Manual de Usuario MÓDULO FITR

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Manual de Usuario

MÓDULO FITR

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Manual de Usuario

Proyecto SEFLogiC – Módulo FITR

Identificación del documento

Código del documento FOR030-MUS-FITR Gestión Bancaria v1.9 Nombre del documento Manual de usuario de FITR (Gestión Bancaria)

Versión V1.9

Tipo documento: Formación

Finalidad: Formación a usuarios

Información del documento

Preparado por: Equipo UTE FITR Fecha de entrega:

Validado por Fecha de revisión:

Firma: Fecha de

validación:

Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

V1.3 2015-05-06 Inclusión Retrocesiones Bancarias V1.4 2015-07-02 Revisión

V 1.5 2015-11-06 Retrocesión con retenciones- Traslado extrapresupuestario. V 1.6 2015-12-24 Retrocesiones en periodo transitorio

V 1.7 2016-02-22 Informe de Conciliaciones Bancarias V 1.8 2016-06-01 Informe de Conciliaciones Bancarias

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Manual de Usuario

Índice

1. Introducción. ... 4

2. Gestión Bancaria ... 4

2.1. Datos Maestros de Bancos... 4

Crear banco (FI01) ... 4

Modificar banco (FI02) ... 8

Visualizar banco (FI03) ... 11

Detalle de Cuentas Bancarias Propias (Z53_FITR_CTAS_BRIAS) ... 16

Visualizar Modificación de banco (FI04) ... 21

Fijar petición de borrado banco (FI06) ... 26

Índice de bancos (S_P99_41000166)... 28

2.2. Extracto Cuentas Manual ... 33

Extracto de Cuenta Manual (FF67) ... 33

Tratamiento Posterior Extracto Cuenta Manual (FEBAN) ... 42

Contabilización Extracto Cuenta Electr. (FEBP) ... 48

Supervisión Batch input (SM35) ... 50

2.3. Extracto Cuentas Electrónico ... 53

Visualizar Extracto de Cuenta Electrónico (FF_6) ... 53

Tratamiento Posterior Extracto de Cuentas Electrónico (FEBAN) ... 56

2.4. Conciliación bancaria ... 61

Compensación Automática (F.13) ... 65

2.5. Movimientos Internos de Fondos ... 69

Crear Registro Individual - Movimiento Interno de fondos (FF63) ... 70

Tratar Avisos de Tesorería de Movimiento Interno de fondos (FF6A) ... 73

Contabilizar órdenes de pago (FF.9) ... 77

Ejecución Juego de Datos (SM35) ... 79

Clearing automático de Cuentas (FF73) ... 82

Impresión Formularios MIT y Clearing (Z53_FITR_FORMIT) ... 87

2.6. Cálculo de Intereses ... 90

Libro mayor: Intereses de saldos (F52) ... 91

2.7. Retrocesiones Bancarias. ... 96

2.7.1. Retrocesiones bancarias automáticas ... 98

2.7.2. Retrocesiones bancarias manuales. ... 104

2.7.3. Retrocesiones bancarias en periodo transitorio ... 108

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Manual de Usuario

1. Introducción.

Este documento, constituye el Manual que se utilizará en las sesiones de formación de SEFLogiC como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas.

Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFLogiC que llevan a cabo las tareas relacionadas con la gestión de los procesos del ámbito de la tesorería del Gobierno de Canarias.

2. Gestión Bancaria

2.1. Datos Maestros de Bancos

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán crear, modificar y consultar la información relativa a los Datos Maestros de Bancos Generales.

NOTA: El Maestro de Bancos en SEFLogiC tiene como base el Libro Verde de Bancos de España, que es un directorio de todas las entidades bancarias y sus sucursales; adicionalmente, se darán de alta aquellos Bancos y Sucursales de Bancos Internacionales con los que se trabajarán. Estos bancos deben estar creados en el sistema para poder dar de alta los Bancos Propios (Bancos con los que trabaja cada Sociedad y desde donde se generarán los pagos) y los Bancos de Terceros (Bancos con los que trabajan los acreedores y a los que recibirán sus pagos).

Veamos cada una de las transacciones. Crear banco (FI01)

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Manual de Usuario

Descripción de la Transacción:

Esta transacción permite crear manualmente una nueva “Entidad Bancaria” en el sistema, identificándose ésta como el Banco-Sucursal. Cada “Entidad Bancaria” está identificada por una Clave de Banco que se compone de 8 dígitos, siendo los 4 primeros el código del Banco y los siguientes 4, el número de la sucursal. Esta clave es única e inequívoca y será suministrada por el Banco. (Dentro de los 20 dígitos de la cuenta bancaria, tanto de las sociedades como de los acreedores, los 8 primeros se corresponderán con la Clave de Banco correspondiente).

Para los Bancos Internacionales, se deberá incluir el código SWIFT (Necesario para las transferencias internacionales y suministrado por cada Banco) a fin de garantizar los pagos al extranjero que sea necesario realizar.

 Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:

 En la pantalla de acceso introducimos el “País del banco” y la “Clave de

banco”.

País del banco ES Clave de banco 20655555

- Clave de país del banco: Identifica el país en el cual tiene su sede el banco.

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- Clave de banco: En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el país correspondiente. Los 4 primeros serán el código del banco y los 4 siguientes, la sucursal.

 Una vez introducida una clave de banco no existente en el registro de entidades bancarias, pulsamos en el siguiente icono o en el botón de “Intro” del ordenador.

 Accedemos a la pantalla principal que permite introducir los datos que conforman una entidad bancaria.

Institución Financiera Banco

Región 35

Calle Mesa y López

Población Las Palmas

Sucursal 4567

NOTA: Los campos “Grupos de bancos” e “IndGiroCajaPost” se cumplimentarán únicamente para Bancos Internacionales y cuando la respectiva entidad Bancaria así lo indique. En el código bancario, se volcará la “clave de banco”.

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 Los datos necesarios para dar de alta la nueva entidad son: - Institución Financiera. - Región. - Calle. - Población. - Sucursal. - Código SWIFT

NOTA: El icono situado en la parte superior izquierda de la pantalla, permite introducir más datos de la Entidad, principalmente aquellos relativos a Comunicaciones. Pulsando sobre él, el sistema muestra la siguiente ventana emergente para ampliar la información.

 Una vez cumplimentados todos los datos, pulsamos en el botón “Grabar” .  El sistema muestra el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla

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 Para salir de la transacción pulsamos el botón .

Modificar banco (FI02)

Esta transacción permite modificar manualmente una entidad bancaria, Banco-Sucursal (Clave de Banco), ya existente en el sistema.

 En la pantalla de acceso introducimos el “País del banco” y la “Clave de banco” cuyos datos queremos modificar.

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- Clave de banco: En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el país correspondiente y que queremos modificar. La Clave de Banco se compone de 8 dígitos, donde los 4 primeros serán el código del banco y los 4 siguientes, la sucursal. Si no conocemos la clave de banco podemos localizarla a través del “match code” situado tanto en país y como en clave de banco, que nos permite una visualización por distintos campos como nombre de país, calle de la sucursal, población, etc….

 Una vez introducida la clave del país y la clave del banco que queremos modificar pulsamos en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador.

 Accedemos a la pantalla principal que contiene todos los datos del banco que hemos seleccionado.

NOTA: El icono situado en la parte superior izquierda de la pantalla, permite introducir más datos de la Entidad, principalmente aquellos relativos a Comunicaciones. Pulsando sobre él, el sistema muestra la siguiente ventana emergente para ampliar la información.

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 Una vez cumplimentados todos los datos, pulsamos en el botón “Grabar” .  El sistema muestra en la parte inferior de la pantalla un mensaje indicando que las

modificaciones se han realizado correctamente:

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Visualizar banco (FI03)

Esta transacción permite visualizar manualmente una entidad bancaria, Banco-Sucursal, ya existente en el sistema.

 En la pantalla de acceso introducimos el “País del banco” y la “Clave de banco” cuyos datos queremos visualizar.

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- Clave de banco: En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el país correspondiente y que queremos modificar. La Clave de Banco se compone de 8 dígitos, donde los 4 primeros serán el código del banco y los 4 siguientes, la sucursal. Si no conocemos la clave de banco podemos localizarla a través del “match code” situado tanto en país y como en clave de banco, que nos permite una visualización por distintos campos como nombre de país, calle de la sucursal, población, etc….

NOTA: Pulsando sobre el “match code” (botón de búsqueda) situado a la derecha del campo “Clave de banco” el sistema proporciona todos los bancos dados de alta en el sistema. El sistema muestra automáticamente una primera ventana emergente.

Pulsando sobre el icono muestra una nueva ventana emergente con todos los bancos existentes en el sistema, y desde donde podemos seleccionar el banco cuyos datos queremos visualizar.

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Para seleccionar el banco deseado no situamos sobre el banco y pulsamos la tecla o bien haciendo doble “clic” en la línea sobre la cual nos situemos.

Automáticamente el sistema vuelve a la pantalla de acceso donde el campo “Clave de banco” aparece cumplimentado con el banco seleccionado en la lista.

 Una vez introducida la clave del país y la clave del banco que queremos visualizar pulsamos en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador.

 Accedemos a la pantalla principal que contiene todos los datos del banco que hemos seleccionado.

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NOTA: El icono situado en la parte superior izquierda de la pantalla, permite visualizar e introducir más datos de la Entidad, principalmente aquellos relativos a Comunicaciones. Pulsando sobre él, el sistema muestra la siguiente ventana emergente para ampliar la información.

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NOTA: Desde la transacción de visualización, también se puede modificar los datos del

banco seleccionado pulsando sobre este icono .

 Una vez visualizados los datos del banco que se desea consultar, pulsamos en el botón para salir de la transacción.

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Detalle de Cuentas Bancarias Propias (Z53_FITR_CTAS_BRIAS)

Esta transacción permite, visualizar el detalle las Cuentas Bancarias Propias, es decir, las cuentas con las que trabaja cada sociedad- FI.

 Accedemos a la pantalla principal en la que debemos introducir, al menos, uno de los campos para realizar la selección. En nuestro ejemplo, cumplimentamos el campo “Sociedad”.

Sociedad CAC

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 Automáticamente, el sistema nos muestra la siguiente pantalla, donde podemos visualizar en forma de listado todas las Cuentas Bancarias de la Sociedad que hemos elegido, con su respectiva información:

 Para tratar el listado tenemos diferentes botones situados en la parte superior. Los más utilizados son:

 Si nos situamos en una fila y lo seleccionamos nos trae más información.

 Clasificación ascendenta y descendente. Podemos elegir las columnas por las que queremos que nos lo ordene.

 Búsqueda y continuar búsqueda. Podemso buscar una palabra o grupo de palabras dentro del listado.

 Fijar filtro. Podemos fijar las columnas para obtener un filtrado de información.

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 Vista de salida de impresión. Es una previsualización de el listado que vamos a imprimir. En esta vista podemos seleccionar las columnas que queremos que se vean en la impresión y las que no sacarlas a través del icono

“Modificar Layout” .

 Exportar como fichero local (excel,texto…).

 Esta pantalla, además de permitirnos tratar el listado, nos permite, para una mayor informacion de las cuentas, hacer doble click en una cuentas y obtener una informacion mas detallada:

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 Haciendo nuevamente doble click en la cuenta bancaria que deseamos consultar obtenemos datos más especificos de la cuenta bancaria consultada:

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 Si pulsamos en el icono el sistema nos lleva a los datos maestros de las cuentas bancarias:

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 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Visualizar Modificación de banco (FI04)

Esta transacción permite visualizar las modificaciones realizadas en el sistema referentes a una entidad bancaria ya creada.

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 Accedemos a la pantalla principal de la transacción, en la que introducimos como campos obligatorios.

- País del banco.

- Clave del banco: Se puede introducir manualmente o, si no la recordamos, pulsar el botón situado a la derecha del campo (match code). El sistema muestra una ventana emergente que permite realizar la búsqueda.

NOTA 1: Si únicamente indicamos el campo “País de banco”: ES y no introducimos ningún dato en el campo “Limitar cantidad” el sistema mostrará todos los bancos cargados.

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NOTA 2: Si se conoce que la clave de banco empieza por 2048, se pondría en el campo “Clave de banco” el siguiente dato: 2048 seguido de un asterisco y se pulsaría “Intro” o el botón .

El sistema muestra una lista con todos los bancos cuya clave comience por los números indicados.

Una vez seleccionado uno de los bancos de la lista, automáticamente el sistema completa el campo “Clave de banco” y los demás datos seleccionados.

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- De fecha modif.: permite delimitar temporalmente los documentos de modificación para que sólo se visualicen las modificaciones efectuadas a partir de dicha fecha.

- Modificado por: permite delimitar la búsqueda introduciendo el usuario que realizó la modificación.

 Una vez introducida la clave del país y la clave del banco cuyas modificaciones queremos consultar pulsamos en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador.

 Accedemos a siguiente pantalla que contiene todos los datos del banco que hemos seleccionado así como un registro de todas las modificaciones que ha sufrido el banco.

 Pulsando en el botón “Modificaciones (todas)”, obtenemos el historial de modificaciones del banco.

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 Seleccionando cualquiera de las modificaciones que se realizaron y pulsando en el botón “Seleccionar”, obtenemos más información sobre la modificación señalada.

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Fijar petición de borrado banco (FI06)

Esta transacción permite realizar la petición de borrado de una determinada entidad bancaria. Fijar una petición de borrado a un banco, hará que cada vez que se utilice ese banco en un documento, el sistema nos muestre un aviso diciendo que ese banco está marcado para borrado y no se podrán realizar pagos ni movimientos a través de dicho Banco.

Menú Usuario > Menú de Tesorería > Gestión Bancaria > Datos Maestros de Bancos > Fijar petición de borrado de banco.

 En la pantalla de acceso introducimos el “País del banco” y la “Clave de

banco”.

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 Una vez introducida la clave del país y la clave del banco donde queremos fijar la petición de borrado de un banco pulsamos en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador.

 Accedemos a la pantalla principal donde fijar la petición de borrado, para ello, debemos marcar con un check el campo “Indicador de borrado”.

NOTA: Fijar una petición de borrado a un banco, hará que cada vez que se utilice ese banco en un documento, salte un aviso diciendo que ese banco está marcado para borrado.

 Una vez señalado, pulsamos en el botón “Grabar” para que el sistema guarde los cambios introducidos.

 A continuación el sistema muestra, en la parte inferior de la pantalla, el siguiente mensaje donde nos proporciona un número.

 Pulsando en el botón “Documentos de modificación”, accedemos a ver las modificaciones realizadas, habiéndose actualizado esta última entrada de petición de borrado.

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NOTA: Si posteriormente se decidiera que ese banco debe estar activo de nuevo, bastaría con desmarcar el flag “Indicador de borrado” y dejarlo en blanco de nuevo.

 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Índice de bancos (S_P99_41000166)

Esta transacción permite mostrar el listado de índice de bancos (Maestro de Bancos) en función de los parámetros seleccionados.

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 A continuación, vamos a realizar un ejemplo para mostrar un listado de bancos filtrando por el siguiente criterio: “Población”.

 Accedemos a la pantalla principal que permite fijar los parámetros para delimitar el listado de índice de bancos que se desea consultar.

 Existen dos opciones:

- Rellenar los datos que aparecen en la pantalla superior: País y Clave de banco, y ejecutar pulsando o la tecla F8. (Si queremos visualizar todas las entidades directamente dejamos el campo en blanco).

- Hacer una selección más exhaustiva pulsando en el botón .

 Pulsamos en el botón para realizar una selección más exhaustiva.

 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla en la que se muestran diferentes criterios por los que se puede filtrar.

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 Para seleccionar uno o varios criterios de la lista se hace doble clic sobre cada uno de ellos. En nuestro ejemplo, elegimos filtrar por “Población”. Seleccionamos el criterio y hacemos doble clic.

 Automáticamente, el sistema incluye en la pantalla principal el criterio seleccionado, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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 Una vez seleccionado el criterio, se debe introducir un dato valido dentro del criterio seleccionado.

Población 28006

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 El sistema muestra la siguiente pantalla, donde se visualiza el índice de bancos según el criterio seleccionado; es decir, en nuestro ejemplo, muestra todos los bancos (Banco-Sucursal) pertenecientes a la población 28006.

 En la parte superior de la pantalla se encuentran varios botones que permiten interactuar con los datos mostrados en el listado. Vamos a ver las funcionalidades de los más utilizados.

- Si nos situamos sobre una fila y pulsamos en este botón, nos trae más información sobre el banco.

- Ordena de forma ascendente o descendentemente según la columna o columnas que se elijan.

- Define criterios de filtrado. Elegimos la/s columnas que deseamos filtren información.

- Guardar el listado en formato de hoja de cálculo.

- Guarda el listado como fichero local (diversos formatos).

- Modifica la forma de visualizar el listado, quitando o añadiendo columnas.

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2.2. Extracto Cuentas Manual

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán crear, tratar y consultar la información relativa al Extracto de Cuentas de forma Manual. Esto se aplicará para aquellos Bancos que no emiten extractos de cuenta de modo electrónico y emiten un impreso con el detalle de los movimientos del día/mes/periodo.

Veamos cada una de las transacciones. Extracto de Cuenta Manual (FF67)

Esta transacción permite realizar el registro de forma manual de uno o varios extractos bancarios en el sistema.

Mediante esta función, se registran manualmente los datos que remiten los bancos en los extractos de cuenta para la contabilización posterior de los movimientos bancarios remitidos en el mismo. El resultado será el mismo que el extracto electrónico.

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 Al acceder a la transacción y registrar el extracto por primera vez, se accede a la siguiente pantalla para dejar una serie de datos predeterminados, al objeto de crear una variante que permita definir una serie de parámetros de tratamiento posterior a los datos que se graben manualmente del extracto. En ella, debemos completar siempre los siguientes campos, y se cumplimentarán sólo una vez:

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Determinación de bancos interna Marcar check

Variante inicial ZAP01

Clase de tratamiento posterior 1

- Determinación de bancos interna: Con esta instrucción marcada, las cuentas bancarias se determinarán a través de la clave breve interna en el caso de los bancos propios. Este es el código que se ha asignado en la creación de Bancos y que está conformada por los 4 dígitos de la Entidad Bancaria y los 4 dígitos de la Sucursal, y siempre hay que marcarlo.

- Variante inicial: se utilizará siempre la variante ZAP01.

- Clase de tratamiento posterior: siempre 1.

NOTA: A esta pantalla solo se debe acceder una vez, siendo el sistema el que ya deja predeterminados todos los parámetros para las posteriores ocasiones en las que se acceda a esta transacción.

 Una vez completados los campos, pulsamos en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador para continuar.

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NOTA: Para introducir un Extracto, se deben cumplimentar los campos:

o Clave de Banco: Entidad y Sucursal (Banco Propio). o Cuenta Bancaria: Número de la Cuenta.

o Moneda: EUR.

o No. Extracto: Proporcionado por el Banco en el extracto. o Fecha del extracto: La fecha del extracto en papel. o Saldo Inicial.

o Saldo Final.

o Los campos Selección de Avisos y Continuar Proceso se dejarán con el valor que trae diligenciado el campo.

 Si pulsamos en el botón podremos acceder a un listado de las cuentas operativas en el sistema para poder acceder más fácilmente a los extractos existentes en ellas.

 Una vez pulsado el botón , el sistema muestra, automáticamente, la siguiente pantalla donde aparece una lista con los nombres de las Instituciones Financieras que estarán operativas en el sistema para la Sociedad-FI a la que pertenece el Usuario que está realizando el tratamiento del extracto.

 Haciendo doble clic en el nombre de nuestro banco accedemos a su extracto.  Como vemos, nos aparece un listado con los últimos extractos registrados y

contabilizados hasta la fecha, indicando el saldo inicial y final de cada día de operación.

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 Para registrar o dar de alta el extracto siguiente basta con pulsar el botón “Nuevo

Extracto”.

 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, a través de la cual se graban los datos de nuestro nuevo extracto de banco así como el importe inicial del mismo.

 Debemos completar los siguientes campos: - El saldo final del extracto.

- La fecha de contabilización del mismo.

Saldo Final 10000

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 Una vez cumplimentados todos los campos, pulsamos en el botón “Intro” del ordenador.

 Accedemos a la siguiente pantalla donde completamos los siguientes campos, relativos a un cargo por transferencia:

Operación Z002

Fecha actividad banco 07.09.2009

Fecha valor 07.09.2009

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 En esta pantalla, registraremos todos los movimientos que contiene el extracto de cuenta en papel que hemos recibido del Banco, con la información exacta que este contiene.

- Operación: La clase de operación nos hará referencia a si el motivo del extracto es un cargo o un abono pudiendo seleccionar el usuario cualquiera de los tipos de operación definidos, de acuerdo a la siguiente tabla que recoge los tipos de operación y su significado:

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- Fecha actividad banco: Fecha de operación del movimiento. - Fecha valor: Fecha valor del movimiento.

- Texto: Cualquier tipo de aclaración sobre la tipología del movimiento u operación.

 Esta pantalla de operación nos permite desglosar cada operación en varias posiciones con que se permite especificar todos los movimientos de un mismo día en varias partidas.

 En la parte inferior de la pantalla aparece el importe del extracto de banco.

 Una vez rellenemos la/s líneas y pulsemos el botón “Intro” del ordenador, el sistema actualizará el importe entrado.

NOTA: El sistema no dejará dar de alta o grabar, y en su caso, contabilizar el extracto si no coinciden estos importes.

 Pulsamos en el botón “Grabar” para que el sistema guarde los cambios introducidos.

 Automáticamente, el sistema nos devuelve a la pantalla anterior y muestra un mensaje avisándonos de que el extracto se ha registrado.

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 Ahora es el momento de volver a grabar para que el sistema contabilice el extracto, con lo que, ahora sí, nos devuelve el mensaje de la correcta contabilización de la operación.

 Si accedemos de nuevo al resumen de nuestro extracto tal y como vimos anteriormente podremos comprobar como aparece nuestro extracto como contabilizado.

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 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Tratamiento Posterior Extracto Cuenta Manual (FEBAN)

Esta transacción permite realizar el proceso de tratamiento de los extractos de cuenta que se hayan cargado manualmente. Esto permitirá poder asignar las reglas de contabilización a aquellos movimientos cuya operación externa no tenga ninguna asignación previa, así como reasignaciones o cambios en el caso que el banco asocie al movimiento bancario un código de operación externa erróneo.

 Una vez se ha cargado el extracto manual en el sistema y se han analizado sus movimientos, se procede a realizar su tratamiento. Esto permite poder asignar las reglas de contabilización a aquellos movimientos cuya operación externa no tenga ninguna asignación previa, así como reasignaciones en el caso que el banco asocie al movimiento bancario un código de operación externa erróneo.

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 Una regla de contabilización es la forma en que se realizarán los asientos dependiendo del “tipo de operación” Bancaria del Movimiento. Los tipos de Operación se componen de 5 dígitos y son suministrados por el Banco en el extracto (los 2 primeros dígitos son el Código Común que para ese tipo de movimiento utilizan todas las entidades bancarias y los 3 siguientes son el Código Propio, que es el específico o propio de cada entidad Bancaria para ese tipo de movimiento).

NOTA: Será importante guardar la información de todas las operaciones externas que no tienen asociadas inicialmente ninguna regla de contabilización o bien están erróneas, para poder ir depurando su asignación con el tiempo, hasta lograr que este tratamiento posterior se reduzca al mínimo.

 Accedemos a la pantalla principal, donde completamos los siguientes campos: - Aplicación: viene cumplimentado por defecto.

- Sociedad.

- Banco propio.

- ID cuenta.

- Fecha de Extracto.

- Número de extracto.

- Status de extracto: viene seleccionado por defecto.

- Área de contabilización: se seleccionará siempre la 1 Contabilidad principal.

- Modo de contabilización: viene por seleccionado por defecto.

Sociedad SCE

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 Una vez cumplimentados todos los campos, pulsamos en el siguiente icono .  Automáticamente, el sistema nos lleva a la siguiente pantalla:

 Al hacer doble clic sobre la línea, obtenemos un listado de todos los extractos cargados para el banco seleccionado.

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NOTA: El “tick” verde situado en la parte derecha, indica que ese extracto se ha contabilizado correctamente, es decir, que ha generado un documento contable. Por el contrario, la cruz roja significa que existe alguna operación u operaciones que ha/n sido registrada/s, pero que no se ha/n contabilizado.

 Haciendo doble clic encima del extracto en cuestión, obtenemos más información del movimiento:

 En esta pantalla podemos ver la “Cl Crta”, que es un número que asigna el sistema e identifica unívocamente un extracto.

 Con el número de documento financiero podemos ver el asiento contabilizado generado.

 Si el extracto es erróneo hay que tratarlo manualmente por lo que hacemos doble clic sobre el movimiento en cuestión.

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Manual de Usuario

 A continuación, reasignamos a la operación interna manualmente. Para ello, pulsamos en el botón y elegimos la adecuada para corregir los movimientos pendientes de contabilizar. El tipo de operación interna o clase de operación se selecciona del siguiente listado

 A continuación podemos visualizar la operación interna creada.

 Pulsamos en el botón “Grabar”, y aparece un mensaje de confirmación de la contabilización del extracto.

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Contabilización Extracto Cuenta Electr. (FEBP)

Una vez se ha cargado el extracto electrónico en el sistema y se hayan analizado y tratado sus movimientos, se procederá a realizar su contabilización a través de esta transacción.

 Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso, que es la misma transacción que cuando se van a contabilizar los extractos que se han cargado electrónicamente:

 Para contabilizar un extracto, tenemos que informar de los siguientes campos:

Contab. Inmed. Marcar flag Imprimir extracto de cuenta Marcar flag - No. De Extracto - Banco Propio - Contabilidad Inmediata

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Manual de Usuario

 Una vez marcados los flags de los campos indicados, pulsamos en el botón

“Ejecutar” .

 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla e informa que el extracto ha sido contabilizado:

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 Para finalizar, pulsamos en el botón , quedando, de este modo, la operación finalizada.

 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Supervisión Batch input (SM35)

Esta transacción permite realizar la contabilización real de los paquetes de datos que se han generado al efectuar la transacción anterior de contabilización del Extracto de Cuentas Manual. Se debe tener en cuenta que para efectuar el registro de los asientos contables que se generan a partir de la contabilización de Extractos, tanto electrónicos como manuales, es necesario ejecutar el juego de datos (Batch Input)  Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:

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 Accedemos a la pantalla principal de la transacción, donde seleccionamos de la lista, el juego de datos que queremos ejecutar.

 Una vez seleccionado, pulsamos en el botón “Ejecutar” .  Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente.

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Manual de Usuario

 Si Marcamos el flag “Ejecutar Visible”, veremos paso a paso el asiento y las contabilizaciones que se realizarán en el sistema.

 Si Marcamos el flag “Visual. sólo errores”, No se verán más que los errores que surjan como resultado de la contabilización de los registros del Extracto bancario.  Si Marcamos el flag “Invisible”, la contabilización se efectuará sin que el usuario

vea ninguna acción.

 En “Funciones Adicionales”, dejaremos marcado solamente “Tam estándar

Dynpro” que vendrá marcado por defecto.  Pulsamos en el icono de “Ejecutar”.

 El sistema muestra el siguiente mensaje informativo.

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Manual de Usuario

2.3. Extracto Cuentas Electrónico

Visualizar Extracto de Cuenta Electrónico (FF_6)

Esta transacción permite extraer informes sobre el extracto cargado, permitiéndonos introducir diferentes criterios de selección, para poder seleccionar aquellos movimientos concretos a los cuales se quiera realizar un seguimiento especial.

 Accedemos a la pantalla principal de la transacción, donde debemos seleccionar el tipo de informe de impresión que nos interesa.

.

 Para seleccionarlo, hacemos doble clic en él, o un sólo clic y pulsamos en el botón .

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Manual de Usuario

 Automáticamente, accedemos a la siguiente pantalla, donde completamos los campos requeridos :

־ Aplicación: viene seleccionado por defecto ־ Sociedad.

־ Clave breve banco propio: Este es el código identificativo de la cuenta corriente.

־ Clave breve cuenta bancaria: Generalmente será 00001. Se podrá seleccionar desde el matchcode, que muestra las opciones disponibles para la clave breve de banco propio que se ha seleccionado en campo anterior.

־ Número extracto que queremos visualizar, el cual, si queremos, también se puede delimitar por fecha.

Aplicación 0001

Sociedad SCE

Clave breve banco propio CIAC1 Clave breve cuenta bancaria 00001

Número extracto 00202

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Manual de Usuario

 El sistema nos muestra la siguiente pantalla, en la que podemos tratar el informe e imprimirlo.

NOTA: En los listados que genera el sistema se puede modificar la disposición de las columnas, según las necesidades o preferencias del usuario que lo solicita y adicionalmente, se pueden guardar todas las disposiciones (layout) que tiene el usuario. Desde la barra superior se tendrá acceso a las diferentes opciones que se pueden realizar, tales como exportar a documentos de Word, Excel, etc.

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Manual de Usuario

Tratamiento Posterior Extracto de Cuentas Electrónico (FEBAN)

Esta transacción permite realizar el proceso de tratamiento de los extractos de cuenta que han sido cargados vía ficheros electrónicos en el sistema. Esto permitirá poder asignar las reglas de contabilización a aquellos movimientos cuya operación externa no tenga ninguna asignación previa, así como reasignaciones o cambios en el caso que el banco asocie al movimiento bancario un código de operación externa erróneo. Será importante guardar la información de todas las operaciones externas que no tienen asociadas inicialmente ninguna regla de contabilización o bien están erróneas, para poder ir depurando su asignación con el tiempo, hasta lograr que este tratamiento posterior se reduzca al mínimo.

 Una vez se ha cargado el extracto electrónico en el sistema y se han analizado sus movimientos, se procede a realizar su tratamiento. Esto permite poder asignar las reglas de contabilización a aquellos movimientos cuya operación externa no tenga ninguna asignación previa, así como reasignaciones en el caso que el banco asocie al movimiento bancario un código de operación externa erróneo.

 Accedemos a la pantalla principal, donde completamos los siguientes campos: - Sociedad.

- Banco propio.

- ID cuenta.

- Fecha de Extracto.

- Número de extracto.

- Status de extracto: viene seleccionado por defecto.

- Área de contabilización: se seleccionará siempre la 1 Contabilidad principal.

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Sociedad SCE Banco Propio CIAC1

 A continuación, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

 Automáticamente, aparece la siguiente pantalla, en la que aparece un listado de todos los extractos de cuentas:

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NOTA 1: Si visualizamos un “tick” verde en la parte izquierda, nos indica que esa operación se ha contabilizado correctamente, es decir, que ha generado un documento contable. Por el contrario, si visualizamos una cruz roja significará que la operación ha sido registrada, pero que no se ha contabilizado. Estas operaciones son las que tenemos que tratar.

NOTA 2: En la parte de la derecha de la pantalla, se observará más información del movimiento:

 Desde esta pantalla se pueden visualizar los extractos bancarios movimiento por movimiento indicando monto, código externo Datanet, descripción del código y número de documento contable. Asimismo, se pueden visualizar los movimientos a través de otra representación, para ello, pulsamos en el icono “Otra

Presentación” , el sistema nos muestra la información de otra manera:

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 Haciendo doble clic encima de la operación en cuestión, obtenemos más información del movimiento en la parte inferior de la pantalla.

NOTA: Los movimientos contabilizados aparecerán en verde y los no contabilizados en rosa.

 En caso de que un movimiento no se haya contabilizado se deben revisar los datos del movimiento y luego se seleccionar la partida, tal como se muestra a continuación y pulsar en el siguiente icono (“contabilizar”), o bien, ir a menú:

Posiciones de extracto  Contabilizar

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 En el caso de una partida no contabilizada puede modificarse la regla de contabilización. Para ello, el usuario debe posicionarse con el puntero sobre la celda correspondiente de la columna y, una vez seleccionada, pulsar en el siguiente icono :

 Automáticamente, se abre una ventana tal como la que se muestra a continuación, que recoge la tabla con las reglas de contabilización que se han definido y parametrizado en el sistema con su significado:

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 A continuación, se debe seleccionar una regla de contabilización (pulsando dos veces sobre la línea correspondiente). Finalmente, pulsamos en el siguiente icono

(“contabilizar”).

NOTA: También se puede realizar la contabilización de documentos en bloque mediante la selección de más de una línea de movimiento.

2.4. Conciliación bancaria

En el sistema SEFLogiC, todas la contabilizaciones a efectuar en el sistema relativas a bancos siempre se realizarán en cuentas transitorias (éstas se pueden identificar porque su numeración acaba en 2), y nunca en cuentas finales o definitivas de bancos (acaban en 1), ya que las contabilizaciones en éstas (las definitivas) se deberán originar única y exclusivamente en la carga del extracto bancario.

La estructura y los asientos contables generados, por la contabilización de cada operación del extracto, dependen de los siguientes conceptos:

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 Cuenta bancaria en la que se asientan las operaciones del extracto: para cada cuenta bancaria definitiva se determina una cuenta transitoria.

El último dígito de la cuenta transitoria de bancos dependerá de la vía de pago utilizada para realizar el pago. En esta cuenta se contabilizarán las operaciones relativas a los pagos.

En el asiento la identificaremos: como 571xxx2-Transitoria de Bancos, a la transitoria de un determinado banco-cuenta bancaria, y como 571xxx1-Banco Definitiva, a la cuenta final o definitiva de ese mismo banco-cuenta. La cuenta definitiva de banco siempre comenzará su codificación por “571” y terminará en “1”.

 Para cada cuenta bancaria se podrá definir también una cuenta transitoria de ingresos, la cual se identificará porque todas las transitorias de ingresos comienzan con la codificación 554. En ésta se contabilizarán las operaciones relativas a los ingresos. En nuestro asiento identificaremos la cuenta transitoria de ingreso de nuestro bancocuenta como: 554xxx -Cobros Pnd. Aplicación.

 Asimismo se podrá definir también una cuenta transitoria para los movimientos internos de tesorería (MIT), la cual identificaremos porque su codificación comienza por 578.

 Naturaleza de la operación: la determina el código de concepto interno al que se asocia una regla de contabilización. Se categorizan en cargos, abonos, traspasos y otras operaciones.

A continuación se muestras los asientos generados o contabilizaciones que se realizan en cada una de estas cuentas, con la carga del extracto, según la operación que venga del extracto sea un cargo, un abono, o un traspaso (cargo o abono):

Asiento de extracto por Cargo

116 571xxx2 Transitoria

Bancos

a 571xxx1 Bancos Definitiva 116

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116 571xxx1 Bancos Definitiva a

554xxx

_AplicaciónCobros Pend.

116

A través del tratamiento de esta cuenta transitoria 554xxx- Cobros Ped. Aplicación, se va a permitir realizar la aplicación final del cobro.

Cuando el movimiento que viene del extracto es un cargo o abono por un traspaso de fondos (MIT) del Banco1 al Banco2, los asientos serían:

Asiento de extracto (cargo) por Traspaso cuenta emisora

1000

578xxx Trans. traspasos Banco1

a

571xxx1 Banco1 Definitiva

1000

Cuando se realizan contabilizaciones en las cuentas transitorias de bancos, dichas contabilizaciones se quedan como partidas abiertas. Las cuentas transitorias se caracterizan por eso, porque funcionan con partidas abiertas, y son cuentas que hay que conciliar. Es necesario compensar todas las partidas abiertas de las cuentas transitorias y lo hacemos a través de la Conciliación Bancaria.

Una vez hemos cargado y contabilizado el Extracto, debemos realizar la conciliación de las cuentas transitorias de los bancos, paso que confirmará los pagos que se han generado en el sistema a favor de los diferentes acreedores. Cuando se genera un pago a favor de un acreedor, la emisión de dicho pago genera un asiento con apunte en el haber de la cuenta transitoria de pagos (571xxx2 Transitoria Bancos)

Asiento de emisión de pago en el sistema

Asiento de extracto (abono) por Traspaso cuenta receptora

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116 Partida Acreedor “K”

a

571xxx2 Transitoria

Bancos

116

Para poder realizar la conciliación Bancaria, se ha incorporado en cada uno de los pagos que se realizan en el sistema una Clave de Tesorería. La Clave de Tesorería se compone de 12 dígitos y tiene la siguiente estructura:

Ejercicio + consecutivo de numeración. Ejemplo: 200900000012

Al comienzo de cada ejercicio, el contador numérico (que es único para todas las sociedades FI de SEFLogiC) se reiniciará, comenzando con 1 en el primer documento de pago generado en el nuevo ejercicio, con lo cual es única e irrepetible.

La clave de Tesorería se coloca en el documento de pago y es enviada al Banco en el fichero con Formato C34, donde se incluyen todos los pagos que efectuará la Entidad Bancaria. Todos los pagos realizados se verán reflejados en la Cuenta Transitoria de Bancos (en el haber) en lo que llamamos Partidas Abiertas.

Una vez es realizada la operación, se nos enviará el Extracto Bancario en el formato C43 que a su vez incluye, para cada operación de pago, la Clave de Tesorería. Con la carga del extracto, todas las operaciones de pago confirmadas (cargadas) se verán reflejadas o contabilizadas en la Cuenta Transitoria de Bancos, en el debe, como partida abierta. La Clave de Tesorería es lo que vamos a utilizar para vincular un único movimiento del extracto con un único documento de pago. Así procederemos a realizar la Conciliación Bancaria (o compensación de partidas abiertas), vinculando cada pago (Partida Abierta) con su respectiva confirmación de la Entidad Bancaria (Partida Abierta).

Desde la opción del menú “Conciliación Bancaria” se accede a las funcionalidades que nos permitirán tratar y consultar la información relativa a la Conciliación Bancaria, la cual se puede realizar de forma automática o manual.

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Veamos cada una de las transacciones. Compensación Automática (F.13)

Esta transacción permite realizar, de forma automática, la compensación o conciliación masiva, de las partidas abiertas de las cuentas contables de carácter transitorio, para la cuenta de mayor que seleccionemos.

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NOTA: La compensación automática permite realizar una compensación de partidas abiertas seleccionadas automáticamente por el sistema cuando se ejecuta la correspondiente funcionalidad. Como el criterio de compensación es la Clave de Tesorería, el sistema vinculará un único documento de pago con un único documento de Extracto Bancario.

 Accedemos a la pantalla de inicio, en la que debemos completar los siguientes campos:

Sociedad CAC

Ejercicio 2009

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- Sociedad: La sociedad a la que pertenece la cuenta transitoria que estoy tratando. Cada usuario sólo va a poder tratar o conciliar las cuentas transitorias de su sociedad- FI.

- Ejercicio: El año corriente en el que se encuentre.

- Seleccionar Cuentas de Mayor: marcamos el check de este campo, que hace referencia a la cuenta transitoria de Bancos, la cual tenemos que seleccionar desde este “check” o bien teclearla si conocemos su numeración. El sistema permite elegir varias cuentas de bancos (o un rango de cuentas) y ejecutar la conciliación automática para varias a la vez.

- Ejecución de Test: Realiza una previsualización de las partidas que se compensarán mediante esta Transacción.

NOTA: Si marcamos el flag del campo “Ejecución de TEST” y pulsamos en el botón “Ejecutar”, el sistema muestra un informe previo a la compensación, con las partidas abiertas que encuentra para compensar y las que no puede compensar. Las que propone para compensar o conciliar son aquéllas que cumplen los criterios que se han definido previamente a través de las “reglas de contabilización”. Estos criterios, se a su vez, se definen o establecen según los códigos comunes y propios que las entidades financieras utilizan para las distintas operaciones de cargo y abono, y que vienen especificados en el cuaderno 43 del extracto bancario. Siempre es recomendable lanzar el programa en “Ejecución test”, para previamente chequear los posibles errores.

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 Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón “Ejecutar” sin marcar el flag del campo “Ejecución TEST” . Automáticamente, el sistema muestra un mensaje de advertencia informando que se trata de una ejecución real.

 Una vez ejecutado el proceso, aparece un listado con los documentos creados y que se han compensado de forma automática.

NOTA: Cuando ejecutamos la transacción en modo real, nos aparecerá la misma pantalla que en modo test y nos informará que es la ejecución actual.

 Simultáneamente, en la parte inferior de la pantalla aparece un mensaje con un número de Documento que hace referencia a la compensación. Este número de documento es único en el sistema y no genera un asiento contable sino que va a vincular dos partidas abiertas.

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2.5. Movimientos Internos de Fondos

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que tienen por objeto cubrir la necesidad de ordenar desde el sistema los traspasos de efectivos puntuales entre las cuentas corrientes operativas de cada sociedad FI, es decir, crear y tratar los Movimientos Internos de Fondos (MIT).

Para efectuar las órdenes de traspasos o transferencias en SAP existen 2 formas de generar las mismas:

 Mediante traspasos directos entre las cuentas corrientes. Para ello se utiliza la misma transacción de Crear los Avisos de Tesorería: “Crear registro

individual”.

 Barridos de cuentas (CLEARING), permitiendo realizar traspasos de varias cuentas corrientes a una, o de una cuenta corriente a varias

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Crear Registro Individual - Movimiento Interno de fondos (FF63)

Esta transacción permite ordenar desde el sistema traspasos de efectivo puntuales entre cuentas corrientes, originados por motivos de gestión de caja.

Las transferencias podrán ser ordenadas de las siguientes maneras:

 Movimientos internos de traspaso (MIT): Movimientos de fondos entre cuentas de una misma entidad), ordenando, en este caso, la transferencia mediante la generación de un formulario específico para su envío a la entidad bancaria pagadora.

 Orden de Movimiento de Fondos (OMF): movimientos de fondos entre cuentas de distinta entidad, el cual se efectúa vía Banco de España, ordenando la transferencia mediante otro formulario específico, para su envío según la entidad bancaria que se trate.

 Orden de Movimiento de Fondos que afecten a las cuentas del Banco de España: En los movimientos que afecten a las cuentas del banco de España el formulario es diferente del resto de las entidades.

Para cada uno de estos tipos de Movimientos, se generará un Formulario de impresión para ser firmado y remitido al Banco. El sistema automáticamente generará el formulario que corresponde, teniendo en cuenta el tipo de Movimiento que ha originado traspaso de efectivo (MIT, OMF o OMF del Banco de España).  Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso (es la misma

transacción de Crear los Avisos de Tesorería, “Crear registro individual”:

 Accedemos a la pantalla principal en la que debemos completar los siguientes campos obligatorios para poder crear el registro:

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Cl. Doc. tesorería MF

- Sociedad.

- Clase Documento Tesorería: Se elegirá siempre “MF”.

 Una vez cumplimentados los datos, pulsamos en el botón “Intro” del ordenador o en el siguiente icono .

 Automáticamente, accedemos a la siguiente pantalla, donde debemos rellenar los campos obligatorios:

Fecha valor 05.10.2009

Fecha vencimiento 05.10.2009

Código Nemotécnico Cuentas BBVA1

Importe ML 15

Asignación MIT-

Cuenta Contrapartida BBVA1

Fecha valor Contrapartida 05.10.2099

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- Fecha Valor: La fecha de tesorería o fecha valor determina el día de la entrada o salida de dinero prevista, que en el caso de los MIT será siempre la fecha del día.

- Fecha Vencimiento: Fecha de caducidad del Aviso de Tesorería, que en el caso de los MIT será la misma fecha anterior.

- Código Nemotécnico de Cuentas: El código del banco que recibirá el movimiento de fondo (Destinatario).

- Importe ML: Importe del Aviso. - Asignación: Identificador del Aviso.

- Cuenta Contrapartida: Es la cuenta de origen del movimiento de fondo (Remitente).

- Fecha Valor Contrapartida: que en el caso de los MIT será la misma fecha anterior.

- Texto: Breve descripción del MIT que estoy creando.

A continuación, pulsamos en el icono de “Traslado de Cuentas” ,donde el sistema indicará si deseamos crear un segundo aviso, que haría referencia a la contrapartida del asiento.

 Pulsamos la tecla “Intro” del ordenador, o bien en el icono , donde el sistema le informa de los avisos que se han creado. Siempre nos debe salir este aviso, el cual tenemos que confirmar, icono puesto que lo que se crea, es el aviso en la cuenta receptora de los fondos y, automáticamente, el sistema genera el aviso en la cuenta remitente, el cual tenemos siempre que confirmar, para que se cree o genere tanto la salida como la entrada de fondos.

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NOTA: Si no se genera la contrapartida no se podrá realizar la contabilización del movimiento de fondo. Se ha de destacar que cada movimiento de Fondos genera dos Registros Individuales.

Tratar Avisos de Tesorería de Movimiento Interno de fondos (FF6A)

Esta transacción permite realizar un tratamiento de los avisos manuales creados, los MIT generados y que todavía no se han contabilizado o generado la transferencia. Este tratamiento permite un análisis para determinar cuales se deben contabilizar para generar las órdenes de transferencia (mediante otra transacción), y cuáles se han de modificar, archivar o permanecer en el sistema, activos a una determinada fecha valor, y al objeto de tener un control de los avisos creados, y a cuales hay que dar de baja o borrar.

 En la pantalla de selección introducimos los parámetros por los cuales vamos a realizar la selección de los avisos que queremos tratar. En nuestro ejemplo: siempre primero seleccionar, si no viene predeterminado, la “Posición de

Tesorería” y la “Sociedad”, la cual siempre será aquélla desde la que estemos operando.

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Sociedad CAC

 Una vez introducidos los parámetros, ejecutamos el programa pulsando en el botón “Ejecutar” .

 Automáticamente, aparece el siguiente informe, en el que podemos tratar los avisos existentes para una determinada cuenta bancaria en un determinado momento, ordenados por la fecha valor :

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 Situando el cursor en un registro individual y haciendo doble click accedemos a la siguiente pantalla, donde aparece el registro con las características del aviso y cuándo se creó.

 Pulsando en el botón “Modificar” podemos cambiar los datos introducidos anteriormente.

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NOTA: Los campos que antes nos aparecían en gris ahora se muestran en blanco y podemos modificarlos.

 Regresamos a la pantalla inicial. Es desde ésta pantalla donde, una vez tengamos decidido que avisos vamos a archivar, podemos realizar el archivo de los mismos, seleccionando aquéllos que vamos a archivar. Para realizar esta función, ponemos el cursor sobre la línea del aviso que queremos marcar, lo marcamos y pulsamos el botón “CONVERTIR” .

 Por otro lado, los que consideremos que ya no son útiles y no han sido archivados de forma automática al compensarse con los movimientos reales que se han producido en las cuentas bancarias, los tratamos desde esta misma transacción.

 Automáticamente, el sistema devuelve el siguiente mensaje confirmando el archivado del aviso:

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NOTA: De esta forma el aviso archivado puede volver a ser recuperado y activarlo a una determinada fecha valor.

 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Contabilizar órdenes de pago (FF.9)

Esta transacción permite generar un juego de datos con la información del movimiento de fondos, y que así pueda entrar en el proceso de pago del sistema, generarse la transferencia y hacerse efectiva. Para que esto sea efectivo, este juego de datos, se ejecuta posteriormente.

 En la pantalla de selección podemos seleccionar la clase de documento, las claves de contabilización, las fechas de contabilización y también podemos modificar el nombre que recibirá el juego de datos en el sistema.

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 En nuestro ejemplo indicamos la “Sociedad”.

 Marcamos el flag de “Ejecución de TEST” antes de ejecutar en real, a efectos de poder volver a revisar si es realmente lo que queremos enviar al banco, y pulsamos en el botón “Ejecutar” .

Sociedad CAC

 En el momento que ejecutemos la transacción en real, se genera un juego de datos y el sistema nos devuelve la siguiente información:

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 Para salir de la transacción pulsamos el botón . Ejecución Juego de Datos (SM35)

Esta transacción permite realizar la contabilización de los paquetes de datos que se han generado para los Movimientos Internos de Tesorería.