UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS
¿CÓMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?
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Implantación – ficción.
Escenario
:
–
“Les Xufes”
(Horta Nord, Valencia).
• Desde 1985.• Fabricación industrial (elaboración, envasado y comercialización) según las normas del Consejo Regulador de la Denominación de Origen Chufa de Valencia.
• 250 trabajadores en plantilla. Área producción:150, Área logística:50, Área comercial y marketing:30, Área Administración:13 (incluye Departamento de Calidad:3), Área de Tecnología:7.
• Desde 2001 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) según la norma ISO 9001
Departamento Calidad.
• Valores = Tradición + Innovación (Tecnológica) + Calidad. • Plan estratégico 2012-2015: exportación al mercado asiático.
–
“Les Xufes” y la gestión de documentos
:
• Cuando se implanta el SGC según ISO 9001 se contrata a un documentalista. Vinculación: Departamento de Calidad. Funciones: Búsqueda de información regulatoria, normativa, y técnica | Mantenimiento de la biblioteca | Gestión de la Intranet y la página Web| Archivo de calidad | Distribución de documentación de calidad.
•
Implantación – ficción.
Escenario
:
–
“Les Xufes” y la gestión de documentos
:
• “Filosofía documental”:– 2001 (después de implantar el SGC según ISO 9001):
» Cada Área y cada proceso tiene su sistemática + Sistemática específica para el control de documentos y registros de calidad (Departamento de Calidad).
» Auditorias externas de seguimiento y certificación: No Conformidades -NC- en relación al control de documentos del SGC (punto 4.2 ISO 9001).
– 2007:Voluntad de cambio: 1 única sistemática que siga las buenas prácticas en gestión documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable: Documentalista (Responsable de la Gestión de Documentos, RGD).
» 1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan alinear los procesos documentales según ISO 15489. Se identifican los documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de clasificación, unas reglas de acceso básicas, y un calendario de conservación. El Área de Tecnología instala la solución Sharepoint con la intención que no se distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y procedimientos para su implantación. Se realiza formación a nivel Dirección de Área y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas). » 2º proyecto(2011): Implantación de un Sistema de Gestión de Documentos
•
Implantación – ficción.
Sinopsis
:
–
Noviembre 2011
, Responsable gestión documental (
RGD
) “Les Xufes”:
¿Cómo
planteo el proyecto a Dirección?
–
Noviembre 2011
, Directora General (
DG
) “Les Xufes”:
¿Por qué apruebo el
proyecto? Resultados esperados y beneficios
–
Noviembre 2011
, Responsable gestión documental (
RGD
) “Les Xufes”:
¿Cómo
escojo a la consultora en gestión documental?
–
Diciembre 2011
, Consultora en gestión documental (
CGD
):
¿Cómo desarrollo el
proyecto?
–
Marzo 2012
, Responsable gestión documental (
RGD
) “Les Xufes”:
¿Cómo
escojo a la entidad de certificación?
–
19 de marzo (Visquen les falles!)
, Auditor (
A
):
¿Cómo desarrollo el proceso de
auditoría? ¿Cuál es el resultado?
•
Implantación – ficción.
Protagonistas
:
DG
= C.Bustelo
A
= A.Sellés
RGD
= MR.Lloveras
•
¿CÓMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIÓN?
Tres
motivos
:
1
: Consolidación
del SGD.
SGD = Dirección según ISO 30301 | Operativa según ISO 15489
2
: Certificación
del SGD.
Más Garantía > Más Clientes
Penetración en nuevos mercados (Plan
estratégico 2012-2015 “Les Xufes”)
3
: Innovación
.•
¿CÓMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIÓN?
Una
estrategia
:
-
Alcance
“sin riesgo” y “escalable”:
- “Sin riesgo”>Alcance del SGC según ISO 9001 (desde 2007: eliminación de No Conformidades -NC- en el ámbito de control de documentos).
- “Escalable”>A medida que se incorporan procesos en el SGC, también se incorporan en el SGD.
-
Inversión
mínima:
- Empresa consultora externa: Auditoría + Cumplir los requisitos no cubiertos (cálculo 30%; trabajo realizado en 3 meses).
- “Les Xufes”: Dirección | RGD | Departamento de Calidad. - Empresa de certificación.
TRADICIÓN + INNOVACIÓN + CALIDAD
PRINCIPIOS
-Compromiso con la calidad
-Internacionalización
-Respeto a la tradición en los procesos de fabricación
-Innovación
-Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos
Empresa familiar
2001
Profesionalización de la Dirección
•
¿POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y
BENEFICIOS
2001
- Plan de desarrollo y expansión:
- Implantación de la norma ISO 9001
- Modernización de las estructuras tecnológicas
- Modernización de la administración: reducción “papeleo”
201110 años después
: EN GENERAL- MUY SATISFACTORIO
-
LA EMPRESA HA DUPLICADO SU PLANTILLA
-
PLAN DE EXPANSIÓN EN EL MERCADO ASIATICO (2012-2015)
-
HA TRIPLICADO SU FACTURACIÓN
•
¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y
BENEFICIOS
2011- REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
•Las no conformidades en su mayoría
provienen de la documentación
•PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS
SATURADAS. Algunos problemas
para recuperar información
NUESTRA FILOSOFIA: LA MEJORA CONTINÚA
PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE
IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301
PLANES DE FUTURO
- Compromiso con la
responsabilidad social y
el medio ambiente
-Apertura de comercio
electrónico al por mayor
-Afianzamiento mercado
asiático
•
¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y
BENEFICIOS
IN
V
E
R
S
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N
1
%
B
E
N
E
F
IC
IO
S
+
COSTE
ESTRATEGIA
BENEFICIOS
•
¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y
BENEFICIOS
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¿CÓMO ESCOJO A LA CONSULTORA EN GESTIÓN DOCUMENTAL?
Tres
preguntas técnicas
:
1
:
¿
Experiencia
comprobable en el ámbito de la implantación y auditoría de
SSGGDD según ISO 30301, y en el sector?
2
:
¿
Compromiso
hasta la certificación? Asesoramiento para la resolución de
las posibles No Conformidades -NC encontradas en auditoría externa.
3
:
¿
Capacidad de respuesta
ante servicios adicionales? Por ejemplo,
asesoría respecto a la actualización de la seguridad informática.
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
1.
Auditoría preimplantación (1 mes)
:
Objetivo: Identificar requisitos no cubiertos (No Conformidades - NC) y las acciones a llevar a cabo para cubrirlos.
Metodología: Comparación de requisitos con lo ya existente.
Resultado: Informe de acciones a llevar a cabo.
2.
Consultaría I (2 meses)
:
Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC.
Metodología: Realización de las acciones necesarias.
Resultado: Sistema implantado listo para la auditoría externa.
3.
Consultaría II post auditoría externa de certificación
:
Objetivo: Apoyar la resolución de las No Conformidades - NC identificadas en la auditoría externa.
Metodología: Realización de las acciones necesarias.
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Punto 4
NC = Falta documentar.
A.1 = Redactar documento formal que incluya alcance SGD, factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra índole.
LIDERAZGO
Punto 5
NC= No existe una política de gestión documental.
NC= Los roles y responsabilidades en Gestión documental no están explícitamente documentados.
A.2 = Establecer conjuntamente con la Dirección y el RGD una política de gestión documental.
A.3 = Integración =incluir en el documento Política de calidad la política de gestión documental. Aprobación de la Dirección. En este documento se incluyen los roles y responsabilidades conjuntamente con los de calidad.
A.4 = Difusión = reunión de presentación con los Directores de Área; publicación de la política en la Intranet; e-mail de la dirección a todos los trabajadores anunciando la modificación de la política de calidad para incluir la política de gestión de documentos.
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
PLANIFICACIÓN
Punto 6
NC = No se han establecido los objetivos.
NC = No existe un plan para llevarlos a cabo.
A.5 = Establecer conjuntamente con el RGD los objetivos de un plan y determinar para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo, los recurso necesarios, cuando se completarán y como se evaluarán. El plan se integra con los objetivos de SGC según la norma ISO 9001.
SOPORTE
Punto 7
NC = No existen. El personal está capacitado y existen
procedimientos de comunicación y de aprobación de la documentación en base al SGC según la norma ISO 9001 que son totalmente válidos.
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS OPERACIÓN Punto 8 + Anexo A
NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
Determinación de qué documentos, cuándo y cómo deberían ser creados y capturados en cada proceso de negocio.
NC= El cuadro de clasificación y la determinación de los
documentos de cada procedimiento es válida, pero no existe un
procedimiento escrito de cómo se determinan los períodos de conservación
A.6= Redacción de procedimiento de evaluación y asignación de periodos de conservación
Determinación de la información sobre el contenido, el contexto y el control (metadatos) que debería incluirse en los documentos.
NC = No se recoge toda la información necesaria.
A.7 = Modificación de la aplicación para permitir recoger todos los metadatos necesarios, especialmente los referentes a la firma.
Definición de la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema.
NC= Hasta ahora no se había incluido la firma electrónica.
A.8= Modificación de la aplicación para la incorporación de documentos firmados electrónicamente.
Determinación de las tecnologías apropiadas para crear e incorporar documentos.
NC= No existe. SharePoint es la tecnología en la que se conservan los documentos.
•
¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS OPERACIÓN Punto 8 + Anexo A
NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
Determinación de la información (metadatos) que debería crearse durante los procesos documentales, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo.
NC= No se recogen determinados metadatos relacionados con los procesos documentales.
A.9= Incorporación del módulo RM de Sharepoint. Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los
documentos a lo largo del tiempo.
NC= No existen. El sistema de seguridad y acceso
definido es válido y está documentado.
Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
NC= No existe un plan de preservación.
A.10= Establecimiento del plan de conversión de formatos a PDF-A.
Implementación de la disposición autorizada de los documentos.
NC= No existe evidencia de las autorizaciones. No se explicita porque los controles de trasferencia no son necesarios
A.11= Incorporación del módulo RM de Sharepoint. A.12= Documento formal con las razones de no implementación de controles de trasferencia
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)
EVALUACIÓN
Punto 9
NC = Deben establecer los elementos a supervisar y evaluar. El sistema de auditoría y no conformidades del SGC según la norma ISO 9001 puede ampliarse perfectamente a los requisitos documentales.
A.14 = Establecer los indicadores de evaluación del SGD integrándolos con el SGC según ISO 9001.
MEJORA
Punto 10
NC = No existe. El sistema de mejora del SGC según la norma ISO 9001 puede aplicarse perfectamente.
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PRODUCTOS OBTENIDOS
CONTEXTO ORGANIZACIÓN In fo rm e V a lo ra c ió n M a n u a l d e P ro c e d im ie n to s In s tr u c c io n e s d e T ra b a jo Procesos Trabajo Documentos •Identificación •Captura •Registro – Metadatos •Workflow •Uso y accesibilidad •Clasificación •Conservación SGD Roles /Funciones Comunicación Formación Indicadores rendimiento LIDERAZGO PLANIFICACIÓN SOPORTE EVALUACIÓN MEJORA•
¿CÓMO ESCOJO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN?
Tres
preguntas técnicas
:
1
:
¿Entidad
acreditada
?
2
:
¿
Experiencia
comprobable en el ámbito de los SSGGDD según ISO 30301,
y en el sector?
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¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?
1.
Plan de auditoría
: alcance, criterios, duración (fechas), equipo auditor.
2.
Realización de la auditoría
:
Reunión de apertura (participan DG y RGD).
Análisis de la documentación (participa RGD).
Preparación de las conclusiones.
Reunión de cierre y entrega del Informe de auditoría (participan DG y RGD).
Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo.
Discusión sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y plazos.
Sobre el certificado: alcance, validez (recertificación), auditorías internas, uso del logo, etc.
3.
Seguimiento y cierre de las No Conformidades -NC
:
Evidencias documentales
¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?
INFORME DE AUDITORÍA
Para aportar valor, el equipo de auditoria en el proceso de certificación, entregará un informe de auditoria completo con los resultados abajo indicados.
El informe de auditoria proveerá evidencia precisa y concisa de la auditoria realizada, para permitir e informar sobre la decisión de certificar, debiendo incluir o hacer referiencia a:
a) Identificación del organismo certificador
b) El nombre y dirección del cliente y de sus interlocutores responsables c) El tipo de auditoria (ej. Auditoria inicial, de reconocimiento o rectificación) d) El criterio de la auditoria
e) Los objetivos de la auditoria
f) El alcance de la auditoria, identificación particular de las unidades funcionales o procesos auditados en el momento de la auditoria
g) Identificación del jefe de proyecto, los miembros del equipo de auditoria y cualquier otro personal involucrado
h) Las fechas y lugares donde las actividades de auditoria (internas o externas) han sido realizadas
i) Conclusiones, evidencias, y fallos de la auditoria, consistentes con los requerimientos del tipo de auditoria
¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?
Hallazgos
Conformidad
Oportunidades
de Mejora
Riesgos
No
Conformidad
Puntos
débiles
Buenas
Prácticas /
Puntos
fuertes
¿CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?
VALORACIÓN GLOBAL: Se constata que el sistema implantado se encuentra en una fase de acentuada juventud. No obstante, dicha juventud no ha impedido constatar la suficiente implantación y eficacia de los procedimientos aplicados. El sistema cumple con los requisitos de la norma ISO 30301 a excepción de la NC indicadas.
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CORRECTIVAS (AC)
EVALUACIÓN Punto 9
NC= No se puede evidenciar, a fecha de auditoría, como se procede en la revisión por la Dirección, ya que no se ha cumplido el plazo para hacerla. Del mismo modo para considerar auditoría interna, la auditoría
preimplantación es necesario un informe de auditoría. En el plan de
auditoría del SGC según ISO 9001 no se especifica que también se incluye en SGD según ISO 30301.
AC 1 = Revisar y modificar el Plan de auditorías SGC para hacer mención explícita a que se auditará también el SGD.
AC 2 = Obtener el informe de la auditoría preimplantación. MEJORA
Punto 10
NC= En el procedimiento de no conformidades no se hace mención explicita al SGD.
AC 3 = Revisar y aprobar el procedimiento de detección de no conformidades y acciones correctivas.
¿CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?
PLAZO DE CORRECCIÓN PACTADO CON LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN = 15 días
