movimientos.

Ruta: Herramientas | Inventarios | Compactar Órdenes

1. Almacén. Seleccionar el almacén del que se quieran compactar las órdenes o aplicar para todos los almacenes.

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Al aceptar se envía un mensaje de precaución. Si se está seguro de querer compactar las órdenes, dar click en Sí.

Aparecerá una ventana de infomación donde especicará el número de órdenes realizadas. Dar click en Aceptar.

Ajustar órdenes (eliminar picos)

Esta herramienta permite aplicar un ajuste de redondeo en el inventario eliminando los picos.

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1. Seleccionar mediante la ayuda en captura los rubros requeridos (Almacén, Artículo, Categoría, Grupo, Familia y Fabricante)

2. Una vez ltrados los rubros, dar click en Aceptar.

Aparecerá una ventana de precuación. Si ya se está seguro de la seleccion hecha, dar click en Sí.

Se mostrará una ventana de información donde indique el número de órdenes ajustadas. Dar click en Aceptar.

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Reportes

Valuación de Inventarios

Ruta: Reportes | Inventarios | Valuación de Inventarios

1. Del Artículo / Al Artículo. Con la ayuda en captura, seleccionar el rango de artículos en los que se realizará la valuación.

2. Valuación. Se puede seleccionar a partir de qué precio se valuarán los artículos a procesar.

3. Almacén. Seleccionar el almacén a valuar o todos los almacenes. 4. Desglosar. Se puede desglosar el artículo.

5. A la fecha. Seleccionar la fecha requerida para la valuación. 6. Una vez llenos los datos, dar click en Preliminar.

Al abrir la vista preliminar se tienen las opciones de guardar, enviar por correo electrónico y/o generar un archivo PDF.

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Acumulados - Inventaros (Unidad)

Ruta: Reportes | Inventarios | Acumulados - Inventaros (Unidad)

Los principales datos a llenar para obtener este reporte son los siguientes: 1. Reporte. Seleccionar Inventario.

2. Almacén. Se puede seleccionar un almacén en especíco o todos los almacenes.

3. Del Artículo / Al Artículo. Establecer un rango de articulos a procesar. 4. Dar click en Preliminar para ver los resultados.

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Al obtener la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviar por correo electrónico, convertir a un archivo PDF, excel o imprimir.

Inventarios Globales

Ruta: Reportes | Inventarios | Inventarios Globales

1. Del Artículo / Al Artículo. Seleccionar el rango de artículos a procesar. 2. Dar click en preliminar para ver los resultados que arroja la selección.

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Al abrir la vista preliminar se puede guardar el reporte, enviarlo por correo electrónico, convertirlo a un archivo PDF, excel o imprimirlo.

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Exploradores

Existencias Disponibles

Ruta: Exploradores | Inventarios | Existencias Disponibles

En este explorador se muestran las existencias disponibles por artículo y

almacén. Una vez consultados los datos se puede tener una vista preliminar de los mismos.

La vista preliminar da la opción de guardar, enviar por correo electrónico o convertir en PDF. Al nalizar la consulta dar click en Cerrar.

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Movimientos al Inventario

1. Barra de herramientas. Con ellas se puede crear una vista preliminar, crear un archivo de excel, imprimir, entre otros.

2. Filtros. Los ltros ayudarán a clasicar la información, ya sea por movimientos, estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN.

3. Detalle de los movimientos resultantes de los ltros aplicados. 4. Pestañas para ver los movimientos por almacén.

Movimientos al Inventario (Detalle)

Este explorador muestra todos los movimientos realizados en el inventario, pero con más datos, como el detalle de la cantidad de artículos reservados por movimiento, costo por artículo e importe total.

Ruta: Exploradores | Inventarios | Movimientos al Inventario (Detalle)

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un archivo de excel, imprimir, entre otros.

2. Filtros. Los ltros ayudarán a clasicar la información, ya sea por movimientos, estatus, fecha, moneda, sucursal o UEN.

3. Detalle de los movimientos resultantes de los ltros aplicados.

Disponibilidad

Este explorador sirve para ver la cantidad de artículos disponibles por almacén, para que al momento de hacer algún movimiento, se pueda realizar sin

contratiempos por falta de existencias.

Ruta: Exploradores | Inventarios | Disponibilidad.

1. Recalcular. En caso de que se hayan realizado cambios recientes en el

inventario, con este botón se recalculan las existencias disponibles por artículo y almacén.

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