MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1

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ÍNDICE

Introducción Pág.

Capítulo I 4

1. Objetivo General 2. Objetivos Específicos

5 Capítulo II 6

1. Dirección de Recursos Humanos Procedimientos y Flujogramas

7 2. Dirección de Auditoría Interna Procedimientos y Flujogramas

74 3. Dirección Financiera

Procedimientos y Flujogramas

84 4. Dirección Administrativa

Procedimientos y Flujogramas

112

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INTRODUCCION

El Manual de Procedimientos Administrativos permite a los funcionarios de los distintos niveles jerárquicos, así como a la Dirección General del Organismo Legislativo, como ente coordinador, facilitar cualquier consulta en los procesos, a su vez, nos da a conocer el responsable en cada paso para podernos avocar de forma precisa y directa para que la gestión en trámite, sea ágil y concreta.

Así mismo, contiene los procedimientos administrativos generales más utilizados en el Congreso de la República, y que se presentan acompañados con flujo grama que lo hace más representativo.

Con el Manual de Procedimientos Administrativos se está estabilizando el desempeño de los distintos puestos de la Administración, eliminando cualquier factor que pueda entorpecer el adecuado desarrollo del mismo.

En el capítulo I

Se describe el objetivo general y objetivos específicos del Manual de Procedimientos Administrativos, los cuales describen el porqué de este manual.

El Capítulo II

Contiene los principales procedimientos administrativos que se realizan dentro del Congreso de la República de Guatemala.

Se debe considerar éste Manual, como un instrumento técnico de consulta permanente, el cual facilita y guía cualquier trámite administrativo que deba realizarse y los pasos respectivos dentro del proceso en las distintas instancias administrativas que conforman el Organismo Legislativo.

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(5)

OBJETIVO GENERAL:

Mantener actualizadas las normativas y procedimientos de cada una de las principales unidades administrativas del Congreso de la República, estableciendo criterios técnicos, para obtener eficiencia y transparencia en la administración de acuerdo con la aplicación de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo y su Reglamento.

OBJETIVO ESPECIFICOS:

Normar los principales procedimientos administrativos a fin de que todos se mantengan actualizados.

Propiciar un manejo técnico, transparente, flexible y eficiente de sus recursos en forma ordenada y cuidadosa.

Implementar la aplicación del manual de procedimientos para agilizar los trámites

que deben seguir las diversas unidades legislativas y administrativas del Congreso

de la República.

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ELABORACIÓN CONTRATOS 022

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de Elaboración de Contratos de la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República, con las instrucciones de la Dirección General, para la elaboración de contratos bajo el renglón presupuestario 022.

2. Objetivo del Procedimiento:

Recibir toda la documentación de soporte para poder realizar la elaboración de contratos.

3. Normas del Procedimiento:

Recibir expediente con la autorización de la Dirección General para la elaboración de Contrato 022.

Elaboración de Contrato.

Mandar a Probidad de la Contraloría de Cuentas cuando es un contrato que gana más de Q8,000.00 quetzales para arriba.

Mandar fotocopia de contrato a la Comisión de la Contraloría General de Cuentas dentro del Congreso de la República.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 9 Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento

Elaboración de Contratos Renglón 022

Paso a seguir Responsable Actividad

1 Dirección General Analiza expediente y solicitud

Autoriza Contratación Elabora orden de contratación

2 Encargada de

Contrataciones

Recibe la autorización de contratación de la Dirección General juntamente con el expediente.

Se elabora el contrato, Acuerdo de Toma de Posesión y se revisa.

3 Interesado Se llama al interesado para firma del contrato, y

que llene la boleta de actualización de datos y la boleta de depósito.

4 Encargado de

Contrataciones

Revisan que los documentos estén correctamente llenos.

Se envía a Firma de Dirección General

5 Dirección General Firma y envía nuevamente a Dirección de Recursos Humanos.

6 Presidencia Firma acuerdo y regresa a la Dirección de Recursos Humanos.

8 Encargada de

Contrataciones

Recibe contratos firmados y autorizados.

9 Encargada de

Administración de Expedientes

Recibe contrato para Administración de Expedientes

para archivarlo en el expediente respectivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 10 ELABORACION CONTRATOS RENGLÓN 022

ENCARGADA DE CONTRATACIONES

ENCARGADA DE

CONTRATACIONES INTERESADOINTERESADO PRESIDENCIAPRESIDENCIA ENCARGADA DE ARCHIVO ENCARGADA DE

ARCHIVO DIRECTOR

GENERAL DIRECTOR

GENERAL

DRH-001

AUTORIZA CONTRATO

ELABORA ORDEN DE CONTRATACIÓN

RECIBE AUTORIZACIÓN

CONTRATO

FIRMA CONTRATO LLENA BOLETA DE DATOS Y BOLETA

DEPOSITO

ELABORA CONTRATO, ACUERDO, TOMA POSESIÓN Y REVISA

REVISA DOCUMENTOS INICIO

AUTORIZA Y DEVUELVE

RECIBE Y ENVIA A PRESIDENCIA

FIRMA ACUERDO Y REGRESA RRHH

RECIBE CONTRATO AUTORIZADO Y ENVIA ARCHIVO

ARCHIVA EXPEDIENTE

FIN

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ELABORACIÓN CONTRATOS 029

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de elaboración de Contratos de la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República, con las instrucciones de la Dirección General, para la elaboración de contratos bajo el renglón presupuestario 029.

2. Objetivo del Procedimiento:

Recibir toda la documentación de soporte para poder realizar la elaboración de contrato.

3. Normas del Procedimiento:

Recibir expediente con la autorización de la Dirección General para la elaboración de Contrato 029.

Elaboración de Contrato.

Enviar fotocopia de contrato a la Contraloría de Cuentas, y regresa firmada y sellada la copia para entregarla a la Comisión de la Contraloría de Cuentas, dentro del Congreso de la República.

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Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento

Elaboración de Contratos Renglón 029

Paso a seguir Responsable Actividad

1 Dirección General Recibe solicitud de los señores Diputados

Analiza cada solicitud, de acuerdo a la Ley Orgánica del Organismo Legislativo

Si procede autoriza la contratación

2 Dirección Legislativo Elabora acta y certifica a Dirección de Recursos Humanos dicha acta

3 Dirección General Recibe certifica y envía a Recursos Humanos

4 Encargada de Contrataciones Recibe certificación de acta donde se autoriza la contratación, juntamente con el expediente completo.

Se elabora el contrato, y se revisa

5 Interesado Se llama al interesado para firma del contrato, y que

llene la boleta para autorización de depósito, se llama al abogado para que verifique que la persona interesada firme efectivamente y firma el abogado de Asesoría Jurídica para autorizar

6 Encargado de Contrataciones Envía a firmas a la Dirección General

7 Dirección General Firma Contrato y devuelve a Recursos Humanos 8 Encargada de Contrataciones Recibe contrato firmado

Fotocopia contrato y entrega una copia a interesado y manda contrato a la Encargada de Administración de Expedientes.

9 Encargada de Administración de Expedientes

Recibe contrato para Administración de Expedientes para

archivarlo en el expediente respectivo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 13 ELABORACION DE CONTRATOS RENGLON 029

DIRECCIÓN LEGISLATIVADIRECCIÓN

LEGISLATIVA ENCARGADA CONTRATOS ENCARGADA

CONTRATOS INTERESADOINTERESADO

ENCARGADA ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES ENCARGADA ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DRH-002

INICIO

RECIBE, ANALIZA Y PROCEDE AUTORIZACIÓN

ELABORA ACTA Y CERTIFICA ENVIA A D.G.

RECIBE, CERTIFICA ENVIA A RRHH

RECIBE CERTIFICACIÓN

AUTORIZADA Y EXPEDIENTE

FIRMA CONTRATO EN

PRESENCIA ABOGADO

ENVIA A FIRMA DIRECCIÓN

GENERAL FIRMA

CONTRATO Y ENVIA A RRHH

RECIBE, DA COPIA A INTERESADO Y ENVIA ARCHIVO

ARCHIVA EXPEDIENTE RESPECTIVO

FIN

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CONTRATACIÓN RENGLÓN 011

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento lo lleva a cabo la Dirección General, a través de la Dirección de Recursos Humanos para realizar las contrataciones bajo el renglón presupuestario 011.

2. Objetivos del Procedimiento:

Contar con personal permanente dentro del Organismo Legislativo.

Que el personal que integra el renglón presupuestario 011, sea personal calificado y eficiente para el desempeño de las funciones que se le asignen.

3. Normas del Procedimiento:

Aprobar la contratación de personal permanente dentro del Congreso de la República de Guatemala, a través de la Dirección General.

Certificar con punto de acta, conjuntamente con la Dirección Legislativa, para que pueda continuar el trámite de contratación que realiza la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República.

Elaboración del Acta de Nombramiento del Personal de nuevo ingreso bajo el renglón presupuestario 011.

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Dirección de Recursos Humanos Procedimiento

Contrataciones bajo el Renglón 011

Paso a seguir Responsable Actividad

1 Dirección General Aprueba contratación de Dirección de Recursos Humanos permanente con cargo al renglón presupuestario 011 y lo hace constar en punto de acta.

2 Dirección Legislativo Certifica el punto de acta y lo traslada

3 Dirección General Traslada a Recursos Humanos , Encargada de Contrataciones.

4 Encargada de Contrataciones Recibe la certificación del punto de acta respectivo y procede a elaborar el acta de toma de posesión y procede a notificar al interesado para que se presente a la Dirección de Recursos Humanos a firmar el acta respectiva y entregar los siguientes documentos:

a) curriculum vital

b) fotocopia de cédula de vecindad c) fotocopia del carnet del NIT d) tarjeta de afiliación al IGSS

e) cuenta bancaria para acreditar pagos

5 Interesado El Interesado firma el acta respectiva

6 Dirección de Recursos Humanos Recibe firma acta y regresa a encargado

7 Encargada de Contrataciones Recibe acta y fotocopia para trasladar a

Administración de Expedientes general de la

Dirección de Recursos Humanos y traslada a

Nominas .

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 16 CONTRATACIÓN RENGLÓN 011

DIRECTOR LEGISLATIVODIRECTOR

LEGISLATIVO ENCARGADO CONTRATOS ENCARGADO

CONTRATOS INTERESADOINTERESADO DIRECCIÓN R.R.H.H.

DIRECCIÓN R.R.H.H.

DIRECTOR GENERAL DIRECTOR

GENERAL

DRH-003

INICIO

CERTIFICA PUNTO ACTA REGRESA D.G.

APRUEBA CONTRATACIÓN

PUNTO ACTA

RECIBE, DA INTRUCCIONES R.H. Y ENCARG.

FIRMA Y DEVUELVE A

R.R.H.H.

RECIBE CERTIFIC.

PTO.ACTA, INTERESADO-RH

FIRMA ACTA Y PASA A ENCARG.CONTS.

RECIBE ACTA PARA ADM.EXPEDIENT

FIN

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PAGO DE RENGLÓN 029

4. Definición del Procedimiento:

Proceso a cargo de la Dirección de Recursos Humanos que inicia con información de la documentación que debe presentar cada trabajador, para obtener su honorario mensual.

5. Objetivo del Procedimiento:

Ejecutar en el tiempo estipulado, los trámites Administrativos que permitan generar la nómina de pago mensual, a efecto de cumplir con el cometido.

6. Normas del Procedimiento:

Informar sobre documentación a presentar en primer pago, así como las consecuentes.

Recibir y verificar la documentación presentada.

Admitir documentación para la generación de nómina.

Remitir a donde corresponda para su revisión y autorización.

Enviar fotocopia de contrato a la Contraloría de Cuentas, y regresa firmada y sellada la copia para entregarla a la Comisión de la Contraloría de Cuentas dentro del Congreso de la República.

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Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento Pago Renglón 029

Paso a seguir Responsable Actividad

1 Encargada de Contrataciones El día 16 aproximadamente de cada mes, se emite circular, donde se informa a todo el personal bajo el renglón 029, las fecha de recepción de facturas para pago, en dicho documento se detallan los requisitos para el primer pago (factura, informe, fianza de cumplimiento, cédula completa, boleto de ornato, fotocopia del contrato, régimen del ISR al que se encuentra sujeto el contratado y colegiado activo, si es profesional) y si se trata de segundo pago únicamente factura e informe.

Traslada a Dirección de Recursos Humanos para su revisión y firma.

2 Dirección General Revisa circular, firma y entrega a Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos para reproducir circular.

Refrenda Circular con visto bueno y envía a Dirección de Recursos Humanos

3 Secretaria de Recursos Humanos Envía a reproducir y repartir circular.

4 Encargada de Recepción de Facturas Llegada la fecha de recepción de facturas, la persona se posiciona en la ventanilla para recibir la documentación descrita en la circular, previo a recibir la documentación la revisa para que todo este correcto.

Recibe documentación correcta y traslada a Asistente de la Dirección de Recursos Humanos.

5 Asistente de la Dirección de Recursos Humanos

Recibe facturas por lotes, revisa

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nuevamente.

Corroborada la documentación, traslada a Dirección de Recursos Humanos para la firma correspondiente de cada documento.

6 Director de Recursos Humanos Firma y sella documentación.

Traslada a Asistente de Dirección de Recursos Humanos .

7 Asistente de Dirección de Recursos Humanos

Ordena documentación y traslada a encargado.

8 Encargado de 029 Recibe facturas ya revisadas y las ingresa al sistema para generar la nómina correspondiente.

Ya ingresada toda la documentación recibida, imprime nómina.

Revisa nómina .

Cita a la Auditoría Interna para revisión de nómina.

9 Auditoría Interna Revisa y firma nómina, si está; correcta si no Solicita correcciones y revisa de nuevo, firma y sella.

Entrega a Encargado

10 Encargado de 029 Recibe nómina 029, emite un oficio para

trasladar nómina y documentación a Dirección Financiera.

Entrega a Dirección de Recursos Humanos para su firma.

11 Dirección de Recursos Humanos Revisa y firma, y envía nómina al

Departamento de Nóminas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 20 PROCEDIMIENTO PAGO RENGLON 029

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR GENERAL ENCARGADA RECEPCIÓN DE FACTURAS ENCARGADA RECEPCIÓN

DE FACTURAS ASISTENTE Y DIRECTORA RR HH ASISTENTE Y DIRECTORA

RR HH AUDITORÍA INTERNAAUDITORÍA INTERNA ENCARGADA

CONTRATACIONESENCARGADA CONTRATACIONES

DRH-0002

INICIO

REVISA DOCUMENTOS, FACTURAS, ENVIA A DIRECTOR GENERAL

REVISA DA VoBo.ENVIA A RR.HH. Y ENCARGADA

FACTURAS

REVISA DOCUMENTOS ESTEN CORRECTOS

PASA ASISTENTE RRHH

CORROBORA DOCUMENTOS PASA A

FIRMA DIRECTORA RRHH

DIRECTORA RRHH FIRMA Y SELLA Y REGRESA TODO

ASISTENTE

ASISTENTE ORDENA DOCUMENTOS Y ENVIA ENCARGADA CONTRATACIONES RECIBE INGRESA

SISTEMA GENERA NÓMINA

ESTA CORRECTA ? SI

NO

SI ESTA CORRECTO FIRMA Y SELLA

FIN

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ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES

1. Definición del Procedimiento:

Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de Administración de Expedientes, para mantener al día todo el archivo de los expedientes, administrativos de los distintos renglones presupuestarios del Organismo Legislativo.

Tanto expedientes activos como inactivos-.

2. Objetivo del Procedimiento:

Recibir la papelería que ingresa diariamente, distribuirla y archivarla en el expediente respectivo.

3. Normas del Procedimiento:

Mantener al día la documentación de cada expediente.

Recibir, Sellar y clasificar la documentación.

Foliar expedientes.

Alimentar la Base de Datos del Administración de Expedientes.

Conservar en óptimas condiciones los expedientes del Dirección de Recursos Humanos administrativo del Administración de Expedientes.

Atender al público

Realizar Informes Mensuales de actividades

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Procedimiento

Administración de Expedientes de la Dirección de Recursos Humanos

Paso a seguir Responsable Actividad

1 Auxiliares de Administración de Expedientes

Encargadas de la recepción de los distintos documentos que ingresan de las distintas unidades:

Programa enpunto IGSS

Vacaciones

Despacho Dirección de Recursos Humanos Contratos y Actas

Cancelaciones Expedientes Nuevos Traslados de Ubicación

Cambios de Renglón Presupuestario Constancias Laborales Entregadas Documentación Renglón 029 Documentación Renglón 022

Documentación de llamadas de atención Documentación de soporte para expedientes 2 Auxiliares de Administración de

Expedientes

Revisa a diario permisos, ausencias, vacaciones, audiencias, llamada de atención por llegadas tarde, Certificaciones del IGSS, actas de altas y suspensiones formularios para sacar tarjetas de afiliación, notas de vacaciones, contratos, distintas actas tarjetas de marcación, constancias laborales 3 Auxiliares de Administración de

Expedientes

Reciben, sellan, clasifican y archivan en el expediente respectivo la papelería que ingresa.

4 Encargada de Administración de Expedientes

Cuando son expedientes nuevos, se ingresan a la Base de Datos de la Administración de Expedientes (nombre, número de contrato, cédula, Nit, IGSS, fecha de ingreso, fecha de nacimiento, No. De colegiado, salario (si es 022 y/o 029) No. De acta (011), Partida (011) fecha de vencimiento de contrato (029 y/o 022), Nombre de la plaza y Ubicación. Se ingresa a la base de datos del Administración de Expedientes y se traslade para que se cambie el expediente de Administración de Expedientes a inactivo

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ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES

BASE DE DATOS BASE DE DATOS ARCHIVO DE

DOCUMENTOS ARCHIVO DE DOCUMENTOS AUXILIAR DE ARCHIVO

AUXILIAR DE ARCHIVO ENCARGADA DE ARCHIVOENCARGADA DE ARCHIVO

RECEPCIÓN, SELLOS Y CLASIFICACIÓN

INICIO

TRASLADA A BASE DE DATOS

OK?

RECIBE Y ARCHIVA

FIN CORRIGE

DOCUMENTACIÓN

ELABORA EXPEDIENTES

NUEVOWS

INGRESA DATOS

NO

SI

DRH-005

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ATENCIÓN DE CONSULTAS EN CLÍNICA MÉDICA, A DIPUTADOS, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

DEL ORGANISMO LEGISLATIVO

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento está a cargo de la Clínica Médica. Permite la atención única y exclusivamente para el Recurso Humano del Organismo legislativo, comprendido dentro de las siguientes categorías: Diputados, Funcionarios, Asesores y Dirección de Recursos Humanos en general.

Se podrán hacer excepciones sólo en casos catalogados de extrema urgencia a personas que por una u otra razón se encuentren dentro de las instalaciones del Organismo Legislativo.

2. Objetivos del Procedimiento:

Prestar el servicio de atención médica (consulta), completamente gratuito.

Regular y ordenar la atención de los pacientes.

Llevar una ficha de control, para tener los antecedentes de la salud del trabajador que asiste a la consulta.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 25 3.

Normas del Procedimiento

:

La consulta médica que se presta al Dirección de Recursos Humanos del Organismo legislativo es únicamente Dirección de Recursos Humanos, por lo que no se atenderá vía telefónica.

El horario de servicio de la clínica médica es de 8:00 de la mañana a las 16:30 de la tarde. (No se atenderán consultas fuera de horario establecido).

El orden de atención de los pacientes, se hará conforme ingresen a la clínica y sólo se podrá alterar si existe alguna emergencia, a criterio del médico de turno.

La enfermera responsable de la custodia de las medicinas hará la entrega de cualquiera de los medicamentos en existencia en la clínica médica, únicamente cuando el paciente tratado presente la respectiva receta firmada y sellada por el médico de turno tratante, así como por la persona que recibe.

Todo medicamento que se proporcione en la Clínica debe tener una firma o nombre de la persona a la que se le entrega sin excepción alguna.

El servicio de hipodermia (inyecciones), se prestará únicamente cuando el paciente presente la receta firmada y sellada por el médico de turno que lo atendió, o bien con receta médica extendida por otro médico tratante, de igual manera firmada y sellado

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Procedimiento

Atención de Consultas en Clínica Medica

Pasos a seguir Responsable Actividad

1 Secretaria Recepcionista Atiende al trabajador que solicita atención médica.

Elabora o busca ficha del paciente, quien previamente se ha identificado como trabajador del Organismo Legislativo

2 Enfermera Recibe expediente y realiza preconsulta (toma

de signos vitales)

3 Paciente Ingresa a consulta

4 Médico Realiza interrogatorio, examen médico y

proporciona receta con los medicamentos necesarios

Anota en la hoja de control de pacientes, nombre, edad, sexo, diagnóstico y tratamiento que servirá para el informe mensual.

5 Enfermera o Secretaria Entrega medicamento de recetas si hay en existencia.

Realiza curaciones y aplicación de medicamentos inyectados necesarios

6 Secretaria Encargada de Inventarios

Descarga los medicamentos proporcionados para llevar un mejor control del inventario y las existencias

Ingresa datos al sistema de control de inventarios

7 Secretaria Recepcionista Archiva los expedientes, notas de suspensión y resultados de laboratorios.

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8 Consulta con otros médicos Si a criterio de médico del Congreso, se hace necesario la evaluación por especialista, se le refiere al IGSS y se le orienta los pasos a seguir para su atención

Se le envía a la Dirección de Recursos Humanos para que elaboren certificado de trabajo

9 Suspensiones Si se considera necesario suspender a un

trabajador por alguna enfermedad que lo amerite ausentarse de sus labores, la clínica médica emite nota de suspensión dirigida a la Dirección de Recursos Humanos con el Visto Bueno del Jefe Inmediato para que tenga conocimiento de que el trabajador ha sido suspendido (máximo dos días).

Se entrega copia de esta suspensión a la clínica médica, para archivar en el expediente respectivo

Si el problema de salud amerita más de dos días, el paciente deberá acudir al IGSS, salvo casos especiales que se trataran con el Director de Recursos Humanos.

10 Solicitud de Medicamentos La secretaria encargada de inventarios, procede a verificar existencias en el Sistema de proveeduría.

De acuerdo a sus existencias elabora su solicitud de compra de medicamentos, que envía a la Primera Secretaría para su autorización Posteriormente a su autorización y compra son recibidos los medicamentos por la secretaria encargada de inventarios, quien procede a contarlos y verificar que se reciba lo facturado por los proveedores.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 28 ATENCIÓN DE CONSULTAS CLÍNICA MEDICA

ENFERMERA

ENFERMERA PACIENTEPACIENTE MÉDICOMÉDICO ENCARGADA DE INVENTARIO ENCARGADA DE

INVENTARIO SECRETARIA

SECRETARIA

DRH-006

REALIZA EXAMEN

ENTREGA MEDICAMENTO SI

HAY EXISTENCIA ATENCIÓN Y

BÚSQUEDA DEL EXPEDIENTE DEL

PACIENTE

TOMA DE SIGNOS VITALES

RECIBE E INGRESA A LA

BASE DE DATOS INGRESA A

CONSULTA INICIO

ELABORA RECETA

ANOTA EN HOJA DE CONTROL DE PACIENTES REALIZA CURACIONES

Y APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS INYECTADOS

ARCHIVA EXPEDIENTE

ANALIZA EVALUACIÓN POR

ESPECIALISTA

ES NECESARIA?

REMITE AL IGSS Y ORIENTA PASOS A

SEGUIR SI AMERITA SUSPENSIÓN?

NO

ELABORAN SUSPENSIÓN

SI NO

1

2

VERIFICA EXISTENCIAS

HAY EXISTENCIAS?

SI

ELABORA SOLICITUD DE

COMPRA

3

NO

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 29 ATENCIÓN CONSULTAS EN CLÍNICA MÉDICA

DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN

GENERAL DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA JEFE INMEDIATO

JEFE INMEDIATO DIRECCIÓN DE

RRHH DIRECCIÓN DE

RRHH

1

DRH-006

PACIENTE SOLICITA CERTIFICADO DE

TRABAJO

FIRMA SUSPENSIÓN Y

DA SU Vo. Bo.

ENTREGA DE CERTIFICADO DE

TRABAJO

FIN

ENTREGA SUSPENSIÓN

FIRMA DE RECIBIDO

FIN 2

RECIBE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA PARA AUTORIZACIÓN

3

RECIBE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA AUTORIZADA POR DIRECCIÓN GENERAL

ENVÍA A COMPRAS DONDE SE REALIZA EL PROCEDIMIENTO QUE CORRESPONDE

FIN

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BASE DE DATOS

1. Definición del procedimiento:

La encargada de la Base de Datos, realiza actualizaciones constantes en la Base de Datos, para que la información del empleado del Organismo Legislativo esté actualizada.

2. Objetivos del Procedimiento:

Mantener al día la Base de Datos.

Generar información verídica y actualizada de los empleados del Organismo Legislativo.

Verificar en la Base de Datos que el Dirección de Recursos Humanos tenga calidad de activo dentro de la Institución.

3. Normas del Procedimiento:

Proporcionar la información solicitada, mediante listados o el medio que designe el Director de Recursos Humanos.

Avisar al Director de Recursos Humano de cualquier información que soliciten las otras unidades, para poder proporcionarla con el respectivo Visto Bueno.

Mantener actualizada la Base de Datos de todo el Dirección de Recursos Humanos administrativo del Organismo Legislativo.

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Procedimiento Base de Datos

Pasos a Seguir Responsable Actividad

1 Encargada de Base de

Datos

Ingresar a la Base de Datos toda la información que se necesita del empleado, para que en todo momento esté actualizada

2 Encargada de Base de Datos Trasladar todos los documentos que ingresan a la Encargada de Administración de Expedientes para mantener actualizados los expedientes administrativos

3 Encargada de Administración de Expedientes

Recibe los documentos que le trasladan, para clasificar y archivar en el expediente respectivo.

4 Auxiliar de Administración de Expedientes

Archiva en el expediente respectivo

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BASE DE DATOS

ENCARGADO DE ADMON.DE EXPEDIENTES

ENCARGADO DE ADMON.DE

EXPEDIENTES AUXILIAR DE ARCHIVOAUXILIAR DE ARCHIVO ENCARGADO BASE DE

DATOS

ENCARGADO BASE DE DATOS

DRH-007

INICIO

INGRESO DE DATOS

TRASLADO DE DOCUMENTOS

RECIBE LOS DOCUMENTOS Y

CLASIFICA

ARCHIVA LOS DOCUMENTOS

EXPEDIENTE RESPECTIVO

FIN

(33)

INDUCCION

1. Definición del procedimiento:

Procedimiento que permite conocer, el que hacer de la institución a todo el Dirección de Recursos Humanos, que ya ha sido seleccionado y contratado.

2. Objetivo del Procedimiento:

Proporcionar al empleado de nuevo ingreso toda la información necesaria sobre los deberes y obligaciones que desempeñará.

3. Normas del Procedimiento:

Es obligatorio que exista una inducción general de la institución al Dirección de Recursos Humanos de nuevo ingreso.

Debe dársele al empleado de nuevo ingreso o ascendido inducción al puesto, para el cual fue seleccionado o promovido.

Resolver todas las dudas que el empleado presente, en cuanto a su cargo dentro de la institución.

El Jefe inmediato se asegurará de que el empleado de nuevo ingreso ya haya pasado por el proceso de inducción.

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Procedimiento

Inducción de Dirección de Recursos Humanos

1 Director de Recursos Humanos u Oficial Encargado

Cita al funcionario o empleado recién contratado a la sala de sesiones

2 Funcionario o encargado de Inducción

Realiza la inducción de conformidad con la Guía No. 1, Inducción General al Organismo Legislativo, para Dirección de Recursos Humanos de Nuevo Ingreso.

Realiza un recorrido de las instalaciones importantes que debe conocer el funcionario o empleado recién contratado

Presenta al funcionario o empleado

recién contratado o ascendido con el jefe inmediato superior

5 Jefe inmediato del funcionario o empleado recién contratado

Recibe a su subalterno y realiza la inducción de conformidad con la Guía No. 2, Inducción en el Puesto para el Dirección de Recursos Humanos de Nuevo Ingreso o Ascendido.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 35 INDUCCION

FUNCIONARIO ENCARGADO DE INDUCCIÓN

FUNCIONARIO ENCARGADO

DE INDUCCIÓN JEFE INMEDIATOJEFE INMEDIATO DIRECTOR DE RRHH

DIRECTOR DE RRHH

DRH-008

INICIO

CITA EMPLEADO DE NUEVO INGRESO

REALIZA INDUCCIÓN PERSONAL DE NUEVO INGRESO

RECIBE AL EMPLEADO DE NUEVO INGRESO

FIN REALIZA

RECORRIDO DE LAS INSTALACIONES

PRESENTA AL EMPLEADO DE NUEVO INGRESO A

JEFE INMEDIATO

ASIGNA ATRIBUCIONES

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RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento es el que se lleva a cabo para integrar nuevo Dirección de Recursos Humanos, cuando existe una plaza vacante.

2. Objetivos del Procedimiento:

Tener una base de currículos que permita escoger al Dirección de Recursos Humanos idóneo para optar a una plaza.

Admitir para el trámite respectivo de promoción, las solicitudes del Dirección de Recursos Humanos.

3. Normas del Procedimiento:

Sólo aceptar papelería completa de conformidad con los requerimientos establecidos por la Ley de la materia.

Todo documento deberá ser original, acompañado de una copia.

Toda la información presentada que cumpla con los requisitos mínimos establecidos será verificada por el encargado de reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos.

(37)

Procedimiento

Reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos

1 Director Establece la existencia de la plaza vacante y

llena el formulario de requisición de Dirección de Recursos Humanos

2 Dirección Solicitante Remite el original y copia a la Dirección de Recursos Humanos

3

Secretaria Dirección de Recursos Humanos

Recibe el formulario de requisición de Dirección de Recursos Humanos (ver anexo)

Verifica la información contenida y procede:

Si la información no es correcta lo devuelve Si es correcta recibe el formulario, lo sella de recibido, lo firma y devuelve la copia a la Dirección remitente

El original se remite al Director de Recursos Humanos

4 Director de Recursos Humanos Recibe original del formulario de requisición, verifica la información contenida en el mismo.

5 Director de Recursos Humanos

Consulta Banco de Recursos Humanos para verificar la existencia de candidatos idóneos para ocupar la vacante:

Si existen uno o más candidatos, continua conforme el procedimiento No. 2.

Selección de Dirección de Recursos Humanos y aquí finaliza el procedimiento.

Si no existe ningún candidato idóneo continúa con el paso No. 6 de este procedimiento.

(38)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 38 6 Director de Recursos Humanos

Realiza el reclutamiento de candidatos para ocupar la plaza vacante a través de:

 Fuentes Internas

 Convocatoria interna:

 para Dirección de Recursos Humanos que labora en el Congreso y que sea sujeto de promoción.

Fuentes Externas:

 Web del Congreso de la República

 Oficina Nacional del empleo (Ministerio de Trabajo).

 Convocatorias públicas si es necesario.

7 Candidato(s) interesado(s) Presentan a la Dirección de Recursos Humanos la papelería solicitada en el aviso de la convocatoria.

8

Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos

Recibe y revisa la papelería presentada por el candidato y procede

Si la papelería esta completa y correcta entrega el formulario de solicitud de empleo, y continúa conforme al procedimiento No. 2.

de Selección de Dirección de Recursos Humanos.

Si la misma no esta completa la devuelve al candidato para hacerlo.

Si la papelería presentada no satisface los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, se devuelve al candidato.

(39)

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

DIRECTOR DE RRHH DIRECTOR DE RRHH SECRETARIA DIRECCIÓN

DE RRHH SECRETARIA DIRECCIÓN

DE RRHH DIRECTOR SOLICITANTE

DIRECTOR SOLICITANTE CANDIDATO / INTERESADOCANDIDATO / INTERESADO DRH-009

INICIO

ESTABLECE EXISTENCIA DE PLAZA VACANTE

REMITE EXPEDIENTE A

RRHH

RECIBE EXPEDIENTE Y

FORMULARIO

VERIFICA INFORMACIÓN DEL

FORMULARIO

INFORMACIÓN CORRECTA?

RECIBE ORIGINAL DEL

EXPEDIENTE

DEVUELVE A DIRECCIÓN SOLICITANTE

CONSULTA BANCO DE DATOS DE RRHH

REALIZA PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN DE PERSONAL

REALIZA RECLUTAMIENTO DE CANDIDATOS: FORMA

INTERNA

LLENA PAPELERÍA SOLICITADA

HAY MAS CANDIDATOS?

FIN REALIZA

CONVOCATORIA FORMA EXTERNA

SI

CORRIGE EXPEDIENTE

NO

SI NO

RECIBE, FIRMA, SELLA Y ENVÍA EXPEDIENTE

O

RECIBE Y REVISA PAPELERÍA

PAPELERÍA COMPLETA?

TRASLADA A LA DIRECCIÓN DE RRHH A

TRAVÉS DE LA SECRETARIA

A

REALIZA PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN DE PERSONAL

SI

B NO

B

CORRIGE LA PAPELERÍA

(40)

PROCESOS ADMINISTRATIVOS, DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento lo lleva a cabo la Unidad de Procesos Administrativos, quien se encarga de aplicar las sanciones administrativas disciplinarias, para el Dirección de Recursos Humanos del Organismo Legislativo, y dar cumplimiento a las obligaciones y derechos que establece la Ley.

2. Objetivos del Procedimiento:

Verificar y controlar la información y observancia que presentan los Supervisores de la Dirección

Mantener la disciplina interna e impulsar la armonía en cada unidad de trabajo.

3. Normas del Procedimiento:

Observar el cumplimiento de esta misión.

Observar las normas estipuladas en las leyes laborales, como el derecho de defensa.

Cumplir con los procesos en la aplicación de sanciones y destituciones del Dirección de Recursos Humanos.

(41)

Procedimiento

Procesos Administrativos

1 Jefe Inmediato Manda reporte por escrito a la Dirección de

Recursos Humanos.

2 Encargado de Procesos

Administrativos

Consulta a Director de Recursos Humanos que sanción se va aplicar, de acuerdo al reporte.

Elabora por escrito corrida de audiencia al interesado.

3 Interesado Evacua audiencia

Administrativos

Escucha al interesado

Si todo está bien, acepta la justificación, y continua el proceso.

Si no está bien, coordina con el Director de Recursos Humanos sanción a tomar.

Administrativos

Elaboran informe y trasladan al Director General , con copia a la Primera Secretaria, para esperar resolución.

6 Dirección General Gira instrucciones a Director de Recursos

Humanos para que realice sanción si la hay.

7 Directora de Recursos Humanos

Resuelve situación, y envía resolución al expediente personal, Administración de expedientes.

8 Administración de Expediente Archiva documento en el expediente

respectivo.

(42)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 42 PROCEDIMIENTO PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ENCARGADO PROCESOS ADM.

ENCARGADO

PROCESOS ADM. INTERESADOINTERESADO DIRECTOR GENERALDIRECTOR GENERAL DIRECTORA RR.HH.DIRECTORA RR.HH.

JEFE INMEDIATO JEFE INMEDIATO

DRH-010

INICIO

ENVÍA REPORTE ESCRITO A DIREC.RR.HH

CONSULTA A DIRECTOR R.H.SANCION P/

ELABOR-AUDIEN

EVACUA AUDIENCIA

ESCUCHA INTERESADO

GIRA INSTRUCCIÓN PARA APLICAR SANCIÓN Y ENVIA

A RRHH

RESUELVE Y ENVIA RESOLUCIÓN A EXP./ARCHIVO NO

ARCHIVO EXPEDIENTE

PERSONAL SI

FIN RECIBE

JUSTIFICACION CORRIDA DE

AUDIENCIA

(43)

SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Definición del procedimiento:

Tiene como objetivo especifico el procedimiento de la selección de Dirección de Recursos Humanos de escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades y así optar a alguna plaza vacante dentro de la institución

2. Objetivos del Procedimiento:

Deberá el interesado haber pasado por el procedimiento de reclutamiento.

Analizar el expediente presentado por el interesado para su selección.

Verificar que el seleccionado haya asistido a sus citas correspondientes.

3. Normas del Procedimiento:

Es obligatorio que el interesado, previo a obtener una plaza dentro de la institución, se someta a las distintas evaluaciones correspondientes en las áreas técnicas, así como físicas y psicológicas.

El Director de Recursos Humanos, manejará con absoluta confidencialidad toda información verbal o escrita obtenida de los candidatos.

(44)

Procedimiento

Selección de Dirección de Recursos Humanos

1

Director de Recursos Humanos

Recibe los expedientes para hacer la selección de candidatos a la plaza vacante.

Consultando al Banco de Recursos Humanos del Congreso para verificar si existen otros candidato con el perfil necesario para la vacante

2 Director de Recursos Humanos Analiza los expedientes de los candidatos y elabora un programa de entrevistas

3 Director de Recursos Humanos De conformidad con el programa elaborado, cita por medio de su secretaria a todos los candidatos para entrevista

4 Director de Recursos Humanos Recibe a los candidatos para entrevista, proporcionándoles la información respectiva (ubicación del puesto o cargo, condiciones de trabajo, salario, horario, etc.)

Obtiene información sobre el candidato (experiencia laboral, interés por la plaza, etc.)

En este momento puede darse la primera preselección, sea por declinación propia del candidato o por descalificación por la información que el candidato proporcionó.

Si el candidato califica y está interesado, se le indica que debe efectuarse las evaluaciones correspondientes, indicándole la fecha y hora para los mismos.

Si las evaluaciones se efectúan en el Departamento de Reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos y Selección de Dirección de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) o en otra institución o empresa dedicada a estos servicios, el Director de Recursos Humanos del Congreso de la República debe coordinar la fecha y hora para las pruebas y se la comunica a los candidatos.

5 Candidato (s) interesado(s) Se presentan en la fecha, hora y lugar programados para efectuar las evaluaciones

(45)

6 Director de Recursos Humanos Recibe al (los) candidato(s) citado(s) y práctica las evaluaciones.

Si el candidato sustenta las evaluaciones en ONSEC, u otra empresa o institución, el Director de Recursos Humanos debe darle seguimiento a fin de obtener los resultados respectivos en el menor tiempo posible.

7 Director de Recursos Humanos Analiza los resultados de las evaluaciones, los revisa y preselecciona hasta un máximo de tres candidatos elegibles. Si lo considera necesario, realiza las investigaciones pertinentes para corroborar la información proporcionada por los candidatos y procede así:

Si alguna de la información importante, aportada por el candidato es falsa o alterada, se procede a su descalificación, notificándole por cualquier medio.

Si la información proporcionada por los candidatos es correcta, envía a los candidatos a la clínica medica para la evaluación médica respectiva y traslada los tres expedientes preseleccionados al Director de la Unidad solicitante

8 Director del Departamento Solicitante Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y procede así:

Si lo considera necesario cita a los candidatos separadamente para una entrevista final.

Si lo considera conveniente no realiza la entrevista final con ninguno de los tres candidatos.

En ambos casos selecciona en orden descendente (primero, segundo y tercer lugar) a los candidatos y remite los expedientes al Director de Recursos Humanos.

9 Director de Recursos Humanos Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y elabora un proyecto de acuerdo de nombramiento del candidato que seleccione. El resto de expedientes de los candidatos se remiten al Banco de Recursos Humanos del Congreso de la República para próximas oportunidades

(46)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 46 SELECCIÓN DE PERSONAL

CANDIDATOS O INTERESADOS CANDIDATOS O

INTERESADOS

DIRECCIÓN SOLICITANTE

DIRECCIÓN SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RRHH

DIRECCIÓN DE RRHH

DRH-011

INICIO

RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES Y CONSULTA BASE DE

DATOS

ANALIZA EXPEDIENTES Y

ELABORA ENTREVISTA

CITA A LOS INTERESADOS PARA

ENTREVISTA

RECIBE CANDIDATOS PARA

ENTREVISTA

OBTIENE INFORMACIÓN DEL

CANDIDATO

PRIMERA PRESELECCIÓN

SI CALIFICA CANDIDATO DEBE

REALIZAR EVALUACIONES

ES FALSA?

SE DESCALIFICA

SI LA INFORMACIÓN ES CORRECTA ENVÍA CLÍNICA

MEDICA EVALUACIÓN RESPECTIVA ANALIZA RESULTADOS Y VERIFICA INFORMACIÓN

DEL CANDIDATO RECIBE CANDIDATO

Y REALIZA EVALUACIONES

CANDIDATO EFECTÚA EVALUACIONES

NOTIFICA POR CUALQUIER MEDIO

SI

NO

SELECCIONA CANDIDATOS Y REMITE EXPEDIENTE A

RRHH RECIBE EXPEDIENTE

REALIZA ENTREVISTA FINAL

RECIBE EXPEDIENTE Y

ELABORA NOMBRAMIENTO

FIN

(47)

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VACACIONES

1. Definición del procedimiento:

A través de un encargado de vacaciones, se organizará, planificará y controlará el cumplimiento de las vacaciones a que tiene derecho todo trabajador que esté en los renglones presupuestarios 011 y 022 del Organismo Legislativo.

2. Objetivos del Procedimiento:

Organizar y planificar las vacaciones del Dirección de Recursos Humanos anualmente.

Dar cumplimiento a lo establecido en la ley de la materia.

Verificar que el Dirección de Recursos Humanos haya gozado de sus vacaciones en el tiempo correspondiente.

3. Normas del Procedimiento:

Llenar el formulario para solicitud de vacaciones, con 48 horas de anticipación.

Presentar formulario debidamente completo con la información requerida y con el visto bueno del jefe inmediato.

Interrupción o suspensión del período vacacional por causa justificada.

Aviso de retorno a labores

(48)

Procedimiento

Solicitud de autorización de Vacaciones

1 Interesado Solicita y llena formulario de Solicitud y

Autorización de Vacaciones en original y copia, los firma y los remite al jefe inmediato superior

2 Jefe Inmediato Superior Recibe el original y copia del formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones y procede así

Si está de acuerdo con la solicitud de vacaciones, firma de visto bueno y sella en el espacio correspondiente en el original y copia del formulario de Solicitud de Autorización de Vacaciones y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos.

Si no está de acuerdo con las vacaciones del solicitante, no firma de visto bueno y devuelve el formulario al interesado.

Le reprograma las vacaciones solicitadas 3

Encargada de Vacaciones Dirección de Recursos Humanos

Recibe formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones

4 Encargado de Vacaciones, de Dirección de Recursos Humanos

Recaba la información en el expediente del interesado:

Si es procedente el período de vacaciones solicitado, ingresa la información a la Base de Datos del Sistema de Vacaciones, para que la información esté actualizada.

Si el período de vacaciones no es procedente hace la anotación correspondiente en el original y copia del formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones y lo devuelve al interesado.

Elabora nota donde indica al interesado cuantos días le quedan para el goce de sus vacaciones

5 Director de Recursos Humanos Recibe nota de autorización firmada por Encargado de Vacaciones

6 Director de Recursos Humanos

Devuelve el original y copia firmada al Encargado de Vacaciones

7 Encargado de Vacaciones Envía nota al interesado y manda la copia de recibido al Administración de Expedientes para el expediente

8 Interesado Notifica al encargado de Vacaciones que ha

regresado a sus labores

(49)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 49 VACACIONES

JEFE INMEDIATO

JEFE INMEDIATO ENCARGADO DE VACACIONES ENCARGADO DE

VACACIONES

DIRECTOR DE RRHH DIRECTOR DE

RRHH

ENCARGADO DE ADMÓN. DE EXPEDIENTES ENCARGADO DE

ADMÓN. DE EXPEDIENTES INTERESADO

INTERESADO

REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES

FIN RECIBE

FORMULARIO AUTORIZADO

ANALIZA EXPEDIENTE ESTÁ DE

ACUERDO?

RECIBE FORMULARIO Y

PROCEDE

ES PROCEDENTE?

ARCHIVA COPIA DE NOTA EN EXPEDIENTE INICIO

DEVUELVE AL INTERESADO CON

LA ANOTACIÓN RESPECTIVA

SOLICITA FORMULARIO Y

LLENA

FIRMA OFICIO

FIRMA DE Vo. Bo.

Y SELLA

DRH-012

SI NO

INGRESA BASE DE DATOS

SI

NO

ELABORA OFICIO DE VACACIONES

NOTIFICA AL INTERESADO RECIBE Y FIRMA DE

RECIBIDO Y NOTIFICA CUANDO REGRESA DE SUS

LABORES

MANDA COPIA DE RECIBIDO AL EXPEDIENTE PARA

SU ARCHIVO

(50)

SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO, CONSTANCIAS LABORALES Y CERTIFICACIONES LABORALES

1. Definición del procedimiento:

Este procedimiento se lleva a cabo en la Dirección de Recursos Humanos a través de un encargado de certificaciones de tiempo de servicio, cuando solicite este servicio. . Esto es para documentar e informar interna y externamente la relación laboral de Dirección de Recursos Humanos administrativo del Organismo Legislativo.

2. Objetivos del Procedimiento:

Verificar que la información solicitada sea real.

Extender al Dirección de Recursos Humanos que solicite, la información y documentación en lo que se

refiere constancias laborales, certificaciones laborales y certificaciones de tiempo de servicio.

El empleado recibirá una atención Dirección de Recursos Humanosizada.

3. Normas del Procedimiento:

Presentar solicitud respectiva.

La entrega de la Certificación de Tiempo de Servicio, Constancias Laborales y Certificaciones laborales, será únicamente y exclusivamente entregada al interesado.

(51)

Procedimiento

Solicitud de Certificación y Tiempo de Servicios, Constancias y Certificados Laborales

1 Encargado de constancias Constancias de Trabajo:

Recibe voucher del último mes pagado.

Solicita el expediente al Administración de Expedientes, revisa y analiza.

Se asigna u correlativo de constancias, y se procede a la elaboración.

Se firma y se sella y se traslada al Director de Recursos Humaos que la firme.

Ya firmada se entrega al interesado.

2 Encargado de Certificación de actas Certificación de Actas:

Recibe solicitud firmada por el empleado Se solicita expediente al Administración de Expedientes, se revisa y analiza.

Se transcribe el documento, se firma y se sella y se traslada al Director para que la firme.

3 Encargado de Certificación de Tiempo de Servicio.

Certificación de Tiempo de Servicio:

o Se recibe solicitud de tiempo de servicio.

Se solicita expediente al Administración de Expedientes, se revisa y analiza.

Se revisan nóminas de salario en el Administración de Expedientes de Financiero

Se traslada la información a formulario específico

Se confronta el documento en Financiero Se firma la certificación de Tiempo de Servicio y se Traslada a la Dirección de Recursos Humanos para firma y sello.

4 Encargado de Constancias Confirmación de información de Constancias y Certificaciones a Bancos e Instituciones Comerciales:

Se recibe llamada para confirmar datos Se revisa el sistema de cómputo y se da la información, al interesado.

(52)

CONSTANCIAS DE TRABAJO

ADMINISTRACION DE EXPEDIENTE ADMINISTRACION DE

EXPEDIENTE

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE RECURSOS

HUMANOS EMPLEADOEMPLEADO ENCARGADO DE

CONSTACIAS ENCARGADO DE

CONSTACIAS

DRH-013

INICIO

RECIBE VOUCHER DEL ULTIMO MES

PAGADO

RECIBE CONSTANCIA

LABORAL

FIN ELABORA

CONSTANCIA

FIRMA, SELLA Y TRASLADA PARA

FIRMA SOLICITA EXPEDIENTE

REVISA Y ANALIZA EL EXPEDIENTE

ENVIA EXPEDIENTE

REVISA Y FIRMA LA CONSTANCIA

(53)

CERTIFICACION DE ACTAS

ENCARGADO DE CERTIFICACIONES

ADMINISTRACION DE EXPEDIENTE ADMINISTRACION DE

EXPEDIENTE

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE RECURSOS

HUMANOS EMPLEADO

EMPLEADO

DRH-013.1

INICIO

ENTREGA SOLICITUD PARA

CERTIFICACIÓN

REVISA, FIRMA Y SELLA

FIN ELABORA

CERTIFICACIÓN DE ACTA

RECIBE SOLICITUD Y

SOLICITA EXPEDIENTE

REVISA Y ANALIZA EL EXPEDIENTE

ENVIA EXPEDIENTE

(54)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 54 CERTIFICACION DE TIEMPO DE SERVICIO

ENCARGADOS DE CERTIFICACIONES ENCARGADOS DE CERTIFICACIONES

ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES

DIRECCION FINANCIERA Base de Datos DIRECCION FINANCIERA Base de Datos

DIRECCION DE RECURSOS

HUMANOS DIRECCION DE

RECURSOS HUMANOS EMPLEADO

EMPLEADO

DRH-013.2

ENTREGA SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD PARA

CERTIFICACION

SOLICITA EXPEDIENTE

REVISA Y ANALIZA EXPEDIENTE

SOLICITUD DE NOMINAS Y

SALARIOS SE TRASLADA

LA INFORMACION A

FORMULARIO

SE CONFRONTA CON EL DOCUMENTO DE

LA DIRECCION FINANCIERA

SE FIRMA Y SELLA

REVISA, FIRMA Y SELLA.

FIN INICIO

(55)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 55 CONFIRMACION CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES

ENCARGADO DE CERTIFICACIONES

ENCARGADO DE CERTIFICACIONES BANCO Y/INSTITUCIONES

BANCARIAS BANCO Y/INSTITUCIONES

BANCARIAS

INICIO

HACE LA LLAMADA PARA PEDIR CONFIRMACION DE

DATOS

RECIBE LA LLAMADA

VERIFICA LOS DATOS EN EL

SISTEMA

RECIBE INFORMACION

SOLICITADA

FIN

DRH-013.3