MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE NOMINAS Y PAGOS DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA S.A.

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VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S. A

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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

NOMINAS Y PAGOS DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS

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VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S. A.

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: PÁG. 3 53 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA ELABORACION FECHA DE REVISION

15 07 2009 31 08 2009

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

OBJETIVO GENERAL:

El sistema de remuneración tiene como principal objetivo principal la definición de la

remuneración base que le corresponde a cada trabajador. La remuneración base por el trabajo

realizado debe ser justa, de conformidad con el análisis, descripción y valoración de cada

cargo, lo cual constituye el fundamento de la equidad interna.

Esta sección tiene por objeto establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a

“VENALCASA S.A.”, en la realización de los cambios de índole administrativo en el sistema de

pago de las remuneraciones del personal activo y pasivo de la empresa, basado en los criterios

de la centralización normativa y operativa.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

En términos conceptuales la nómina de pago es la relación semanal, quincenal o mensual, por

medio de la cual “VENALCASA S.A.”, efectúa el pago de la remuneración de su personal, esta

nómina esta compuesta por una serie de asignaciones, retenciones o deducciones que se

realizan a los trabajadores.

Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y

Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo

cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y la

efectividad en el desempeño de los procesos.

Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada por “VENALCASA

S.A.”, el trabajador de la empresa, deberá estar obligado a cumplir sus funciones con

oportunidad, honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con

el desempeño de sus funciones.

Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración acordada por la

empresa que corresponde al puesto de trabajo ni recibir asignaciones por cargos no

desempeñados.

Ningún Servidor Público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o más

remuneraciones del Presupuesto de la República, con excepción de los casos previstos en las

disposiciones legales vigentes.

Los salarios y beneficios se determinarán de acuerdo con la escala salarial establecida por la

empresa y con su normativa interna de beneficios vigente. El sistema de remuneración lo

integran los procesos de análisis de los cargos, su valoración y la administración de sueldos.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

Toda solicitud de información y trámites relativos a pagos, nóminas y beneficios de Ley serán

procesados a través de esta Gerencia.

1. La Gerencia de Gestión Humana será responsable de la emisión de la nómina de la

“VENALCASA S.A.”, quincenalmente dividiendo la misma de la siguiente manera:

Nomina Sede Principal y Nomina Planta

2. Los cortes para la emisión de la Nómina se realizaran los días 05 y 20 de cada mes,

todos los movimientos o transacciones recibidos en el Gerencia de Gestión Humana

posteriores a las fechas antes mencionadas serán procesadas para la quincena

siguiente.

3. Todos los empleados de “VENALCASA S.A.” deberán tener punto de Cuenta

aprobado por Presidencia para ingresar en el sistema de Nómina, en el Caso del

Presidente el Punto de Cuenta debe ser aprobado por la Junta Directiva.

4. La Gerencia de Gestión Humana asignará un profesional responsable para la

emisión de las nóminas de Sede y de las Plantas.

5. El profesional responsable de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos

será el garante de que en las fechas correspondientes al pago de la quincena de los

trabajadores, la nómina se encuentre actualizada sin errores lista para su envió al

banco.

6. Será Responsabilidad del profesional de la Sección de Administración de Nóminas y

Pagos velar que todas aquellas personas que ya no pertenecen a la empresa sean

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

excluidas de la misma, así como incluir aquellas cuyos puntos de cuenta de ingreso

lleguen oportunamente a la referida unidad

7. Para todos los casos de “Pago de Nómina”, la Gerencia de Gestión Humana está en

la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de

Planificación y Presupuesto.

8. La Sección de Administración de Nóminas y Pagos, debe emitir una pre-nómina

antes de sacar la definitiva, a fin de corregir a tiempo las fallas posibles de pagos

indebidos mediante la misma.

9. El analista responsable de la nómina, debe vigilar además del correcto cumplimiento

de cualquier otro pago que a través de esta deba hacérsele al trabajador y/o

empleado y llevar un estricto control de cada movimiento procesado.

10. Debe existir coordinación entre la Sección de Administración de Nóminas y Pagos y

la Sección de Captación, Selección y Capacitación a los fines de prever lo necesario

antes de las fechas de ci

erre de la nómina.

11.Es requisito indispensable para ser incluido en el sistema de nomina la recepción

del expediente del trabajador.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS ANALISTA DE PERSONAL

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

diferentes movimientos de nómina (Vacaciones, Permisos no Remunerados, Encargadurías, Ingresos, Egresos, Ascensos, Transferencias). 2. Una vez que se llega a la fecha de corte el Analista

de Personal, debe notificar a la Sección de Captación, Selección y Capacitación y comienza a cargar en el sistema correspondiente los diferentes movimientos arriba mencionados.

3. Emite Pre-Nomina y la entrega al responsable de la Sección Junto al Físico de todos los movimientos para su revisión.

4. Recibe los documentos arriba mencionados y revisa Pre-Nomina contra la estructura de cargos vigente y los movimientos reportados, se compara contra la nómina anterior para verificar los movimientos, y se chequea contra los movimientos recibidos durante ese lapso.

5. En caso de haber inconsistencias, entre los movimientos efectuados durante la quincena y la Pre-Nomina devuelve documentación al Analista señalando los errores para que proceda a efectuar las correcciones.

6. En caso de estar todo en Orden, devuelve al analista la Pre-Nomina junto al Físico de todos los movimientos de la quincena, para su impresión definitiva.

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ANALISTA DE PERSONAL

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA

SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS ANALISTA DE PERSONAL

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO SECRETARIA

7. Recibe la Pre-Nomina y en caso de estar todo en orden procede a efectuar la impresión de un “Resumen de Nómina”.

8. Basado en la nómina definitiva elabora punto de Cuenta.

9. Entrega los documentos arriba mencionados, a la Gerencia de gestión Humana en caso de estar todo en orden coloca la firma al punto de cuenta y los devuelve al Analista de Personal.

10. Recibe los documentos antes mencionados y verifica que el punto de cuenta contenga la firma del jefe de Departamento y el sello correspondiente.

11. Envía a la Gerencia de Planificación y Presupuesto, Sección de Presupuesto “Disponibilidad Presupuestaria” (original y copia) conjuntamente con la “Resumen de Nomina”.

12. Recibe los documentos arriba mencionados coloca firma y sello de la gerencia a la copia del memo y devuelve al Analista de Personal como acuse de recibo.

13. Con el Original de la “Disponibilidad Presupuestaria” se sigue Procedimiento interno de la Sección de Presupuesto.

14. Una vez que se procesa la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria, se envía al Gerencia

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA SECRETARIA

GERENCIA DE ADMNISTRACIÓN Y FINANZAS SECRETARIA

de Gestión Humana.

15. Recibe de la Sección de Presupuesto original de la “Disponibilidad Presupuestaria”, junto a la “Resumen de Nomina” y la entrega al Analista de Personal encargado de efectuar los trámites correspondientes al pago de la Nómina.

16. Se envía el expediente de la nomina a presidencia con el punto de cuenta para su posterior aprobación, firma y sellado.

17. Se envía el expediente de la nomina a la gerencia de administración y finanzas a la sección de control administrativo.

18. Recibe los documentos arriba mencionados y Basado en la información contenida en el “Resumen de Nómina”, memo y Punto de Cuenta Elabora formulario “Solicitud de Pago. Continúa con sus procedimientos internos.

19. Entrega los documentos arriba mencionados al responsable de la Sección de finanzas para su revisión.

20. Revisa los siguientes documentos:

• “Archivo TXT”

• “Nómina Definitiva”

• “punto de cuenta” (original)

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• Si los documentos presentan algún tipo de inconsistencias serán devueltos al analista

para su corrección. En caso de estar todo en orden realiza la transferencia bancaria.

21. Con el resto de los documentos sigue Procedimiento Administrativo interno.

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO

DE PRESTACIONES SOCIALES Y PASIVOS LABORALES

NORMAS ESPEFICICAS:

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1. La “Carta de Culminación de Contrato,” “Carta de Despido” o “Renuncia” del Trabajador, debe

contener la firma, huella dactilar, fecha de la culminación de Contrato, renuncia o despido e

indicar si el trabajador cumplió su periodo de preaviso establecido en la LOT. esta

documentación será requisito indispensable para procesar el pago de las Prestaciones

Sociales y pasivos laborales.

2. El Jefe del departamento de Administración de Nóminas y Pagos solicitará por escrito la

presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio presentada ante la Contraloría General

de la República, a todos aquellos trabajadores que manejen bienes o custodien fondos

públicos de conformidad con el artículo Nº 03 y 23 de la Ley Contra la Corrupción.

3. El Original de la Carta de Culminación de Contrato, Carta de Despido o Renuncia del

Trabajador deberá ser archivada, debidamente foliada, en el expediente del trabajador, una

vez realizado los pasos necesarios para el procesamiento del pago correspondiente.

4. Para todos los casos de tramitación de Prestaciones Sociales y pasivos laboral la Gerencia de

Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la

Gerencia Planificación y presupuesto, departamento de formulación y Control Presupuestario.

5. En el caso de las Plantas Administradas por “VENALCASA S.A.”, todas las Carta de

Culminación de Contrato,” “Carta de Despido” o “Renuncia” de los Trabajadores serán

enviadas a la sede Principal de la Empresa por el Jefe de la Planta mediante relación firmada

y sellada.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Depto. de Nóminas y Pagos

Responsable de la Sección

1. Recibe de parte del Gerente, Jefe del Área y/o Planta, formato de Egreso de personal anexo a la “Carta de Culminación de Contrato,” “Carta de

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Encargado de Liquidaciones de Prestaciones Sociales y pasivos laboral

Despido” o “Renuncia” del Trabajador. (La misma debe contener toda la información requerida, la firma y la fecha de la renuncia o despido del trabajador, la aprobación y sello de la unidad solicitante).

2. Si el trabajador ocupaba alguno de los siguientes cargos:

• Presidente, Director, Gerente, Jefe de Unidad

Jefe de Departamento, Jefe de Sección, Abogado, Jefe de Almacén

Debe anexar la Declaración Jurada de Bienes ante la Contraloría General de la República. De conformidad con la Ley Contra La Corrupción. Requisito indispensable para efectuar el presente trámite.

3. Fotocopia de la carta de “Culminación de Contrato” “Carta de Despido” o “Renuncia” del Trabajador y distribuye de la siguiente manera:

• Entrega copia al analista encargado de la nomina, para su exclusión de la misma.

• Entrega copia al analista encargado cesta ticket, (para determinar hasta que fecha se le cancelaran dicho beneficio).

• Entrega copia del formato de egreso, carta de culminación de contrato, renuncia o despido al analista encargado de emitir los cálculos de

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

Gerente de Gestión Humana

Encargado de Liquidaciones de Prestaciones

Prestaciones Sociales y pasivos laborales.

• Entrega original del formato de egreso, carta de culminación de contrato, Carta de Despido” o “Renuncia” del Trabajador al Archivista para incluirla en su expediente, debidamente foliada.

4. Solicita al archivista el expediente del ex-trabajador y procede a efectuar el cálculo de las prestaciones sociales a través del sistema xxx modulo xxxxxxxxx., posteriormente imprime reporte (3 ejemplares) del cálculo de las prestaciones y pasivos laborales.

5. Basado en el reporte emitido Elabora formulario de punto de cuenta.

6. Elabora memorando dirigido a la sección de Evaluación y Control Presupuestario. (original y copia).

7. Entrega el reporte del calculo de las prestaciones sociales y pasivos laborales, Punto de Cuenta y memo a la (el) Gerente de Gestión Humana para su posterior revisión y Aprobación.

8. Si los documentos presentan algún tipo de inconsistencia son devueltos a la unidad de origen para su corrección, en caso de estar todo en orden (el) la Gerente, firma la hoja de

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

Sociales y pasivos laboral

SECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO.

PRESIDENCIA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Sección de caja

cálculo, punto de cuenta, memo y sella. 9. Entrega el expediente a “Disponibilidad

Presupuestaria” (original y copia), si los documentos presentan algún tipo de inconsistencia la analista de disponibilidad presupuestaria lo devuelve a la unidad de origen para su corrección, en caso de estar todo en orden se emite la disponibilidad, firma punto de cuenta y sella.

10. La analista de la sección de Evaluación y Control presupuestario envía el expediente al departamento de nomina y pagos quien remite el mismo a presidencia.

11. Presidencia firma hoja de cálculo, aprueba o niega el punto de cuenta.

12. El expediente es regresado al departamento de nominas y pagos quien labora memo dirigido a la Gerencia de Administración y finanzas y copia a la sección de control Administrativo.

13. En Control Administrativo se realiza la solicitud de pago y Cheklin del expediente, busca la firmas de aprobación, entrega el expediente al departamento de finanzas a la sección de caja; quien labora el cheque y envía en valija los pertenecientes a las planta.

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES-

FIDEICOMISO:

NORMAS GENERALES:

“Articulo 108 de la ley Orgánica del Trabajo”

14. Envía original y copia del cálculo de liquidación, cheque, memo original y copia de acuse como recibido.

15. Los cheques que son recibidos por sede Administrativa el personal encargado de caja entrega liquidación hace firmar original de la hoja de cálculo de prestaciones sociales y pasivos laborales y da copia de la misma al trabajador, hace firmar original del recibido del cheque.

16.

El original del expediente de pago de prestaciones sociales y pasivos laboral es entregado al departamento de contabilidad.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

Parágrafo Segundo.- El trabajador tendrá derecho al anticipo hasta de un setenta y cinco por

ciento (75%) de lo acreditado o depositado, para satisfacer obligaciones derivadas de:

a) La construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda para él y su familia;

b) La liberación de hipoteca o de cualquier otro gravamen sobre vivienda de su propiedad;

c) Las pensiones escolares para él, su cónyuge, hijos o con quien haga vida marital; y

d) Los gastos por atención médica y hospitalaria de las personas indicadas en el literal anterior.

1. Después del primer año de servicio, o fracción superior a seis (6) meses contados a

partir de la fecha de entrada en vigencia de esta Ley, el patrono pagará al trabajador

adicionalmente dos (2) días de salario, por cada año, por concepto de prestación de

antigüedad, acumulativos hasta treinta (30) días de salario.

2. La prestación de antigüedad, atendiendo a la voluntad del trabajador, requerida

previamente por escrito, se depositará y liquidará mensualmente, en forma definitiva, en

un fideicomiso individual o en un Fondo de Prestaciones de Antigüedad o se acreditará

mensualmente a su nombre, también en forma definitiva, en la contabilidad de la

empresa. Lo depositado o acreditado mensualmente se pagará al término de la relación

de trabajo y devengará intereses según las siguientes opciones:

a)

Al rendimiento que produzcan los fideicomisos o los Fondos de Prestaciones de Antigüedad,

según sea el caso y, en ausencia de éstos o hasta que los mismos se crearen, a la tasa del

mercado si fuere en una entidad financiera;

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

b) A la tasa activa determinada por el Banco Central de Venezuela, tomando como referencia

los seis (6) principales bancos comerciales y universales del país; si el trabajador hubiese

requerido que los depósitos se efectuasen en un fideicomiso individual o en un Fondo de

Prestaciones de Antigüedad o en una entidad financiera, y el patrono no cumpliera con lo

solicitado;

c)

A la tasa promedio entre la activa y pasiva, determinada por el Banco Central de Venezuela,

tomando como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y universales del país, si

fuere en la contabilidad de la empresa.

3. El patrono deberá informar anualmente al trabajador, en forma detallada, el monto que le

acreditó en la contabilidad de la empresa, por concepto de prestación de antigüedad.

4. La entidad financiera o el Fondo de Prestaciones de Antigüedad, según el caso,

entregará anualmente al trabajador los intereses generados por su prestación de

antigüedad acumulada. Asimismo, informará detalladamente al trabajador el monto del

capital y los intereses.

5. Los intereses están exentos del Impuesto sobre la Renta, serán acreditados o

depositados mensualmente y pagados al cumplir cada año de servicio, salvo que el

trabajador, mediante manifestación escrita, decidiere capitalizarlos.

NORMAS ESPECÍFICAS:

1. El Memorando solicitando el anticipo de Prestaciones Sociales (debe contener la firma

del solicitante) será el documento o requisito indispensable para dar inicio al

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

procedimiento.

2. Los requisitos que debe presentar el solicitante son los siguientes:

• Si es para La construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda para él y su

familia: Documento de Compra Venta y/o Presupuesto de materiales necesarios,

debidamente facturado por una casa o establecimiento dedicado al área.

• Si es para La liberación de hipoteca o de cualquier otro gravamen sobre vivienda de

su propiedad: Documento de Hipoteca.

• Si es para Las pensiones escolares para él, su cónyuge, hijos o con quien haga vida

marital: Constancia de Estudios emitida por una Institución Educativa Pública o

Privada, recibos de pago de mensualidad anterior y/o Presupuesto de los útiles

necesarios emitidos por una casa o establecimiento dedicado al área.

• Si es para Los gastos por atención médica y hospitalaria de las personas indicadas en

el literal anterior: Informe Médico y Presupuesto emitido por una casa o

establecimiento dedicado a la materia.

3. El Original del Memorando “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales”. deberá ser

archivada en el expediente del trabajador una vez realizados los pasos necesario para la

tramitación del Pago.

Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales” el

Gerencia de Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad

Presupuestaria” ante la Gerencia de Administración y Finanzas, Dpto. de Ejecución

Presupuestaria.

PROCEDIMIENTO:

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

SECRETARIA

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA

RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN, NÓMINAS Y PAGOS

ANALISTA DE PERSONAL RESPONSABLE DE FIDEICOMISO

1. Recibe Formato de solicitud de anticipo de prestaciones y Memorando (original y copia) de parte del trabajador y/o empleado solicitando un anticipo de sus prestaciones sociales. Conjuntamente con las siguientes recaudos:

2. Si es para La construcción, adquisición,

mejora o reparación de vivienda para él y su familia: Documento de Compra Venta

y/o Presupuesto de materiales necesarios, debidamente facturado por una casa o establecimiento dedicado al área.

• Si es para La liberación de hipoteca o de cualquier otro gravamen sobre vivienda de su propiedad: Documento de Hipoteca. • Si es para Las pensiones escolares para

él, su cónyuge, hijos o con quien haga vida marital: útiles necesarios emitidos por

una casa o establecimiento Constancia de Estudios emitida por una Institución Educativa Pública o Privada, recibos de pago de mensualidad anterior y/o Presupuesto de los dedicado al área.

• Si es para Los gastos por atención médica y hospitalaria de las personas indicadas en el literal anterior: Informe

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

o establecimiento dedicado a la materia.

• Firma y coloca sello de la Gerencia a la copia del Memorando lo devuelve al empleado en señal de acuse de recibo.

3. Entrega el original del Memorando “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales” al Gerente del área (junto a los documentos de Soporte).

4. Recibe el documento arriba mencionado, revisa y en caso de estar todo en orden envía Memorando y documentos de Soporte al Jefe del Dpto. de Administración de Nóminas y Pagos para su procesamiento.

5. Recibe los documentos arriba mencionados y verifica que los soportes correspondan con la solicitud realizada y estén conforme a lo dispuesto a la Ley Orgánica del Trabajo. De ser así se lo entrega al analista responsable. 6. Solicita el expediente del funcionario

solicitante y verifica que no haya solicitado otro anticipo en un lapso menor a un año en caso de estar todo en orden inicia el proceso de dicha Solicitud.

7. Procede a efectuar el cálculo del Anticipo de Prestaciones Sociales a través del sistema correspondiente, posteriormente imprime reporte del cálculo del anticipo de las

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

prestaciones.

8. Basado en el reporte emitido elabora Punto de Cuenta.

9. Entrega reporte del cálculo del anticipo de las prestaciones y Punto de Cuenta al Jefe del Dpto. para su firma.

10. Revisa los documentos arriba mencionados, en caso de estar todo en orden coloca la firma y los remite al Gerente de Gestión Humana para su revisión y firma.

11. Revisa los documentos arriba mencionados, en caso de estar todo en orden coloca la firma y los devuelve al Analista de Personal conjuntamente con el “Reporte del cálculo del anticipo de las prestaciones” para que sea enviado al Dpto. de Ejecución Presupuestaria. 12. Dpto. de Ejecución Presupuestaria Recibe los

documentos antes mencionados coloca firma y sello de la gerencia a la copia de la solicitud de “Disponibilidad Presupuestaria” y devuelve al Analista de Personal como acuse de recibo. 13. Con el Original de la “Disponibilidad

Presupuestaria” se sigue Procedimiento interno del Dpto. de Presupuesto. (ver manual de Presupuesto).

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

Disponibilidad Presupuestaria, se envía a la Gerencia de Gestión Humana.

15. Recibe del Dpto. Ejecución Presupuestaria el expediente conformado por el punto de cuenta, reporte del cálculo del anticipo de las prestaciones y Recibo.

16. Entrega los documentos arriba mencionados a presidencia para su aprobación.

17. Revisa los siguientes documentos:

18. “Reporte del cálculo del anticipo de las prestaciones”.

19. “Disponibilidad Presupuestaria” (original) 20. “Solicitud de Pago (recibo)” (original y copia) 21. Si los documentos presentan algún tipo de

inconsistencias serán devueltos al analista de para su corrección. En caso de estar todo en orden entrega los documentos arriba mencionados al Gerente de Gestión Humana con su firma de aprobación.

22. Entrega los documentos mencionados en el paso N.-19 de este procedimiento a la secretaria de la Gerencia para posteriormente remitirlo a la Gerencia de Administración y Finanzas. (Sección de Control Administrativo). Esto se hará si el anticipo es cancelado por procedimientos internos de la empresa.

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE VACACIONES

NORMAS ESPECÍFICAS:

23. Si se cancela a través del fideicomiso la (el) jefe del depto. de nomina y pago realiza archivo txt dirigido a la agencia bancaria. 24. Una vez liberado el dinero al trabajador se le

envía original y copia del recibo del estado de cuenta de prestaciones sociales.

25. El original será archivado en el expediente del trabajador.

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1. El formato de “Solicitud de Vacaciones”, debe contener, la firma del trabajador, las firmas

autorizadas, tanto del Jefe inmediato como del Jefe de área y será el documento o requisito

indispensable para procesar el Bono Vacacional del trabajador y/o empleado involucrado.

2. El derecho al disfrute de vacaciones comenzará cuando el trabajador y/o empleado haya

cumplido un año interrumpido de servicio.

3. El cálculo del Bono Vacacional se realizará tomando como base 30 días de sueldo integral,

ello de acuerdo a las normativas vigentes de “VENALCASA S.A.”

4. Los días de disfrute partirán de 22 días hábiles más un días por cada año hasta un tope de

30 días, ello de acuerdo a las normativas vigentes de “VENALCASA S.A.”

5. Toda solicitud de vacaciones se deberá realizar con un lapso de 15 días de anticipación, a

la fecha de inicio del disfrute, en caso contrario el trabajador y/o empleado, no podrá

disfrutar del bono vacacional desde la fecha efectiva del inicio de las vacaciones.

6. El Original de La “Solicitud de Vacaciones”. deberá ser archivada en el expediente una vez

realizado los pasos necesarios para la tramitación del Bono Vacacional.

7. Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Vacaciones”, la Gerencia de Gestión

Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la

Gerencia de Planificación.

8. No se permitirá la acumulación de períodos vacacionales, salvo estrictas razones de

servicios, debidamente justificadas por el jefe inmediato del trabajador y/o empleado

solicitante.

9. El pago de Bono Vacacional se procesará sólo en el caso de disfrute del período

correspondiente.

10. Los reposos médicos por enfermedad suspenderán los días de disfrute del periodo

vacacional, el cual se retomará al concluir el mismo.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

11. Cada Unidad debe coordinar el disfrute de las vacaciones de todos los trabajadores

adscriptos a la misma y remitir a la gerencia de gestión humana.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Previa coordinación con su jefe inmediato, solicita a la Gerencia de Gestión Humana, el formulario

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

TRABAJADOR SOLICITANTE

JEFE DEL DPTO Y/O SECCIÓN (UNIDAD SOLICITANTE)

GERENTE (UNIDAD SOLICITANTE)

SECRETARIA (UNIDAD SOLICITANTE)

GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA (SECRETARIA)

“Solicitud de Vacaciones”, para su correspondiente llenado (original y copia), lo entrega al jefe del Departamento del área para su firma.

2. Revisa y en caso de estar todo en orden coloca su firma en señal de aprobación, posteriormente entrega el formulario “Solicitud de Vacaciones” al Gerente del área. para su aprobación mediante firma.

3. Revisa formulario coloca su firma en señal de aprobación y posteriormente entrega a la secretaria formulario “Solicitud de Vacaciones” (original y copia), para la elaboración del respectivo Memorando.

4. Basado en la información contenida en el formulario arriba señalado elabora memorando (original y copia).

5. Previa firma del Gerente del área envía los siguientes documentos a la Gerencia de Gestión Humana.

• Formulario “Solicitud de Vacaciones” (original y copia)

• Memorando (original y copia) 6. Recibe los documentos arriba señalados

7. Firma y coloca sello de la Gerencia a la copia de la “Solicitud de Vacaciones” y a la copia de Memorando y las devuelve en señal de acuse de

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

JEFE DEL GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA

ANALISTA DE PERSONAL (control de vacaciones)

recibo.

8. Entrega los documentos arriba mencionados al Jefe del área.

9. Revisa Memorando y la “Solicitud de Vacaciones” (original) y lo envía al responsable de la Sección de Administración, Nóminas y Pagos para su procesamiento.

10. Recibe el documento arriba señalado y lo entrega al Analista de Personal encargado de procesar la solicitud.

11. Procesan 2 copias de la “Solicitud de Vacaciones” y distribuye de la siguiente manera:

• Entrega copia al Analista que lleva el control de la Nómina.

• Entrega copia al Analista que lleva el control de las Vacaciones.

• Archiva original en el expediente del empleado.

12. Recibe copia de la “Solicitud de Vacaciones” 13. Verifica que contenga las firmas autorizadas,

cantidad de días correctos, periodo, etc. y procede a cargar la información en una hoja Excel (BD). O en el módulo correspondiente.

14. En caso de haber errores, devuelve al jefe de la unidad señalando en la copia de la “Solicitud de

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15 07 2009 31 08 2009

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

ANALISTA DE PERSONAL (control de nomina)

Vacaciones” el motivo de la devolución.

15. Archiva copia de la “Solicitud de Vacaciones” por fecha

16. Recibe copia de la “Solicitud de Vacaciones” y procede a cargar la información mediante el sistema, en la quincena correspondiente.

17. Archiva copia de la “Solicitud de Vacaciones” por fecha, junto al resto de los movimientos

18. El bono Vacacional que le corresponde al empleado será depositado conjuntamente con la nómina correspondiente a la quincena vigente. 19. Se emite recibo de pago de vacaciones en original

y copia.

20. Una vez recibido por el trabajador el recibo original es archivado en el expediente.

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONO DE ALIMENTACION:

NORMAS ESPECÍFICAS:

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

1. El Beneficio del bono de alimenticio se otorgara a todo El Personal (fijo y contratado) que

labora en “VENALCASA S.A.” y se cancelara a razón de 0.45 unidades tributarias por día

trabajado.

2. La Gerencia de Gestión Humana se encargara del control y supervisión de la asistencia, a

través del sistema que a tal efecto se disponga para ello, del personal que labora en las

diferentes unidades de la empresa.

3. La Gerencia de Gestión Humana realizará los trámites necesarios (internos y externos)

para la cancelación de los bonos alimenticios según la modalidad: tarjeta electrónica,

cupones (tickets) los primeros cinco días de cada mes.

4. Para todos los casos de cancelación de los “bonos de Alimentación”, la Gerencia de

Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la

Gerencia de Planificación y presupuesto, departamento de formulación y control

presupuestaria.

5. El beneficio del bono de Alimentación, se cancelará por día hábil trabajado y tendrán como

corte los 20 de cada mes.

6. El Bono de alimentación se cancelaran mes vencido el periodo correspondiente será los 21

del mes anterior hasta el 20 del mes actual. Ejemplo 21 de enero al 20 de febrero.

7. Solo se procesara la solicitud de Bono de Alimentación del personal que se encuentre

relacionado en la lista de control de asistencia.

8. Todo aquel personal fijo o contratado que devengue prima de responsabilidad no se le

pagara el bono de alimentación adicional.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

RESPONSABLE DE LA SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

correspondiente, la asistencia del personal.

2. De acuerdo al “Control de Asistencia” revisado se procede a cargar la información en la base datos

Excel o en el sistema automatizado

correspondiente.

3. Emite “Reporte del Control de Asistencia”

4. Basado en el reporte emitido, elabora Punto de Cuenta.

5. Entrega punto de cuenta junto “Reporte del Control de Asistencia” a la (el) gerente de gestión Humana quien revisara que la documentación no presente ningún tipo de inconsistencia.

6. Una vez revisado de estar todo en orden firma punto de cuenta y entrega a la analista de nominas y pagos.

7. La analista de nominas y pagos entrega el punto de cuenta junto al “Reporte del Control de Asistencia” al responsable de la Sección de disponibilidad presupuestaria.

8. Revisa los documentos arriba mencionados, en caso de estar todo en orden coloca la firma y da la disponibilidad Presupuestaria y los presente al Jefe del Dpto. de nomina y pagos.

9. El departamento de nomina y pagos entrega el expediente a presidencia quien revisara y aprueba

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

ANALISTA _{el pago.}

10. De ser aprobado el expediente, se elabora memo dirigido a la gerencia de administración y finanzas con copia a la sección de control administrativo. 11. Esta se encarga de seguir sus procedimientos

internos administrativo para el pago de la Asignación del Ticket de Alimentación.

Nota: el pago se realiza mediante trasferencia Bancaria desde el Banco perteneciente al cliente (VENALCASA) hasta el Banco proveedor del servicio. La analista del departamento de nominas y pagos es el responsable de realizar las solicitud del perdido de los bonos alimenticio a la empresa proveedora del servicio una vez sea aprobado por presidencia el expediente.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

NORMAS ESPECÍFICAS:

1. El formato de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”,

deberá venir acompaña por una exposición de motivos firmada por el supervisor inmediato

y Gerente del área y dirigida a presidencia, mediante la cual se indique la naturaleza del

trabajo que origino la realización de horas extraordinarias.

2. El formato de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”,

debe contener las firmas autorizadas de los respectivos supervisores inmediatos y

Gerente de área y será el documento o requisito indispensable para procesar el pago de

las horas extraordinarias correspondientes al empleado.

3. La cantidad de horas extras trabajadas en la empresa debe regirse por lo dispuesto en la

Ley Orgánica del Trabajo.

4. La fecha de corte para el pago de las horas extras, días de descanso y feriados, será

los días 20 de cada mes, por lo cual las solicitudes que reciba la Gerencia de Gestión

Humana posterior a esa fecha se tramitaran el mes siguiente.

5. Todas las Horas Extras, días de descanso y feriados generadas serán canceladas en

la segunda quincena de cada mes.

6. El Original de La “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados

trabajados”. deberá ser archivada en el expediente una vez realizados los pasos

necesario para la tramitación del Pago.

7. Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso

y feriados trabajados”, la Gerencia de Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la

“Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de Planificación y presupuesto.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

UNIDAD SOLICITANTE

JEFE DEL DPTO (UNIDAD SOLICITANTE) SECRETARIA (UNIDAD SOLICITANTE) GERENTE (UNIDAD SOLICITANTE) SECRETARIA (UNIDAD SOLICITANTE)

1. Elabora “exposición de motivo” dirigida a presidencia la cual debe indicar el motivo que originara las horas extras, trabajar el día de descanso o feriado, para su posterior aprobación. 2. Presidencia aprueba o niega dicha solicitud.

3. De ser aprobado, la unidad solicitante podrá ejecutar el trabajo que originar las horas extraordinarias, trabajar día de descanso o feriado de lo contrario no procede.

4. Una vez generada las horas extras la unidad solicitante (supervisor) llenara formulario de “Solicitud de pago de horas extras, días de descanso y feriados trabajados” (original y copia) por cada trabajador.

5. Posteriormente entrega el formulario al Gerente del área para su aprobación mediante firma.

6. Revisa y en caso de estar todo en orden coloca su firma formulario “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados” (original y copia) en señal de aprobación y posteriormente entrega a la secretaria formulario “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados” (original y copia), para la elaboración del respectivo Memorando dirigido a la gerencia de gestión humana.

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15 07 2009 31 08 2009

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

GESTIÖN HUMANA SECRETARIA

7. Previa firma del Gerente del área envía los siguientes documentos a la Gerencia de Gestión Humana:

• Formulario “Solicitud de Pago De Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”

• “Exposición de motivos” donde se evidencie la aprobación por parte de presidencia.

• Memorando (original y copia) 8. Recibe los documentos arriba señalados

9. Firma y coloca sello del Departamento a la copia del Memorando y la devuelve en señal de acuse de recibo.

10. Entrega el original de la “Solicitud de Pago Horas De Extras, días de descanso y feriados trabajados” Y Memorando (original) “Exposición de motivos” al Gerente de gestión Humana.

11. Recibe los documentos arriba mencionados, revisa y en caso de estar todo en orden envía dicha documentación al responsable de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos, para su procesamiento.

12. Recibe los documentos señalados en el Pto.- 8 de este procedimiento y lo entrega al Analista de Personal encargado de procesar la solicitud, quien determina en el mismo formulario las horas diurnas,

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15 07 2009 31 08 2009

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

ANALISTA DE PERSONAL (control de horas extras)

JEFE DE DPTO DE GESTIÓN HUMANA

nocturnas, los días sábados o domingo trabajados y totaliza el monto a cancelar a cada trabajador. 13. Vacía la información de la “Solicitud de Pago Horas

Extras, días de descanso y feriados trabajados,” (con los montos calculados) en una hoja Excel. o

en el módulo correspondiente del sistema automatizado y posteriormente imprime “Reporte de Horas Extras Trabajadas”.

14. Envía reporte a la gerencia de gestión humana con el objeto de que sea verificado y aprobado el calculo.

15. Una vez aprobado el calculo se procede a cargar la información e el sistema de nomina destinado para tal fin.

16. Se genera la Pre-nomina, se verifica que el concepto se allá cargado de manera correcta. 17. Se imprime reporte definitivo, se genera la nomina,

se elabora punto de cuenta.

18. Se envía el expediente a disponibilidad presupuestaria.

19. Revisa el expediente, de estar todo correcto y existir la disponibilidad, firma y sella el punto y entrega a la gerencia de gestión humana.

20. Gerencia humana envía el expediente a presidencia donde se evalúa y se determina si es

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15 07 2009 31 08 2009

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS (SECCION DE CONTROL ADMINISTRATIVO)

aprobado o negado.

21. De ser aprobado, la gerencia de gestión humana envía el expediente con memo de acuse a la gerencia de administración y finanzas, a la sección de control administrativo.

22. La sección de control administrativo se encarga de realizar Procedimiento interno administrativo para la solicitud de cancelación del pago de Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados.

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE DIFERENCIA

DE SUELDO POR ENCARGADURÍAS

NORMAS ESPECÍFICAS:

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23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

ejerza las funciones de manera temporal de un cargo de superior nivel y remuneración

del cual es titular, en cuyo caso se hará acreedor de todos los derechos inherentes al

cargo que ejerce por encargaduría durante el tiempo que desempeñe las funciones del

mismo, debiendo al vencimiento de la misma retornar al cargo del cual es titular.

2. Las encargadurías no deben desempeñarse por un período mayor al año, toda vez

que esto daría lugar a la titularidad del cargo que se esta ejerciendo bajo tal figura.

3. El ejercicio de un cargo bajo la figura de encargaduría debe ser por razones de

ausencia temporal del titular del cargo y el trabajador que la desempeñe debe contar

con la experiencia y mínimos requisitos para el mismo.

4. El Memorando solicitando la diferencia de sueldo por encargaduría debe contener la

firma del Gerente del área y será el documento o requisito indispensable para dar

inicio al procedimiento.

5. La Gerencia de Gestión Humana a través de la sección de reclutamiento, selección y

captación, deberá elaborar un Punto de Cuenta mediante el cual se especifica el

periodo que abarcara dicha diferencia de sueldo y el motivo de la misma y someterlo a

la consideración y aprobación del Presidente de “VENALCASA S.A.”

6. La Sección de Administración de Nóminas y Pagos procesara la diferencia de sueldo

por concepto de encargaduría solo cuando exista un punto de cuenta firmado por el

Presidente de la empresa

7. La Diferencia de Sueldo por concepto de encargaduría se pagara a través la nómina.

8. una vez cumplidos los requisitos correspondientes.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

DESCRIPCIÖN DE LA ACTIVIDAD

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23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

GERENCIA DE GESTIÖN HUMANA (SECRETARIA)

JEFE DE DEPTO. CAPTACION, SELECCIÓN Y RECLUTAMINETO

ANALISTA

“CAPTACIÓN, SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO”

unidad involucrada solicitando el pago de la diferencia de sueldo.

2. Firma y coloca sello de la gerencia a la copia del Memorando en señal de acuse de recibo.

3. Entrega el original del Memorando “Solicitud de Pago de Diferencia de Sueldo por concepto de encargaduria” al Jefe del Departamento de reclutamiento, selección y capitación.

4. Recibe el documento arriba mencionado, revisa que todo este en orden y procede a realizar la “Solicitud de Pago de Diferencia de Sueldo por concepto de encargaduria” y realiza los procedimiento establecido en la unidad.

5. Elabora Punto de Cuenta Presupuestaria” y solicita la disponibilidad presupuestaria.

6. El expediente sigue Procedimiento interno del Dpto. de formulación y control presupuestario. 7. Una vez que se procesa la Solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria, se envía al Gerencia de Gestión Humana

8. Recibe de la Gerencia de Planificación y Presupuesto, Sección de formulación y control presupuestario original de la “Disponibilidad Presupuestaria”

9. El Jefe del Departamento de reclutamiento, selección y capitación envía el Punto de Cuenta

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23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE CAPTACIÖN, SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

DEPARTAMENTO DE NOMINAS Y PAGOS

para la firma del Presidente de “VENALCASA S.A.”, donde se especifica el período que abarcara dicha diferencia de sueldo, el motivo de la misma y el monto que por concepto de diferencia de remuneración se debe cancelar.

10. Una vez aprobado el punto de cuenta por parte de presidencia la sección de reclutamiento selección y capacitación.

11. Entrega Punto de Cuenta al Departamento de nomina y pagos para que se tramite el pago. 12. Entrega al analista de Personal encargado de

efectuar los trámites correspondientes al pago de Diferencia de Sueldo por encargaduría.

13. Carga los datos necesarios a través del sistema correspondiente para que se efectúe el pago quincenalmente, respetando la vigencia establecida en el punto de cuenta para dicha “Encargaduria” y sigue procedimiento Interno de Pago de Nomina descrito en este Manual.

14. El original de punto de cuenta es enviado a la sección de archivo donde se resguarda en el expediente del trabajador.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LOS PERMISOS

NORMAS ESPECÍFICAS

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23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

área y del Supervisor inmediato del trabajador y/o empleado solicitante, y será el

documento o requisito indispensable para dar inicio al procedimiento.

2. El Gerente de la Unidad solicitante será el responsable de señalar en el formulario

arriba señalado, el tipo de permiso:

Remunerado

o

No Remunerado

.

3. Todos los Formularios “Solicitud de Permiso” deberán ser consignados ante el

Gerencia de Gestión Humana donde serán procesados de acuerdo al tipo de

permiso (

Remunerado

o

No Remunerado)

4. Los permisos

No Remunerados

deberán enviarse al Gerencia de Gestión Humana

antes de las fechas de corte de la nómina 20 y 5 de cada mes, en caso contrario

no serán procesados en la quincena correspondiente.

5. Los permisos remunerados mayores de 3 días deberán ser aprobados por

(41)

23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

PROCEDIMIENTO:

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23 06 2008

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

PERMISO LABORAL

UNIDAD Y/O TRABAJADOR SOLICITANTE

JEFE DEL DPTO (UNIDAD SOLICITANTE)

GERENTE DE ÁREA

SECRETARIA (UNIDAD SOLICITANTE)

DPTO. DE GESTIÓN HUMANA

1. Llena formulario “Solicitud de Permiso” (original y copia), lo entrega al jefe del Departamento y/o Sección para su firma.

2. Revisa y en caso de estar todo en orden coloca su firma en señal de aprobación, señalando en el campo correspondiente el tipo de permiso

(Remunerado o No Remunerado)

3. Entrega el formulario “Solicitud de Permiso” al Gerente del área. para su aprobación mediante firma.

4. Revisa formulario en caso de estar de acuerdo, coloca su firma en señal de aprobación y posteriormente entrega a la secretaria formulario “Solicitud de Permiso” (original y copia), para la elaboración del respectivo Memorando.

5. Basado en la información contenida en el formulario arriba señalado elabora memorando (original y copia)

6. Previa firma del Gerente del área envía los siguientes documentos a la Gerencia de Gestión Humana:

• Formulario “Solicitud de Permiso” (original y copia)

• Memorando (original y copia) 7. Recibe los documentos antes señalados.