APROBADO. FRANCIS PÉREZ GERENTE DE SERVICIOS FINANCIEROS Fecha: 12/02/2016 REVISADO ARACELIS OLIVA GERENTE DE TESORERÍA Y CUENTAS POR PAGAR

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Texto completo

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APROBADO POR:

FRANCIS PÉREZ

GERENTE DE SERVICIOS FINANCIEROS Fecha: 12/02/2016

REVISADO POR:

ARACELIS OLIVA

GERENTE DE TESORERÍA Y CUENTAS POR PAGAR

ELABORADO POR:

ORIETTA PORTALES COORDINADOR DE TESORERÍA

ANA GARCÍA

ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

REVISADO

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1. OBJETIVO

Realizar el manejo de fondos en efectivo de la caja chica, a fin de controlar los ingresos y egresos correspondientes.

2. ALCANCE

Contempla las acciones a seguir para controlar el proceso desde que se reciben solicitudes de efectivo, se procesa la entrega del mismo, se realiza la reposición y control del fondo de la caja chica y su respectivo cuadre. Este documento aplica a todas las áreas de Taurel & Cia Sucrs, C.A. y sus Empresas Filiales, que tengan bajo su responsabilidad la administración de la caja chica.

Intervienen los siguientes cargos:

 Gerente de Administración (oficinas operativas)

 Gerente de Servicios Financieros

 Gerente de Control y Servicios Administrativos

 Gerente de Tesorería y Cuentas por pagar

 Gerente de Área  Gerente de Oficina  Gerente Regional  Coordinador de Tesorería  Coordinador de Administración  Supervisor de Caja  Custodios de Caja

 Coordinador de Cuentas por Pagar

3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS

 Procedimiento para la Asignación de Anticipos y Relación de Gastos (P.33-0130-12/15)

 Procedimiento para el Manejo y Control de los Registros (P.58-0316-02/10)

 Procedimiento para la Solicitud y Emisión de pagos a proveedores (P.34-0179-03/17)

4. DEFINICIONES

Custodios de Caja: Es la persona encargada o que tiene bajo su responsabilidad, la caja chica en al área y/o Gerencia.

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5. NORMAS BASICAS

Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Financieros, Gerentes o Coordinadores Administrativos de las Áreas/Oficinas y Gtes. Regionales, divulgar a todo el personal de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales, el contenido del presente documento normativo y velar por su correcto cumplimiento.

5.1. Solicitud de Fondos en Efectivo

5.1.1. Toda solicitud de efectivo no mayor al monto máximo establecido en el anexo (8.1), debe ser tramitada por el trabajador, a través de la forma “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180-03/04), y estar aprobada por el Gte. del Área solicitante, Director de la empresa o persona designada por este. En el caso de las Oficinas Operativas, la forma “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180-03/04) debe ser aprobada por el Gte de Oficina, Gte de Área, Gte. de Administración, Coord. de Administración o Gte. Regional.

5.1.2. Cualquier gasto que supere el monto establecido en esta norma, se tramitará a través de un cheque o transferencia bancaria realizado por el custodios de caja, según lo establecido en las Procedimiento para la Solicitud y Emisión de pagos a proveedores (P.34-0179-03/17).

5.1.3. En el caso de las relaciones de gastos que no superan este límite y que serán canceladas por caja, no aplicará la forma “Solicitud de Efectivo”, porque ya la relación de gastos contiene todas las aprobaciones correspondientes.

5.1.4. La persona responsable de la Caja Chica o autorizada para aprobar la forma “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180-03/04), no debe firmarla cuando sea la beneficiaria directa o indirecta de este pago.

5.2. Control del Fondo de Caja Chica

5.2.1. Los Custodios de Caja, no deben cancelar por caja chica, ningún gasto por concepto de

sueldos y salarios, horas extras, préstamos personales o cambios de cheques, ni compras de bienes y/o servicios por un mismo concepto, que hayan sido fraccionados para lograr los límites establecidos.

5.2.2. Los Custodios de Caja no debe efectuar nuevas entregas de “Solicitud de Efectivo”

(F.34-0180-03/04) al trabajador que aún no haya respaldado la solicitud anterior.

5.2.3. Transcurridos Cinco (5) días después de la emisión de la forma “Solicitud de Efectivo”

(F.34-0180-03/04), el trabajador solicitante debe entregar a Los Custodios de Caja, todos

los soportes originales que respalden el desembolso y/o la forma “Relación de Gastos” (F.33-0073-12/15) (cuando aplique), descrita en el Procedimiento para la Asignación y

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Relación de Gastos” (P.32-0074-05/98), debidamente aprobada por el supervisor responsable.

5.2.4. Es responsabilidad de los Custodios de Caja, realizar un recordatorio vía e-mail al trabajador y/o Supervisor (en el caso que el trabajador no tenga correo electrónico) que no haya entregado los soportes y/o reintegros originales correspondientes a la “Solicitud de Efectivo”(F.34-0180-03/04), en el tiempo establecido en este documento.

5.2.5. Toda “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180-03/04), con más de un (1) mes de antigüedad que

no haya sido respaldada, será descontada al trabajador solicitante a través de la nómina. 5.2.6. Es responsabilidad del Dpto. de Caja o Custodio mantener anexa la forma “Solicitud de

Efectivo” (F.34-0180-03/04), junto a la forma “Relación de Gastos” (F.33-0073-12/15) (otros gastos no especificados como viáticos de traslado) y los soportes entregados por el trabajador.

5.3. Aprobación, Aumento, Disminución o Clausura de la Caja Chica

5.3.1. La Gerencia del Área u Oficina es la responsable de solicitar los aumentos, disminución y/o clausura de los fondos de Caja Chica ante la Gerencia de Servicios Financieros. 5.3.2. Los custodios responsables de la Caja Chica una vez autorizado el incremento, deberán

realizar la solicitud de Pagos Proveedores pon este concepto al área de Cuentas Por Pagar según lo establecido en el Procedimiento de Cuentas Por Pagar.

5.3.3. Las disminuciones y/o clausura de los Fondos de Caja Chica debe ser debidamente procesados por el Custodio con depósitos bancarios, los cuales serán por el excedente en caso de disminución o la totalidad del dinero para el cierre definitivo del fondo de caja chica, y notificar a la Gerencia de Servicios Financieros y Gerencia de Control y Servicios Administrativos para su respectivo cierre administrativo y contable.

Nota: Los aumentos de caja chica serán evaluados semestralmente, en base a la dimensión y naturaleza de las operaciones, así como de la inflación anual y la frecuencia de reposición actual.

5.4. Reposición del Fondo Asignado a la Caja Chica

5.4.1. Los Custodios de caja, deben solicitar a la Gerencia de Tesorería y Cuentas por pagar y/o a la Coordinación o Gerencia Administrativa de las oficinas operativas correspondientes, la reposición del fondo asignado a la caja chica, semanalmente o cuando la misma haya sido utilizada en un 70%.

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5.4.2. Para la reposición del fondo de caja chica, los custodios de caja deben elaborar la forma “Relación de Caja Chica” (F.34-0012-03/04) y anexar todos los documentos y facturas originales previamente autorizadas por el Gte. de Tesorería y Cuentas por pagar, Coord. de Tesorería, en el caso de la Oficinas Operativas, los Gtes. de Oficina, Gtes. de Administración de la Oficina y/o Coord. Administrativos.

Nota: Los Custodios de Caja no procesarán reposición alguna de no venir adecuadamente aprobada por las personas responsables y contemplar los soportes originales que justifiquen las salidas.

5.4.3. Los Custodios de Caja deben remitir al área de Cuentas por Pagar ó el área de Caja (en la Oficinas) la Relación de Caja Chica (F.34-0012-03/04), a fin de que se realice la Orden de Pago en el sistema administrativo.

5.4.4. Una vez el Coord. de Cuentas por Pagar o área designada en las oficinas haya concretado el registro de la orden de pago, el Dpto. de Caja debe elaborar el Cheque de Reposición.

5.4.5. El efectivo recibido por concepto de cobranzas, no debe ser utilizado por los Custodios de Caja, para la reposición del fondo de caja chica.

5.4.6. En las Oficinas Operativas los Custodios de Caja deben dejar para su control la forma

“Relación de Caja Chica” (F.34-0012-03/04), con una copia del voucher del cheque emitido para la reposición de la caja chica, éstas deben ser archivadas según lo establecido en el Procedimiento para el Manejo y Control de los Registros (P.58-0316-02/10) y Manual para el Control del Archivo Físico (M.60-0325-12/13).

5.5. Normas Básicas para el Control de los Anticipos para Gastos de Viajes

Los Custodios de Caja tienen la responsabilidad de:

5.5.1. En el caso de gastos de viaje, la persona designada en el Dpto. de Caja debe recibir del empleado correspondiente la forma “Relación de Gastos” (F.33-0073-12/15), con todas las facturas originales anexas que respalden los gastos efectuados por éste, debidamente aprobadas por el supervisor inmediato según lo establecido en el Procedimiento para la Asignación de Anticipos y Relación de Gastos” (P.33.0073-12/15).

Nota: En el caso de anticipos sobre otros gastos, se debe incluir la forma “Solicitud de

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5.6. Reintegros y/o Reembolsos Realizados por el Trabajador y/o Empresa en Transferencias, Efectivo o Depósito

5.6.1. Verificar que todos los soportes que amparen los gastos a justificar en una “Solicitud de Efectivo” y que constituyan reintegros, reembolsos de viáticos o por otros motivos, estén identificados con el nombre del trabajador, y deben ser anulados y/o inutilizados en el momento de la reposición de los fondos.

NOTA: quedan exceptuados los soportes como pasajes, propinas o casos excepcionales aprobados por los Gerentes de Oficina y/o gerentes de Administración como son: Compra de combustibles (gas-oil), reparaciones menores, plomería, recolección de basura. 5.6.2. Cuando el trabajador tenga una “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180-03/04), y el saldo del

egreso de caja resulte a favor de la empresa, recibirá del Dpto. de Caja una vez que realice el reintegro, el original de la forma “Comprobante de Ingreso a Caja” (F.34-0179-05/01).

5.6.3. En caso de que el saldo del egreso de caja resulte a favor del trabajador, y exceda el monto máximo que pueda ser entregado en efectivo, debe regirse según lo establecido en las Procedimiento para la Solicitud y Emisión de pagos a proveedores (P.34-0179-03/17) y documentado en la “Solicitud e de Efectivo” (F.34-0180-03/04), como reintegro. 5.6.4. Los custodios de caja son responsables de depositar todo el dinero en efectivo y/o

cheques recibidos de trabajadores, clientes y proveedores por concepto de saldos a favor de la empresa en la cuenta respectiva.

5.6.5. Los custodios de caja son responsables de remitir semanalmente al Dpto. de Caja (en Caracas) y/o área responsable del registro en la oficina respectiva, todos los depósitos bancarios realizados a las cuentas de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y/o empresas filiales, a fin de que la misma realice el registro contable correspondiente.

5.7. Arqueo de Caja Chica:

5.7.1. Es responsabilidad del supervisor del custodio, que se efectúen arqueos de Caja Chica

por lo menos una vez al mes de forma sorpresiva, mediante la forma “Arqueo de Caja

Chica” (F.34-0422-07/07), donde debe detallar el monto del efectivo existente al momento de realizar el arqueo así como los montos de los vales o facturas que soportan la salida del efectivo y resguardar los soportes de esta actividad de acuerdo al procedimiento para el Manejo y Control de Registro (P.58-0316-02/10) .

5.7.2. Es responsabilidad del Custodio de la Caja Chica realizar diariamente el cuadre de la caja al finalizar la jornada laboral, a través de la forma “Arqueo de Caja Chica” (F.34-0422-07/07) y archivar el mismo de acuerdo al procedimiento para el Manejo y Control de Registro (P.58-0316-02/10).

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6. PROCEDIMIENTO

6.1. “SOLICITUD DE EFECTIVO”

INICIO

1. Llena la forma Solicitud de Efectivo (F.34-0180-03/ 049, colocando el monto de

acuerdo al anexo 8.1, y entrega al área de caja. Trabajador

2. Recibe y revisa la solicitud este aprobada por

la persona, de acuerdo al pto. 5.1.2 ¿Solicitud Correcta y sin demora de anteriores? 2.1. Notifica al trabajador y devuelve la misma para su

respectiva corrección.

Nota: en caso de tener demoras en la entrega de solicitudes anteriores con soportes, la nueva solicitud

no será procesada.

NO 3. Realiza la entrega del

dinero al trabajador. 1 1 SI Custodio de Caja ¿Trabajador entregó la Relación de Gastos (cuando aplique) y soportes? 3.1. Realiza un

recordatorio por correo al trabajador para que realice

la entrega de la Relación de Gastos (F.33-0073-12/ 15), junto con los soportes

originales.

NO

4. Recibe y revisa la misma, posteriormente archiva los documentos.

SI

Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P.58-0316-02/10) y Manual para el Control del Archivo Físico (M.60-0325-12/

13). 3.2. Notifica a la Gerencia

de Recursos Humanos para que el monto entregado en efectivo, sea descontado de la nómina. ¿Ha transcurrido un mes? SI ¿Trabajador entregó documentos? NO SI FIN 3.3. Archiva la solicitud

junto con el soporte del descuento de la nómina.

2

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6.2. “REPOSICIÓN DE CAJA CHICA”

INICIO

Custodio

1. Elabora la Relación de Caja chica (F.34-0012-03/ 04), y hacer firmar la misma por el personal responsable, de acuerdo al pto. 5.3.2

2. Enviar la Relación de Caja chica (F.34-0012-03/04)

junto a los soportes y facturas originales autorizadas y remitirlos a la Gcia. de Contraloría o área de Caja (oficinas operativas).

3. Recibe la Relación con los soportes y procede a realizar el registro correspondiente.

4. Elabora el cheque de reposición para la caja chica.

Procedimiento para el Manejo y Control de Registro (P.58-0316-02/10) y Manual para el Control del Archivo Físico (M.60-0325-12/ 13). FIN Gcia. de Control y Serv. Adm Dpto. de Caja 5. Archiva la Relación de Caja Chica (F.34-0012-03/ 04) con copia el voucher del

cheque emitido para la reposisción.

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7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 7.1. “RELACIÓN DE CAJA CHICA”

DESDE HASTA

4. FECHA 5. COD. CONTABLE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

14. ELABORADO POR: 15. REVISADO POR: 16. APROBADO POR:

F.34-0012-03/04 V.03 O y S

1. FECHA

2. PAGINA

6. CONCEPTO 3. UNIDAD:

13. TOTAL CAJA CHICA

8. DISTRIBUCION CAJA CHICA (GASTOS) 9. OTROS

10. TOTAL A REPONER 11. VALES PROVISIONALES 12. EFECTIVO

7. MONEDA NACIONAL

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7.2. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “RELACIÓN DE CAJA CHICA” I.

II. OBJETIVO: Registrar el movimiento realizado en la caja chica, con la finalidad de solicitar y reponer el fondo de la misma.

III. CÓDIGO: F.34-0012-03/04 V.03

IV. FORMA DE ELABORACIÓN: electrónico.

V. FRECUENCIA: Cada vez que se requiera la reposición de caja chica.

VI. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Caja Copia : Archivo General

VII. TIEMPO DE RETENCIÓN: Cuatro (04) años en la oficina, y luego pasa tres (03) en el

archivo general, dando un tiempo de Siete (07) años.

VIII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS:

1. Fecha (Desde / Hasta): Indique la fecha en día, mes y año en que se realizó la última reposición de caja chica, y el día, mes y año en que se está solicitando esta reposición.

2. Página: Indique la cantidad de páginas que se está llenando.

3. Unidad: Indique el nombre de la unidad y/o empresa a quien se le está cargando la reposición de caja chica.

4. Fecha: Indique la fecha en día, mes y año que indica la solicitud en efectivo o la factura que soporta el gasto.

5. Cód. Contable: Indique el número del código contable asignado por la Gerencia de Control y Servicios Administrativos donde se va a cargar el gasto correspondiente a la solicitud de efectivo emitida.

6. Concepto: Indique el concepto por el cual fue emitida la solicitud de efectivo.

7. Moneda Nacional: Indique el monto en moneda nacional, egresado por este concepto.

8. Distribución Caja Chica: Indique el monto total del egreso distribuido.

9. Otros: Indique el monto correspondiente al efectivo entregado y soportado con órdenes de compras.

10. Total a Reponer: Indique el monto total a reponer incluyendo el resultado de la distribución

de la caja más el monto señalado en el campo “Otros”.

11. Vales Provisionales: Indique el monto total de las solicitudes de efectivos pendientes por reintegro del personal solicitante.

12. Efectivo: Indique el total de bolívares en efectivo, disponible del fondo de caja al momento de la reposición.

13. Total Caja Chica: Indique el monto total que fue asignado a la caja chica.

14. Elaborado por: Indique el nombre, apellido y firma de la persona que elaboró la forma.

15. Revisado por: Indique el nombre, apellido y firma de la persona que revisó la forma.

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7.3. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “SOLICITUD DE EFECTIVO”

I. OBJETIVO: Realizar la solicitud de efectivo del fondo de Caja Chica para todo tipo de gasto que no supere el monto permitido en el anexo 8.1.

II. CÓDIGO: F.34-0180-03/04 V.03

III. FORMA DE ELABORACIÓN: Manual y/o Electrónico.

IV. FRECUENCIA: Cada vez que el trabajador solicite dinero en efectivo.

V. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Caja

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Cuatro (04) años en la oficina, y luego pasa tres (03) en el archivo general, dando un tiempo de Siete (07) años.

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS

1. FECHA: Indique la fecha de elaboración de la solicitud.

2. NOMBRE: Registre elnombre del área o departamento que solicita el efectivo.

3. TEL. / EXT.: Indique elnúmero de teléfono donde se puede ubicar al solicitante.

4. PAGUESE A: Registre elnombre de la Persona que solicita el efectivo.

5. LA CANTIDAD DE: Indique el monto solicitado en letras.

6. MONEDA NACIONAL: Indique el monto solicitado en números.

7. POR CONCEPTO DE: Indique la Descripción del gasto.

8. PARA CARGAR A LA CUENTA Nº: Indique lacodificación del centro de costos

y cuenta contable que afecta. Si corresponde a un gasto reembolsable debe

indicarse el número de expediente a afectar.

9. AUTORIZADO POR: Indique elnombre de la persona que aprueba la solicitud.

10. RECIBIDO POR: Registre el nombre y apellido de la persona que recibe el efectivo.

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7.5. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “COMPROBANTE DE INGRESO A CAJA”

I. OBJETIVO: Registrar los datos el reembolso realizado por el trabajador de gastos incurridos, y que ingresarán a la caja en forma de efectivo.

II. CÓDIGO: F.34-0179-05/01 V.01

III. FORMA DE ELABORACIÓN: Manual y/o Electrónico.

IV. FRECUENCIA: Cada vez que el trabajador realice un reembolso de dinero en efectivo a la caja.

V. DISTRIBUCIÓN: Original: Tesorería y Cuentas por pagar

Copia 1: Trabajador

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Cuatro (04) años en la oficina, y luego pasa tres (03) en el archivo

general, dando un tiempo de Siete (07) años.

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS

1. Nº: Indique el correlativo de la forma Comprobante de ingreso a caja.

2. FECHA: Indique la fecha en día, mes y año en que se recibe la devolución del efectivo en el departamento de caja.

3. HEMOS RECIBIDO DE: Registre el nombre y apellido de la persona que realiza el reintegro del dinero en efectivo y/o cheque.

4. UNIDAD: Indique el área o Departamento a la que pertenece la persona que realiza el reintegro.

5. LA CANTIDAD DE: Indique en números el monto del reintegro.

6. POR CONCEPTO DE: Registre ladescripción del reintegro.

7. ACREDITAR A LA CUENTA Nº: Registre la Codificación del centro de costos y cuenta

contable que afecta el reintegro. Si corresponde a ungasto reembolsable debe indicarse el

número de expediente a afectar.

8. FORMA DE PAGO: Indique la forma en que se realiza el reintegro, si es efectivo o cheque.

9. NÚMERO DE CHEQUE: Indique el número de cheque recibido.

10. NOMBRE DEL BANCO: Indique el nombre de la entidad bancaria al cual pertenece el cheque recibido.

11. ELABORADO POR: Coloque el nombre y apellido de la persona del Dpto. de caja que recibe el reintegro del efectivo y/o cheque.

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7.6. “ARQUEO DE CAJA CHICA” F.34-0422-07/07 V.03 OYS 1. Fecha: 2. Realizado por: DEPARTAMENTO DE CAJA 3. DENOMINACION EN

MONEDA NACIONAL 4. CANTIDAD 5. MONTO

6. Total Efectivo en Caja 7. COMPROBANTES (ver anexo) 8. Reposición en Tránsito: 9. Total Caja

10. Responsable de Caja:

11. Gerente de Area/Oficina/ Dpto.:

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7.7. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “ARQUEO DE CAJA CHICA” I. OBJETIVO: Efectuar los arqueos diarios y sorpresivos de Caja Chica.

II. CÓDIGO: F.34-0422-07/07 V.03

III. FORMA DE ELABORACIÓN: Electrónico.

IV. FRECUENCIA: una vez al mes

V. DISTRIBUCIÓN: Original: Custodio

Copia: Gerente de Área/Oficina/Departamento.

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Cuatro (04) años en la oficina, y luego pasa tres (03) en el archivo

general, dando un tiempo de Siete (07) años.

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS:

1. FECHA: Indique el días, mes y año que realiza el arqueo.

2. REALIZADO POR: Registre el nombre y apellido de la persona supervisa al custodio encargado (Gte de Área/Oficina/Departamento)

3. DENOMINACIÓN EN MONEDA NACIONAL: Registre la discriminación del efectivo por valor en números por orden descendente.

4. CANTIDAD: Registre la cantidad en número de la moneda.

5. MONTO: Registre el monto total según la cantidad que hay en caja chica de esa moneda.

6. TOTAL EFECTIVO EN CAJA: Indique la suma total del efectivo que se encuentra disponible en caja.

7. COMPROBANTES (Ver anexos): registre la cantidad en números de comprobantes que hay en la caja chica.

8. REPOSICIÓN EN TRÁNSITO: Coloque el monto que se encuentra por aprobar de la reposición de la caja chica.

9. TOTAL CAJA: Indique la suma total de las cantidades y de los montos de los comprobantes registrados.

10. RESPONSABLE DE CAJA: Registre nombre, apellido y firma del custodio.

11. GERENTE DE ÁREA/OFICINA/DPTO.: Registre la firma del supervisor inmediato.

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8. ANEXOS

8.1. RELACIÓN DE CAJAS CHICAS TAUREL & CIA, SUCRS, C.A. Y FILIALES (Ajustado Junio 2017).

Oficina Área Monto Bs. F

Monto Máx. P/Efectivo Puerto Cabello Administración 50.000,00 8.000,00

La Guaira Administración 35.000,00 3.500,00 CUSALCA 20.000,00 2.500,00 Caracas Administración * 50.000,00 10.000,00 Presidencia 100.000,00 (*) Zim Venezuela 30.000,00 (*) Dirección de Asuntos Corporativos 35.000,00 (*)

San Antonio Administración 25.000,00 12.500,00

Maracaibo Administración 30.000,00 10.000,00 Valencia I y II Administración 70.000,00 10.000,00 Barquisimeto Administración 20.000,00 7.000,00 TOTAL FONDOS CAJA CHICA 468.000,00 Bs

(*)No se establece monto mínimo por ser un monto menor el fondo de caja chica.

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9. TABLA DE REGISTROS

A continuación se especifican los registros que se generan del “Procedimiento para el Manejo y control de Fondos en Efectivo.

Título del Registro y

Objetivo

Forma de Presentación

Contenido Básico Ubicación del Registro Tiempo de Retención y Disposición Forma de Elaboración Relación de Caja Chica (F.34-0012-03/04) Registrar el movimiento realizado en la caja chica, con la finalidad de solicitar y reponer el fondo de la misma.

Hoja tamaño carta con la identificación

de la empresa

Fecha (Desde / Hasta), Página, Unidad, Fecha, Cód. Contable, Concepto, Moneda Nacional, Distribución Caja Chica, Otros, Total a Reponer, Vales Provisionales, Efectivo, Total Caja Chica, Elaborado por, Revisado por, Aprobado por.

Original por orden cronológico con el grupo de cheques emitidos del mes (en archivo general)

Siete años Excel / manuscrito y/o electrónico Solicitud de Efectivo (F.34-0180-03/04) Realizar la solicitud de efectivo del fondo de Caja Chica

Hoja tamaño carta con la identificación

de la empresa

Fecha, Nombre, Tel. / Ext, Paguese A, La Cantidad de, Moneda Nacional, Por Concepto De, Para Cargar A La Cuenta Nº, Autorizado Por, Recibido Por, Fecha.

Original por orden cronológico con el grupo de cheques emitidos del mes (en archivo general)

Siete años Excel / manuscrito y/o electrónico Comprobante de Ingreso A Caja (F.34-0179-05/01)

Registrar los datos sobre el reembolso realizado por el trabajador de gastos incurridos, y que ingresarán a la caja en forma de efectivo.

Hoja tamaño carta con la identificación

de la empresa

Nº, Fecha, Hemos Recibidos de, Unidad, La Cantidad de, Acreditar a la Cuenta Nº, Forma de Pago, Número de Cheque, Nombre del Banco, Elaborado por, Recibido por.

Original por orden cronológico con el grupo de cheques del mes (en archivo

general)

Siete años

Excel / manuscrito y/o

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Título del Registro y

Objetivo

Forma de Presentación

Contenido Básico Ubicación del Registro Tiempo de Retención y Disposición Forma de Elaboración Arqueo de Caja Chica (F.34-0422-07/07) Efectuar los arqueos sorpresivos de Caja Chica.

Hoja tamaño carta con la identificación

de la empresa

Fecha, Realizado por, Denominación en moneda nacional, Cantidad, Monto, Total efectivo en caja, Comprobantes (ver anexos), Reposición en tránsito, Total caja, Gerente de área/oficina/dpto.,

Responsable de caja.

Original por orden cronológico en la carpeta Arqueo de

Caja Chica año XXXX

Siete años

Excel / manuscrito y/o

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10. HOJA DE CONTROL

(1). Fecha (2). Pag.(s) (3). Descripción del Cambio

08/08 Se incluye la Hoja de Control de cambios a este documento.

17 Se incrementa la caja chica para la oficina de Valencia de 18.000 a 27.000, y la caja mínima a 3.000,00 y para PBL a 3.000,00 la caja mínima. 1,2,3,4,5,10 Se realiza cambios de cargo por actualización de la estructura

organizativa donde se sustituye el cargo de Gerente de Tesorería y Cobranzas por Gerente de Servicios Financieros, y el de Gerente de Contraloría por Gerente de Control y Servicios Financieros y se crea el cargo de Gerente de Tesorería y Cuentas por pagar.

4 5.3.1 Elimina el cargo de Gerente de Administración y Finanzas

23/01/2017 Cambio de forma

17 Ajuste en los montos de la tabla “Relación de Cajas Chicas Taurel & Cia, Sucrs, C.A. y Filiales” (Anexo 8.1.)

27/06/2017 Cambio de forma

17 Ajuste en los montos de la tabla “Relación de Cajas Chicas Taurel & Cia, Sucrs, C.A. y Filiales” (Anexo 8.1.)

08/11/2017 Cambio de Forma

17 Ajuste en los montos en la tabla “Relación de Cajas Chicas Taurel & Cia, Sucrs, C.A. y Filiales” (Anexo 8.1.) de Presidencia y la Oficina de Maracaibo.

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