Manual de Usuario Administrador

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Manual de Usuario Administrador 2020

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Manual de Usuario

Módulo de Gestión de Gestión de Productos y Tareas Versión 2019

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2 Índice

MODO USUARIO ADMINISTRADOR ... 3

1.Ingreso al Módulo de Gestión Estratégica... 3

1.Usuario Administrador ... 5

2.Crear Usuario Visualizador ... 6

3.Crear Áreas... 10

4.Clasificador de Cargo... 12

5.Cuadro de Asignación de Personal - CAP ... 15

6.Crear Usuario Responsable ... 18

7.Manuales de Usuario ... 20 8.Procesos ... 21 9.Proyectos ... 31 10. Configuración de Reuniones ... 34 11. Configuración de Calidad ... 35 12. Configuración de Semaforización ... 36 13. Configuración de Desempeño... 39

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MODO USUARIO ADMINISTRADOR

1. Ingreso al Módulo de Gestión Estratégica

Pantalla de acceso: Para ingresar al Software el usuario deberá acceder a la siguiente dirección de internet:

http://www.bqmsoftware.bqm.com.pe.

En ella aparecerá una pantalla de acceso como la que se muestra, en la que deberá digitar su usuario y clave de administrador, previamente asignadas por la empresa BQM y luego dar clic en el botón INGRESAR. Hay que precisar que el nombre de usuario siempre debe tener la extensión _ue, por ejemplo, demo_ue.

Una vez que ha ingresado podrá ver la siguiente imagen: Ahora dará Clic en el botón Administrador.

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Al ingresar al botón Administrador aparecerá en la pantalla en donde deberá crear y podrá gestionar todas las opciones desplegadas (ver imagen).

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1. Usuario Administrador

Al pulsar sobre el botón Usuario Administrador, se abrirá la siguiente pantalla, pulsamos sobre el botón Lápiz para editar.

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Se abrirá la siguiente ventana, en donde se pueden editar los datos del usuario:

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Al pulsar sobre el botón Usuario Visualizador, se abrirá la siguiente pantalla, pulsemos sobre el botón Agregar Usuario Visualizador

Al pulsar sobre el botón Agregar Usuario Visualizador, se abrirá la siguiente ventana, en ella podrá registrar nombre completo del usuario, usuario de ingreso al sistema y Clave de Ingreso, una vez registrado los datos pulsa Grabar.

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Al pulsar sobre el botón lupa nos abrirá la pestaña de permisos, ver imagen a continuación:

Al presionar sobre permisos se desplegará la siguiente pantalla:

En el Módulo Clima Organizacional se desplegará los permisos seleccionar los que se requieran habilitar, a continuación pulsar el botón Grabar.

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En el Módulo Evaluación de Competencias, se desplegarán los siguientes permisos, seleccionar los que se requieran habilitar, a continuación pulsar Grabar.

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3. Crear Áreas

Al presionar sobre el botón Área ingresará a la siguiente ventana:

Aparecerás en la ventana Gestión de Áreas, en esta sección podrá crear las áreas, para ello debe presionar sobre el botón Agregar.

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Se desplegará las opciones de nivel de Área, según sea la estructura de subordinación, el Sistema permite hasta 3 niveles, tal como se muestra en la imagen a continuación:

Al seleccionar el botón nivel N1 Órgano, aparecerá la siguiente ventana:

Registra el nombre del Órgano y presiona grabar.

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Seleccionar el órgano al que corresponde, registra el nombre de la Unidad Orgánica y presiona grabar. El mismo procedimiento para el nivel N3 Equipo.

Para editar o eliminar un usuario pulsar sobre los botones lápiz (editar) X (eliminar)

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A continuación, pasamos al botón Clasificador de Cargo, al pulsar nos llevará a la siguiente pantalla, por defecto abre en el clasificador de Cargo Por Jefe, en ella vamos a identificar los niveles de cargo de Jefes para ingresar a la pantalla de operativos, pulsamos sobre el botón Por Operativo.

Para crear un nivel de clasificación de cargo Jefe, pulsamos en la parte inferior sobre el botón Agregar Clasificador Jefes.

Se abrirá la siguiente ventana, en ella registramos el nombre del Cargo, los años de experiencia que requiere el cargo y monto mínimo y máximo de remuneración, luego de ello pulsamos Grabar.

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Una vez registrado todo el clasificador, procedemos a crear los cargos de cada clasificador. Pulsamos sobre Agregar Cargo, ver imagen a continuación:

Seguimos el mismo procedimiento para Agregar Formación y Competencias requeridas para el cargo.

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Se continúa realizando el mismo procedimiento para el clasificador de Cargo por Operativo.

Para editar lo registrado en el Clasificador, pulsar sobre el lápiz y para eliminar, pulsar sobre la X.

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Una vez creadas las áreas, procedemos a crear el cuadro de Asignación de Personal, para ello ingresamos al botón CAP, que nos abrirá la siguiente pantalla:

En la parte inferior de cada área encontramos dos botones: Agregar Cargo Jefe y Agregar cargo Operativo, tal como vemos en la siguiente imagen:

Al pulsar sobre Agregar Cargo Jefe, se abrirá la siguiente ventana en la que vamos a registrar cada cargo de jefatura en el área.

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Registrar nombre del cargo, cantidad de cargos en el área y si el cargo está ocupado o previsto. Al seleccionar sobre Grupo de Cargo, se desplegarán las opciones de clasificación de cargo de jefe, seleccionar el que corresponde a los cargos que se están creando, ver imagen a continuación:

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Realizar el mismo procedimiento con la opción Agregar Cargo Operativo, para editar lo registrado en el Cargo, pulsar sobre el lápiz y para eliminar el cargo Pulsar sobre la X

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Al presionar sobre el botón Usuario Responsable ingresará a la siguiente ventana:

Aparecerás en la ventana Gestionar Usuario Responsable, en esta sección podrá crear las áreas, para ello debe presionar sobre el botón Crear Responsable.

Se desplegará la ventana que aparece a continuación, en ella deberá registrar los datos del nuevo usuario y pulsar el botón Grabar.

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Para editar o eliminar un usuario pulsar sobre los botones lápiz (editar) X (eliminar)

7. Manuales de Usuario

Al pulsar sobre el Botón Manual de Usuario, ingresará a la siguiente pantalla que muestra los manuales de Usuario de cada Módulo del Software de Gestión Estratégica, pulse sobre el Botón verde Descargar para descargar versión PDF.

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8. Procesos

Al pulsar sobre el Botón Procesos, nos aparecerá la siguiente ventana, 3 opciones: Identificación de Proceso Modo Gráfico, Identificación de Proceso Modo Registro y Matriz SISPOC.

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Al pulsar sobre el Botón Identificación de Proceso Modo Gráfico, aparecerá en la siguiente pantalla:

Aquí podrá visualizar una columna a la izquierda con las opciones para identificar los Procesos existentes, una vez creado, pulsar el botón Guardar y dirigirse a la siguiente opción Listado de Procesos.

Que lo llevará a la siguiente pantalla, en la que se visualiza el listado de los procesos identificados.

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Cabe precisar que tiene la opción sin hacer el gráfico, de identificar directamente los procesos desde el botón Identificación de Procesos Modo Registro.

Para ello deberá ingresar al botón Crear Proceso, ubicado en la parte arriba a la derecha. Al Pulsarlo aparecerá la siguiente ventana donde debe registrar el nombre del Proceso.

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Si es un Proceso delegado de un Proceso superior, presiona sobre seleccionar y se desplegarán las opciones a continuación registra el Código correspondiente

A continuación, seleccionar responsable del Proceso, de la misma manera, pulsa sobre la selección y se desplegarán las opciones de responsables, seleccione y pulse Guardar.

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Una vez identificados los Procesos a continuación, pulse sobre el botón verde para identificar Productos de los Procesos.

Pulse sobre Producto y se desplegará la siguiente pantalla:

En ella puede visualizar los Productos que se han creado, para crear un producto debe pulsar sobre el Botón Crear Producto.

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Se desplegará la siguiente ventana:

Aquí deberá registrar los datos, Nombre y Código; en tipo de Producto deberá indicar Gestión de Productos y Tarea, que es el que estamos desarrollando, selecciona el responsable del Producto y pulse Guardar.

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A continuación, pulse sobre el botón verde que se encuentra a la derecha del Producto. (El Botón Azul es para editar o eliminar).

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Pulse sobre Clientes y se desplegará la siguiente ventana: donde van apareciendo los clientes del Proceso por Producto. Pulse sobre el Botón Crear Cliente cuando se trate de un cliente externo.

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Cuando se trate de un Cliente interno o un Cliente Proceso deberá pulsar sobre el Botón Asignar Cliente, tal como se aprecia a continuación:

Cabe precisar que un Cliente externo ya creado puede ser asignado en otro Producto, no es necesario volver a crearlo.

Se despliega la siguiente ventana, selecciona el Tipo de cliente, registra el nombre del cliente y pulsa Guardar.

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Una vez terminado el registro, pulse regresar hasta la pantalla de inicio de proceso y pulse sobre el Botón Matriz SIPOC

Al pulsar lo llevará a la siguiente Pantalla, que le permite visualizar en Matriz, los Procesos identificados con sus elementos. El Proceso tiene al lado derecho un botón verde que le permite ver el detalle de los Productos del Proceso.

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Terminado de identificar y configurar los Procesos debe regresar a Administrador pulsando en la parte superior.

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Al pulsar sobre Proyectos aparece la siguiente ventana en donde se visualizan los Proyectos a medida que se van creando, para crear un nuevo Proyecto deberá pulsar sobre el Botón Crear Proyecto

Al pulsar sobre Crear Proyecto se desplegará la siguiente ventana en la que deberá registrar el nombre del Proyecto y su código correspondiente.

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Si el Proyecto está subordinado a uno superior deberá pulsar la opción Delegar Proyecto y se desplegarán las opciones, seleccionar el que le corresponde. Ver a continuación:

Lo siguiente es pulsar sobre Responsable del Proyecto y se desplegarán las opciones del responsables seleccione y luego pulse Guardar.

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En la pantalla de Listado de Proyectos creados puede pulsar sobre el Botón azul a la derecha del Proyecto y se desplegarán las opciones Editar o Eliminar.

Terminado de crear Proyectos, regresar a la pantalla de Proceso de Gestión Estratégica.

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Al pulsar sobre Configuración de Reuniones, nos abre la siguiente pantalla en a que registraremos lo porcentajes mínimos para el cumplimiento de desempeño, la suma de los porcentajes de cumplimiento, tiempo, calidad, asistencia y puntualidad, tiene que dar total de 100.

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Al pulsar sobre Configuración de Calidad, nos abre la siguiente pantalla en a que registraremos lo porcentajes del cumplimiento de desempeño, si la tara asignada se entregó a la fecha sin observaciones de calidad el puntaje será 100% y se determina el porcentaje menor si se tuvo que entregar con correcciones una segunda o tercera vez, registrar y pulsar Guardar. Ver imagen a continuación:

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Al pulsar sobre Configuración de semaforización, nos abre la siguiente pantalla en la que registraremos los rangos de días y horas de semaforización para el cumplimiento de las tareas.

Se considerará semaforización VERDE cuando nos encontremos en un tiempo mayor a los días que se determine en la casilla Fecha fin - Día(s) a más (Verde).

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Se considerará semaforización AMARILLO cuando el cumplimiento de la fecha fin es menor a los días que se determine en la casilla Fecha de cumplimiento - Día(s) máximo (amarillo), pero a la fecha fin de la tarea.

Se considerará semaforización ROJO cuando el cumplimiento de la fecha fin es mayor a la fecha fin. Fecha fin - Día(s) a menos (Rojo)

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La configuración de hora sigue el mismo esquema y son para las tareas asignadas con entrega para el mismo día. Ver imagen a continuación:

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Al pulsar sobre Configuración de Desempeño, nos abre la siguiente pantalla en la que registraremos los porcentajes del cumplimiento de desempeño de acuerdo a los niveles de responsabilidad y los porcentajes de cumplimiento de Tareas, registrar y pulsar Guardar. Ver imagen a continuación: