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ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DESCRIPCION

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ANALISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DESCRIPCION

FECHA. 14 de octubre de 2008 DE: DIVISION ADMINISTRATIVA

ASUNTO: CONTRATACION DE UNA AGENCIA DE VIAJES ESPECIALIZADA EN EL SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS NACIONALES E INTERNACIONALES PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

OBJETO:

La contratación de una agencia de viajes que suministre tiquetes aéreos nacionales e internacionales para los funcionarios de la entidad, con tarifas económicas, y que garantice los cupos en las temporadas altas.

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL OBJETO MATERIA DE LA CONTRATACION.

El Fondo Nacional de Ahorro, esta interesado en contratar, una agencia de viajes que preste los servicios de suministro y colocación de tiquete aéreos en las diferentes ciudades del país, y fuera de él, garantizando el mayor esfuerzo en la obtención de cupos en temporadas altas.

A fin de fortalecer el servicio al cliente el FONDO abrió nuevos puntos de Atención al Afiliado en Amazonas y San Andres.

Dentro de los resultados obtenidos se tiene que de un total de 10.569 familias colombianas han resultado beneficiadas con el crédito hipotecario que otorga la Entidad, la aprobación de créditos para vivienda se ha incrementado en un 53% en este primer trimestre del año comparado con cifras de 2007; es decir, pasó de 6.182 a 9.540.

Así mismo se aumentó en 63 por ciento el valor de los préstamos asignados al registrar en 2007 $191.523 millones y este año $311.692 millones. Como se recordará el monto del presupuesto dirigido a créditos y aprobado por la Junta Directiva para este año superó $1 billón y a través de estos recursos dijo el

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directivo, se atenderán inicialmente créditos hipotecarios para vivienda dirigidos a unas 27.000 familias en el país con un promedio cercano a $37 millones. Esta cifra se complementa con los $310.875 millones para atender solicitudes de cesantías y de esta manera, completar $1.3 billones.

CRÉDITOS APROBADOS 2007 vs 2008

CONSOLIDADO AÑO NÚMERO CRÉDITOS APROBADOS VALOR CRÉDITOS APROBADOS

31 de marzo 2007 6.182 $ 191.523 millones

31 de marzo 2008 9.540 $ 311.692 millones

Variación 2007 vs 2008 3.358 $ 120.169 millones

Incremento 54 % 63 %

Fuente: División de Crédito FNA

Todos estos resultados se logran gracias a la coordinación y apoyo de las diferentes dependencias de la Entidad, como lo es la Oficina Comercial y Mercadeo, División Comercial, División de Mercadeo, División de Crédito, División de Cesantías y División de Cartera, quienes trabajan en la puesta en marcha del programa “Vivienda para nuestros Afiliados” y ponen a disposición de los afiliados las ventajas que ofrece la Entidad en cuestión de Crédito y Cesantías . De ahí que la División Administrativa dentro de sus funciones está el de solicitar los tiquetes aéreos nacionales para todos los funcionarios de la entidad, que hayan sido autorizados por el Presidente del FONDO.

Lo anterior indica que es necesario continuar apoyando las campañas publicitarias y programas creados alrededor de este objetivo, y para ello es indispensable asistir a los diferentes departamentos del país, contando con la participación y colaboración de las áreas misionales que manejen los temas sobre afiliación, solicitud de créditos, recuperación de cartera, representación judicial, audiencia de conciliaciones, interrogatorios de parte, entre otros.

Por otra parte, la División Administrativa, debe mantener al día el pago de impuestos de los diferentes bienes inmuebles de propiedad de la Entidad, de ahí que es necesario el traslado de personal de ésta área para que cancele los impuesto y que solicite los paz y salvos a que hayan lugar, con el fin de evitar el pago de intereses por mora, igualmente, en caso de que se llegue a realizar la venta del lote de Cali, la entrega del mismo se realizaría a través de ésta división.

Para mejorar la imagen física de los locales de los diferentes puntos de atención al cliente, se requiere de remodelaciones, adecuaciones, dotación de elementos

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propios de una oficina, entre otras actividades, para ello se suscriben contratos de prestación de servicio que deben ser supervisados por los coordinadores de cada regional, sin embargo, en caso de presentarse algún contratiempo, la División Administrativa cuenta con un arquitecto capacitado para dirigirse a la ciudad que presenta el problema y solucionarlo.

Para el manejo efectivo de los inventarios de los puntos de atención al cliente se requiere que funcionarios de la División Administrativa se desplacen a diferentes ciudades a fin de levantar y codificar los inmuebles.

Igualmente, el FONDO NACIONAL DE AHORRO ha venido suscribiendo contratos sobre tecnología que cubren los diferentes puntos de atención al cliente, para ello es necesario realizar visitas en sitio, por parte de la Oficina de Informática quienes son los supervisores de este tipo de contratos, adicionalmente se requiere de capacitación o transferencia de conocimiento puntual para las personas que laboran en los puntos de atención.

Otra actividad a tener en cuenta es la participación de la entidad en los Consejos comunitarios organizados por la Presidencia de la Republica a nivel nacional. Teniendo en cuenta lo anterior, la División Administrativa hace énfasis en la puntualidad en la entrega de los tiquetes, seguridad y respaldo de las aerolíneas que maneja la agencia de viajes, con el fin que el personal del FONDO pueda cumplir con su cometido en el tiempo establecido evitando al máximo cambio de itinerarios por fallas en los aviones o cancelación de los vuelos por otras causas que no son de fuerza mayor.

Por austeridad en el gasto público la División Administrativa, hace las reservaciones de los pasajes en las tarifas económicas existentes en el momento de la solicitud, lo anterior no quiere decir que se envíen por aerolíneas que no sean confiables y que constituyan un riesgo para el personal.

3. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN

Con el fin de cumplir con las funciones propias de la División Administrativa y los objetivos de la Entidad, es indispensable contar con una agencia de viajes con la suficiente experiencia y respaldo, por parte de otras agencias en el momento que sea necesario situar los tiquetes en otras ciudades o en los otros aeropuertos diferentes al DORADO.

Así mismo, se debe tener presente que la agencia de viajes debe contar con tecnología de punta a fin de dar respuesta rápidamente a las llamadas telefónicas efectuadas por la Entidad, con programas o con personal especializado en dar solución prontamente y eficazmente a los reclamos y por menores que se puedan presente por la no utilización de tiquetes o por la cancelación de viajes a ultimo minuto, ya sea por necesidades del servicio o fuerza mayor.

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Igualmente es necesario que la Agencia de Viajes cuente con un buen grupo de mensajería, que sea ágil y confiable, dotados con radios de comunicación o cualquier medio que permita la comunicación constante, en caso de poder suministrar los tiquetes aéreos vía correo electrónico, que garantice la prestación del servicio en los casos antes mencionados, no solo en la ciudad de Bogotá sino en cualquier lugar de Colombia en donde el FONDO tenga puntos de atención al cliente.

Otro de los aspectos a tener en cuenta, es el horario de atención que pueda ofrecer la agencia de viajes, por cuanto el FONDO no puede estar limitado a un horario, debido a imprevisto que en un momento dado se puedan presentar. Es importante, que la agencia de viajes lleve un excelente manejo de la cuenta desde el punto de vista contable, para evitar confusiones en el momento del pago de las facturas y cumplir con los plazos de pago que para este caso el FONDO establece quince (15) días desde el momento en que se cumpla el viaje.

Es de anotar que las aerolíneas suelen dar incentivos a las empresas que consumen un volumen determinado de tiquetes aéreos sin importar su destino, dichos planes y beneficios deben ser dados a conocer por parte de la agencia de viajes, para ello se requiere de presentación de continuos informes que permitan tener una base de datos confiable.

Que para el año 2008 se suscribió el contrato Estatal 152 con la Agencia de Viajes MAYATUR S.A, por la suma de $100.000.000, a la fecha queda un saldo de aproximadamente $28.000.000, los cuales pueden alcanzar para 2 meses, por lo tanto es necesario iniciar un nuevo proceso de contratación por el termino de seis (6) meses o hasta agotar su valor.

4 PRESUPUESTO OFICIAL ASIGNADO

El valor estimado para efectuar el proceso de contratación es de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000.00) MCTE incluido IVA, para un periodo de (6) meses o hasta cuando se agote su valor, servicio que se encuentra incluido en el presupuesto para el año 2008, cuenta 2.1.1.2.2.4.1

6. ESTUDIO DE MERCADO.

Una vez revisado la lista del SICE, no se encontrón ningún registro de este clase de servicios.

Con el fin de ser eficientes en la entrega de pasajes aéreos, la División Administrativa invito a las agencias de viajes que están en la zona del centro y que tiene por lo menos una sucursal a fin de atender prontamente cualquier solicitud que se realice a última hora del día y que han prestado un excelente servicio en años anteriores.

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Teniendo en cuenta que todas las agencias de viajes se rigen por las mismas tarifas y aerolíneas, se debe tener en cuenta otras variables al momento de elegir una agencia de viajes, como puede ser descuentos, servicio adicional, horarios de atención.

2. RIESGOS

Los riesgos que deberá tener en cuenta la entidad al momento de la contratación y en la ejecución del contrato serán:

A- Incumplir con las diferentes diligencia judiciales, programadas en las diferentes ciudades del país.

B- En desarrollo de la ejecución contractual los riesgos serán la expedición de tiquetes con fechas y horas erradas, la falta de colaboración por parte de la agencia al momento de modificar o reasignar un itinerario, en horario no laboral, la falta de prioridad en la asignación de cupos en temporada alta.

7. ESTUDIO JURÍDICO:

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14 de la ley 1150 de 2007, el FNA se encuentra exceptuado de aplicar el estatuto general de la contratación por ser empresa industrial y Comercial del Estado de carácter financiero, que compite con el sector privado nacional, correspondiéndole sin embargo, como lo dispone el artículo 13 de la ley 1150 citada, aplicar en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, además del Régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal.

LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO

Jefe División Administrativa

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