PROCEDIMIENTO MANEJO DE RAPPELS Y COLABORACIONES
El Saber Hacer a tu alcance
“Los procedimientos describen un conjunto de actividades que se deben ejecutar para cumplir con un objetivo determinado,
garantizar su cumplimiento es responsabilidad de todos en Cencosud”
2. FLUJOGRAMA
Garantizar el correcto trámite ingreso en el Sistema Comercial de las negociaciones acordadas con los proveedores de con los rappels y colaboraciones la conciliación y posterior contabilización y pago. Fuera de acuerdo comercial o cobros manuales de descuentos negociados dentro del acuerdo comercial.
1. OBJETIVO
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3. NORMAS
• El Director/ Gerente / Líder Comercial frente a una reclamación del proveedor debe analizar y aclarar las desviaciones presentadas en los cobros usando como soporte los formatos "Condiciones Especiales" (GCO-F056), "Aportaciones Mensuales" (GCO-F049) y "Oferta Comercial" (GCO-F031) archivadas en el área de Contabilidad.
• El Analista / Auxiliar de Proveedores y Negociaciones debe realizar la aplicación del cobro al proveedor por negociaciones en dos cortes quincenales. La primera quincena se liquida el día 15 de cada mes, esta liquidación se realiza por los conceptos manuales; en caso de que sea día festivo, se liquida el siguiente día hábil. La segunda quincena se liquida el día 1 del mes siguiente; se liquidan los conceptos automáticos y manuales. Para efectos de este procedimiento estas liquidaciones se conocen en adelante como “cierre”.
* todas las solicitudes de cobros manuales en pesos o dólares, devoluciones de dinero al proveedor y reclasificaciones deben tramitarse por intermedio de la herramienta. Estas solicitudes deben ser aprobadas en wga por el
director/gerente comercial y el jefe de proveedores.
*todas las solicitudes deben venir aprobadas por el proveedor mediante: copia de la oferta comercial firmada por el representante legal (o su suplente o su apoderado) o mail del proveedor o firma del proveedor (puede ser el contacto comercial) en el formato de cobro manual o carta del proveedor.
*todas las solicitudes de facturación que sean entregadas después del día 20 del mes corriente hasta el día 2 hábil del
mes siguiente, se provisionarán. Todas las solicitudes de nota de descuento que sean entregadas en los dos primeros días
hábiles del siguiente mes, se provisionarán con fecha del mes anterior.
*los valores negociados como servicios deben ser cobrados con conceptos facturables. Los valores negociados como descuentos deben ser cobrados con conceptos por nota de descuento y no generan contraprestación. Las observaciones de la nota debe obligatoriamente coincidir con el concepto usado.
• Para el cierre de la primera quincena el Jefe Sección Comercial solo debe integrar las negociaciones adicionales o por montos fijos si son liquidados sobre una base de compras y/o autorizadas por el proveedor; el Jefe Sección Comercial debe anexar el dato de la base de cálculo en formato "Condiciones Especiales" (GCO-F056), las cuales serán recibidas por el Analista / Auxiliar de Proveedores y Negociaciones hasta los días 13 de cada mes. Para el cierre de la segunda quincena se integran las negociaciones adicionales o por plan porcentuales que serán recibidas hasta los días 28 de cada mes.
• Todos los descuentos por aportaciones y/o rappel entregados por el Jefe Sección comercial son recibidos por el Analista / Auxiliar de Proveedores y Negociaciones únicamente si están justificados con la "Oferta Comercial" (GCO-F031) o firmados por el representante legal de la empresa Proveedora en el formato "Condiciones Especiales" (GCO-F056). Solo de esta manera, podrán ser registrados y cobrados dichos descuentos.
• La oferta comercial solo soporta los descuentos adicionales que allí se expresen o los que se indiquen en los anexos.
Cualquier monto diferente al que resulte del cálculo al aplicar los porcentajes expresados en la oferta o los montos fijos que igualmente se expresen allí, serán considerados fuera de la oferta comercial y se soportarán con el formato de
"Condiciones especiales" (GCO-F056) el cual debe estar diligenciado completamente y con las firmas correspondientes del proveedor.
• No se consideran soporte para cobro de aportaciones: fotocopias, documentos escaneados, correos electrónicos, formato de condiciones especiales mal diligenciado, con tachones, correcciones, ni enmendaduras, cartillas de negociaciones, ni cualquier otro documento diferente a los descritos en el párrafo anterior.
• El Jefe Sección comercial debe asegurar que los descuentos por rappel y/o aportaciones se deben realizar al proveedor
en el mismo mes en que se generan. No pueden ser efectuados en meses posteriores. Así mismo, se prohíbe adelantar
descuentos que otorguen los proveedores para meses posteriores.
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**Los trámites de otro si tienen vigencia de 3 meses en wga, contados desde la fecha de creación del trámite. Pasados los 3 meses de creación, si el trámite no ha sido aprobado por el Jefe de proveedores, aparecerá como vencido en wga y no se podrá usar. A excepción de fin de año, ya que el 1 de enero todos los tramites en wga de tipo otro si vencerán, garantizando que los cobros se hagan dentro del año en curso.
Liquidación y Descuento Nivel de Servicio:
• Si el Proveedor y Cencosud acuerdan un nivel de servicio permanente, el Jefe y Gerente Comercial deben garantizar que este valor porcentual quede consignado en la Oferta Comercial en el ítem Nivel de Servicio Permanente (Regular) correspondiente al numeral 3.1 7.2.1.de la Oferta Comercial y a sí mismo quede registrado como concepto de penalidad un valor porcentual por incumplimiento del Proveedor en el numeral 7.2.2. 3.1.1 de la Oferta Comercial. En caso de que no se registre uno de estos valores no podrá realizarse el respectivo cobro de la penalidad del nivel de Servicio al Proveedor.
• Los cinco primeros días de cada mes el Profesional Desarrollo y Seguimiento debe enviar vía mail el reporte de nivel de servicio de los Proveedores al Profesional Control Gestión.
• El Profesional Control Gestión es responsable de realizar la liquidación correspondiente en el "Formato Liquidación
Nivel de Servicio" (GCO-F160) y comunicar por correo al Proveedor y al Jefe Sección Comercial el valor de la sanción a
cobrar otorgándole un plazo prudencial para la revisión por parte de este (7 días hábiles). En caso de recibir por parte
del proveedor durante este plazo solicitud de ajuste de estos valores debidamente soportados y aceptados, el
Profesional Control Gestión los podrá modificar y posteriormente enviar al área de contabilidad la liquidación de la
sanción con los soportes correspondientes para el respectivo cobro al proveedor.
RESPONSABLE
Jefe Sección Comercial
Jefe Sección Comercial/
fidelidad/ eds
Alta y Modificación Oferta Comercial:
_ Diligenciar la Oferta Comercial con los Rappels y colaboraciones con los descuentos negociados con el proveedor y los documento requeridos en el "Procedimiento Alta y Modificación de Oferta Comercial" (GCO-P012) y entregarlos al Gerente de control gestión.
LOGISTICA/ FIDELIDAD/ EDS
4. DESCRIPCIÓN
DESCRIPCION ACTIVIDAD
Nueva Negociación:
Para descuentos fuera de oferta comercial: Realizar reuniones de negociación con el proveedor y pactar descuentos o servicios. rappels logísticos. Realizar el cálculo de los valores a cobrar al proveedor y determinar el concepto que se negoció. diligenciar en wga el trámite para otro si especificando código del proveedor, nombre del proveedor, concepto a cobrar, valor a cobrar, nombre y cargo de quien aprueba. tramitar con el proveedor la aprobación (firma, email, carta).
Para descuentos dentro de la oferta comercial, de cobro manual: Realizar el cálculo de los valores a cobrar al proveedor y determinar el concepto que se negoció. Diligenciar en wga el trámite para otro si especificando código del proveedor, nombre del proveedor, concepto a cobrar, valor a cobrar, nombre y cargo de quien aprueba. adjuntar fotocopia de la oferta comercial firmada por el proveedor (que haya finalizado en wga).
la entrega de soportes al jefe de proveedores debe hacerse durante el plazo estipulado en el cronograma de cierre contable
Negociación Existente:
Para incorporación a plataforma
Elaborar y enviar a través de correo electrónico al Analista de Proveedores y Negociaciones los proveedores incorporados a la plataforma para la realización del descuento de los rappels comerciales pactados
Para incorporación a plataforma Fruver, Electro, Panadería, o Carnes 1. negociar con el
proveedor, realizar cálculo del valor a cobrar, diligenciar trámite en wga,
entregar documentación
física
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COMERCIAL /CONTABILIDAD
DIRECTOR COMERCIAL/GERE
NTE COMERCIAL/
JEFE DE PROVEEDORES
*Revisar que la documentación física sea soporte válido para efectuar el cobro.
*revisar que el concepto escogido corresponda a la naturaleza del cobro.
*Revisar que el trámite digital sea igual al documento impreso.
*aprobar trámite en wga.
*dependiendo de la fecha del mes, el jefe de proveedores podrá cobrar en firme al proveedor o realizar provisión, según lo estipulado en el punto NORMAS y en el cronograma de cierre del mes.
LOGISTICA/ FIDELIDAD/ EDS
IMPORTANTE:
_ En los casos en los que el proveedor realiza una negociación con la plataforma Cross Docking, Cencosud no participa en los rappels logísticos de dicha negociación.
_ Si durante la negociación comercial, adicionalmente se están pactando las condiciones logísticas, siempre debe estar presente el Gerente Nacional Logística.
*si dentro de la oferta comercial se negoció un descuento por logística, será cobrado por cencosud. Los descuentos que cobra suppla, no deben ser negociados en la oferta comercial.
2. revisar documentos
físicos y aprobar en wga
CONTABILIDAD
JEFE DE PROVEEDORES
*mensualmente y antes del cierre contable, se realiza una validación de lo que se tramitó en wga para cobro y para provisión y se cruza contra los documentos físicos entregados y contra lo contabilizado en SAP. Esto garantiza la correcta contabilización de los otro si.
*jefe de proveedores dispone los soportes para el archivo.
3. Realizar auditoría de
cobros
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RESPONSABLE
Comercial / Logística / Contabilidad
Analista / Auxiliar de Proveedores y Negociaciones
DESCRIPCION
Alta y Modificación Oferta Comercial:
_ Recibir, la documentación para alta y modificación de Oferta Comercial de acuerdo con el "Procedimiento Alta y Modificación de Oferta Comercial" (GCO-P012).
_ Cargar Oferta Comercial para PFT en Genesix _ Validar y Aprobar Oferta Comercial en Workflow
_ Verificar que los porcentajes de los conceptos de "Oferta Comercial" (GCO-F031) se encuentren en tiendas y plataforma.
Nueva Negociación Logística:
_Verificar si en el formato "Oferta Comercial" (GCO-F031) el proveedor tiene acuerdo de servicios con las plataformas para registrarlo en el sistema Genesix.
Negociación Existente Plataformas : Incorporación Plataformas
Recibir correo electrónico con los proveedores a incorporar en la plataforma asignada para cada sector e ingresar en el sistema Genesix los rappels logísticos y/o colaboraciones.
ACTIVIDAD
A
Jefe Sección (Comercial, Unidad de Apoyo
Operaciones y Ventas, Supply Chain, Control
Gestión)
RESPONSABLE
Contabilidad
Analista / Auxiliar de Proveedores y Negociaciones
DESCRIPCION IMPORTANTE: Para el caso de la liquidación
El Gerente Comercial / Comprador debe asegurar que la información ingresada en los formatos "Condiciones Especiales" (GCO-F056) concuerde con la información registrada en el Service Desk y el Sistema Comercial Genesix.
En caso de que la Oferta Comercial no se encuentre vigente, el Jefe Sección Comercial deberá solicitar firma del Director de área en el formato "Condiciones Especiales" (GCO-F056)
ACTIVIDAD
Extra - acuerdo (Condiciones adicionales a la Oferta Comercial) y Liquidación descuentos manuales de Rappels y Colaboraciones
_Recibir el formato "Condiciones Especiales" (GCO-G056) y verificar que se encuentre debidamente diligenciado, firmado por el proveedor o con la Oferta Comercial adjunta, analizar la negociación y los conceptos a manejar de acuerdo con las definiciones descritas en el Anexo 1 Conceptos.
_Descargar la información enviada por el Jefe de Sección vía Service Desk del formato
"Aportaciones Mensuales" (GCO-F049) y comparar con la información del formato Condiciones Especiales.
_Ingresar al Sistema Comercial Genesix la información de los extra - acuerdos enviados por el Jefe de Sección según instructivo "Captura de colaboraciones de Negociaciones Adicionales por Plan" (GRF-I021).
Comercial Sede
Extra - acuerdo (Condiciones adicionales a la Oferta Comercial) y Liquidación descuentos manuales de Rappels y Colaboraciones
_ Diligenciar e imprimir debidamente el formato "Condiciones Especiales" (GCO-F056).
- Para los extra - acuerdos, solicitar firma de aprobación del proveedor en el formato
"Condiciones Especiales" (GCO-F056).
- Para la liquidación de descuentos, anexar la copia de Oferta Comercial vigente firmada por el proveedor.
_Ingresar la información del extra acuerdo o liquidación de descuento en el formato
"Aportaciones Mensuales" (GCO-F049) con el total a descontar con su respectiva distribución.
_Enviar vía Service Desk (GTE-R010) al Analista de Proveedores y Negociaciones la información de las negociaciones en el formato "Aportaciones Mensuales" (GCO-F049) y entregar físicamente el soporte de condiciones especiales.
2. Diligenciar y Enviar Formatos
para Extra - acuerdo
3. Recibir y Cargar
Rappels y
Colaboraciones
Extra - acuerdo
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Analista de Proveedores y Negociaciones
Contabilidad Gerente / Líder /
Auxiliar Administración
Comercial
RESPONSABLE
Analista /Auxiliar Proveedores y Negociaciones
Líder de Proyecto Desarrollo Informática
Para cierre quincenal
Incorporar las “Colaboraciones” en el Sistema Comercial Genesix enviadas en el formato
"Aportaciones Mensuales" (GCO-F049) para el cierre quincenal como se describe en el instructivo “Cierre Mensual de Proveedores en el Sistema Comercial para Tiendas y Plataformas” (GRF-I022).
Para cierre Mensual
Incorporar los rappels y Colaboraciones tanto en porcentajes como en valores fijos para el cierre mensual como se describe en el instructivo "Cierre mensual de proveedores en el sistema comercial para tiendas y plataformas" (GRF-I022).
Para cierre quincenal y Mensual
_Ingresar al sistema comercial y generar el archivo plano de pre liquidación como se describe en el instructivo "Cierre mensual de proveedores en el sistema comercial para tiendas y plataformas" (GRF-I022).
_Descargar el archivo y organizarlo por sector sección de manera que se pueda comparar contra el total de la información enviada en el formato Aportaciones Mensuales GCO- F049 por el Jefe Sección Comercial.
_Realizar comparación de los valores ingresados de las colaboraciones contra los documentos físicos del formato "Condiciones Especiales" (GCO-F056).
IMPORTANTE: Para los proveedores que se acogen a la ley 1231 “Factura Título Valor”, el sistema Genesix descontará automáticamente las colaboraciones del valor total de la factura.
Contabilidad
Auditoria Pre - cierre quincenal o mensual
_Recibir vía correo electrónico la información de la auditoría enviada por el Analista / Auxiliar Proveedores y Negociaciones y dar aval para la ejecución de cierre quincenal o mensual de Rappels y colaboraciones. En caso de haber diferencias realizar los ajustes ACTIVIDAD Auditoria Pre - cierre quincenal o mensualDESCRIPCION
_Ingresar al sistema comercial y generar la información de Auditoria como se describe en el “Cierre Mensual de Proveedores en el Sistema Comercial para Tiendas y Plataformas” (GRF-I022).
_ Informar por correo electrónico al departamento Informática Comercial los resultados de la auditoría.
4. Generar pre liquidación de Descuentos
5. Incorporar en el sistema los Rappels
y Colaboración de
negociaciones
Analista /Auxiliar Proveedores y Negociaciones
Cierre y Auditoria quincenal o mensual
_Realizar la Liquidación definitiva del cierre si no existen diferencias. Si existen diferencias, verificar en donde se encuentra el error y realizar los ajustes necesarios de capturas, modificaciones o bajas en el Sistema Comercial según el instructivo "Captura de Colaboraciones de Negociaciones Adicionales o por Plan" (GRF-I021) y posteriormente realizar la liquidación.
_Ingresar al sistema comercial y generar la información de Auditoria cierre como se describe en el “Cierre Mensual de Proveedores en el Sistema Comercial para Tiendas y Plataformas” (GRF-I022).
_Realizar comparación entre el resultado del valor de la liquidación y el valor de la auditoria cierre, e informar al departamento Informática Comercial los resultados de la auditoría cierre vs. la liquidación, vía correo electrónico.
_ Informar por correo electrónico a los Jefes de Sección la liquidación generada del cierre quincenal o mensual de Rappels y Colaboraciones
IMPORTANTE:
El Gerente Comercial / Comprador debe asegurar que la información ingresada en los formatos "Condiciones Especiales" (GCO-F056) concuerde con la información registrada en el Service Desk y el Sistema Comercial Genesix.
Contabilidad / Sistem
auditoria y Cierre de Rappels y Colaboraciones
B
GRF-P019 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE RAPPELS Y COLABORACIONES El Saber Hacer a tu alcance
RESPONSABLE
Líder de Proyecto Desarrollo Informática
Comercial
Líder Informática Financiera
Líder de Proyecto Desarrollo Informática
Comercial
Contabilidad
Gerente Nacional de Pagos
d
_Cruzar los descuentos a realizar según las negociaciones vigentes contra las facturas remitidas por el proveedor, debitando las cuentas por pagar y acreditando bancos.
_Ingresar al sistema “Central de Pagos” y crear el archivo de pago, donde se indique la razón social del proveedor, el NIT, el valor a pagar a cada proveedor, la cantidad de registros y el valor Total a pagar.
_Transferir los pagos por archivo magnético a las cuentas bancarias de los proveedores.
_Relacionar en el formato “Control Interno de Soportes de Archivo” (GRF-F038) la información de código de proveedor, fecha de entrega, fecha de relación, tipo de documento y código de organización de los soportes entregados. Posteriormente _Recibir vía correo electrónico la información de los valores de la liquidación enviada por el Departamento de Informática Comercial vs. la auditoria realizada por el Analista Proveedores y Negociaciones. En caso de haber diferencias realizar los ajustes necesarios.
_Solicitar vía e-mail al Líder de Informática Financiera el consecutivo de las facturas para el cierre de rappels y enviar este consecutivo al Líder de Proveedores y Negociaciones.
ACTIVIDAD DESCRIPCION
_Generar en el Sistema Informa el reporte del último “consecutivo más uno” de la Facturación de Rappels, y Colaboraciones en modo de consulta.
_Enviar vía correo electrónico el informe generado de la numeración al Jefe Sección Informática Comercial.
_Recibir el reporte de la numeración y realizar la actualización en el Sistema Comercial por medio de la tabla cons_cierre de numeración de facturas.
Contabilidad / Sistemas
7. Ejecutar Pago al Proveedor
B
Código GCO-P012
GRF-I018 GRF-I021 GCO-F031 GRF-F007 GCO-F031 GCO-F049 GAD-F024 GRF-F038 GCO-F160
Versión Vigencia Envío
6 02/07/2014 1385
5 05/01/2012 1036
4 25/11/2010 789
Instructivo Tipo
Procedimiento Alta y Modificación de proveedores
Instructivo de Ingreso Del Rappel Para Tiendas Y Plataformas Captura de Colaboraciones de Negociaciones Adicionales o por Plan
Martha Marcelo - Gerente Procesos y Proyectos Milena Álvarez - Profesional Procesos Proyectos Sebastián Delgado - Analista de Proveedores y Negociaciones
Elaborado por Control Interno de Soportes de Archivo
Profesional de Organización y Proyectos Proveedores Incorporados a Plaforma Supply Chain
Anexo 5 "Condiciones Especiales" -Oferta Comercial Formato
Procedimiento
Lorenzo Medina - Director Textil Adriana Cabrera - Directora PFT Miguel López - Director Bazar Gabriel Baldini - Director PGC Efraín Shaker - Director Electro
Sandra Patricia Rincón - Director Tesorería
Sebastián Delgado - Analista de Proveedores y Negociaciones
Ronald González - Auxiliar Perecederos
Andrea Delgadillo - Profesional Organización y Proyectos
Aportaciones Mensuales Oferta Comercial
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
6. CONTROL DE VERSIONES
Claudia Wilches - Vicepresidente Supply Chain
Juan José Martin - Vicepresidente Finanzas y Gestión Nombre
Relación para Adición de Folios en Unidades Documentales
Aura María Pacheco - Director Nacional de Solicitado por
Liquidación Nivel de Servicio
GRF-P019 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE RAPPELS Y COLABORACIONES El Saber Hacer a tu alcance
Glosario del Saber Hacer.
Anexo 1 "Conceptos Rappels y Colaboraciones"
