Funciones básicas de trabajo

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Texto completo

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capítulo 04

Funciones

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Funciones

básicas de

trabajo

4.1 Selección de un bloque de texto

A medida que vaya redactando documentos, en ocasiones se encontrará con la necesidad de ubicar un texto ya escrito en otro lugar del documento. La opción inmediata es volver a escribir el párrafo en cuestión en el lugar apropiado pero esto comporta que pierda tiempo volviendo a escribir lo mismo. Para que no desperdicie su tiempo de trabajo, Word tiene prevista una solución.

Word le permite seleccionar un bloque de texto, o texto con imágenes, y moverlo de lugar. Cuando lo haga, observará que al seleccionar un texto, habitualmente quedará marcado en fondo azul y la letra negra. Esta selección la puede hacer con el ratón o el teclado:

Seleccionar bloques de texto con el ratón: cuando quiera seleccionar

texto con el ratón ubicará el cursor al inicio del bloque a seleccionar, hará clic con el botón izquierdo del ratón y lo mantendrá pulsado. A continuación, desplazará el cursor hasta después del último carácter a seleccionar y soltará el botón del ratón. El texto habrá quedado seleccionado.

Seleccionar bloques de texto con el teclado: para seleccionar un bloque

de texto con el teclado hará el mismo procedimiento con el ratón. Irá al inicio del bloque a seleccionar utilizando los cursores del teclado. Una vez allí, mantendrá pulsada la tecla “Mayúsculas” y con los cursores se desplazará por el texto hasta llegar al final del bloque, y ya tendrá el bloque de texto seleccionado.

Si utiliza Word con cierta frecuencia, le será útil conocer diversos atajos de teclado:

Mayúsculas+Inicio: selecciona el bloque contenido entre el cursor y el

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Mayúsculas+Fin: selecciona el bloque contenido entre el cursor y el final de

la línea de texto.

Mayúsculas+RePag: selecciona el bloque contenido entre el cursor y el

número de líneas que permita el retroceso en la ventana de texto el botón RePág.

Mayúsculas+AvPag: selecciona el bloque contenido entre el cursor y el

número de líneas que permita el avance en la ventana de texto el botón AvPág. Si quiere seleccionar una palabra sola, haciendo doble clic en ella lo conseguirá.

Ctrl+Mayúsculas+Cursor (Izq. o Derecha): con esta combinación seleccionará

una palabra completa incluyendo los espacios en blanco, desde el cursor hasta el comienzo de la palabra siguiente o anterior en función del cursor.

Para seleccionar una línea entera, hará clic fuera de ella en la parte izquierda. Si quiere seleccionar un párrafo completo, haciendo triple clic en cualquier zona dentro de él, lo conseguirá.

Ctrl+Mayúsculas+Cursor (Arriba o Abajo): con esta combinación,

seleccionará desde donde se encuentra el cursor hasta el comienzo o fin de párrafo.

Ctrl+E: seleccionará todo el documento o desde la ficha Inicio, grupo Edición,

“Seleccionar todo”.

Existe otra posibilidad de selección, útil en determinadas ocasiones, que es la de Seleccionar el texto con formato, similar al que usted selecciona. Para

ello, se dirigirá a la ficha Inicio, grupo Edición, “Seleccionar texto con formato similar”.

Para seleccionar un dibujo o imagen sin seleccionar nada más, se posicionará encima de él y hará clic. Aparecerán los puntos de control de la imagen. Esto significa que está seleccionada.

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4.2 Copiar, mover y borrar bloques de texto

Una vez el texto haya sido seleccionado, ya podrá trabajar con él, copiarlo, moverlo y borrarlo. Para hacerlo, Windows le ofrece la herramienta del Portapapeles.

El Portapapeles actúa como una especie de almacén, donde se guardan objetos, que pueden ser texto, gráficos, imágenes, datos, y lo usa para pasarlos de un lugar a otro, dentro del mismo documento, programa o incluso entre distintos programas que se ejecutan bajo el mismo entorno de Windows.

Para colocar una selección de texto en el portapapeles utilizará la opción “Copiar” del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Pulsará las teclas “Ctrl+C” o con el puntero del ratón encima de la selección de texto, hará clic con el botón derecho y hará clic en la opción “Copiar” del menú contextual.

Haciendo clic en la flecha del grupo Portapapeles se abrirá el panel de tareas Portapapeles. En él se muestran los bloques de texto o de imagen que ha ido copiando. Tiene capacidad para albergar 24 elementos. En la parte superior están dos botones: “Pegar todo” y “Borrar todo”. Haciendo clic en el primero se pegarán todos los elementos, uno detrás del otro, en el documento activo. El segundo botón eliminará todos los elementos del Portapapeles. Situando el cursor encima de un elemento, verá que se activa y que aparece una flecha al lado. Hará clic en ella y mostrará dos opciones: “Pegar” y “Eliminar”. Clicando en la primera se pegará este elemento en el documento activo y si clica en “Eliminar”, se borrará. También podrá pegar un solo elemento haciendo doble clic encima de él.

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Por otro lado, algunas veces deberá recurrir al panel de tareas del portapapeles porque le interesará pegar algún elemento de los allí almacenados, pero la mayoría de las veces utilizará el último que ha entrado, es decir la operación que está manejando en el momento.

El sistema guarda en memoria el último elemento que ha copiado y si éste es el que quiere pegar, no será necesario abrir el panel de tareas del portapapeles, simplemente con la combinación de teclas “Ctrl+V” o con “Mayúscula+Insert” se pegará en el documento activo.

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“Pegar” del menú contextual. Otra es seleccionando el botón “Pegar” del grupo portapapeles de la ficha “Inicio”.

Hemos ido detallando el procedimiento para copiar y pegar. En ocasiones lo que le interesará será mover una parte del documento. En este caso utilizará el comando “Cortar”.

La función es similar a “Copiar”, con la diferencia de que en el comando “Copiar” el texto que copia no se mueve del documento, la selección queda en el Portapapeles y la puede pegar varias veces en el mismo documento. En el caso de “Cortar” procederá igual.

Primero, seleccionará el texto y luego con las teclas “Ctrl+X”, con “Mayúscula+Supr”, con el botón “Cortar” del grupo Portapapeles del menú Inicio o situándose encima del texto seleccionado y con la opción “Cortar” del menú contextual del botón derecho del ratón, el texto seleccionado desaparecerá del documento y permanecerá en el Portapapeles. Lo podrá pegar las veces que considere necesario, pues se mantendrá en el Portapapeles hasta que lo vacíe.

Existe otra vía para mover bloques de texto sin utilizar los comandos “Copiar”, “Cortar” y “Pegar”. Simplemente seleccione el bloque de texto a mover, sitúe el cursor encima del texto y pulse el botón izquierdo del ratón. Sin soltarlo, desplácese por el documento hasta llegar al sitio de inserción. Suelte el botón y el texto quedará movido a la posición deseada.

Si quiere mover el bloque de texto a otra página que no se visualiza en la ventana de Word, tendrá que desplazarse hacia arriba o hacia abajo, sin soltar el botón del ratón, y el documento se irá desplazando al igual que si utilizase la barra de desplazamiento vertical. Al llegar a la posición adecuada, soltará el botón.

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4.3 Búsqueda y sustitución de palabras clave

Otra de las funciones útiles y de ahorro de tiempo es la función “Buscar”. Imagine que está redactando un documento –ya ha escrito bastantes páginas–, y entonces se da cuenta de que ha escrito una palabra incorrecta. En lugar de releerse el documento para encontrarla, utilizará la función “Buscar”.

Esta opción la encontrará en el grupo Edición en la ficha Inicio. Pulsará en y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Dentro de esta pestaña, escribirá la palabra a buscar en el espacio destinado para tal fin. En caso de duda sobre cómo se escribe, simplemente teclee la parte de palabra de la que está seguro.

A continuación, clique en “Buscar siguiente” y le empezará a mostrar la primera palabra que coincide con los parámetros de búsqueda. Cada vez que pulse “Buscar siguiente” le mostrará la siguiente palabra, y así sucesivamente hasta que le indique que ha llegado al final del documento.

Si lo que pretende es sustituir una palabra por otra clicará en y se abrirá el mismo cuadro de diálogo anterior pero con la opción de reemplazar.

El criterio es el mismo que en “Buscar”, pero aquí además podrá escribir la palabra que reemplaza a la encontrada. Pulsará en “Buscar siguiente” y si la palabra encontrada es la que quiere sustituir, clicará en “Reemplazar” y quedará sustituida.

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Si tiene una palabra que ha de ser sustituida varias veces, clicará en “Reemplazar todos” y al final le anunciará el número de reemplazos que ha efectuado.

4.4 Deshacer, rehacer y repetir

La mayoría de programas, y especialmente los programas de Office, permiten deshacer las últimas acciones que ha realizado. Esto es especialmente útil cuando ha realizado una acción incorrecta.

Los botones “Deshacer” y “Rehacer” se encuentran ubicados al lado del botón Office.

Para Deshacer la última modificación, clicará en el botón “Deshacer” o la combinación de teclas “Ctrl + Z”.

En el caso de que hubiera deshecho una acción y se diera cuenta de que sí era correcta, tendrá la posibilidad de Rehacer la acción deshecha. Pulsará el botón “Rehacer” y la acción eliminada volverá a ejecutarse.

Observará que el botón “Rehacer” sólo está activo después de una acción de “Deshacer”. Este botón adopta la forma de “Repetir”, y se activa después de una acción, ya sea de escritura, de selección, de copiado, etc. Cada vez que lo pulse repetirá la última acción.

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• Word permite seleccionar un bloque de texto o texto con imágenes, y moverlo de lugar. Esta selección la puede hacer tanto con el ratón como con el teclado.

• Una vez seleccione un texto, ya podrá trabajar con él, copiarlo, moverlo y borrarlo. Para hacerlo, Windows le ofrece la herramienta del Portapapeles.

• El Portapapeles actúa como una especie de almacén, donde se guardan objetos, que pueden ser texto, gráficos, imágenes, datos, y lo usa para pasarlos de un lugar a otro, dentro del mismo documento, programa o incluso entre distintos programas que se ejecutan bajo el mismo entorno de Windows.

• Para pegar un mismo texto en otro sitio tendrá que copiarlo y a continuación combinar las teclas “Ctrl+V” o con “Mayúscula+Insert” para pegarlo en el documento activo. • En caso de que quiera reemplazar una palabra por otra,

utilizará las opciones “Buscar” y “Reemplazar”.

Recordatorio

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• La mayoría de programas, y especialmente los programas de Office, permiten deshacer las últimas acciones que ha realizado. Los botones “Deshacer” y “Rehacer” se encuentran ubicados al lado del botón Office.

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