i
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
PROGRAMA CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA DE LA TESIS
EL CONTROL INTERNO Y SU EFICACIA EN LA GESTÓN DE LA
FERRETERÍA“DON GALO” DEL CANTÓN VALENCIA,
PROVINCIA DE LOS RIOS AÑO 2010
PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TITULO DE CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA
CINTHYA VERONICA AVECILLAS MUÑOZ
DIRECTORA
CPA. GINA MOLINA PINOARGOTE, MSC.
QUEVEDO- ECUADOR
ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, CINTHYA VERONICA AVECILLAS MUÑOZ, declaro que el
trabajo aquí descrito es de mi autoría; y que no ha sido previamente
presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he
consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este
documento.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de
los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido
por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la
normativa institucional vigente.
iii
CERTIFICACIÓN
La suscrita, CPA. Gina Molina Pinoargote Msc, docente de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que la Egresada
CINTHYA VERONICA AVECILLAS MUÑOZ, realizó la tesis de
grado previo a la obtención del título CONTADORA PÚBLICA
AUTORIZADA, cuyo tema es
EL CONTROL INTERNO Y SU
EFICACIA EN LA GESTIÓN DE LA FERRETERÍA DON GALO”
DEL CANTÓN VALENCIA PROVINCIA DE LOS RIOS AÑO 2010,
bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones
reglamentarias establecidas para el efecto.
---
CPA. Gina Molina Pinoargote, Msc.
iv
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
PROGRAMA CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Presentado al Comité Técnico Académico Administrativo de la
Unidad de Estudios a Distancia como requisito previo a la obtención
del título de CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
Aprobado:
---
Ing. Mariana Reyes, Msc.
PRESIDENTA DEL TRIBUNAL DE TESIS
--- ---
CPA. Patricia Álvarez Perdomo, Msc. CPA. Diana Sánchez Muñoz, MBA
MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
QUEVEDO – LOS RIOS – ECUADOR
v
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de investigación deja constancia de mi agradecimiento a las
siguientes personas:
Econ. Roger Yela Director de la UED
A los miembros del Tribunal de Tesis
A la Ing. Gina Molina Pinoargote Msc. Directora de Tesis
Al Ing. Luigui Gallardo Peñaherrera, Gerente Administrador de la Ferretería “Don Galo”
A todo el personal que trabaja en la Ferretería “Don Galo” por su arduo apoyo
durante el desarrollo de la Tesis.
A todas aquellas personas que de una u otra manera contribuyeron para la
vi
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado a Dios por haberme dado la oportunidad de
vivir y permitido culminar mis estudios universitarios para lograr la meta de ser
una profesional, superando cada uno de los retos que la vida universitaria
presenta a lo largo del camino.
De manera muy especial a mis padres por apoyarme en forma incondicional en
mi vida quienes día a día me impulsaron a cumplir con todos mis sueños y
metas.
A la Unidad de Estudios a Distancia por abrirme las puertas para emprender
mis estudios universitarios, por los conocimientos implantados para el
desarrollo y formación de mi vida profesional.
A mis profesores que han sido mi guía en estos años, y haberme impartido sus
conocimientos y experiencias que son herramientas para seguir adelante.
A los propietarios de la Ferretería Don Galo por darme la oportunidad de
plasmar todos mis conocimientos adquiridos para el desarrollo de la tesis.
Finalmente agradezco a una persona muy especial, mi esposo, por
acompañarme en todos estos años, quien estuvo a mi lado brindándome su
tiempo y dedicación e impulsándome para conseguir mis objetivos.
vii
ÍNDICE GENERAL
Capítulo Pág.
I. INTRODUCCIÓN 16
1.1 Planteamiento del problema 17
1.2 Formulación del problema 17
1.3 Delimitación del problema 18
1.4 Justificación factibilidad 18
1.5 Objetivos 19
2.2 Estructura orgánica 20
2.2.1 Orgánico funcional 21
2.4.1.1 Control administrativo 23
2.4.1.2 Control contable 24
viii
2.4.8.4 Control de material inmovilizado 28
2.4.8.5 Control de cuentas por pagar 28
2.4.8.6 Control de inversiones 28
2.4.8.7 Compras 28
2.4.8.8 Control de ventas 29
2.5 Pruebas de cumplimiento 29
2.6 Indicadores de Gestion 29
2.6.1 Indicadores de Eficacia 29
2.6.1.1 Indice de rotación de mercancía 29
2.6.1.2 Nivel de cumplimiento de despacho 30
2.6.1.3 Nivel de cumplimiento de entregas a clientes 30
ix
III. MATERIALES Y MÉTODOS 34
3.1 Localización y duración de la investigación 34
3.2 Materiales y equipos 34
3.6 Técnicas e instrumento de evaluación 36
3.6.1 Observación 37
3.6.2 Entrevista 37
3.7 Población y muestra 37
3.8 Procedimiento Metodológico 38
3.8.1 Flujo de Información 38
3.8.2 Identificación de los departamentos
involucrados 38
3.8.3 Proceso de evaluación del control interno en
la Ferretería Don Galo 38
3.8.4 Nivel de Riesgo en la ferretería Don Galo 39
3.8.5 Propuesta del control interno 39
IV. RESULTADOS 41
4.1 Orgánico funcional y flujo de procesos 41
x 4.1.1.1 Función del gerente administrador 42
4.1.1.2 Función del contador 43
4.1.1.3 Función del Cajero 44
4.1.1.4 Función del despachador 45
4.1.2 Flujo de procesos 46
4.1.2.1 Flujo de procesos del área de ventas en
efectivo 46
4.1.2.2 Flujo de procesos del área de ventas en
efectivo por devolución 47
4.1.2.3 Flujo de proceso del área de ventas crédito 50
4.1.2.4 Flujos de proceso del área de compras 52
4.1.2.5 Flujos de proceso del área de bodega 54
V. DISCUSIÓN 113
VI. CONCLUSIONES 116
VII. RECOMENDACIONES 117
VIII. RESUMEN EJECUTIVO 118
IX. ABSTRAC 119
X BIBLIOGRAFÍA 120
xi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Pág.
1 Materiales y métodos 34
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Pág.
1 Flujos de procesos de las ventas en efectivo 47
2
Flujos de procesos de las ventas en efectivo por
devolución 49
3 Flujos de procesos de las ventas a crédito 51
4 Flujos de procesos del área de compras 53
5 Flujos de proceso del área de bodega 55
6 Flujos de procesos del área de contable 57
7 Ingreso a Ferretería Don Galo 124
8 Área de caja Ferretería Don Galo 124
9 Área de bodega Ferretería Don Galo 125
10 Mercadería de bodega de la Ferretería Don Galo 125
11 Área de contabilidad Ferretería Don Galo 126
xiii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexos Pág.
1 Total de ventas del mes de Enero 127
2 Total de pedidos del mes de Enero 128
3 Total de documentos anulados 129
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
La Ferretería “Don Galo” es una empresa constituida legalmente, con
alrededor de 7 años de experiencia en el mercado, ubicada en el cantón
Valencia, de la provincia de Los Ríos.
Actualmente, la empresa presenta una falta de un sistema de control interno
administrativo financiero que no le permite optimizar sus funciones y desarrollar
con eficiencia las actividades, de acuerdo a los cargos desempeñados.
Por tal motivo, surgió la necesidad de diseñar los controles necesarios, para
enfocar una visión específica de la meta a alcanzar y sacar todo el provecho
para mejorar la gestión administrativa y financiera; estableciendo, políticas,
funciones y procedimientos con sus debidos controles y así mejorar día a día,
para beneficio de los consumidores a través del concepto comercial innovador
para este tipo de negocios.
El objetivo del presente trabajo es desarrollar una propuesta fundamentada y documentada, que les permita a los responsables de la Ferretería “Don Galo”,
conocer, manejar y resolver los problemas administrativos que puedan
presentarse en la ferretería.
xv
ABSTRAC
The Hardware store "Don Galo" is a company constituted legally, with about 7
years of experience on the market, located in the canton Valencia, of the
province of The Rivers.
Nowadays, the company there presents a lack of a system of internal control
financial administrative officer who does not allow him to optimize his functions
and to develop with efficiency the activities, in agreement to the recovered
charges.
For such a motive, there arose the need to design the necessary controls, to
focus a specific vision of the goal to managing and extracting the whole profit to
improve the administrative and financial management; establishing, policies,
functions and procedures with his due controls and this way to improve day
after day, for benefit of the consumers across the commercial innovative
concept for this business type.
The aim of the present work is to develop a based and documented offer, which
allows them the persons in charge of the Hardware store "Don Galo", to know,
to handle and to solve the administrative problems that they could present in the
hardware store.
16
I. INTRODUCCIÓN
El impacto que generan las empresas ferreteras a nivel nacional está enfocado
en los productos, dado al incremento de la mano de obra ecuatoriana, ya que
motiva la participación y generación de mayores puestos de trabajo
contribuyendo al desarrollo de nuestro país.
Una ferretería es un establecimiento comercial dedicado a la venta de
materiales para la construcción y las necesidades del hogar, brinda atención al
público en general con elementos específicos de una extensa gama de
productos metálicos y no metálicos. En la ciudad de Valencia, provincia de Los
Ríos existen alrededor de 5 empresas ferreteras y su plaza de trabajo está
conformada por 25 empleados, los mismos que desempeñan distintas
funciones según como se les ha jerarquizado (administradores, cajeros,
despachador, bodegueros, entre otros).
En la Ferretería “Don Galo” se desarrollarán en forma permanente actividades
que permitan crear ventajas competitivas con la finalidad de mantener alianzas
de cooperación que propicien el crecimiento y desarrollo regional.
Los controles internos son importantes y necesarios en las empresas
comerciales para evaluar los procedimientos con la finalidad de obtener
información veraz y oportuna y así conocer la situación real, para proteger y
resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos
contables, la información que se genera le va a servir a los propietarios de las
ferreterías como instrumento para la toma de decisiones. Entre los principales
elementos tenemos, el entorno del control, la organización, la idoneidad del
personal y el cumplimiento de objetivos.
Se hace indispensable aplicar controles internos como una herramienta
principal para lograr que el empresario cuente con una sólida organización
contable, administrativa y tributaria. Esto permitirá a la Ferretería “Don Galo”
17
1.1 Planteamiento del problema
Las empresas son consideradas como una organización y estas a su vez están
conformadas por personas, recursos, planes y objetivos, las mismas que se
ven enfocadas al problema a resolver al ritmo que le marca su propio
desarrollo, hay que tener bien planteado nuestro camino como empresa ya que
es la clave para hacerla perdurable. Claro está, que no debemos olvidarnos de
todos aquellos imprevistos que de un modo u otro hay que afrontar.
Debido a que existe ineficacia en los controles, surge la necesidad de aplicar
procedimientos administrativos y contables que permitan verificar las pérdidas,
robos, sustracciones, malos manejos, deterioros, faltantes y sobrantes, para de
esta manera planificar por anticipado el valor de la mercancía a mantener en la
bodega; al existir variaciones en la información en lo que al presupuesto se refiere, por eso la “Ferretería Don Galo” requirió de los procedimientos que
tengan por objeto controlar y comprobar las existencias del inventario.
Por tratarse de una empresa familiar son los propietarios los encargados de
atender el negocio, esta ventaja les permite que atiendan directamente a sus
clientes y procuren cubrir de la mejor manera la demanda, ya que saben que
esto, reportará mayores utilidades para ellos directamente. Sin embargo este
punto tiene una contraparte debido a la confianza entre los familiares, por lo
que no se aplica un control o políticas adecuadas al negocio que permita que
exista un control de inventario, control de caja, políticas de ventas, un sistema
contable y de facturación establecido conforme a la ley.
1.2 Formulación del problema
¿La ineficiencia de procedimientos contables y administrativos impide lograr
18
1.3 Delimitación del problema
OBJETO DE ESTUDIO: El control interno y su eficacia
CAMPO DE ACCION: Administrativo - Contable
LUGAR: Ferretería “Don Galo” en el cantón Valencia
provincia de Los Ríos
TIEMPO: 2010
1.4 Justificación y factibilidad
Se seleccionó el tema el control interno y su eficacia en la gestión de la Ferretería “Don Galo” ya que se estableció los procedimientos que este debe
tomar en todas las áreas que guardan una relación directa con la determinación
del inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y personal desde la
elaboración de una factura hasta el perfil que deben reunir los empleados en el
momento de la contratación.
El empresario debe poner en práctica esta herramienta para hacer frente a la
presión de las normativas legales y el cumplimiento de las obligaciones formales, por lo tanto la Ferretería “Don Galo” se organizó en su
funcionamiento y son los controles que se establecen lo que le van a permitir
asegurar el cumplimiento de las normas establecidas por la ley.
El contar con un buen sistema de control interno debido a lo práctico que
resulta al medir la eficiencia, eficacia y la productividad al momento de
implantarlos, una empresa que no los aplique adecuadamente puede correr el
riesgo de tener desviaciones operacionales. En la Ferretería “Don Galo” se
recurre a la aplicación de la encuesta como instrumento de investigación, su
aplicación contribuye al control interno para el perfeccionamiento empresarial
19
1.5 Objetivos
1.5.1 General
Evaluar el control interno y su eficacia en la gestión de la Ferretería Don Galo”, Año 2010
1.5.2 Específicos
Establecer el orgánico funcional y flujo de procesos en la Ferretería “Don Galo”, Año 2010.
Aplicar los cuestionarios para determinar el nivel de confianza y
riesgo de control en cada una de las áreas de la Ferretería “Don Galo”.
Medir la eficacia aplicando los indicadores de gestion.
Proponer el manual de procedimiento de control interno.
1.6 Hipótesis
En la Ferretería “Don Galo” los controles internos son deficientes en las
20
II.- REVISIÓN DE LITERATURA
2.1 Empresas
Estupiñan (2006), es la persona natural o jurídica, pública o privada, lucrativa o no lucrativa, que asumen la iniciativa, decisión, innovación y riesgo para
coordinar los factores de la producción en la forma más ventajosa para producir
o distribuir bienes y servicios que satisfagan necesidades humanas.
Gil (2007), es una organización moderna formada por diferentes unidades administrativas y dirigidas cada una de ellas por una persona, la máxima
responsable.
Caldas (2007), es una unidad económica que a partir de la combinación organizada de diferentes factores materiales y humanos, produce un bien o un
servicio destinado a conseguir un beneficio económico.
2.1.1 Tipos de empresas
Sarmiento (2002), las empresas se clasifican en: Industriales, Comerciales, Bancarias, Constructoras y de Servicios.
2.1.2 Empresas comerciales
Arroyomolinos (2002), estas empresas no contemplan la puesta en marcha de un proceso productivo, sino que su objetivo consiste en la simple
comercialización de los productos que adquiere por lo general a empresas de
21
2.2 Estructura orgánica
2.2.1 Orgánico funcional
Anaya (2007), es aquel que trata de localizar las principales funciones logísticas dentro del organigrama general de la empresa, para definir un cuadro
general de responsabilidades y localizar posibles situaciones de
sub-optimización.
2.2.2 Orgánico estructural
Vértice (2008), es una representación gráfica de las relaciones de autoridad formal y de división del trabajo que además permite:
Articular las distintas funciones.
Destacar los distintos puestos y posiciones.
Establecer cuáles son las líneas de comunicación formales y conexiones entre puestos.
Ver de forma inmediata y resumida la manera en que se estructura la empresa.
Conocer las relaciones entre los puestos de trabajo.
2.3 Evaluación de gestión
2.3.1 Eficiencia
Robbins (2005), se dice que la eficiencia es “hacer bien las cosas”, es decir no despreciar los recursos. Pero no basta ser eficiente. La administración también
se interesa en ser eficaz en completar las actividades para conseguir las metas
22
2.3.2 Eficacia
González (2006), es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera como las diligencias que se realizan respecto a la duración de los casos sujetos
a cambio con la capacidad suficiente para lograr el efecto que se desea.
2.3.3 Calidad
Cuatrecasas (2005), es una estrategia de carácter global que implica a todos los departamentos, procesos y personas que forman la organización.
2.4 Control interno
Estupiñan (2006), es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos,
que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Mantilla (2005), es el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas.
23 del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad
razonable de conseguir en la empresa las siguientes categorías de objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y reglamentos.
2.4.1 Clasificación del control interno
2.4.1.1 Control administrativo
Estupiñan (2006), es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables,
para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del
objetivo administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones
Asegurarse de que están logrando los objetivos establecidos
Mantener una ejecutoria eficiente
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece:
El control del medio ambiente o ambiente de control
El control de evaluación de riesgo
El control y sus actividades
El control del sistema de información y comunicación
24
2.4.1.2 Control contable
Estupiñan (2006), es el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación y
confiabilidad de los registros e informes financieros.
2.4.2 Objetivos del control interno
Arens (2007), la administración debe contar con 3 objetivos amplios para el diseño de un sistema de control interno efectivo:
Confiabilidad de los informes financieros
Eficiencia y eficacia de las operaciones
Cumplimiento con las leyes y reglamentos
2.4.3 Elementos de una estructura de control interno
Alvarado (2004), la estructura del control interno de una entidad comprende los elementos siguientes:
Ambiente de Control
El sistema Contable
Los procedimientos de control.
2.4.4 Componentes del control interno
Mantilla (2005), el control interno tiene cinco componentes los cuales son:
Entorno de control.- Constituye la base de todo Control Interno ya que determina las pautas de comportamiento, y tienen una influencia fundamental
25 Evaluación del riesgo.- La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos, debe señalar objetivos integrados por ventas, producción,
mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente.
Monitoreo.- Debe monitorearse el proceso total y considerarse como necesario hacer modificaciones.
Información y comunicación.- Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus
operaciones.
Actividades de control.- Se deben establecer políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones
identificadas por la administración.
2.4.5 Principios del control interno
Bermúdez (2000), se requieren tener en cuenta en su diseño algunos principios que se detallan a continuación:
Las acciones futuras deben ajustarse a la información que se tenga. Una división, sección o departamento tiene sus objetivos específicos
y sistemas de control.
En los sistemas de control el factor humano es esencial ya que las personas responsables pueden evaluar con criterios objetivos y
subjetivos.
Las unidades administrativas que conforman equipos de trabajo orientados hacia el autocontrol mediante la búsqueda de resultados
26
El control debe hacerse en las áreas claves es decir, los puntos críticos de personal, producción, finanzas y ventas.
Debe ser flexibles; el sistema de control cualquiera que sea debe responder a ciertas condiciones cambiantes.
Los controles deben diseñarse para que mantengan contacto directo entre el que controla y lo que es controlado
2.4.6 Procedimientos del control interno
Arens (2007), están basados en cuatro puntos importantes como son:
Hacer consultas con el personal adecuado del cliente
Examinar documentos, registros e informes
Observar las actividades relacionas con el control
Repetición de procedimientos del cliente
2.4.7 Métodos de evaluación del control interno
Cardozo (2006), existen 3 métodos para efectuar el estudio y evaluar el control interno:
Método descriptivo.- Consiste en la explicación por escrito de las rutinas establecidas para la ejecución de las distintas operaciones o
aspectos científicos del Control Interno. Es decir es la formulación
mediante un memorando donde se documentan los distintos pasos
de un aspecto operativo.
27 investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a
tales preguntas. Generalmente estas preguntas se formulan de tal
forma que una respuesta negativa advierte debilidades del control
interno.
Método gráfico.- Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos; en dichos dibujos
se representan departamentos, formas, archivos y en general el flujo
de la información de las diferentes operaciones hasta afectar la
cuenta del mayor general.
2.4.8 Evaluación del control interno
Arroyomolinos (2002), una vez analizados e identificados los controles internos de la entidad se procederá a la evaluación de cada uno de ellos
determinando si dichos controles son efectivos o no para lo que se requerirá el
juicio personal del analista, las diferentes áreas en las que se realizará la
evaluación las mismas que detallamos a continuación: Caja y Bancos, Cuentas
por cobrar, Existencias, Material inmovilizado, Cuentas por pagar, Inversiones,
Nóminas, Ventas, Ciclo del Almacén y Ciclo de Tesorería.
2.4.8.1 Control de caja y bancos
Arroyomolinos (2002), en el área de tesorería es donde confluyen los diferentes ciclos de las empresas, quedando reflejadas las entradas y salidas
monetarias resultantes de las distintas decisiones de carácter comercial.
2.4.8.2 Control de cuentas por cobrar
28
2.4.8.3 Control de existencias
Arroyomolinos (2002), determina el reflejo de una información financiera-contable fiable y adecuada en cuanto al área de existencias se refiere.
2.4.8.4 Control de material inmovilizado
Arroyomolinos (2002), se someterán a comprobaciones físicas e incluso a verificaciones de los documentos de propiedad si fuese necesario.
2.4.8.5 Control de cuentas por pagar
Arroyomolinos (2002), se reflejará todas aquellas deudas relacionadas con los suministros de bienes y servicios que son necesarios para la operativa del
negocio y que no tienen la consideración de proveedores.
2.4.8.6 Control de inversiones
Arroyomolinos (2002), abarca todas aquellas inversiones financieras que posea una entidad y que están definidas por el valor de sus participaciones en
el capital de otras entidades de títulos emitidos por otras entidades.
2.4.8.7 Compras
Montoya (2002), son una actividad altamente calificada y especializada, deben ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de una acertada
gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y servicios de
calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado, buscando la
máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor
29
2.4.8.8 Control de ventas
Arroyomolinos (2002), el ciclo de ingresos significa todas aquellas funciones relacionadas con las ventas de bienes y prestaciones de servicios,
normalmente objeto de la actividad específica afectando también a ciertas
áreas como son la de existencias y la de activo fijo.
2.5 Pruebas de cumplimiento
Estupiñan (2006), son las que tienen como propósito comprobar la efectividad de un sistema de control, por lo tanto, se deben efectuar pruebas para indicar si
el procedimiento de control se está ejecutando y pruebas de que la información
sujeta al sistema de control es correcta.
2.6 Indicadores de gestión
2.6.1 Indicadores de eficacia
Fleitman (2007), son comparaciones de lo realizado con los objetivos previamente establecidos, es decir, miden si los objetivos y metas se
cumplieron.
2.6.1.1 Indice de rotación de mercancías
Anaya (2007), es el número de veces que un artículo se renueva anualmente en el almacén.
Fórmula de cálculo:
30
2.6.1.2 Nivel de cumplimiento de despacho
Soret (2008), mide el nivel de pedidos solicitados y conoce el nivel de pedidos agotados.
Fórmula de cálculo:
Número de despachos cumplidos x 100 Nivel de Cumplimiento Del Despacho=
Número total de despachos requeridos
2.6.1.3 Nivel de cumplimiento de entregas a clientes
Anaya (2007), es el porcentaje de veces que la empresa cumple con fecha prometida al cliente.
Fórmula de cálculo:
Nivel de cumplimiento entregas a clientes=
Total de Pedidos no Entregados a Tiempo
Total de Pedidos Despachados
2.6.1.4 Calidad de la facturación
Pere (2009), es clave para evitar los problemas de cobro, siendo un documento de suma importancia que debe de ser emitida con mayor precisión, claridad y
exactitud.
Fórmula de cálculo:
31
2.7 Ventas
Romero (2002), registra los aumentos o disminuciones relativos a la operación de ventas de mercancías en la entidad, las que constituyen su actividad o giro
principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos registrados a precios
de ventas.
2.7.1 Ventas a crédito
Romero (2002), la entrega de mercancías o la prestación de un servicio a cambio de los cuales se recibe una promesa de pago.
2.8 Inventario
Muller (2004), son aquellos que están constituidos por las materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los
productos terminados.
2.8.1 Inventario físico
Míguez (2006), es aquel que lleva a cabo un recuento de las existencias, pudiendo coincidir con la fecha del cierre del ejercicio o con cualquier otra.
2.8.2 Inventario de existencias
García (2004), aquellos materiales, materias primas, productos en curso o productos terminados que están en posesión de la empresa al final del
32
2.9 Rotación
Garia (2008), es un indicador de movimiento, es la relación entre el flujo de salida, asociado a un fondo, y el saldo medio de ese fondo durante un ejercicio
económico. Nos indica el número de veces que durante el ejercicio se renueva
un fondo, stock o existencia media.
2.9.1 Rotación del inventario
Urzelai (2006), número de veces que se ha renovado el stock en un proceso determinado durante un periodo de tiempo.
Relación existente entre las salidas y la cantidad de stock de un proceso
empresarial.
2.10 Riesgo
Estupiñan (2006), es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos, en los procesos, en el personal
y en los sistemas internos generando pérdidas.
2.10.1 Tipos de riesgos
Mantilla (2005), entre los tipos de riesgos que tiene un negocio están los riesgos internos y los riesgos externos los mismos que provienen de los
siguientes factores que se detalla a continuación:
Factores internos
33
La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación pueden influenciar en nivel de conciencia de control en la
entidad.
Un cambio en las responsabilidades de la administración puede afectar la manera como se efectúan ciertos controles.
La naturaleza de las actividades de la entidad, y el acceso de los empleados a los activos, pueden contribuir a una equivocada
apropiación de los recursos.
Factores externos
Los desarrollos tecnológicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad de la investigación y desarrollo, o dirigir hacia la procura
de cambios.
La competencia puede alterar las actividades de mercado o servicio
La legislación y regulaciones nuevas pueden forzar cambios en las políticas y en las estrategias de operación.
Las catástrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones o en los sistemas de información y hacer urgente la
necesidad de planes de contingencia.
Los cambios económicos pueden tener un impacto sobre las
decisiones relacionadas con financiación, desembolsos de capital y
34
III.
MATERIALES Y MÉTODOS
3.1 Localización y duración de la investigación
El presente trabajo se realizó en la Ferretería “Don Galo” localizada en la
provincia de Los Ríos, cantón Valencia en la calle García Moreno y 2 de Agosto
# 202, cuyo propietario es el Sr. Luigui Gallardo Peñaherrera. El cantón
Valencia se encuentra ubicado al norte de la provincia de Los Ríos, entre las coordenadas 0° 57 ‘9 ‘’ de latitud sur y 79° 20‘54 ‘’ de longitud oeste. La
investigación tuvo una duración de 8 meses y consistió en la obtención de
información del movimiento administrativo y económico, la misma que sirve
para la elaboración del control interno.
3.2 Materiales y equipos
Los materiales y equipos que se utilizaron en la presente investigación se
detallan a continuación:
Cuadro N° 1. MATERIALES Y EQUIPOS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Equipos de Oficina Materiales de Oficina Materiales bibliográficos
Cartuchos de impresora Paquetes informáticos Internet
Excel, Word, Power Point.
35
3.3 Métodos
Para el desarrollo del tema se aplicaron los siguientes métodos:
3.3.1 Científico
Consistió en un proceso sistemático y organizado que tuvo como base el
análisis de los datos obtenidos para conseguir la implementación del control interno en la Ferretería “Don Galo”.
3.3.2 Cuestionario
Permitió elaborar una serie de preguntas sobre las operaciones que se
desarrollan en cada una de las áreas, contables y administrativas a fin de determinar las debilidades del control interno en la Ferretería “Don Galo”.
3.3.3 Descriptivo
Se utilizó la descripción escrita en cada una de las áreas que existen en la
empresa, el equipo de personal, los registros contables, los sistemas y
procedimientos utilizados.
3.4 Tipos de investigación
En el presente trabajo se utilizaron los siguientes tipos de investigación:
3.4.1 De campo
Permitió estar en contacto personal con el tema de investigación basándose en
los objetivos planteados, mediante la extracción de datos mediante técnicas de
36
3.4.2 Bibliográfica
Sirvió como fuente de consulta importante para el desarrollo del control interno,
ya que con la búsqueda de información se determinó cuál es el conocimiento
existente en una área en particular, siendo la biblioteca el factor importante
para evaluar el material y tomar notas claras bien documentadas.
3.4.3
Descriptiva
Permitió organizar los resultados de los datos obtenidos de la ferretería “Don Galo” para así tener una idea clara de una determinada situación sobre las
realidades, presentando una interpretación correcta.
3.5 Fuentes
Para la obtención de datos, las fuentes que se utilizaron son las siguientes:
3.5.1 Primarias
Entre las fuentes primarias que se utilizaron están: Documentos oficiales de la
ferretería, testimonios de los empleados y entrevista al administrador.
3.5.2 Secundarias
Para la elaboración del trabajo investigativo se accedió a bibliotecas que
facilitan la información del control interno administrativo contable de tesis de
grados, textos, folletos, dípticos y páginas web (internet).
3.6 Técnicas e instrumentos de evaluación
37
3.6.1 Observación
Se aplicó la observación a los datos elementales que se tuvo que investigar sin
modificar ni actuar sobre ellos, luego se tomó la información de los documentos que existen en la Ferretería “Don Galo”, la misma que fue registrada para
realizar un posterior análisis.
3.6.2 Entrevista
Se obtuvo entrevista a través del dialogo con el Gerente – Administrador con la finalidad de conocer la situación que presentaba la Ferretería “Don Galo”
3.7 Población y muestra
Se estableció como población para el estudio el Departamento de bodega y
administración, referida a cinco (5) personas responsables del proceso de
administración, compras, recepción, almacenaje y ventas, la muestra es igual
a la población ya que estas son las unidades que se encontraban involucradas
en el proceso, como se lo demuestra en el siguiente cuadro.
Cuadro 2. PERSONAL DE LA FERRETERÍA “DON GALO”
Fuente: Ferretería Don Galo Elaborado: La autora
CARGOS # DE PERSONAS
Gerente – Administrador 1
Contador 1
Cajero 1
Despachador 2
38
3.8 Procedimiento metodológico
Se realizó el siguiente proyecto basado en el Control Interno y su eficacia en la gestión de la Ferretería “Don Galo”, cuyo objetivo fue evaluar los
procedimientos, por lo tanto el método de evaluación nos ayudó a realizar un
flujo de información que nos permitió identificar los posibles errores que pueden
surgir en las operaciones contables y administrativas de la información que se
procesa en la empresa y se lo plantea de la siguiente manera:
3.8.1 Flujo de información
Esto nos permitió capturar desde un inicio la información necesaria, mediante
un flujo de procesos describiendo la estructura de las áreas, así como los
procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.
3.8.2 Identificación de los departamentos involucrados
Se procedió a identificar a los empleados que se encuentran dentro de cada
departamento, con el objetivo de identificar las funciones y aquellas que eran
incompatibles.
3.8.3
Proceso de evaluación del control interno en la Ferretería
“Don Galo”
Se procedió a identificar los controles que existen en la empresa, también se
analizó la división de funciones entre los departamentos, la secuencia de las
operaciones y destino de cada uno de los documentos.
Una vez que identificamos el control interno que se desarrolla en la Ferretería “Don Galo” evaluamos las diferentes áreas, para determinar si el control
39 cobrar, cuentas por pagar, existencias, compras y ventas, lo que permitió llevar
a cabo la elaboración de mi propuesta para conseguir los cambios que con
tanta urgencia se requieren para alcanzar la eficiencia, efectividad y eficacia en
cada uno de los procesos.
3.8.4 Nivel de riesgo de la Ferretería “Don Galo”
El método de cuestionarios estuvo basado en preguntas que debían ser
contestadas por el personal responsable de las distintas áreas de la empresa
bajo examen, las preguntas fueron formuladas de tal forma que la respuesta
afirmativa indicó un punto óptimo, y la respuesta negativa reveló una debilidad
o un aspecto no muy confiable.
Con la obtención de las muestras representativas de los resultados que dieron
los cuestionarios, se procedió a obtener el grado de confianza y el nivel del
riesgo del control, para lo cual se aplicó la siguiente fórmula:
CP = CT x 100
PT
CP = Calificación Porcentual
CT = Calificación Total
PT = Ponderación Total
3.8.5 Propuesta del control interno
Analizando el entorno operativo de la empresa después de conocer su
necesidad de cambio y considerando el riesgo que existe para tener una
eficacia del proceso contable administrativo, presento como propuesta el
manual de procedimientos a fin de poder definir las responsabilidades, articular
40 cumplir con las leyes y reglamentos que permita obtener confiabilidad en la
información y efectividad en las operaciones de la empresa.
Considerando que el núcleo de la Ferretería Don Galo es su personal y que
son el motor de la empresa, ya que estos la impulsan para tener los cimientos
sobre la base que descansa.
Por lo tanto mi propuesta está encaminada a que se ejecuten políticas y
procedimientos en los procesos realizados diariamente en la empresa,
Así mismo con la finalidad de que el sistema del control interno propuesto funcione adecuadamente se deberá dotar a la Ferretería “Don Galo” con
personal de calidad, el mismo que deberá gozar de estabilidad laboral.
Todo el personal de la Ferretería “ Don Galo” deberá estar debidamente
enterado del contenido del control interno, con la finalidad de que todos
contribuyan a fortalecer los controles internos administrativos contables,
facilitando así el logro de salvaguardar sus activos, promover la eficiencia de
sus operaciones y que la obtención de la información sea correcta y segura.
Las diferentes áreas de la ferretería deberán operar en forma coordinada con
las demás áreas de manera que no se vea interrumpido los procesos diarios de
41
IV. RESULTADOS
4.1 Orgánico funcional y flujos de procesos
4.1.1 Orgánico funcional
Dentro de la propuesta de la presente investigación titulada el control interno y su eficacia en la gestion de la Ferretería “Don Galo”, se presentó la aplicación
del siguiente organigrama funcional.
Grafico 1. Orgánico funcional
42 Los empleados de la Ferretería “Don Galo” desarrollan las siguientes
funciones, las cuales se detallan a continuación:
4.1.1.1 Función del gerente administrador
I. Identificación
Título del puesto: Gerente Administrador
Ubicación del puesto: Gerencia General
Subalterno: Contador, Cajera, Despachadores.
II. Descripción genérica del puesto
Tiene a su cargo la administración, dirección, control y coordinación de las
actividades de la ferretería para alcanzar exitosamente los objetivos.
III. Descripción específica del puesto
a) Relaciones de trabajo
Por naturaleza de la asignación tendrá relación con el entorno laboral de
la empresa, pero tendrá relación especial con Contador, Cajero.
b) Autoridad
En este puesto se centraliza la autoridad superior, y a partir de ésta
autoridad delega responsabilidades a los demás departamentos.
c) Responsabilidad
Es responsable de la administración y el logro de los objetivos de la
43
4.1.1.2 Función del contador
Identificación
Título del puesto: Contador
Ubicación del puesto: Contabilidad
Inmediato superior: Gerente General
II. Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo y técnico, encargado del registro y
control contable, laboral y fiscal de la empresa.
III. Descripción específica del puesto
a) Relaciones de trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe
proporcionarle informes contables, confiables y oportunos. Asimismo,
relación con departamentos de bodega, compras, ventas y cobros.
b) Autoridad
En este puesto se centraliza la autoridad de ordenar todo el proceso de
Contabilidad.
c) Responsabilidad
Es responsable de llevar el control de los impuestos y la información
contable en forma, útil, oportuna y confiable, además tiene a su cargo la
responsabilidad de controlar la parte laboral de los trabajadores de la
44
4.1.1.3 Función del Cajero
I. Identificación
Título del puesto: Cajero
Ubicación del puesto: Caja
Inmediato superior: Gerente General
II. Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo y técnico, encargado del manejo
de los ingresos y la elaboración correcta de la facturación de la ferretería.
Descripción específica del puesto
a) Relaciones de trabajo
Relación de subordinación con el Gerente- administrador a quien debe
proporcionarle informes del flujo de efectivo, confiable y oportuno.
Asimismo tiene relación con los demás departamentos.
b) Autoridad
Ninguna.
c) Responsabilidad
Es responsable de llevar el control de las ventas y recibir el efectivo que
debe ser depositado en las cuentas de la empresa, realizar el respectivo
45
4.1.1.4 Función del despachador
I. Identificación
Título del puesto: Despachadores
Ubicación del puesto: Bodega, mostrador Inmediato superior Gerente – Administrador
II. Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de despachar, empacar,
contar, revisar, mantener en orden toda la mercadería y de cuidar el buen
estado de la misma.
III. Descripción específica del puesto
a) Relaciones de trabajo
Relación de subordinación con el Cajero, realiza la atención debida a los
clientes
b) Autoridad
Ninguna.
c) Responsabilidad
Asistir al Gerente Administrador en el proceso de las actividades propias
del almacén o bodega, encargándose del despacho de la mercadería y
46
4.1.2 Flujo de procesos
El flujo de procesos se realizó enfocado a las diferentes áreas de la empresa
como son: ventas, compras, bodega y contable.
4.1.2.1 Flujo de procesos del área de ventas en efectivo
Los encargados del área de ventas desempeñan un rol principal para el éxito
de la empresa, es por eso que tienen muy en claro sus funciones al momento
de hacer las ventas de los productos. En esta área se ejecutó y controló las
actividades en este campo.
Debido a que durante el desarrollo de las ventas siempre se presentan muchas
sorpresas. Esta área se encargó de realizar un seguimiento y control continuo
a estas actividades.
En la figura 1, se detalla el proceso que se realizó en el área de ventas en
efectivo, el mismo que se originó con la atención inmediata y de calidad que los
propietarios brindan a sus clientes.
El vendedor recepta la orden de pedido y solicita al cliente la forma de pago
que en este caso solo puede ser en efectivo o cheque, estas autorizaciones
son dadas por el Gerente Administrador, inmediatamente la factura es
elaborada y entregada a la cajera para que realice el cobro total de la venta,
luego las facturas tanto copia y original son enviadas al despachador para
que realice la entrega de los productos al cliente con su respectiva factura.
Después que se entrega la mercadería, la cajera traslada toda la
documentación de las ventas al Dpto. de Contabilidad procediendo este a
47 Figura 1. Flujo de procesos de las Ventas en efectivo
Cliente Vendedor Gerente Cajero Bodega Contabilidad
48
4.1.2.2 Flujo de procesos del área de ventas en efectivo por
devolución
En la Ferretería Don Galo se realizó una venta y surgió el problema con la
mercancía, porque no se cumplió con los requisitos de calidad pactados y
porque llegó en mal estado, por lo tanto es justo que el cliente procediera a
hacer la devolución.
En estos casos el departamento de ventas exigió a sus clientes que presenten
los siguientes requisitos al momento de la devolución de mercadería.
La factura original.
Llenado de la solicitud de devolución.
Además también se debían cumplir con las siguientes condiciones:
Se devolvió el efectivo el mismo día de realizada la venta.
La devolución de cualquier producto se lo hizo si estaba en buenas condiciones.
En la Figura 2, se detalla el proceso que se realizó en el área de ventas en
efectivo cuando existían devoluciones de mercaderías el mismo que se originó
con la atención inmediata que los empleados dan a sus clientes.
El Gerente Administrador recepta la orden de devolución y ordena al
Departamento de Bodega que realice la respectiva verificación del estado del
producto, si la mercadería se encuentra en buenas condiciones es autorizado
por el Gerente a preparar la Nota de crédito.
El cajero se responsabiliza de realizar la devolución del dinero al cliente,
enviando los respectivos documentos al Departamento de Contabilidad para su
49 Figura 2. Flujo de procesos de las Ventas en efectivo por devolución
Cliente Despachador Gerente Cajero Bodega Contabilidad
50
4.1.2.3 Flujo de procesos del área de ventas a crédito
Las ventas a crédito de la Ferretería Don Galo están vinculadas en la
actualidad a la solvencia que cada cliente tiene. Es decir, que para obtener
crédito el cliente en particular debe poseer un empleo o un ingreso determinado
y además acreditar haber cancelado otras deudas contraídas en el pasado. La
venta a crédito depende de muchas variables y puede realizarse en distintos
plazos de pagos. En general, el comprador tiene un plazo de treinta días para
abonar lo que debe. O bien, puede hacerlo en cuotas o en efectivo alcanzada
una fecha.
anticipando a los clientes que al no cumplir con la disposición se haría uso del
documento firmado.
En la Figura 3 el flujo de procesos de las ventas a crédito se originó con el
pedido del cliente, el despachador recepta la orden de pedido y al momento de
que el cliente indica que la forma de pago será a crédito, será el Gerente –
Administrador quien de la respectiva autorización, luego se procede a registrar
en los libros de cuentas por cobrar los datos del cliente, valor de la venta y
fecha en la que es realizada la venta.
El despachador realiza la respectiva factura procediendo el cliente a firmar los
documentos de la venta a crédito, aceptando las políticas implantadas por la
ferretería, tanto la factura original como la copia es entregada al Departamento
de Contabilidad, encargándose el departamento de Bodega a la entrega de los
51 Figura 3 Flujo de procesos de Ventas a crédito
Cliente Despachador Gerente Cajero Bodega Contabilidad
52
4.1.2.4 Flujo de procesos del área de compras
En la Ferretería Don Galo todas las compras estaban asociadas a una orden
de pedido, bajo ninguna circunstancia la empresa acepta productos que no
estuvieron en la orden solicitada.
El departamento de compras cumplió con las siguientes condiciones:
Tenían mínimo dos proveedores por producto y comparaban los precios y la calidad del mismo.
Antes de comprar revisaban la cantidad y tiempo de entrega.
Verificaban si es necesario la compra de los productos para así evitar la mala rotación de los productos.
Establecieron que tipo de productos son los que más se vendían en la ferretería para evitar la falta de stock.
Realizaban continuamente las verificaciones de precios con la
competencia para ser competitivos en el mercado.
Comparaban el precio y la cantidad de la mercadería con la factura.
En la Figura 4 se demuestra que las compras iniciaron con la evaluación de los
productos en stock por parte del gerente - administrador, la decisión de realizar
el pedido de mercadería depende de las diferentes proformas entregadas por
los distintos proveedores y de esta manera escoger la más apropiada.
La mercadería es recibida por el Departamento de bodega y verificada con el
pedido realizado, estos documentos son enviados al Departamento de
Contabilidad.
El contador recopila la información y procede a realizar los registros de las
transacciones para luego archivar los documentos fuentes en forma
53 Figura 4. Flujo de procesos del área de Compras
Despachador Gerente Bodega Contabilidad
54
4.1.2.5 Flujo de procesos del área de Bodega
El objetivo de este proceso es recibir en forma íntegra cada de uno de los
productos que llegaron a la bodega a fin que el despachador proceda a
almacenar la mercadería.
Las personas responsables de bodega realizaron las siguientes actividades:
Revisaron frecuentemente la existencia de la mercadería.
Verificaron que los productos que llegaban estén en buen estado y comparar con el pedido.
Los productos nuevos fueron colocados en las perchas.
Codificaron todos los productos.
Los precios a los productos son colocados apenas llegan a la
ferretería.
En la Figura 5 se demuestra que el despachador recepta la mercadería que
ingresa a la empresa, realizando el respectivo reporte de llegada, el Gerente
administrador verifica el estado de cada uno de los productos, el despachador
Bodeguero almacena los productos en Bodega y procede a registrar en el
inventario.
El contador relaciona la orden de pedido y la factura emitida por el proveedor,
luego procede a calcular los costos y precios de ventas de todos los productos
55 Figura 5. Flujo de procesos del Área de Bodega
Despachador Gerente Contador
Fuente: La Autora Inicio
Recepta la
mercadería
Verifica las cantidades exactas
del pedido
Revisa la
factura Revisa si el
producto llega por 1era vez
Asigna un código al producto
Coloca los precios para la venta
56
4.1.2.6 Flujo de proceso del área de contabilidad
El proceso contable de la Ferretería Don Galo es elaborado a través de lo que
llamamos el ciclo contable, mediante las transacciones registradas y
resumidas para la obtención de los Estados Financieros. Este proceso está
formado por los siguientes pasos:
Preparar las retenciones
Procesar la información de ingreso
posteriores a la recepción de la factura.
Verifican que los cheques realizados por el Gerente–Administrador
cuadren con los pagos a realizar a los proveedores.
Que las facturas estén bien elaboradas, al momento de desglosar el IVA.
Los pagos de los impuestos deben realizarse un día antes de su fecha de vencimiento.
En la Figura 6 se inicia el proceso en el área de contabilidad con la entrega de
todos los documentos fuentes al contador que son entregados por las áreas de
la empresa, el mismo realiza los debidos registros contables en el libro diario,
luego se mayoriza las cuentas para así realizar el balance de comprobación y
de esta manera cerrar el periodo y emitir los estados financieros.
El Gerente procede a revisar los estados financieros y una vez aprobados los
57 Figura 6. Flujo de proceso de área Contable
Fuente: La Autora
Todas las áreas Contabilidad Gerente
Inicio
Proformas Facturas Orden de
compra
Ingresa la
información
Emisión de estados
financieros Registros de
transacciones
Mayorización
Balance de
comprobación
Cierre del periodo
Fin
Revisa los Estados Financieros
58
4.2 Aplicar los cuestionarios de control interno
Para determinar el Nivel de Riesgo de la Ferretería “Don Galo”, nos basamos
en los totales obtenidos de los cuestionarios realizados a las diferentes áreas
de la empresa como son: Compras, Ventas, Bodega y Contabilidad, aplicando
la siguiente formula.
CP = CT * 100
PT
4.2.1 Determinación del nivel de riesgo en el área de compras
COMPONENTE: Compras
PERSONAL ENTREVISTADO: Gerente – Administrador
COMPRAS SI
N O
N/
A COMENTARIOS ¿Solo el gerente propietario es el
responsable de realizar las
compras? 0
Las compras son realizadas por los dos
socios
¿Existe coordinación al momento
de solicitar la mercadería? 0
Las decisiones son tomadas por
separado ¿Se cerciora el área de compras de
que los proveedores seleccionados son los mejores en lo que respecta
a calidad, precios y entrega
inmediata? 1
¿Al realizar los pedidos estos son anotados en el Libro de Registros
de Compras? 0
Son registradas en un cuaderno
¿Se conservan para la inspección las hojas originales de los recuentos físicos practicados por
los empleados de la empresa? 1 ¿Realizan pedidos de mercaderías
por consumos extraordinarios? 1 ¿Existe un sistema de Control de
Compras? 0
¿Elaboran notas de pedidos al
59 los proveedores?
¿Existe alguna persona independiente que realice
inventarios? 1
¿Se almacena la mercadería de una manera ordenada y sistemática
para mayor verificación? 1
¿Están los gastos eventuales de caja limitados a una cantidad
máxima? 1
¿Los pagos a los proveedores los realizan con cheques a nombre de
la empresa? 1
¿Existe algún registro para la descripción de pedidos en orden
cronológico de las entradas de
mercaderías? 0
¿Hay controles adecuados para salvaguardar que se hagan
compras excesivas? 0
Llevan los registros en un kardex ¿La empresa mantiene una política
referida al control físico del
inventario de mercadería? 0 ¿La mercadería es verificada al
momento de ser recibida con la
hoja de recepción? 0
Solo cuentan los bultos
¿Al haber un desperfecto en la mercadería recibida son anotados
en la Hoja de recepción? 0 ¿Cuándo la mercadería llega
deteriorada el mecanismo para el retiro de la misma es ¿Se registra en forma oportuna la
mercadería entrante? 1 ¿Existen políticas para el área de
compras? 0
¿Existen controles o procedimientos para evitar se
hagan compras innecesarias? 0
Realizan los pedidos
sin tener
coordinación ¿Existe una persona responsable
para recibir la mercadería?
0
Recibe la mercadería la persona que está
desocupada ¿Los proveedores cumplen con
entregar facturas originales? 1
60 Puntaje Total (PT): 23
Calificación Total (CT): 10
Calificación Porcentual (CP): 43.48%
CP= (CT/PT) * 100
CP = (10/23) *100
CP = 43.48%
Nivel de confianza
BAJO MEDIO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
Riesgo de control
La evaluación del control interno del área de compras presenta un nivel de
confianza del 43.48% el mismo que es considerado bajo lo que significa que
el riesgo de control es alto debido a que se establecieron las siguientes
deficiencias:
Las compras son realizadas por cualquiera de los socios que se encuentren en la empresa.
Existe descoordinación al momento de solicitar la mercadería debido a que las decisiones son tomadas por separado.
El sistema del manejo del control de compras es deficiente.
61
La mercadería no es revisada al momento de la entrega, faltando un control de productos que se reciben en mal estado
Falta la determinación de políticas para el área de compras
4.2.2 Determinación del nivel de riesgos del área de ventas
CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO
EMPRESA: Ferretería “Don Galo”
COMPONENTE: Ventas
PERSONAL ENTREVISTADO: Gerente – Administrador
VENTAS SI NO N/A COMENTARIO ¿Hay una adecuada atención al
cliente al momento de atenderlo? 1 ¿Hay políticas referidas a
otorgamientos de créditos? 0 ¿Se realizan las respectivas
facturas por las ventas realizadas? 0
Solo cuando el cliente lo requiere
¿De ser así, abren expedientes con los datos del cliente? 1
¿Existe un plan de ventas? 0
¿Existen presupuestos de ventas? 0 ¿Se hacen cuadres de los fondos
de efectivo a la persona encargada
de la custodia? 0
La persona encargada del efectivo es una de las accionistas del negocio ¿Se controlan todos los talonarios
de facturas que no están en uso en forma tal que se impida su
62
¿Utilizan algún documento que soporte el pedido de mercadería a
bodega? 1
Guardan en un cajón bajo llave
¿Se preparan y archivan duplicados de los comprobantes de depósitos
ventas un funcionario responsable? 1
¿La empresa maneja políticas de
ventas para los clientes? 0
TOTAL 9 11
Puntaje Total (PT): 20
Calificación Total (CT): 9
Calificación Porcentual (CP): 45%
CP= (CT/PT) * 100
CP = (9/20) *100
63 Nivel de confianza
BAJO MEDIO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
Riesgo de control
La evaluación del control interno del área de ventas determinó un nivel de
confianza bajo del 45 %, y el riesgo de control alto en los controles aplicados
a dicha área, además se estableció las siguientes deficiencias que detallamos
a continuación:
Falta establecer políticas de ventas que se realizan a créditos
Se debe cumplir con el reglamento de comprobantes de venta
La empresa requiere que se realicen conciliaciones permanentes a la persona encargada de la custodia del dinero.
Las ventas realizadas del día son esporádicamente anotadas en un cuaderno.
El dinero de las ventas del día no son depositadas diariamente.
