Pedidos trabajos externos (Workflow)

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Pedidos trabajos externos (Workflow)

Se implementa en Spiga+ una nueva ventana [Pedidos Trabajos Externos] dentro del proceso del Workflow, la cual permite crear los pedidos de los trabajos externos (aquellos trabajos solicitados a proveedores fuera del ámbito de la propia empresa) para que posteriormente se relacione con la [Entradas de Pedidos Externos], permitiendo contabilizar la factura y facturado el concepto del pedido/entrada en la orden de trabajo correspondien. En función de las configuraciones previas puede ser obligatoria su creación y/o obligatoria su autorización previa a la vinculación con la compra.

El Workflow de Spiga+ es un sistema de control, validación y aprobación de pedidos y facturas de compra.

Creación de un pedido

TALLER/ PRINCIPAL/ TRABAJOS EXTERNOS/ PEDIDOS TRABAJOS EXTERNOS

Para la creación de un pedido de trabajos externos, una vez dentro de la ventana [Pedidos Trabajos Externos], se pulsa el botón nuevo, siendo de obligada cumplimentación los campos marcados en amarillo, permitiendo añadir información adicional en el resto de campos detallados a continuación;

 [Serie]; Serie definida en el mantenimiento de [Asignar Series a Documentos].

 [Núm]; Número del pedido de trabajo externo que asigna automáticamente el sistema en el momento de guardar dicho pedido.

 [Año]; Año del pedido de trabajo externo, este se corresponde con el año en curso.

 [Proveedor]; Proveedor al cual se solita el pedido externo, en este campo se puede localizar uno ya existente o crear uno nuevo.

 [F.Alta]; Fecha y hora de alta del pedido, dato aportado automáticamente por el sistema.

 [Clasificación]; Clasificación de pedido previamente definida en el mantenimiento de [Clasificaciones] del Workflow.

 [Empleado]; El sistema carga el empleado que realiza el pedido según el empleado vinculado al usuario que ha iniciado la sesión.

 [F.Validez]; Fecha de validez del pedido, esta se cubre automáticamente en función de lo configurado a nivel empresa en SYSTEM, siendo modificable por el usuario.

 [F.Baja]; Fecha de baja del pedido, esta se cubre automáticamente al pulsar el botón [Eliminar].  [Origen compra]; el sistema carga por defecto el origen del pedido definido en el SYSTEM.  [Estado Actual]; estado del pedido, por defecto se carga “en curso”, siendo modificable por el

usuario en función del mantenimiento de autorizaciones.

 [Núme.Pedido Externo]; número de pedido externo que se corresponde con número de operación en el sistema del proveedor.

 [Moneda]; Moneda en la que se realiza el pedido.

 [Centro]; centro del pedido, este se corresponde con el centro activo.

 [Nuevo Estado]; nuevo estado al que pasa el pedido, este va en función del mantenimiento de autorizaciones.

 [Observaciones]; Campo de libre escritura para poder indicar cualquier información adicional.  [Cód.Artículo]; Permite localizar en función del Tipo de artículo el código de artículo deseado.  [Descripción]; Descripción del [Cód.Artículo], este se cubre automáticamente si se localiza.

[Cód.Artículo]; se puede escribir libremente siempre y cuando el usuario tenga permisos sin restricciones.

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 [Precio Unitario]; precio del artículo, este se cubrirá automáticamente si está definido el mantenimiento de [Artículos/Servicios].

 [Importe Exento]; importe exento de compra de dicho artículo.  [Impuesto]; Impuesto que grava al artículo.

 [Dto]; Descuento facilitado por el proveedor.

 [Serie OT]; serie de la orden de trabajo a la cual se le imputa el pedido.

 [Núm. OT]; número de la orden de trabajo a la cual se le imputa el pedido, siendo posible localizar las órdenes de taller en estado abierto.

 [Año OT]; año de la orden de trabajo a la cual se le imputa el pedido.

 [Num.Trabajo]; número de trabajo de la orden de trabajo a la cual se le imputa el pedido.  [Observaciones]; Campo de libre escritura para poder indicar cualquier información adicional.  [Número Contrato]; Número de contrato que nos facilita el proveedor .

 [Fecha Estimada Entrega]; Fecha estimada de entrega del pedido.

 [Número Detalle Externo]; Número de detalle externo que nos facilita el proveedor.

Una vez cubiertos los datos obligatorios, y se pulsa el botón [Guardar], el pedido de trabajos externos se crea siendo asignado automáticamente por el sistema un número de pedido:

Modificación de un pedido

Una vez cargado el pedido, introduciendo directamente la serie/ número / año y proveedor o mediante el localizador, el sistema comprueba que el pedido está en el estado [en curso] o [Pendiente de autorizar]. También se comprueba que la fecha de validez no esté excedida y que el pedido no tenga fecha de baja para permitir su modificación. Una vez realizadas dichas comprobaciones se puede modificar los siguientes datos:

 El proveedor del pedido.  Número de pedido externo.  Observaciones.

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 El detalle del pedido, modificando: código de artículo, descripción, unidades, precio unitario, importe exento, % dto., impuesto, OT y/o trabajo, observaciones, nº contrato, fecha estimada de entrega, nº detalle externo. Si se modifica el código de artículo y para dicho artículo

introducido se encuentra parametrizado un precio y/o descuento específico el sistema actualiza dicho precio y/o descuento.

 Se puede eliminar y añadir líneas de detalle.

Eliminación de un pedido

Una vez cargado el pedido, introduciendo directamente la serie/ número / año y proveedor o mediante el localizador, el sistema comprueba que el pedido está en el estado [en curso] o [Pendiente de autorizar]. En este momento para proceder a la eliminación del pedido se pulsa el botón [Eliminar] mostrando el sistema el siguiente aviso;

Una vez confirmado dicho aviso, el sistema asigna fecha de baja al pedido, quedando así el pedido inhabilitado.

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Impresión de un pedido

Mediante el botón [Imprimir], podemos obtener una impresión del pedido realizado. En el cual se muestran los siguientes datos;

 [Núm.Pedido]  [Fecha Pedido]  [Proveedor]  [Observaciones]  [Orden-Matrícula-Vin]  [Descripción]  [Artículo]  [Tipo de Artículo]  [Observaciones]

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Cambios de Estado de los Pedidos

Los pedidos están sujetos a cambios de estado, para proceder a realizar un cambio de estado, se debe de seleccionar en el campo [Nuevo Estado] el estado deseado, y [Guardar]. Una vez realizado este paso estado seleccionado pasa al ser el [Estado Actual] quedando el campo [Nuevo Estado] vacio para proceder a un nuevo cambio de estado.

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El sistema permite consultar el histórico de cambios realizados en el botón [Histórico], mostrando los campos;  [Fecha]  [Empleado]  [PC]  [Observaciones]  [Est.Anterior]  [Estado]  [Mot.Rechazo]

A continuación se define el flujo lógico de los cambios de estado, indicar que estos cambios de estado deben de estar definidos en el mantenimiento de autorizaciones (véase configuraciones previas).

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 En Curso; Al crear un pedido el sistema le asigna el estado.

 Pendiente de Autorizar ; Una vez finalizada la introducción del pedido, para su paso al siguiente nivel, el usuario modifica el estado del pedido de [En Curso] a [Pendiente de Autorizar].

 Cancelado Un pedido en curso puede ser eliminado por el usuario con lo que pasaría a este estado.

Los pedidos en estado pendiente de autorizar pueden pasar a los siguientes estados:  Autorizado; Si el pedido no requiere autorización el sistema actualiza el estado

automáticamente.

 Autorizado; Si el pedido requiere autorización, por parte de una persona, el usuario (o uno de los usuarios) definido para ello modifica a este estado.

 Rechazado; Si el pedido requiere autorización, por parte de una persona, el usuario (o uno de los usuarios) definido para ello modifica a este estado siendo obligatorio indicar el [Motivo de Rechazo] previamente definido en el mantenimiento de motivos de rechazo.

 Un pedido rechazado puede ser recuperado por el usuario y modificado pasando nuevamente a estado En Curso (para comenzar de nuevo el ciclo). También podría ser eliminado con lo que pasaría a estado Cancelado.

Configuraciones previas

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En este mantenimiento se crean las clasificaciones a utilizar tanto en los pedidos como en las entradas, en función de las clasificaciones creadas se parametriza si la entrada genera asiento o si pedido es obligatorio.

*véase boletín [CM-Nuevo Mantenimiento Clasificaciones (Workflow Spiga+)].

COMUNES/ MANTENIMIENTOS/ WORKFLOW/ MANTENIMIENTO TIPOS DE ARTÍCULOS / SERVICIOS En este mantenimiento se crean los distintos tipos de artículos y servicios que podrán ser adquiridos desde las compras diversas así como los tipos de trabajos que se podrán subcontratar. Desde este mantenimiento podemos indicar el porcentaje de beneficio que queremos obtener por cada empresa y tipo de cargo interno.

Véase boletín [CM-Nuevo Mantenimiento Tipos de Artículos/Servicios (Workflow Spiga+)]. COMUNES/ MANTENIMIENTOS/ WORKFLOW/ MANTENIMIENTO ARTÍCULOS / SERVICIOS

EN este mantenimiento se reflejan los distintos artículos o servicios que pueden registrarse en pedidos de compras diversas y trabajos externos, asociándolos a un tipo de artículo/servicio, así como definir los precios y descuentos para cada tipo de artículo.

*véase boletín [CM-Nuevo Mantenimiento Artículos/Servicios (Workflow Spiga+)]. COMUNES/ MANTENIMIENTOS/ WORKFLOW/ MANTENIMIENTO AUTORIZACIONES

En este mantenimiento se define, para cada tipo de pedido de compra/trabajo externo y por rango de importes, si el pedido requiere autorización y en caso de requerirla, quien o quienes serán las personas autorizadas a realizarlo, si hay más de una persona autorizada puede ser necesaria la autorización de todas ellas o puede configurarse de modo que la autorización de uno de ellos sea suficiente. La configuración de la autorización debe realizarse de modo independiente, separando las autorizaciones de los pedidos de las autorizaciones de las compras.

Sólo podrán realizar los cambios de estado de los pedidos aquellos usuarios que así estén definidos en el mantenimiento de autorizaciones. Si en este mantenimiento no están definidos los cambios de estado con su/sus usuario/s autorizado/s cualquier usuario puede realizar dichos cambios.

*véase boletín [CM-Nuevo Mantenimiento Autorizaciones (Workflow Spiga+)].

COMUNES/ MANTENIMIENTOS/ WORKFLOW/ MANTENIMIENTO MOTIVOS DE RECHAZO

En este mantenimiento se crean los diferentes motivos de rechazo que puedan darse y que hay que indicar al rechazar un pedido o compra diversa.

*véase boletín [CM-Nuevo Mantenimiento Motivos de Rechazo (Workflow Spiga+)]. COMUNES/ PRINCIPAL/ MENSAJES A TERCEROS

En este mantenimiento se habilita la posibilidad de envío de un mail cuando un pedido o entrada (ya sea de compra diversa o trabajo externo) pasa a estado pendiente de autorizar. El destinatario del mail es la persona parametrizada en el mantenimiento de autorizaciones del workflow.

*véase boletín [CM-Nuevo proceso en Textos Configurables (Workflow)]. SYSTEM/ PRINCIPAL/ EMPRESAS

Se habilita una nueva parametrización a nivel empresa que permite indicar si se trabaja con algún sistema de control (saphety, Workflow).

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De ser así se puede configurar en el sistema, si se obliga a realizar pedidos para las compras de trabajos externos y/o a pedidos compras diversas, así como la diferencia admitida entre el pedido y el albarán/ factura de la compra del trabajo externo y/o de las compras diversas.

*véase boletín [ST-Configuración a nivel empresa (Workflow Spiga+)]. COMUNES/ PRINCIPAL/ TERCEROS

Se añade a la ficha del tercero, en la pestaña de [Datos Financieros] los checks [Autoriza facturas automáticamente], [No requiere pedido] y [No requiere autorizar pedido], todos ellos relacionados con el control que realiza el sistema en el cambio de estados del pedido/entrada.

*véase boletín [CM-Nuevos campos en la ficha de tercero (Workflow)]. SYSTEM/ MANTENIMIENTOS/ ASIGNAR SERIES A DOCUMENTOS

En este mantenimiento se ha de definir para el documento [Trabajos exteriores de Taller] del módulo de TA la serie a utilizar en los pedidos externos.

SYSTEM/ PRINCIPAL/ PERMISOS

En este apartado asignamos los permisos a los usuarios, los permisos disponibles son los siguientes:  Sin Acceso: no se permite acceder a la ventana.

 Acceso en modo consulta: se permiten consultar los datos pero no realizar ninguna modificación sobre ellos.

 Acceso sin Extras: Se permite consultar los datos, dar de alta nuevos registros y registrar modificaciones en los registros existentes, a excepción de crear pedidos sin indicar el servicio y modificar los precios y descuentos cuando estos se han predefinido en el mantenimiento de artículos/servicios.

 Acceso sin Restricciones: se permiten consultar todos los datos, crear nuevos registros y realizar cualquier modificación sobre ellos.