periodos de retención pueden ser más prolongados que en otras.

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solutioninfo

DocuWare para

contabilidad financiera

DocuWare se utiliza principalmente en los departamentos comerciales.

Los requisitos de documentación exigen el uso de archivadores

electrónicos. Estos sistemas ofrecen ventajas tan diversas como la

agilización de búsquedas, el ahorro de espacio, mayores ingresos por

descuento de pago en efectivo y rapidez de recibo de pagos.

Los costos disminuyen y la liquidez aumenta

gracias a la agilización de los procesos

Por exigencias legales y económicas, la contabilidad financiera genera gran cantidad de documentos que es preciso conservar. El continuo almacenamiento de registros sin un sistema de gestión documental supone tiempo y espacio excesivos. Asimismo, las búsquedas pueden ser dificultosas cuando los documentos se guardan en ubicaciones externas o no se han archivado debidamente.

̈ Requisitos legales - GAAP (principios contables generalmente aceptados) Los lemas de un departamento comercial son: cumplimiento,

puntualidad, verificabilidad y la máxima „no habrá registros sin comprobante“. - Periodos de retención

La legislación fiscal contempla periodos de retención de hasta diez años. Los documentos son de gran importancia para cuestiones como responsabilidad de productos o demandas

contractuales. En estas áreas los

periodos de retención pueden ser más prolongados que en otras.

̈ Flujo interno

El acceso a datos actualizados, como centros de coste y códigos postales, debe ser posible en todo momento. Sólo así puede garantizarse la exactitud de los cálculos de producción y costos internos.

Eficacia con DocuWare

El sistema DocuWare hace más trans-parente la contabilidad financiera. DocuWare organiza auditorías internas de forma segura y puntual. Agiliza la creación y transmisión de documentos, reduciendo o eliminando tiempos de espera. Permite operaciones

simultáneas descentralizadas. Todos los responsables pueden consultar datos actualizados, mediante búsquedas con resultados inmediatos. Se mejoran comprobaciones esenciales, se puede prescindir del espacio destinado a archivar documentos y se facilita la auditoría.

Ventajas de DocuWare

̈ Reducción del tiempo de búsqueda ̈ Ahorro de espacio

̈ Almacenamiente de pruebas de auditoría

̈ Cumplimiento de requisitos legales ̈ Mayores descuentos

̈ Mayor liquidez

D e p a r t a m e n t o s

DocuWare - software para la

gestión documental integrada

DocuWare automatiza los procesos empresariales mediante la gestión de cualquier tipo de documento, independientemente de su formato u origen, en un archivador central, sean registros, cartas, listas, informes, archivos o correos electrónicos. Con DocuWare estos documentos se pueden capturar, indexar, archivar, visualizar, editar, imprimir y enviar por correo electrónico o fax. Con la ayuda de Internet, se puede acceder a este archivador central desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y sólo por los usuarios designados.

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̈ Cuentas por cobrar

Desde la facturación de salida por apremio al recibo del pago puede transcurrir bastante tiempo y pueden plantearse muchas cuestiones antes de que el cliente abone el producto tras la entrega.

Ventajas de DocuWare

Si los documentos relevantes se guardan en un archivador central, las cuestiones planteadas pueden resolverse inmediata-mente, y un clic con el ratón basta para enviar las copias requeridas, anulando posibles excusas para el retraso de un pago. La defensa de reclamaciones de garantía y la mejora de control y colaboración entre unidades operativas descentralizadas conllevan beneficios económicos. El tiempo ahorrado en las búsquedas puede emplearse para tareas importantes. Así aumentan la

motivación y la satisfacción profesional. ̈ Cuentas por pagar

A menudo, el tiempo transcurrido entre el recibo de una factura y el pago de la misma excede lo estipulado en las condiciones de descuento del fabricante. Antes de emitirse, las facturas pasan por varios procesos y suelen faltar datos, como contratos o notas de entrega, lo que impide la verificación y produce demoras y tiempos de procesamiento largos. Frecuentemente se desconoce el estado de aprobación de factura. Las consultas de los proveedores suelen requerir la realización de búsquedas y

copias de documentos. También aumenta la confusión si se archivan tanto los originales como las copias para circulación.

Ventajas de DocuWare

El archivador central contiene la información necesaria lista para usar, y garantiza la transparencia, con lo que se aseguran ingresos por descuentos. Se reduce bastante el tiempo de los procesos y se eliminan documentos duplicados y la consolidación de copias y originales. En la página 3 se describe el papel de DocuWare para controlar el flujo de contabilidad financiera. El ahorro de tiempo, y la posibilidad de invertirlo en tareas importantes, también es aplicable a las cuentas por pagar. La empresa se beneficia de la reducción global de costes de verificación de facturas. Entre otras ventajas de uso de DocuWare se encuentran la mejora de condiciones con proveedores y el uso de modalidades contractuales. Se acabaron los cargos por apremio y los dobles pagos. ̈ Análisis de discrepancias

Las evaluaciones periódicas detalladas de centros y objetos de coste se presentan a los responsables para controlar el flujo de trabajo. Esas evaluaciones plantean cuestiones que el responsable del centro de costes debe resolver, y es imprescindible el acceso a documentos.

Ventajas de DocuWare

Todos los documentos y cambios de planificación y presupuestos se guardan en el archivador central, disponibles pulsando un botón para resolver cualquier cuestión. Las opciones de control de discrepancias son mejores y las tareas requeridas se realizan con más rapidez. El resultado es un control más eficaz de la empresa. Las cifras correctas están donde deben y cuando se necesitan.

̈ Planificación

La participación de diversos departamentos e individuos en la planificación de presupuestos exige coordinación y conciliación precisas. Ventajas de DocuWare

DocuWare guarda en el archivador central todos los datos de planificación, planes de proyecto, plazos de

finalización y gestión de versiones para documentar los estados de la

planificación. El sistema de gestión documental también permite controlar etapas individuales, como el acceso a planificaciones de años anteriores y desde otros departamentos. Se asegura el acceso rápido a evaluaciones de centros de costes, facturas, estadísticas e informes del periodo actual. La calidad de planificación posibilitada contribuye a reducir costos. Además se eliminan errores debidos a la existencia de varias versiones de archivos, modelos o datos de planificación.

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El usuario controla y supervisa el proceso de verificación de facturas desde esta estación de trabajo de CONTENT-FOLDER, mediante la apertura de documentos que se procesan con sólo un clic del ratón

Al recibirse una factura, se le asigna un sello de estado que controla el proceso

El sello sobre papel ha pasado a la historia. Los sellos electrónicos controlan la verificación de forma fiable y transparente

El módulo CONTENT-FOLDER de DocuWare y las funciones de sello del sistema de gestión documental controlan de forma eficaz y rentable el proceso de verificación de facturas. El módulo CONTENT-FOLDER opcional permite elaborar listas de tareas que se asignan a diversos agentes de procesamiento. La función de sello se utiliza para situar documentos para una etapa de procesamiento o decisión concreta en la lista de tareas de un agente.

Ejemplo: Las facturas recién recibidas aparecen en la lista del primer agente de procesamiento. Esta persona asigna el centro de coste relevante a cada factura por medio de un sello. A continuación las facturas aparecen automáticamente en la lista del responsable del centro de coste. Después del control, las facturas se sellan como aprobadas y pasan automáticamente a la lista de tareas del responsable de cuentas. El flujo de trabajo es fácil de establecer. El sellado de documentos hace todos los pasos transparentes y facilita el seguimiento de los mismos.

Verificación de facturas

con DocuWare

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Encontrará más información en nuestra página Web

www.docuware.com M K T SI I A s

Wolfgang Hornung,

Director de TI/ORG

„Gracias a DocuWare no necesitamos tanto espacio para archivar información y todos los documentos relacionados con nuestros clientes están disponibles directamente desde SAP/R3. Nuestros empleados pueden dedicar más tiempo a ofrecer un servicio óptimo.“

La práctica

BARTEC

La empresa BARTEC GmbH, especializada en seguridad, ha integrado el sistema de gestión documental DocuWare con la solución de gestión de empresa SAP. Los procesos son más transparentes y, al no perder tiempo en búsquedas de datos archivados en papel, los empleados pueden concentrarse en su tarea principal.

Antes de tener el archivador electrónico, la gestión de documentación de la empresa de seguridad se hacía exclusivamente en papel. Había documentos por partida doble: en una estación de trabajo y en el archivador central. Los empleados que no tenían archivador propio tenían que desplazarse hasta el archivo central para buscar documentos. Hoy en día los documentos salientes quedan archivados al crearse. Los documentos entrantes se marcan con una etiqueta de código de barras

Objetivos: ̈Ahorro de espacio y almacenamiente transparente de documentos ̈Reducción de tiempo de almacenamiento y búsqueda ̈Facilidad de acceso directo desde

aplicaciones de uso habitual Ventajas:

̈Búsquedas más eficaces

̈Circulación de información fluida ̈Mejores rendimientos

̈Ahorro de costos

adhesiva. Una vez comprobados, se incluyen en el sistema R/3. Entonces se colocan en el archivador y el código de barras se usa para asignarlos al registro de datos. Así no es necesario

reorganizar el procesamiento. Los empleados pueden acceder a los documentos directamente desde su aplicación habitual, sin tener que abrir el sistema de gestión documental. Los documentos están disponibles con un clic en un botón en pantalla, mientras se realiza cualquier otra tarea como, por ejemplo, de atención a un cliente o proveedor al teléfono. BARTEC valora la seguridad: con el nuevo sistema, el fuego y el agua no son amenaza.

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solutioninfo

DocuWare para ventas y distribución

La venta de productos atraviesa tiempos difíciles: Los clientes exigen

rapidez de entrega y suministro de información, y los agentes de ventas

compiten para captar clientes. Hoy en día todo gira en torno a la

información. DocuWare ayuda a planificar más eficazmente las

operaciones de ventas y distribución.

Ventajas de DocuWare

̈ Reducción de tiempo de procesamiento ̈ Suministro de información más rápido ̈ Más oportunidades de venta

̈ Ventas y distribución más eficaces

̈ Fomento de la competitividad

̈ Mejora de la atención al cliente

Incremento del volumen de negocios con clientes satisfechos

Los ejecutivos de ventas tienen que gestionar una multitud de detalles. Los representantes de ventas tienen que remitir todo tipo de consultas a otros departamentos. El cliente hace

búsquedas infructuosas en Internet. La eficacia de las ventas y la distribución dependen del acceso a información relevante y a documentación exhaustiva sobre las transacciones. El uso de archivos de cliente electrónicos asegura lo siguiente: las cuestiones planteadas por clientes o posibles clientes pueden aclararse en el momento, por teléfono; no hay necesidad de largas

investigaciones y llamadas posteriores para resolver cuestiones previas; se racionalizan procesos, (preparación de presupuestos, gestión de quejas, etc.). Así el personal de ventas tiene más tiempo para las ventas activas, sin ingratas tareas administrativas. Se incrementa la eficacia de elaboración de presupuestos. Los clientes existentes reciben asistencia más esmerada. El balance final es positivo: clientes satisfechos y personal motivado. El acceso inmediato al documento requerido, en cualquier momento o

lugar, beneficia a las operaciones de ventas y distribución.

̈ Comunicación interna

Los agentes de ventas deben estar bien informados para transmitir seguridad e inspirar confianza. La disponibilidad de documentos y material de marketing es muy importante y debería ser la norma. No obstante, la falta de datos relevantes es frecuente.

̈ Información para clientes

El uso de Internet hace que los clientes den por sentado el acceso fácil y rápido a información reciente. La ubicación de documentos en un archivador central, accesible para los clientes a través de Internet, es una ventaja con respecto a la competencia.

Más rapidez con DocuWare

DocuWare garantiza más productividad. Permite operaciones simultáneas descentralizadas. La información más reciente se garantiza a nivel interno y externo, y las comprobaciones y emisiones son más fáciles y eficaces. La atención se centra en el cliente.

DocuWare - software para la

gestión documental integrada

DocuWare automatiza los procesos empresariales mediante la gestión de cualquier tipo de documento, independientemente de su formato u origen, en un archivador central, sean registros, cartas, listas, informes, archivos o correos electrónicos. Con DocuWare estos documentos se pueden capturar, indexar, archivar, visualizar, editar, imprimir y enviar por correo electrónico o fax. Con la ayuda de Internet, se puede acceder a este archivador central desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y sólo por los usuarios designados.

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Los procesos

̈ Control y planificación de ventas

Viernes por la tarde en la oficina de un jefe de ventas: ¿Qué pedidos se han facturado esta semana? ¿A cuánto ascienden los nuevos pedidos recibidos? Aún no han llegado los análisis de control, y no hay acceso al programa de procesamiento de pedidos. Además faltan algunos informes de visitas de representantes.

Ventajas de DocuWare

Dispone de una carpeta de ventas electrónica en la que se puede compilar un resumen de la información requerida, para guardar o enviar. Contiene vínculos a documentos relevantes, como

presupuestos o contratos, para permitir el acceso a las versiones más recientes directamente desde la carpeta. Al entrar en el archivador documentos que coinciden con los criterios de búsqueda, se añaden al resumen vínculos con esos documentos. Ya no es preciso buscar información ni añadirla cuando lleguen nuevos documentos a la estación de trabajo.

̈ Preparación de presupuestos

Un posible cliente solicita un presupuesto y uno existente necesita urgentemente un precio para elaborar su planificación. Es preciso encontrar los documentos técnicos, las especifica-ciones y la lista de precios más recientes; también hay que tener en cuenta el acuerdo negociado previamente y cualquier condición especial incluida en el último presupuesto. Con todos esos datos disponibles puede comenzar la

elaboración del presupuesto, un proceso lento de por sí que a menudo se prolonga más allá del plazo prometido al cliente. El personal de ventas se pasa horas al teléfono intentando acelerar el proceso a nivel interno, cuando debería estar dedicando ese valioso tiempo al cliente. Gran parte de la información sólo existe en papel, por lo que la utilidad del sistema CRM actual es limitada.

Ventajas de DocuWare

Un sistema de gestión documental electrónico pone la información al alcance de todos los interesados. No hay necesidad de hacer búsquedas repetidas en diversos archivadores y almacenes. La preparación de presupuestos se gestiona de forma activa y se incrementa la eficacia de los procesos de ventas y distribución.

̈ Asistencia a clientes y asociados

Para los clientes es importante el acceso en línea a datos relativos a sus asociados, tales como notas de entrega, facturas e informes de servicio y mantenimiento. Y realmente valoran la disponibilidad de dicho acceso. Pero la puesta al día de la información relevante para el cliente exige dedicación, dados los cambios producidos constantemente y la rapidez de respuesta esperada por el cliente.

Ventajas de DocuWare

Con DocuWare puede poner la

información requerida a disposición de la plantilla interna, tanto local como en otras ubicaciones, de personal externo, asociados, clientes y posibles clientes. El núcleo principal es el archivador central de documentos de DocuWare, que almacena y publica las versiones más recientes de todos los datos y documentos.

Comunicación interna

Comunicación interna

Comunicación interna

Comunicación interna

Comunicación interna

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Agilización de pedidos

La consecución de un pedido empieza por una adecuada preparación de la presentación del producto. Los archivos electrónicos de cliente de DocuWare le permiten informarse exhaustivamente sobre el tema. En el archivador de

documentos encontrará todas las cartas, costes y presentaciones en Office. La indexación se facilita con funciones como DocuWare TIFFMAKER y DocuWare Office Add-In. DocuWare copia automáticamente todos los correos entrantes y salientes. También ofrece acceso a todos los pedidos y facturas procesados. Queda la digitalización y el almacenamiento de los contratos por parte del control. El factor crucial es la existencia de toda la información en el archivador. Con las diversas opciones de automatización de DocuWare, hasta las tareas más arduas son un placer.

Archivos de cliente completos con un solo toque

Para posibilitar el acceso a archivos de cliente concretos, se crean campos de índice como nombre y número de cliente, asunto, fecha y tipo de documento. Cada agente de ventas tiene acceso únicamente a sus propios clientes. Sólo tienen que hacer una búsqueda del contacto para recibir el historial completo y toda la información necesaria. Además les queda la seguridad de no haber pasado por alto ningún dato, ya que todos los documentos requeridos se encuentran en el mismo sistema. Se evitan las sorpresas de última hora en la mesa de negociaciones y están preparados para resolver eficazmente las consultas del cliente. Un servicio impecable.

La carpeta de cliente electrónica da acceso inmediato a cualquier documento

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M K T SI I S s

Wolfgang Wagner,

Director de procesamiento

de datos

„Estamos encantados con el nuevo sistema. La solución DocuWare es facilísima de administrar, permite el ahorro de espacio de oficina, los procesos son más cortos y contribuye a una considerable mejora de servicios.“

La práctica

Seeberger

En esta empresa proveedora de frutos secos (en Ulm, Alemania) alrededor de setenta empleados utilizan DocuWare para tareas de administración, contabilidad, compra, venta y distribución. El acceso rápido al archivador central de documentos optimiza el intercambio de

información y los servicios ofrecidos. La obtención de datos a través de Internet es especialmente útil para los representantes.

La información relacionada con los clientes creaba grandes acumulaciones de papel en forma de documentos individuales de todo tipo: facturas, notas de entrega, confirmaciones de pedidos, correspondencia, etc. Aún más preocupante que la falta de espacio era el tiempo invertido en la búsqueda de datos para satisfacer las consultas de clientes o cumplir con los plazos estipulados, por lo que la dirección decidió implementar un nuevo sistema

Objetivos:

̈Acceso al archivador para todos los representantes y jefes de área

̈Conexión a la aplicación de flujo de trabajo e integración de aplicaciones

Ventajas:

̈Visión general completa de datos de cliente

̈Rapidez de suministro de información

̈Disponibilidad de datos sin restricciones de tiempo o espacio

̈Mejora de servicio

de gestión documental. Ahora los agentes de ventas pueden dedicar más tiempo a las tareas esenciales. El acceso a la información más reciente necesaria para un proceso es posible en todo momento y en cualquier lugar. No hay que recurrir a otros departamentos para búsquedas o consultas.

Si se necesita un dato urgentemente puede obtenerse incluso durante una visita a la sede del cliente, y los representantes pueden ofrecer respuestas en el viaje de regreso a la oficina. Seeberger puede presentarse como una empresa eficaz y

competente, proveedora de un servicio cuya calidad está a la altura de los productos Seeberger.

Encontrará más información en nuestra página Web

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solution

info

D

e

p

a

r

t

a

m

e

n

t

o

s

Ventajas de DocuWare

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Integración sencilla en otras apli-caciones, por ejemplo, sistemas ERP

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Comparación de ofertas con un solo clic

n฀฀฀

Todas las especificaciones de productos al alcance de la mano durante décadas

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Autorizaciones de facturas más rápidas en las distintas sedes

n฀฀฀

Archivo seguro de todos los do-cumentos

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Menor necesidad de espacio de almacenamiento

DocuWare archiva tanto facturas como descripciones de productos y

albaranes de forma ordenada en un repositorio central de documentos.

Con tan sólo unos pocos clics podrá comparar ofertas y características

de artículos. Además los procesos de autorización de facturas se

simplifican y aceleran, y con ello se aumenta la calidad de los datos.

n฀฀

¿Cómo dos gotas de agua?

Continuamente es necesario comprar piezas de repuesto y componentes. Pero, ¿es equiparable la placa de circuitos con la de otro proveedor? ¿Se corresponde la funda o la tela

decorativa con la del fabricante que ya no está en el mercado? ¿Coincide a la perfección el material y el diseño de la pieza de repuesto con los del modelo anterior?

Preguntas y más preguntas. Lamen-tablemente la documentación de la mercancía o del artículo adquirido se encuentra almacenada en algún archi-vador o carpeta colgante, si es que se guardó. Sería necesario buscarla, pero la búsqueda resulta cuanto menos aburrida y a menudo las perspectivas de encontrarla son escasas.

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¿Barato equivale a rentable?

Comparar ofertas es complicado. No es sencillo determinar si optar por otro proveedor es garantía de beneficios. ¿Producir en el extranjero es realmente más barato o el precio menor se debe a una merma de la calidad? ¿Una placa de circuitos equipada con componen-tes baratos? No siempre lo barato sale rentable. A menudo las ofertas sólo son

equiparables en apariencia. También pue-den variar las condiciones de los provee-dores. Sin embargo, en los últimos años no se archivaron y clasificaron todos los documentos en carpetas de forma siste-mática. La falta de documentación deja coja la comparación de ofertas.

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Precios altos, prestaciones

bajas

Primero recibirá la mercancía y el al-barán del puesto encargado del correo. A continuación llegará la factura. Para usted esto significa fotocopias y más fotocopias. Luego puede controlar la mercancía con el albarán, aunque el departamento especializado también se encargará de verificar el pedido. Para ello necesita tiempo. En un primer momento todo parece estar en orden. Es más tarde cuando llegan las recla-maciones. La placa de circuitos del proveedor asiático causa problemas. Tampoco la funda del nuevo provee-dor coincide completamente con la anterior versión. Usted no dispone de la documentación detallada pertinen-te. Esto afectará negativamente a su imagen como comprador y su empresa deberá asumir los gastos adicionales generados.

DocuWare en Compras

Especificaciones de productos y facturas bajo control

DocuWare - software para la gestión documental integrada DocuWare automatiza los procesos empresariales mediante la gestión de cualquier tipo de documento, independientemente de su formato u origen, en un archivador central, sean registros, cartas, listas, infor-mes, archivos o correos electrónicos. Con DocuWare estos documentos se pueden capturar, indexar, archivar, visualizar, editar, imprimir y enviar por correo electrónico o fax. Con la ayuda de Internet, se puede acceder a este archivador central desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y sólo por los usuarios designados.

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Análisis de características de

productos

Compras debe examinar y tener en cuenta todos los parámetros de los productos. Si no, costosos fallos están previstos.

Todos los parámetros bajo control

Con DocuWare todas las especifica-ciones de productos están disponibles de forma ordenada durante décadas. Se archivan siguiendo determinados criterios de indexación, tales como el tipo, la fecha y el proveedor. También es posible vincular ciertos índices como el nombre del producto. Además, en caso de ser necesario puede realizar una búsqueda de texto completo, por ejemplo, por compo-nentes. De esta forma tendrá a su alcance en todo momento todas las especificaciones de productos, poco importa si accede a las mismas a través de un sistema ERP o de DocuWare. Cuando realice pedidos suplementarios o cambie de proveedor evitará cometer costosos fallos.

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Evaluación de ofertas

En Compras comparar manzanas y peras no tiene sentido. Si las ofertas de todos los proveedores no se presentan de forma ordenada con las descrip- ciones de prestaciones pertinentes no

será posible compararlas con funda-mento. Su empresa estará pagando más de lo que debería.

Comparación de ofertas

En el repositorio central de documen-tos se encuentran todas las ofertas ordenadas. Usted podrá comparar ofer-tas de proveedores que solicitó hace años con las actuales. Con un solo clic podrá recuperar documentos a través de los criterios de índice pertinentes, tales como la oferta o el nombre del proveedor. Podrá visualizar los precios y prestaciones y su evolución duran-te décadas. Por fin las duran-tendencias del mercado serán transparentes para us-ted. De esta manera estará basando su decisión de compra en una base sólida y evitará incurrir en gastos adicionales superfluos.

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Comprobación de facturas

Entre la entrada de una factura y el pago de la misma transcurren una serie de procesos internos que con frecuen-cia son muy lentos. Las copias de las facturas que se generan en Compras atraviesan muchas etapas hasta su au-torización. A menudo los departamen-tos no cuentan con los dadepartamen-tos necesarios para la verificación, como por ejemplo los contratos o albaranes. Cabe esperar, por norma general, largos tiempos de espera y muchos trámites. En la mayoría de los casos el estado de autorización se desconoce. Entretanto vencen de forma irreparable los eventuales descuentos por pronto pago.

Autorizaciones de facturas a

golpe de clic

Con DocuWare todo es diferente ya que las copias desaparecen. A todos los documentos tales como las facturas y

los albaranes se les asignan

automáticamente criterios de índice tales como el número y el nombre del cliente, la dirección o el número de al-barán. El sistema se encarga de ordenar-los pertinentemente y a continuación los archiva en el repositorio central de documentos. Cuando los necesite cual-quier empleado podrá acceder de inme-diato a dichos documentos a través del sistema ERP o de DocuWare. También es posible realizar búsquedas de texto completo. De esta forma se reducen considerablemente los tiempos de espe-ra y tespe-ramitación, ya que tanto Compespe-ras como el departamento especializado pueden visualizar todos los documentos para verificar la factura. Gracias a los sellos electrónicos de autorización se evidencia en seguida en qué etapa del proceso de tramitación se encuentra una factura entrante. Las consultas son una excepción y los plazos de descuento se mantienen.

Utilidad: DocuWare en Compras

n฀฀฀Integración sencilla de DocuWare en

sistemas ERP u otros sistemas logísti-cos, lo que homogeneiza los procesos

n฀฀฀Control de la calidad más rápido y seguro mediante unos parámetros de producción completos siempre disponibles

n฀฀฀Comparaciones detalladas de ofertas mediante búsquedas electrónicas (texto completo)

n฀฀฀Tiempos de búsqueda menores para

todos los departamentos gracias al repositorio central de documentos

n฀฀฀Procesos transparentes gracias a los sellos electrónicos

n฀฀฀Autorización de facturas más rápida

y con ello respeto de los plazos de descuento

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Comprobación de las facturas en cuestión de segundos

Con DocuWare comprobar las

facturas es un juego de niños.

El departamento de Compras

podrá autorizarlas, rechazarlas

o simplemente pasárselas a otro

departamento para su aprobación

en cuestión de segundos y esto

desde cualquier parte del mundo.

Es suficiente con un sello

elec-trónico para iniciar el flujo de

trabajo automático.

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Se acabaron las copias

La mercancía solicitada se suministrará con el albarán del almacén de logística o del puesto encargado del correo. Una vez se ha controlado el estado de la mercancía se escanea el albarán y cualquier información adicional, como por ejemplo descripciones detalladas del producto. Se acabaron las fotoco-pias. Todos los empleados autorizados pueden acceder de inmediato a los documentos.

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Toda la información a mano

Cuando Contabilidad recibe la factura tras el suministro, procede a su escaneo y se adjudica a Compras. A través de una lista de tareas pendientes que se actualiza automáticamente Compras se informa sobre la nueva factura recibida para su comprobación.

Haciendo clic sobre un enlace prede-terminado podrá consultar todos los documentos recibidos con anterioridad del proveedor en cuestión. De esta forma podrá ver a la vez el albarán correspondiente y la descripción del producto.

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Autorizaciones electrónicas

Mediante un sello autorizará las fac-turas, las rechazará o las enviará para su comprobación a otro departamento. Para ello sólo tendrá que arrastrar con la tecla del ratón apretada el sello hasta el lugar deseado en el docu-mento. En caso de que, por ejemplo,

Con listas de tareas pendientes siempre actualizadas y sellos electrónicos, efectuará las autorizaciones de facturas en unos pocos segundos desde cualquier parte del mundo.

Contabilidad precise alguna infor-mación adicional como „pasar para su facturación posterior a la filial xy” sólo tendrá que indicarla directa-mente en el documento.

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Los sellos ponen en marcha

el flujo de trabajo

Con el sello se inicia de forma automática un flujo de trabajo pre-definido. La factura consultada por Compras puede, por ejemplo, enviarse al departamento especializado que ha solicitado la mercancía para su comprobación adicional y al mismo tiempo, en caso de tratarse de un importe elevado se puede transmitir a la dirección de la empresa para que tengan conocimiento de la misma. Sólo se precisan unos pocos minutos para crear las listas de tareas pen-dientes y poner los sellos. Pregunte a su administrador.

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Si desea más información, visítenos en

www.docuware.com

DocuWare posibilita que ABS Production Lohmar GmbH disponga de un flujo de información considerablemente más rápido. Asimismo, la gestión documental electrónica ha optimizado los procesos internos de este proveedor de bombas y compresores. Un flujo de trabajo integrado acelera los procesos de autorización de los distintos

departamentos y los hace transparentes.

Aproximadamente diez años atrás, el objetivo primordial de la compañía era archivar electrónicamente todos los datos de los pedidos. Hoy día, ABS Production Lohmar ha incorporado el sistema de gestión documental a todos los ámbitos de aplicación empresarial: todos los documentos, desde los pedidos o los planos de construcción, pasando por las listas de piezas de repuesto, se archivan automáticamente en un archivador central de documentos y están a disposición de toda la empresa con sólo pulsar un botón. Con una licencia de empresa, todos los trabajadores disponen de acceso al archivo electrónico.

El departamento de Compras también utiliza DocuWare con el fin de optimizar sus procesos comerciales. En el momento en que un trabajador crea un pedido en un sistema ERP BPCS de Infor, lo imprime o lo envía por correo electrónico, el documento se archiva en segundo plano en DocuWare. Con un solo clic, los trabajadores pueden acceder a las solicitudes o conocer las discrepancias en las fechas de entrega, o las especificaciones técnicas exactas de los artículos que se han acordado con el proveedor. Todo ello ha comportado una reducción drástica de los tiempos de búsqueda.

MKT SI PUR s

La práctica

ABS Production Lohmar

El departamento de Compras Técnicas valora especialmente el acceso rápido al archivo de planos, por ejemplo al seleccionar proveedores nuevos. Para poder comentar mejor las especificaciones técnicas de los productos, los planos se envían por correo electrónico desde el archivador central de documentos al proveedor. Anteriormente, para ello se creaban costosas copias y, a continuación, se enviaban por correo postal.

DocuWare reduce los gastos en el proceso de comprobación de facturas. En el momento en que las facturas se escanean y archivan de forma centralizada, se inicia un flujo de trabajo predefinido. Mediante la función de los sellos, el responsable de las compras puede autorizar o rechazar las facturas, o redactar comentarios. El departamento de Contabilidad conserva el resumen.

Bernd Wasserschaff, Director de TI,

ABS Production Lohmar GmbH

“El flujo de trabajo integrado nos permite reducir de forma considerable los gastos en el proceso de comprobación de facturas. El departamento de Contabilidad siempre está informado del estado de autorización. Gracias a ello, aprovecha los descuentos y controla mejor las finanzas.“

Objetivos:

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Archivador central de documentos

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Acceso para toda la empresa

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Integración con la solución ERP BPCS de Infor

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Optimización de los procesos de trabajo

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Mejora de las comunicaciones Ventajas:

n

฀฀Supresión de los archivadores de papel

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฀฀Flujos de trabajo transparentes

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฀฀Ahorro de tiempo y dinero

n

฀฀Comprobación de facturas más rápida, mantenimiento de los plazos de descuento

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solution

info

Producción y control de calidad

Con DocuWare acelerará los procesos de producción asegurándose a su

vez una mayor seguridad en materia legal. El control de calidad sacará

gran provecho de la clara gestión de versiones. Su empresa cumplirá con

todos los requisitos relativos a documentación de la ley de responsabilidad

por productos. Además satisfará todos los plazos legales de custodia.

̈Normativas versus progreso

La ley de responsabilidad por produc-tos así como las normativas de custo-dia son cada vez más estrictas. Al mismo tiempo los ciclos de desarrollo y producción se aceleran. El Time to

Market es un factor competitivo

decisivo. Una fabricación eficiente y sin fallos es imprescindible para man-tenerse a la vanguardia del progreso. A veces un único error es suficiente para provocar unas pérdidas millonarias. Las empresas productoras se enfrentan al reto de alcanzar el equilibrio entre la innovación y el respeto a la normativa.

̈Innovación gracias a transparencia

La transparencia es un requisito de-mandado por todos. Sin embargo, muchas empresas productoras se ven sobrepasadas por la cada vez mayor cantidad de documentos. Entre la documentación de planificación que precisa ser guardada se encuentran todas las notas y documentos, tanto cartas, correos electrónicos y compro-bantes comerciales como diagramas, planos CAD y fotos. A diario se

modifican y se crean nuevos documen-tos. Con frecuencia la documentación

ocupa montañas de archivadores. Los departamentos de producción, control de calidad y contabilidad deben poder acceder durante muchos años a determinados documentos con independencia de su formato. Pero a menudo la búsqueda es en vano: los documentos en papel no se encuentran en todas las plantas de fabricación ni delegaciones. Por tanto, deben enviarse por fax, por mensajero o por correo electrónico. Otras veces los archivos encontrados en la red interna de la empresa no pueden abrirse porque el programa necesario no está instalado.

̈El conocimiento proporciona

seguridad legal

El caos es perfecto: el fracaso en caso de conflictos contractuales, quejas por patentes y responsabilidades por pro-ductos está asegurado. Con la gestión documental integrada todo es diferen-te: con DocuWare tendrá todos sus documentos de producción bajo control y además cumplirá con todas las normativas vigentes. Su documen-tación de producción estará completa y su compañía se podrá concentrar al 100% en sus actividades principales.

Beneficios de DocuWare

̈Cumplimiento de las normativas y de la ley de responsibilidad por productos

̈Gestión clara de las versiones y de la información

̈Acceso a todos los documentos de los diferentes departamentos independientemente de su ubicación y de la fuente de datos

̈Control de procesos muy sencillo mediante sellos

̈Time to Market más corto

Bajo control todos los documentos relativos a la producción

A p l i c a c i o n e s

DocuWare - software para la

gestión documental integrada

DocuWare automatiza los procesos empresariales mediante la gestión de cualquier tipo de documento, independientemente de su formato u origen, en un archivador central, sean registros, cartas, listas, informes, archivos o correos electrónicos. Con DocuWare estos documentos se pueden capturar, indexar, archivar, visualizar, editar, imprimir y enviar por correo electrónico o fax. Con la ayuda de Internet, se puede acceder a este archivador central desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y sólo por los usuarios designados.

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̈Los procesos de producción en el punto de mira

Puede ocurrir que un pormenor de una etapa de producción o fabricación se ponga en duda, y luego la documenta-ción actual relativa a este proceso no se pueda localizar. Las consecuencias: el departamento de control de calidad detiene la fabricación y las cadenas de producción se paran. En este caso hay que calcular con pérdidas en el volumen de negocios. Además, la competitividad de su empresa se verá afectada.

Todos los documentos de producción bajo control

Con DocuWare llevará a cabo los procesos de producción y fabri-cación de forma eficiente. El sistema archiva toda la docu-mentación procedente de varias ubicaciones en un repositorio central de documentos. Para ello se escanean y almacenan todos los documentos en papel junto con los documentos electróni-cos, sin importar si se trata de contratos, actas, correos elec-trónicos, diagramas, archivos CAD o fotografías. Una vez

archivados, todos los empleados auto-rizados pueden acceder en tiempo real a toda la documentación. Para ello no son necesarios los programas con que se crearon los archivos. El Time to Market se acorta y con ello aumenta la capacidad competitiva de su empresa.

̈Minucioso control de calidad

De nuevo un empleado duda si está utilizando la versión más actual de un diagrama técnico de una pieza. Se han almacenado muchos archivos CAD sin respetar ninguna estructura y sin núme-ro de versión. Las consecuencias: hasta que el departamento de control de cali-dad interviene se producen fallos muy costosos. Si no se descubre la causa del

problema esto puede derivar en llama-das a revisión, lo cual puede desembocar en millones de euros en gastos y en un perjuicio en la imagen de su empresa.

Todas las versiones de un vistazo

Con DocuWare su departamento de control de calidad conserva la visión global. Los estados de información de los empleados se registran de forma muy sencilla mediante sellos y firmas electrónicas. El sistema anota todas las modificaciones realizadas en un docu-mento junto con el autor de los mismos y el momento en que se introdujeron. La fabricación marcha de esta forma sin

problema alguno. Todo esto se traduce en unos costes de producción menores y en la reducción del Time to Market.

̈La seguridad jurídica bajo la lupa

A raíz de una queja puede tener que presentar todos los datos de fabricación relativos al tipo de producto afectado, desde el esbozo a mano hasta la corres-pondencia por correo electrónico de la última década. Y como no, los docu-mentos necesarios han desaparecido o simplemente no se archivaron. La consecuencia: se pone en riesgo la seguridad legal de su empresa ya que no cumple con todas las disposiciones establecidas por la ley de responsabili-dad por productos y deberá encajar una

derrota frente a la justicia con toda seguridad. Todo esto deriva asimismo, como no, en gastos adicionales y en el descrédito de su empresa.

La seguridad legal con DocuWare

Con DocuWare, gracias al almacenami-ento a largo plazo a prueba de manipu-laciones indebidas cumplirá con todo lo establecido por la ley de responsabilidad por productos en relación a la conserva-ción. Además archivará todos sus docu-mentos comerciales a prueba de revi-sión. De esta forma su empresa ganará en seguridad legal y se minimizarán los riesgos de incumplimientos contractuales.

En resumen:

ventajas con DocuWare

̈ Acceso a los datos independiente-mente del formato de los archivos y de la fuente de datos lo que hace posible un flujo de información sin problemas

̈ Registro de todas las modificaci-ones realizadas en los documentos y de los conocimientos lo cual hace posible una gestión segura de versiones y una fabricación sin fallos

̈Acceso en tiempo real a todos los datos en cualquier lugar del mundo lo que facilita la formación de equipos virtuales de proyectos

̈Procesos de producción sin problemas lo que se traduce en un Time to Market corto y una mayor competiti-vidad.

̈Documentación de producción sin lagunas lo que limita los riesgos de responsabilidad (ley de responsabilidad por productos)

̈Conservación a largo plazo a prueba de revisiones de cualquier tipo de documentos lo que se traduce en una mayor seguridad legal

̈Reducción de las pilas de actas en aproximadamente un 98%

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Almacenamiento de los parámetros de producción

La ley de responsabilidad por produc-tos prescribe conservar toda la documentación de producción durante al menos 30 años. Con DocuWare es posible almacenar de forma automática los parámetros de producción, como p.ej. valores registrados durante una medición. Los datos se archivan de forma estructurada y de esta forma es posible recuperarlos en unos pocos segundos incluso después de varios años.

̈ Registro automático de valores

medidos

Para estar preparados contra eventuales quejas por responsabilidades por pro-ductos, las empresas deben registrar todos los parámetros de producción y conservarlos durante décadas. Entre los datos figuran también los valores medidos en las instalaciones de fabricación, valores tales como las curvas de temperatura y los diagramas

de humedad en el aire. Los sensores registran estos valores en las instalacio-nes de forma automática en intervalos de tiempo predefinidos, por ejemplo una vez al día, cada hora o cada 72 horas. Un módulo como por ejemplo el Adam 6017 Analog Input Modul trans-forma acto seguido los datos analógicos en digitales y los edita en forma de diagrama en formato de imagen png. Antes un empleado hubiera tenido que imprimir, ordenar y reunir en carpetas estos diagramas o clasificarlos en la pantalla en carpetas electrónicas por procesos de producción y grupos de productos, ahora DocuWare archiva los datos de las mediciones de forma com-pletamente automática en función de los criterios de índice predefinidos.

̈ Crear un almacenamiento de datos

de forma automática

A tal efecto se archivan de forma au-tomática todos los nuevos informes electrónicos elaborados con un fichero

El menú de almacenamiento de DocuWare recoge de forma automática de los metarchivos índice del diagrama todas las informaciones relevantes para los valores medidos como por ejemplo, la fecha, los intervalos de control y el puesto de supervisión.

índice en una carpeta controlada por DocuWare. Con ayuda del módulo DocuWare ACTIVE IMPORT la gestión de documentos recoge a continuación y de forma autónoma las palabras clave de los metarchivos índice. Son comunes datos tales como la fecha, la hora, los intervalos de supervisión así como el tipo de sensor y el número de la instalación de producción. Por último DocuWare guarda los datos en un archivador previamente definido. De esta forma es posible archivar los parámetros de producción de forma ordenada sin que ningún empleado tenga que intervenir manualmente en ningún momento.

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Horst Imhof,

director de Telecomunicaciones, Georg Fischer DEKA GmbH „Con DocuWare satisfacemos los altos requisitos que exige la ley de responsabilidad por produc-tos. La producción y el control de calidad trabajan con especial eficacia, ya que la

documentación se halla siempre disponible en cualquier formato y con tan sólo pulsar un par de veces el ratón.“

La práctica

Georg Fischer DEKA GmbH

Georg Fischer DEKA GmbH utiliza DocuWare en toda su empresa. Este grupo especialista en sistemas de tuberías cumple de esta forma con todo lo establecido por la ley de responsabilidad por productos y ha mejorado a su vez sustancialmente tanto su comunicación interna como su servicio de atención al cliente. Además con ello pudo prescindir de una gran parte de la superficie de almacenamiento para el archivador de papel.

Antes de esto, DEKA GmbH reunía, co-piaba y guardaba manualmente todos los recibos. Cada grupo de trabajo y cada encargado tenía su propio alma-cenamiento. Después de un año se ar-chivaron todos los documentos en un almacén central. Sólo podían acceder al mismo las personas autorizadas. La búsqueda de recibos antiguos requería mucho tiempo y el intercambio de do-cumentos entre los departamentos era muy problemático. No era posible res-ponder a las preguntas de los clientes de inmediato. Además los datos que debían almacenarse durante 50 años según la ley de responsabilidad por productos ocupaban enormes

superfi-Objetivos:

Objetivos:

Objetivos:

Objetivos:

Objetivos:

̈ Acceso central a los documentos ya sea de los departamentos de ventas, producción, control de calidad o almacén ̈ Mejora de procesos

V

V

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V

Ventajas:

entajas:

entajas:

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entajas:

̈ Cumplimiento de lo dispuesto en la ley de responsabilidad por productos

̈ Todos los documentos y datos de producción a su alcance de inmediato

̈ Eficaz servicio de atención al cliente

̈ Volumen de impresión reducido

̈ Ahorro de espacio

MKT SI FER s

cies de almacenamiento. Actualmente, gracias a DocuWare se archivan diari-amente alrededor de 200 operaciones con un total de hasta 600 hojas de pa-pel. Este sistema prepara y facilita los documentos de todos los departamen-tos ordenados en un repositorio central de documentos independientemente de si se trata de mediciones, notas escritas a mano, diagramas o correspondencia. Las personas autorizadas sólo tendrán que apretar un botón para acceder a los documentos. Además, los emplea-dos podrán examinar los parámetros de producciones anteriores apretando también un simple botón. De esta forma es posible resolver de inmediato las dudas de los clientes y el departa-mento de control de calidad tiene acceso en todo momento a todos los datos. DocuWare ha conseguido mejo-rar la capacidad competitiva.

Encontrará más información en nuestra página Web

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solutioninfo

DocuWare en Recursos Humanos

Currículos, correspondencia, referencias, informes salariales y

un largo etcétera: a los departamentos de Recursos humanos

llegan montañas de papeles cada día. El gran reto es procesar,

archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y

segura posible.

En momentos de presión financiera y reducciones de personal, los

departamentos de Recursos Humanos también comienzan a ser objeto de escrutinio. Las inmensas montañas de papeles y los requisitos legales estrictos dificultan todavía más el trabajo. Por ello resulta particularmente

importante que los departamentos de Recursos Humanos realicen las tareas de rutina con rapidez y eficiencia. Esto se garantiza con un sistema de gestión documental y un almacenamiento electrónico personal.

Comunicación interna

Gracias a DocuWare, las preguntas que hacen los empleados, la dirección y los compañeros de contabilidad se pueden responder al momento por teléfono. Se eliminan las búsquedas adicionales y las devoluciones innecesarias de las llamadas.

Mayor eficiencia

Desde la contratación de personal hasta la asistencia, los ascensos y los informes salariales, todos los procesos

en Recursos Humanos ganan en eficiencia.

Los compañeros reciben un mayor servicio y la dirección cuenta con la ayuda del sistema de gestión documental para sus tareas diarias. Aumenta la satisfacción de todo el personal.

Discreción y protección contra revisiones La confidencialidad de los documentos y las estipulaciones de la ley de protección de datos exigen que se gestionen con cuidado no sólo los documentos impresos, sino los archivos y mensajes de correo electrónico. La asignación segura de los derechos de acceso, el almacenamiento con protección contra las revisiones y la integración en los sistemas de procesamiento de los datos existentes de Recursos Humanos hacen casi indispensable la ayuda de un sistema de gestión documental. Ni el administrador puede acceder a los documentos.

Mejor trabajo personal gracias a procesos eficientes

Ventajas de DocuWare

̈ Acceso sólo para las personas autorizadas

̈ No se pierde ningún documento

̈ Documentos siempre disponibles al

instante

̈ Más servicio para el personal y la dirección

̈ Menos espacio

DocuWare - software para la

gestión documental integrada

DocuWare automatiza los procesos empresariales mediante la gestión de cualquier tipo de documento, independientemente de su formato u origen, en un archivador central, sean registros, cartas, listas, informes, archivos o correos electrónicos. Con DocuWare estos documentos se pueden capturar, indexar, archivar, visualizar, editar, imprimir y enviar por correo electrónico o fax. Con la ayuda de Internet, se puede acceder a este archivador central desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y sólo por los usuarios designados.

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Los procesos

̈Gestión de personal

Los archivos personales incluyen cartas de solicitud, currículos, contratos, cartas de reubicación, aumentos salariales, evaluaciones, referencias, acuerdos de objetivos, certificados de formación, etc. Para brindar una asistencia óptima al personal, es absolutamente esencial acceder a sus datos, como las

reubicaciones o los ascensos, cuando se trata de cuestiones sobre la legislación laboral o del acuerdo de objetivos anuales. En muchas organizaciones, el personal de Recursos Humanos pierde la mayor parte de su tiempo en el papeleo. El trabajo con documentos impresos es ineficiente y lleva mucho tiempo. ̈Ventajas de DocuWare

Con las soluciones de DocuWare se mejora significativamente la eficiencia del departamento de Recursos Humanos: un archivo electrónico proporciona a la dirección y al personal de Recursos Humanos acceso

centralizado a los datos y documentos relevantes de los empleados. Los derechos de acceso individuales sólo permiten acceder a partes del „archivo del empleado“, con lo que se mejora la confidencialidad. Los procesos de rutina se aceleran considerablemente mediante el uso fácil de flujos de trabajo

electrónicos, como la aprobación de solicitudes de vacaciones, las licencias con o sin sueldo, las horas extra, etc. Esto se debe a que los documentos se envían automáticamente para su aprobación a la persona correcta dentro

de la organización. Las funciones de registro permiten a la dirección identificar rápidamente los cuellos de botella en el proceso.

̈La información es un deber

Para ser productivo, el personal debe acceder fácil y rápidamente a documentos actualizados sobre descripciones de los puestos de trabajo, directivas, regulaciones, anuncios legales, acuerdos industriales, contratos, etc. Muchas veces los documentos más recientes sólo están disponibles en pocos departamentos y en diferentes sitios. Los resultados por lo general son varias gestiones de datos, unos

procedimientos laboriosos de búsqueda y la duplicación del trabajo.

Ventajas de DocuWare

Si todos los documentos se mantienen en un archivador central de DocuWare, el personal puede obtener información general de Recursos Humanos con tan sólo pulsar un botón. El personal de Recursos Humanos se ve liberado de las tareas de rutina y todo el mundo está mejor informado. Aumentan tanto la eficiencia como la satisfacción laboral.

̈Cumplimiento de regulaciones legales

La creciente legislación nacional e internacional requiere que los datos y documentos personales se conserven durante más tiempo. La gestión documental en papel, aparte de los archivos y el correo electrónico que se genera, es insegura y acarrea altos costes de almacenamiento. Con el tiempo, se hace más difícil recuperar la información importante.

Ventajas de DocuWare

Con las soluciones DocuWare es más fácil cumplir con los requisitos legales: todos los documentos personales se archivan durante el tiempo y con la seguridad que exigen dichos requisitos. Las personas autorizadas pueden ver fácilmente los documentos en cualquier momento. Se ahorra espacio en la oficina y el almacén, pues por lo general no se necesitan los archivadores físicos. Los mensajes de correo electrónico se archivan automáticamente sin tener que imprimirlos, perforarlos y archivarlos. Se asegura el cumplimiento con los periodos de retención y se borran los datos al finalizar dichos periodos.

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Las solicitudes de vacaciones y los gastos de viaje se deben aprobar con

antelación.

Los procesos de aprobación, en los que a menudo participan varios trabajadores, tardan por lo general horas o días. Para garantizar la satisfacción del personal, es muy importante que el proceso se realice sin complicaciones, rápida y correctamente. DocuWare proporciona unas aplicaciones de flujo de trabajo que permiten acelerar significativamente estas tareas. Esto se debe a que los documentos se envían automáticamente

a la persona responsable de su aprobación dentro de la empresa. En todo momento se puede ver la fase de la aprobación en que se encuentra la solicitud, o qué cuello de botella dificulta el proceso.

Cuando, al regresar de un viaje de trabajo, un trabajador desea que le reembolsen sus gastos, tanto la aprobación por parte de su superior como el pago por Recursos Humanos se realizan con mayor rapidez. Toda la documentación pertinente, como las directivas más recientes sobre gastos de

Fuerza de

trabajo motivada

viaje, los formularios, la solicitud aprobada, los recibos, bonos y otros documentos, están a un clic del personal autorizado en el archivador central de documentos de DocuWare. Si hay alguna consulta tras el pago, se puede resolver inmediatamente por teléfono. La dirección y Recursos Humanos se liberan de las cansadas tareas de rutina, mientras la productividad y satisfacción del personal aumentan.

Con el uso de DocuWare puede automatizar los procesos y racionalizar la gestión.

Los componentes del flujo de trabajo en DocuWare garantizan que, por ejemplo, los gastos de viaje se procesen sin burocracia, rápida y fácilmente.

El proceso de aprobación se controla de forma electrónica, sin documentos impresos. Las solicitudes aparecen automáticamente en el escritorio del trabajador, junto con los documentos adicionales necesarios.

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Encontrará más información en nuestra página Web

www.docuware.com

Dr. Siegfried Hägele,

Director General de

Dr. Heimeier & Partner

„Con DocuWare, nuestros consultores tienen acceso a cualquier documento en cualquier ubicación, incluso desde un portátil.

Si hiciera falta, en cualquier lugar, también pueden imprimir los documentos más

importantes con el mismo formato que el original. Este acceso rápido al conocimiento disponible es una ventaja nueva y decisiva frente a la competencia.“

La práctica

Dr. Heimeier & Partner GmbH

Presentar al mejor candidato para una plaza de dirección a la brevedad posible. Ésta es la tarea principal de una consultoría de dirección y empleo. Gracias a DocuWare, la selección del candidato ahora es más rápida y eficiente, a pesar de la gran cantidad de solicitudes.

Dr. Heimeier & Partner se compromete con una garantía ambiciosa: trabajar por el precio fijo acordado durante todo el tiempo que se tarde en ocupar la plaza con el mejor candidato. Esta garantía es válida durante seis meses a partir del comienzo del contrato laboral.

Además de su sede central en Stuttgart (Alemania), Dr. Heimeier & Partner tiene oficinas en Francfort y Düsseldorf. Parte del personal trabaja desde estas otras oficinas. Todas las sedes deben tener acceso a las

solicitudes de trabajo. En el pasado, las solicitudes de trabajo se almacenaban en los archivos de proyectos. Con 350

Objetivos:

̈Acceder a los documentos de las

solicitudes de empleo desde varias ubicaciones

̈Hacerlo mediante criterios

diferentes

̈Ahorrar tiempo y espacio

Ventajas:

̈Ocupar los puestos con mayor

rapidez y eficiencia permite mantener la garantía del éxito y ofrecer un servicio al cliente superior M K T SI H R s

clientes al año, los archivos no sólo ocupaban mucho espacio, sino que hacían casi imposible mantener una visión general. Con la ayuda de DocuWare, ahora se pueden realizar búsquedas en estas solicitudes por criterios importantes como el nombre o la cualificación, desde cualquier oficina. Duración: 30 segundos en vez de horas de búsqueda en cientos de archivos. La base de candidatos es mayor y, en caso de solicitudes repetidas, los comentarios previos facilitan la evaluación. Las especificaciones se comparan

rápidamente con las cualificaciones, lo que permite al consultor realizar, con fundamento y rapidez, las propuestas de candidatos. Así es como encuentran los mejores candidatos.

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