Evaluar para evolucionar:
la evaluación como herramienta de gestión y planificación
en los servicios bibliotecarios
Eulàlia Espinàs
San Ildefonso, Segovia
18 octubre 2002
Esquema de contenidos
1 1. Introducción
2 La gestión en la Biblioteca Pública 1.2. Acerca de la “evaluación”
2. Evaluación y planificación 2.
Análisis de resultados, análisis de procesos Indicadores
Objetivos y planificación estratégico
3. De los datos a los indicadores
3.1. Recopilación de datos: ámbitos y metodología 3.2. Indicadores para cada ámbito de ánálisis
3.3. Lectura y análisis de resultados: casos prácticos 4. Presentación de resultados
4.1. Planes conjuntos de futuro
Servicios Bibliotecarios
apoyo a FORMACIÓN
SERVICIO para
TODOS los ciudadanos
acceso INFORMACIÓN
dinamización y ocio CULTURAL
Ciudadanos = cliente potencial
¾ obliga a revisar el diseño y la organización de todos los aspectos de la biblioteca:
9 localización y distribución interna edificio
9 servicios / horario
9 colección documental (composición/organización)
9 organización interna y procedimientos
9 equipo humano
9 canales de promoción e imagen
Un reto para los profesionales
1. Comprende del servicio r la misión bibliotecario público en la sociedad actual
3. Trabajar bajo principios de GESTION
9 en función de objetivos institucionales
9 con principios de eficiencia y eficacia
9 con planificación
9 coordinando todos los aspectos que intervienen
9 con análisis de resultados
2. Acept ar el
prin cipio de
cio d e la Insti tución
servi
“Political” perspectives of Library Work in the 1990’s (Ulla Wimmer)
Decrease in Financial Resources
New Public Administration Manegement
Cultural Politics Information
Focus on Service and Quality
Performance
Measurement
Acerca de la Evaluación
“La evaluación se lleva a cabo con el fin de recoger datos útiles para
resolver problemas y/o
para llevar a cabo acciones dentro del proceso de la
toma de decisiones”
(Lancaster)
Fines de la evaluación
Evaluar
(en función de objetivos marcados)
“RENDIR CUENTAS”
Justificar existencia Mostrar grado
rendimiento REFLEXIONAR
9 Observar /valorar 9 Comparar
9 Sentido existir
COMUNICACIÓN TRANSPARENTE (servicio público) 9Mostrar intenciones 9Mostrar rendimiento
PLANIFICAR 9 Compromiso 9 Viabilidad
posible
Evaluación para la toma de decisiones
REFLEXIONAR
ANALIZAR CON DATOS
TOMA DE DECISIONES
CONOCER
DETECTAR PROBLEMAS
SELECCIONAR SOLUCION
IMPLEMENTAR EVALUAR
La evaluación, base de la planificación estratégica
¾ Analizar situación y observar futuros posibles
¾ Seleccionar / priorizar
¾ Establecer objetivos estratégicos /operativos
¾ Determinar:
¾ Plan de actuaciones
¾ Procedimientos
¾ Responsabilidades / tareas
¾ Temporalizar: establecer calendario
¾ Asignar recursos (económicos, infraestructura,...)
¾ Evaluación: control pasos intermedios / resultados finales
Indicadores
• Definición: “parámetros que se utilizan en el proceso evaluativo de cualquier actividad” (Sancho)
• Interés de los indicadores, recae en:
¾ ofrecen valores de referencia
¾ revelan mayor o menor uso de lo evaluado
¾ recogen modificaciones que se producen
Objetivos
¾ Objetivos estratégicos: proposición, deseamos que pase (no tienen que ofrecer un valor numérico)
¾ Objetivos operativos: valor de un indicador que
determinamos como meta
Indicadores PAB
según ámbito de análisis
Ámbitos análisis
¾ Población
¾ Oferta documental
¾ Rendimiento de la oferta documental
Indicadores
-contraste perfiles: edad, estudios, profesión,...
- socios activos /habitante - visitantes / habitante - existencias / habitante - cuota de renovación
- fluctuación del fondo
- excluidos de préstamo
- rotación
- cuota de ausencia
- contraste oferta/préstamos
Indicadores PAB
según ámbito de análisis
Ámbitos análisis
¾ Rendimiento del servicio
¾ Espacios
¾ Procesos internos
¾ Aspectos económicos
Indicadores
-visitantes /hora - préstamos /hora
- usuarios / visitantes (en %) - fluctuación socios activos -M 2 por 1000 habitantes
- tiempo de proceso de docum.
- tiempo de tareas equipo
- gastos / habitante
-
PAB: Finalidad de los Indicadores
1. Para analizar propia realidad
2. Para contrastar con otras bibliotecas
3. Para reflexionar
y establecer planes de mejora
PAB: Indicadores contrastados
PAB-España. Cuota de renovación del fondo
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11
%
1995 1999
Memoria anual
Contenido base:
Descripción: entorno, objetivos y servicios
Indicadores significativos (cuadros/gráficos) que permitan una visión global del rendimiento anual y de su evolución.
Valoración y análisis del rendimiento obtenido
Planes de futuro
Visión del ciudadano
Estudio cualitativo (1998/99): conclusiones
¾ es incuestionable la existencia de la biblioteca
¾ se reclama a la vez la imagen tradicional y la modernización
¾ aspectos más críticos: poca agilidad, poca cantidad, poco espacio
¾ las bibliotecas no hacen marketing
¾ se valora la mejora de los servicios, pero aún les falta
mucho...
Visión del ciudadano
Encuesta Metra 6 (2000): selección de resultados –datos globales-
1. Indices de lectura:
¾ % personas que ha leído algún libro
en últimos 3 meses (no profesional o de estudios) 48.7%
¾ Duración media de lectura de un libro 35 días
¾ Nº medio libros leídos último mes 1.0 libros
¾ Nº medio libros leídos último año 6.5 libros
Visión del ciudadano
Encuesta Metra 6 (2000): selección de resultados –datos globales-
2. Cada 10 libros leídos proceden de....
¾ Compra 6,3
¾ Préstamo amigos
y familiares. 2,1
¾ Préstamo biblioteca 1,3
3 . ¿Conoce la biblioteca de su ciudad?
Han ido alguna vez: 53,6%
Última visita:
SI 63,5%
NO 36,5%
últim os 3 m es es
46%
m ás 2 años 26%
1 a 2 años
Visión del ciudadano
Encuesta Metra 6 (2000): selección de
resultados –datos globales-
Encuesta a Niños y Jóvenes (2000):
selección de resultados –datos globales-
1. ¿Te gusta leer?
2. Lectura por ocio: varias veces a la semana
mucho 39%
nada 6%
poco 55%
51,8 48,3 37,7 30
9/10 años 11/12 años 13/14 años 15/16 años
Encuesta a Niños y Jóvenes (2000):
selección de resultados –datos globales-
3. ¿Por qué no lees?
4. ¿Conoces la biblioteca de tu ciudad?
77,0
41,6
23,4
30,8
0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0
Deberes escolares
Actividades extraescolares
No sé qué leer Prefiero otras actividades
no 9%
A modo de conclusión
Metodología de análisis integrada aporta:
9 Reflexionar en base a datos objetivos sobre el servicio (individual/contraste)
9 Facilita la toma de decisiones y la planificación
9 Base de diálogo
(políticos/estructuras superiores/instituciones)
Æ mejora biblioteca como servicio
Evaluar para evolucionar
(Martine Poulin)
Bibliografía de referencia
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Bibliotecas y Servicios Culturales en el Ámbito Municipal. – Fundació Biblioteca d’Alcúdia, 1993.
Bibliothèques et évaluation sous la direction de Anne Kupiec. – Editions du Cercle de la Librarie, 1994
BRYSON, Jo.—Técnicas de gestion para bibliotecas y centros de información. -- Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1992
CAMPBELL, N.; SUTHERLAND, S.; POUSTIE, K.-- Reforma Organizativa y Estrategias de Gestión en las Bibliotecas públicas.-- Fundación Bertelsmann, 1999
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Performance measurement in libraries and information services: proceedings of the 1st. Nothumbria International Conference.
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