UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA Y FINANZAS
EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO
IMPLEMENTADO EN EL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD.
Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar el Grado de
Magister en Auditoria y Finanzas
Autor
Patricia Janeth Astudillo Pesantez
Director
M.B.A. Edgar Lascano Corrales
CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO
Yo, Patricia Janeth Astudillo Pesantez, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional.
Además; y, que de acuerdo a la Ley de propiedad intelectual, el presente Trabajo de Investigación pertenecen todos los derechos a la Universidad Tecnológica Equinoccial por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO
En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por la señorita Patricia Janeth Astudillo Pesantez, previo a la obtención del Grado de Magister en Auditoria y Finanzas.
Considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y disposiciones emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial por medio de la Dirección General de Posgrado para ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal examinador que se designe.
En la Ciudad de Quito, a los 5 días del mes de junio de 2014.
DEDICATORIA
A mis padres, los seres que más amo en esta vida, quienes con amor, dedicación, sacrificio y mucho esfuerzo me enseñaron principios y valores y de quienes aprendí que hay que luchar por lo que se quiere, que en esta vida uno puede llegar tan lejos como grandes sean nuestros sueños, el camino no ha sido fácil pero sin ustedes hubiese sido imposible.
LOS AMO MUCHO MIS QUERIDOS
AGRADECIMIENTO
A Dios por la vida misma, a mis padres, a mi familia, al Ministerio de Industrias y Productividad y su ex Ministra Econ. Verónica Sión, a los funcionarios del MIPRO por toda la ayuda brindada para lograr este trabajo y a mí Director de tesis el Ingeniero Edgar Lascano.
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO ... ii
INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO .... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
RESUMEN ... 1
SUMMARY ... 2
CAPITULO I ... 3
INTRODUCCIÓN ... 3
1.1 Planteamiento del problema ... 3
1.2 Formulación del problema ... 4
1.3 Sistematización del problema ... 4
1.4 Objetivos ... 4
1.5 Justificación ... 5
1.6 Alcance ... 6
1.7 Marco Temporal, Espacial ... 6
1.8 Hipótesis ... 6
1.9 Variables ... 7
1.10 Indicadores ... 7
1.11 Metodología ... 7
1.12 Métodos de Investigación ... 8
1.13 Fuentes de Información ... 9
1.14 Técnicas e instrumentos para obtener datos ... 10
CAPÍTULO II ... 11
MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO ... 11
2.1 Naturaleza del Control Interno ... 11
Definición del control interno ... 14
Características de un control interno fiable ... 17
2.2 Control Interno y Dirección ... 18
Objetivos del control interno ... 18
2.2.1.1 Efectividad y eficiencia de las operaciones ... 18
2.2.1.3 Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables ... 19
Carácter Sistémico del Control Interno. ... 19
2.3 Principios Básicos del Control Interno ... 20
Responsabilidad delimitada ... 20
De los objetivos ... 20
De la oportunidad ... 20
De las desviaciones ... 21
Costo-beneficio... 21
De excepción ... 21
De la función controlada ... 21
2.4 Componentes de Control Interno. ... 21
Ambiente de Control ... 21
Evaluación de Riesgos. ... 24
Actividades de Control. ... 27
Los Sistemas de Información y Comunicación. ... 28
Supervisión y Monitoreo. ... 28
2.5 El Control Como Sistema ... 29
Sistema de Control Interno ... 29
2.5.1.1 Estratégico ... 30
2.5.1.2 Operacional ... 30
2.5.1.3 Evaluativo ... 30
2.6 Evaluación del Control Interno ... 31
Medios utilizados en la evaluación ... 32
2.6.1.1 El sistema descriptivo o explicación narrativa ... 32
2.6.1.2 Los cuestionarios ... 32
2.6.1.3 Diagramas de flujos ... 33
Pasos de la evaluación ... 33
Metodologías generales de evaluación del control interno. ... 34
2.6.3.1 Control Interno – Sistema Integrado “COSO” ... 35
2.6.3.2 Coco ... 36
2.6.3.4 El Control Interno Integral y su vinculación con la Gestión del
Riesgo COSO II ... 40
CAPÍTULO III ... 44
SISTEMA DE CONTROL INTERNO IMPLEMENTADO EN EL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD………...44
3.1 Metodología de evaluación a aplicarse ... 44
Fase de Planificación ... 44
3.1.1.1 Determinación del trabajo de evaluación ... 44
3.1.1.2 Conocimiento de la entidad ... 44
3.1.1.3 Revelación de controles ... 45
3.1.1.4 Revisión del Ambiente de control ... 45
Fase de Ejecución ... 45
3.1.2.1 Evaluación de Riesgos ... 45
3.1.2.2 Evaluación de las actividades de control ... 45
Fase de Comunicación y Supervisión ... 45
3.1.3.1 Evaluación del proceso de información y comunicación ... 45
3.1.3.2 Supervisión ... 45
Cuestionarios de Evaluación del Control Interno ... 46
3.2 Evaluación del Control Interno Implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad 2010 – 2012. ... 46
Fase de Planificación. ... 46
3.2.1.1 Determinación del trabajo de evaluación ... 46
3.2.1.2 Conocimiento de la entidad ... 46
3.2.1.3 Revelación de controles ... 56
3.2.1.4 Revisión del Ambiente de control ... 56
Fase de Ejecución ... 67
3.2.2.1 Evaluación de Riesgos ... 67
3.2.2.2 Evaluación de las actividades de control ... 68
Fase de Comunicación y Supervisión ... 73
3.2.3.1 Evaluación del proceso de información y comunicación ... 73
CAPÍTULO IV ... 77
RELACIÓN DEL CONTROL INTERNO CON LAS DIMENSIONES DE EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN DEL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD ... 77
4.1 Análisis del comportamiento de los componentes del control interno implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad. ... 78
4.2 Relación del control interno con la ejecución presupuestaria (eficiencia) .. 80
4.3 Relación del control interno con los indicadores de gestión (eficacia) ... 82
4.4 Relación indicadores de gestión (eficacia) con la efectividad o impacto Balanza Comercial no petrolera. ... 83
CAPÍTULO V ... 86
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 86
5.1 Conclusiones ... 86
5.2 Recomendaciones ... 92
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 2.1 Carácter sistémico del control interno. ... 19
Gráfico 2.2 Sistema de control interno ... 30
Gráfico 2.3 Componentes COSO I y COSO II ... 43
Gráfico 3.1 Estructura Orgánica. ... 53
Gráfico 3.2 Cadena de valor ... 58
Gráfico 3.3 Mapa de Procesos ... 60
Gráfico 4.1 Relación entre componentes del control interno durante el periodo evaluado2010– 2012 ... 78
Gráfico 4.2 Ejecución programada vs ejecución real. ... 80
Gráfico 4.3 Relación Control Interno Ejecución Presupuestaría... 81
Gráfico 4.4 Relación Control Interno y Compromisos Presidenciales ... 82
Gráfico 4.5 Relación eficacia vs eficiencia ... 83
Gráfico 4.6 Relación Compromisos, índice de cobertura balanza comercial no petrolera ... 84
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 2.1 Tipos de sistemas de planificación... 13
Tabla 2.2 Actividades de Control de COSO y su similar en las Normas de Control Interno CGE ... 27
Tabla 2.3 Evolución del control interno ... 35
Tabla 2.4 Estructura y componentes de COSO I ... 36
Tabla 2.5 Sistemas, componentes y elementos de control de MECI ... 40
Tabla 3.1 Asignación de responsabilidades en el Ministerio de Industrias y Productividad. ... 61
Tabla 4.1 Comportamiento componentes de control interno periodo 2010 -2012 ... 78
Tabla 4.2 Ejecución programada vs ejecución real ... 80
Tabla 4.3 Relación Control Interno Ejecución Presupuestaría. ... 81
Tabla 4.4 Relación Control Interno y Compromisos Presidenciales ... 82
Tabla 4.5 Relación eficacia vs eficiencia ... 83
Tabla 4.6 Relación Compromisos, índice de cobertura balanza comercial no petrolera ... 83
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Matriz de descripción y evaluación del control interno del ministerio de industrias y productividad ... 99
Anexo 2. Cuestionario de evaluación del control interno ... 105
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADO ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA Y FINANZAS
EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO IMPLEMENTADO EN EL MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
Autor: Patricia Janeth Astudillo Pesantez Director: M.B.A. Edgar Lascano Corrales
RESUMEN
Con el presente trabajo se pretende determinar cuan efectivo es el Control Interno implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad a efectos de garantizar el cumplimiento eficiente y eficaz de los objetivos Institucionales así como la normativa vigente, para el efecto se describe la actual estructura o ambiente de control se identificó los puntos neurálgicos y niveles de riesgo, las acciones más acertadas así como las políticas, normas y procedimientos internos que contribuyen a un uso eficaz y eficiente de los recursos públicos asignados. Para la evaluación se empleó una metodología que recoge las mejores prácticas que en materia de control interno han sido desarrolladas para el sector público. De los resultados obtenidos se concluye que el desarrollo y el perfeccionamiento Institucional, requiere del establecimiento y cumplimiento de controles de una forma efectiva e integral, el control no puede ser interpretado como un mecanismo de restricción, o delimitación, se debe infundir que su objetivo principal es asegurar que los resultados se ajusten a los objetivos previstos y es aquí que resulta indiscutible que la responsabilidad fundamental del control interno recae en el factor humano, y de él depende la mayor o menor eficiencia del sistema. Si todos, percibimos el control interno como parte de nuestro trabajo y se comprende la responsabilidad sobre lo que se hace, el control interno podrá ser efectivo y oportuno, convirtiéndose en un instrumento que contribuye a la eficiencia y la eficacia.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL GENERAL MANAGEMENT GRADUATE
EXPERTISE IN AUDIT AND FINANCE
EVALUATION OF THE EFFECTIVENESS OF INTERNAL CONTROL IMPLEMENTED IN THE MINISTRY OF INDUSTRY AND PRODUCTIVITY
Autor: Patricia Janeth Astudillo Pesantez Director: M.B.A. Edgar Lascano Corrales.
SUMMARY
The present paper is to determine how effective the internal control implemented in the Ministry of Industry and Productivity is, in order to ensure the efficient and effective fulfillment of institutional objectives and the regulations in force. To the effect, the current structure or control environment is described in order to identify the neuralgic points and levels of risk, the most successful actions as well as the policies, rules and internal procedures that contribute to an effective and efficient use of public resources. For the evaluation it was implemented a methodology that reflects the best practices in terms of internal control that have been developed for the public sector. From the results obtained it is concluded that the development and institutional improvement requires the establishment and enforcement of controls in an effective, comprehensive and integral manner; the control cannot be interpreted as a mechanism of restraint or boundaries, it should infuse that the main goal is to ensure that the results meet the objectives and it is here that it is indisputable that the primary responsibility for internal control lies with the human factor, and it determines the degree of efficiency of the system. If we all perceive the internal control as part of our work and we understand the responsibility for what is done, internal control may be effective and timely, becoming an instrument that contributes to efficiency and effectiveness.
CAPITULO I 1
INTRODUCCIÓN
1.1 Planteamiento del problema
La importancia de un Sistema de Control Interno no se limita únicamente a la confiabilidad de las cifras reflejadas en los Estados Financieros, sino también al hecho de que evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.
El deseo de ser más competitivos y responder a las nuevas exigencias globales ha dado lugar a la integración de metodologías y conceptos administrativos y operativos, para los cuales el control interno es el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar la efectividad y eficiencia operacional, confiar en la información financiera y tener seguridad del cumplimiento de políticas, leyes y normas.
1.2 Formulación del problema
¿La estructura del sistema de control interno implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad a evaluarse por periodo 2010 -2012, garantiza mayor productividad eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos, las metas y los indicadores planificados así como en el cumplimiento presupuestario y en el uso de los recursos públicos?
1.3 Sistematización del problema
¿Cuál es la estructura del sistema de control interno que tiene implementado el Ministerio de Industrias y Productividad?
¿De qué modo afecta la actual estructura de control interno implementado por el Ministerio de Industrias y Productividad a la consecución de sus objetivos, metas e indicadores?
¿Cuál es el impacto del control interno implementado en el uso de los recursos públicos asignados al Ministerio de Industrias y Productividad?
¿Se puede valorar el riesgo en los procesos y procedimientos implementados por el Ministerios de Industrias y Productividad?
¿Qué controles internos y manuales de procedimiento existen en los procesos de la Institución?
¿Qué planes de mejoramiento se han desarrollado en la organización?
¿Cuáles son las normas legales que aplican al momento de evaluar el sistema de control interno?
¿Qué método puede utilizarse para dar a conocer el sistema de control interno y su aplicabilidad en la organización?
1.4 Objetivos
Objetivo General
Evaluar la efectividad del control interno implementado en el periodo 2010 – 2012 por el Ministerio de Industrias y Productividad para garantizar a futuro el cumplimiento de los objetivos Institucionales de forma más eficiente y eficaz así como un cumplimiento cabal de la normativa vigente.
Objetivos Específicos
2. Identificar los puntos neurálgicos y niveles de riesgo del actual sistema de control interno.
3. Definir las acciones más acertadas en material de control a fin de garantizar y promover el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores institucionales.
4. Establecer las políticas, normas y procedimientos internos que contribuyan a un uso eficaz y eficiente de los recursos públicos asignados al Ministerio de Industrias y Productividad.
1.5 Justificación
Con los constantes y acelerados cambios sociales, políticos y económicos que obliga e impulsan tanto a las empresas como a las instituciones a una mejora continua, que debe reflejarse en un mayor grado de eficiencia, competitividad y productividad, es fundamental, que todas las organizaciones tengan como herramienta indispensable, un sistema de control interno adecuado que le permita desarrollar sus actividades, políticas, planes, tácticas o líneas de acción.
El Sistema de Control Interno es de cumplimiento obligatorio, pero su implementación debe ser un instrumento que facilite la consecución de los objetivos de la organización.
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.
sistema de control a la consecución de sus objetivos en estricto apego a la normativa vigente y con la eficiencia y eficacia que las circunstancias y el quehacer público lo requieren.
1.6 Alcance
La evaluación a efectuarse se orienta a la estructura de Control Interno implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad, no se modificarán los elementos operativos, a menos que, estos así lo requieran por representar un alto nivel de riesgo o falta de control. El estudio propondrá las políticas, normas, y procedimientos internos que garanticen el logro de los objetivos institucionales y el cumplimiento del marco legal vigente.
1.7 Marco Temporal, Espacial
Temporal
A efectos de poder abarcar todos los antecedentes que pudieran influir en el sistema de control interno a evaluar, se consideró que el periodo de análisis del presente trabajo de investigación debe ser del 2010 al 2012.
Espacial
La investigación a desarrollarse a efectos de evaluar el control interno implementado por el Ministerio de Industria y Productividad se aplicará a la estructura organizacional de la Institución con base en su Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y específicamente a sus procesos gobernantes, los procesos agregadores de valor y los procesos habilitantes de apoyo.
1.8 Hipótesis
General
Especificas
1. Las normas del sistema de Control interno y las normas del proceso de ejecución presupuestal son compatibles y permiten una adecuada administración y un uso eficaz y eficiente de los recursos públicos.
2. La evidencia resultante de la evaluación del sistema de control interno en el Ministerio de Industrias y Productividad ayudará a definir acciones más adecuadas para la gestión institucional a fin de promover mayor productividad y resultados más eficientes y eficaces.
1.9 Variables
Independiente
Estructura del Sistema de Control Interno
Dependiente
Consecución de objetivos institucionales Logro de las metas institucionales
Administración presupuestaria eficiente y eficaz. Cumplimiento de las disposiciones legales.
1.10 Indicadores
Normas del Sistema de Control Interno Planeación del Sistema de Control Interno Ejecución del Sistema de Control Interno Normas presupuestarias de ejecución
Actividades del proceso de ejecución presupuestal Comportamiento de la balanza comercial no petrolera
1.11 Metodología
Unidad de Análisis
Ministerio de Industrias y Productividad.
Población y muestra
La población o universo del presente trabajo de investigación está constituida por la estructura organizacional de la casa Matriz del Ministerio de Industrias y Productividad ubicado en Quito.
institucional en sus diferentes espacios: procesos gobernantes, agregadores de valor y los procesos habilitantes de apoyo.
Tipos de Investigación
Se desarrollará un trabajo de investigación básica, que contiene un marco teórico de la normativa de control y presupuesto vigente, así como de principios, normas, conceptos, procesos y procedimientos, técnicas, y prácticas, para lo cual se cuenta con la información administrativa, financiera y presupuestaria, con los Informes de Auditoría interna y externa y con toda la documentación que dispone el Ministerio de Industrias y Productividad así también se contó con las Leyes: Marco, orgánicas y específicas; Estatutos, Reglamentos internos, manuales, y otros documentos relacionados con la programación, ejecución y control. Este banco de datos representa el sustento empírico y numérico para llegar a conclusiones.
1.12 Métodos de Investigación
Empíricos
Observación- Se aplicara este método empírico para distinguir la ejecución del sistema de control interno implementado en el Ministerio de Industrias y Productividad por parte de los funcionarios de la institución y en los procesos elegidos para el efecto.
Entrevistas.- Esta método se aplicará para obtener datos de parte de autoridades y funcionarios de la institución, para determinar cómo se realiza la ejecución presupuestal y la aplicación de la normativa externa e interna vigente.
Encuesta.- Mediante este método y su instrumento se obtendrán las respuestas que permitan evaluar el control interno implementado por parte de los funcionarios responsables del control.
Revisión Documental.- Se utilizara para obtener datos de las normas, libros, tesis, manuales, reglamentos, directivas, memorias, presupuestos, estados financieros y presupuestarios relacionados con la ejecución y el control de los recursos.
y necesaria para realizar la investigación, y de campo, porque se lo realizará mediante la intervención directa en el Ministerio de Industrias y Productividad.
Teóricos
Analítico
Este método permitirá examinar y analizar, el comportamiento de la ejecución presupuestaria y de forma especial la incidencia del sistema de control interno implementado, para así poder inferir o formular conclusiones sobre la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos del Ministerio de Industrias y Productividad.
Descriptivo
Se utilizará este método para detallar, especificar, particularizar los hechos más importantes que se suscitan en el sistema de control interno implementado por el Ministerio de Industrias y Productividad así como en la ejecución presupuestaria y el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores.
Deductivo
Este método es de aplicación obligatoria por cuanto la investigación a efectuarse parte de una base teórica para a través de la observación de fenómenos generales concluir en los hechos particulares objeto de nuestra investigación. En el desarrollo de la presente investigación, además de los métodos descritos se aplicarán otros en menor incidencia tales como el documental, correlaciónala y explicativo, de modo que su adecuada complementación permitirá obtener los resultados deseados con el presente trabajo.
1.13 Fuentes de Información
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se utilizaran fuentes de información tanto primarias y secundarias.
Dentro de los documentos primarios: se investigará en manuales, normativa interna, libros, revistas científicas y de entretenimiento, periódicos, diarios, documentos oficiales de la institución, Acuerdos Ministeriales, informes técnicos y de investigación de la institución o privadas, patentes, normas técnicas.
1.14 Técnicas e instrumentos para obtener datos
Ficha bibliográfica- Instrumento utilizado para recopilar datos de las normas legales, administrativas, contables, de auditoría, de libros, revistas, periódicos, trabajos de investigación e Internet relacionados con el trabajo de investigación.
Guía de Entrevista.- Instrumento utilizado para llevar a cabo las entrevistas con directores y funcionarios.
Y para las encuestas se utilizará como instrumento, un cuestionario diseñado con preguntas que nos permitan formular conclusiones lo más certeras posibles acerca de la línea de investigación.
Tratamiento y análisis de datos
Para el análisis de los datos se aplicarán las siguientes técnicas: a) Análisis documental
b) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes c) Comprensión de gráficos
d) Conciliación de datos e) Relación de datos
Para el procesamiento de los datos conseguidos de las diferentes fuentes, se utilizará las siguientes técnicas:
a) Ordenamiento y clasificación b) Registro manual
CAPÍTULO II 2
MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO
2.1 Naturaleza del Control Interno
Para Fayol (1947) el control es aquella actividad que consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por objeto señalar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.
Desde una óptica más amplia, es posible considerar que el control es aplicado usando diferentes mecanismos que no sólo permiten medir el resultado final sino que también y de forma especial tratan de orientar e incidir para que el comportamiento individual y organizativo sea el más conveniente y permita alcanzar los objetivos de la organización. (Amat, 1996)
De esta forma, el control tiene que cumplir una serie de requisitos, entre ellos debemos tener presentes los siguientes:
Todos los sistemas de control deben reflejar lo que van a desarrollar, a controles más diseñados, mayor el servicio brindado a los intereses de la empresa y a los de sus administradores.
El control debe reportar oportunamente las desviaciones, un sistema ideal detecta las desviaciones antes de que ellas ocurran. La información debe llegar en el momento preciso, para corregir los errores.
El control detectara las desviaciones de los planes con suficiente anticipación para permitir una acción correctiva con efectividad. Un sistema adecuado descubrirá dónde están las fallas, quién es el responsable y qué se debe hacer.
El control debe señalar los puntos críticos. Algunas desviaciones de las normas tienen poco y otras tienen mucho significado, pero pequeñas excepciones en ciertas áreas tienen mayor significado que grandes desviaciones en otras, por lo que se debe prestar atención a las áreas claves.
El control debe ser flexible para mantener el control de las operaciones a pesar de los errores.
El control debe ser económico, la aprobación y administración de los controles pueden muy bien valer su costo para una gran organización pero ser antieconómicos para una pequeña.
El control para que funcione bien debe ser comprensible para aquellos que lo usan. Algunos sistemas, especialmente aquellos basados en fórmulas matemáticas, punto de equilibrio y análisis detallados, no son comprensibles.
Cabe señalar que existen tres tipos de control básicos que son:
Control operacional
Proceso consistente en asegurar que las tareas específicas se cumplan en forma eficaz y eficiente. (Anthony, 1986)
Control de gestión
Conjunto de procedimientos que guían las decisiones, y un actuar más eficiente a fin de alcanzar los objetivos de la organización a partir de los recursos disponibles.
Para el control de gestión, es fundamental definir los objetivos en función del entorno, fortalezas y debilidades, la estructura organizativa y los objetivos de la organización deben coincidir y acompañarse de un sistema de información, que posibilite la comunicación, la retroalimentación y evaluación de la gestión y la implementación de correcciones.
Control estratégico
Schendel y Hofer (1979), aseveran que el control estratégico contempla dos aspectos a ser considerados: el primero que consiste en establecer si la estrategia responde a lo planificado, y el segundo, si los resultados que se obtienen de la implementación de la estrategia son los esperados.
Por lo expuesto, cabe señalar que el control operativo está íntimamente ligado a la planificación operativa, el control de gestión a la planificación presupuestaria y el control estratégico a la planificación estratégica, y por tanto, cada uno de ellos a distintos tipos de planificación, cuyas diferencias se representan en el siguiente diagrama:
Tabla 2.1 Tipos de sistemas de planificación
Fuente: Amat, J.A. (1988): Control presupuestario.
Para Ballarín, Rosanas y Grandes (1992), el control interno es el conjunto de procedimientos y acciones por los que el control se lleva a cabo. Entonces, se concluye que un sistema de control interno, es un proceso conformado por diferentes directrices impartidas por la dirección, y desarrolladas por el recurso humano, a fin de obtener cierto grado de seguridad y confiabilidad en la información, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la entidad. En un Sistema de Control Interno, es primordial que se definan y ejecuten correctamente sus componentes de control y especialmente las normas de control que se creen, esto a su vez, debe formar parte de un mecanismo que se autorregule, adicionalmente debe contar con información simplificada y actualizada, que valore resultados, revele tendencias y promueva
Concepto Planificación estratégica Planificación presupuestaria Planificación operativa
Horizonte de tiempo Más de 1 año 1 año Diario/semanal
Finalidad Establecer objetivos a largo plazo
Establecer objetivos y políticas a corto plazo
Establecer objetivos rutinarios
Nivel de dirección afectado Alta dirección Alta dirección y direcciones departamentales
Direcciónes departamentales y mandos
intermedios
Complejidad Intervienen muchísimas
variables Menor complejidad Baja
Actividad a controlar Resultados globales Desviaciones presupuestarias
Operaciones realizadas respecto a estándares
técnicos
Punto de partida Análisis del entorno y de la organización
Planificación estratégica e
información interna Estándares técnicos
Contenido Amplio, general y
cualitativo
Específico, detallado y cuantificado en u.m.
Específico y cuantificado en unidades físicas. Naturaleza de la
información Externa, intuitiva Interna, financiera Interna, técnica
Grado de predicción Bajo Relativamente alto Alto
Estructura de las decisiones No programadas e
comportamientos en todas las áreas claves, logrando de esta forma una cadena de causa-efecto.
Por su parte, el Cuadro de Mando Integral (CMI) como modelo de control y gestión es una herramienta o sistema administrativo que engloba, además de la visión financiera, otras perspectivas en la toma de decisiones en las organizaciones.
En conclusión, la gestión de procesos y un enfoque integral o sistémico, constituyen sin duda un denominador común de la actual concepción del Control Interno y del modelo CMI. El Sistema de Control Interno y el Modelo CMI tienen una misma dirección y se complementan en el propósito de alcanzar un mayor grado de eficiencia y eficacia estratégica y operacional, en una entidad.
Por otra parte, se tiene otra herramienta de gestión cuyo concepto está estrechamente ligado a todo lo anterior y se trata de la Planificación Estratégica, en este sentido, Posada (2009), consultor de Gestión de Calidad señala que el plan estratégico, tiene tres componentes; el político (visión, valores, filosofía, misión objetivos, metas, indicadores), el de negocios o más conocido como estratégico y está constituido por todos los elementos que caracterizan a la organización (bienes y servicios, áreas estratégicas, demanda efectiva) y el de planeación (planes, programas, proyectos) estos últimos se relacionan y organizan entre sí.
Todo lo expuesto, hasta el momento permite visualizar la similitud que tienen las diferentes herramientas de gestión y de control, por lo que, resulta importante no desvincularlas al momento de realizar su análisis, sino más bien considerarlas como complementarias, es así, que a lo largo del trabajo de investigación será común ver que se las mencione pues se considera que estas son sistémicas o armónicas.
Definición del control interno
verificar la corrección y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas establecidas. (AICPA, 1949)
Las siguientes son otras definiciones sobre control interno:
“El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas”. (Root, 1998)
A su vez, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2003) define el control interno como un plan de organización que contiene todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan para la protección de activos, la obtención de información financiera, la promoción de eficiencia de la operación y la adhesión a las políticas de la dirección.
Hernández (2004), en su MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005, define al control interno como un sistema integrado por el esquema organizativo, los planes, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización a fin de procurar que las actividades, operaciones, actuaciones, información y recursos se realicen de conformidad a la normativa vigente, aplicando las políticas trazadas por la dirección para la consecución de las metas y objetivos previstos.
En1992, The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission publicó el Sistema Integrado de Control Interno (COSO), un informe
que establece una definición común de control interno y proporciona un estándar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control. (Auditoria, Contabilidad & Económia , 2011)
Para Mantilla (2005) los principales aportes de COSO en relación al control interno son:
1. La elaboración de una estructura que contiene el diseño, la implementación el mejoramiento y la evaluación y reportes sobre control interno.
3. Posicionamiento del control interno en la alta gerencia (posicionamiento estratégico).
4. Combinación de objetivos de negocio, componentes de control interno y niveles organizacionales.
Por su parte, el marco regulatorio de la información financiera, la auditoría independiente y las operaciones de las empresas privadas y de las instituciones públicas, es cada vez más amplio, esto a fin de cumplir con las leyes y regulaciones, así como con las políticas, los planes, normativa interna y los procedimientos creados para promover la eficiencia y eficacia.
Las Normas de Control Interno para el Sector Público en él Ecuador, son guías generales dictadas por la Contraloría General del Estado (CGE), con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en el marco de una adecuada estructura del control interno que establece las pautas básicas y guían el accionar de las entidades hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones.
En Ecuador, frente a los cambios que se produjeron en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, las reformas a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y otras disposiciones legales, la CGE como órgano de control, consideró necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, de un importante marco normativo a través del cual puedan desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios públicos que deben proporcionar a la comunidad.
Es así que, mediante Acuerdo 039-CG del 16 de noviembre del 2009, suscrito por el doctor Carlos Pólit Faggioni, Contralor General del Estado, se expiden las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
En este marco, la norma de control No 100-01 define al control interno de la siguiente manera;
protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento. El control interno debe cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Ahora bien y con base en todos los conceptos anteriormente citados, se concluye que; El Sistema de Control Interno son las acciones adoptadas por la Dirección para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades, es un proceso diseñado para cumplir con los objetivos establecidos, son las políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que los miembros de una entidad llevan a cabo las disposiciones emitidas a fin de alcanzar los objetivos planteados.
Características de un control interno fiable
El diseño de un sistema de control interno variará mucho de una organización a otra, dependiendo de la naturaleza de la misma, el sector, su tamaño, su cultura o su filosofía de gestión. Pero para que el control interno sea eficaz es imprescindible que se diseñe un sistema de control, conveniente a la estructura, que se incorpore a la organización y forme parte de su naturaleza.
Un sistema de Control Interno fiable posee las siguientes características:
a) adecuada separación y delimitación de responsabilidades y funciones. b) procedimientos de revisión, aprobación, autorización y registro adecuado c) Buenas prácticas en la ejecución de actividades y funciones en cada área
d) Personal en cantidad y calidad suficiente conforme a las necesidades de la organización.
Una vez analizada la naturaleza del control interno en donde se abordaron; la definición y las características de un control interno fiable. A continuación, se revisará la relación entre Control Interno y Dirección.
2.2 Control Interno y Dirección
Es responsabilidad de las autoridades o la administración, el diseñar un sistema a fin a las características señaladas en el punto anterior, el sistema debe garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos, considerar posibles cambios operacionales y permitir la adopción de medidas correctivas oportunas, ahora bien si esto es responsabilidad de la Dirección no implica que no se pueda delegar parte de estas responsabilidades al auditor interno.
El crecimiento de una organización complica la administración, y la responsabilidad de la dirección frente a terceros, la imposibilidad de establecer un control directo de las operaciones por parte de la dirección, demanda la implementación de un eficaz sistema de control interno y el apoyo de auditoría a fin de contar con un margen razonable de seguridad y una minimización del riesgo.
Objetivos del control interno
El control interno no se constituye en un fin, sino en un medio que garantiza la seguridad de los procesos para un adecuado funcionamiento dentro de la organización.
Como se mencionó anteriormente en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores (Consejo Técnico de la Contaduría Pública, 1992), se señala que el control interno está diseñado específicamente para proporcionar seguridad razonable en el logro de los siguientes objetivos:
1.- Efectividad y eficiencia en las operaciones.
2.- Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. 3.- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
2.2.1.1 Efectividad y eficiencia de las operaciones
2.2.1.2 Suficiencia y Confiabilidad de la Información Financiera
La información es útil solo si su contenido es confiable y oportuno, y a su vez, la información será confiable, si la organización cuenta con un sistema que genere información objetiva y verificable, las operaciones deben ser captadas, procesadas y convertidas en información financiera, necesaria para la toma de decisiones.
2.2.1.3 Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables
En una organización la dirección debe emprender acciones enmarcadas dentro de la normativa o disposiciones legales vigentes y de aplicación en la organización. Este objetivo incluye, las políticas que emite la administración, las que deben ser difundidas y conocidas por todos los integrantes de la organización a fin de que estos puedan adherirse y apropiarse de ellas y así lograr el éxito de la misión propuesta.
Carácter Sistémico del Control Interno.
El control interno es dinámico y flexible, de tal manera que todo componente puede impactar sobre otro, provocando acciones determinadas que corrijan una desviación o refuercen una medida.
Cada organización diseña su sistema de control interno, teniendo en cuenta sus características y condiciones, este aspecto es esencial para que dicho sistema sea efectivo. (González, 2010)
Gráfico 2.1 Carácter sistémico del control interno.
Fuente: El control interno y el cuadro de mando integral, una poderosa combinación intangible Dr. C Laredo González Méndez
Carácter Sistémico del Control Interno
Supervisión y Monitoreo
Información Comunicación
Actividades de control
Evaluación de Riesgos
Ambiente de
Control 1.-Eficiencia y eficacia de las operaciones 2.- Control de los recursos
3.- Confiabilidad de la información
MECI tiene por propósito orientar a las entidades públicas colombianas a cumplir sus objetivos y la contribución de éstos a los fines del Estado, en MECI los objetivos de un sistema de control interno son: (Hernández, 2005)
1. De Control al Cumplimiento (Legalidad) 2. De Control Estratégico (Planeación) 3. De Control de Ejecución (Operación) 4. De Control de Evaluación (Verificación) 5. De Control de Información (Comunicación)
Mediante estos objetivos el control interno pretende establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan a su vez garantizar una administración pública transparente y eficiente; actuando conforme la Constitución y las Normas. No basta conocer los objetivos de control interno y la relación de este con la Dirección es por esto que a continuación analizaremos los principios del control interno.
2.3 Principios Básicos del Control Interno
En el ensayo publicado por Rodríguez (2014) se presentan los siguientes principios en los que debe fundamentarse el control interno:
Responsabilidad delimitada
Al delegar autoridad se requiere establecer mecanismos de verificación de la delegación otorgada.
De los objetivos
El control como medio para alcanzar los objetivos, requiere establecer parámetros de medición y evaluación, de los estándares establecidos dependerá la efectividad del control.
De la oportunidad
De las desviaciones
Las desviaciones que se presentan en relación con los planes, se analizarán de forma detallada a fin de conocer las causas de su origen y se puedan tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costo-beneficio
Al establecer un sistema de control, se debe justificar el costo en tiempo y dinero en relación a las ventajas que este proporcione.
De excepción
Se delimitará adecuadamente las funciones estratégicas, el control debe aplicarse de forma preferente a las actividades relevantes a fin de reducir costos y tiempo.
De la función controlada
La persona que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operación.
Analizados los objetivos, pasamos a la revisión de los principios, pero un buen sistema de control interno posee componentes, y el análisis no estaría completo sin la explicación de cada uno de ellos, es así que a continuación revisaremos los componentes del control interno.
2.4 Componentes de Control Interno.
Jiménez (2011) cita a (Cardona 2010) que señala que el Informe C.O.S.O. destaca cinco componentes esenciales de un sistema de control interno eficaz: Ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, sistemas de información y comunicación, supervisión y monitoreo, estos componentes pueden ser implementados de conformidad a las características administrativas, operacionales y de tamaño de cada organización.
En este sentido el control interno para ser ejecutado y tener continuidad debe poseer los siguientes elementos propios de un proceso:
Ambiente de Control
para el cumplimiento de sus objetivos, influyendo en el conocimiento que sobre el control poseen sus empleados.
La norma de Control Interno Nro. 200 expedida por la Contraloría General del Estado, menciona que el ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad. Resulta importante la actitud asumida por la alta dirección, por las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Para COSO el Ambiente de Control Interno es la base de un eficaz y eficiente control interno que aporta disciplina a la estructura, y los factores que lo conforman son los siguientes:
Integridad y valores éticos.- La máxima autoridad de un organismo y en nuestro caso de la institución promoverá, difundirá y monitoreará el cumplimiento de valores éticos en el comportamiento de todos sus funcionarios, orientando su integridad y compromiso profesional.
La Norma de Control Interno No 200-01 Integridad y valores éticos, señala que la integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Sin duda, la norma es clara al señalar que son la máxima autoridad y los directivos los que establecen los principios y valores éticos que rigen la conducta de los servidores, con el fin de ayudar al desarrollo de los procesos y actividades institucionales, un ejemplo claro de esto son los códigos de ética.
Para COSO (1992), la alta dirección no solo debe asegurar que se haya dado a conocer la normativa vigente que regula la conducta en el ejercicio de la función pública, siendo también necesita verificar su entendimiento.
Competencia de los funcionarios.-
capacitación anual que contribuya al mantenimiento y mejoramiento de las competencias de los funcionarios.
Según la norma de control interno 200-03 el talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro 87, 2009)
Por su parte en el párrafo segundo la norma de CI No 200-04 dice que:
…La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no será tan sencilla, que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Estilo de dirección y de gestión.-
Tanto COSO (1992) como las normas de control interno de la CGE, señalan a la Dirección como la encargada de transmitir a toda la organizacional, su compromiso y liderazgo con los controles implementados y con los valores éticos. La autoridad dará a conocer y entender a todos los funcionarios el papel que cada uno debe cumplir dentro del sistema de control interno.
Las decisiones que adopte la Dirección se las efectuará únicamente luego de realizar un cuidadoso análisis de los riesgos asumidos.
Estructura organizativa – organigrama.-
Según COSO (1992), el cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos, dependen de la estructura organizativa reflejada en un organigrama, esta estructura debe ser la adecuada y a su vez debe ser difundida.
La estructura organizativa debe explicar de forma clara y por si sola la relación jerárquica funcional existente y contribuir al flujo de información entre áreas.
realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
No cabe duda que un manual organizacional debidamente actualizado y con una clara asignación de responsabilidades, acciones y cargos es sin duda el complemento de un buen organigrama institucional.
Asignación de autoridad y responsabilidad.-
La norma de CI No 200-05 dice que la asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, son una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y autorizaciones para realizar cambios. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Delegar funciones conlleva exigir responsabilidad así como la asignación de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas de forma eficaz y eficiente a fin de rendir cuentas frente a esta responsabilidad.
Políticas y prácticas del personal.-
Con el fin de lograr una administración de personal justa y equitativa, dentro del marco normativo, se deben establecer políticas y prácticas de personal tales como: procedimientos para la promoción, selección, capacitación, evaluación, compensación y sanción del personal, estos a su vez deben ser conocidos y aplicados por todos los funcionarios y para todos los funcionarios.
Evaluación de Riesgos.
Para COSO (1992), el identificar los objetivos de control y su vinculación entre sí, es una condición previa a la evaluación del riesgo, ya que la evaluación, no es otra cosa que la identificación y el análisis de los riesgos más importantes que impedirían la consecución de dichos objetivos, en función de los resultados de la evaluación de los riesgos es que se puede establecer la forma cómo estos han de ser minimizados o anulados.
En esta etapa es necesario analizar que se hayan definido apropiadamente los objetivos de control y que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales, pero es necesario también que dichos objetivos sean comunicados.
Los riesgos deben ser detectados, analizados y clasificados adecuadamente, de acuerdo a su importancia y probabilidad de ocurrencia. En este sentido para COSO es necesario analizar los siguientes aspectos:
Misión, Objetivos y Políticas
Es necesario que los objetivos y políticas estén alineados y sean consistentes con la misión institucional, estos objetivos deberán estar documentados y difundidos a toda la organización y porque no a la sociedad en general, esto a efectos de rendición cuentas de la gestión realizada.
Por lo expuesto, la Dirección debe procurar un apropiado conocimiento, comprensión y difusión de la misión para que los objetivos a definirse sean a fines con la misma, de igual forma se deberá definir las políticas que permitan alcanzar dichos objetivos, los que deben identificarse para cada proceso y de manera especial en los procesos agregadores de valor, esto a efectos de identificar los riesgos vinculados o relacionados que podrían impedir la consecución de los objetivos. Identificados los objetivos particulares o de cada proceso se analizará si los mismos son concordantes con los objetivos generales.
Identificación de Riesgos
Al identificar los riesgos, los factores a considerar son; recortes de presupuesto, modificación de procedimientos, dificultades en los sistemas de información, falta de competencia y capacitación del personal, cambio de autoridades, falta de financiamiento, observaciones y recomendaciones de auditoría.
Es fundamental generar procesos continuos para identificar los cambios a efectos de que el mapa de riesgos este actualizado y vigente, los perfiles de riesgo y controles implementados serán revisados permanentemente, con lo cual la respuesta frente a situaciones de riesgo será la apropiada y los controles para la disminución de los riesgos serán efectivos aun cuando existan cambios en el tiempo.
Estimación o valoración de los Riesgos
COSO denomina estimación del riesgo, a la probabilidad de ocurrencia de los riesgos que han sido identificados.
La norma de control interno No 300-03 habla de la valoración del riesgo y la necesidad de obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo y su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá establecer sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro 87, 2009)
En este sentido la administración debe valorar los riesgos desde la probabilidad y el impacto, La metodología para analizar riesgos es diversa, cuantificar riesgos en algunos casos puede resultar difícil y en otros, los riesgos facilitan un diagnóstico numérico, pero siempre la valoración del riesgo se lo realiza usando el juicio profesional y la experiencia.
Respuesta al riesgo
Para COSO (1992), la respuesta al riesgo no es más que el manejo del cambio, y señala la importancia de contar con procedimientos que permitan captar e informar oportunamente cualquier cambio interno y/o externo, que en un momento dado puedan impedir el cumplimiento de los objetivos.
Por su parte, las Normas de Control de la CGE (2009), lo denominan Respuesta al Riesgo y la norma específica es la No 300-04 que entre otras cosas señala que la dirección identificará las posibles respuestas al riesgo; para evitarlos, reducirlos, e igualmente señala que estas deben considerar la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia y el costo/beneficio.
Es de vital importancia considerar lo que la norma cita en su párrafo cuarto
…Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad. (Suplemento REGISTRO OFICIAL Nro. 87, 2009)
Actividades de Control.
Son las políticas y procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que ayudan a la Dirección tomar las medidas para limitar los riesgos identificados. Estas actividades se ejecutan en todas las etapas de gestión y consisten en autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, segregación de funciones, revisiones de rentabilidad operativa, etc.
Por lo expuesto a continuación presentaremos un esquema de lo más relevante del control tanto para COSO como para las normas de control interno dictadas por la Contraloría General del Estado.
Tabla 2.2 Actividades de Control de COSO y su similar en las Normas de Control Interno CGE.
COSO
NORMAS DE CONTROL INTERNO CGE
Procedimiento de control 400 Actividades de control
Oposición de interés 401-01 Separación de funciones y rotación de labores
Coordinación entre áreas
Documentación 405-04 Documentación de respaldo y su archivo
Niveles definidos de autorización 401-02 Autorización y aprobación de transacciones y
operaciones
Registro adecuado de transacciones 406-05 Sistema de registro
Acceso restringido a los recursos
Rotación de personal en las tareas
sensibles 401-01 Separación de funciones y rotación de labores
Indicadores de desempeño 410-13 Monitoreo y evaluación de la tecnología de la información
Manuales de procedimientos 404-03 Políticas y manuales de procedimientos
Fuente: COSO y NCI de la Contraloría General del Estado. Elaboración propia
Como se aprecia COSO es más amplio en su identificación que las normas de control interno implementadas por la Contraloría General del Estado.
Los Sistemas de Información y Comunicación.
Debe existir una comunicación eficaz a fin de que se conozcan las responsabilidades dentro del sistema de control interno implementado.
Los datos deben ser identificados, captados, registrados y procesados en información para ser comunicados oportuna y debidamente a los funcionarios a efectos de que se adopten decisiones correctas y se cumplan con las responsabilidades emanadas.
Es vital que la alta Dirección este consciente de la importancia del sistema de información y proporcione todos los recursos que el mismo requiera en aras de incrementar su eficacia.
Supervisión y Monitoreo.
Es necesario que continuamente se evalúe y supervise el sistema de control interno por parte de la Dirección a fin de verificar la eficacia del mismo, los resultados de la evaluación por su parte deben ser debida y oportunamente comunicados.
Un sistema de control interno es eficaz si dispone de información adecuada, adicionalmente se debe validar de forma periódica los supuestos que sustentan los objetivos organizacionales, y sobre todo es necesario establecer los procedimientos que garanticen que las deficiencias del sistema de control interno sean debidamente informadas para la aplicación de los correctivos, para alcanzar lo expuesto la Dirección de una organización considerará lo siguiente:
Evaluación del sistema de control interno.
Eficacia del sistema de control interno.
Auditorías del sistema de control interno.
Validación de los supuestos asumidos.
2.5 El Control Como Sistema
Cumbitara en documento publicado en sitio web, define un sistema, como un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar a un propósito o fin determinado, en este sentido, un sistema debe cumplir condiciones, como:
a) Desempeño de cada una de las partes que conforman el sistema, b) Cada parte posee características que se pierden al separarse del sistema c) Cada sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes Por lo expuesto, se puede llegar a concluir que el Control Interno es un sistema en función de: El concepto básico de Control, los principios que lo rigen, los fundamentos sobre los que se soporta, la definición de sus objetivos y su interrelación con personas, adicionalmente hay que considerar que:
Existe un objetivo y propósito común.
Interactúa con el entorno.
Se compone de partes que se correlacionan entre sí, son independientes y existe entre cada una de ellas una relación de causa y efecto.
Es parte inherente de su Infraestructura Administrativa.
Sistema de Control Interno
Con lo expuesto hasta aquí, podemos concluir que el Sistema de Control Interno está integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la organización con el fin de procurar que todas las actividades, procesos, operaciones y actuaciones así como la administración de la información, bienes y recursos se realicen de acuerdo a las normas vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
2.5.1.1 Estratégico
Agrupa y correlaciona los parámetros y mecanismos que guía a la organización hacia el cumplimiento de sus competencias, principios, normas constitucionales y legales, sus objetivos, metas y políticas.
2.5.1.2 Operacional
Reúne e interrelaciona las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión: normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.
2.5.1.3 Evaluativo
Asocia las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados de la organización: mecanismos de verificación y evaluación.
El Orden Estratégico, Operacional y Evaluativo que compone el Sistema de Control Interno, identifica los insumos y productos que le son inherentes, por lo tanto es posible establecer tres (3) subsistemas integrados e interrelacionados que garantizan a la entidad cumplir con los cometidos que le define la Constitución y las Leyes; y a los cuales los podemos denominar, así:
Subsistema de Control Estratégico, derivado del Orden Estratégico
Subsistema de Control de Gestión generado por la parte operacional
Subsistema de Evaluación a la Gestión consecuencia de la parte verificativa y evaluativo
Gráfico 2.2 Sistema de control interno Fuente: Control Interno Cumbitara.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
Mecanismos de Evaluación
y verificación
Métodos, Procedimientos,
Actuaciones, Acciones, Administración de Información, Bienes
y Recursos
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Esquema de Organización, Planes,
2.6 Evaluación del Control Interno
La Contraloría General del Estado Boliviano (2008) en su documento Guía para la Evaluación del Proceso de Control Interno realiza una presentación muy interesante de la metodología para evaluar el control interno y señala que la evaluación comprende tres fases que citamos a continuación:
…La primera que procura obtener un entendimiento y comprensión suficiente sobre el diseño del control interno y se la denomina planificación La segunda fase, se desarrolla para probar la operatividad o funcionamiento de los controles diseñados o existentes y se la conoce como la fase de ejecución.
Y la tercera está orientada a la calificación del funcionamiento de los controles permitiendo comunicar los resultados sobre el nivel de eficacia del proceso de control interno y las deficiencias y/o fortalezas detectadas durante la evaluación. (CGR/295/2008 R. , 2008)
Se debe recordar que la eficacia del control interno constituye una opinión emitida en función de la evaluación del sistema de control interno implementado, una evaluación integral del sistema de control interno nos permite determinar la eficacia del control interno.
En una evaluación, el levantamiento de la información relevante del diseño de los controles se realiza en la etapa de planificación y la comprobación del funcionamiento de los controles existentes forma parte de la ejecución. La evaluación una vez planificada y ejecutada se complementará con la etapa de comunicación de resultados donde se elaboran los informes correspondientes. El alcance y las pruebas de verificación dependerán del objetivo de la evaluación del control interno, el mismo que se define en la etapa de planificación.
Cuando el objetivo de la evaluación se orienta a calificar la eficacia de los controles relacionados con la información financiera, no será necesario utilizar las técnicas enfocadas a evaluar las actividades de control que hacen referencia a la eficacia y eficiencia de las operaciones y a los relacionados con el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables a los sistemas de administración no financieros.
información relevante y la comprobación no será necesario utilizar técnicas o cuestionarios correspondientes a actividades de control relacionadas con la información financiera. No obstante, serán aplicables los cuestionarios relacionados con las actividades de control para el cumplimiento de leyes y normas de los sistemas de administración no financieros.
Y a su vez cuando el objetivo de la evaluación se enfoque a la calificación de los controles para el cumplimiento de leyes y normas, no será necesario utilizar un cuestionario para evaluar las actividades de control relacionadas con la confiabilidad de la información financiera, ni los cuestionarios relacionados con las actividades de control relacionadas con la eficacia y eficiencia de las operaciones.
Medios utilizados en la evaluación
Para documentar adecuadamente la evaluación del sistema de control interno de la organización, existen las siguientes técnicas que facilitan la recopilación de la información:
2.6.1.1 El sistema descriptivo o explicación narrativa
Esta técnica consiste en describir con la información obtenida mediante el desarrollo de encuestas, entrevistas u observaciones, los sistemas u operaciones de forma individual o colectiva de acuerdo a las necesidades de la evaluación. Se debe detallar, en forma ordenada y secuencial, las operaciones relevantes y se debe indicar los responsables de dichas operaciones, como también, los ejecutores de las mismas con énfasis sobre los siguientes aspectos:
Separación de funciones.
Registros y formularios utilizados.
Niveles jerárquicos intervinientes.
Características de las autorizaciones y aprobaciones.
Archivos de documentación.
Controles que se aplican durante la ejecución de las operaciones.
Controles que se aplican post-operaciones, oportunidad y periodicidad de los mismos.
2.6.1.2 Los cuestionarios