MÓDULO V: LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL INTRODUCCIÓN
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Estructura de la hoja de cálculo
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A B C
1 2 3
FILA COLUMNAS CELDA B2: aquí observamos resultados a partir de datos Para seleccionar celdas:
Clic en la celda que quiero seleccionar
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Si quiero seleccionar más de una celda, hago clic en una de ellas y arrastro el ratón
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Para seleccionar celdas no consecutivas selecciono el conjunto de celdas, aprieto la tecla CONTROL del teclado y marco las otras celdas, filas o columnas que deseo seleccionar
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Selecciono los datos + copiar + pegar, en otra parte de la hoja de cálculo (basta con hacer clic en una celda
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Haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando tb consigo que se copien los daros
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Poniéndonos sobre los bordes de una celda nos sale una flecha blanca, arrastramos, y los datos se mueven de un sitio a otro
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Tipos de datos
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Formato de la hoja de cálculo. Incrustar objetos
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Selección de columnas y filas
Presionamos en la parte superior o en la izquierda de la fila
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Si presionamos en cuadro que hay en la parte superior de la izquierda se nos marca toda la hoja de cálculo
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Variación de tamaño
Doble clic sobre la línea de una columna para que se tamaño se ajuste al texto escrito
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Si movemos las flechas que tenemos entre dos columnas, al poner el ratón variamos el tamaño de las columnas
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Si la columna es tan pequeña que no caben todos los dígitos, Excel nos muestra #, para indicarnos hay números ocultos
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
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Utilización de nombres
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Las funciones son procedimientos de cálculo más complejos Diferentes funciones:
+ => sumar
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− => restar
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* => multiplicar
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/ => dividir
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() => paréntesis
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♦ SUMA
♦ SENO
PROMEDIO
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VARIANZA
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Y muchos más
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Toda formula ha de llevar un = delante:
Para no escribirlo todo hago clic sobre la celda que quiero sumar, restar...
Si cambio el resultado de alguna de las celdas de la fórmula, se modifica el resultado automáticamente
Referencias relativas/ absolutas/ mixtas
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Referencias relativas: cuando copiamos una fórmula, lo que se copia es el proceso que hace el ordenador para llegar de las celda seleccionada a aquella en la que queremos copiar la fórmula.
$ : lo ponemos delante del número o letra que no queremos que cambie, así, cuando copiamos la fórmula que contiene este símbolo, la letra o número no cambiará
Referencia mixta: H4*100/H$9, que al copiarla nos quedará como H5*100/H$9 Otro ejemplo: $H9
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Referencia absoluta: lo utilizamos cuando copio en vertical y horizontal
♦ $H$9 Vínculos
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Operaciones y funciones básicas
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Podemos insertar funciones de dos maneras:
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Se inserta la función o se hace clic en la tecla , que está en la barra de herramientas
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¿Qué función hay que utilizar?
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seleccionamos la función que queremos
Se nos abre una ventana en la que tenemos que seleccionar los parámetros
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Si cambias un valor de los de la tabla... en todos los cálculos se cambian los resultados automáticamente
Funciones avanzadas
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Máximo: MAX en la opción de las funciones
Promedio: para calcular el promedio de una serie de valores Contar: cuenta solo los números
Contara: cuenta todo lo que hay en las celdas seleccionadas
Contar.si: cuenta con condiciones
>=: superior o igual a
<=: inferior o igual a
<>: no igual a Si
FORMATO DE CELDAS
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Formato + Celdas + Tramas
◊ Bordes
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Fuentes: tipo de letra, estilo, tamaño, color de la letra...
◊
Alineación: derecha, izquierda, centrada...
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Número:
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Número: no decimales fijos, entre los que podemos elegir el color de los número positivos o negativos
◊
H3*100/H$8
♦ Moneda
◊ Fecha
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mm=> 12
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mmm=> dec
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mmmm=> diciembre
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aa=> 02
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aaaa=> 2002
♦ d=> 9
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dd=> 09
♦ Porcentaje
◊
H3/H$8 => si le damos a esta opción nos saldrá directamente el porcentage
♦ Personalizada
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Escribimos en la barra, por ejemplo: Palma, d de mmmm de aaaa => y nos queda así: Palma, 1 de enero de 2002
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Ahora queremos poner los números en euros:
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0=> nos indica que queremos que aparezca 0 cuando se encuentre en un conjunto de números
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#=> si utilizamos este símbolo quiere decir que no queremos que aparezca un 0 cuando éste aparezca en la posición en la que colocamos este símbolo
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tenemos el número 1551'08=> escribimos: #.##0,0#, ya que les 0 a la izquierda no tienen sentido
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Para poner el número de una cuenta corriente escribimos:
00000000−00
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Formato + celdas + alineación + combinar celdas => se nos eliminan las barras que separan las celadas... aquí tb podemos cambiar la orientación del texto dentro de las celdas
Formato + celdas + alineación + ajustar texto => hacemos que el texto que hemos escrito y que es superior al tamaño de la celda, se adapte a la celda y se incluya todo en una
GRÁFICOS
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Creación de un gráfico en una hoja de cálculo. Tipos de gráficos
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Marcamos las columnas que queremos representar y a continuación: Insertar + Gráfico, entonces vamos seleccionando las características del gráfico
Asistente para gráficos => Paso 4 de 4 => lo podemos mantener en la misma hoja de cálculo o ponerlo en una nueva
¿Cómo eliminar cualquiera de los elementos del gráfico? => botón derecho del ratón y nos salen una serie de acciones, de las que nosotros elegimos Opciones de gráfico
Para modificar el gráfico =>
Clic en la representación => muevo el ratón y se nos separa
◊
Otro clic y puedo mover uno a uno las porciones en un gráfico circular
◊
Puedo cambiar los colores de las porciones o de los elementos del gráfico
◊
Nos sale un cuadrado alrededor del círculo, si se trata de un gráfico circular:
◊
Hacemos clic aquí y movemos la circunferencia
◊
Si hacemos clic en los bordes modificamos el tamaño
◊
TIPOS DE GRÁFICOS:
Columnas
Barras son los más importantes Circular
Lineal => muestra evoluciones de datos en el espacio y el tiempo XY dispersión
Radial se utilizan en estadística Burbujas
Creación de un gráfico independiente
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Edición de un gráfico
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IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE DATOS A/ DESDE UNA HOJA DE CÁLCULO
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Formatos de ficheros
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Importación
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Exportación
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UTILIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS
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Edición + Rellenar + Series + Lineal => para hacer progresiones aritméticas Edición + Rellenar + Series + Geométrica => para hacer progresiones geométricas Edición + Rellenar + Series + Cronológica
Marcamos una serie de celdas para tener un limite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean
Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale una serie si apretamos la tecla de control antes de soltar el botón del ratón
Si copiamos los dos primeros valores no hace falta apretar control para que se continue la serie, ya que basta con copiar arrastrando
Si copiamos por arrastre un día de la semana se nos van copiando los sucesivos días, y lo mismo ocurre con los meses
Si queremos que se trate de una hora lo que vaya en progresión, hacemos lo mismo, por lo que aumenta de hora en hora
Apretando la tecla de control no nos cambian los valores, ya sean días, meses, horas...
Herramientas + Opciones + Listas personalizadas => añadimos una nueva lista con lo que queremos que se cree una nueva serie
Si marcas todas las columnas y modificas el tamaño de una de ellas se modifican todas las columnas
Prueba lógica => compara un valor con otro valor + + +
SI => discrimina entre dos posibilidades
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Ordenación
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Se pueden tener hasta 3 criterios
Lista de encabezamiento => si hay títulos Clic en cualquier celda que contenga datos
Datos + ordenar => y seleccionamos como queremos el orden
Si eliminamos la fila de los títulos hacemos lo mismo, pero entonces ordenamos con:
Columna A; Columna B....
Filtros
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Pueden ser de dos tipos:
Autofiltros => permiten hacer operaciones sencilla
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Clic en el conjunto de datos
◊
Datos + filtro + autofiltro
◊
Salen unas flechas en los títulos => tienen diferentes opciones
◊
Elegimos que es lo que queremos ver o no ver
◊
Podemos personalizar el autofiltro: es mayor o igual a... / es igual a... o es igual a...
⋅
Filtros avanzados
⋅ ⋅ ⋅ ⋅ Sumar. si
⋅
Se suma lo que le digamos correspondiendo a la condición Rango: donde encontramos los datos
Rango suma: columna en la que encontramos los datos que queremos sumar Criterio: lo que queremos que sume... es la condición
Subtotales
⋅
Permite hacer agrupaciones
Ordenación => clic + datos + ordenar
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Datos + Subtotales
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LIBRO DE CÁLCULO
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Añadir nuevas hojas
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Insertar + hoja de cálculo
Para pasar de una a otra hasta hacer clic en la solapa de abajo Eliminar
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Edición + Eliminar => siempre puestos en la hoja que queremos eliminar Cambiar nombre
⋅
Si queremos cambiar de sitio las hojas => hacemos clic abajo, donde pone hoja 1, y arrastramos al lugar en el que queremos que se quede
Para cambiar el nombre => doble clic en el nombre antiguo, y escribimos el nombre nuevo
Aritmética 3D
⋅
Trabajando con distintas hojas hemos de tener la misma estructura Para hacer operaciones con los datos en las diferentes hojas:
Hago clic en cada una de las celdas que quiero que se sume, reste, etc.
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= enero(hago clic en la hoja de enero) B2+
febrero B2+ marzo B2+INTRO => nunca volvemos a la hoja en la queremos poner el resultado, ya que se sumaría lo que hubiera en la celda, que no suele ser nada
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Utilizo las funciones
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fx + marcamos el primer número + + clic en la última de las hojas => así se nos marcan
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todas las celdas de las distintas hojas que tenemos y que queremos sumar, restar... etc BUSCARV => busca un valor dentro de una matriz y lo pone donde nosotros le digamos
A B C D E
1 ALUMNO GRUPO AULA NOTAS PROMEDIO
2 A 1 X X
3 B 3 X X
4 C 2 X X
5 D 3 X X
6
7 GRUPO AULA
8 1 17
9 2 15
10 3 12
11 COLUMNA
2
MATRIZ BUSCAR lo que buscamos se pone a la derecha. Esto no hay que escribirlo
=> Búsqueda y referencia + BuscarV
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Nos sale un cuadro como este:
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Si cambiamos los valores de la matriz o de la tabla se cambian tb los resultados
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Si tenemos intervalos en la Matriz, en ORDENADO hemos de poner Verdadero, por lo que entonces se nos buscará un valor aproximado
• TABLAS
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Tablas estáticas
⋅
Tablas dinámicas
⋅
Esquemas
⋅
PLANTILLAS
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Ejemplos predefinidos
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Creación de plantillas
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=B3+B4*B5/B6^2
= nombre f (parámetro) fx
Funciones Categoría SI
Celda
< / > / = / >= / <= / <>
EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 1º con nota <5, junto con las asignaturas de 2º
En cualquier punto de la hoja de cálculo escribimos las condiciones que queremos
⋅
Tenemos que decir qué es el curso y qué es la nota => tiene que estar escrito igual que los títulos para asegurarse
⋅
Clic en la zona que queremos filtrar
⋅
Datos + filtro + filtro avanzado
⋅
Copiamos la información filtrada a otro lado
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Rango de la lista => lo que queremos filtrar
⋅
Rango de criterios => condiciones
⋅
Copiar a => donde queremos copiar los filtros. Basta con seleccionar una celda nada más
⋅
CURSO NOTA
EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 9 créditos, las suspendidas de 1º y 2º, y todas las de 3º
CRÉDITOS CURSO NOTA 9
1 <5
2 <5
3
CÓDIGO TIPO CURSO CRÉDITOS NOTA
T O T O
RANGO RANGO
SUMA CRITERIO T
Aquí apretamos la tecla de funciones y elegimos Sumar.si fx
Valor buscado B2 Matriz buscar en B8:C10 Indicador columnas 2
Ordenado falso
Grupo que queremos buscar allí donde buscamos el resultado
No podemos copiar lo escrito si no ponemos $, por lo que nos quedaría así:
B$8:C&10
