MANUAL DE USO para el so ware de facturación del Ministerio de Hacienda

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Texto completo

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para el soware de facturación

del Ministerio de Hacienda

(2)

índice

Introducción ... 3

Facturación con el software del Ministerio de Hacienda

...4

Facturación ... 5

Datos del emisor ... 5

Datos del receptor ... 6

Encabezado ... 6

Detalles de la factura ...7

¿Cómo generar una nota de débito y crédito? ...9

Proceso de firmado del comprobante

... 10

Firma digital ... 10

Uso de llave criptográfica

... 10

Instalación del Firmador ... 11

Autorización en ATV para que un tercero facture a mi nombre ...14

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Introducción

A la vez que se hizo de conocimiento público la obligatoriedad del comprobante electrónico en Costa Rica, el Ministerio de Hacienda informó que pondría a disposición de los obligados

contribuyentes un software de facturación electrónica gratuito.

11 de enero de 2018. Fecha en que la herramienta se lanzó. Para ese momento, se esperó

que el nuevo método de facturación electrónica fuera implementado al menos por 20 mil

trabajadores del sector salud. Una cifra que aumentaría con la inclusión progresiva de los sectores económicos contemplados en la Gaceta N° 178 del 20 de septiembre del 2017.

Usar o no la herramienta proporcionada por Hacienda es una elección exclusiva de los tributarios, por lo que son ellos quienes tienen la responsabilidad de cumplir con lo establecido en el documento Nº DGT-R-48-2016 sin importar el medio empleado para ese fin.

Por tanto, el fallo del software gratuito, causado por inconvenientes ajenos a la voluntad, no es razón válida para dejar de enviar los comprobantes electrónicos a la entidad correspondiente.

El principal objetivo de este manual es que los usuarios puedan conocer los aspectos fundamentales del software, proporcionándoles una visión más amplia sobre el uso del mismo. Con ello, tendrán la

capacidad de valorar y seleccionar, si lo desean, otro servicio que se adecúe mejor a sus necesidades

y tiempo.

Vea este manual como un reconocimiento aéreo del terreno. Le ayudará a definir si es la ruta adecuada o si requiere encontrar otra que le lleve al mismo fin, pero de una forma más sencilla.

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Facturación con el software

del Ministerio de Hacienda

Recuerde que previo a la utilización de cualquier sistema de

facturación electrónica es indispensable cumplir con los siguientes requisitos:

• Inscribirse en el sistema de Administración Tributaria

Virtual (ATV).

• Registrarse como Emisor- Receptor electrónico ingresando

en la opción “Registro Único Tributario”.

• Seleccione Declaraciones del “Registro Único Tributario”,

selecciona “Declaración de Modificación de Datos”, y complete el punto XII.

• Obtenga un método seguro para la firma de

los comprobantes electrónicos (llave criptográfica o firma digital.

• Descargue su usuario y clave para enviar los

comprobantes electrónicos al validador.

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Facturación

Después de realizar los pasos mencionados, solo le resta conocer las funcionalidades del

software gratuito de Hacienda. Como un

nuevo usuario, es probable que le genere cierta ansiedad apenas entrar y apreciar la

interfaz.

Puede que la experiencia sea un tanto confusa al principio y ello converge en dificultad para adaptarse al uso de la herramienta. Por esa razón existe este material; para ayudarle a

comprender de mejor forma cómo usar dicho

software.

Para acceder al sistema de facturación gratuito debe ingresar al sistema ATV. Una vez ahí, busque la opción “comprobante electrónico”.

Al hacer clic sobre ella, se desplegarán

tres opciones más. La que nos interesa es “Herramienta gratuita”.

Tendrá cuatro alternativas más. En este caso es necesario acceder en la pestaña “Facturar”.

¿Sigue con nosotros? No se preocupe si se ha perdido, lea detenidamente el documento

cuantas veces desee.

Esta opción es la que permitirá elaborar las facturas electrónicas. El sistema requiere

de su ayuda para completar la siguiente información:

Datos del emisor

Acá deberá proporcionar datos relacionados a usted y a su negocio:

Nombre o razón social del emisor. Sucursal y número de sucursal. Nombre comercial. Provincia. Barrio. Teléfono. Cantón. Identificación Física/Jurídica/Nite /Dimex. Número de caja. Distrito.

Mantenga presente que, en caso de tener sucursales, debe

seleccionar con cuál desea facturar. Esto con el fin de

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Agregue el número de sucursal y el número de caja con la cual se emitirá el comprobante

electrónico. Con esos datos el sistema generará el número consecutivo indispensable

en cada factura.

Datos del receptor

En este apartado debe agregar la información referente a la persona a quien le emitirá la factura electrónica, bien sea por la adquisición de su producto o servicio.

Entre los datos destacamos los siguientes:

Tipo de identificación.

Número de identificación.

Nombre del receptor.

Número de identificación extranjero

(en caso que sea requerido). Nombre comercial. Provincia. Cantón Distrito. Barrio. Teléfono. Correo electrónico.

Encabezado

Gracias por continuar este paso a paso de cómo utilizar el software gratuito del Ministerio de Hacienda. Sabemos que puede ser cansado, por lo que procuramos detallarle la información necesaria de manera sencilla.

De igual forma, esperamos que, si está facturando paralelo a la lectura de este documento, la

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En este apartado debe ingresar lo siguiente: Tipo de documento. Número consecutivo. Fecha de emisión. Condición de la venta. Plazo de crédito.

Detalle condición de venta otro. Fecha de emisión.

Moneda de venta.

Tipo de cambio.

Detalle forma de pago otro.

Detalles de la factura

Ya casi llegamos al momento de concluir la factura, así que más vale seguir.

Acá deberá indicar que el documento ha sido almacenado, con el fin de habilitar la sección para ingresar los detalles del producto o servicio a facturar. En este apartado debe completar

los siguientes campos:

Tipo de código. Código. Descripción de la línea. Unidad de medida. Medida comercial. Cantidad. Precio unitario. Monto descuento.

Naturaleza del descuento. Medida comercial.

Monto total.

Subtotal.

Monto total línea.

DETALLE DE FACTURA

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Si la facturación posee impuestos o exoneraciones, debe hacer clic sobre el ícono “Impuesto y Exoneraciones” y completar lo siguiente:

Tipo de impuesto. Tarifa.

Monto.

Tipo Doc. Exonera.

Número documento. Nombre institución.

Fecha de emisión. Monto exonerado.

Porcentaje de compra.

Seleccione “Guardar impuesto” para agregarse a la línea de la facturación en proceso. Es importante hacer de su conocimiento que el máximo de impuestos por línea es de 10.

Al término de este proceso, sencillamente seleccione la opción guardar línea. La información será agregada al instante en la factura que se está confeccionando.

Si desea modificar los datos, presione el icono de “Descripción”. De eso modo se cargarán los

datos correspondientes a la línea; en el apartado de “Datos detalle factura”, podrá modificar la información requerida.

Para concluir con el proceso seleccione validar

documento. Al darle “Sí” la facturación estará

completa.

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¿Cómo generar una nota

de débito y crédito?

Tomemos un descanso del procedimiento

común para emitir una factura electrónica con el software del Ministerio de Hacienda. Vamos a relajarnos de este extenuante proceso y

aprendamos juntos un poco sobre la emisión

de las notas de crédito y débito. Documentos

que resultan necesarios conocer en caso de

existir un aumento o descenso en el monto del comprobante original.

Se realiza desde la ventana de consulta. una vez cliqueado el ícono respectivo, se cargará

toda la información referente al comprobante

electrónico original, el tipo de documento que corresponde y el número consecutivo.

Tenga presente la importancia de completar la sección “Documento de referencia” (se muestra precargada), e indicar el código de referencia y la razón por la cual se realiza la nota de crédito

o débito. El proceso finaliza de la misma manera

que cualquier otro documento electrónico:

validando, firmando y enviándolo al Ministerio de Hacienda.

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Proceso de firmado del

comprobante

Firma digital

Validar el documento, le acerca cada vez más

a la finalización del comprobante electrónico. El siguiente paso esencial es el firmado.

El sistema mostrará la clave del comprobante

electrónico. Solamente debe presionar la opción “Copiar clave”. Tras eso, péguela en el firmador del Ministerio de Hacienda presionando el botón “Pegar HASH”. Con ello, el comprobante electrónico (XML) será firmado.

Si selecciona la alternativa de “Firmado

digital” (proporcionado por el banco de su preferencia), el sistema generará una ventana

en la cual debe seleccionar el certificado a utilizar. Una vez hecho, solamente presione el botón “Aceptar”.

Acto seguido, el sistema mostrará una nueva

ventana en la cual digita el pin de la firma. Luego presione “Aceptar”.

La validación del pin se confirma mediante el siguiente mensaje: “Firma digital completa, favor volver al sistema Web para finalizar la presentación”.

Uso de llave criptográfica

Si decide usar el método criptográfico (emitido

por el Ministerio de Hacienda), el sistema abrirá

una ventana donde explorará y seleccionará el certificado. Elegido el certificado, el sistema le brindará la opción de ingresar el pin. Si es

correcto, se le indicará que el documento fue

firmado satisfactoriamente.

Finalizado este paso, la factura electrónica aparecerá firmada en la herramienta de emisión de comprobantes electrónicos.

Ahora solo debe dirigirse a la herramienta de facturación, lugar de donde podrá enviar dicho comprobante para ser validado por el

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Instalación del Firmador

Tomemos otro respiro. Si desconoce la manera de instalar el firmador electrónico, puede dejar de preocuparse. En este descanso le mostraremos cómo hacerlo.

En principio, el firmador es una aplicación complementaria al sistema de comprobantes electrónicos del ATV. Básicamente fue desarrollado, como su nombre lo sugiere, para firmar el XML creado desde la herramienta de facturación gratuita.

Con esta aplicación podrá generar un hash único identificativo, así como agregar la firma digital o bien la llave criptográfica del Ministerio de Hacienda. Con el documento firmado, se continúa con el envío del XML al validador del Ministerio de Hacienda.

¿Cómo lo instalo?

1. Descargue y ejecute el instalador

MHFirma_Electronica.msi.

2. Le aparecerá una ventana con la información general del archivo. Seleccione “Siguiente”. 3. Le pedirá seleccionar una carpeta. Haga clic

en “Siguiente”.

4. Confirme la instalación presionando “Siguiente”.

5. Espere que el proceso de instalación se complete.

6. Al finalizar la instalación elija la opción “Cerrar”.

7. Una vez concluido el proceso, se mostrará en su escritorio el icono correspondiente.

8. Para abrir el firmador debe hacer doble clic en dicho ícono.

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Envío de facturas electrónicas

al validador del Ministerio

de Hacienda

Estamos a punto de culminar el procedimiento

de cómo facturar con el software de Hacienda. Esperamos que este documento le sea de utilidad para aclarar sus dudas. Solo

unos pasos más y estaremos concluyendo

satisfactoriamente el proceso.

En este apartado le hablaremos sobre el envío del comprobante electrónico al Ministerio

de Hacienda. Sin duda, es un momento importante para quien emite la factura.

Como primer paso, es necesario indicar el usuario y clave descargados previamente del

sistema ATV. Plasme esa información en los campos: “Usuario” y “Contraseña”.

Posteriormente presione el botón “Enviar XML firmado”.

Para que el proceso concluya pueden transcurrir algunos minutos. Sabrá que la validación se realizó con éxito cuando la

herramienta le muestra un mensaje diciendo:

“El archivo fue recibido correctamente. El archivo fue validado correctamente”.

Adicional al envío, el software

realizará los siguientes procesos:

• Limpiará los campos de la

factura electrónica, dejando los datos

del encabezado pre cargados.

• Descarga el PDF del comprobante emitido.

Los comprobantes originales y los documentos PDF serán enviados al buzón del contribuyente. Lo puede comprobar yendo a la pestaña “Comprobantes”.

Acá se le brinda la opción de descargar los

XML o el PDF respectivo. De ese modo, usted

podrá almacenar los archivos en sus sistemas durante el período establecido por la ley, (un

mínimo de 5 años).

En esta misma pestaña podrá comprobar el estado de la factura electrónica, el cual puede

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Si la factura aún no ha sido validada al momento que realiza la consulta sobre su estado, el

software le emitirá el siguiente mensaje: “El archivo fue recibido correctamente. El archivo está pendiente de validación, favor verificar el estado en la opción correspondiente”.

Si este es el caso que se le presenta, deberá volver al primer menú e ingresar en la opción

“Verificar estado Comprobante”. Una vez ahí, el sistema le permitirá “Consultar XML enviado”. Ahí llenará los campos “Usuario Token” y “Contraseña Token”.

Recuerde, la información que debe facilitar en este

apartado es su usuario y clave. El validador enviará los

comprobantes electrónicos al buzón de correo. Si no

existe error alguno, el sistema se lo hará saber. En caso

contrario, se le mostrará el siguiente mensaje: “Verifique

la consulta de rechazados, ya que al menos un documento

fue rechazado”.

RECIBIDO

BANCO 1234 5678 1234 5678

$

$

$

FACTURA

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Autorización en ATV para que un

tercero facture a mi nombre

Si desea que un tercero facture por usted, es menester autorizarlo mediante el ATV, accediendo a la pestaña “Mantenimiento del

perfil” en el menú principal. Posteriormente

deberá ingresar a la opción “Autorización de

usuario”.

Una vez ahí, seleccione el tipo de servicio que desea autorizar. Si únicamente quiere facultar al tercero para facturar, confirmar y consultar,

deberá marcar las siguientes opciones:

Facturar.

Confirmar XML.

Consulta comprobante.

Verificar estado del comprobante.

No olvide completar los campos referentes a la información del tercero: nombre, número

de identificación y opciones de envío.

La persona a quien se le esté designando esta responsabilidad, será notificada con un correo enviado al buzón del sistema ATV. El tercero debe aceptar dicha autorización.

Para lograr este fin, es necesario que la

persona designada cree o posea una cuenta

de usuario en el ATV. La confirmación será enviada por el sistema una vez finalizado el

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Alternativa al uso del sistema

de facturación del Ministerio

de Hacienda

Este manual ha pretendido ser lo más conciso y claro posible. Entendemos su estrés si apenas

comienza a conocer el sistema gratuito para facturar electrónicamente, pero acá un secreto

que seguro ya sabe: en realidad el proceso no tiene que ser tan complicado.

Existen sistemas dedicados a la elaboración de facturas electrónicas pensados para brindarle mayor comodidad y rapidez en el proceso. Muchas empresas han trabajado en el desarrollo de sistemas más sencillos y fáciles de usar.

Si bien las opciones en el mercado tienen un costo, este resulta ser mínimo en comparación a las ventajas ofrecidas. Lo que en el sistema de Hacienda significa minutos, en otros puede significar segundos.

Valore la importancia de emitir facturas ágilmente. Sabemos que su tiempo es importante y muy ajustado, por lo que encontrar una alternativa que lo optimice al máximo es de suma importancia.

Recuerde que la obligatoriedad radica en

la emisión de la factura, no en el uso del

software. La solución es exclusiva de usted,

razón por la cual está en sus manos optar

por un sistema al que pueda acoplarse con

mayor facilidad.

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No obstante, es también responsabilidad suya garantizar el cumplimiento de los puntos establecidos en la ley. Dicho eso, la selección de un sistema de facturación electrónica no

solo debe radicar en la sencillez del uso, sino que también debe contener todos los apartados

estipulados por el Ministerio de Hacienda.

Indague en el mercado y encuentre opciones que le hagan olvidar la odisea de ir y venir

de ventana en ventana, como si las opciones estuvieran resguardadas sin razón alguna. La facturación electrónica debe ser un proceso fácil. Una opción que le simplifique y mejore la vida tributaria y contable.

Nosotros imaginamos que los softwares dedicados a este fin, deben ser semejante a un atajo. Una opción más práctica y corta para cumplir con su objetivo; no una laberíntica y estresante salida que le generará más incertidumbres y dificultades de las comunes.

El costo de un software enteramente dedicado, debe ser

visto como una inversión y no como un gasto. Mantener

un control exacto de sus movimientos, le ayudará a tener

mayor claridad en el momento que deba cumplir con sus

obligaciones tributarias.

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Gestionar facturas electrónicas es más sencillo

de lo que parece. Solo necesita la herramienta

adecuada y el debido asesoramiento.

Conozca las facilidades que le brinda un software sofisticado y a la vez sencillo de usar. Es la herramienta de facturación electrónica definitiva para administrar las finanzas y documentos tributarios

de su negocio.

¿Interesado?

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