INSTRUCTIVO
PLANTILLA DE AGREMIADOS
PROCESO CENSO
PLANTILLA DE AGREMIADOS
I TRIMESTRE, 2017
PASO 1
Capacidad:
La hoja de cálculo Excel solamente tiene capacidad para ingresar y guardar un máximo de 20.000 agremiados para nacionales y 500 agremiados para extranjeros, entonces, en caso de que la organización disponga de una base mayor, será necesario guardar la información en varios archivos para que pueda ser suministrada a la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras, esto para evitar el envío de archivos muy pesado o grandes, que eventualmente podrían presentar problemas por su tamaño
Ejemplo: Organización 1, Organización 2, Organización 3.
PRESENTACIÓN
El Banco Popular y de Desarrollo Comunal se encuentra realizando la actualización del censo de ahorrantes obligatorios, correspondiente al I Trimestre del 2017.
Para ello, se ha desarrollado un sistema automatizado que permitirá ejecutar el proceso Censo y la actualización de los ahorrantes obligatorios, dentro de este proceso se ha diseñado una serie de instrumentos y herramientas de trabajo, tal es caso de una hoja de cálculo en Excel denominada “Plantilla de Agremiados”.
Este instrumento permitirá recopilar de manera ordenada, la información de los agremiados por organización, la cual deberá ser remitida a las oficinas de la Asamblea de Trabajadoras y Trabajadoras, ubicada en el sexto piso de las oficinas centrales del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
Para llenar esta plantilla acorde con las especificaciones preestablecidas, el siguiente documento pretende ser una guía que oriente a la persona designada por la organización a completar los datos solicitados.
PASO 2
Ingreso de datos:
a. Nombre y cédula jurídica de la organización.
En la pantalla inicial aparece un espacio relacionado con la organización y la cédula jurídica, cuyos datos son necesarios de incluir por la organización.
Para ingresar la cedula jurídica al archivo, ésta debe ser ingresada de forma continua (sin guiones). Por ejemplo: la cédula 103103-98 o 3-103-103103 deberá ser registrada en la casilla de cédula jurídica como 3103103103, tal como se muestra en la siguiente figura:
PASO 3
b. Datos de los afiliados.
Una vez que haya ingresado la cédula jurídica, dispóngase a completar la información de sus agremiados, para ello la plantilla dispone de las siguientes opciones la cual está dividida por nacionalidad:
Nacionales:
Cédula de Identidad.
Extranjeros:
Cédula de residencia. Permiso de trabajo.
Formato en que debe anotar la cédula
jurídica de la organización
A continuación se muestra el formato de la Plantilla de Agremiados anteriormente mencionada:
Una vez seleccionada la opción correspondiente, la plantilla solicita la siguiente información por completar a cargo de cada agremiado:
Cédula de identidad: esta debe ser ingresada en un formato de 9 dígitos continuos (sin comas), por ejemplo, si la cédula de identidad es 1-0120-0123 ó 1-120-123, deberá ser registrada como 101201-0120-0123 en formato numérico.
Dentro de la columna no podrán quedar formatos como los siguientes: 3-120-123
3-0120-0123
301200123 en formato texto 3120123
En este sentido, si al ingresar el número de cédula, la plantilla automáticamente le muestra la cédula con formato 0-0000-0000 el ingreso habrá sido correcto, pues la plantilla está diseñada para que se muestre de esa manera, manteniendo el formato numérico como lo muestra la siguiente figura:
Apellido 1: espacio para colocar sólo el primer apellido. Apellido 2: espacio para colocar sólo el segundo apellido. Nombre 1: espacio para colocar sólo el primer nombre. Nombre 2: espacio para colocar sólo el segundo nombre.
Incluir/Excluir: la plantilla está codificada para la opción de Incluir la lista de Agremiados presentada por cada organización, lo que le indica al sistema que debe considerar al agremiado de esa fila. En caso que la persona ya no pertenezca a la organización, deberá seleccionar la opción “Excluir”.
La plantilla está programada para incluir datos en los espacios solicitados, por lo que no se puede modificar ningún otro espacio o columna.
Nota:
1. Es necesario que recuerde mantener la división de los agremiados, tanto nacionales como internacionales, para el ingreso de la información correspondiente, así como recordar que todos los números de identificación se registran sin guiones y en formato numérico.
2. Si su organización tiene una base de datos con la información anterior y proceden a copiarla a la plantilla, por favor recuerde revisar que la información a trasladar tenga formato numérico o del archivo de destino (opción de Excel para hacer coincidir la información copiada con el formato de destino)
A continuación se muestra ejemplos del ingreso correcto de la información solicitada:
Formato dado por la plantilla al ingresar la cédula en formato
numérico
Número de cédula en formato numérico
Cédula de identidad:
Cédula de residencia:
Carné de refugiado:
Número de pasaporte:
PASO 4
c. Envío de la información.
Una vez completada la información, se solicita guardar el archivo en versión Microsoft Office 97 – 2003 (Libro de Excel 97-2003) y enviarlo nuevamente en versión digital (llave maya) al personal de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras, en la fecha estipulada según la publicación.
PASO 5
d. División de columnas con la información solicitada.
En caso de que su organización mantenga una base de datos con la información sin la separación solicitada en los pasos anteriores, se recomienda seguir los siguientes pasos.
Para dividir en columnas la información del agremiado por Nombre 1 y Nombre 2, debe asegurarse que la base de datos debe estar en formato Excel. En caso de que su organización mantenga dicha base en Word, deberá copiarla y pegarla en una Hoja de Cálculo Excel.
Una vez trasladada la información en formato Excel, existe una herramienta que permite dividir la información solicitada, para lo cual debe seguir los siguientes pasos:
1. Tener abierto su archivo en Excel.
2. Seleccionar la columna por dividir, en este caso, Nombre del Agremiado.
3. Ingresar a la Opción de Datos y seleccionar Texto en Columnas.
4. Una vez seleccionada la opción, aparecerá la siguiente pantalla, donde se deberá marcar la opción de Delimitados y continuar con el ícono Siguiente.
5. Seguidamente, aparecerá el ícono de Separadores, donde se debe seleccionar la opción de Espacio y marcar el ícono de Siguiente para continuar el proceso.
7. Siguiendo el procedimiento anterior, el sistema permitirá dividir la información, tal como se presenta a continuación:
Para mayor información y atención de consultas, por favor comunicarse a los teléfonos 2104-7650 y 2104-7662 o a los correos electrónicos karlmora@bp.fi.cr o aleurena@bp.fi.cr
