INDICE 1. OBJETIVO ... 3 2. ALCANCE ... 3 3. RESPONSABILIDADES ... 3 4. DEFINICIONES ... 3 5. DESCRIPCION ... 3 5.1. CONTRATACION DE PERSONAL. ... 3 5.1.1 Selección de Personal ... 3
5.1.2 Mano de Obra No Calificada. ... 3
5.1.3 Mano de Obra Calificada. ... 4
5.2. ENGANCHE DE PERSONAL. ... 4 5.2.1. Verificación de datos ... 4 5.2.2. Entrevista ... 4 5.2.3. Salarios ... 4 5.3. CONTRATOS DE TRABAJO. ... 4 5.4. CARNETIZACION ... 5
5.4.1 Entrega de Dotación al Personal. ... 6
5.5. DOCUMENTACION DEL PERSONAL. ... 6
5.6. INDUCCION DE PERSONAL. ... 6
5.7. PAGO DE NOMINAS ... 7
5.7.1 Programa de Pagos. ... 7
5.7.2 Prenómina. ... 7
5.7.3 Reporte de Personal Nuevo. ... 7
5.7.4 Autorización Ingreso de Personal. (Ver numeral 5.1) ... 7
5.7.5 Cambios de Categoría y/o Salarios. ... 7
5.7.6 Reporte de Incapacidades. ... 8
5.8. NOMINA. ... 8
5.9. ANTICIPOS PARA GASTOS ... 8
5.10. PRESTAMOS. ... 9
5.11. PERMISOS . ... ¡Error! Marcador no definido. 5.12. SEGURIDAD SOCIAL. ... 9
5.13. ACCIDENTES DE TRABAJO. ... 9
5.14. Liquidación del Contrato de Trabajo ... 9
5.14.1. Carta de Retiro ... 10
5.14.2. Paz y Salvo del Trabajador. ... 10
5.14.3. Paz y salvo De Recurso Humano ... 10
6. REGISTROS. ... 11 7. CONTROL DE CAMBIOS ... 12
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE:
ANGELA MARCELA MEDINA TRIANA
NOMBRE:
DIEGO LEONARDO GARRIDO BAUTISTA
NOMBRE:
JOSE MARIA VARGAS MOTTA CARGO: SUPERVISOR HSEQ CARGO: COORDINADOR DE RECURSO HUMANO Y DE HSEQ CARGO: GERENTE
1. OBJETIVO
Describir y establecer los pasos esenciales para la administración del personal de JOSE MARIA VARGAS MOTTA, desde su contratación hasta su liquidación final.
2. ALCANCE
. Los lineamientos establecidos en este procedimiento son de aplicación en el Departamento de Personal de JOSE MARIA VARGAS MOTTA
3. RESPONSABILIDADES
Son directos responsables de su aplicación y cumplimiento el coordinador de Recurso Humano, y los administradores de obras.
4. DEFINICIONES
JMVM: JOSE MARIA VARGAS MOTTA 5. DESCRIPCION
5.1. CONTRATACION DE PERSONAL. 5.1.1 Selección de Personal
Creada la necesidad de ingreso de personal, el área interesada debe diligenciar el formato ( ) “Solicitud de Personal” y entregarlo al coordinador de recursos humanos correspondiente para su respectivo proceso.
5.1.2 Mano de Obra No Calificada.
El coordinador de Recurso Humano debe asegurarse que la selección de este personal se ciña a lo estipulado por el Cliente en el contrato que se suscriba, o a las políticas de contratación en la región donde se desarrolle el proyecto.
5.1.3 Mano de Obra Calificada.
El coordinador de Recurso Humano selecciona las hojas de vida de acuerdo con el perfil requerido y convoca a los aspirantes a una entrevista con el jefe del área que solicita la contratación.
5.2. ENGANCHE DE PERSONAL. 5.2.1. Verificación de datos
Para aquellos aspirantes seleccionados, el coordinador de Recurso Humano debe confirmar la veracidad de la información consignada en la hoja de vida. Este proceso se puede suplir con la presentación de las constancias de trabajos anteriores por parte de los trabajadores.
Para el caso de los cargos de Recurso Humanos y directivos, el coordinador de Recurso Humano debe presentar el candidato junto con la hoja de vida, al jefe de obra, para su respectiva aprobación.
5.2.2. Entrevista
Para que una persona sea tenida en cuenta para un cargo en JMVM, esta debe haber pasado por una entrevista la cual la realizara la persona que estará encargada del proyecto junto con el encargado de recursos humanos, los cuales utilizaran el formato de entrevista, donde dejaran plasmados los datos de la persona junto con sus habilidades y experiencias.
5.2.3. Salarios
Los salarios de contratación son definidos por la Gerencia. En el caso de las obras se debe elaborar una tabla salarial en donde figuren las diferentes categorías con sus respectivos salarios y beneficios (si los hubiese). Cualquier incremento y/o modificación realizada a dicha tabla debe estar autorizado por la Gerencia.
5.3. CONTRATOS DE TRABAJO.
El coordinador de Recurso Humano debe solicitar al aspirante aceptado la siguiente información, para su contratación:
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Fotocopia de la libreta militar si se requiere (hombres) Fotografía (s)
Examen médico Factor RH
Exámenes que sean requeridos contractualmente por el cliente (en caso de las obras)
Certificado de Estudio
El coordinador de Recurso Humano debe elaborar el Contrato de trabajo, de acuerdo con el modelo entregado por el Departamento de Personal, y hacerlo firmar por el empleado y por la persona autorizada por JOSE MARIA VARGAS MOTTA.
Así mismo, debe afiliar al nuevo empleado a una Empresa Promotora de Salud E.P.S., al fondo de Pensiones, al fondo de cesantías, a la Aseguradora de Riesgos Profesionales A.R.P. y a una Caja de Compensación familiar (estas afiliaciones deben ser radicadas veinticuatro (24) horas antes del inicio de labores).
Adicionalmente el coordinador de recursos humanos debe diligenciar el formato ( ) "Autorización para Pago por Consignación", y hacerlo firmar por el trabajador. 5.4. CARNETIZACION
El coordinador de Recurso Humano debe diligenciar, hacer firmar, y entregar, el carnet de identificación a cada uno de los trabajadores, según diseño que aplique la empresa, donde deberá contener como mínimo:
Nombre de la empresa
Nombre del funcionario
Área de trabajo
EPS a la que pertenece el trabajador
Arp a la que pertenece la empresa
Teléfonos.
En caso de accidente a quien avisar.
Firma autorizada.
Este carnet debe ser portado por el trabajador en un lugar visible (en el caso de las obras), y debe ser devuelto al jefe de personal cuando finalice su contrato de trabajo
5.4.1 Entrega de Dotación al Personal.
El almacenista debe hacer entrega de los elementos de dotación personal al nuevo trabajador mediante el formato ( ) "Entrega de Dotación y Elementos de Protección al Personal", y hacerlo firmar por éste último para constancia de su recibo.
5.5. DOCUMENTACION DEL PERSONAL.
El coordinador de Recurso Humano, durante el proceso de contratación, debe abrir una carpeta a cada uno de los trabajadores, que contenga como mínimo los siguientes documentos:
- Lista de Chequeo de Documentación, Formato ( ) - Contrato de Trabajo
- Hoja de Vida del Trabajador
- Copia Afiliación a Fondo de Pensiones
- Copia Afiliación a Entidad Promotora de Salud
- Copia Afiliación a Administradora de Riesgos Profesionales - Copia Afiliación Caja de Compensación Familiar
- Autorización de Ingreso y Traslado de Personal, Formato ( )
- Entrega de Dotación y Elementos de Protección al Personal Formato ( ) - Paz y Salvo del Trabajador. Formato ( )
- Paz y Salvo De Recurso Humano. Formato ( )
- Tarjetas de Elementos Devolutivos a cargos del personal. Formato ( ).
Nota: El anterior listado de documentos debe estar archivado en la carpeta hoja de vida del trabajador para cualquier consulta específica.
5.6. INDUCCION DE PERSONAL.
El coordinador de Recurso Humano y de HSEQ o al supervisor que el designe, es el responsable de realizar la inducción a los nuevos trabajadores, en esta inducción se deben tratar aspectos tales como:
- Políticas y Objetivos de calidad.
- Expectativas del Empleador con respecto al empleado, y del empleado con respecto al cargo y a la Empresa.
- Políticas de la empresa
- Divulgación y conocimiento del Sistema de Gestión Integral.
- Beneficios de los que puede disfrutar, tales como caja de compensación, fondo de empleados, etc.
En las obras se debe reunir a los trabajadores recién ingresados con el propósito de dictarles una conferencia de seguridad industrial y medio ambiente bajo la responsabilidad del jefe de Seguridad Industrial.
El nuevo empleado es presentado por el Jefe de personal a su Jefe inmediato, quien a su vez lo relaciona con sus demás compañeros de área.
5.7. PAGO DE NOMINAS 5.7.1 Programa de Pagos.
JOSE MARIA VARGAS MOTTA ha establecido el pago de los salarios quincenalmente en todos y cada uno de sus proyectos.
5.7.2 Prenómina.
Los administradores de contrato o ingenieros residentes deben de enviar un reporte de horas laboradas por su personal en los casos donde este labore horas extras, al Departamento de personal junto con los siguientes documentos si aplicasen:
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del personal nuevo Reporte de Personal Nuevo
Autorización de ingreso de personal
Cambio de categoría o salario (si aplicase)
Incapacidades expedidas por la EPS para el respectivo trámite (original) Copia del Contrato de apertura de cuenta (Banco o Corporación).
5.7.3 Reporte de Personal Nuevo.
El coordinador de Recurso Humano debe reportar el ingreso de personal al área respectiva.
5.7.4 Autorización Ingreso de Personal. (Ver numeral 5.1) 5.7.5 Cambios de Categoría y/o Salarios.
Cuando se requiera realizar un cambio de categoría y/o salario a un trabajador, el coordinador de Recurso Humano debe diligenciar el formato ( ) " Cambio de Categoría o Salario”, y hacerlo aprobar por el Jefe de la obra o contrato.
5.7.6 Reporte de Incapacidades.
Los administradores de contrato o ingenieros residentes, respaldados por el personal de HSE, deben reportar las incapacidades generadas en una quincena, para la respectiva clasificación y aprobación por parte de la Eps o Arp según sea el caso.
5.8. NOMINA.
El Departamento de personal revisa y procesa la información recibida para el pago de la nómina correspondiente.
Una vez realizado el pago, el coordinador de Recurso Humano debe hacer firmar los comprobantes de pago por los trabajadores, y hacerles entrega de su copia respectiva. El original de este comprobante debe ser archivado en las carpetas de cada una de las hojas de vida.
5.9. ANTICIPOS PARA GASTOS
Todo empleado de JOSE MARIA VARGAS MOTTA. que requiera anticipos para gastos de viaje, debe diligenciar el formato ( ) “Solicitud de Anticipos para Gastos”, y entregarlo al Departamento de Contabilidad, previa autorización de: En Obras: El Jefe de Obra, cuando el monto es inferior o igual a un salario mínimo legal vigente (S.M.L.V).
El jefe de Obra y las Gerencias, cuando el monto es Superior a un salario mínimo legal vigente (S.M.L.V.).
Para la justificación de este anticipo, la persona que lo solicitó, debe relacionar los gastos efectuados en el formato ( ) “Informe de Gastos”, adjuntando los originales de los respectivos recibos y/o facturas. Esta relación de gastos debe ser presentada para aprobación al director de obra para su aprobación.
Si el Total de gastos es menor que el valor solicitado, se debe realizar la devolución del dinero sobrante al Administrador, quien expide el recibo de caja correspondiente. En caso contrario el administrador reembolsa el dinero faltante.
5.10. PRESTAMOS.
Cualquier empleado que desee solicitar un préstamo a la empresa, debe solicitarlo por escrito.
5.11. PERMISOS. OCASIONALES
El trabajador que necesite ausentarse de su trabajo con justa causa, Ocasionalmente debe solicitar el permiso respectivo mediante el formato ( ) “Solicitud de Permiso Personal”, el cual debe ser entregado al Jefe de Personal previa autorización del Jefe Inmediato (Oficina) o el jefe de Obra (Obras) con mínimo un día de anticipación.
IMPREVISIBLES O FORTUITOS
Cuando al empleado se le presenta una situación imprevisible o inesperada (accidentes, calamidades etc.) este deberá informar verbalmente el mismo dio a su jefe inmediato, manifestando el motivo de su ausencia al trabajo. Lo cual será corroborable en el momento de presentarse a su lugar de trabajo.
5.12. SEGURIDAD SOCIAL.
El coordinador de Recurso Humano debe de realizar los pagos por intermedio de la planilla electrónica de acuerdo al último de digito de verificación en los días establecidos según norma del ministerio de protección social.
5.13. ACCIDENTES DE TRABAJO.
En caso de cualquier accidente de trabajo, el jefe de personal debe diligenciar el Formato establecido por la A.R.P para tal fin, y enviarlo vía fax, a la sede de esta entidad que sea asignada para la obra u oficina, dentro de las VEINTICUATRO (24) horas siguientes de ocurrido el suceso.
Posteriormente, el jefe de personal, debe remitir a la A.R.P, mediante comunicado, el original de este formato debidamente sellado por la E.P.S. que atendió al trabajador.
Para tramitar el pago de la liquidación de un trabajador, el coordinador de Recurso Humano debe diligenciar los siguientes documentos:
- Original de la Carta de retiro o carta de renuncia debidamente firmada por el trabajador
- Paz y Salvo de Obra del Trabajador
- Solicitud de Vacaciones (cuando sea aplicable) - Paz y Salvo De Recurso Humano
- Tarjeta de Elemento Devolutivos a su Cargo - Autorización para Pago por Consignación 5.14.1. Carta de Retiro
Cuando se trate de un despido, el coordinador de Recurso Humano debe presentar al trabajador la carta de retiro correspondiente, y hacerla firmar por éste último o por dos testigos en caso de
su negativa.
5.14.2. Paz y Salvo del Trabajador.
El coordinador de Recurso Humano debe presentar al almacenista o responsable de Bodega el formato ( ) “Paz y Salvo del Trabajador” de los trabajadores a quienes se les ha dado por finalizado su contrato laboral, con el fin que revise las tarjetas de elementos devolutivos y, firme el paz y salvo correspondiente (en caso que no haya pendiente alguno), o notifique al Jefe de Personal acerca de los pendientes que tenga dicho trabajador.
5.14.3. Paz y salvo De Recurso Humano
El coordinador de Recurso Humano debe revisar las cuentas que el trabajador retirado tenga pendientes con la Empresa, diligenciando el formato ( ) " Paz y Salvo De Recurso Humano" y firmarlo (en caso que no haya pendiente alguno), o notificando al Departamento de Personal acerca de los pendientes que tenga dicho trabajador.
5.15. EVALUACIONES DE PERSONAL
Todo personal que labore en JMVM deberá ser evaluado para determinar la competencia necesaria en la realización de los trabajos.
5.15.1. Frecuencia de evaluación
La frecuencia de la evaluación estará supeditada al desempeño del trabajador durante el desarrollo de sus funciones en una obra o contrato, esto quiere decir que los administradores de contrato, supervisores, coordinadores de sección o la Gerencia, podrán solicitar la aplicación de la evaluación en cualquier momento del desarrollo del mismo.
JOSE MARIA VARGAS MOTTA, ha establecido que para efectos prácticos la evaluación de desempeño se realizara al final del contrato de trabajo, para contratos de trabajo de duración de la obra, y para contratos de termino mas amplio, la evaluación se efectuara cada seis (6) meses, o buscando el punto intermedio del termino del mismo, teniendo en cuenta las prorrogas u otrosi del mismo.
6. REGISTROS.
Hacen parte en el presente procedimiento los siguientes formatos: Formato ( ) Solicitud de Personal.
Formato ( ) Autorización de Ingreso y Traslado de Personal. Formato ( ) Autorización para Pago por Consignación.
Formato ( ). Entrega de Dotación y Elementos de Protección al Personal. Formato ( ) Cambio de Categoría o Salario.
Formato ( ). Solicitud de Anticipos para Gastos. Formato ( ). Informe de Gastos.
Formato ( ). Solicitud de Préstamo.
Formato ( ). Solicitud de Permiso Personal. Formato ( ). Paz y Salvo del Trabajador. Formato ( ). Entrevista
7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No. FECHA DE EMISIÓN CAMBIO 0 1 de Junio de 2007 1 2 de Diciembre de 2012
Se incluyen aspectos de la Norma NTC ISO 14001:2004, y OHSAS 18001:2007, Se modifican aspectos relacionados a los permisos personales.