Diseño de un sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad en Importadora Idirsa Santo Domingo 2012

(1)

i

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

CAMPUS SANTO DOMINGO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE LICENCIATURA DE CONTABILIDAD Y

AUDITORIA

TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA

EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TEMA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

PARA MEJORAR LA RENTABILIDAD EN IMPORTADORA

IDIRSA SANTO DOMINGO 2012

Estudiante:

KARINA FERNANDA QUIROZ GALLARDO

Directora de tesis

Msc. ALEXANDRA GUTIÉRREZ.

Santo Domingo – Ecuador

(2)

ii

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA MEJORAR LA RENTABILIDAD EN IMPORTADORA IDIRSA SANTO DOMINGO 2012

APROBADO

PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ………..

MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………...

MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………..

DIRECTOR(A) DE TESIS ……….

(3)

iii

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Campus………..

Santo Domingo de los Tsáchilas

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Msc. Alexandra Gutiérrez, en calidad de director de tesis del tema “diseño de un

sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad en importadora IDIRSA

Santo Domingo 2012” realizada por la señorita Karina Fernanda Quiroz Gallardo, para

optar por el titulo de licenciada en contabilidad y auditoría CPA, doy fe de que el

trabajo de investigación ha sido dirigido y revisado en todas sus partes, por lo cual

autorizo su respectiva presentación.

Santo Domingo, febrero del 2013.

Atentamente,

Msc. Alexandra Gutiérrez

(4)

iv

DEDICATORIA

Esta disertación la dedico a las personas más importantes para mí:

A Dios, nuestro creador primeramente ya que sin su bendición no habría podido llegar

hasta este momento.

A mis padres, a quienes les debo todo lo que he logrado hasta el momento por su apoyo

y comprensión incondicional.

A mi hijo, ya que ha sido mi inspiración en todo tiempo y , me ha permitido llegar hasta

la meta planteada con la mayor comprensión.

(5)

v

AGRADECIMIENTO.

Mi agradecimiento está dirigido primeramente a Dios por brindarme sabiduría,

perseverancia y salud para afrontar los retos que día a día se han ido presentando a lo

largo de mi vida.

A mis padres por su empeño y esfuerzo incondicional al ser guías y lumbreras en el

vivir del camino diario, por su amor y apoyo constante.

A mi hijo, quien me ha acompañado en noches interminables de estudio y ha hecho que

esta tesis una meta de sacrificio y dedicación.

A mis docentes que han sabido brindarme su guía y sabiduría en el transcurso de esta

disertación, aportando conocimientos e ideas desinteresadamente para el éxito del

mismo.

Y muy especialmente a la ilustre Universidad Tecnológica Equinoccial Sede Santo

Domingo por haber sido el espacio para adquirir mis conocimientos.

(6)

vi

TABLA DE CONTENIDO

Portada i

Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ii

Informe de aprobación del director de tesis iii

Dedicatoria iv

Agradecimiento v

Índice vi

Resumen xvii

CAPÍTULO I. TÍTULO DE LA INVESTIGACIÓN

1.1Planteamiento del problema 18

1.2Formulación del problema 19

1.2.1 Sistematización del problema 19

1.3. Objetivos 20

1.3.1 Objetivo general 20

1.3.2 Objetivos específicos 20

1.4. Justificación de la investigación 20

1.4.1 Impacto teórico 20

1.4.2 Impacto metodológico 21

1.4.3 Impacto practico 21

1.4.4 Impacto económico 21

1.5 Hipótesis o idea a defender 21

1.6 Población y muestra 21

1.6.1 Población 21

1.6.2 Muestra 22

1.6.3 Tipo y cálculo 22

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

(7)

vii

2.2 Marco conceptual 26

2.2.1 Control Interno 26

2.2.1.1Concepto 27

2.2.1.2Objetivos 27

2.2.1.3Importancia 28

2.2.1.4Estructura del control interno 29

2.2.1.5Principios 30

2.2.1.6Fundamentos 32

2.2.1.7Control interno sobre los inventarios 32

2.2.2 Inventario 33

2.2.2.1Concepto 34

2.2.2.2Propósito 35

2.2.2.3Objetivos 36

2.2.3 Administración de Inventarios 36

2.2.3.1Finalidad de la administración de inventarios 36

2.2.3.2Importancia de la administración de inventarios 36

2.2.3.3Sistemas de inventarios 38

2.2.4 Tarjetas Kárdex 39

2.2.5 Métodos de valoración de inventarios 40

2.2.5.1Método PEPS 40

2.2.5.2Promedio ponderado 41

2.2.5.3Última compra (costo actual) 41

2.2.6 Sistema Contable 41

2.2.6.1Cuenta 41

2.2.6.2Partes de la cuenta 42

2.2.6.3Saldo 42

2.2.6.4Clasificación de las cuentas 42

2.2.7 Plan de Cuentas 43

2.2.7.1Codificación de las cuentas 43

2.2.7.2Sistemas de codificación 44

2.2.7.3Grupo 44

2.2.7.4Subgrupo 45

2.2.8 Política óptima de abastecimientos 46

(8)

viii

2.2.10 Costos de Colocación de Pedidos o de Adquisición 46

2.2.11 Costos de mantenimiento o conservación de inventario 47

2.2.12 Fórmulas del modelo 49

2.2.12.1Características claves de un modelo de inventario 49

2.2.13 Modelo de Inventarios con Agotamiento Planeados 50

2.2.13.1Nivel Promedio de Inventario 52

2.2.13.2 Número anual de pedidos 53

2.2.13.3Nivel promedio de pedidos pendientes 53

2.2.13.4Costo Total anual 54

2.2.13.5Cantidad optima de pedido y número de pedidos pendientes 54

2.2.14 Modelo de Revisión Periódica 54

2.2.14.1Determinación de la política de revisión periódica 54

2.2.14.2Cálculo de costo de la política de revisión periódica 56

2.2.15 Administración de Inventarios Justo a Tiempo 56

2.3 MARCO LEGAL 57

2.3.1 Ley de Compañías 57

2.3.2 Ley de Régimen Tributario Interno 58

2.3.3 Impuestos 58

2.3.3.1Impuesto al valor agregado 58

2.3.3.2Impuesto a los consumos especiales 58

2.3.3.3Impuesto a la renta 60

2.3.4 Normas Internacionales de Información Financiera 60

2.3.4.1NIFF 4 y NEC 2: Inventarios 61

2.3.4.1.1Objetivo 61

2.3.4.1.2Alcance 61

CAPÍTULO III: ESTRATEGIA METODOLÓGICA

3.1 DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN 64

3.1.1 Investigación Exploratoria 64

3.1.2 Investigación Descriptiva 64

3.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN 64

3.2.1 Método Deductivo 64

3.2.2 Método Inductivo 65

(9)

ix

3.2.4 Método Sintético 65

3.2.5 Observación 65

3.3 FUENTES DE INVESTIGACIÓN 66

3.3.1 Fuentes Primarias 66 3.3.2 Fuentes Secundarias 66

3.4 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN 66 3.5 ORGANIZACIÓN, TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 67

3.6 DIFUSIÓN DE LOS RESULTADOS 67 3.7 RESULTADOS OBTENIDOS 68 3.7.1 Entrevista al Gerente 68

3.7.2 Entrevista al Personal de la Importadora 69 3.7.3 Entrevista a los Clientes Actuales de la Importadora 70 3.8 Análisis a las encuestas y entrevistas 97 CAPÍTULO IV: DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 4.1. Situación actual de la asociación de comerciantes mayoristas 101

4.2. Antecedentes de la asociación de comerciantes mayoristas 101

4.3. Base legal 102

4.4. Organigrama funcional 102

4.5. Características generales 102

4.6. Deberes y funciones 103

4.6.1 Funciones específicas 103

4.7 Diagnostico FODA. 103

4.7.1 Fortalezas 104

4.7.2 Oportunidades 104

4.7.3 Debilidades 104

4.7.4 Amenazas 104

CAPÍTULO V: PROPUESTA 5.1. Antecedentes 105

5.2 Características de la Importadora IDIRSA 105

5.3 Manual de procedimientos 106

5.3.1 Denominación 106

(10)

x

5.3.1.2 Responsables 106

5.3.2 Funciones específicas 107

5.3.1 Procedimiento 108

5.4 Sistema contable 117

5.4.1 Ciclo contable 117

5.4.2 Plan de cuentas propuesto 117

5.4.3 Ejemplo de Registro de la Contabilización de la compra de mercadería

130

5.4.4 Aplicación del Modelo de Inventario 131

5.4.5 Punto de Equilibrio 135

6. Conclusiones y recomendaciones 136

6.1.1 Conclusiones 136

6.1.2 Recomendaciones 136

Bibliografía 138

(11)

xi

ENTREVISTAS DIRIGIDAS A LOS DIRECTIVOS

Descripción Página

Pregunta 1. Misión y visión 71

Pregunta 2. Planificación anual 71

Pregunta 3. Objetivos 71

Pregunta 4. Nivel de cumplimiento de objetivos 71

Pregunta 5. Estrategias correctivas 71

Pregunta 6. Manual de funciones 72

Pregunta 7. Nivel de cumplimiento del manual 72

Pregunta 8. Respeto de la funciones 72

Pregunta 9. Política de inventarios 72

Pregunta 10. Encargado del registro, ingreso y despacho de mercaderías 72

Pregunta 11. Participación en la constatación física 73

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS CLIENTES INTERNOS

Pregunta 1. Funciones 73

Pregunta 2. Manual de funciones 74

Pregunta 3. Importancia del manual de funciones 75

Pregunta 4. Calificación de la organización de la importadora 76

Pregunta 5. Problemas de IDIRSA 77

Pregunta 6. Cumplimiento del procedimiento 78

Pregunta 7. Responsable del ingreso y despacho de mercaderías 79

Pregunta 8. Realización de conteo físico 80

Pregunta 9. Forma de llevar el registro de inventarios 81

Pregunta 10. Periodicidad de la constatación física de mercaderías 82

Pregunta 11. Tiempo en el que se realiza la constatación física 83

(12)

xii

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS CLIENTES ACTUALES

Pregunta 1. Forma en que conoció a la importadora 85

Pregunta 2. Motivos para hacer sus compras 86

Pregunta 3. Tiempo de ser cliente de IDIRSA 87

Pregunta 4. Ofrecimiento de asesoría técnica en las compras 88

Pregunta 5. Áreas de asesoramiento 89

Pregunta 6. Variedad de mercaderías 90

Pregunta 7. Ofrecimiento de nuevos productos 91

Pregunta 8. Calificación de la atención y servicio 92

Pregunta 9. Garantía de cumplimiento de los productos 93

Pregunta 10. Facilidades de pago 94

(13)

xiii

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Formato del Kárdex 40

Tabla 2. Relación directa de las funciones con los inventarios 73

Tabla 3. Existencia de un manual de funciones 74

Tabla 4. Importancia de un manual de funciones 75

Tabla 5. Opinión sobre la organización 76

Tabla 6. Identificación del problema en la importadora 77

Tabla 7. Existencia de un procedimiento fijo para el ingreso y despacho

de mercaderías 78

Tabla 8. Identificacióndelresponsabledeingresoydespachodemercadería 79

Tabla 9. Realización del conteo físico de los pedidos en el momento

de recepción 80

Tabla 10. Forma de llevar los registros de inventarios 81

Tabla 11. Periodicidad en las constataciones físicas de los inventarios 82

Tabla 12. Periodicidad en la realización de pedidos 83

Tabla 13. Recepción de mercadería en la fecha establecida 84

Tabla 14. Manera que conoció a la importadora 85

Tabla 15. Motivo para hacer sus compras 86

Tabla 16. Tiempo de ser cliente de la importadora 87

Tabla 17. Ofrecimiento de asesoramiento técnico 88

Tabla 18. Áreas en que sirve el asesoramiento 89

Tabla 19. Existencia de una variedad de productos 90

Tabla 20. Permanente inclusión de productos nuevos 91

Tabla 21. Opinión sobre la atención y servicio que ofrece IDIRSA 92

Tabla 22. Cumplimiento de las garantías por producto defectuoso o

(14)

xiv

Tabla 23. Existen facilidades de pago en sus compras 94

Tabla 24. Opinión sobre la rapidez en la atención 95

Tabla 25. Ejemplo del registro de contabilización de la compra de

Mercadería 131

Tabla 26. Formato del Modelo de Kárdex en importadora IDIRSA 134

(15)

xv

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Grafico 1. Entrevista dirigida a los clientes internos 73

Grafico 6. Encuesta dirigida a los clientes internos 78

Grafico 13. Encuesta dirigida a los clientes actuales 85

Grafico 24. Estructura Organizacional de IDIRSA 102

(16)

xvi

Grafico 26. Flujograma del proceso de control y cuidado de las bodegas 114

Grafico 27. Flujograma del proceso de control en el proceso de

despacho de mercaderías 116

(17)

xvii

RESUMEN EJECUTIVO.

El presente trabajo de investigación “Diseño de un sistema de control de inventarios

para la importadora IDIRSA de Santo Domingo 2012” está estructurado de cinco

capítulos, mediante la presente investigación se pretende optimizar el control de la

mercadería que comercializa la organización.

En el capítulo I, el planteamiento del problema, se encuentran la formulación y la

sistematización del problema, así mismo el objetivo general y específico, justificación

de la investigación, idea a defender, población, muestra, tipo y calculo.

En el capítulo II, corresponde al marco teórico, el cual expone la fundamentación

científica según algunos autores y escritores expertos en contabilidad y administración

además se encuentran conceptos básicos necesarios en el marco legal con respecto a los

principios contables, aplicación de las normas internacionales de información financiera

(NIIFs) y la ley de régimen tributario interno.

En el capítulo III, se encuentran las estrategias metodológicas utilizadas en la

investigación del tema así mismo se encuentran las entrevistas al gerente y las encuestas

a los clientes internos y a los clientes actuales la importadora, con su respectiva

tabulación y análisis.

En el capítulo IV, se plasma el diagnostico de IDIRSA, para observar la situación

actual, los antecedentes, base legal y características generales de la entidad.

Finalmente en el capitulo V, se ha expuesto la propuesta, a través de un sistema de

control de inventarios que permitirá la puntualización de los stocks de las diferentes

mercaderías que maneja la organización y de esta forma tener información oportuna y

confiable.

Además se presentan las conclusiones y recomendaciones del estudio realizado, los

mismos que son de vital importancia para el cumplimiento de los objetivos propuestos;

(18)

18

CAPÍTULO I

1. TÍTULO DE LA INVESTIGACIÓN.

Diseño de un sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad en

importadora IDIRSA Santo Domingo 2012.

1.1 Planteamiento del Problema.

Importadora IDIRSA es una entidad dedicada a la importación de partes y piezas de

motocicletas, esta empresa tiene un gran recorrido en función de que viene trabajando

desde hace ocho años, sin embargo no ha alcanzado el liderazgo que por su trayectoria

debería tener, además de ser una de las pocas importadoras de estos productos en la

localidad.

Pese a obtener beneficios económicos también se reflejan discrepancias en los

inventarios, partes sobrantes en bodega que no coinciden con los registros manuales

efectuados, etc.

La rotación del personal es rápida ya que se han observado inconsistencias en el

accionar de estas personas con respecto a los productos en bodega y ha sido necesaria la

desvinculación de ellos de la institución.

Otro aspecto que se suscita en la organización, es la determinación del precio, en el cual

solo se considera el costo del producto pero no se incluyen gastos tanto de importación

y transporte; tampoco de ingreso y de entrega de los productos o mercaderías, el margen

de utilidad que se maneja es alto pero no está en concordancia con los resultados en el

Estado de Pérdidas ya Ganancias en función de que existen varios costos que se

excluyen; todo esto provoca la necesidad de aplicar un control interno que solucione

dichos problemas.

Por otro lado no existe un sistema de registro de los desfases producidos por las

variaciones en los valores finales de mercaderías al hacer una comparación de lo que se

tiene en libros y el físico mediante la constatación que se realiza de los inventarios de

(19)

19

1.2 Formulación del Problema

Fundamentada en la investigación que se ha realizado en la importadora IDIRSA en

Santo Domingo, sobre las deficiencias en el control interno, se determina que esta

asociación necesita el diseño de un sistema de control de inventarios para mejorar la

rentabilidad de la empresa, esto permitirá conocer los inventarios exactos en cualquier

momento durante el período económico pudiendo entonces optimizar los recursos de la

organización

Motivo por el cual se enfatiza que la importadora IDIRSA de Santo Domingo tiene la

necesidad de manejar de manera urgente un sistema de control de inventarios, ya que la

forma en que se los lleva en la actualidad no garantiza los stocks a su propietario y en

un futuro podrán suscitarse faltantes de mercaderías, ya que en los actuales momentos

se pueden evidenciar las siguientes falencias:

1.- No cuenta con un sistema de inventarios de ninguna clase, ya que las llegadas y

salidas de mercaderías se las registra en forma empírica, es decir fiándose de lo que

indican las guías de remisión y de salida, lo que impide conocer puntualmente los

stocks.

2.- No existe un control eficaz sobre los inventarios de mercaderías en la organización.

3.- El propietario no conocen en forma real y oportuna sobre los stocks de inventarios

de los diferentes productos que maneja.

Con la aplicación del diseño del control de inventarios la importadora IDIRSA de Santo

Domingo, podrá determinar puntualmente las existencias en inventarios de los

productos que comercializa.

1.2.1 Sistematización del problema.

 ¿Qué tipo de control interno de inventarios se pueden aplicar en la empresa

IDIRSA?

 ¿Qué procedimientos son necesarios para el control interno de inventarios de la

empresa IDIRSA con el fin de mejorar el manejo y vigilancia de los mismos?

(20)

20

impedir que hayan faltantes o sobrantes de mercaderías?

 ¿Cuáles son los pasos en la aplicación de un sistema de control interno para los

inventarios de la empresa IDIRSA?

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo General

Diseñar un sistema de control interno a los inventarios para reducir los costos,

minimizar faltantes y sobrantes como también obtener una mejor rentabilidad en la

empresa IDIRSA ubicada en la provincia de Santo Domingo.

1.3.2 Objetivos Específicos.

 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa por medio de la

aplicación de la investigación de mercado y el análisis FODA.

 Buscar alternativas para el control de inventarios en IDIRSA.

 Plantear procedimientos para el control interno de inventarios con el fin de

mejorar el manejo de los mismos.

 Establecer un sistema de control aplicado a los inventarios de la empresa IDIRSA

para evitar desfases en el mismo y conocer las unidades exactas de producto que

se mantienen en bodega.

 Proponer la aplicación del presente sistema de control interno de inventarios para

la empresa IDIRSA.

1.4 Justificación de la Investigación.

1.4.1 Impacto Teórico

El presente tema está basado en ciencia contable y financieras adoptando conocimientos

(21)

21

inventarios de la empresa IDIRSA ubicado en la provincia de Santo Domingo de los

Tsáchilas.

1.4.2 Impacto Metodológico.

Al desarrollar de forma práctica la indagación se debió basar en métodos de

investigación de campo, se aplicó técnicas como entrevistas y encuestas las mismas que

fueron elaboradas por el investigador, y esto nos ayudó a recopilar información la

misma que nos permitió desarrollar el sistema de control interno a los inventarios de la

empresa importadora IDIRSA.

1.4.3 Impacto Práctico.

La disertación realizada ha contribuido al manejo efectivo y eficiente de los inventarios

de la empresa IDIRSA, el mismo que tendrá como objetivo reducir costos minimizar

faltantes y sobrantes, y mejorar la rentabilidad.

1.4.4 Impacto Económico

Con este estudio se dotó a la empresa importadora IDIRSA un sistema de control

interno eficiente con lo al aplicarlo puede obtener mejoras a nivel de rentabilidad

logrando que esta amplié sus instalaciones.

1.5 Hipótesis o idea a defender

El diseño del sistema de control interno mejora el manejo de los inventarios evitando

que existan inconsistencias en el mismo.

1.6 Población y Muestra

1.6.1 Población.

(22)

22

los cuales intentamos sacar conclusiones.

La población en estudio es el personal que integra la empresa IDIRSA debido a que

ellos son revelan información específica del tema en estudio para establecer el diseño

apropiado en beneficio de la misma. Como población a nivel interno es el personal

operativo de la importadora como son:

 Jefe Financiero (1)

 Jefe de Ventas (1)

 Jefe de Bodega (2)

 Contador (1)

 Auxiliar contable (1)

 Facturador (2)

 Auxiliares de bodega (4)

 Vendedor (4)

 Despachador (1)

En relación a los clientes actuales, la empresa maneja una cartera de éstos de

aproximadamente de 680 personas

1.6.2 Muestra

La muestra es una representación significativa de las características de una población,

que bajo, la asunción de un error (generalmente no superior al 5%) estudiamos las

características de un conjunto poblacional mucho menor que la población global.

1.6.3 Tipo y Cálculo

(23)

23

caso, no se requiere calcular el tamaño de la muestra para evitar sesgos y errores al

realizar las inferencias estadísticas. Para determinar la muestra cabe destacar que de los clientes internos se considera a toda la población por tener un número de integrantes

pequeño, en relación a los clientes actuales se ha requerido la aplicación de la siguiente

fórmula:

Formula:

Donde:

n = Tamaño de la muestra

N = Universo

Z2 = Referencia Estandarizada que proviene del nivel de confianza

p = Probabilidad de éxito (0,50)

q = Probabilidad de fracaso (0,50)

d= Máximo Error de estimación

Reemplazo:

680 * 1.962 * 0.5* 0.5 n=

0.152 (680-1) + 1.962 * 0.5* 0.5

N = 40,21

(24)

24

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO.

2.1 Fundamentación científica

La importadora IDIRSA viene realizando sus actividades comerciales desde hace varios

años atrás específicamente ocho años, esta realiza la distribución de partes de

motocicletas a todo el país.

Esta empresa ha contribuido al desarrollo económico de la provincia y ha brindado la

oportunidad de trabajo respetando en todo momento los beneficios de ley a sus

colaboradores.

Es así que esto ha permitido que esta empresa sea una solución a los requerimientos del

mercado de motocicletas a nivel nacional.

1.- Whittington Pany, en su libro Principios de auditoría, tercera edición dice: “Los

inventarios constituyen a menudo un gran circulante de una empresa y están

expuestos a grandes errores y fraudes”.1

Lo cual da a conocer al empresario cuán importante es mantener un efectivo y eficiente

control de inventario ya que por medio de este puede conocer las necesidades de stocks

y tomas las decisiones más acertadas.

2.- respecto control inventario “Agenda de Cooperación Internacional del Japón

(JICA)” menciona "El inventario se debe manejar de manera adecuada para

prevenir el inventario sobrante y la falta de inventario, puesto que el inventario

sobrante puede generar la falta del capital de trabajo y la falta de inventario puede

causar la pérdida de oportunidades de venta y/o la interrupción innecesaria de la

operación”.2

El control de inventarios es relevante para toda organización por cuanto permite conocer

de manera exacta los haberes de mercadería de tal forma que se puede tomar decisiones

de compras y ventas eficientemente.

1

WHITTINGTON Pany: Principios de Auditoría, McGraw Hill. III edición, pág. 18 año 2001.

2

(25)

25

3.- Rojas Demóstenes, en su libro ABC de la contabilidad dice: "El inventario es una

relación detallada y pormenorizada de los bienes o recursos, y deudas u

obligaciones que tiene una empresa en un momento dado".3

Es así que los inventarios, vienen a ser los bienes tangibles que se destinan para la venta

en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o

servicios para su posterior comercialización.

4.- Orozco José, en su libro titulado contabilidad general primera edición dice " Se

denomina al documento en el que se detalla el recuento material de todas y cada

una de las mercaderías existentes en la empresa a determinada fecha, con referencia

al código, cantidad, unidad de medida, descripción, costo unitario, valor parcial,

valor total y calidad de los ítems localizados en el almacén y bodega".4

Este proceso consiste en realizar la verificación física de los bienes con que cuenta la

empresa, a una fecha determinada, con la finalidad de asegurar su existencia real. Es

decir, la realización del conteo físico de los inventarios son necesarios ya que la única

forma de poder asegurarse de la cantidad de sus existencia es contándolas. Ningún

sistema de contabilidad está exento de errores, por tal motivo se requiere hacer el conteo

de tal manera que se pueda establecer la cantidad correcta en inventarios. Este proceso

se lo debe realizar por lo menos una vez en el año.

5.- En la página web de monografías.com, se encuentra el texto que dice que la

administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de

la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo

reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto se determinará los

resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la

situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o

mantener dicha situación"5.

Toda empresa busca la eficiencia en sus actividades por lo que se debe administrar de

manera óptima los inventarios para que estos generen también resultados positivos para

la organización.

3

ROJAS, Demóstenes: ABC de la Contabilidad, quinta edición, editorial McGraw Hill Latinoamericana, Colombia, Pág. 35, 1982

4

OROZCO, José: Contabilidad General, primera edición, editorial IMPRETEC, Ecuador, Pág. 175, 1989

5

(26)

26

2.2 Marco conceptual

2.2.1 Control Interno

Se toma al control interno como una más de las herramientas de la auditoría de gestión.

El American Institute Public Accountants emite la Declaración sobre Normas de

Auditoria, SAS-55, sobre la evaluación de la estructura de control interno, la nueva

normativa plantea lo siguiente:

La segunda norma de trabajo de campo de las NAGA, queda como se indica: “Se

obtendrá una comprensión suficiente de la estructura de control interno, para planear la

auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a efectuarse”.

Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un

entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la

compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean

precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de

todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización6

El Control Interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de

una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en

lo referente a la consecución de objetivos dentro de los siguientes aspectos:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones

 Fiabilidad de la información financiera

 Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

Así, en función de lo indicado anteriormente, se observa que se desprende lo siguiente7:

 El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto no es un fin.

 El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que

son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de

6

FRANKLIN, Benjamín; “Auditoría Administrativa”; EDITORIAL: McGraw – Hill Interamericana S.A.; EDICIÓN: 1a. Edición; CIUDAD: México, 2000, Pág. 65.

7

(27)

27

control, por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa.

 El control interno solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la

dirección y a la administración de una Entidad, por ende no brinda seguridad total.

 El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza”.

2.2.1.1 Concepto

El control interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas,

acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados

entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye

en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la

finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes grupos de

interés que debe atender.

Por lo tanto, no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren de

manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad, debiendo

reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la

estructura administrativa y operacional existente en la organización, asistiendo a la

dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas

se refiere.

2.2.1.2 Objetivos

Una responsabilidad muy importante del administrador de un negocio es mantener sus

operaciones bajo control. Los propietarios y los más altos ejecutivos establecen las

metas de la empresa.

”El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes

adoptadas por una empresa para:

 Proteger los activos.

(28)

28  Promover la eficiencia operacional.

 Asegurar registros contables exactos y contables”8 .

“Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un

entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la

compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean

precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de

todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización”9 .

2.2.1.3 Importancia

La importancia que presenta el control interno a las organizaciones son las siguientes:

 Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de

implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo

a la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus objetivos.

 Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa

de la entidad.

 Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de los propósitos de la entidad.

 Establece la Comunicación como un proceso de control a la transparencia de

información.

 Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

 Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden

administrativo, realizada por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los

órganos de Control Fiscal.

 Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que

garantiza la proyección de la entidad pública hacia la excelencia administrativa.

8

HORNGREN, Charles T/HARRISON, Walter T/ROBINSON, Michael A, Contabilidad, Tercera Edición

9

(29)

29

2.2.1.4 Estructura del control interno

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr

los objetivos específicos de la entidad, relevantes y de interés para la auditoria de

gestión, como son:

 Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad.

 Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar

rápidamente los que se produzcan.

 Dificultar la comisión de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se produjeran.

 Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en

general.

La estructura de control interno al conjunto de planes, métodos y procedimientos,

incluyendo la actitud de dirección de una empresa, para ofrecer seguridad razonable

respeto a que están lográndose los objetivos de control interno.

Los sistemas de control interno de las empresas operan o funcionan con distintos niveles

de eficacia, pero cuando estos llegan el estándar se puede calificar como un sistema

eficaz, para esto se requiere que la alta dirección tenga seguridad razonable de lo

 Que se preparan en forma oportuna informes de la gestión operativa fiables y

completos.

 Que se cumplen las normas constitucionales, legales y secundarias.

Para la determinación de que un sistema de control interno es eficaz es necesario

también que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

 El control interno es parte del proceso de gestión, por tanto sus componentes deben

(30)

30

de gestionar su actividad institucional.

 Los componentes a definirse pueden ser implantados en cualquier entidad, del

tamaño que ésta sea, aunque podrían ser distintos de tratarse de pequeñas y

medianas.

2.2.1.5 Principios

El Control Interno se constituye en el medio para el cumplimiento de los objetivos de

las empresas, obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual

establecer el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus propósitos y

coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales.

 Responsabilidad

Capacidad de la Entidad para cumplir los compromisos contraídos con la

comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del

Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su

incumplimiento. Se materializa en dos momentos. El primero, al considerar

aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestión de la entidades

estableciendo las acciones necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer

la incapacidad personal o institucional para cumplir los compromisos y en

consecuencia, indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello.

 Transparencia

Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre los

gobernantes y los gerentes que atiende. Se materializa en la entrega de información

adecuada para facilitar la participación del personal en las decisiones que los

afecten. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta la información

y los documentos, rinden informes a la comunidad y demás grupos de interés sobre

los resultados de su gestión.

 Moralidad

Se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del

(31)

31

principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.

 Igualdad

Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos

para garantizar que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la

misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos,

libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza,

origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica.

 Imparcialidad

Es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas, a

fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa. Se

concreta cuando el personal actúa con plena objetividad e independencia en defensa

de lo público, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin de garantizar que ningún

ciudadano o grupo de interés se afecte en sus intereses, producto de la actuación de

la entidad.

 Eficiencia

Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad

obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido asignados y

confiados para el logro de sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la

combinación y uso de los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad

de los bienes y servicios.

 Eficacia

Grado de consecución e impacto de los resultados de una entidad en relación con

las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y

en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar

si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de

las necesidades de los clientes.

 Economía

Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la

(32)

32

requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza

en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los

recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y

propósitos de la entidad.

 Celeridad

Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar. Significa

dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de

toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos.

 Publicidad

Es responsabilidad de los dirigentes y gerentes dar a conocer los resultados de su

gestión dentro de las disposiciones legales vigentes.

 Preservación del Medio Ambiente

Es la orientación de las actuaciones del ente hacia el respeto por el medio ambiente,

garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad. Cuando el hacer

de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es

necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su

minimización. La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el

acatamiento de estos principios, al considerarlos como punto de partida para el

desempeño de las funciones de las organizaciones.

2.2.1.6 Fundamentos

Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del

Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas

por la Constitución y la ley y a las características que le son propias. La

Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que

garantizan el funcionamiento del Control Interno.

2.2.1.7 Control interno sobre los inventarios

(33)

33

aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Las compañías exitosas tienen

gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno

sobre los inventarios incluyen”10:

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

 Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daños y

descomposición.

 Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

 Comprar el inventario en cantidades económicas.

 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

cual conduce en pérdidas en venta, recomendando la aplicación del EOQ previo al

pedido.

 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Todas las empresas deberían necesariamente realizar el conteo anual de sus inventarios,

y la única manera de tener la certeza del inventario disponible es contándolo. Los

errores surgen en los mejores sistemas contables y necesitamos de la contabilidad para

establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando detectamos un error, se comparan

los registros con el conteo físico.

2.2.2 Inventario

Desde hace muchos años atrás, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

10

(34)

34

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los

tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los

inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le

aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta

forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir

motivó la existencia de los inventarios.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y

servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma.

“Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así

como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación

económica de la empresa”11 .

2.2.2.1 Concepto

“El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de

venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de

activos circulantes”.12

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior

comercialización.

Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y

productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios

para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la

prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece

tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el

inventario a menudo es el activo corriente más grande.

En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles

11

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml. Enero 2012

12

(35)

35

para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un

periodo determinado.

“La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de

contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El

inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por

inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en

el estado de resultados”13 .

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal

función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una

constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la

apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y

disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida

que será convertida en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.

El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una

empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en

proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en

la producción.

Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a

depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

2.2.2.2 Propósito

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un

papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y

de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con

los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en

forma de material.

13

(36)

36

Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras

o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance

General.

2.2.2.3 Objetivos

“Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa”14 .

Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos

perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de

la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la

gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

2.2.3 Administración de Inventarios

2.2.3.1 Finalidad de la administración de inventarios

“La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario

que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades

de unidades a ordenar”15 .

2.2.3.2 Importancia de la administración de inventarios

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

 Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

 En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

 Que artículos del inventario merecen una atención especial.

 Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser

14

http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistema-control.shtml. Enero 2012

15

(37)

37

instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir

rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine se abastezca

del producto.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del

cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario

suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para

satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el

proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y

contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de

precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad

suficiente al precio más bajo que predomine en el mercado, esto tiene como

consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de

inventario.

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya

que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la

satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste

en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción

de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia

prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de

rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de

inventario:

 Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.

 Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría

adecuada.

 Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

 Mantener un nivel adecuado de inventario.

(38)

38  Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario

porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan

rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de

inventario porque:

 La demanda no se puede pronosticar con certeza.

 Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se

pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios

insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos

no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio.

La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos

de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar

al fracaso financiero.

En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios

necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible.

En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de

inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que

posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

2.2.3.3 Sistemas de inventarios

Hay dos tipos principales de sistemas de contabilidad de inventarios:

 Sistema de Inventario Perpetuo (que es el que se va a aplicar).

 Sistema de Inventario Periódico

“En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para

cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible

todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros

(39)

39

inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin

tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control

porque los registros de inventario están siempre actualizados16.

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del

inventario disponible. Más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del

inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del

inventario final. Esta es la cifra de inventario que aparece en el balance general. Se

utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico

es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico del

inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos

del inventario que tienen un costo unitario bajo.”17

2.2.4 Tarjetas Kárdex

En el sistema de inventario perpetuo se controla el movimiento de las mercaderías a

través de las tarjetas kárdex, las mismas que contienen:

 Razón Social.

 Denominación del artículo o mercadería y código.

 Existencia máxima.

 Existencia mínima.

 Método de valoración.

 Unidad de medida.

 Fecha de la transacción.

 Ingresos o entradas:

- Cantidad

- Valor unitario

- Valor total

16

HORNGREN, Charles T/HARRISON, Walter T/SMITH BAMBER, Linda, Contabilidad, Tercera Edición

17

(40)

40  Egresos o salidas

- Cantidad

- Valor unitario

- Valor total

 Saldos o existencias

- Cantidad

- Valor unitario

- Valor total

Tabla No. 1

FORMATO DE LA TARJETA KARDEX EMPRESA “XX”

Artículo: Máximo:

Método: Mínimo

Unidad de medida:

FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS SALDOS

C VU VT C VU VT C VU VT

FUENTE: BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición, 2006. Ecuador.

2.2.5 Métodos de valoración de inventarios

Los métodos más utilizados para la valoración del inventario de mercadería son los

siguientes:

 Método PEPS (primera en entrar, primera en salir).

 Método promedio ponderado.

 Método última compra (Costo Actual).

2.2.5.1 Método PEPS

(41)

41

primero son las primeras que tienen que salir.

Provienen del término inglés “first in, first out” (FIFO),

2.2.5.2 Promedio ponderado

En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la

empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del

inventario.

2.2.5.3 Última compra (costo actual)

Consiste en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes

contables.

2.2.6 Sistema Contable

El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad,

formas de procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo,

pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.

2.2.6.1 Cuenta

Es el nombre genético que agrupa valores de la misma naturaleza.

”Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de

una misma especie, el que se mantienen durante el ciclo contable; el que debe ser

explícito, para evitar confusión u otra interpretación.”18

Las partes de la cuenta son:

a. DEBE.- En él debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a

cada una de las cuentas(lado izquierdo).

18

(42)

42

b. HABER.- En el haber se registran todos los valores que entregan, egresan o salen

de cada una de las cuentas (lado derecho).

El saldo que mantiene cada cuenta es la diferencia entre el debe y el haber de dicha

cuenta, por lo tanto es deudor cuando el Debe es mayor al Haber y es acreedor cuando

el Haber es mayor al Debe.

2.2.6.2 Partes de la cuenta

 Debe

 Haber

2.2.6.3 Saldo

 Deudor

 Acreedor

2.2.6.4 Clasificación de las cuentas

La clasificación de las cuentas se dan por varias razones, entre la que se tienen:

a. Por su naturaleza

 Personales.

 Unipersonales

b. Por el grupo al que pertenecen

 Activo.

 Pasivo.

 De Capital.

(43)

43  De Gastos.

 De Rentas

c. Por el estado financiero

 De Balance o Estado de Situación Financiera (Balance General).

 De Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Rentas y Gastos, Estado de

Resultados).

d. Por el saldo

 Deudoras.

 Acreedoras.

2.2.7 Plan de Cuentas

”Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o catálogo de

cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de

identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema computarizado

para poder ingresar los datos. No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para

todas las empresas, su estructura depende del tamaño de las necesidades de la empresa y

de quien lo elabore.”19

“Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas

sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el

código de cada una de las cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los

registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de

servicios, industriales, etc.” 20

2.2.7.1 Codificación de las cuentas

Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al

grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.

19

THOMAS./Johnson y KAPLAN/ Robeth, Coste & Efectivo, Editorial Gestión 2000.com, 2003, 138.

20

(44)

44

2.2.7.2 Sistemas de codificación

 Numéricos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente números.

 Alfabéticos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras.

 Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras.

“Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o

propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación lo

que le hace más aceptable.

 Sencillez.

 Claridad,

 Flexibilidad,

 Amplitud,

 Identificación o traducción,

 Viabilidad,

 Lógico y

 Auto verificable”21

2.2.7.3 Grupo

 Activo.

 Pasivo.

 Patrimonio.

 Ingresos (Rentas).

 Costos.

 Gastos.

 Cuentas de Orden.

21

(45)

45

6.1.2.01 Subgrupo

ACTIVO

 Activo Corriente

 Activo no corriente

 Otros activos

PASIVO

 Pasivo corriente (corto plazo).

 Pasivo no corriente (largo plazo).

 Otros pasivos.

PATRIMONIO

 Capital

 Reservas

 Superávit de capital

 Superávit de operación

INGRESOS (Rentas)

 Ingresos operacionales

 Ingresos no operacionales

COSTOS

 Costos operacionales

(46)

46

GASTOS

 Gastos operacionales

 Gastos no operacionales

CUENTAS DE ORDEN

 Cuentas de orden deudoras

 Cuentas de orden acreedoras

2.2.8 Política óptima de abastecimientos

2.2.8.1 Costos de los inventarios

Teniendo como objetivo básico la formulación de modelos de control de inventarios y la

minimización de los costos totales de los inventarios, es necesario identificar y

determinar dichos costos, estos son: costos de pedido o colocación y los costos de

mantenimiento o conservación del inventario22.

2.2.8.1 Costos de Colocación de Pedidos o de Adquisición

Son aquellos que tienen relación con el trámite necesario para la adquisición de los

bienes u objetos que se compran, es decir, los gastos efectuados por la acción de

adquirir los bienes hasta que los mismos lleguen a la organización. Los costos de

colocación o pedido se realizan cada vez que se efectúa un pedido y comprenden todos

aquellos gastos por concepto de emisión de la orden de compra, es decir la acción

administrativa, el seguimiento, el recibo de los artículos, el control de su calidad, la

inclusión de los mismos en el inventario23.

De otra parte los costos de la adquisición que corresponden a los artículos que producen

las propias empresas incluyen varios de los rubros señalados y adicionalmente otros

como: arranques de maquinaria, recepción e inspección, almacenamiento, contabilidad y

22

THOMAS./Johnson y KAPLAN/ Robeth, Coste & Efectivo, Editorial Gestión 2000.com, 2003, 142.

23

(47)

47

auditoría, costo de los productos.

Hay que señalar que para la determinación de este tipo de costos se debe realizar un

estudio especial, ya que se necesita establecer el costo adicional por pedido, determinar

costos estimados para el departamento de compras, el de recepción y de contabilidad, a

los diferentes niveles de colocación de pedidos para el año.

Por otro lado, siempre es necesario tener ciertas precauciones al suponer que los costos

de fabricación pueden ser reemplazados directamente por los costos de compra cuando

se considera cuánto debe comprarse, en vez de cuánto debe fabricarse. En función de

ello se debe considerar que los costos de reorden son, por lo general, menores que los

costos de arranque en las máquinas.

Otro aspecto que no hay que olvidar son los aspectos externos tales como tasa de interés

a corto plazo, la especulación con los precios y la estabilidad de la mano de obra de los

proveedores, lo cual hace que la decisión de comprar sea más fácil de analizar que las

consideraciones internas que intervienen en la decisión de fabricar. Este costo tiene la

característica de ser fijo, es decir que se fija una cantidad determinada por cada uno de

los pedidos y no se depende del número de unidades que se solicite en cada pedido.

2.2.9 Costos de mantenimiento o conservación de inventario

Corresponden a estos costos, los que efectiviza la empresa por la acción de mantener

ciertos niveles de bienes en inventarios. Considerando que ninguna empresa puede

trabajar sin una cierta cantidad de inventarios tanto de proceso en empresas productoras

como de movimiento en empresas de tipo comerciales. A estos costos se los puede

dividir en gastos de bolsa y el de las oportunidades perdidas o conocidos como costo de

oportunidad del capital para obtener utilidades. De hecho este segundo tipo de costos

son un poco difícil de cuantificar con precisión, por cuanto los registros que se requieren

rara vez están disponibles24.

Los rubros que se incluyen en los costos de mantenimiento o conservación son:

maquinarias y equipos para el mantenimiento, personal capacitado, mantenimiento de

instalaciones para el almacenamiento de los bienes que conforman el inventario, seguros

24