La factura electrónica en la legislación española y europea.
Laura Almonacid Lamelas
Interventora General del Ayuntamiento de Viladecans (Barcelona)
INDICE
INTRODUCCIÓN
1. LA DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS Y LA FACTURA ELECTRÓNICA 1.1. DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS
1.2. FACTURA ELECTRÓNICA
2. LEY DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y CREACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS EN EL SECTOR PÚBLICO
2.1 ASPECTOS GENERALES 2.2 FORMATO
2.3. REGISTRO CONTABLE
2.4. OBLIGACIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO
3. LA DIRECTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, DE 16 DE ABRIL DE 2014, RELATIVA A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
3.1. OBJETIVO
3.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y PLAZO 3.3. DEFINICIONES DE INTERÉS
3.4. LA INTEROPERABILIDAD EN EL ÁMBITO ESTATAL. LA IMPORTANCIA DEL ENI
4. CONCLUSIONES
INTRODUCCIÓN
El contexto actual viene marcado por el impulso de la administración electrónica desde todos los ámbitos, especialmente desde Europa. La normativa europea va encaminada de manera progresiva a integrar informáticamente los procesos de contratación de principio a fin, con el objeto de eliminar las barreras transfronterizas que surgen de la diversidad técnica y normativa de los diferentes Estados miembros.
La facturación electrónica es un paso dentro del proceso de contratación electrónica y de eliminación de barreras como veremos en la propia Directiva, pero además se trata de una manera de facilitar el seguimiento y agilizar el pago a los proveedores, tanto para los órganos que tienen atribuida la función de control interno como para los segundos que podrán conocer el estado de tramitación de sus facturas. Junto con la nueva regulación del registro contable de facturas que establece la Ley de impulso a la factura electrónica, se pretende evitar y superar de una vez ciertos problemas que por desgracia vienen siendo más habituales de lo deseable en algunos casos como las detestables facturas en el cajón.
En el presente artículo se pretende analizar por un lado las prácticas que se están llevando a cabo en algunas administraciones respecto a este tema, comenzando con el análisis de la digitalización o envío digitalizado de las facturas y de las actuales soluciones en materia de facturación electrónica que encontramos a día de hoy. Y, por otro lado, destacar algunos de los aspectos más relevantes de la normativa reciente sobre facturación electrónica y tramitación de las facturas.
1. LA DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS Y LA FACTURA ELECTRÓNICA.
1.1. DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS
La digitalización de facturas en algunos Ayuntamientos ha venido siendo una práctica habitual como una primera solución para agilizar la tramitación, incluso en algunos casos hay proveedores que envían facturas en pdf a través de correo electrónico firmado digitalmente. Esto se debe a que el RD 16/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación así lo permitía y a que en numerosos casos ni la Administración, ni el propio proveedor están adheridos a alguna de las plataformas de facturación electrónica.
En el este apartado desarrollaremos la obligación de facturación electrónica conforme a la nueva Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La obligatoriedad del uso de la factura electrónica entra en vigor a partir del 15 de enero del 2015, entre tanto y desde los últimos años se ha venido llevando a cabo en algunas Administraciones Públicas la práctica de la digitalización de facturas con el fin de evitar que éstas viajen físicamente para su validación, con los siguientes objetivos.
No riesgo de pérdida o deterioro
No fotocopias
Posibilita el seguimiento del circuito
Agilización en su tramitación
Por su parte, lo que vamos a explicar a continuación es aplicable a las facturas que se han recepcionado en virtud de las disposiciones del RD 16/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, previo a la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable en el Sector Público. ¿Por qué? Porque en el mismo establece una unidad de trato para factura en papel y factura electrónica y admite en su art. 8, como medio de expedición de factura, cualquier formato electrónico que permita garantizar al obligado de su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad pero sin ser necesaria firma electrónica avanzada ya que se aceptan otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT (art.10), siempre que el receptor lo acepte. Esto ha dado lugar a que algunos proveedores emitan facturas en pdf a través de un correo electrónico, por lo tanto lo que vamos a explicar a continuación en cuanto a la tramitación es aplicable también a estos casos, si bien con la nueva Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público ya queda excluida esta práctica, unificando el criterio a seguir para la presentación de facturas electrónicas.
El art. 7 de la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril contempla esta posibilidad de “digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes”
En concreto en su apartado segundo dispone que: “se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”
El procedimiento es el siguiente: las facturas se cargan automáticamente en el registro de facturas de SICAP y al igual que con los documentos contables una vez escaneadas se almacenan en Documentum, a continuación se envía la factura al circuito de visado correspondiente según el área responsable, circuito este integrado con la contabilidad.
El 24 de octubre de 2007, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) se publicó la resolución sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización en la que se establecen todos los requisitos con los que debería contar el software de digitalización para superar el proceso de homologación, de tal forma que todos los documentos digitalizados dispusieran de la misma validez jurídica que los documentos en formato papel.
De esta resolución cabe destacar lo siguiente:
I. Define los Formatos estándares de uso común. “Se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es), similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000.
La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.”
II. Establece el nivel de resolución mínimo de los documentos digitalizados: “Se entiende por «Nivel de resolución» de la imagen digital codificada la resolución espacial de la imagen obtenida. Se establece que el nivel de resolución espacial de la imagen final debe ser como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.”
III. Determina la manera de garantizar la imagen fiel e íntegra del documento: Se entenderá por imagen un único fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, que represente la apariencia física de la factura, de modo facsimilar dentro de los parámetros establecidos en el apartado anterior. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.
Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado, una serie de tareas tareas que se fijan en la Resolución.
IV. Establece un Plan de Gestión de Calidad consistente en una serie de operaciones encaminadas al mantenimiento preventivo que garantice el correcto estado del software.
V. Identifica una serie de Datos adicionales que deben acompañar a la imagen.
VI. Concreta como realizar la firma de base de datos: “La firma de la base de datos a que se refiere el apartado 2.d) 1.ª del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, puede ser realizada mediante cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.”
VI. Define lo que se entiende por un acceso completo y sin demosras.
VI. Señala el procedimiento a seguir por las las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización así como el procedimiento de homologación.
1.2 LA FACTURA ELECTRÓNICA
En el apartado siguiente desarrollaremos con detalle las disposiciones establecidas en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
DEFINICIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA A EFECTOS DE LA DIRECTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, DE 16 DE ABRIL DE 2014, RELATIVA A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Más adelante analizaremos algunos aspectos interesantes de la citada Directiva, si bien el art. 2 de la misma define el concepto de factura electrónica, junto a otras definiciones, en los siguientes términos: A efectos de la presente Directiva, se entenderá por: «factura electrónica»: factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado y electrónico.
Las facturas electrónicas se tramitan a través de la plataforma de factura electrónica que sirve para generar y leer ficheros de intercambio seguros garantizando la autenticidad e integridad del contenido de los mismos, a los que aplicándole una firma digital avanzada darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica.
Esta plataforma es un hub o intercambiador encargado de la distribución del flujo de las facturas y de la comunicación de su estado. Además facilita a los proveedores el envío de las mismas en caso de que no dispongan de una solución de facturación electrónica entre las existentes en el mercado, y si ya dispusieran es compatible con otros servicios de facturación. También se puede utilizar como portal de recepción incluyendo el registro y custodia de las mismas.
La plataforma electrónica que se utiliza actualmente para la generación de facturas electrónicas en el Sector Público a día de hoy es el Facturae que es público y gratuito puesto a disposición por el Ministerio de Hacienda y AAPP y que las genera en un determinado formato. El art 5 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que analizaremos más adelante, establece cual debe ser el formato de las facturas electrónicas y su firma electrónica, no obstante queda pendiente de desarrollo normativo a través Orden de la Vicepresidenta del Gobierno i Ministra de Presidencia a propuesta del Ministro de Hacienda y AAPP y del Ministro de Industria, en tanto no se apruebe la Orden ministerial prevista, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES), según la DA 2ª de la propia Ley.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la
representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, art.
6 del RD 16/2012 de 30 de noviembre:
“a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:
1.º Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
2.º Las rectificativas.
3.º Las que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.
b) La fecha de su expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:
1.º Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta conforme al artículo 25 de la Ley del Impuesto.
2.º Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla.
3.º Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, tal y como ésta se define por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.
k) En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención
«facturación por el destinatario».
m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».
o) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o
«régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».
p) En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja.
2. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:
a) Cuando se documenten operaciones que estén exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido y otras en las que no se den dichas circunstancias.
b) Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido correspondiente a aquéllas sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.
c) Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del Impuesto sobre el Valor Añadido.”
Además la factura electrónica debe estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes (lo veremos más adelante).
2. LEY DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y CREACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS EN EL SECTOR PÚBLICO
2.1 ASPECTOS GENERALES
Impulsa el uso de la factura electrónica estableciéndola como obligatoria con carácter general a partir del 15/01/2015.
Establece la obligación de todos los proveedores de presentación de las facturas en el Registro (art.3).
En el Capítulo III establece las bases del formato de la factura electrónica, si bien queda pendiente de desarrollo normativo.
Crea el registro contable, regulado en el Capítulo IV y desarrollado por Orden Ministerial, que estará gestionado por el órgano que tenga atribuida la gestión contable y regula un nuevo procedimiento de tramitación de facturas que entraría en vigor a partir del 01/01/2014, si bien de conformidad con la Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que se ha aprobado en desarrollo de la misma, y en concreto en su disposición final 2ª, pese a la entrada en vigor al día siguiente de su publicación de dicha orden, las CCAA y las Entidades Locales dispondrán de un plazo de 3 meses para adecuar sus sistemas.
Establece la obligatoriedad de tener o adherirse a alguno de los puntos generales de entrada de facturas electrónica, que tendrán que ser tres uno por cada nivel administrativo (Estado, CCAA y Entes Locales), para que los proveedores puedan presentarlas y lleguen electrónicamente al órgano administrativo al que corresponda su tramitación y a la oficina contable competente.
Por último en el Capítulo V establece las obligaciones de los órganos de control interno
2.2 FORMATO
El Capítulo III está dedicado a la regulación de la factura electrónica en las Administraciones Públicas estableciendo por una parte la obligatoriedad de su uso en el art. 4, las bases del formato en el art. 5, el establecimiento de un Punto General de Entrada en su art. 6 y en su art. 7 la responsabilidad de archivo y custodia de la información.
En cuanto a la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en el sector público es universal a todo proveedor que haya entregado bienes o prestado servicios, si bien se podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta
5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada.
Respecto al formato como ya hemos comentado en el apartado anterior queda pendiente de desarrollo normativo a través Orden de la Vicepresidenta del Gobierno i Ministra de Presidencia a propuesta del Ministro de Hacienda y AAPP y del Ministro de Industria, no obstante destacamos lo siguiente al respecto:
1. Deberá tratarse de un formato estructurado
2. Las facturas deben estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
3. También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido que reúna los siguientes requisitos:
a) El certificado deberá identificar a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.
b) La solicitud del sello electrónico avanzado podrá formularse bien mediante comparecencia presencial de una persona física que acredite su representación, bien por medios electrónicos mediante el DNI electrónico y la remisión de los documentos que acrediten su poder de representación en formato papel o electrónico.
En cualquier caso y según establece la Disposición Adicional 2ª, En tanto no se apruebe la Orden ministerial prevista en el artículo 5, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).
En cuanto al punto general de entrada de las facturas electrónicas, como comentábamos anteriormente, en palabras de la propia Ley, tiene que existir uno por cada nivel de administración (Estado, CCAA y Entidades Locales), pudiendo estas últimas adherirse al de la Diputación o a alguno de los anteriores. En este punto general de entrada se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes. Viene regulado en el art. 6 con las siguientes características:
Proporcionará una solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable competente para su registro.
Permitirá el envío de facturas electrónicas en el formato que se determina en esta Ley. El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la factura.
Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas producirán una entrada automática en un registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho punto general
de entrada de facturas electrónicas, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación.
Proporcionará un servicio automático de puesta a disposición o de remisión electrónica de las mismas a las oficinas contables competentes para su registro.
Las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas vendrán determinadas por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos.
En cuanto al archivo y custodia de la información, si bien corresponde al órgano administrativo de la misma, establece el art. 7 que se puede optar por la utilización del correspondiente punto general de entrada en caso de adherirse.
2.3. REGISTRO CONTABLE
El Capítulo IV de la Ley está dedica al registro contable de facturas y procedimiento de tramitación en las Administraciones públicas, además viene desarrollado por la “Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.”
A partir del 1 de enero de 2014 la ley preveía que todas las facturas que se expidan por los servicios prestados o bienes entregados a las citadas entidades, cualquiera que sea su soporte, electrónico o papel, deberían ser objeto de anotación en el correspondiente registro contable de facturas, que estará integrado o interrelacionado con el respectivo sistema de información contable de la entidad u organismo público, y gestionado por el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, si bien como ya hemos comentado la disposición final 2ª de la Orden establece que las Comunidades Autónomas y Entidades locales dispondrán de un periodo de 3 meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y técnicos establecidos en la misma.
Cada uno de los sujetos establecidos en el art.2 de la Ley, (es decir las Administraciones Públicas y los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público) deberán disponer de un registro contable integrado o interrelacionado con el sistema de información contable, con el objeto de registrar todas las facturas de la entidad con el alcance que se determina en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y de proporcionar al sistema contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del periodo medio de pago a proveedores, y con los siguientes requisitos funcionales:
a) Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.
En el caso de las facturas electrónicas, se anotarán en el registro contable de facturas aquéllas que el Punto general de entrada de facturas electrónicas le remita o ponga a su disposición por medios electrónicos.
La información objeto de registro que debe ser remitida o puesta a disposición por el correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas será, por cada factura, la propia factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral.
En el caso de las facturas en papel, se generará un apunte en el registro contable de facturas, por cada factura recibida, incluyendo al menos la siguiente información:
1. Fecha de expedición de la factura.
2. Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.
3. Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.
5. Número de factura y, en su caso, serie.
6. Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente).
7. Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.
8. Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura así como del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
b) Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.
1. Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, de acuerdo con la identificación de esos órganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa.
2. En el caso de las facturas electrónicas, serán remitidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, por los medios electrónicos que se habiliten, aquellas facturas anotadas en el registro contable de facturas que les correspondan.
c) Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente.
Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
d) Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.
El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada.
La Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada entidad podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.
2.4. OBLIGACIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO 1. Respecto de los órganos que tengan atribuida la función de contabilidad:
Efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación.
Elaborarán un informe trimestral con la relación de las facturas con respecto a los cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Este informe será remitido dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año al órgano de control interno.
2. Respecto al órgano de control interno:
Facultad de acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable de facturas, y a la contabilidad en cualquier momento.
Elaboración anual, de un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad. En el caso de las Entidades Locales, este informe será elevado al Pleno.
3. LA DIRECTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, DE 16 DE ABRIL DE 2014, RELATIVA A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
3.1. OBJETIVO
La multiplicidad de normas que carecen de interoperabilidad genera una excesiva complejidad, inseguridad jurídica y costes de funcionamiento adicionales para los agentes económicos que utilizan facturas electrónicas en todos los Estados miembros, disuaden a los operadores económicos de emprender actividades de contratación transfronteriza, los requisitos técnicos y jurídicos divergentes en materia de facturación electrónica constituyen obstáculos de acceso al mercado en la contratación pública transfronteriza y obstáculos al comercio y afectan directamente al funcionamiento del mercado interior.
Por lo tanto resulta preciso eliminar o reducir los obstáculos transfronterizos al comercio derivados de la coexistencia de diferentes requisitos legales y normas técnicas. Con el fin de alcanzar ese objetivo, debe desarrollarse una norma europea común para el modelo de datos semánticos de los elementos esenciales de una factura electrónica básica («la norma europea sobre facturación electrónica»). Esta norma debe establecer y describir los elementos esenciales que ha de contener siempre una factura electrónica, facilitando de ese modo el envío y la recepción de facturas electrónicas entre sistemas basados en normas técnicas distintas. Siempre que no entren en conflicto con dicha norma europea, las normas técnicas nacionales existentes no deben sustituirse ni su utilización debe verse limitada por la presente norma, y ha de seguir siendo posible que se continúen aplicando paralelamente a dicha norma. Por lo tanto nos podemos encontrar en un futuro con la obligatoriedad de disponer de más de un sistema de facturación dentro de la propia Corporación.
Los beneficios de la facturación electrónica alcanzarán su nivel máximo cuando la generación, envío, transmisión, recepción y tratamiento de una factura puedan ser plenamente automatizados. Por este motivo, se debe considerar que únicamente cumplen la norma europea de facturación electrónica las facturas legibles por máquina que el receptor pueda tratar automática y digitalmente. A efectos de la presente Directiva, un simple archivo de imagen no debe considerarse factura electrónica. Es decir, excluye totalmente la posibilidad de enviar facturas escaneadas en pdf como sustitutivas de una factura en formato electrónico.
La plena interoperabilidad incluye la capacidad de interoperar en tres niveles distintos: 1. en el del contenido de la factura (datos semánticos), 2. en el del formato o lenguaje utilizado (sintaxis) y 3. en el del método de transmisión.
1. La interoperabilidad semántica implica que la factura electrónica contenga cierta cantidad de información exigida y que el significado preciso de la información intercambiada se mantenga y se comprenda correctamente de forma inequívoca, con independencia de la forma en que se represente o transmita físicamente.
2. La interoperabilidad sintáctica implica que los elementos de una factura electrónica relativos a datos se presenten en un formato que pueda intercambiarse directamente entre el emisor y el destinatario y tratarse automáticamente.
3. La interoperabilidad sintáctica puede garantizarse de dos formas, a saber, mediante la utilización de una sintaxis común o mediante la asignación de correspondencias entre diferentes sintaxis.
Nota el art. 3 de la Directiva establece que La Comisión pedirá al organismo europeo de normalización pertinente que elabore una norma europea para el modelo de datos semánticos destinado a los elementos esenciales de una factura electrónica («la norma europea sobre facturación electrónica»), con una serie de requisitos mínimos que se detallan a continuación en el propio artículo.
3.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y PLAZO Ámbito objetivo:
En cuanto a la tipología de contratos a los que debe aplicarse, aparecen en el apartado primero del art. 1 de la Directiva que establece que serán aquellos a los que son de aplicación la Directiva 2009/81/CE, la Directiva 2014/23/UE, la Directiva 2014/24/UE o la Directiva 2014/25/UE. Se trata pues de la práctica totalidad de los contratos públicos, incluyendo obras, suministros, servicios, contratados por uno o varios poderes adjudicadores (recogidos en la Directiva 2014/24/UE), concesiones de obras o servicios a operadores económicos (recogidas en la Directiva 2014/23/UE), contratos celebrados por contratación por entidades que operan en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales (regulados en la Directiva 2014/25/UE), y contratos celebrados por entidades o poderes adjudicadores en los ámbitos de la defensa y la seguridad (Directiva 2009/81/CE).
Ámbito subjetivo:
También lo encontramos en el art. 1, en concreto debe aplicarse únicamente a las facturas electrónicas emitidas por el operador económico al que se ha adjudicado el contrato público o concesión (es decir, en principio solo a las facturas generadas por el contratista principal). No obstante, si los Estados miembros, con arreglo al artículo 71 de la Directiva 2014/24/UE y al artículo 88 de la Directiva 2014/25/UE, disponen el pago directo a los subcontratistas, el régimen que se consigne en los documentos de la contratación pública debe incluir disposiciones relativas al uso obligatorio o no de la facturación electrónica para el pago de los subcontratistas. Es preciso aclarar que, cuando se adjudique un contrato a un grupo de operadores económicos, la presente Directiva se aplica a las facturas electrónicas emitidas tanto por el grupo como por los operadores económicos por separado.
El plazo máximo de trasposición de la Directiva es el 27 de noviembre de 2018. No obstante los Estados miembros, a más tardar 18 meses después de
la publicación de la referencia de la norma europea sobre facturación electrónica en el Diario Oficial de la Unión Europea, adoptarán, publicarán y aplicarán las disposiciones necesarias para dar cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 7, en relación con la recepción y tratamiento de facturas electrónicas.
3.3. DEFINICIONES DE INTERÉS
Ya hemos expuesto anteriormente la definición de factura electrónica, no obstante el art. 2 de la Directiva propugna una serie de definiciones formales relacionadas con la misma como:
«elementos esenciales de una factura electrónica»: el conjunto de información esencial que debe contener una factura electrónica para la interoperabilidad transfronteriza, incluida la información necesaria para garantizar el cumplimiento de la legislación;
«modelo de datos semánticos»: un conjunto de términos y sus significados estructurado e interrelacionado lógicamente que especifica los elementos esenciales de una factura electrónica;
«sintaxis»: lenguaje o dialecto legible por máquina utilizado para representar los datos contenidos en una factura electrónica;
«correspondencias sintácticas»: las directrices relativas a la forma en que el modelo de datos semánticos puede representarse en las distintas sintaxis;
«poderes adjudicadores»: los poderes adjudicadores tal como se definen en el artículo 1, punto 17, de la Directiva 2009/81/CE, en el artículo 6, apartado 1, de la Directiva 2014/23/UE y en el artículo 2, apartado 1, punto 1, de la Directiva 2014/24/UE;
«poderes adjudicadores subcentrales»: los poderes adjudicadores subcentrales tal como se definen en el artículo 2, apartado 3, punto 3, de la Directiva 2014/24/UE;
«centrales de compras»: las centrales de compras tal como se definen en el artículo 2, apartado 1, punto 16, de la Directiva 2014/24/UE;
«entidades adjudicadoras»: las entidades adjudicadoras tal como se definen en el artículo 1, punto 17, de la Directiva 2009/81/CE, en el artículo 7, apartados 1 y 2, de la Directiva 2014/23/UE y en el artículo 4, apartado 1, de la Directiva 2014/25/UE;
«norma internacional»: una norma internacional tal como se define en el artículo 2, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 1025/2012;
«norma europea»: una norma europea tal como se define en el artículo 2, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 1025/2012.
3.4. LA INTEROPERABILIDAD EN EL ÁMBITO ESTATAL. LA IMPORTANCIA DEL ENI
El art. 41 de la la Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos establece que “Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información en sus relaciones con las demás administraciones y con los ciudadanos, aplicando medidas informáticas, tecnológicas, organizativas, y de seguridad, que
garanticen un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa y eviten discriminación a los ciudadanos por razón de su elección tecnológica”.
Para ello, en su art. 42 señala que esta labor corresponde al esquema nacional de interoperabilidad (ENI) y el esquema nacional de seguridad en esta materia (ENS), debiendo comprender el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.
Además establece el propio art. 42 que en la elaboración de ambos Esquemas se tendrán en cuenta las recomendaciones de la Unión Europea, lo cual nos sitúa en el marco de interoperabilidad establecido por la Comunicación de la Comisión Europea COM (2010) 744. Este marco constituye un acuerdo para la interoperabilidad entre instituciones que desean colaborar para la prestación de servicios públicos. Su alcance incluye un conjunto de elementos comunes tales como vocabulario, conceptos, principios, políticas, directrices, recomendaciones, estándares, especificaciones y buenas prácticas.
Es por ello que la Directiva objeto de análisis habla de la interoperabilidad semántica, sintáctica y de transmisión.
Para la elaboración del ENI también se tendrán en cuenta la situación tecnológica de las diferentes Administraciones Públicas, así como los servicios electrónicos ya existentes. A estos efectos considerarán la utilización de estándares abiertos así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
Por lo tanto el ENI se sitúa dentro de un Marco Europeo de Interoperabilidad pero con unas funciones muy definidas ya que debe comprender y asumir los criterios y recomendaciones europeas y establecer las bases y directrices tecnológicas para su aplicación a nivel nacional con el objeto de evitar cualquier obstáculo que pueda surgir al ciudadano por causa su elección tecnológica.
4. CONCLUSIÓN
La voluntad de esta Directiva es clara y concisa en el sentido de unificar criterios intracomunitarios que faciliten la plena interoperabilidad (como ya hemos visto en los tres niveles: datos semánticos, sintaxis y método de transmisión), para los agentes económicos que intervienen en la contratación pública a la hora de facturar electrónicamente, con el fin de eliminar barreras que surgen de la diferencia de criterios jurídicos y técnicos entre los países miembros de la UE.
No obstante, queda pendiente de desarrollo normativo y lo que se pretende es sentar los criterios de normalización que debe seguir la futura
“norma europea sobre contratación electrónica”, criterios basados en sistemas que sean sencillos y accesibles también para las PYMES, en palabras
de la propia Directiva, debe tratarse de sistemas fáciles de entender y de utilizar.
Por último reseñar que esta normativa realmente alcanza su pleno sentido si la enmarcamos dentro del proceso de la contratación pública electrónica plena iniciado ya con anterioridad.
