UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA C.P.A.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA: EXÁMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO DEL INSTITUTO DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL
GAD. PROVINCIAL DE NAPO EN EL PERIODO 2018.
AUTOR (A): JÁCOME VARGAS LUDY BERTHA
TUTOR (A): DR. JARRIN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR, MG. Puyo-Ecuador
CERTIFICACION DEL TUTOR
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de titulación realizado por la señorita LUDY BERTHA JÁCOME VARGAS, estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema EXÁMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO DEL INSTITUTO DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GAD. PROVINCIAL DE ÑAPO EN EL PERIODO 2018 ha sido prolijamente revisado y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
CERTIFICACIÓN DEAUTORÍA
Yo, LUDY BERTHA JÁCOME VARGAS estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., son absolutamente originales, auténticos y personales, a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Puyo,……….
Ludy Bertha Jacome Vargas CC:1600800773
APROBACIÓN BEL TRIBUNAL
El tribunal de Grado, aprueba el proyecto de titulación, sobre el tema: EXÁMEN ESPECIAL AL COMPONENTE PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO DEL INSTITUTO DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GAD. PROVINCIAL DE ÑAPO EN EL PERIODO 2018, elaborado por el Srta. Ludy Bertha Jácome Vargas, por modalidad proyecto de investigación estructurado de manera independiente, y la defensa de grado guarda conformidad con las disposiciones reglamentarias de la Universidad Autónoma de los Andes UNLANDES, Facultad de Sistemas Mercantiles.
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a Dios, por haberme dado la vida y permitirme llegar hasta este momento tan importante de mi formación profesional.
A mi madre, quien me supo apoyar incondicionalmente enseñándome que el esfuerzo, el bien y la verdad es el mejor camino para llegar al éxito. A mi padre, a pesar de nuestra distancia física, siento que estás conmigo siempre y aunque nos faltaron muchas cosas por vivir juntos, sé que este momento hubiera sido tan especial para ti como para mí.
A mi hijo, por ser ese pilar fundamentar de seguir adelante, de luchar por lo que ahora es una realidad.
A mis compañeros de aula y amigos que hice en este trayecto de la Universidad, gracias por el apoyo mutuo en nuestra formación, estoy segura que seguiremos cultivando esta gran amistad por muchos años más.
AGRADECIMIENTO
A mi esposo por todo el apoyo incondicional y paciencia, por acompañarme durante todo este arduo camino y compartir conmigo alegrías y fracasos.
A mi madre, quien a lo largo de toda mi vida me ha apoyado moralmente y motivado en mi formación académica para poder alcanzar mis objetivos.
RESUMEN
El trabajo de investigación se basó en desarrollar un “Examen especial al componente Propiedad, Planta, Equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo, para verificar si existe un adecuado proceso administrativo de control interno en el periodo 2018”
Para el desarrollo del proyecto de investigación, se realizó visitas in situ con la aplicación de técnicas de recolección de información como la entrevista, encuesta y cuestionarios de control interno, además la observación directa. Se inició el proceso del examen especial aplicando las cinco fases de la auditoria; empezando con el Conocimiento preliminar definiendo estrategias, con la planificación específica analizando la información y documentación, con la Ejecución estructurando el informe y finalmente con la Comunicación de Resultados. Se estableció las falencias por las que está atravesando el Instituto de Atención Social Prioritaria de GAD. Provincial de Napo en cuanto a administración y control de bienes, los cuales cabe recalcar que el no contar con información clara y precisa sobre los componentes propiedad, planta y equipo conllevan a una desactualización total para la Institución, por ende sanciones y amonestaciones emitidas por organismos reguladores de control (CGE). Como resultado final del examen especial se emitió un informe, sobre los hallazgos más relevantes encontrados durante todo el proceso de investigación, a las cuales se exponen sus respectivas conclusiones y recomendaciones dirigidas a los funcionarios encargados de las áreas referentes al presente estudio de investigación. Con esto se desea obtener un apropiado control y manejo del componente propiedad, planta, equipo y reducir el grado de incumplimiento de la dirección administrativa sobre el control interno de bienes.
ABSTRACT
The following investigative work was based on the development of a “Special
Examination on the components of properties, installations and equipment of the Institute of Priority Social Care of the GAD of the province of Napo, in order to
verify if there were adequate administrative processes of internal control in the
period 2018”.
For the development of the investigative project, site-visits were carried out with
the applications of techniques for the collection of information such as interviews,
polls and questionnaires of internal control, as well as direct observation. The
process of the special examination was initiated applying the five phases of audit;
starting with the preliminary knowledge of defined strategies, specific planning,
analyzing the information, documentation of the structured execution in a report
and finally the communication of the results. Failings were discovered when
investigating the processes of the Institute of Priority Social Care of the GAD,
province of Napo, in the administration and control of goods, which should be
made clear there was a lack of clear and precise information about the
components of property, installations and equipment which had totally outdated
information for the institution, and therefore sanctions and cautions had been
emitted by regulatory organisms of control (CGE). As a final result of the special
examination a report was created about the most relevant findings during the
complete investigative process, which give respective conclusions and
recommendations directed to the officials in charge of the areas referred to in the
present investigative study. With this it is hoped to achieve an appropriate level
of control and coordination of the components of property, installations and
equipment and to reduce the levels of non-compliance from the administrative
ÍNDICE DE CONTENIDOS CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
1) CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 8
1.1. Antecedentes de la investigación. ... 8
1.2. Actualidad del objeto de estudio de la investigación. ... 9
1.2.1 Etapas de la Auditoría ... 17
1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto ... 25
2) CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO ... 26
2.1 Paradigma y Tipo de Investigación ... 26
2.2 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos ... 27
2.3 Resultados del Diagnóstico de la Situación Actual ... 28
2.3.1 Interpretación de los Resultados de la Entrevista ... 29
2.3.2 Resultado del diagnóstico de la situación actual ... 31
3) CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 42
3. Datos Informativos ... 42
3.1 Antecedentes ... 43
3.2. Justificación ... 46
3.3. Objetivos ... 47
3.4. Flujograma del proceso de la acción de control mediante examen especial ... 49
3.5. Desarrollo del examen especial ... 50
FASE I: Conocimiento preliminar ... 54
FASE II: Planificación Específica ... 73
FASE III: Ejecución ... 76
FASE IV: Comunicación de Resultados ... 82
Información Introductoria ... 83
Visión ... 86
Resultados del examen ... 87
Hallazgos ... 87
1. Constatación Física de Bienes ... 87
2 Entrega de Bienes mediante Actas de entrega recepción ... 89
3 Identificación y Protección ... 90
CONCLUSIONES ... 92
RECOMENDACIONES ... 93
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Procedimientos de la Auditoría ... 21
Tabla 2 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ... 24
Tabla 3 Población ... 27
Tabla 4 Resultados del Examen Final ... 32
Tabla 5 Capacitaciones al Personal ... 33
Tabla 6 Normas de Control ... 34
Tabla 7 Seguros Contratados ... 35
Tabla 8 Clasificación y Codificación ... 36
Tabla 9 Control de bienes ... 37
Tabla 10 Registro de Depreciaciones ... 38
Tabla 11 Procesos para baja de un bien ... 39
Tabla 12 Descripción de Funciones ... 40
Tabla 13 Constataciones Físicas ... 41
Tabla 14 Actividades Principales Sección Bodega ... 45
Tabla 15 Evaluación de Control a los Sistemas de Apoyo ... 54
Tabla 16 Evaluación de Control a los Sistemas Misionales ... 57
Tabla 17 Matriz de Nivel de Confianza y Riesgo de Administración Financiera ... 58
Tabla 18 Matriz de Nivel de Confianza y Riesgo de Recursos Humanos ... 59
Tabla 19 Matriz de Nivel de Confianza y Riesgo de Administración de Bienes ... 60
Tabla 20 Matriz de Nivel de Confianza y Riesgo de Sistema de Información ... 61
Tabla 21 Matriz de Nivel de Confianza ... 62
Tabla 22 Matriz preliminar de riesgos por componente Constatación física ... 64
Tabla 23 Matriz Ponderación de Controles Clave del primer Componente ... 65
Tabla 24 Matriz preliminar de riesgos por componente Actas de Entrega-Recepción .. 67
Tabla 25 Matriz Ponderación de Controles Clave del segundo Componente ... 68
Tabla 26 Matriz preliminar de riesgos por componente Contratación de Pólizas ... 70
Tabla 27 Matriz Ponderación de Controles Clave del tercer Componente ... 71
Tabla 28 Programa de Trabajo de Constatación Física ... 73
Tabla 29 Programa de Trabajo de Actas de Entrega-Recepción ... 74
Tabla 30 Programa de Trabajo de Contratación de Pólizas ... 75
Tabla 32 Desarrollo de los Programa de Trabajo de Actas Entrega-Recepción ... 77
Tabla 33 Desarrollo de los Programa de Trabajo Contratación de Pólizas ... 78
Tabla 34 Cedula Narrativa del Proceso: Constatación Física de Bienes ... 79
Tabla 35 Cedula Narrativa del Proceso: Actas Entrega-Recepción ... 80
Tabla 36 Cedula Narrativa del Proceso: Contratación de Pólizas ... 81
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Árbol de Problemas ... 6
Figura 2 Ejemplo de Flujogramas ... 16
Figura 3 Determinación de la Confianza y Riesgo ... 19
Figura 4 Marca de Auditoría ... 22
Figura 5 Índice de Auditorías ... 24
Figura 6 Presentación Gráfica-Resultados del examen especial ... 32
Figura 7 Presentación Gráfica-Capacitaciones de personal ... 33
Figura 8 Presentación Gráfica-Normas de Control Interno ... 34
Figura 9 Presentación Gráfica-Seguros Contratados ... 35
Figura 10 Presentación Gráfica-Clasificación y Codificación ... 36
Figura 11 Presentación Gráfica-Control de Bienes ... 37
Figura 12 Presentación Gráfica-Registro de depreciaciones ... 38
Figura 13 Presentación Gráfica-Procesos de baja de bienes ... 39
Figura 14 Presentación Gráfica-Descripción de funciones ... 40
Figura 15 Presentación Gráfica-Constatación Física de Bienes ... 41
Figura 16 Equipo Responsable ... 42
Figura 17 Proceso del Examen Especial ... 49
Figura 18 Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas ... 53
Figura 19 Calificación del Nivel de Confianza ... 66
Figura 20 Matriz del Nivel de Confianza y Riesgo ... 69
Figura 21 Nivel de confianza y Nivel de Riesgo ... 72
1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad existen deficiencias y vacíos en el control interno y manejo del componente, propiedad, planta y equipo de las empresas públicas o privadas; la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 16), establece el tratamiento para la adecuada contabilización y control de este rubro.
Este tratamiento es importante ya que permite que los usuarios de los Estados Financieros, puedan conocer la inversión que se ha hecho, así como los cambios que se han presentado por deterioro, obsolescencia, desapropiación o por un intercambio de los bienes que son parte de este componente. Además, es de vital importancia que las entidades no solo apliquen estas normas a los activos que se encuentran en uso, sino también a los inmuebles que son parte de los activos de la empresa.
El examen especial, es uno de los principales servicios que oferta la Contraloría General del Estado, como parte de la auditoría gubernamental, es pues, como lo expresa el Art.19 de la LOCGE,
“El examen que verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental; con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones”. (Contraloría General del Estado , 2015)
2
disciplina, competitividad, transparencia, oportunidad, y fundamentalmente de la seriedad que conduce a la credibilidad y confianza.
En articulación con el Plan Nacional del Buen Vivir, el problema investigado tiene relación directa con los Objetivos Nacionales de Desarrollo que garantizan derechos para todos, una economía al servicio de estos fines y mejores capacidades sociales y Estatales. Garantizar una vida digna con iguales oportunidades para todas las personas, que constituye el Objetivo 1, se fundamenta en la Constitución de 2008 en la que Ecuador se establece como un Estado constitucional de derechos y justicia, cuyo fundamento principal está en el garantizar una vida digna en igualdad de oportunidades para las personas es una forma particular de asumir el papel de Estado y lograr el desarrollo, este es el principal responsable de proporcionar a todas las personas individuales y colectivas, las mismas condiciones y oportunidades para alcanzar sus objetivos a lo largo de la vida. “Reconoce y garantiza a las personas el derecho a una vida digna, que asegure la salud, alimentación, nutrición, agua potable, vivienda, saneamiento ambiental, educación, trabajo, empleo, descanso y ocio, cultura física, vestido, seguridad social y otros servicios sociales necesarios para alcanzar el Buen Vivir. La sostenibilidad del conjunto de derechos guía la planificación para su desarrollo progresivo, utilizando al máximo los recursos disponibles, con lo que se busca la consecución del Buen Vivir” (Corporación de Estudios y Publicaciones, 2008).
3
el movimiento dinámico de la sociedad” (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, 2017) .
Promover la transparencia y la corresponsabilidad para una nueva ética social. El mandato constitucional otorgado a través del Objetivo 8, de lucha contra la corrupción se expande más allá de los deberes estatales y reconoce el rol fundamental de las personas en esta cruzada, definiendo como deber y responsabilidad de las ecuatorianas y ecuatorianos el artículo 8 de la Constitución del República del Ecuador (2008) establece que se debe “administrar honradamente y con apego irrestricto a la ley el patrimonio público, y denunciar y combatir los actos de corrupción”. (Corporación de Estudios y Publicaciones, 2008)
Como alcance de la investigación se establecerán las explicativas que sean necesarias, mismas que estarán dirigidas a encontrar las causales que provocan determinado incumplimiento a la normativa legal vigente y su mala aplicación en el campo laboral. Como método principal de trabajo, para verificar el conocimiento y por ende la aplicación de las normativas vigentes, se establecerá en este proyecto investigativo, la técnica de entrevista. Esta actividad será dirigida directamente a los funcionarios encargados del control y manejo de los activos fijos del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD Provincial de Napo; para el presente caso el Guardalmacén y Responsable de Activos Fijos.
Se ha resuelto este método de trabajo ya que es la única manera de verificar su nivel de conocimiento y aplicación de las leyes en el día a día de jornada laboral. Lo que el presente trabajo investigativo pretende encontrar con la utilización del método de entrevista es una idea directa y visión oportuna de la persona encargada de velar y realizar los controles de todos los activos fijos de la institución. Adicional a todo lo citado con anterioridad se utilizó la técnica documental la misma que nos permitió obtener la información escrita de hechos pasados para verificar la evidencia que sustenta, con el fin de corroborar su legalidad.
Se empleó el método de análisis documental, que permitió el flujo de documentación e información, la misma que luego del análisis correspondiente confirmó el estado actual del componente propiedad, planta y equipo.
4
Se detectaron deficiencias en el sistema de control interno del componente propiedad, planta y equipo generado por el desconocimiento e incumplimiento de los manuales de administración, manejo y control de bienes por parte de los funcionarios responsables encargados de los bienes.
No se ha implementado un sistema de control interno, que permita el control adecuado del componente, propiedad planta y equipo, lo que ha ocasionado que la administración del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo financiera real de este componente.
Se presentan problemas con la codificación y clasificación de la propiedad, planta y equipo de la institución, por lo que los registros actuales son inexactos.
Se presentan problemas con el aseguramiento de los bienes que garanticen su salvaguarda frente a riesgos tales como robos, pérdidas y otros siniestros naturales u ocasionados por terceros.
No se han definido políticas adecuadas para los procesos relacionados con la propiedad, planta y equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD Provincial de Napo, lo que ocasiona dificultad al momento de acceder a la información requerida.
Los problemas expuestos se originan en la ausencia de un examen especial al componente propiedad, planta, equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo que permitan mejorar los procesos de control interno y dotar a la administración de información veraz y confiable para la toma de decisiones administrativas y financieras relacionadas con este componente. Una de las debilidades más grandes que presentan las instituciones dentro del sector público, es el control inadecuado de los inventarios, y en especial del componente Propiedad, Planta y Equipo. Es decir no poseen una base actualizada de los bienes que disponen, no saben quién o quiénes son sus usuarios, el estado de conservación del activo fijo, control de mantenimiento y más aún si se encuentra o no asegurado.
5
legal vigente han dado lugar a la predestinación de responsabilidades y sanciones administrativas.
La consecuencia de este mal manejo de la información de activos es el de emitir asientos contables errados y no aprovechar de una manera óptima el escudo fiscal que nos presenta la depreciación o en el peor de los casos estar cometiendo una falta con respecto al registro adecuado de la propiedad, planta y equipo.
No obstante en el Instituto de Atención Social Prioritaria del Gobierno Provincial de Napo, se cuenta con un sistema computarizado para realizar el control de los activos fijos, sin embargo el mismo se ha visto afectado al momento de hacer la constatación física de los bienes ya que no se ha realizado las respectivas constataciones cumpliendo con las normativas y protocolos correspondientes, tampoco se ha realizado la codificación de los bienes, tampoco bajas de los bienes que ya han cumplido sus años de vida útil y su respectiva revalorización.
En la actualidad el Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo las constataciones de todos los activos fijos se encuentran bajo la responsabilidad del Departamento de Bodega y activos fijos, los mismos que también son los encargados de realizar la codificación de todos los bienes para tener un adecuado manejo y de esta manera puedan ser custodiados, constatados y registrados para su posterior distribución. ¿De qué manera el inadecuado proceso Administrativo afecta el Control Interno al Componente Propiedad, Planta y Equipo del Instituto de Atención Social, Prioritaria del GAD. Provincial de Napo? esto permite al investigador conocer mediante la aplicación de una acción de control las diferentes inconsistencias, inconformidades o irregularidades por la acción u omisión de procedimientos de control en la administración del componente “Propiedad, Planta y Equipo” del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo, así como también determinar el cumplimiento de normas de control interno, Reglamentos y las demás leyes que determinan los lineamientos para la administración de bienes.
6
información presentada describe los aspectos significativos que puedan influir en la toma de decisiones; la comprensibilidad que requiere que la información sea entendible para todos los usuarios interesados; y, finalmente la comparabilidad que permite que los usuarios puedan confrontar la información de la entidad de un periodo a otro o con otras entidades similares, para establecer diferencias
Luego de haber realizado un análisis acerca de la problemática relacionada con el tema investigado, se determinó además que existe una desactualización de los registros que puede ser ocasionada por la ausencia de control interno, puesto que no se mantiene un seguimiento adecuado de todos los rubros de este componente, en lo que se refiere a su estado actual, ubicación y especificaciones acerca de su reconocimiento, valuación y medición.
El efecto que ocasiona es que la información financiera no sea oportuna, porque los registros que conforman el rubro de Propiedad, Planta y equipo no reflejan la situación actual del Instituto de Atención Prioritaria de la Prefectura de Napo, en lo que se refiere al valor de los bienes, sus respectivas depreciaciones y demás motivos que provocan el incumplimiento de las normas contables.
Figura 1 Árbol de Problemas
Fuente: Instituto de Atención Prioritaria del GAD. Provincial de Napo EFECTO
S PROBLEMA CENTRAL CAUSAS
Procedimientos
inadecuados en la entrega recepción de los bienes institucionales y ejercicio del control.
Incumplimiento con realizar la toma física del
Inventario y su
conciliación con la información contable.
Desconocimiento del destino de los bienes.
Desconocimiento y
ausencia de socialización de las normas de Control interno por parte de la máxima autoridad.
Inobservancia del
Reglamento para la administración de bienes del sector público
Injerencias Políticas en procesos de ingreso, egresos y entrega de bienes. ¿De qué manera el
inadecuado proceso Administrativo afecta
7
Parar solución al problema científico planteado, se propone como objetivo general Aplicar el examen especial al componente Propiedad, Planta, Equipo del Instituto de Atención Prioritaria del GAD. Provincial de Napo en el periodo 2018.
Consecuentemente, para dar cumplimiento al objetivo general de la investigación, se proponen los siguientes objetivos específicos:
Establecer las bases teóricas y científicas de los contenidos referentes a la Auditoria Gubernamental; examen especial y la gestión administración y financiera.
Diagnosticar la situación actual del inventario referente al componente propiedad, planta, equipo en el Instituto de Atención Social y Prioritaria del GAD. Provincial de Napo.
Realizar un Examen Especial al componente Propiedad, Planta y Equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo, a fin de identificar aquellas situaciones no deseadas, recomendando procedimientos de control encaminados a reducir su nivel de impacto negativo en la consecución de los objetivos institucionales.
Objeto de investigación -Auditoria
Campo de Acción
-Examen especial a Propiedad, planta y equipo Línea de Investigación
8
1) CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 1.1.Antecedentes de la investigación.
Según Sánchez & Sinchi, (2010) En el Manual de manejo y administración de activos fijos y de control administrativo del área de salud N° 1 Pastaza” realizado como requisito previo para la obtención del título de ingeniería en Contabilidad Superior Finanzas y Auditor C.P.A, en la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES se plantean el objetivo de diseñar un manual de administración de activos fijos y de control administrativo que permitirá un uso adecuado de los bienes del Área de Salud N° 1 Pastaza.
En la misma se ha tomado en consideración los activos fijos, su valor, la depreciación y el tratamiento que cada uno por separado y juntos cumplen; la Normativa Gubernamental también es importante en éste caso ya que al cumplirla nos permitirá un correcto manejo de los Bienes del Sector Público, que la Auditoría es una herramienta para realizar un examen que ayuda a obtener resultados que aumente el proceso transparente de las transacciones.
Según Muñoz Naranjo, (2015) En el Modelo de Control Interno para Activos fijos de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado del Cantón Montalvo” como requisito previo a la obtención al título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, en la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, el autor plantea el objetivo de Elaborar un modelo de control interno de activos fijos que determine eficiencia y eficacia en el manejo de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado del cantón Montalvo.
El control de activos fijos es muy importante y se lo debe realizar diariamente debido al aumento de compras, por lo que es sustancial el modelo de control interno confiable de activos fijos, destinado a mejorar el trabajo del encargado de dicha actividad, llevar un mejor control interno, de esta manera satisfacer las necesidades de los usuarios y realizar sus informes de forma rápida y oportuna, facilitando la toma de dediciones en cuanto a la adquisición de bienes y equipos.
9
En el manual hace notar políticas y procedimientos de la ley y las normas de control interno emitidas por la Contraloría General del Estado, con el objetivo de controlar, regular normar y administrar mejor los bienes del GAD. Municipal de Palora.
1.2.Actualidad del objeto de estudio de la investigación.
Según De la Peña Gutiérrez, (2007) La auditoría se origina como una necesidad social generada por el desarrollo económico, la complejidad industrial y la globalización de la economía, que han producido empresas sobredimensionadas en las que se separan los titulares del capital y los responsables de la gestión. Se trata de dotar de la máxima transparencia a la información económico-financiera que suministra la empresa a todos los usuarios, tanto directos como indirectos
En su libro de Auditoría Un Enfoque Práctico, indica lo siguiente:
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio se puede establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre auditoría económica y auditorías especiales.
Es necesario añadir que, la auditoría es una herramienta de control y supervisión también contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización permitiendo descubrir debilidades existentes en el control interno la organización.
Orígenes de la Auditoría
10
empresa y por ende la contabilidad, y a la luz del efecto social se modifica, el avance de la tecnología hace que las empresas manufactureras crezcan en tamaño, en los primeros tiempos se refería a escuchar las lecturas de las cuentas y en otros casos a examinar detalladamente las cuentas coleccionando en las primeras las cuentas “oída por los auditores firmantes” y en la segunda se realizaba una declaración del auditor.
Los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a sueldos. Con esta separación de la propiedad y de los grupos de administradores la Auditoría protegió a los propietarios no solo de los empleados sino de los gerentes. Ya a partir del siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran en el análisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Los países donde más se alcanza este desarrollo es en Gran Bretaña y más adelante Estados Unidos.
Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría dedicada solo a descubrir fraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social exige que se diversifique y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las industrias y se socialicen más, por lo que la Auditoría pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir, conocer si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situación financiera. Así la Auditoría daba respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras.
En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnológicos han producido cambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditoría ha penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administración. La Auditoría amplía su objeto de estudio y motivado por las exigencias sociales y de la tecnología en su concepción más amplia pasa a ser un elemento vital para la gerencia a través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se proyectan los ejecutivos.
11
Ya en 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."
El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar el Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización.
En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizarla y la evaluación de sistemas.
En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica.
Control interno
Para considerar aspectos del sistema de control interno se deben considerar puntos importantes para el estudio del riesgo de auditoria se debe considerar lo siguiente:
12
para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.
Según José del toro, Antonio Vizcaino, Elvira Trabas, Carlos Santos, (2005) nos dice que es un proceso integrado a la operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad.
Por tanto el control interno se puede definir como una evaluación interna de la empresa para determinar aspectos en cuanto a buen manejo de sus estados financieros y cumplimiento de leyes o reglamento
Auditoría
La auditoría constituye una de las herramientas de gestión gerencial, de gran apoyo para los accionistas y dueños de empresas, quienes requieren de información atestada por expertos con el fin de tomar decisiones sobre la base del Informe de Auditoría.
Según Arens, Elder, & Beasley, (2007) “Auditoría es la acumulación y evaluación de evidencia basada en información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y competente”.
De acuerdo a Madariaga, (2004)
La auditoría, en general, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
Según López, (2003)
En una primera aproximación del concepto teórico, podemos indicar que la auditoria consiste en un examen sistemático de los estados financieros, de sus registros y operaciones, con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
13 Tipos de Auditoría
Según De la Peña, (2008), propone la clasificación de la auditoría de acuerdo a los siguientes criterios:
- Según la naturaleza del profesional - Según la clase de objetivos perseguidos
- Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados.
a. Según la Naturaleza del Profesional Auditoría externa
Según Zegler, (1999), considera que:
Es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencia de una manera objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y eventos para determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y criterios establecidos y comunicar los resultados a los usuarios interesados.
Este tipo de auditoría examina y evalúa la planificación organización dirección y control interno administrativo, la economía y eficiencia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros, también el resultado de las operaciones previstas para determinar si se han alcanzado las metas propuestas.
Auditoría Interna.- Se realiza por personal perteneciente a la organización auditada. Cook & Winkle, (1997), concluyeron:
Cuando la auditoría es llevada a cabo por empleados de la empresa, cuyos procedimientos e informes están siendo revisados, el examen se conoce como auditoría interna, y a quienes llevan a cabo el examen se les da el nombre de auditores internos.
Este tipo de auditoría cumple una función importante dentro de las empresas públicas y privadas para evaluar el sistema implantado, detectar errores y falencias en el funcionamiento del mismo y realizar recomendaciones para su mejora.
Auditoría Gubernamental.- Es la actividad de fiscalización en la que intervienen órganos del Estado sobre entidades de derecho público o procesos que afectan recursos estatales. En el caso de Ecuador este organismo es la Contraloría General del Estado. Contraloría General del Estado, (2002), determina que:
14
La auditoría gubernamental no podrá modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios públicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando éstas hubieran definido la situación o puesto término a los reclamos de los particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor de conformidad con la ley.
Según la clase de objetivos perseguidos
Auditoría Financiera.- Según De la Peña, (2008), la auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional.
Contraloría General del Estado, (2001), define:
Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno.
Auditoría Administrativa u Operacional.- Según De la Peña, (2008) “Es la actividad dirigida al examen y evaluación de los procedimientos y de los sistemas de gestión internos instalados en una organización con el fin de incrementar su eficiencia”.
Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados
Auditoría Completa.- Según De la Peña, (2008) “Tiene por finalidad el manifestar una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas anuales tomadas en su conjunto”.
Auditoría Parcial o Limitada.- Según De la Peña, (2008), considera que “su objeto es la revisión parcial de otros documentos contables con el objeto de emitir informes sobre los mismos”.
15
Según Blanco, (2012) “la comprensión de los aspectos concernientes a los sistemas de contabilidad y de control interno sobre la información financiera, junto con las evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y otras consideraciones, harán posible para el auditor:
- Identificar los tipos de potenciales manifestaciones erróneas de importancia relativa
que pudieran ocurrir en los estados financieros.
- Considerar factores que afectan al riesgo de manifestaciones erróneas importantes; y - Diseñar procedimientos de auditoría apropiados.”
Métodos de evaluación
La Contraloría General del Estado “CGE” (2001), expone que para la evaluación del sistema de control interno institucional se utiliza diversos métodos, entre los más conocidos son los siguientes:
Cuestionarios
Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.
Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en la estructura del control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, es ese caso se utiliza las NA “No Aplica”.
De ser necesario a más de poner las respuestas, se puede contemplar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales.
Flujogramas
16
Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tienen ventajas frente a otros métodos porque permite efectuar el revelamiento siguiendo una secuencia lógica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito y facilita la identificación o ausencia de controles. La simbología más utilizada para describir flujogramas o diagramas de flujo puede apreciarse en la siguiente figura.
Figura 2 Ejemplo de Flujogramas
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN
Inicio o finalización del diagrama
Etapa del proceso o realización de una actividad
Etapa de análisis o toma de decisión
Realización de un documento
Papel perforado
Actividad de control
Auditoria o proceso
Conexión o relación con el resto del diagrama
17 Descriptivas o Narrativas
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema que está evaluando; estas explicaciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios; archivo, empleados y departamentos que intervienen en el sistema. El revelamiento se los hace en entrevistas y observaciones de actividades, documentos y registros
Combinación de Métodos
Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de control interno, pues requiere la aplicación combinada de métodos. Para la selección de método o métodos es necesario considerar las ventajas y desventajas que tienen cada uno de ellos.
1.2.1 Etapas de la Auditoría
Según Cook & Winkle, (2002) El proceso que sigue una auditoría, se puede resumir en lo siguiente: inicia con la expedición de la orden de trabajo, planificación, ejecución del trabajo y culmina con la comunicación de resultados, cubriendo todas las actividades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado.
Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, considerando la disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad, la magnitud y el volumen de las actividades a ser examinadas.
Amador, (2008) con respecto a los aspectos del trabajo preliminar aporta: “Con el trabajo preliminar el personal que evalúa consigue tener una apreciación general, la cual sirve de apoyo para profundizar en el trabajo definitivo.”
18 Riesgo de Auditoría:
Según el criterio de Whittington & Pany, (2007) “Indica la posibilidad de que los auditores sin darse cuenta no modifiquen debidamente su opinión sobre estados financieros que contienen errores materiales. En otras palabras, es el riesgo de que los auditores emitan una opinión sin salvedades que contenga una desviación material de los principios de contabilidad generalmente aceptados”.
Tipos de Riesgos de Auditoría:
Según Arens, Elder, & Beasley (2007) los riesgos de auditoría son: Riesgo Inherente:
Es la susceptibilidad de los estados financieros a errores importantes suponiendo que no existen controles internos. Si el auditor llega a la conclusión de que existe una alta probabilidad de errores, sin tomar en cuenta los controles internos, el auditor determinaría que el riesgo de inherente es alto.
Riesgo de Detección:
Es una cuantificación del riesgo de que las evidencias de auditoría de un segmento no detecten errores superiores a un monto tolerable, si es que existen dichos errores. Existen dos puntos importantes al riesgo planeado de detección: 1) depende de los otros tres factores del modelo. El riesgo planeado de detección cambiara solo si el auditor cambia uno de los otros factores y 2) determina la cantidad de evidencias sustantivas que le auditor planea acumular, inversamente al tamaño del riesgo planeado de detección. Riesgo de Control:
Es una medición de la evaluación que hace el auditor de la probabilidad que errores superiores a un monto tolerable en un segmento no sean evitados o detectados por el control interno del cliente. El riesgo de control presenta 1) una evaluación de la eficacia de la estructura del control interno del cliente para evitar o detectar errores y 2) la intención del auditor para hacer esa evaluación en un nivel por debajo del máximo (100%) como parte del plan de auditoria.
Riesgo de auditoria:
19
incertidumbre completa. La certeza total (riesgo cero) de la precisión de los estados financieros no es práctica en términos económicos.
Nivel de confianza y riesgo
Según el criterio de León, (2012) Para medir el nivel de confianza y riesgo se debe aplicar la siguiente fórmula:
N C = C T * 100 / P T En donde:
NC = Nivel desconfianza CT = Calificación total PT = Ponderación total
Lo que se puede explicar con el siguiente gráfico:
Figura 3 Determinación de la Confianza y Riesgo
Fuente: León, (2012)
a) Tipos de Evidencias de Auditoría
Según Arens, Elder, & Beasley, (2007) Explican que existen siete categorías amplias de evidencia de entre las cuales el auditor puede escoger y se definen a continuación: - Examen físico.- Es la inspección o conteo que hace el auditor de un activo tangible,
que a menudo está asociado con el inventario y el efectivo.
- Confirmación.-Es la recepción de una respuesta oral o escrita de una tercera persona de una tercera persona independiente para verificar la precisión de la información que ha solicitado el auditor.
- Documentación.- Es el examen que hace el auditor de los documentos y registros del cliente para apoyar la información que es o debe ser incluida en los estados financieros.
CONFIANZA
15% - 50%
85% - 50%
51% - 75%
49% - 75%
76% - 95%
24% - 5%
24% - 5% RIESGO
BAJA MEDIA ALTA
20
- Procedimientos Analíticos. - se utilizan comparaciones y relaciones para determinar si los balances de cuenta u otros datos son razonables.
- Interrogatorio al Cliente. - Es obtener información escrita o verbal del cliente en respuesta a las preguntas del auditor.
- Re-desempeño. - Implica verificar de nuevo una muestra de los cálculos y transferencias de información que hace el cliente durante el periodo que se está auditando.
- Observación. - Es el uso de los sentidos para evaluar ciertas actividades.
b) Contenido y Organización de la información durante la ejecución de la auditoría. - Archivo Permanente: Según Arens, Elder, & Beasley, (2007) “Tienen como objetivo contener los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de la información sobre la auditoria que es de interés permanente de un año al otro.”
- Archivo Corriente: Según Arens, Elder, & Beasley, (2007) “Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está auditando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y un conjunto de archivos presentes para las auditorías de cada año.”
Papeles de trabajo
Según Estupiñan, (2004) Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor y cumplen los siguientes:
- Facilitar la preparación del informe de Auditoria y revisoría fiscal.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el
informe.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.
- Servir de guía en exámenes subsecuentes.
Procedimientos de Auditoría
21 Tabla 1 Procedimientos de la Auditoría
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Evidencia
física:
Examen físico: ver la evidencia física de un activo. Observación: ver la actividad de un cliente.
Presentación de terceros:
Confirmación: obtener y evaluar una respuesta, deudor, acreedor u otra parte involucrada.
Evidencia documentaria:
Rastreo o seguimiento: Establecer la totalidad del procesamiento de una transacción siguiendo el trayecto hasta el final.
Comprobantes: establecer la existencia u ocurrencia de transacciones registradas siguiendo hacia una transacción hacia atrás siguiendo documentos de soporte.
Inspección: leer o revisar punto por punto un documento o registro. Conciliación: Establecer un acuerdo entre dos conjuntos de registros llevados independientemente, pero relacionados.
Cálculos: Re ejecución: repetir la actividad de un cliente. Relaciones
reciprocas de información:
Procedimientos analíticos: evaluación de información hecha por un estudio de relaciones esperadas entre información financiera y no financiera.
Declaraciones del cliente:
Indagaciones: preguntas dirigidas al personal apropiado del cliente. Registros de
contabilidad:
Comparación: Confrontar sumas de diferentes registros internos. Fuente: Whittington & Pany, (2007)
Marcas
22 Figura 4 Marca de Auditoría
Fuente: Cook & Winkle, (2002)
Hallazgos
Los hallazgos constituyen aquella síntesis de información sobre cualquier tipo de inconsistencias, incumplimientos o irregularidades presentadas en el ejercicio de la evaluación mediante la aplicación de procedimientos de auditoría.
Según Arens, Elder, & Beasley, (2007) Se emplea para referirse a cualquier situación deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicación de los diferentes procedimientos de auditoría, debiendo ser estructurado de acuerdo a sus atributos (condición, criterio, causa y efecto) y obviamente según el interés para la organización auditada. El desarrollo de los hallazgos constituye una labor importante en el proceso de obtención de evidencias para respaldar en informe de Auditoría Integral.
Atributos del Hallazgo
Según el criterio de Mantilla, (2009) Los atributos o componentes básicos de un hallazgo son: la condición, el criterio, causa y efecto.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
√ Verificado con Estados Financieros
√ Verificado con Autorización
X Verificado con Existencias Físicas
√/ Verificados con saldos
Ʃ Sumatoria Parcial
r Sumatoria Total
≠ Diferencias Detectadas
© Valores No Registrados
√ ° Verificado con Documentos
o Valor según Arqueo de Fondos
® Confirmaciones Recibidas
√ Conformidad con Otros Documentos
¥ Confrontado con Libros
# Sin Comprobante
<< Pendiente de Registro
U Cumple Registros Fiscales
FD Falta de documento
// Incluir en el Informe
S Solicitud de Confirmación enviada
SI Solicitud de Confirmación Recibida Inconforme
S/A Solicitud de Confirmación Recibida Inconforme pero Aclarada
¢ Comprobada en Auxiliar
© Confrontado Correcto
CC Pendiente de Registro
φ No reúne requisitos
Y Inspeccionado
W Comprobante de cheque Examinado
@ Cotejeado con fuente Externa
* Hallazgo de Auditoría
23
1. Condición: Se representa a través de la situación encontrada en el momento de ejecutar el proceso de auditoría. La condición refleja el grado en que se están logrando o no los criterios. En la condición no se identifica el hallazgo: solamente se describe la forma como se están haciendo realmente las cosas o si se están haciendo bien, regular o mal.
2. Criterio: Esta dado por las normas instrumentos con que el auditor mide o evalúa la condición hallada. Entre los criterios más usados están las leyes, los reglamentos, los objetivos, las políticas, el sentido común, la experiencia del auditor y las opiniones independientes de expertos. El criterio indica cómo se deben hacer las cosas.
3. Causa: Es el origen de las condiciones halladas durante el desarrollo de la auditoria; o los motivos por los cuales no se han cumplido los objetivos establecidos por la administración.
4. Efecto: Es esencialmente la diferencia entre la condición y el criterio. Se cuantifica en dinero o en otra unidad de medida para persuadir a la gerencia de la necesidad de tomar correctivos inmediatos o a corto plazo dirigidos a disminuir los desfases entre la condición y el criterio, o por lo menos, el impacto de los mismos.
5. Conclusiones: Son los juicios que emite el auditor y que se basan en los hallazgos; surgen luego de evaluar los correspondientes atributos y los comentarios de la entidad. Se debe utilizar un enfoque que cause impacto en la gerencia; para ello se acostumbra a resumir los problemas haciendo énfasis en aspectos económicos, cuantificándolos y mostrando las posibles consecuencias.
24 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Tabla 2 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS NORMAS GENERALES
1. Capacitación técnica adecuada e idoneidad. 2. Actitud mental de independencia.
3. Debido cuidado profesional. NORMAS DEL TRABAJO
DE CAMPO
1. Planeación y supervisión apropiada.
2. Comprensión suficiente del control interno. 3. Evidencia suficiente y competente.
NORMAS DE LOS INFORMES
1. Presentación de los estados financieros de acuerdo a los PCGA.
2. Observación consistente de los principios en el periodo actual en relación con el anterior.
3. Revelaciones informativas adecuadas.
4. Expresar una opinión acerca de los estados financieros.
Fuente: Whittington & Pany, (2007)
Índices
Cepeda, (2000) Señala que los índices son símbolos numéricos, alfanuméricos o alfabéticos que permiten la identificación y la lectura de los papeles de trabajo durante y después del desarrollo de la auditoría, facilitando posteriormente su ordenamiento y su ubicación en el archivo correspondiente.
Figura 5 Índice de Auditorías
ÍNDICE DESCRIPCIÓN
PA PG NCI CI AG HA AC AP SPR H/H A B AA SS
Planificación y Programación De La Auditoria Programa de Auditoria
Narrativa de Control Interno Cuestionario de Control Interno Archivo General
Hoja de Ajustes Archivo Corriente Archivo Permanente
Seguimiento de Procedimientos Hoja de Hallazgos
25
1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto
Según Pomerio Barcenes & Bayron Riera & Nelson Alarcón & Jorge Jimenéz, (2018) La contabilidad y auditoría son funciones esenciales, tanto en las empresas públicas y privadas.La auditoría se refiere a una revisión de los estados financieros y otros registros de una entidad para determinar si presentan el reflejo fiel de la situación financiera y el rendimiento de la empresa. Auditoría también implica verificar si la empresa o institución ha preparado sus registros y estados financieros de conformidad con las normas aplicables y demás normas pertinentes.
El artículo 212 de la Constitución de la República del Ecuador faculta a la Contraloría General del Estado, dirigir el Sistema de Control Administrativo que se compone de Auditoría Interna, auditoría interna y control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
Según (El Telégrafo, 2019) El órgano de control presentó los principales resultados de 19 auditorías al Seguro Social. Los hallazgos establecen glosas por $ 80 millones y destitución de 60 funcionarios.
A pesar de que las 44 auditorías al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) no han concluido, la Contraloría General del Estado expuso los hallazgos de 19 exámenes especiales aprobados. Se detectaron irregularidades e incumplimientos de disposiciones legales, por las cuales se predeterminaron responsabilidades administrativas por $ 1,2 millones, glosas por $ 88,2 millones y la destitución de 60 funcionarios.
El análisis de la Contraloría se concentró en los últimos siete años de gestión del Seguro Social, que incluye la administración de Richard Espinosa.
26
2) CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
El capítulo describe el diseño metodológico del proyecto de investigación, definiendo la metodología para la búsqueda y procesamiento de datos empleados, la población y muestra determinada para la investigación, las técnicas e instrumentos aplicados a la muestra seleccionada y el diagnóstico que permite la elaboración de la propuesta.
2.1Paradigma y Tipo de Investigación Paradigma Asumido
El presente trabajo de investigación permitirá la aplicación combinada del enfoque cualitativo y cuantitativo de la siguiente manera:
El enfoque cualitativo se emplea debido a que la investigación se basa en el estudio de todas las características particulares del componente propiedad, planta y equipo; se aplicó esta metodología para describir todas las características encontradas en los procesos y actividades financieras, de cumplimiento y de control en el Instituto de Atención Prioritaria del GAD Provincial de Napo.
El enfoque cuantitativo fue aplicable para la realización y aplicación de las pruebas sustantivas de auditoría y para lo organización, tabulación de los datos obtenidos en la aplicación de los instrumentos de investigación.
Modalidad y Tipo de Investigación
Investigación Documental: Este tipo de investigación permitió el flujo de documentación e información relacionada con el inventario del Instituto de Atención Prioritaria del GAD Provincial de Napo, la misma que luego del análisis correspondiente confirmó el estado actual del componente propiedad, planta y equipo.
Investigación de campo: La investigación de campo se realizó a través de las visitas a la institución para observar las actividades y los procesos que se realizan en ella, los controles internos que se aplican, así como el desarrollo de la gestión administrativa y financiera del componente estudiado
27
2.2Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos Población y Muestra
El universo de estudio está comprendido por el total de operaciones y procedimientos administrativos, financieros, de control interno y de cumplimiento realizados durante el período 2018. La población está conformada por los funcionarios que tienen relación directa con el componente propiedad, planta y equipo del Instituto de Atención Prioritaria. Los funcionarios relacionados que corresponden a la población investigada en este campo se exponen en la siguiente tabla.
Tabla 3 Población
Población N° de personas
Director Ejecutivo 1
Subdirector Financiero 1
Director de Talento Humano 1
Contador 1
Bodeguero 1
Responsable de Activos Fijos 1
Personal relacionado con el componente planta, propiedad y equipos
12
TOTAL 18
Fuente: Instituto de Atención Prioritaria del GAD. Provincial de Napo Plan de Recolección de la Información
Métodos
Deductivo: Es un método científico que considera que la conclusión está implícita en las premisas. Por tanto, supone que la conclusión sigue necesariamente a las premisas: Es el análisis de lo general a lo particular.
La aplicación de este método se relacionó con el análisis de los aspectos generales de control interno, de cumplimiento y de gestión, para llegar a la conclusión de aspectos específicos de los componentes de cada área examinada como por ejemplo en la auditoría financiera las especificaciones de estados financieros, entre otros.
Inductivo: Es un método científico que permitió obtener conclusiones generales a partir de premisas particulares. Se caracteriza por cuatro etapas básicas: la observación y el registro de todos los hechos: el análisis y la clasificación de los hechos; la derivación inductiva de una generalización a partir de los hechos; y la contrastación.
28
por ejemplo la verificación del cumplimiento de las leyes y la normativa interna aplicable a los estados financieros de la institución.
Técnicas
Las técnicas de investigación empleadas en la presente indagación para la recolección de información se desarrollaron a través de un proceso sistemático, dirigido y organizado que tiene como objetivo fundamental la búsqueda de conocimientos válidos y confiables. Básicamente este proceso investigativo nos permitió identificar, analizar, descifrar, sintetizar y determinar aquellos principios involucrados en dicho proceso. Se emplearon las siguientes técnicas.
Observación
Esta técnica fue aplicada a la subdirección financiera, activos fijos y bodega del Instituto de Atención Prioritaria del GAD Provincial de Napo.
Entrevista
Se aplicó una entrevista al Director Ejecutivo del Instituto de Atención Prioritaria del GAD Provincial de Napo con el fin de obtener información y conocer sus opiniones e inquietudes, respecto a la gestión administrativa, mediante una guía de entrevista estructurada con el fin de obtener la información deseada.
Cuestionarios de Control Interno
Permitieron realizar el trabajo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, para evaluar el Control Interno de los componentes según la metodología COSO determinando la extensión de los procedimientos aplicables en cada uno de los componentes de control interno y sus subcomponentes.
Encuesta
Fue realizada mediante la aplicación de un cuestionario estructurado de preguntas cerradas para obtener información de las variables de investigación. Fue aplicada a la muestra determinada para la investigación.
2.3Resultados del Diagnóstico de la Situación Actual
29 Entrevista aplicada
GUÍA DE ENTREVISTA APLICADA AL DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GAD PROVINCIAL DE NAPO
Objetivo: Recopilar información para el Examen Especial al Componente Propiedad, Planta, Equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo en el Periodo 2018.
Pregunta 1: ¿Se ha realizado alguna auditoría o examen especial al Componente Propiedad, Planta y Equipo en años anteriores?
Pregunta 2. ¿En el Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo se ha designado un responsable de la custodia del Componente Propiedad, Planta y Equipo?
Pregunta 3: Se han establecido normas de control determinadas para el manejo del componente propiedad, planta y equipo en el Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo
Pregunta 4 ¿Se ha establecido una adecuada codificación y clasificación del Componente Propiedad, Planta y Equipo de la entidad?
Pregunta 5-¿Se encuentran asegurados los componentes propiedad, planta y equipo de la entidad?
Pregunta 6: ¿Se han establecido procesos para dar de baja un bien que haya culminado su vida útil?
Pregunta 7: ¿Con que frecuencia se realizan constataciones físicas de los bienes de la entidad?
Pregunta 8: Considera usted que la realización del examen especial al área de propiedad, planta y equipo contribuirá a mejorar los procesos administrativos y contables del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD Provincial de Napo.
2.3.1 Interpretación de los Resultados de la Entrevista
30
GUÍA DE ENTREVISTA APLICADA AL DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO DE ATENCIÓN SOCIAL PRIORITARIA DEL GAD PROVINCIAL DE NAPO
Objetivo: Recopilar información para el Examen Especial al Componente Propiedad, Planta, Equipo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo en el Periodo 2018.
Pregunta 1: ¿Se ha realizado alguna auditoría o examen especial al Componente Propiedad, Planta y Equipo en años anteriores?
No
Pregunta 2. ¿En el Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo se ha designado un responsable de la custodia del Componente Propiedad, Planta y Equipo?
Si
Pregunta 3: Se han establecido normas de control determinadas para el manejo del componente propiedad, planta y equipo en el Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo
No
Pregunta 4 ¿Se ha establecido una adecuada codificación y clasificación del Componente Propiedad, Planta y Equipo de la entidad?
No, no todos los bienes se encuentran codificados en su totalidad.
Pregunta 5-¿Se encuentran aseguradas las propiedades, planta y equipo de la entidad?
No.
Pregunta 6: ¿Se han establecido procesos para dar de baja un bien que haya culminado su vida útil?
No
Pregunta 7: ¿Con que frecuencia se realizan constataciones físicas de los bienes de la entidad?
31
Pregunta 8: Considera usted que la realización del examen especial al área de propiedad, planta y equipo contribuirá a mejorar los procesos administrativos y contables del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD Provincial de Napo.
Si
2.3.2 Resultado del diagnóstico de la situación actual
De la entrevista realizada al Director Ejecutivo del Instituto de Atención Social Prioritaria del GAD. Provincial de Napo, para conocer sobre su criterio sobre la administración de bienes y sobre los procesos internos de propiedad, planta y equipo.