Resolución Directoral Ejecutiva N MINEDU/VMGI-PRONABEC

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Resolución Directoral Ejecutiva

N° 07-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC

Lima, 13 de enero de 2021

VISTOS:

Los Informes N° 74, 90, 130 y 153 - 2020-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAGD de la Oficina de Atención al Ciudadano; Informe N° 1276-2020-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAF-USF de la Unidad de Subvenciones y Financiamiento, de la Oficina de Administración y Finanzas; Informe N° 00240-2020-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME de la Unidad de Organización y Métodos de la Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto del Ministerio de Educación; el Informe N° 68-2020-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OPP-UDGP de la Unidad de Desarrollo y Gestión de Procesos de la Oficina de Planificación y Presupuesto; y el Informe N° 6 -2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica, y demás recaudos que obran en el Expediente N°12757-2020 (SIGEDO); y,

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 1 de la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos; con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano; y, el artículo 4 de la referida Ley establece como finalidad fundamental lo del proceso de modernización de la gestión del Estado, la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;

Que, el artículo 10 de la Ley Nº 27658, dispone que el ciudadano en su relación con las instituciones del Estado tiene los derechos y deberes establecidos en los artículos 66 y 67 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, sin perjuicio de los demás derechos contenidos en la citada ley;

Que, el sub numeral 1.2 del numeral 1 del Artículo IV del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por el Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, establece como uno de los

Firmado Digitalmente por: BENITES AVALO Maricarmen FAU 20546798152 soft Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION DOCUMENTARIA Ubicación: PRONABEC

Fecha: 13/01/2021 17:47:51

Firmado Digitalmente por: VILLALOBOS CORAL Edith Graciela FAU 20546798152 soft Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Ubicación: PRONABEC Fecha: 13/01/2021 22:03:53

Firmado Digitalmente por: DOOR SALAS Marielle FAU 20546798152 soft Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

Ubicación: PRONABEC Fecha: 13/01/2021 22:17:34

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imputados, a exponer argumentos y a presentar alegatos complementarios, a ofrecer y producir pruebas, a solicitar el uso de la palabra, cuando corresponda, a obtener una decisión motivada, fundada en derecho, emitida por la autoridad competente, y en un plazo razonable, así como a impugnar las decisiones que le afecten;

Que, el sub numeral 20.1.2 del numeral 20.1 del artículo 20 de la norma citada en el considerando precedente, dispone que la notificación al administrado se efectúe mediante diversos medios, reconociendo como tales al telegrama, correo certificado, telefax; o cualquier otro medio que permita comprobar fehacientemente su acuse de recibo y quien lo recibe, siempre que el empleo de cualquiera de estos medios hubiese sido solicitado expresamente por el administrado;

Que, mediante Ley N° 29837, se crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo para el nivel superior a cargo del Ministerio de Educación, encargado del diseño, gestión planificación, monitoreo y evaluación de becas y créditos educativos, además de becas especiales destinadas a atender las necesidades del país, así como a poblaciones vulnerables o situaciones especiales;

Que, la Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU aprobó el Manual de Operaciones del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo, cuyo artículo 4 establece que el PRONABEC es una Unidad Ejecutora dependiente del despacho Viceministerial de Gestión Institucional del Ministerio de Educación, con autonomía técnica, administrativa, económica, financiera y presupuestal;

Que, el artículo 42 del Manual de Operaciones del PRONABEC, señala que la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es el órgano de apoyo responsable de atender situaciones que afecten los derechos de los usuarios del PRONABEC; así como de brindar información y atención a ciudadanos y personas jurídicas sobre el portafolio de servicios que ofrece la institución. Asimismo, el literal a) del artículo 43 del citado Manual dispone que la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria tiene la función de elaborar y proponer para su aprobación y actualización, los manuales de procedimientos, formatos y formularios de atención al ciudadano y velar por su cumplimiento;

Que, mediante el artículo 1 de la Resolución Directoral Ejecutiva N° 248-2019-MINEDU/VMGI- PRONABEC, se derogó la Resolución Directoral Ejecutiva N° 239-2015-MINEDU-VMGI-PRONABEC, que aprobó el “Instructivo que regula el procedimiento para la autorización y uso del Sistema de Notificación Electrónica para becarios del Pronabec”, y su modificatoria la Resolución Directoral Ejecutiva N° 1093-2017-MINEDU-VMGI-PRONABEC;

Que, asimismo la Resolución Directoral Ejecutiva precedente modificó el numeral 7.1.1 y los Anexos N° 02, N° 3 y N° 4 de las Normas para la Ejecución de Subvenciones para Estudios en el Extranjero aprobadas por Resolución Ejecutiva N° 188-2018-MINEDU/VMGI-PRONABEC y sus modificatorias; y modificó los numerales 7.1; 7.11; 7.14.9 y 7.17.3; el Flujograma “Procedimiento para la Apertura de Cuenta Bancaria”, y los Anexos 1, 2, 3 de las Normas para la Ejecución de Subvenciones para Estudios en el Perú́ aprobadas por la Resolución Directoral Ejecutiva N° 947-2017-MINEDU/VMGI-PRONABEC y sus modificatorias;

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Ciudadano” a fin de establecer las actividades y responsabilidades para realizar la notificación de actos administrativos y comunicaciones emitidas por los Órganos o Unidades Orgánicas del PRONABEC hacia al administrado; centralizar todos los actos administrativos y comunicaciones en una sola plataforma, el cual nos permitirá́ hacer seguimiento y visualizar el estado real de la notificación; estandarizar los formatos de afiliación al sistema de notificación electrónica mediante uso de casilla electrónica para el administrado, beneficiario e IES; así como establecer mayor control en el tiempo de atención, desde la recepción de la solicitud de notificación por parte de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria hasta que esta entrega el cargo respectivo al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente;

Que, en tal sentido, se propone modificar los anexos 01-A, 01-B, 02-A y 02-B sobre

Autorización de Notificación Electrónica, establecidas en las “Normas para la Ejecución

de Subvenciones para Estudios en el Extranjero” y las “Normas para la Ejecución de Subvenciones para Estudios en el Perú́”, asimismo aprobar el Procedimiento denominado “Notificar al Ciudadano”, así como el “Formato de Afiliación al Sistema de Notificación Electrónica mediante el uso de Casilla Electrónica”, que como Anexos 03 y N°04 forman parte del procedimiento de “Notificar al ciudadano”;

Que, mediante Informe N° 1276-2020-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAF-USF, la Unidad de Subvenciones y Financiamiento de la Oficina de Administración señala que ante lo solicitado por Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, corresponde la modificación de las Norma para la Ejecución de Subvenciones para Estudios en el Extranjero y en el Perú, en el extremo que establece los formatos para la autorización de notificación electrónica;

Que, mediante Informe N° 00240-2020-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME, la Unidad de Organización y Métodos de la Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto del Ministerio de Educación indica que el proponente ha sustentado la necesidad de aprobar la propuesta del procedimiento, la misma que cumple con lo señalado en la Resolución de Secretaria General N° 005-2019-MINEDU, por lo que emite opinión técnica favorable a la propuesta del procedimiento: PS06.01.04 “Notificar al Ciudadano”;

Que, mediante Informe N° 68-2020-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OPP-UDGP, la Unidad de Desarrollo y Gestión de Procesos de la Oficina de Planificación y Presupuesto del PRONABEC, con la conformidad de esta última, emite opinión favorable en materia de los instrumentos de gestión administrativa para la modernización y funcionamiento del Programa, indicando que ha verificado que los procedimientos propuestos guardan concordancia con la “Metodología para la Gestión por Procesos en el Ministerio de Educación”, y con los criterios para la elaboración, aprobación y derogación de actos resolutivos, así como para la elaboración y modificación de documentos de gestión, normativos y orientadores del Ministerio de Educación;

Que, mediante Informe N° 6-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAJ, la Oficina de Asesoría Jurídica emite opinión favorable respecto de la propuesta de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, señalando que resulta viable legalmente que se emita el acto resolutivo que apruebe la propuesta de Procedimiento de “Notificar al Ciudadano”;

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materia de su competencia, en el marco de la normativa aplicable; y,

Con el visto de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, de la Oficina de Administración, de la Oficina de Planificación y Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica, y, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 29837, Ley que crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC, modificada en su artículo 1 por la Sexta Disposición Complementaria Modificatoria de la Ley N° 30281, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 018-2020-MINEDU, y el Manual de Operaciones del PRONABEC, aprobado con Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar el Procedimiento denominado “Notificar al Ciudadano”, que

como Anexo forma parte integrante de la presente resolución.

Articulo 2.- Modificar los Anexos 01-A, 01-B, y los Anexos 02-A y 02-B sobre

autorización de notificación electrónica de las “Normas para la Ejecución de

Subvenciones para estudios en el Perú”, aprobadas por la Resolución Directoral Ejecutiva

N° 947-2017-MINEDU/VMGI-PRONABEC, y las “Normas para la Ejecución de

Subvenciones para estudios en el Extranjero”, aprobadas por la Resolución Ejecutiva N°

188-2018-MINEDU/VMGI-PRONABEC, respectivamente, anexos que fueron

modificados por la Resolución Directoral Ejecutiva N° 248-2019-MINEDU/VMGI-PRONABEC, los mismos que quedan redactados conforme a los Anexos 03 y N° 04 del procedimiento de “Notificar al ciudadano”.

Artículo 3.- Notificar la presente resolución a los Órganos de Línea, de Apoyo y Asesoramiento y Órganos Desconcentrados del PRONABEC.

Artículo 4.- Publicar la presente resolución en el portal electrónico institucional del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo – PRONABEC.

Regístrese, comuníquese y cúmplase. [FIRMA]

JORGE MESINAS MONTERO

Director Ejecutivo

Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo

Firmado Digitalmente por: MESINAS MONTERO Jorge Manuel FAU 20546798152 hard Razón: DIRECTOR EJECUTIVO Ubicación: PRONABEC Fecha: 13/01/2021 22:46:47

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Código: PS06.01.04 - PRONABEC Versión: 1.0

Procedimiento:

“Notificar al

ciudadano”

Unidad Orgánica Visto y Sello

Elaborado por: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión _{Documentaria – PRONABEC}

[FIRMA]

Validado por: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión

Documentaria - PRONABEC

[FIRMA]

Revisado por:

Unidad de Desarrollo y Gestión de Procesos – PRONABEC

[FIRMA]

Unidad de Organización y Métodos – MINEDU

[FIRMA]

Firmado Digitalmente por: BENITES AVALO Maricarmen FAU 20546798152 soft

Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION DOCUMENTARIA Ubicación: PRONABEC

Fecha: 26/11/2020 10:13:51

Firmado Digitalmente por: BENITES AVALO Maricarmen FAU 20546798152 soft

Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION DOCUMENTARIA Ubicación: PRONABEC

Fecha: 26/11/2020 10:15:02

Firmado Digitalmente por: ALARCON QUIROZ Jerzy Alfredo FAU 20546798152 soft

Razón: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II DE LA UNIDAD DE DESARROLLO Y GESTIÃ“N DE PROCESOS Ubicación: PRONABEC

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Control de Cambios

Versión Sección / Ítem Descripción del cambio:

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I. OBJETIVO

 Establecer las actividades y responsabilidades para realizar la notificación de actos

administrativos y comunicaciones emitidas por los Órganos o Unidades Orgánicas pertenecientes al Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo – PRONABEC hacia el administrado.

II. ALCANCE

 El presente procedimiento es aplicable para todos los Órganos y Unidades Orgánicas del

PRONABEC, que emiten y notifican actos administrativos y demás comunicaciones.

 Comprende desde la recepción de la solicitud1_{de notificación por parte de la Oficina de}

Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria hasta que esta entrega el cargo respectivo al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente.

III. RESPONSABLE

 La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es responsable de realizar

la notificación de los actos administrativos y demás comunicaciones emitidas por los órganos y unidades orgánicas del PRONABEC.

IV. BASE NORMATIVA

 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

 Ley N° 29837, Ley que crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo –

PRONABEC.

 Decreto Supremo N° 013-2012-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29837,

modificado por los Decretos Supremos N° 008-2013-ED y 001-2015-MINEDU.

 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto único Ordenado de la Ley N°

27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

 Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU, que aprueba el Manual de Operaciones del

PRONABEC.

 Resolución de Secretaría General N° 217-2018-MINEDU, que aprueba la Directiva N°

004-2018-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME, denominada “Metodología para la Gestión por Procesos en el Ministerio de Educación”.

 Resolución de Secretaría General N° 073-2019-MINEDU, que aprueba la Directiva N°

005-2019-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME denominada “Elaboración, aprobación y derogación de actos resolutivos, así como elaboración y modificación de documentos de gestión, normativos y orientadores del Ministerio de Educación”.

1_{Según lo dispuesto en el numeral 24.1}_{del artículo 24 del TUO de la Ley 27444, aprobado con Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, el}

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V. SIGLAS Y DEFINICIONES

 IES/CF: Instituto de Educativo Superior/ Centro de formación

 PRONABEC: Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo.

 OAGD: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.

 OCRI: Oficina de Comunicaciones y Relaciones Institucionales.

 SIGEDO: Sistema de Gestión Documental.

 SISNOE: Sistema de Notificación Electrónica.

 Actos administrativos: Son las declaraciones del PRONABEC que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

 Administrado: Persona natural o persona jurídica debidamente representada, sobre cuyos derechos o intereses legítimos recaen los actos administrativos emitidos por el PRONABEC.

 Beneficiario: Es el que recibió una beca o crédito del PRONABEC.

 Casilla electrónica: Medio electrónico creado y administrado por el PRONABEC y asignado al administrado, beneficiario y IES/CF, en el que se depositan las copias electrónicas o digitalizadas de los documentos en los que constan los actos administrativos que son materia de notificación, así como las demás comunicaciones dirigidas al administrado.

 Comunicaciones: Son aquellos requerimientos, citaciones, oficios y otros documentos elaborados por las unidades orgánicas del PRONABEC en el marco de un procedimiento administrativo o que comunican otra información de interés para los administrados. No requiere autorización expresa por el administrado y solo adjunta el cargo de notificación.

 Firma electrónica: Entiéndase a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.

 Firma digital: La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.

 Notificación por casilla electrónica: Notificación que se efectúa de forma virtual al buzón o casilla electrónica asignada al administrado, previa autorización.

 Notificación personal: Notificación que se efectúa de forma directa y personalmente al propio interesado, o a su representante legal o en el domicilio de la persona destinataria.

 Notificación por correo electrónico: Notificación, que permite comprobar fehacientemente su acuse de recibo y quien lo recibe, siempre que hubiese sido solicitado expresamente por el administrado.

 Notificación por publicación: Notificación que se efectúa en el Diario oficial o en uno de los diarios de mayor circulación en el territorio nacional, salvo disposición distinta de la ley. Adicionalmente, la autoridad competente dispone la publicación del acto en el respectivo Portal Institucional, en caso la entidad cuente con este mecanismo.

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VI. ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Proveedor Entrada

- Órgano o Unidad Orgánica

- PS06.01.06 Atender reclamos

- PS06.01.05 Atender queja

- PS06.01.03 Atender requerimiento

- Solicitud de notificación (documento a

notificar y detalle del envío)

Salida Usuario

- Cargo de notificación

- Comprobante de envío

- Correo de acuse

- Cargo de publicación

- Actos administrativos y/o

comunicaciones

- Órgano o Unidad Orgánica

- Ciudadano

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Área Responsable Registro

El presente procedimiento de notificar al ciudadano, podrá efectuarse por cuatros vías (modalidades) y según orden de prelación:

Si es Notificación personal: Ir a la actividad N° 15

Si es Notificación por casilla electrónica: Ir a la actividad N° 1 Si es Notificación por correo electrónico: Ir a la actividad N° 7 Si es Notificación por publicación: Ir a la actividad N° 22

Nota: Los Órganos y Unidades Orgánicas del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo, son responsables del envío de la solicitud de notificación (documento a notificar y detalle del envío) bajo las diferentes modalidades de notificación, según orden de prelación, de acuerdo al numeral 20.1 del artículo 20 del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444.

1.

Recepcionar solicitud de notificación

Recepcionar la solicitud de notificación por casilla electrónica (acto administrativo o comunicación y detalle de envío) de manera digital por la Bandeja de Notificación por Casilla Electrónica a través del Sistema de Trámite Documentario (SIGEDO).

OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Solicitud de notificación por casilla electrónica 2.

Verificar solicitud de notificación

Verificar la solicitud de notificación y el “Formato de afiliación al Sistema de Notificación Electrónica Mediante el uso de Casilla Electrónica” (Anexo N° 02, 03, 04 o

OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Expediente

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05)2_{, deberá contener la firma digital o}

electrónico del administrado y/o beneficiario y/o representante legal.

¿La información está completa? Si: Ir a la actividad N° 4.

No: Ir a la actividad N° 3.

(Plazo: hasta el día siguiente de recibido el expediente).

3.

Devolver expediente

Devolver el expediente digital al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente a través del SIGEDO, a fin de subsanar las observaciones o de ser el caso proceder con otro tipo de notificación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Expediente 4.

Registrar datos de la solicitud de notificación

Registrar los datos de la solicitud de notificación en el SISNOE y en la matriz de “Consolidado de notificación por casilla electrónica”. OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Consolidado de notificación electrónica 5.

Depositar el acto administrativo o comunicación a la casilla electrónica

Depositar el acto administrativo o

comunicación a la casilla electrónica asignado al administrado. OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Acto administrativo o comunicación 6.

Remitir comprobante de envío

Descargar del SISNOE el comprobante de envío y remitirlo al Órgano y Unidad Orgánica a través del SIGEDO.

(Plazo: máximo 2 días hábiles).

OAGD Responsable de Notificación por Casilla Electrónica Comprobante de envío 7.

Recepcionar la solicitud de notificación por correo electrónico (acto administrativo o

OAGD Responsable de Notificación por correo electrónico Solicitud de notificación por correo electrónico)

2_{El beneficiario y la IES/CF podrán acceder a este formato desde su Intranet o Extranet respectivamente.}

Para el resto del personal administrado podrá acceder a dicho formato por el Módulo de Atención al Ciudadano del portal institucional.

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comunicación y detalle de envío) de manera digital por la Bandeja de Notificación por Correo Electrónico a través del Sistema de Trámite Documentario (SIGEDO).

8.

Verificar solicitud de notificación

Verificar la solicitud de notificación, donde para actos administrativos el administrado debe indicar expresamente la autorización de notificación por correo electrónico.

Para la notificación de comunicaciones, no se requiere la autorización expresa.

¿La información está completa? Si: Ir a la actividad N° 10. No: Ir a la actividad N° 9.

Nota: Para actos administrativos, el

administrado tiene dos días hábiles contados desde el día siguiente de efectuado el acto de notificación vía correo electrónico para responder el acuse del correo.

OAGD Responsable de Notificación por Correo Electrónico Expediente 9. Devolver expediente

Devolver el expediente al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente a fin de levantar las observaciones o de ser el caso proceder con la notificación personal.

(Plazo: hasta el día siguiente de recibida la solicitud).

OAGD Responsable de Notificación por Correo Electrónico Expediente 10.

Registrar datos de la solicitud de notificación

Registrar los datos del acto administrativo o comunicación en la matriz “Consolidado de notificación por correo electrónico”.

OAGD Responsable de Notificación por Correo Electrónico Consolidado de notificación por correo electrónico

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11.

Enviar el acto administrativo o comunicación

Enviar el acto administrativo o comunicación al correo electrónico autorizado por el administrado.

(Plazo: hasta el día hábil siguiente de recibida la solicitud). OAGD Responsable de Notificación por correo electrónico Acto administrativo o comunicación 12.

Consultar acuse de recibo

Consultar en la bandeja de notificación por correo electrónico si el administrado envió el acuse de recibo del acto administrativo o cuando se genere de forma automática por la plataforma tecnología.

¿Administrado envía acuse de recibido?

Si: Ir a la actividad N° 14.

No: Ir a la actividad N° 13.

Nota: Para actos administrativos el

administrado tiene dos días hábiles contados desde el día siguiente de efectuado el acto de notificación vía correo electrónico para responder el acuse del correo.

OAGD Responsable de Notificación por correo electrónico - 13. Devolver expediente

Devolver el expediente y comunicar al Órgano o Unidad Orgánica competente a fin de proceder con la notificación personal.

OAGD Responsable de Notificación por correo electrónico Expediente 14.

Remitir acuse y expediente

Remitir el acuse de recibido del acto administrativo o cuando se genere de forma automática por la plataforma tecnología y adjuntar al expediente para derivar al Órgano o Unidad Orgánica.

(Plazo: máximo 4 días hábiles).

OAGD Responsable de Notificación por correo electrónico - Expediente - Acuse

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15.

Recepcionar la solicitud de notificación personal en la Bandeja de Notificación Personal a través del Sistema de Trámite documentario (SIGEDO) y adjuntar el detalle de envío.

Para ello se deberá emitir el acto

administrativo o comunicación debidamente rotulado y ensobrado. OAGD Responsable de Notificación Personal Solicitud de notificación personal 16.

Revisar solicitud de notificación

Revisar los datos de la solicitud de notificación y verificar que la información en físico se encuentre completa.

¿La información está completa? Si: Ir a la actividad N° 18. No: Ir a la actividad N° 17.

(Plazo: dentro del día hábil de recibida el expediente). OAGD Responsable de Notificación Personal Expediente 17. Devolver expediente

Devolver el expediente al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente a fin de levantar las observaciones.

(Plazo: dentro del día hábil de recibida el expediente).

OAGD

Responsable de Notificación

Personal Expediente

18.

Registrar datos del acto administrativo o comunicación

Registrar los datos del acto administrativo o comunicación en la base de envío diario. Separando por tipo de ámbito (local, nacional) y urgencia. OAGD Responsable de Notificación Personal Registro de envío 19.

Entregar acto administrativo o comunicación al servicio de mensajería

Remitir por correo electrónico la data de envío diario de la notificación personal a la empresa contratada del Servicio de Mensajería a nivel nacional y local, luego de ello se debe hacer la entrega física de los sobres debidamente rotulados y ensobrados al mensajero para la notificación del administrado.

OAGD Responsable de Notificación Personal - Correo electrónico. - Guía de envío. - Cargo de notificación. - Acta de notificación personal. - Acta de notificación

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Consideraciones para el acto de notificación personal:

 En el acto de notificación personal debe

entregarse copia del acto notificado y registrar la fecha y hora en que es efectuada, recabando el nombre y firma de la persona con quien se entienda la diligencia (Anexo N° 06). Si ésta se niega a firmar o recibir copia del acto notificado, se hará constar así en el acta, teniéndose por bien notificado. En este caso la notificación dejará constancia de las características del lugar donde se ha notificado (Anexo N° 07).

 La notificación se realiza al administrado

interesado o su representante legal, de no hallarse ninguno de los dos deberá realizar la notificación con la persona que se encuentre en dicho domicilio, dejándose constancia de su nombre, documento de identidad y de su relación con el administrado (Anexo N° 06).

 En el caso de no encontrar al administrado

u otra persona en el domicilio señalado en el procedimiento, el notificador deberá dejar constancia de ello en el acta (Anexo N° 07) y colocar un aviso en dicho domicilio indicando la nueva fecha en que se hará efectiva la siguiente notificación (Anexo N° 09). Si tampoco pudiera entregar directamente la notificación en la nueva fecha, se dejará debajo de la puerta un acta conjuntamente con la notificación. Los formatos de dichos documentos serán incorporados en el expediente (Anexo N° 08).

 En el caso de las notificaciones de

pluralidad de interesados (cuando sean varios sus destinatarios), el acto será notificado personalmente a todos, salvo si

actúan unidos bajo una misma

representación o si han designado un domicilio común para notificaciones, en cuyo caso éstas se harán en dicha dirección única.

Nota: Si debiera notificarse a más de diez personas que han planteado una sola solicitud

personal (segunda visita).

- Aviso de

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con derecho común, la notificación se hará con quien encabeza el escrito inicial, indicándole que trasmita la decisión a sus cointeresados.

20.

Recepcionar y registrar el cargo o formato de notificación

Recepcionar y verificar el cargo de

notificación o formato emitido por el servicio de mensajería contratado.

Registrar en la matriz general “Consolidado

de notificación personal” los datos

consignados en el/los cargo(s) de notificación.

OAGD Responsable de Notificación Personal Matriz general de consolidado de notificación personal 21.

Remitir cargo o formato de notificación

Remitir escaneado y físico el cargo o formato de notificación al Órgano o Unidad Orgánica, según corresponda, derivando el expediente virtual remitido a la Bandeja de Notificación

Personal del Sistema de Trámite

Documentario – SIGEDO.

(Plazo: 02 días hábiles contados desde el día siguiente de recibido el cargo o formato de notificación).

OAGD Responsable de Notificación Personal Cargo o formato de notificación 22.

Recepcionar la solicitud de notificación por publicación con los datos que se necesitan para la notificación (el acto administrativo o comunicación y detalle de envío), por la Bandeja de Notificación por Publicación a través del Sistema de Trámite Documentario (SIGEDO). OAGD Responsable de Notificación Por Publicación Solicitud de notificación por publicación 23.

Revisar solicitud de notificación

Revisar los datos de la solicitud de notificación.

¿La información está completa? Si: Ir a la actividad N° 25. No: Ir a la actividad N° 24. OAGD Responsable de Notificación Por Publicación Expediente

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24.

Devolver expediente

Devolver el expediente al Órgano o Unidad Orgánica correspondiente a fin de levantar las observaciones. OAGD Responsable de Notificación Por Publicación Expediente 25.

Solicitar publicación de actos administrativos

Solicitar a la OCRI la publicación3_{de la}

notificación en el diario oficial o en el de mayor circulación en el territorio nacional, salvo disposición distinta de la ley, de acuerdo al instructivo establecido para tal fin.

Posteriormente remitir el cargo o formato de notificación al Órgano o Unidad Orgánica, según corresponda.

Órgano o Unidad Orgánica Responsable de Notificación Por Publicación - Publicación - Cargo o formato de publicación

VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nº Documento

1 -

IX. PROCESO

Nombre Tipo

PS06.01 Administrar la atención al ciudadano Proceso de Soporte

3_{Este tipo de notificación se da cuando resulta impracticable otra modalidad de notificación por ignorarse el}

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XI. INDICADOR

Nombre Fórmula

Porcentaje de actos administrativos o comunicaciones notificados por correo electrónico.

= ( Número de actos administrativos y comunicaciones atendidas por correo electrónico) *100% total de notificaciones solicitadas por correo electrónico

Porcentaje de actos administrativos o comunicaciones notificados por casilla electrónica

= (Número de actos administrativos y comunicaciones atendidas por casilla electrónica) * 100%

Total de notificaciones solicitadas por casilla electrónica

Porcentaje de actos administrativos o

comunicaciones notificados por

notificación personal.

= (Número de actos administrativos y comunicaciones atendidas por notificación personal) * 100% Total de notificaciones solicitadas por notificación personal

Porcentaje de actos administrativos o

comunicaciones notificados por

publicación.

= (Número de actos administrativos y comunicaciones atendidas por publicación) * 100% Total de notificaciones solicitadas por publicación

X. SEGUIMIENTO

Corresponde a la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria realizar el seguimiento de las notificaciones de los actos administrativos y comunicaciones, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Remitir mensualmente reportes de las solicitudes de notificación personal, notificación por

correo electrónico, notificación por casilla electrónica y notificación por publicación a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

 Actualizar diariamente la matriz de las notificaciones efectuadas, según el Anexo N° 10, 11 y

12.

 Remitir memorándum de incumplimiento del procedimiento de notificar los actos

administrativos y comunicaciones a los Órganos o Unidades orgánicas.

 Remitir mensualmente un reporte de sobres devueltos a los Órganos o Unidades Orgánicas,

(18)

XII. ANEXOS

1. Diagrama de flujo (Anexo N° 01).

2. Formato de afiliación al Sistema de Notificación Electrónica Mediante el uso de Casilla Electrónica para el Administrado (Anexo N° 02).

3. Formato de afiliación al Sistema de Notificación Electrónica Mediante el uso de Casilla Electrónica para el Beneficiario – mayores de edad (Anexo N° 03)

4. Formato de afiliación al Sistema de Notificación Electrónica Mediante el uso de Casilla Electrónica para el Beneficiario - menores de edad (Anexo N° 04)

5. Formato de afiliación al Sistema de Notificación Electrónica Mediante el uso de Casilla Electrónica para las IES/CF (Anexo N° 05)

6. Cargo de notificación (Anexo N° 06).

7. Acta de notificación personal (Anexo N° 07).

8. Acta de notificación personal – segunda visita (Anexo N° 08). 9. Aviso de notificación (Anexo N° 09).

10. Reporte de notificaciones efectuadas a través del Sistema de Notificación Electrónica (Anexo N° 10).

11. Reporte de notificación por correo electrónico (Anexo N° 11). 12. Reporte de notificación personal (Anexo N° 12).

(19)

(20)

Anexo N° 02

FORMATO DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

MEDIANTE EL USO DE CASILLA ELECTRÓNICA PARA EL ADMINISTRADO

Señores Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo:

Yo, ………, identificado con DNI, Carnet Extranjería o

Pasaporte Nº………, con domicilio en………..., distrito de ……….… ,provincia de ………. ,departamento de………, número de celular: ………, correo electrónico: ………., y en representación de ……….., con DNI, Carnet Extranjería o Pasaporte/ RUC N° ………., con domicilio en………, distrito de ………..… ,provincia de ………. ,departamento de………, número de celular: ………y correo electrónico: ……….. , me presento ante ustedes y expongo:

Que, estando contemplada la notificación electrónica mediante una casilla electrónica en el numeral

20.41_{del artículo 20 - Modalidades de Notificación, del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444,}

Ley del Procedimiento Administrativo General, como una modalidad de notificación; mediante el presente AUTORIZO al PROGRAMA NACIONAL DE BECAS Y CRÉDITO EDUCATIVO - PRONABEC, para que todos los actos administrativos y demás comunicaciones que estén dirigidas a mi persona, sean notificados a la CASILLA ELECTRÓNICA que me sea asignado a través del SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA - SISNOE.

Asimismo, me comprometo a cumplir las siguientes condiciones de uso de la casilla electrónica:

- Ingresar a la casilla electrónica asignada por e PRONABEC, a partir de la fecha de envío del código de usuario y clave de acceso.

- Modificar la clave de acceso inicial proporcionada por el PRONABEC.

- Asegurar que mi correo electrónico cuente con capacidad para recibir las alertas que enviará el PRONABEC.

- Comunicar la actualización de mi correo electrónico, en caso de existir alguna modificación. - Revisar diariamente mi casilla electrónica, a efectos de tomar conocimiento de los actos

administrativos o demás comunicaciones que le sean notificados.

1_{Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS}

“Artículo 20.- Modalidades de notificación

(…)

20.4 (…) La entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado. (…)”.

(21)

Nota:

 El código de usuario y clave de acceso a la casilla electrónica son generados a partir del

registro de la presente autorización en el SISNOE y remitidos al correo electrónico proporcionado por el administrado.

 Solo en caso sea materialmente imposible realizar la notificación por casilla electrónica, se

notificará al administrado a través de las demás modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del TUO de la Ley N° 27444.

 En caso del administrado crea por conveniente desistir de la notificación por casilla

electrónica, deberá solicitarlo formalmente ante la Mesa de Partes del PRONABEC. Dentro de las 48 (cuarenta y ocho) horas de recibida su solicitud, se procederá a inhabilitar la casilla electrónica.

En este sentido, a partir de la suscripción del presente, el PRONABEC queda facultado a notificarme a mi Casilla Electrónica.

POR TANTO:

Pido a ustedes, proceder conforme lo he autorizado.

[FIRMA]

___________________________

Firma digital o electrónica2

Adjunto:

Carta poder simple (representante o apoderado de persona natural)

Certificado de Vigencia de Poder o resolución de designación (representante o apoderado de persona jurídica)

2_{La presente firma electrónica se realiza en virtud de los estipulado en el Decreto Supremo N° 026-2016-PCM y en la}

(22)

Anexo N° 03

FORMATO DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

MEDIANTE EL USO DE CASILLA ELECTRÓNICA PARA EL BENEFICIARIO

(mayores de edad)

Yo, ………, identificado con DNI, Carnet Extranjería o Pasaporte Nº………, con domicilio en………..., Distrito de ……….… Provincia de ………. Departamento de………, Número telefónico de celular: ………, correo electrónico: ……….., me presento ante ustedes y expongo:

(…)

20.4 (…) La entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado. (…)”.

(23)

Nota:

registro de la presente autorización en el SISNOE y remitidos al correo electrónico proporcionado por el beneficiario.

notificará al beneficiario a través de las demás modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del TUO de la Ley N° 27444.

 En caso del beneficiario crea por conveniente desistir de la notificación por casilla

POR TANTO:

[FIRMA]

_________________________________________

Firma digital o electrónica2_{del beneficiario}

(24)

Anexo N° 04

FORMATO DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

MEDIANTE EL USO DE CASILLA ELECTRÓNICA PARA EL BENEFICIARIO

(menores de edad)

Yo, ………, identificado con DNI, Carnet Extranjería o Pasaporte Nº………, con domicilio en………, Distrito de ………..… Provincia de ………. Departamento de………,

Número telefónico de celular: ………, correo electrónico: ………..,

representante legal del menor de edad ………. , con DNI,

Carnet Extranjería o Pasaporte N° ………., con domicilio

en………., Distrito de ………..… Provincia de ………. Departamento de………, Número telefónico de celular: ………, correo electrónico: ………. , me presento ante ustedes y expongo:

(…)

20.4 (…) La entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado. (…)”

(25)

Nota:

registro de la presente autorización en el SISNOE y remitidos al correo electrónico proporcionado por el beneficiario.

notificará al beneficiario a través de las demás modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del TUO de la Ley N° 27444.

 En caso del beneficiario crea por conveniente desistir de la notificación por casilla

POR TANTO:

[FIRMA] [FIRMA]

_________________________________ _______________________________

Firma digital o electrónica2 _{del Firma digital o electrónica}3 _del

beneficiario representante legal

Adjunto:

Carta poder simple o mandato judicial (representante o apoderado de persona natural)

Resolución Directoral Ejecutiva N° 06-2018-MINEDU/VMGI-PRONABEC.

(26)

Anexo N° 05

FORMATO DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

MEDIANTE EL USO DE CASILLA ELECTRÓNICA PARA LAS IES/CF

Razón social, ………, con N° RUC: ………., con Número telefónico fijo (Anexo): ………, Número telefónico de celular: ……… Página Web ………., correo electrónico:……….., Representada(o) por……… ………, identificado con DNI, Carnet Extranjería o Pasaporte Nº………, me presento ante ustedes y expongo:

- A partir de la fecha de envío del código de usuario y clave de acceso, se considerará habilitado para ingresar a la casilla electrónica asignado por el PRONABEC.

- Modificar la clave de acceso inicial proporcionada por el SISNOE.

- En caso de existir alguna modificación de mi correo electrónico, deberé actualizar dicha información.

- Revisar diariamente mi casilla electrónica, a efectos de tomar conocimiento de los actos administrativos o demás comunicaciones que le sean notificados.

Nota:

registro de la presente autorización en el SISNOE y remitidos al correo electrónico proporcionado por el representante.

(…)

20.4 (…) La entidad que cuente con disponibilidad tecnológica puede asignar al administrado una casilla electrónica gestionada por esta, para la notificación de actos administrativos, así como actuaciones emitidas en el marco de cualquier actividad administrativa, siempre que cuente con el consentimiento expreso del administrado. (…)”

(27)

 Solo en caso sea materialmente imposible realizar la notificación por casilla electrónica, se notificará al representante a través de las demás modalidades de notificación previstas en el artículo 20 del TUO de la Ley N° 27444.

 En caso el representante crea por conveniente desistir de la notificación por casilla

POR TANTO:

[FIRMA]

_________________________________________________

Firma digital o electrónica2_{del Representante legal}

Adjunto:

Certificado de Vigencia de Poder o resolución de designación (representante o apoderado de persona jurídica).

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

Anexo N° 10

(33)

Anexo N° 11

(34)

Anexo N° 12

REPORTE DE NOTIFICACIÓN PERSONAL

(35)

REPORTE DE NOTIFICACIÓN PERSONAL