para el soware de facturación
del Ministerio de Hacienda
índice
Introducción ... 3
Facturación con el software del Ministerio de Hacienda
...4
Facturación ... 5
Datos del emisor ... 5
Datos del receptor ... 6
Encabezado ... 6
Detalles de la factura ...7
¿Cómo generar una nota de débito y crédito? ...9
Proceso de firmado del comprobante
... 10
Firma digital ... 10
Uso de llave criptográfica
... 10
Instalación del Firmador ... 11
Autorización en ATV para que un tercero facture a mi nombre ...14
Introducción
A la vez que se hizo de conocimiento público la obligatoriedad del comprobante electrónico en Costa Rica, el Ministerio de Hacienda informó que pondría a disposición de los obligados
contribuyentes un software de facturación electrónica gratuito.
11 de enero de 2018. Fecha en que la herramienta se lanzó. Para ese momento, se esperó
que el nuevo método de facturación electrónica fuera implementado al menos por 20 mil
trabajadores del sector salud. Una cifra que aumentaría con la inclusión progresiva de los sectores económicos contemplados en la Gaceta N° 178 del 20 de septiembre del 2017.
Usar o no la herramienta proporcionada por Hacienda es una elección exclusiva de los tributarios, por lo que son ellos quienes tienen la responsabilidad de cumplir con lo establecido en el documento Nº DGT-R-48-2016 sin importar el medio empleado para ese fin.
Por tanto, el fallo del software gratuito, causado por inconvenientes ajenos a la voluntad, no es razón válida para dejar de enviar los comprobantes electrónicos a la entidad correspondiente.
El principal objetivo de este manual es que los usuarios puedan conocer los aspectos fundamentales del software, proporcionándoles una visión más amplia sobre el uso del mismo. Con ello, tendrán la
capacidad de valorar y seleccionar, si lo desean, otro servicio que se adecúe mejor a sus necesidades
y tiempo.
Vea este manual como un reconocimiento aéreo del terreno. Le ayudará a definir si es la ruta adecuada o si requiere encontrar otra que le lleve al mismo fin, pero de una forma más sencilla.
Facturación con el software
del Ministerio de Hacienda
Recuerde que previo a la utilización de cualquier sistema de
facturación electrónica es indispensable cumplir con los siguientes requisitos:
• Inscribirse en el sistema de Administración Tributaria
Virtual (ATV).
• Registrarse como Emisor- Receptor electrónico ingresando
en la opción “Registro Único Tributario”.
• Seleccione Declaraciones del “Registro Único Tributario”,
selecciona “Declaración de Modificación de Datos”, y complete el punto XII.
• Obtenga un método seguro para la firma de
los comprobantes electrónicos (llave criptográfica o firma digital.
• Descargue su usuario y clave para enviar los
comprobantes electrónicos al validador.
Facturación
Después de realizar los pasos mencionados, solo le resta conocer las funcionalidades del
software gratuito de Hacienda. Como un
nuevo usuario, es probable que le genere cierta ansiedad apenas entrar y apreciar la
interfaz.
Puede que la experiencia sea un tanto confusa al principio y ello converge en dificultad para adaptarse al uso de la herramienta. Por esa razón existe este material; para ayudarle a
comprender de mejor forma cómo usar dicho
software.
Para acceder al sistema de facturación gratuito debe ingresar al sistema ATV. Una vez ahí, busque la opción “comprobante electrónico”.
Al hacer clic sobre ella, se desplegarán
tres opciones más. La que nos interesa es “Herramienta gratuita”.
Tendrá cuatro alternativas más. En este caso es necesario acceder en la pestaña “Facturar”.
¿Sigue con nosotros? No se preocupe si se ha perdido, lea detenidamente el documento
cuantas veces desee.
Esta opción es la que permitirá elaborar las facturas electrónicas. El sistema requiere
de su ayuda para completar la siguiente información:
Datos del emisor
Acá deberá proporcionar datos relacionados a usted y a su negocio:
• Nombre o razón social del emisor. • Sucursal y número de sucursal. • Nombre comercial. • Provincia. • Barrio. • Teléfono. • Cantón. • Identificación Física/Jurídica/Nite /Dimex. • Número de caja. • Distrito.
Mantenga presente que, en caso de tener sucursales, debe
seleccionar con cuál desea facturar. Esto con el fin de
Agregue el número de sucursal y el número de caja con la cual se emitirá el comprobante
electrónico. Con esos datos el sistema generará el número consecutivo indispensable
en cada factura.
Datos del receptor
En este apartado debe agregar la información referente a la persona a quien le emitirá la factura electrónica, bien sea por la adquisición de su producto o servicio.
Entre los datos destacamos los siguientes:
• Tipo de identificación.
• Número de identificación.
• Nombre del receptor.
• Número de identificación extranjero
(en caso que sea requerido). • Nombre comercial. • Provincia. • Cantón • Distrito. • Barrio. • Teléfono. • Correo electrónico.
Encabezado
Gracias por continuar este paso a paso de cómo utilizar el software gratuito del Ministerio de Hacienda. Sabemos que puede ser cansado, por lo que procuramos detallarle la información necesaria de manera sencilla.
De igual forma, esperamos que, si está facturando paralelo a la lectura de este documento, la
En este apartado debe ingresar lo siguiente: • Tipo de documento. • Número consecutivo. • Fecha de emisión. • Condición de la venta. • Plazo de crédito.
• Detalle condición de venta otro. • Fecha de emisión.
• Moneda de venta.
• Tipo de cambio.
• Detalle forma de pago otro.
Detalles de la factura
Ya casi llegamos al momento de concluir la factura, así que más vale seguir.
Acá deberá indicar que el documento ha sido almacenado, con el fin de habilitar la sección para ingresar los detalles del producto o servicio a facturar. En este apartado debe completar
los siguientes campos:
• Tipo de código. • Código. • Descripción de la línea. • Unidad de medida. • Medida comercial. • Cantidad. • Precio unitario. • Monto descuento.
• Naturaleza del descuento. • Medida comercial.
• Monto total.
• Subtotal.
• Monto total línea.
DETALLE DE FACTURA
Si la facturación posee impuestos o exoneraciones, debe hacer clic sobre el ícono “Impuesto y Exoneraciones” y completar lo siguiente:
• Tipo de impuesto. • Tarifa.
• Monto.
• Tipo Doc. Exonera.
• Número documento. • Nombre institución.
• Fecha de emisión. • Monto exonerado.
• Porcentaje de compra.
Seleccione “Guardar impuesto” para agregarse a la línea de la facturación en proceso. Es importante hacer de su conocimiento que el máximo de impuestos por línea es de 10.
Al término de este proceso, sencillamente seleccione la opción guardar línea. La información será agregada al instante en la factura que se está confeccionando.
Si desea modificar los datos, presione el icono de “Descripción”. De eso modo se cargarán los
datos correspondientes a la línea; en el apartado de “Datos detalle factura”, podrá modificar la información requerida.
Para concluir con el proceso seleccione validar
documento. Al darle “Sí” la facturación estará
completa.
¿Cómo generar una nota
de débito y crédito?
Tomemos un descanso del procedimiento
común para emitir una factura electrónica con el software del Ministerio de Hacienda. Vamos a relajarnos de este extenuante proceso y
aprendamos juntos un poco sobre la emisión
de las notas de crédito y débito. Documentos
que resultan necesarios conocer en caso de
existir un aumento o descenso en el monto del comprobante original.
Se realiza desde la ventana de consulta. una vez cliqueado el ícono respectivo, se cargará
toda la información referente al comprobante
electrónico original, el tipo de documento que corresponde y el número consecutivo.
Tenga presente la importancia de completar la sección “Documento de referencia” (se muestra precargada), e indicar el código de referencia y la razón por la cual se realiza la nota de crédito
o débito. El proceso finaliza de la misma manera
que cualquier otro documento electrónico:
validando, firmando y enviándolo al Ministerio de Hacienda.
Proceso de firmado del
comprobante
Firma digital
Validar el documento, le acerca cada vez más
a la finalización del comprobante electrónico. El siguiente paso esencial es el firmado.
El sistema mostrará la clave del comprobante
electrónico. Solamente debe presionar la opción “Copiar clave”. Tras eso, péguela en el firmador del Ministerio de Hacienda presionando el botón “Pegar HASH”. Con ello, el comprobante electrónico (XML) será firmado.
Si selecciona la alternativa de “Firmado
digital” (proporcionado por el banco de su preferencia), el sistema generará una ventana
en la cual debe seleccionar el certificado a utilizar. Una vez hecho, solamente presione el botón “Aceptar”.
Acto seguido, el sistema mostrará una nueva
ventana en la cual digita el pin de la firma. Luego presione “Aceptar”.
La validación del pin se confirma mediante el siguiente mensaje: “Firma digital completa, favor volver al sistema Web para finalizar la presentación”.
Uso de llave criptográfica
Si decide usar el método criptográfico (emitido
por el Ministerio de Hacienda), el sistema abrirá
una ventana donde explorará y seleccionará el certificado. Elegido el certificado, el sistema le brindará la opción de ingresar el pin. Si es
correcto, se le indicará que el documento fue
firmado satisfactoriamente.
Finalizado este paso, la factura electrónica aparecerá firmada en la herramienta de emisión de comprobantes electrónicos.
Ahora solo debe dirigirse a la herramienta de facturación, lugar de donde podrá enviar dicho comprobante para ser validado por el
Instalación del Firmador
Tomemos otro respiro. Si desconoce la manera de instalar el firmador electrónico, puede dejar de preocuparse. En este descanso le mostraremos cómo hacerlo.
En principio, el firmador es una aplicación complementaria al sistema de comprobantes electrónicos del ATV. Básicamente fue desarrollado, como su nombre lo sugiere, para firmar el XML creado desde la herramienta de facturación gratuita.
Con esta aplicación podrá generar un hash único identificativo, así como agregar la firma digital o bien la llave criptográfica del Ministerio de Hacienda. Con el documento firmado, se continúa con el envío del XML al validador del Ministerio de Hacienda.
¿Cómo lo instalo?
1. Descargue y ejecute el instalador
MHFirma_Electronica.msi.
2. Le aparecerá una ventana con la información general del archivo. Seleccione “Siguiente”. 3. Le pedirá seleccionar una carpeta. Haga clic
en “Siguiente”.
4. Confirme la instalación presionando “Siguiente”.
5. Espere que el proceso de instalación se complete.
6. Al finalizar la instalación elija la opción “Cerrar”.
7. Una vez concluido el proceso, se mostrará en su escritorio el icono correspondiente.
8. Para abrir el firmador debe hacer doble clic en dicho ícono.
Envío de facturas electrónicas
al validador del Ministerio
de Hacienda
Estamos a punto de culminar el procedimiento
de cómo facturar con el software de Hacienda. Esperamos que este documento le sea de utilidad para aclarar sus dudas. Solo
unos pasos más y estaremos concluyendo
satisfactoriamente el proceso.
En este apartado le hablaremos sobre el envío del comprobante electrónico al Ministerio
de Hacienda. Sin duda, es un momento importante para quien emite la factura.
Como primer paso, es necesario indicar el usuario y clave descargados previamente del
sistema ATV. Plasme esa información en los campos: “Usuario” y “Contraseña”.
Posteriormente presione el botón “Enviar XML firmado”.
Para que el proceso concluya pueden transcurrir algunos minutos. Sabrá que la validación se realizó con éxito cuando la
herramienta le muestra un mensaje diciendo:
“El archivo fue recibido correctamente. El archivo fue validado correctamente”.
Adicional al envío, el software
realizará los siguientes procesos:
• Limpiará los campos de la
factura electrónica, dejando los datos
del encabezado pre cargados.
• Descarga el PDF del comprobante emitido.
Los comprobantes originales y los documentos PDF serán enviados al buzón del contribuyente. Lo puede comprobar yendo a la pestaña “Comprobantes”.
Acá se le brinda la opción de descargar los
XML o el PDF respectivo. De ese modo, usted
podrá almacenar los archivos en sus sistemas durante el período establecido por la ley, (un
mínimo de 5 años).
En esta misma pestaña podrá comprobar el estado de la factura electrónica, el cual puede
Si la factura aún no ha sido validada al momento que realiza la consulta sobre su estado, el
software le emitirá el siguiente mensaje: “El archivo fue recibido correctamente. El archivo está pendiente de validación, favor verificar el estado en la opción correspondiente”.
Si este es el caso que se le presenta, deberá volver al primer menú e ingresar en la opción
“Verificar estado Comprobante”. Una vez ahí, el sistema le permitirá “Consultar XML enviado”. Ahí llenará los campos “Usuario Token” y “Contraseña Token”.
Recuerde, la información que debe facilitar en este
apartado es su usuario y clave. El validador enviará los
comprobantes electrónicos al buzón de correo. Si no
existe error alguno, el sistema se lo hará saber. En caso
contrario, se le mostrará el siguiente mensaje: “Verifique
la consulta de rechazados, ya que al menos un documento
fue rechazado”.
RECIBIDO
BANCO 1234 5678 1234 5678$
$
$
FACTURAAutorización en ATV para que un
tercero facture a mi nombre
Si desea que un tercero facture por usted, es menester autorizarlo mediante el ATV, accediendo a la pestaña “Mantenimiento del
perfil” en el menú principal. Posteriormente
deberá ingresar a la opción “Autorización de
usuario”.
Una vez ahí, seleccione el tipo de servicio que desea autorizar. Si únicamente quiere facultar al tercero para facturar, confirmar y consultar,
deberá marcar las siguientes opciones:
• Facturar.
• Confirmar XML.
• Consulta comprobante.
• Verificar estado del comprobante.
No olvide completar los campos referentes a la información del tercero: nombre, número
de identificación y opciones de envío.
La persona a quien se le esté designando esta responsabilidad, será notificada con un correo enviado al buzón del sistema ATV. El tercero debe aceptar dicha autorización.
Para lograr este fin, es necesario que la
persona designada cree o posea una cuenta
de usuario en el ATV. La confirmación será enviada por el sistema una vez finalizado el
Alternativa al uso del sistema
de facturación del Ministerio
de Hacienda
Este manual ha pretendido ser lo más conciso y claro posible. Entendemos su estrés si apenas
comienza a conocer el sistema gratuito para facturar electrónicamente, pero acá un secreto
que seguro ya sabe: en realidad el proceso no tiene que ser tan complicado.
Existen sistemas dedicados a la elaboración de facturas electrónicas pensados para brindarle mayor comodidad y rapidez en el proceso. Muchas empresas han trabajado en el desarrollo de sistemas más sencillos y fáciles de usar.
Si bien las opciones en el mercado tienen un costo, este resulta ser mínimo en comparación a las ventajas ofrecidas. Lo que en el sistema de Hacienda significa minutos, en otros puede significar segundos.
Valore la importancia de emitir facturas ágilmente. Sabemos que su tiempo es importante y muy ajustado, por lo que encontrar una alternativa que lo optimice al máximo es de suma importancia.
Recuerde que la obligatoriedad radica en
la emisión de la factura, no en el uso del
software. La solución es exclusiva de usted,
razón por la cual está en sus manos optar
por un sistema al que pueda acoplarse con
mayor facilidad.
No obstante, es también responsabilidad suya garantizar el cumplimiento de los puntos establecidos en la ley. Dicho eso, la selección de un sistema de facturación electrónica no
solo debe radicar en la sencillez del uso, sino que también debe contener todos los apartados
estipulados por el Ministerio de Hacienda.
Indague en el mercado y encuentre opciones que le hagan olvidar la odisea de ir y venir
de ventana en ventana, como si las opciones estuvieran resguardadas sin razón alguna. La facturación electrónica debe ser un proceso fácil. Una opción que le simplifique y mejore la vida tributaria y contable.
Nosotros imaginamos que los softwares dedicados a este fin, deben ser semejante a un atajo. Una opción más práctica y corta para cumplir con su objetivo; no una laberíntica y estresante salida que le generará más incertidumbres y dificultades de las comunes.
El costo de un software enteramente dedicado, debe ser
visto como una inversión y no como un gasto. Mantener
un control exacto de sus movimientos, le ayudará a tener
mayor claridad en el momento que deba cumplir con sus
obligaciones tributarias.
Gestionar facturas electrónicas es más sencillo
de lo que parece. Solo necesita la herramienta
adecuada y el debido asesoramiento.
Conozca las facilidades que le brinda un software sofisticado y a la vez sencillo de usar. Es la herramienta de facturación electrónica definitiva para administrar las finanzas y documentos tributarios
de su negocio.
