INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SURORIENTE ESE VIGENCIAS CONTRALORÍA GENERAL DEL CAUCA

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SURORIENTE ESE

VIGENCIAS 2012 - 2013

CONTRALORÍA GENERAL DEL CAUCA

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SUROCCIDENTE ESE

DUMER CIFUENTES PIAMBA Contralor General del Cauca

MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA

Directora Técnica Auditorias y Control Fiscal Participativo

Equipo Auditor:

ORLANDO ORDOÑEZ ORDOÑEZ NICANOR PIZO CASTILLO CRISTINA RINCON MOSQUERA

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TABLA DE CONTENIDO

Pga.

1 DICTAMEN INTEGRAL 4

Vigencia 2012 5

1.1 Concepto sobre Fenecimiento 5

1.1.1. Control de Gestión 6

1.1.2. Control de Resultados 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal 7

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 8

Vigencia 2013 8

1.2 Concepto sobre Fenecimiento 8

1.2.1. Control de Gestión 9

1.2.2. Control de Resultados 10

1.2.3. Control Financiero y Presupuestal 10

1.2.3.1. Opinión sobre los Estados Contables 11

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA - Vigencia 2012 13

2.1. CONTROL DE GESTION 13

2.1.1. Factores Evaluados 13

2.1.1.1. Ejecución Contractual 13

2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 21

2.1.1.3. Legalidad 23

2.1.1.4. Gestión Ambiental 24

2.1.1.5. Tecnologías de la Comunicación y la información (TICS) 26

2.1.1.6. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 28

2.1.1.7. Control Fiscal Interno 30

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 32

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 33

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA - Vigencia 2013 39

3.1 CONTROL DE GESTION 39

3.1.1. Factores Evaluados 39

3.1.1.1. Ejecución Contractual 39

3.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 51

3.1.1.3. Legalidad 53

3.1.1.4. Gestión Ambiental 54

3.1.1.5. Tecnologías de la Comunicación y la información (TICS) 55

3.1.1.6. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 58

3.1.1.7. Control Fiscal Interno 59

3.2. CONTROL DE RESULTADOS 62

3.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 63

4. OTRAS ACTUACIONES 78

4.1 Seguimiento al Memorando 78

4.2. Atención de Quejas 81

4.3 Beneficios del Proceso Auditor 81

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Página 4 de 88 Popayán, Julio 28 de 2014

Doctor

FRANCISCO FONSECA AMARIS Gerente Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Ciudad

Asunto: Dictamen de Auditoría vigencias 2012 - 2013

La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012 y 2013, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Cauca, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos relevantes, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General del Cauca, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

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El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2012

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente con alcance 2012, conceptúa que la gestión en la Evaluación de Gestión y Resultados, obtuvo una calificación de 72.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 81.5 0.5 40.8

2. Control de Resultados 89.7 0.3 26.9

3. Control Financiero 25.8 0.2 5.2

Calificación total 1.00 72.9

Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Fenecimiento de la Cuenta Fiscal No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación; 1.1.1 Control de Gestión

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, conceptúa que la gestión en

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Control de Gestión fue 81.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable

1.1.2 Control de Resultados

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, conceptúa que la gestión en Control de Resultados obtuvo una calificación de 89.7 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 89.7 1.00 89.7

Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN 2012 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Gestión Contractual 82.2 0.65 53.4

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 80.9 0.02 1.6

3. Legalidad 86.5 0.05 4.3

4. Gestión Ambiental 82.6 0.05 4.1

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 75.6 0.03 2.3

6. Plan de Mejoramiento 82.4 0.10 8.2

7. Control Fiscal Interno 75.7 0.10 7.6

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

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Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, dictamina los estados contables con una calificación de 0.0, conceptúa que la gestión presupuestal alcanzo 8.3, en tanto que la gestión financiera logro el 17.5, para una calificación total de 25.8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Factores mínimos Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total 1. Estados Contables 0.0 0.70 0.0 2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 8.3 3. Gestión financiera 87.5 0.20 17.5 Calificación total 1.00 25.8

Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable.

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, es Adversa o Negativa

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1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2013

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en la Evaluación de Gestión y Resultados, obtuvo una calificación de 75.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL 2013

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 82.9 0.5 41.4

2. Control de Resultados 97.0 0.3 29.1

3. Control Financiero 22.5 0.2 4.5

Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Fenecimiento de la Cuenta Fiscal No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación;

1.2.1 Control de Gestión

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en Control de Gestión fue 82.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

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Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable

1.2.2 Control de Resultados

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en Control de Resultados fue 97.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS 2013

Factores mínimos Calificación

Parcial

Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 97.0 1.00 97.0

Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

Menos de 80 puntos Desfavorable

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN 2013 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Gestión Contractual 84.0 0.65 54.6

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 85.3 0.02 1.7

3. Legalidad 87.9 0.05 4.4

4. Gestión Ambiental 88.3 0.05 4.4

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 75.6 0.03 2.3

6. Plan de Mejoramiento 82.4 0.10 8.2

7. Control Fiscal Interno 72.7 0.10 7.3

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

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Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, dictamina los estados contables con una calificación de 0.0, conceptúa que la gestión presupuestal alcanzo 7.5 en tanto que la gestión financiera logro el 15.0 para una calificación total de 22.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Factores mínimos Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total 1. Estados Contables 0.0 0.70 0.0 2. Gestión presupuestal 75.0 0.10 7.5 3. Gestión financiera 75.0 0.20 15.0 Calificación total 1.00 22.5

Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable.

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, es Adversa o Negativos

Plan de Mejoramiento

La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los

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cinco (5) días siguientes al recibo del informe, conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de las Resolución N° 031 y 045 de 2014.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Relación de Hallazgos

En desarrollo de la presente auditoría se establecieron quince (15) hallazgos administrativos.

Atentamente,

MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA

Directora Técnica Auditorias y Control Fiscal Participativo

CRISTINA RINCON MOSQUERA Profesional Universitaria Coordinadora Grupo Auditor

NICANOR PIZO CASTILLO ORLANDO ORDOÑEZ ORDOÑEZ Profesional Universitaria Profesional Universitaria

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Página 12 de 88 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN VIGENCIA 2012

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1. Ejecución Contractual

Las cuantías para la contratación de la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, se establecen de conformidad al Acuerdo Nº 002 de julio 14 de 2009, por medio del cual se adopta el Estatuto Contractual de la ESE, que en su Artículo 7º la Junta Directiva otorga facultades al Gerente para que de manera directa suscriba contratos, que en cuantía individual no superen los 280 salarios mínimos mensuales legales vigentes, requiriendo autorización de la Junta Directiva la suscripción de todos aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a los 280 SMMLV

Así mismo en su Artículo 17, establece la constitución de Garantía Única, con el propósito de garantizar el cumplimiento de todos los contratos que suscriba la ESE, ya sea de cumplimiento, calidad de los bienes y servicios o estabilidad de la obra, pago de salarios y prestaciones, sociales o indemnizaciones del personal, garantía del buen manejo y correcta inversión del 'anticipo u otras que amparen los riesgos previsible

Mediante Nº 011 de abril 1 de 2011, se adopta el Manual de Interventoria y Supervisión, para la vigilancia en la ejecución de los contratos que celebre la Empresa Social del Estado Suroriente ESE.

Se observa que a 31 de diciembre de 2012, los Manuales de Contratación e Interventoria, no han sido actualizados por parte de la ESE.

HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 1 (A)

Condición: Manuales de Contratación e Interventoria desactualizados.

Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 87 de 1993, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7.

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Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, se establece que para la vigencia 2012, los Manuales de Contratación e Interventoria, se encuentra sin actualizar.

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de procesos y procedimientos internos, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales.

Efecto: Hallazgo administrativo.

Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 1, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014.

Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación.

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, sin embargo se manifiesta que “Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación”, contradiciendo la respuesta al hallazgo, puesto que se pretende

incluirla acción en el Plan de Mejoramiento, igualmente se estableció que durante las vigencias 2012, los procesos contractuales adelantados por la ESE, se ejecutaron con fundamento y aplicación del manual adoptado mediante Acuerdo Nro. Nº 002 de julio 14 de 2009

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En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por La Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Cauca, se determinó que la Entidad durante la vigencia 2012, celebró la siguiente contratación:

Durante la vigencia de 2012, la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, celebró en total 679 contratos por valor de $ 6,426,569,853 distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $ TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 6 112,361,520 Interventoría y

Consultoría 21 614,186,666 Prestación de Servicios 508 3,443,454,280 Transporte 3 38,550,000 Suministros y Compraventa 113 2,089,932,098 Arrendamiento 4 13,000,000 Mantenimiento Hospitalario 17 371,654,380 Publicidad 7 28,615,000 TOTAL SUMAN $6.426.569.853

Fuente: SIA y Archivos – SURORIENTE ESE Elaboró: Comisión de Auditoria

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de la Ejecución Contractual, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.2, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría-

TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL 2012

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio Ponderación Puntaje Atribuido Prestación Servicios Q Contratos Suministros Q Contratos Consultoría y Otros Q Mantenimiento Hospitalario Q Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 22 100 46 100 36 50 11 95.22 0.50 47.5 Cumplimiento deducciones de ley 100 22 100 46 100 36 100 11 100 0.05 5.0 Cumplimiento del objeto contractual 100 22 67 46 67 36 67 11 73.04 0.20 14.6 Labores de Interventoría y seguimiento 50 22 50 46 50 36 50 11 50 0.20 10.0 Liquidación de los contratos 100 22 100 46 100 36 100 11 100 0.05 5.0

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Las carpetas contractuales no se encuentran organizadas, foliadas, y no contienen todos los documentos anexos al contrato en orden cronológico, conforme a lo establecido en la ley 594 de 2.000.

En la revisión de la muestra seleccionada, se evidencia informes de interventoría con deficiencias, solo suscriben constancias de cumplimiento del contratista, sin hacer un relato de las diferentes actividades ejecutadas, ya que solo se refieren a conceptuar el cumplimiento, situación que conlleva al desconocimiento sobre la calidad del trabajo del objeto contractual ejecutado

Del análisis de los contratos se establece que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, efectuó parcialmente verificación del pago por parte de los contratista, del uso de la Estampilla Universidad del Cauca, en valor del 0.5% sobre el valor total de los contratos suscritos, conforme a lo establecido en los artículos 1 y artículo 4 de la Ordenanza 075 de 2008 y Ley 1177 de 2007, contratos cuya cuantía es mayor o superior a 50 S.M.L.M, que para la vigencia del 2012 corresponde a la contratación suscrita a partir de $28.335.000

En el perfeccionamiento de la contratación revisada, no se encontró documento para convocar veedurías ciudadanas para realizar control social a cualquier proceso de contratación perfeccionada, observándose que no se ha implementado la participación democrática como un derecho y un deber de los ciudadanos, de acuerdo a lo preceptuado en el Inciso 2° del Artículo 103 y el Artículo 270 de la Constitución Política, relacionados con la participación ciudadana.

Impacto de la Contratación

Evaluadas las carpetas contractuales, no permiten en su mayoría medir el impacto de los mismos, por la falta de información consignada en los informes de interventoría seguimiento técnico, administrativo y jurídico del cumplimiento de las actividades plasmada en las obligaciones del contratista, así como por la falta de trabajo de campo en los Puntos de Atención de la ESE.

Con fecha 21 de abril de 2014, se diligencio previo tramite ante la Dirección Técnica de Auditorias y Control Fiscal Participativo, al despacho del Sr. Contralor General del Cauca, solicitud de comisión, para adelantar labores de campo, de verificación e inspecciones durante los días 13, 14 y 15 de mayo de 2014, sin embargo esta comisión no fue autorizada por considerarlas innecesarias para el proceso auditor, razón por la cual la presente Auditoria es de carácter plenamente documental, basada en la revisión de los expedientes contractuales y demás documentos generados

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por la ESE y remitidos en atención a Requerimientos de Información y según la Cuenta Fiscal cargada al SIA.

Indicadores de Gestión Contractual

Nombre Medición de eficacia de los trámites para Contratar Resultado

porcentual

Objetivo

Medir la duración de los pasos de la contratación con el fin optimizar la adquisición de bines y Servicios requeridos por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SUROORIENTE ESE.

95%

Tipo Eficacia

Categoría Cuantitativo

Fórmula de calculo

(No. de Contratos Legalizados/No. de solicitudes de Contratación recibidas)*100

Documentos

soporte Solicitudes de Contratación recibida y Contratos legalizados Forma de

presentación de resultados

Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación

Nombre Nivel de eficacia en la selección de proveedores Resultado

porcentual

Objetivo Medir el nivel de eficacia en la selección de proveedores,

asegurando bienes y servicios de buena calidad

80%

Tipo Eficacia

Categoría Cuantitativo

(Número de proveedores calificados mayor o igual a 80 puntos / Total de proveedores Evaluados) *100

Documentos soporte

Formato de evaluación a proveedores. Informe de Evaluación de Proveedores

Forma de presentación de resultados

Nombre

Medir el cumplimiento de las etapas y tiempos en la contratación suscrita por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SURORIENTE ESE.

Resultado porcentual

Objetivo Eficacia y eficiencia

100%

Tipo Cuantitativo

Categoría (No. de Contratos suscritos y legalizados/No. de Contratos liquidados y archivados*100

Solicitudes de Contratación recibida y Contratos legalizados

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Página 17 de 88 soporte Forma de presentación de resultados

2.1.1.1.1. Obra Pública, Mantenimiento, Enlucimiento

De un universo de seis (6 ) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuatro (4) por valor de $105.861.520 equivalente al 0.59% del total de contratos suscritos por concepto de obra pública, a los cuales se le evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados:

HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 2. (A)

Condición: Omisión en descuentos de ley.

Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7.

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de Obra Pública, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2012, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar técnica y financieramente el contrato, según registro adjunto.

CONS. CONTRATO CONTRATISTA VALOR

0.5% A PARTIR DE

$ 28.335.000

1 300 MARIA DEL PILAR HUETIA 70.949.270 354.746

SUMAN EN $ 354.746 Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades

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realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales.

Efecto: Hallazgo Administrativo

Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata.

2.1.1.1.2. Prestación de Servicios

De un universo de quinientos ocho (508) contratos celebrados por la entidad, se auditaron veintidós (22) por valor de $1.520.768.693 equivalente al 3.24% del total de los contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

2.1.1.1.3. Suministros y Compraventa

De un universo de ciento trece (113) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuarenta y seis (46) por valor de $1.490.948.667, equivalente al 6.77% del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y

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criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados:

HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 3. (A)

Condición: Omisión en descuentos de ley.

Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7.

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de suministro, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2012, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla

Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar

técnica y financieramente los contratos, según registro adjunto.

CONS. CONTRATO CONTRATISTA VALOR

0.5% A PARTIR DE

$ 28.335.000 1 676 FLOR DE MARIA FERNANDEZ PITO 29.815.952 149.080 2 678 JAIRO ALIRIO ISDITH ACHINTE 29.850.000 149.250 3 711 YOBANI ALBEIRO JIMENEZ HOYOS 30.000.000 150.000 SUMAN EN $ 448.330 Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales.

Efecto: Hallazgo Administrativo

Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 3, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en

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el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014.

Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata.

2.1.1.1.4. Consultoría, Interventoría, Auditorias y Asesorías

De un universo de veintiún (21) contratos celebrados se auditaron los veintiún (21) por valor de $614.186.666 equivalente al 3.09%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

2.1.1.1.5. Mantenimiento Hospitalario

De un universo de diecisiete (17) contratos celebrados se auditaron once (11); por valor de $345.254.380 equivalente al 1.62%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

2.1.1.1.6. Arrendamiento

De un universo de cuatro (4) contratos celebrados se auditaron cuatro (4); por valor de $13.000.000 equivalente al 0.59%, del total de contratos suscritos, a los

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cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

2.1.1.1.7. Publicidad

De un universo de siete (7) contratos celebrados se auditaron tres (3); por valor de $18.800.000 equivalente al 0.44%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

2.1.1.1.8. Transporte

De un universo de tres (3) contratos celebrados se auditaron dos (2) por valor de $36.900.000 equivalente al 0.29%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

HALLAZGO Observación de Auditoria Nº 4 (A)

Condición: Los expedientes contractuales no se encuentran archivados con forme a ley 594 de 2000, no contienen todos los soportes legales.

Criterio: Artículo 209 Superior, Ley 594 de 2000. Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7, Estatutos de Contratación e Interventoría de la Entidad

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE, durante la vigencia 2012, se establece que, a la fecha de la diligencia fiscal se encuentran liquidados técnicas y financieramente, sin embargo presentan falencias de archivo, toda vez que los expedientes no cumplen los postulados de la ley de archivo.

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Página 22 de 88

Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas.

Efecto: Posibles sanciones por omisión en el cumplimiento de la Ley de archivo, desorden administrativo, oportunidad en el manejo de archivos, lo anterior genera hallazgo administrativo, que implica la suscripción de plan de Mejoramiento Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 4, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014.

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, por lo tanto la acción debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento a corto plazo.

2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente, como consecuencia de la calificación de 80.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 93.6 0.10 9.4

Suficiencia (diligenciamiento total de

formatos y anexos) 78.7 0.30 23.6

Calidad (veracidad) 79.8 0.60 47.9

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA

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Página 23 de 88 Calificación Eficiente Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Las Empres Social del Suroriente ESE, presento los formatos de Rendición de la Cuenta electrónica a través del Sistema Integrado de Auditoría (SIA) correspondiente a la vigencia 2012 en los plazos establecidos, al igual que la información que se requirió en forma física, en la Resolución N° 037 de 22 de enero de 2013, por la cual se Reglamenta la Rendición de la Cuenta, y su Revisión, labor que arrojo los siguientes resultados:

A partir de la información reportada al SIA, se realizó el análisis en un ponderado equivalente a un 80.9 puntos de 100 posibles, estableciéndose un calificativo por la entrega de rendición de la cuenta en los términos establecidos para la rendición (oportunidad) con 93.6%, en suficiencia debido a deficiencias en el contenido de los informes presentados un 78.7%, y un 79.8% en lo referente a la calidad de la información reportada.

Se establecen específicamente inconsistencias relevantes, en los estados contables. Las cuales fueron registradas en el dictamen, que hace parte integral del presente informe de auditoría.

NOMBRE DEL FORMULARIO O DOCUMENTO FORMATO RENDIDO OBSERVACIONES SI NO

Oficio remisorio X

Catálogo de Cuentas Formato _F01_ X

Balance General Anexo 01 X

Incertidumbre en registros

.

Notas a los Estados Contables Anexo 02 X

Balance Cambio en el Patrimonio Anexo 0 3 X

Balance Estado de Resultados Anexo 04

Informe Control Interno Contable Anexo 0 5 X

Cuentas Bancarias Formato 03 X

Anexo Conciliaciones Bancarias Anexo 01 X

Garantía para el manejo de fondos y bienes de

la entidad Formato 04 X

Pólizas Constituidas por la Entidad para

amparo de Fondos y Bienes Anexo 01 X

Propiedad, Planta y Equipo Formato 05A X

Propiedad, Planta, Equipo – Inventario Formato 05B X

Ejecución Presupuestal de Ingresos Formato 06 X

Decreto Liquidación Presupuesto Vigencia Anexo 01 X

Anexo Ejecución Definitiva Presupuestal de

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Página 24 de 88

Ejecución Presupuestal de Gastos Formato 07 X

Liquidación Presupuesto de Gasto Vigencia Anexo 01 X

Ejecución Presupuesto de Gastos Anexo 02 X

Modificaciones al Presupuesto de Ingresos Formato 08A X

Modificaciones al Presupuesto de Gastos Formato 08B X

Ejecución Reserva Presupuestal Formato 10 X

Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar Formato 11 X

Talento Humano Formato 14 X

Talento Humano -Nómina Formato 14A1 X

Talento Humano Planta de Cargos Formato 14A2 X

Evaluación de Controversias Judiciales Formato 15A X

Acciones de Repetición Formato 15B X

Gestión Ambiental Formato 16 X

Información General Formato 16

CDC X

Gestión Ambiental -Gasto Formato 16A X

Gestión de Proyectos Formato 16C X

Ingreso Ambiental Formato 16 D X

Gasto Ambiental Formato 16E X

Sistema Unificado de la Deuda Formato 18 X

Estado de Fondos Entidades descentralizadas Formato 19 X

Cierre de Tesorería Formato 19A X

Acciones de Control a la Contratación Formato 20-1A X

Información sobre los Planes de Mejoramiento Formato 21 X

Avance sobre los Planes de Mejoramiento Formato 21A X

Plan Estratégico NA en la vigencia

Planes de Acción por Dependencia Información

Adicional X

Mapa de Riesgos Información

Adicional X

Plan Financiero X No aplica vigencia

Hoja de Vida de los Indicadores Información

Adicional X

Informe Anual sobre Evaluación de Control Interno

Información

Adicional X

Informe de Gestión Información

Adicional X

Fuente: SIA - Cuenta Fiscal 2012 Elaboró: Comisión de auditoría

2.1.1.3. Legalidad

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 84.5, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

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VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Financiera 80.0 0.40 32.0 De Gestión 87.5 0.60 52.5 CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 84.5 Calificación Eficiente Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0

El control financiero es el examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los Estados Financieros de la Entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de dichos estados financieros y en las transacciones y operaciones que los originan, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. En este sentido se observa que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, cumplió con los preceptos de legalidad vigentes y aplicables a la entidad.

2.1.1.4. Gestión Ambiental

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

TABLA 1-4 GESTION AMBIENTAL

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales. 84.4 0.60 50.6 Inversión Ambiental 80.0 0.40 32.0

(26)

Página 26 de 88 Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

2.1.1.4.1. El Plan de Gestión Ambiental

Se desarrolla mediante la implementación del Plan de Acción del Subproceso de Gestión Ambiental, donde se han trazado objetivos y medido las actividades necesarias para la realización de las metas; las cuales han logrado dar cumplimiento de la normatividad ambiental colombiana, ejecutar planes de mejoramiento ambiental, generar condiciones de saneamiento optimas y procesos ambientalmente viables y económicamente sostenibles.

El plan de Gestión Ambiental tiene en cuenta la normatividad ambiental y los requerimientos emitidos por las autoridades ambientales competentes tales como el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM, la Corporación Autónoma Regional de Cauca CRC, Secretaria de Salud del Cauca y otros.

El manejo de los Residuos Sólidos se realiza mediante una gestión estandarizada por un código de colores, que involucra tanto a los usuarios internos como externos y que permite clasificar los diferentes tipos de residuos según su composición física química y/o biológica. Dentro de este programa se destacan los siguientes procesos:

Los residuos de riesgo biológico (biosanitarios, anatomopatologicos y punzocortantes) se entregan a la empresa contratista prestadora del servicio especial de aseo, certificada para realizar tratamiento térmico a los residuos peligrosos mediante licencia ambiental otorgada por la Corporación Autónoma Regional del Cauca CRC. La empresa es auditada semestralmente por el grupo administrativo de gestión ambiental y sanitaria GAGAS del hospital para verificar el correcto funcionamiento, legalidad y tratamiento de los residuos.

Dando cumplimiento al Decreto 1594 de 1984 referente a la calidad de los vertimientos líquidos, la institución ejecuto el Plan de Cumplimiento emitido por la Corporación Autónoma Regional del Cauca CRC, donde se realizó corrección del parámetro de evaluación de vertimientos pH mediante la determinación de los factores que generaban elevación del pH arriba de 9 unidades (límite máximo

Calificación

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

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según De. 1594 de 1984). En donde se identificó que el área de lavandería causaba la anomalía para lo cual se estableció plan de mejora.

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE

2.1.1.5. Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)

Para la vigencia 2012, la Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de: Con deficiencias en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 75.6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

En las labores de auditoria se procedió a remitir al Auditado la Matriz de Gestión –TIC por componente, a fin de que éste al diligenciará, y posteriormente durante la Fase de Ejecución en Campo, se verifico dicha información, arrojando los resultados que se registra a continuación, estableciéndose que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en la evaluación obtuvo una calificación de “Con deficiencias”, lo que implica que con carácter urgente debe diseñar e implementar Plan de acción interno tendiente a subsanar las falencias detectadas, en pro de una mejora continua.

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR _AtribuidoPuntaje

Cumplimiento aspectos sistemas de información 75.6

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 75.6

Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Con deficiencias

(28)

Página 28 de 88

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN 75.6

CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Puntaje Atribuido

Integridad de la Información. 83.2

Disponibilidad de la Información 77.1

Efectividad de la Información 69.0

Eficiencia de la Información 86.1

Seguridad y Confidencialidad de la Información. 86.1

Estabilidad y Confiabilidad de la Información. 63.8

Estructura y Organización área de sistemas. 64.1

Plan de Estratégico del proceso de Gestión de Sistemas de Información Técnica: Revisión documental

El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información de la Empresa Social del Suroriente ESE 2011–2014, surgen como resultado de un diagnóstico previo de la institucion, teniendo en cuenta las políticas generales, con el fin de concretar proyectos y acciones ajustables en el tiempo que se direccionen hacia un propósito común.

Este instrumento está dirigido a orientar los recursos de manera racional y eficiente dentro del plan de desarrollo institucional, permitiendo la ejecución de los diferentes proyectos que se desarrollaran de acuerdo a las necesidades identificadas de los distintos procesos de la institución.

El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información es participativo porque permite generar compromisos y responsabilidades, al vincular a todas las dependencias de la institución en el corto, mediano y largo plazo en su formulación,ejecución, seguimiento y evaluación.

El Plan Estratégico de Informática está enmarcado dentro de las políticas actuales de la institución, por lo tanto, sus objetivos y estrategias guardan estrecha relación con los directrices generales

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE

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Página 29 de 88 HALLAZGO Observación de Auditoria Nº5 (A)

Condición: Deficiencias en la implementación de las TICs. Criterio: Artículo 209 Superior, Ley 1341 de julio 30 2009

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos en temática de las TICs adelantados por la ESE, se observa que la Entidad no ha dado pleno cumplimiento a lo establecido en la norma citada.

La Entidad debe tener en cuenta la importancia de lo dispuesto en el artículo 1 – Objeto, que a la letra dice: “La presente Ley determina el marco general para la formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro radioeléctrico, así como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la administración adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y vigilancia del mismo y facilitando el libre acceso y sin discriminación de los habitantes del territorio nacional a la Sociedad de la Información.

Y en el artículo 2. Numeral 1, manifiesta: “El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la producción de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la educación los contenidos y la competitividad”.

Causas: Falta de planeación en la aplicabilidad de la norma citada. Efecto: Hallazgo Administrativo

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en

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Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, la acción de mejora, deberá ser incluida en el Plan de Mejoramiento, a mediano plazo, mejora que permita la verificación virtual de los procesos.

2.1.1.6. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

Para la vigencia 2012, el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento, suscrito el 22 de junio de 2011, por las vigencias 2009-2010, en el que se establecieron acciones para 17 hallazgos administrativos, la Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Cumplimiento en la ejecución del Plan de Mejoramiento, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.4, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

TABLA 1- 6 PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Ponderación Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 82.4 0.20 16.5

Efectividad de las acciones 82.4 _0.80 _65.9

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO _1.00 _82.4

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditorías

Acorde a lo dispuesto en la Resolución 031 de 2013, evaluado el cumplimiento de las acciones pactadas, con la situación presentada en la presente auditoria se establece un cumplimiento parcial de acuerdo al siguiente registro:

 Las acciones cumplidas: 16 correspondientes a los hallazgos Nº 2 a 17  Las acciones Parcialmente: 1 correspondiente al hallazgo Nº 1,

 La acción cumplida parcialmente deberán ser incluidas en el Plan de Mejoramiento que suscribirá la ESE en atención al presente informe de auditoría.

(31)

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Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

No. Acciones Cumplidas X 100 = = 20 = 45%

Total Acciones Suscritas 44

16x100/17 = 94.11

Este indicador señala que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a dieciséis (16), que corresponde a un 94.11%. No de Acciones Parcial/. Cumplidas X 100

Total Acciones Suscritas 4

1x100/17 = 5.88%

Este resultado establece que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento parcial a una (1) acción. equivalente a un 5.88%

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento --SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Por lo anterior, se concluye que se dio cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 037 de 22 de enero de 2013, que adopta el proceso auditor.

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental - fotográfico, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE

2.1.1.7. Control Fiscal Interno

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de: Con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 75.7, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del

CFI) 75.8 0.30 22.7

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI) 75.7 0.70 53.0

TOTAL 1.00 75.7 Calificación Con deficiencias Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0

(32)

Página 32 de 88 2.1.1.7.1. Evaluación Control Interno

Con el fin de determinar el grado de confianza y seguridad del Sistema de Control Interno de la ESE como principal instrumento para asegurar la gestión institucional, se practicó una evaluación a la implementación del Control interno, determinándose que la Entidad, no tiene implementado y funcionando el Sistema Control Interno, la acciones adelantadas no cumplen de manera satisfactoria con las necesidades y requerimientos de la Entidad.

Para la vigencia 2012, la entidad no cuenta con un sistema de control interno adecuadamente implementado que garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales.

Se avaluó la gestión de la dependencia de control interno arrojando el siguiente resultado:

Se establece la falta de mecanismos e instrumentos de supervisión constante al direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las operaciones que generen procesos continuos de mejoramiento; así mismo, no se encontraron documentos soportes que evidencien información primaria y de seguimiento (Auditorias y/o Actividades, Observaciones, Recomendaciones, Controles a Procesos y Subprocesos Internos), procesada por esta oficina, debidamente impresa y protocolizada por los que en ella interviene.

Por lo tanto la ESE debe en primer lugar crear el cargo de Control Interno según lo establecido en la Ley 87 de 1993 (Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de 2001, y Modificada por el art. 8, Ley 1474 de 2011), y posteriormente implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno, a partir de la reformulación y actualización de proceso ya que a pesar de contar con documentos tales como mapa de riesgos manuales de funciones procesos y procedimientos, se establece la ausencia de mecanismos e instrumentos de supervisión permanente que faciliten el direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las acciones que generen mejoramiento continuo.

Se observa que no se estableció el documento denominado PGA , papeles de trabajo, circulares preventivas, cuadros de control y registro a combustible, repuestos, suministros, quejas y/o denuncias , llamados de atención, oficios a proveedores entre otros documentos, no se establecen procesos auditores internos que permitan verificar soportes documentales correspondientes a las fases de planeación, ejecución, informes, planes de acción y mejora,