Universidad Nacional de Educación a Distancia

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Universidad Nacional de Educación a Distancia

Manual de Usuario para la Gestión de Pruebas Presenciales

Junio, 2003

I.CA., Informática y Comunicaciones Avanzadas, S.L

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1 INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO 3 2 ACCESO A LA WEB Y CONCEPTOS UTILIZADOS POR LA APLICACIÓN 4

3 EXÁMENES 5

3.1 CONVOCATORIA – PLAN 6

3.1.1 Cambiar los Números de Orden de Todos los Exámenes 9

3.1.2 Generar los Números de Orden de Todos los Exámenes automáticamente 10 3.1.3 Acceder a los Datos de los Exámenes de la Asignatura 10 3.1.4 Acceder a los Profesores Responsables de la Asignatura 18

3.1.5 Acceder a los Programas de la Asignatura 20

3.2 ASIGNATURAS 23

4 TRIBUNALES 24

4.1 VER DETALLE 27

5 IMPRESIÓN 32

5.1 ETIQUETAS DE IDA 32

5.2 ETIQUETAS DE VUELTA 37

5.3 ACTAS DE EXÁMENES 41

5.4 LISTADO DE EXÁMENES 48

5.5 LISTADO DE CALENDARIOS GUÍAS 52

5.6 LISTADO DE CALENDARIOS GENERALES 54

5.7 LISTADO DE PROFESORES RESPONSABLES DE LAS ASIGNATURAS 57

6 GENERACIÓN DE PRUEBAS 59

7 ACTUALIZACIONES ACADÉMICAS 65

7.1 ASIGNATURAS 65

7.1.1 Modificación de Asignaturas que No son de Libre Configuración 66 7.1.2 Modificación de Asignaturas de Libre Configuración ofertadas por otros planes para este plan 69

7.1.3 Modificación de Asignaturas de Libre Configuración de este plan ofertada para otros planes. 72

7.2 FACULTADES 75

7.2.1 Datos Facultades 75

7.2.2 Datos Departamentos por Facultad 76

7.3 DEPARTAMENTOS 80

7.4 PROFESORES 81

8 PÁGINAS DE ERROR 84

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Referencia Manual aplicación secretarías.doc Doc.Relacionado

Manual de Usuario

GESTIÓN DE PRUEBAS PRESENCIALES _Página 3 de 58

Cliente Universidad Nacional de Educación a Distancia Fecha 05/05/2003 Proyecto Gestión de Pruebas Presenciales

1 Introducción y Objetivo

La aplicación Gestión de Pruebas Presenciales de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED), es una pequeña intranet desde donde el usuario podrá acceder a diferentes mantenimientos que permitirán la gestión de los Exámenes, así como de los distintos Tribunales en los que se realizan.

Es parte integrante de esta web, también, una sección desde donde se podrán imprimir las correspondientes etiquetas, actas y listados de los Exámenes mediante un fichero en Access.

El objetivo de este documento es el de ser una guía de usuario de la intranet Gestión de Pruebas Presenciales, permitiendo un mejor conocimiento de las posibilidades y manejo de esta web.

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“CIBERUNED” introduciendo la dirección de correo y la contraseña de cada usuario.

Si el identificador de Usuario y la Clave de Acceso no son correctas, se mostrará un mensaje indicando esta situación; en caso contrario, se visualizará en la Web la página de presentación de la Gestión de Pruebas Presénciales de la UNED, donde aparecerá, en la parte superior derecha, el nombre del usuario que ha accedido.

Figura 2.1 Pantalla de Presentación

Como se puede observar en la pantalla mostrada, desde aquí se puede acceder, mediante las diferentes opciones de menú, a las distintas secciones en las que se divide esta intranet.

CONCEPTOS UTILIZADOS POR LA APLICACIÓN EXAMEN:

Cada posible evaluación que se realiza asociada a una asignatura. Todas las asignaturas de las que los alumnos se examinan tienen uno o varios exámenes asociados. Una asignatura tiene varios exámenes asociados cuando de esa asignatura se realizan exámenes diferentes en contenido evaluado. Por ejemplo, las asignaturas

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multiprograma tienen varios exámenes asociados, ya que, dependiendo del programa, tienen distintos contenidos evaluables. Del mismo, hay asignaturas que comparten el mismo programa y los mismos contenidos y que, por tanto, tienen también un mismo examen para todas ellas.

MODELO:

Corresponde con cada uno de los posibles formularios o pruebas que se pueden realizar para un examen (nacional, extranjero, centros penitenciarios, distintas pruebas personales y semanas, reservas,...)

PRUEBA:

Cada uno de los formularios que hay para cada examen en cada convocatoria (nacional, extranjero, centros penitenciarios, diferentes reservas,...). Cada prueba corresponde con un modelo.

A continuación, en los siguientes apartados, se irán explicando todas las opciones de menú disponibles.

3 Exámenes

Es la primera opción de Menú que aparece en la parte izquierda de la web, y se compone de dos subopciones: Convocatoria - Plan y Asignaturas.

En este área se encuentran todos aquellos mantenimientos relacionados con los Exámenes y las Pruebas Presenciales, de manera que se puedan gestionar desde aquí.

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Figura 4.1.0 Opción de menú Convocatoria - Plan

Una vez que se ha accedido a esta opción, al usuario se le presentará una pantalla donde se pueden visualizar los siguientes parámetros:

Curso Académico. Lista desplegable donde se deberá seleccionar uno de los años que aparecen en ella.

Convocatoria. Se debe elegir entre una de las tres opciones mostradas (Febrero, Junio, Septiembre)

Plan de Estudios. Lista desplegable donde el usuario seleccionará uno de los planes mostrados.

Al seleccionar estos datos y pulsar el botón Aceptar, se podrá acceder a los distintos mantenimientos contenidos en esta sección.

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Figura 4.1.1 Selección de Convocatoria - Plan

Una vez seleccionado el Curso Académico, la Convocatoria y el Plan de Estudios, se mostrará la página siguiente desde donde se podrán realizar dos acciones, las cuales se explicarán más adelante:

Cambiar los Números de Orden de Todos los Exámenes Acceder a los Datos de los Exámenes de la Asignatura Acceder a los Programas de la Asignatura

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Figura 4.1.2 Opciones funcionales sobre los Exámenes

Se indica en esta pantalla, en su parte inferior, si la convocatoria se encuentra cerrada o no. En el caso de que se encuentre abierta, se mostrará un botón que permita cerrarla, tal y como se muestra en la figura 4.1.3.

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Figura 4.1.3 Plan de Estudios con convocatoria abierta

3.1.1 Cambiar los Números de Orden de Todos los Exámenes

Esta sección permite cambiar el número de orden de impresión de los exámenes para las Etiquetas y el Listado de Exámenes. Dicho número de orden corresponde a los exámenes de cada plan de estudios, siendo el mismo para todas las convocatorias hasta que sea modificado.

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Figura 4.1.4 Número de Orden de los Exámenes

Una vez insertados los números de orden correspondientes, se permitirá guardar los cambios introducidos mediante el botón Guardar Datos. Después de que el sistema guarde dichos cambios, la web volverá a mostrar la página de selección de Convocatoria - Plan (figura 4.1.1). Si se ha seleccionado el botón Volver, la web mostrará la página anterior (figura 4.1.2/4.1.3).

3.1.2 Generar los Números de Orden de Todos los Exámenes automáticamente

Esta sección permite cambiar el número de orden de impresión de los exámenes para las Etiquetas y el Listado de Exámenes de forma automática.

3.1.3 Acceder a los Datos de los Exámenes de la Asignatura

Dependiendo del Curso Académico, la Convocatoria y el Plan de Estudios, se mostrará, además del enlace a la modificación del orden de los exámenes, otra opción que permitirá acceder a ciertos datos relativos de dichos exámenes,

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correspondientes a una Asignatura en concreto, la cual se deberá seleccionar de la lista desplegable que se mostraba en la figura 4.1.2.

En el caso de que la asignatura seleccionada no tenga exámenes asociados, se presentará la página mostrada a continuación desde donde se le da al usuario la opción de insertar un examen para dicha asignatura. En el caso de que desee hacerlo, el botón Si accederá directamente al formulario de alta (figura 4.1.11).

Figura 4.1.5 Asignatura sin Exámenes asociados

En el caso de que la asignatura seleccionada ya tenga exámenes asociados, se mostrará otra pantalla donde se mostrarán todos los exámenes de la misma, además de tres opciones correspondientes a los tres botones que se pueden ver en la figura 4.1.6 y que se explicarán en los siguientes apartados:

Desasignar Examen Detalle Examen Ver Pruebas

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Figura 4.1.6 Listado de Exámenes correspondientes a una Asignatura

3.1.3.1 Desasignar una asignatura de un examen

En esta sección se muestran datos referentes a los exámenes, permitiendo su modificación y la eliminación de los mismos.

En este apartado se pueden desasignar de la asignatura seleccionada los exámenes que se desee.

3.1.3.2 Detalle del Examen

En esta sección se muestran datos referentes a los exámenes, permitiendo su modificación y la eliminación de los mismos.

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Como muestra la siguiente pantalla, el detalle se compone de varios campos de los cuales el único de obligada introducción es aquel que corresponde con el Literal del Examen.

Los datos que no son de obligada introducción son: el Nombre del Programa, que indica a qué programa pertenece el examen, en el caso en que el examen pertenezca a varias asignaturas se cargaran todos los programas asociados a éstas; el Número de Orden (el de la impresión), y tres opciones que indican si se permite la impresión de Etiquetas de Ida, Etiquetas de Vuelta, y las Actas.

Figura 4.1.7 Detalle del Examen

3.1.3.3 Ver Pruebas

Desde aquí se podrán ver todas las Pruebas Presenciales correspondientes a un determinado examen. Estas se componen de varios campos de información, como son el Modelo, la Fecha y la Hora de realización, el Turno, la Duración de la Prueba, y si se encuentra activada o no.

Como se puede ver en la figura 4.1.8, en la parte superior de ésta se encuentra un marcador que, si se encuentra chequeado, permite visualizar sólo aquellas Pruebas que tengan adjudicada la fecha de su realización y todas las que sean

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Figura 4.1.8 Listado de Pruebas Presenciales

Desde esta pantalla se permite, entre otras cosas, cambiar la fecha de la Prueba correspondiente, bien introduciéndola directamente, bien presionando el botón del lateral y seleccionándola del calendario mostrado; tal y como se muestra en la figura 4.1.9. En este calendario, aparecerán en gris oscuro aquellas fechas que se pueden seleccionar, mostrándose en un tono más claro aquellas que no son válidas.

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Figura 4.1.9 Calendario de fechas

Al igual que la Fecha, también se permite la modificación de la Hora de la Prueba y el Turno, mediante listas desplegables. La Duración también permite modificación. Además, existe la posibilidad de activar o desactivar un Modelo desde la columna Activa.

A la derecha de cada una de las pruebas, aparece un botón Borrar que permitirá eliminarla del examen correspondiente. En el caso de que la Convocatoria se encuentre cerrada, al pulsar este botón se mostrará un mensaje de alerta indicando el estado de dicha Convocatoria e informando de que se enviará un mensaje de aviso a los responsables correspondientes.

En la parte inferior de la pantalla, aparecen varios botones con diferentes funcionalidades, y que son los siguientes:

Guardar Cambios. Guarda los cambios introducidos en la página.

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Presenciales (figura 4.1.8).

Figura 4.1.10 Formulario de alta de Pruebas Presenciales

Generación Automática de Pruebas. Agrega las Pruebas que siempre deben aparecer asociadas a un Examen, según el estándar de la UNED. Si ya hay pruebas asociadas, eliminará aquellas que no se correspondan con este estándar, e incluirá aquellas que sí correspondan y que no se encontraban asociadas.

Respecto a aquellas pruebas que tuviesen datos asociados (fecha, hora, turno, etc.) antes de realizar la generación automática, y no se hayan eliminado después de realizar esta acción, mantendrán dichos datos. Aquellas pruebas que se incluyan por la generación automática, aparecerán con el resto de los campos sin especificar.

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Actualización Automática de Fechas. Este proceso actualiza las fechas de las pruebas según el estándar de la UNED.

Para las pruebas presenciales que pertenezcan al estándar, se realizará una modificación de sus fechas, adecuándolas al día en el que se realizó dicha prueba el año anterior. Aquellas pruebas que no pertenezcan al estándar no sufrirán modificación alguna.

Volver. Muestra al usuario el Listado de Exámenes correspondientes a una Asignatura (figura 4.1.6).

3.1.3.4 Alta de Examen

El siguiente formulario permite dar de alta un Examen para la Asignatura correspondiente. Esto se puede realizar de dos formas diferentes:

Asignando un Examen de los ya existentes a la Asignatura. Esto se realizará seleccionando uno de los exámenes que aparecen en la lista desplegable de la parte superior de la pantalla, y pulsando el botón Asignar. Como resultado se presentará de nuevo la página del Listado de Exámenes correspondientes a una Asignatura (figura 4.1.6)

Dando de alta un nuevo Examen. Para ello se deberán introducir los datos pertenecientes a la parte inferior del formulario; estos son: el Literal del Examen (obligatorio), el Literal del Programa, el Número de Orden en la impresión de Etiquetas y Actas, y los marcadores que indican si se desean imprimir las Etiquetas de Ida, las Etiquetas de Vuelta, y las Actas. Para incluir el examen, se deberá pulsar el botón Aceptar. El botón Volver, muestra de nuevo al usuario el Listado de Exámenes correspondientes a una Asignatura (figura 4.1.6).

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Figura 4.1.11 Formulario de alta de Exámenes

3.1.3.5 Selección del Tipo de Hoja

En este apartado se asignan los distintos tipos de hoja de los exámenes para cada una de las asignaturas.

3.1.4 Acceder a los Profesores Responsables de la Asignatura

Dependiendo del Curso Académico, la Convocatoria y el Plan de Estudios, se mostrará, además del enlace a la modificación del orden de los exámenes y la opción de acceso a los datos de exámenes, un enlace de acceso a los Profesores responsables de a una Asignatura en concreto, la cual se deberá seleccionar de la lista desplegable que se mostraba en la figura 4.1.2.

A continuación se presentará la página mostrada a continuación desde donde se le da al usuario la opción de asociar los profesores responsables de dicha Asignatura. (Figura 4.1.3.1)

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Figura 4.1.3.1

Las acciones que se pueden realizar para asignar las responsabilidades para cada profesor de la asignatura seleccionada previamente son:

Dar de alta profesores asociándolos a las distintas responsabilidades para cada asignatura. Existen dos responsabilidades sobre una asignatura:

• Responsable de calificaciones

• Responsable de virtualización

El usuario seleccionará la responsabilidad que quiere mantener en cada momento para la asignatura seleccionada y pasará de la lista de

“profesores sin asociar “ a la lista de “profesores responsables de la asignatura” , mediante las flechas o pulsando doble click encima del profesor seleccionado. Para almacenar los cambios el usuario pulsará el

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Figura 4.1.3.1

En este caso se muestra un lista con los programas asociados a la asignatura par que se asignen los profesores junto con el programa correspondiente. El usuario seleccionara el programa de la lista desplegable mostrada.

3.1.5 Acceder a los Programas de la Asignatura

Dependiendo del Curso Académico, la Convocatoria y el Plan de Estudios, se mostrará, además del enlace a la modificación del orden de los exámenes y la opción de acceso a los datos de exámenes, un enlace de acceso a los Programas correspondientes a una Asignatura en concreto, la cual se deberá seleccionar de la lista desplegable que se mostraba en la figura 4.1.2.

En el caso de que la asignatura seleccionada no tenga Programas asociados, se presentará la página mostrada a continuación desde donde se le da al usuario la opción de dar de Alta un Programa para dicha asignatura. (Figura 4.1.3.1)

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Figura 4.1.3.1

Una vez tengamos Programas asignados a Asignaturas, la apariencia de la pantalla será tal y como nos muestra la figura 4.1.3.2, en la que podremos realizar las siguientes acciones.

Borrar el programa de la asignatura (Botón de Baja)

Modificar el Programa de la Asignatura (Botón Grabar). Podemos editar el Nombre del Programa, su estado Activo y el estado Repetidores.

Acceder a los Centros que imparten ese Programa para la Asignatura en concreto. Lo trataremos en detalle en el Punto 4.1.3.1

Dar de Alta un nuevo Programa para la Asignatura en cuestión.

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Figura 4.1.3.2

3.1.5.1 Centros

Mediante el enlace de centros, accedemos a una página en la que visualizamos los centros que imparten el programa en cuestión y los que no. Teniendo esta página la posibilidad de edición a conveniencia del usuario. (Figura 4.1.3.1.1)

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Figura 4.1.3.1.1

Seleccionando los Centros y haciendo doble-click o mediante las flechas, asignaremos o no a nuestra conveniencia los Centros que deben impartir el Programa en cuestión. Accionando el botón de “Almacenar Cambios” las modificaciones realizadas quedan guardadas.

3.2 Asignaturas

Esta subopción de menú sólo se encontrará activa cuando se hallen seleccionados el Curso Académico, la Convocatoria y el Plan de Estudios en la página correspondiente de la subopción de menú Convocatoria - Plan (figura 4.1.1). Es un acceso directo a las asignaturas correspondientes al Plan de Estudios seleccionado; por tanto la página que se mostrará al usuario será, directamente, la de la figura 4.1.2 (ó, en su caso, la 4.1.3) permitiendo, a partir de esta pantalla, realizar todas las funcionalidades descritas en el apartado 3.1 de este documento.

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Figura 4.2.0 Opción de menú Asignaturas

4 Tribunales

En este área, correspondiente a la segunda opción de Menú (de izquierda a derecha), se permitirá al usuario realizar el mantenimiento de los distintos Tribunales pertenecientes a un determinado Organismo de la UNED.

Figura 5.0 Opción de menú Tribunales

Se podrá seleccionar la opción de mostrar los tribunales ordenados por el literal o mostrarlos ordenados por su código. Lo que se mostrará cuando se acceda a esta opción de menú será una página donde el usuario deberá seleccionar, de una lista desplegable, el Organismo del cual quiere visualizar sus Tribunales, y acceder así al mantenimiento de los mismos. Los organismos seleccionables son tres: Centro Universitario de Idiomas a Distancia, Coordinación de Pruebas Presenciales y Sección de Centros Penitenciarios.

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Figura 5.1 Selección de Organismo

Una vez que se ha seleccionado el Organismo y se ha pulsado el botón Aceptar, se mostrará el Mantenimiento de Tribunales, cuya primera pantalla contiene el listado de aquellos Tribunales que pertenecen al Organismo elegido.

Las diferentes acciones que se pueden realizar desde esta sección, y que se explican a continuación, son:

Cambiar Código Ver Detalle Baja Alta

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Figura 5.2 Listado de Tribunales

Pulsando el botón de Cambiar Código, aparece la siguiente ventana, donde se solicita el nuevo código por el que se quiere sustituir el tribunal seleccionado.

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Pulsando el botón de Baja, que aparece en la parte derecha de un Tribunal, se producirá la correspondiente eliminación del mismo, y la actualización del Listado de Tribunales para visualizar el cambio.

Así mismo, introduciendo el código y el nombre del Tribunal correspondiente (ambos campos son de obligada introducción) en la parte inferior de este listado (figura 5.3), y después pulsando el botón Alta, se producirá la inserción de un nuevo Tribunal, y la actualización del listado para que el usuario pueda visualizar el cambio.

Figura 5.3 Alta de un Tribunal

4.1 Ver Detalle

La pantalla que se muestra al pulsar el botón Ver Detalle, se divide en varios bloques de datos que permiten acciones diferentes, tal y como se muestra en la figura 5.1.0.

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Figura 5.1.0 Mantenimiento de tribunales

El primer bloque pertenece al Nombre del Tribunal, y permite modificar dicho campo, también se puede modificar si se desea que en las etiquetas se imprima la secuencia o no y la selección de a que tipo de sorteo pertenece este tribunal para la formación de los tribunales. Para establecer el cambio realizado, el usuario ha de pulsar el botón Guardar.

Figura 5.1.0 Nombre del Tribunal

En el segundo bloque se muestran los Modelos de examen que tiene el Tribunal correspondiente, de manera que se pueden eliminar pulsando el botón Baja que aparece en el lateral derecho de la fila. Automáticamente, se actualizará el listado presentando la nueva situación.

Así mismo, se puede asociar un nuevo Modelo al Tribunal, seleccionándolo de la lista desplegable que aparece en la parte inferior de la figura 5.1.1, y pulsando el botón de Alta. O se puede seleccionar un grupo de modelos y al pulsar el botón de Alta se asociaran al Tribunal todos los Modelos pertenecientes al grupo seleccionado. Igual que en el caso anterior, el Listado de Tribunales se actualizará mostrando el Modelo o Modelos añadidos.

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Así mismo, se puede asociar un nuevo Plan al Tribunal, seleccionándolo de la lista desplegable que aparece en la parte inferior de la figura 5.1.s, y pulsando el botón de Alta. O se puede seleccionar un grupo de planes y al pulsar el botón de Alta se asociaran al Tribunal todos los planes pertenecientes al grupo seleccionado. Igual que en el caso anterior, el Listado de Tribunales se actualizará mostrando el plan o planes añadidos.

Figura 5.1.2 Planes de Estudio del Tribunal

Y por último, se mostrará el bloque de Semanas, el cual establece ciertos parámetros de impresión, como son el Número de Vocales que tiene el Tribunal para la semana correspondiente (impresión de las Actas de Exámenes); y el

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número de copias que se imprimirán de las Etiquetas de Ida, Etiquetas de Vuelta y Actas de Exámenes, para cada semana en cuestión.

Como se puede observar en la figura 5.1.3, se pueden seleccionar las semanas de una lista desplegable para introducir los parámetros mencionados en el párrafo anterior. En este caso se han seleccionado la Primera y la Segunda semana, y se han introducido dichos parámetros, de manera que sólo quedaría por seleccionar la semana Única, que no existe para este Tribunal.

En el caso de que se desee agregar una semana y establecer sus parámetros, como se ha comentado anteriormente, se procedería de la siguiente manera:

primero se selecciona la semana deseada en la lista desplegable, después se introducen todos los datos pedidos (Num. Vocales, Veces Eti. Ida, Veces Eti.

Vuelta, Veces Actas) y se pulsa el botón Alta. Automáticamente se actualizará el listado de Semanas mostrando al usuario la nueva situación.

Además de poder insertar datos para una nueva Semana, este formulario permite también la actualización de los datos, simplemente modificándolos en las casillas correspondientes y luego pulsando el botón Grabar de la fila alterada. Así mismo, se admite la eliminación de una Semana presionando el botón Baja de la fila correspondiente.

Figura 5.1.3 Semanas

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5 Impresión

Desde esta opción del menú el usuario podrá realizar la impresión de los diferentes listados o etiquetas que permite la aplicación, simplemente seleccionando ciertos datos que permitan esta acción. La opción de Impresión se compone de varias subopciones de menú, que son las siguientes y que se explicarán a continuación:

Etiquetas de Ida Etiquetas de Vuelta Actas de Exámenes Listado de Exámenes Calendarios de Guías Calendarios Generales Listado de Profesores

Figura 6.0 Opción de menú de Impresión

Todos los documentos generados en esta opción de menú, se realizarán a través de un fichero Access, el cual permitirá la impresión y el guardado del mismo.

5.1 Etiquetas de Ida

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La opción de Etiquetas de Ida se llega a través del menú de Impresión, tal y como se muestra en la figura.

Figura 6.1.0 Opción de menú Etiquetas de Ida

Desde esta sección se permitirá al usuario imprimir las Etiquetas de Ida de todos los Exámenes correspondientes a una o varias Asignaturas, obteniéndolas ordenadas por el literal o por el código.

Al seleccionar Etiquetas de Ida, se presentará una pantalla como la que se muestra a continuación, desde donde el usuario deberá seleccionar, de una lista desplegable, el Curso Académico que quiere, chequear la Convocatoria y seleccionar de nuevo el Plan de Estudios para el cual quiere imprimir las etiquetas.

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manera que se puedan chequear aquellas de las que se quiera imprimir Etiquetas de Ida. También existe la opción de seleccionar/deseleccionar todas mediante el check que aparece en la parte superior del listado.

Como se puede observar, hay asignaturas que no poseen la opción de chequear;

esto es porque no tienen Exámenes definidos.

El botón Enviar provocará la visualización de las etiquetas, y el botón Volver mostrará de nuevo la pantalla de la figura 6.1.1.

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Figura 6.1.2 Listado de Asignaturas para la impresión de Etiquetas de Ida

Mientras se procesa la generación de las etiquetas, aparecerá una pantalla de espera, que se mostrará mientras dure la generación del documento correspondiente. Esta pantalla se corresponde con la mostrada a continuación, y se utilizará para todos los listados que se realicen desde la opción de Impresión.

La generación de las etiquetas de ida puede tardar cierto tiempo (minutos) si el usuario selecciona muchas asignaturas.

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La visualización de las Etiquetas de Ida se corresponde con la figura siguiente:

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Figura 6.1.4 Etiquetas de Ida

Una vez generadas las etiquetas, en la web quedará una pantalla como la que se muestra a continuación, indicando que el documento ya ha sido generado. Al igual que la pantalla de espera, la pantalla de documento generado aparecerá después de cada visualización de los documentos que se generan desde la opción de menú Impresión.

Figura 6.1.5 Documento generado

5.2 Etiquetas de Vuelta

La subopción Etiquetas de Vuelta, pertenece, al igual que el caso anterior, a la opción de Impresión.

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Figura 6.2.0 Opción de menú Etiquetas de Vuelta

Este documento presentará la relación de Etiquetas de Vuelta para los diferentes Tribunales.

Seleccionando la subopción de Etiquetas de Vuelta, al usuario se le mostrará una pantalla donde deberá seleccionar ciertos parámetros. Así: el Organismo, el Curso Académico, la Convocatoria, y la Semana.

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Figura 6.2.1 Impresión de Etiquetas de Vuelta

Una vez pulsado el botón Aceptar, se mostrará la pantalla de la figura 6.2.2, donde se podrá ver el Listado de Tribunales generado por la anterior selección, y el cual permitirá, mediante el chequeo de los mismos, la impresión de las etiquetas correspondientes.

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Figura 6.2.3 Etiquetas de Vuelta

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Cuando se haya terminado la generación de las etiquetas, se mostrará el mensaje de aviso ya mencionado en el apartado anterior, y que se corresponde con la figura 6.1.5.

5.3 Actas de Exámenes

La opción Actas de Exámenes, se encuentra en el menú tal y como se muestra en la figura siguiente, y permitirá al usuario generar las Actas de celebración de exámenes para los Tribunales seleccionados.

Figura 6.3.0 Opción de menú Actas de Exámenes

Al seleccionar los Actas de Exámenes, se presentará una página desde donde se deberán seleccionar, al igual que en las Etiquetas de Vuelta, los datos siguientes:

Organismo, Curso Académico, Convocatoria, y Semana.

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Figura 6.3.1 Impresión de Actas de Exámenes

Al pulsar el botón Aceptar, se mostrará al usuario una página donde se visualizará un listado de Tribunales, permitiendo chequear aquellos de los que se quiere generar Actas.

La generación de las Actas de Exámenes puede tardar cierto tiempo (minutos) si el usuario selecciona muchos tribunales.

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Figura 6.3.2 Listado de Tribunales para la impresión de Actas de Exámenes

A continuación se muestra un ejemplo del fichero generado con los Actas de Exámenes para Albacete.

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Figura 6.3.3 Actas de Exámenes

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el cual genera un documento con los horarios de cada una de las Pruebas Presenciales pertenecientes a los Planes de Estudio seleccionados por el usuario.

Figura 6.4.0 Opción de menú Listado de Exámenes

Esta opción muestra, como primera página un formulario donde se deberán seleccionar el Curso Académico y la Convocatoria, permitiendo al usuario decidir si quiere el listado completo, o sólo aquellas pruebas que ya tengan fecha asociada, chequeando la opción correspondiente.

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Figura 6.4.1 Impresión del Listado de Exámenes

Una vez seleccionados los valores correspondientes se puede optar por ver el listado en una página ó visualizar el listado en Access, se mostrarán todos los Planes de Estudio correspondientes al curso y convocatoria elegidas, de manera que se puedan escoger aquellos que interese al usuario imprimir.

Si el Plan de Estudios (para ese curso y convocatoria) se encuentra cerrado aparecerá en el informe generado el texto “Convocatoria Cerrada” justo debajo del Curso, la convocatoria y el plan de estudios.

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Figura 6.4.2 Listado de Planes de Estudio para la impresión del Listado de Exámenes

El fichero generado, tras la selección de los Planes de Estudios, es el siguiente:

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Figura 6.4.0 Opción de menú Calendario de las Guías Esta opción muestra, como primera página un formulario donde se deberán seleccionar el Curso Académico y el plan de estudios.

Figura 6.4.1 Impresión de cuadros de calendarios de las guías

Pulsando el botón “Poner Comentarios” aparecerá la página que se muestra en la figura siguiente.

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Figura 6.4.2 Comentarios para los calendarios guías

En esta página el usuario introducirá los comentarios específicos que quiere que salgan en cada listado de calendarios generales, primeramente introducirá los comentarios globales del listado una cabecera y un pie y al pulsar el botón

“Guardar” se almacenarán. Y después puede introducir los comentarios que quiere que aparezcan antes y después de cada cuadro para convocatoria. Pudiendo agrupar en un solo cuadro los exámenes de la primera y segunda semana. Si se agrupa la primera y segunda semana se deshabilitará los cuadros de la segunda semana y los comentarios corresponderán en este caso a los introducidos en la 1ª semana, el usuario pulsará el botón “Guardar” para almacenar los cambios. El usuario dispone también de la opción de desactivar la primera semana de los exámenes que se celebran en el extranjero, ya que actualmente sólo se realizan en una semana.

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Al pulsar el botón “Guardar” al usuario se le solicitará donde quiere guardar el documento Word con los calendarios generados.

5.6 Listado de Calendarios Generales

La opción del menú de impresión de Calendarios Generales, genera un documento con los calendarios de los exámenes de los planes de estudio seleccionados por el usuario.

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Figura 6.4.0 Opción de menú Listado de Exámenes

Esta opción muestra, como primera página un formulario donde se deberán seleccionar el Curso Académico , la Convocatoria, el plan de estudios y si queremos obtener los calendarios nacionales o extranjeros.

Figura 6.4.1 Impresión de cuadros de calendarios generales

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Figura 6.4.2 Comentarios para los calendarios generales En esta página el usuario introducirá los comentarios específicos que quiere que salgan en cada listado de calendarios generales, primeramente introducirá los comentarios globales del listado una cabecera y un pie y al pulsar el botón

“Guardar” se almacenarán. Y después puede introducir los comentarios que quiere que aparezcan antes y después de cada cuadro. Pudiendo agrupar en un solo cuadro los exámenes de la primera y segunda semana. Si se agrupa la primera y segunda semana se deshabilitará los cuadros de la segunda semana y los comentarios corresponderán en este caso a los introducidos en la 1ª semana, el usuario pulsará el botón “Guardar” para almacenar los cambios.

Pulsando el botón calendario se mostrará los calendarios generales:

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Al pulsar el botón “Guardar” al usuario se le solicitará donde quiere guardar el documento Word con los calendarios generados.

5.7 Listado de Profesores responsables de las asignaturas

La última opción que aparece en el menú de Impresión, es el Listado de los

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Figura 6.4.0 Opción de menú Listado de Profesores

Esta opción muestra, como primera página un formulario donde se deberán seleccionar el Curso Académico y el Plan de Estudios, permitiendo al usuario decidir si quiere el listado completo seleccionando una opción de “Todos los Planes”,.

Figura 6.4.1 Impresión del Listado de profesores responsables de las asignaturas Una vez seleccionado el plan o todos los planes al pulsar el botón “Aceptar” se genera el siguiente fichero en Access:

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Figura 6.4.3 Listado de Profesores asignados

6 Actualización por Cursos

Al acceder a la opción de menú Actualización por Cursos, aparecerán distintas opciones de menú, “Generación de los datos de un plan de estudios”, “Generación

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Al seleccionar la opción “Generación de los datos de un plan de estudios”

aparecerá una pantalla donde el usuario deberá seleccionar un curso académico de la lista despegable, la convocatoria y el Plan de Estudios y al pulsar el botón Aceptar aparece un mensaje emergente donde se advierte al usuario que se van a generar las pruebas para el curso académico seleccionado basándose en el curso anterior y que se borrarán las pruebas de dicho curso.

Si confirmamos continuar pulsando el botón Aceptar comenzará el proceso de generación de pruebas para el curso, convocatoria y plan seleccionado y mientras

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que se esté realizando visualizaremos en la pantalla una barra de progreso (Figura 7.3).

Figura 7.3 Barra de progreso

Una vez concluido el proceso se mostrará una pantalla en donde se notifica al usuario que se ha realizado correctamente. (Figura 7.4)

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Al seleccionar la opción “Generación de pruebas por Administrador” en esta opción se generarán las pruebas para todos los planes de estudios del curso seleccionado, sólo tendrá acceso a dicha opción el usuario que tenga permisos de administrador.

Aparecerá una pantalla donde el usuario deberá seleccionar un curso académico de la lista despegable.

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Figura 7.1 Generación de Pruebas

Al pulsar el botón Aceptar aparece un mensaje emergente (Figura 7.2) donde se advierte al usuario que se van a generar las pruebas para el curso académico seleccionado basándose en el curso anterior y que se borrarán las pruebas de dicho curso.

Figura 7.2 Mensaje de Advertencia

Si confirmamos continuar pulsando el botón Aceptar comenzará el proceso de generación de pruebas, dicho proceso puede tardar varios minutos y mientras que se esté realizando visualizaremos en la pantalla una barra de progreso (Figura 7.3).

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Figura 7.3 Barra de progreso

Una vez concluido el proceso se mostrará una pantalla en donde se notifica al usuario que se ha realizado correctamente. (Figura 7.4)

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7 Actualizaciones Académicas

A continuación se mostrarán todas las funcionalidades asociadas a esta sección, a la cual se accede a través de sección de menú Actualizaciones Académicas.

Figura 8.1 Opción de menú Actualizaciones Académicas Esta sección esta formada por las siguiente subopciones:

Asignaturas Facultades Departamentos Profesores

7.1 Asignaturas

Desde esta opción del menú, el usuario podrá realizar la modificación de las asignaturas ofertadas para un curso académico de un determinado plan de estudios.

Se pueden modificar tres tipos de asignaturas, que son las siguientes y que se explicarán a continuación:

Asignaturas que no son de Libre Configuración

Asignaturas de Libre configuración ofertadas por otros planes para el plan seleccionado

Asignaturas de Libre configuración del plan seleccionado ofertadas para otros planes

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Figura 8.1 Actualización de las Asignaturas Ofertadas

Pulsando el botón Aceptar y en función del tipo de asignatura seleccionada accederemos a las distintas ventanas enumeradas anteriormente y que pasamos ahora a detallar.

7.1.1 Modificación de Asignaturas que No son de Libre Configuración

Esta nueva ventana (Figura 8.1.1) nos muestra en primer lugar en la línea de título el curso y plan de estudios seleccionados en la ventana anterior. Así como dos listas de asignaturas, la lista de la izquierda contiene las asignaturas NO OFERTADAS y la de la derecha las asignaturas OFERTADAS.

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Figura 8.1.1 Asignaturas de No Libre Configuración

Haciendo “doble click” sobre las asignaturas o seleccionándola y luego pulsando el botón con forma de flecha conseguiremos pasar las asignaturas de una lista a otra.

Al pasar una asignatura de la lista de No ofertadas a Ofertadas nos aparecerá una nueva ventana emergente (Figura 8.1.2) en donde se pide al usuario la confirmación de los datos Cuatrimestre, Código de Asignatura de Matricula, A extinguir y Grupo de Acceso.

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Figura 8.1.2 Confirmación de los datos de la Asignatura

Una vez seleccionados los valores deseados para la asignatura se pulsa el botón confirmar, cerrando de esta forma la ventana y posicionando la asignatura en la lista de asignaturas ofertadas.

Una vez que tengamos en la lista de asignaturas ofertadas las asignaturas deseadas, hay que proceder a guardar los cambios. Para ello hay que pulsar el botón destinado a tal efecto y denominado Almacenar Cambios.

Por último para advertir al usuario que los cambios se han realizado con éxito se muestra una nueva ventana (Figura 8.1.3) con dicho mensaje.

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Figura 8.1.3 Actualización realizada con éxito

7.1.2 Modificación de Asignaturas de Libre Configuración ofertadas por otros planes para este plan

En el caso de querer modificar las asignaturas de libre configuración ofertadas por otros planes para el plan seleccionado en la ventana “Actualización de las Asignaturas Ofertadas” (Figura 8.1), accederemos en un primer lugar a otra ventana (Figura 8.2.1) en la que seleccionaremos el plan que queremos que nos oferte las asignaturas.

Figura 8.2.1 Selecciona Plan

una vez se ha seleccionado el plan de estudios que oferta asignaturas, se muestran en esa misma ventana dos listas con las asignaturas No ofertadas y Ofertadas respectivamente.

Mediante el uso de los botones con forma de flecha situados entre las dos tablas podremos pasar asignaturas de una lista a otra, lo mismo conseguiremos haciendo

“doble click” sobre las asignaturas.

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Figura 8.2.2 Selecciona Asignaturas

Al pulsar el botón Almacenar Cambios, si la lista de asignaturas ofertadas contiene alguna asignatura que no se encuentra como ofertada para ese curso, pasaremos a otra ventana (Figura 8.2.3) en la que se solicita al usuario la confirmación de los campos Cuatrimestre, a Extinguir y Grupo de Acceso y la introducción del Código de Asignatura de Matricula por cada una de las asignaturas.

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Figura 8.2.3 Confirma Asignaturas

Para confirmar los datos introducidos pulsaremos sobre el botón Confirmar , acción que nos mostrará una ultima ventana (Figura 8.2.4) advirtiéndonos de que los cambios se han llevado a cabo.

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En esta última opción podremos modificar las asignaturas de libre elección de este plan ofertadas para otros planes.

Una vez seleccionado el curso, plan de estudios y la opción “de libre configuración de este plan ofertadas para otros planes” desde la ventana “Actualización De Asignaturas Ofertadas” (Figura 8.1) pulsamos el botón Aceptar y acto seguido se abrirá una nueva ventana (Figura 8.3.1) en la que podremos seleccionar el plan de estudios para el que queremos ofertar asignaturas, o seleccionar la opción de

“Todos los Planes” para ofertar asignaturas a todos los planes activos en la UNED en el momento actual.

Figura 8.3.1 Selecciona Plan

Al seleccionar el plan de estudios para el que se ofertarán las asignaturas, la ventana cambia de aspecto (Figura 8.3.2), mostrando dos listas, la lista que aparece a la izquierda de la pantalla contiene las asignaturas NO ofertadas y la de la derecha las que ya tiene ofertadas.

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Figura 8.3.2 Selecciona Asignaturas

Podemos desplazar asignaturas de una lista a otra, tanto de derecha a izquierda, como de izquierda a derecha. Bastará con seleccionar la asignatura que deseamos traspasar a la otra lista y pulsar sobre los botones en forma de flecha que se encuentran entre las dos listas. Al hacer “doble click” sobre alguna asignatura esta automáticamente pasa a la otra lista.

Cuando tengamos las asignaturas que deseamos ofertar en la lista de Ofertadas pulsaremos sobre el botón Almacenar Cambios, si la lista de asignaturas ofertadas contiene alguna asignatura que no se encuentra como ofertada para ese curso, pasaremos a otra ventana (Figura 8.3.3), en la que se solicita al usuario confirme los datos de las asignaturas que seleccionó, los campos a confirmar son

Cuatrimestre, a Extinguir , Grupo de Acceso y la introducción del Código de Asignatura de Matricula por cada una de las asignaturas.

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Figura 8.3.3 Confirma Asignaturas

Cuando se hayan rellenado los campos requeridos con los valores deseados pulsaremos sobre el botón Confirmar Datos para que los cambios sean guardados.

En el caso de haber seleccionado “Todos los Planes” al seleccionar un plan, se actualizarán como ofertadas las asignaturas seleccionadas por el usuario para todos los planes activos en la UNED.

Cuando la acción concluya se mostrará al usuario un mensaje indicando que la actualización se ha realizado con éxito.

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7.2 Facultades

Desde esta opción del menú, el usuario podrá realizar la modificación de los datos asociados a las facultades, a los departamentos pertenecientes a cada facultad y asignar las asignaturas que le corresponden a cada uno de ellos. La información que se puede modificar se explicarán a continuación:

Datos Facultades

Departamentos pro Facultad

7.2.1 Datos Facultades

Esta página (Figura 8.4.1) se tiene que seleccionar la facultad de la cual queremos modificar sus datos asociados.

Figura 8.4.1 Selección Facultad

Al pulsar aceptar se mostrará la siguiente página ( Figura 8.4.2), donde aparecen

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Figura 8.4.2 Datos asociados a la Facultad

Cuando se hayan rellenado los campos requeridos con los valores deseados pulsaremos sobre el botón Aceptar para que los cambios sean guardados.

7.2.2 Datos Departamentos por Facultad

Esta página (Figura 8.4.3) se tiene que seleccionar la facultad y el curso académico de la cual queremos modificar sus datos asociados.

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Figura 8.4.3 Selección Facultad

Al pulsar aceptar se mostrará la siguiente página ( Figura 8.4.2), donde se podrán dar de alta o modificar los departamentos para la facultad seleccionada.

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Figura 8.4.4 Datos asociados a los departamentos de la facultad Para dar de alta un departamento nuevo se introducirá al final de la página y se pulsará el botón de Alta. Si se quiere modificar el nombre de un departamento existente se cambiara y para poner como activo o desactivo un departamento para el curso académico seleccionado se marcara o desmarcara el check de Activo y se pulsará el botón de Grabar para almacenar los cambios. Para asignar las asignaturas de cada departamento se pulsara el botón Asignaturas y se mostrará la siguiente página ( Figura 8.4.5).

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Figura 8.4.5 Asignaturas asignadas a los departamentos

Haciendo “doble click” sobre las asignaturas o seleccionándola y luego pulsando el botón con forma de flecha conseguiremos pasar las asignaturas de una lista a otra.

Y cuando tengamos las asignaturas que deseamos en la ventana de Asignadas a este departamento se pulsara el botón Almacenar Cambios, asignándose así las asignaturas al departamento seleccionado.