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TÉRMINOS DE
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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIONES
ESTRATÉGICAS PARA BANCÓLDEX
FECHA: Junio 27 de 2014
BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
PLAN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS PARA BANCÓLDEX
Bogotá D.C.
Junio 27 de 2012
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Contenido 1. ANTECEDENTES ... 4 1.2. Sobre Bancóldex ... 4 1.3. Justificación de la contratación ... 5 2. OBJETO DE LA INVITACIÓN ... 5 3. TÉRMINOS JURÍDICOS ... 5
3.1. Régimen jurídico aplicable ... 5
3.2. Veracidad de la información suministrada ... 5
3.3. Confidencialidad de la información ... 6
3.4. Propiedad de la información ... 6
3.5. Propiedad intelectual ... 6
3.6. Cláusula de reserva ... 6
3.7. Garantía de seriedad de la Oferta ... 7
4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ... 7
4.1. Estudios para participar en la convocatoria ... 7
4.2. Instrucciones para contestar los Términos de Referencia ... 8
4.3. Requisitos para participar en la invitación ... 8
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ... 9
5.1. Formulación de inquietudes... 9
5.2. Respuesta de inquietudes ... 9
5.3. Cierre y entrega de la Propuesta ... 9
6. EVALUACIÓN ... 10
6.1. Criterios de desempate ... 11
6.2. Capacidad financiera ... 12
6.3. Experiencia específica del Proponente... 13
6.4. Portafolio ... 14
6.5. Experiencia del Equipo de Trabajo ... 14
6.6. Metodología ... 16
6.7. Oferta económica ... 17
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8. DECLARATORIA DESIERTA ... 18
9. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ... 18
9.1. Presentación de la Propuesta ... 18
9.2. Periodo de validez de la propuesta ... 19
9.3. Documentación de la Propuesta ... 19
10. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN ... 20
10.1. Alcance del objeto de la contratación ... 20
10.2. Entregables y cronograma ... 24
11. EL CONTRATO ... 26
11.1. Suscripción del Contrato ... 26
11.2. Obligaciones del Banco ... 26
11.3. Obligaciones del Contratista ... 26
11.4. Duración del Contrato... 27
11.5. No Exclusividad ... 27
11.6. Seguimiento y control del contrato... 27
11.7. Garantía del contrato ... 27
11.8. Subcontratos ... 28
ANEXO NO.1:PLANTILLA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. ... 29
ANEXO NO.2:FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE. ... 29
ANEXO NO.3:FORMATO “VINCULACIÓN DE CLIENTES PERSONA JURÍDICA”. ... 29
ANEXO NO.4FORMATO COMPOSICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO. ... 29
ANEXO NO.5:MODELO FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA. ... 29
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INTRODUCCIÓN
1. ANTECEDENTES1.2. Sobre Bancóldex
El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex – es una sociedad de economía mixta de orden nacional, vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, no asimilada al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, organizada como establecimiento de crédito bancario, sometido a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, creado por la Ley 7ª y el Decreto 2505 de 1991, ambos incorporados al Decreto ley 663 de 1993 – Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 279, numeral 3 del citado Estatuto Orgánico, “[e]l objeto del banco consiste en financiar en forma principal pero no exclusiva, las actividades relacionadas con la exportación y en promover las exportaciones en los términos previstos en el artículo 283 y concordantes de este estatuto. […] En consecuencia podrá realizar operaciones de redescuento para financiar la industria nacional”. En este sentido, el artículo 282 del Decreto Ley 663 de 1993 faculta a Bancóldex para realizar todos los actos y contratos autorizados a los establecimientos bancarios.
Así las cosas, Bancóldex actúa como “banco de segundo piso”, es decir, a través de intermediarios financieros sometidos a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, tales como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, y entidades orientadas a crédito microempresarial no sometidas a la vigilancia de dicho ente de control, como ONG’s microcrediticias, fundaciones financieras, cooperativas y cajas de compensación familiar.
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1.3. Justificación de la contratación
Hoy en día, Bancóldex se encuentra adelantando un proceso de redefinición estratégica encaminada a examinar su rol dentro de la política económica del país, con el objetivo de reconfigurar su visión y misión hacia un banco de desarrollo más oportuno y expedito en la atención integral a las empresas colombianas.
Así las cosas, se hace necesario el diseño e implementación de una estrategia de comunicación corporativa y relaciones públicas cuyo objetivo sea ampliar el conocimiento de los productos y servicios del Banco entre los empresarios, generar valor en su relación con sus aliados estratégicos y dar a conocer la nueva orientación estratégica y misional de la organización entre sus audiencias internas y externas.
2. OBJETO DE LA INVITACIÓN
Contratar el diseño e implementación de una estrategia de comunicación corporativa y relaciones públicas para Bancóldex, que incluya una evaluación y diagnóstico del estado actual de la comunicación, la construcción de plan de comunicaciones y su correspondiente implementación y desarrollo, con el acompañamiento del proveedor.
3. TÉRMINOS JURÍDICOS 3.1. Régimen jurídico aplicable
En atención al régimen de contratación del Banco, el proceso de selección y la contratación que se derive de la presente convocatoria se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.
3.2. Veracidad de la información suministrada
El Proponente está obligado a responder por la veracidad de toda la información entregada durante el proceso de selección. El Banco, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta
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invitación es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, el Banco se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente.
3.3. Confidencialidad de la información
El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y/o contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.
3.4. Propiedad de la información
El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por el Banco en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate, es de propiedad exclusiva del Banco.
3.5. Propiedad intelectual
El Proponente renuncia a favor del Banco, a cualquier derecho de propiedad, uso, goce, reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación sobre el objeto de la consultoría y los documentos y/o productos que resulten del objeto de la presente invitación, renuncia que se entenderá otorgada por el Proponente, mediante su participación en la presente convocatoria.
3.6. Cláusula de reserva
El Banco se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses sin necesidad de dar explicación alguna a El Proponente y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta.
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3.7. Garantía de seriedad de la Oferta
El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para Bancóldex. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y las disposiciones legales vigentes.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia. Los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).
La garantía mencionada deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación.
La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex -, NIT. 800.149.923-6 en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.
4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES
4.1. Estudios para participar en la convocatoria
Corresponde a todos y cada uno de los Proponentes efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo pero sin limitarse, a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros. Deberán asumir todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, y no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.
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La presentación de la propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.
4.2. Instrucciones para contestar los Términos de Referencia
Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación.
Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas. La Propuesta debe ser presentada en español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta.
4.3. Requisitos para participar en la invitación El Proponente deberá cumplir los siguientes requisitos:
i. Ser persona jurídica, nacional o extranjera, legalmente constituida bajo la ley colombiana que cumpla con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.
ii. El proponente deberá acreditar mínimo cinco (5) años de experiencia en el objeto de la presente convocatoria, la cual deberá demostrar de conformidad con lo establecido en el numeral 6.3 del presente documento.
iii. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 6.2
iv. El proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del Contrato con base en el cronograma del proyecto y el cronograma de entrega de productos, disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de su Propuesta. v. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia.
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5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN
El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por el Banco sin restricción, mediante adenda a los presentes Términos de Referencia.
EVENTO
FECHA Y HORA
Apertura y publicación de los Términos de
Referencia 27 de junio de 2014
Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los Proponentes al Banco
7 de julio de 2014 Respuesta de inquietudes enviadas por los
Proponentes al Banco 9 de julio de 2014
Cierre y entrega de la propuesta 11 de julio de 2014 a las 4:00 p.m. 5.1. Formulación de inquietudes
Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia que surjan por parte de los Proponentes, deberán ser presentadas mediante correo electrónico enviado a María Emilia Arismendi Medina, maria.arismendi@bancoldex.com - Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa, hasta el 7 de julio del 2014, indicando en el asunto la referencia de la convocatoria. 5.2. Respuesta de inquietudes
El Banco dará respuesta a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y hora indicada en este documento, las cuales se responderán al email del proponente.
5.3. Cierre y entrega de la Propuesta
Los Proponentes deberán presentar sus Propuestas de conformidad con el numeral 9.1. de los presentes Términos de Referencia, a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta, esto es el día 11 de julio 4:00 p.m., en la Calle 28 No. 13 A – 15, piso 39, Bogotá D.C., Oficina de
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Correspondencia, dirigidas a Diana Santamaría Ramírez. Se reitera que la fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Banco lo considere conveniente. En este caso, la ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en:
http://www.bancoldex.com/contratacion/contratacion.aspx antes de la Fecha de Cierre.
Las propuestas presentadas después de las 4:00 p.m. de la Fecha de Cierre, se considerarán presentadas extemporáneamente por lo que serán rechazadas.
No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico. 6. EVALUACIÓN
El proceso de evaluación de la Propuesta tendrá en cuenta los siguientes criterios:
Experiencia específica y portafolio: considera la experiencia del proponente, el cual debe tener como mínimo cinco (5) años en diseño, construcción e implementación de estrategias de comunicación corporativa. Se tendrá en consideración la calidad, muestras y resultados del portafolio y los clientes a los que ha prestado sus servicios.
Experiencia del Equipo de Trabajo: considera la experiencia del equipo de personas que intervendrán en el desarrollo de la consultoría, proyectos en los que han trabajado anteriormente, disponibilidad y dedicación para el objeto del contrato.
Metodología: Evalúa la metodología que establece el proponente para el desarrollo de la consultoría establecido para cada uno de los entregables enunciados en el numeral 10.2. Capacidad financiera: El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para
el cumplimiento de sus obligaciones contractuales de acuerdo con criterios de evolución de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.
Propuesta económica: Los aspectos económicos evalúan el planteamiento de la propuesta en términos de costo, duración y requerimientos obligatorios y/o adicionales. En la evaluación de la propuesta económica se tendrá en cuenta el precio del servicio sin incluir ningún impuesto. También se considerarán los elementos de valor agregado que quiera resaltar el proponente.
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El proceso de evaluación de las Propuestas tendrá en cuenta los siguientes criterios de evaluación:
EVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO
Experiencia y portafolio 30
Experiencia del equipo de trabajo 20
Metodología 35
Capacidad Financiera Habilita/no habilita
Propuesta económica 15
Total 100
El Banco se reserva el derecho de definir internamente una metodología que le permita asignar el puntaje correspondiente a cada ítem de evaluación en pleno respeto de los principios generales de equidad y justicia.
En todo caso, para que una propuesta sea considerada para la adjudicación de la presente convocatoria, deberá cumplir con al menos el ochenta por ciento (80%) del puntaje de cada uno de los criterios objeto de evaluación.
La Convocatoria se adjudicará a la propuesta que arroje mayor puntaje teniendo en cuenta la mención realizada en el anterior párrafo.
6.1. Criterios de desempate
Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:
Se escogerá como ganador aquel proponente que tenga mayor puntaje en el criterio, “Metodología”. Si persiste el empate, se procede a revisar el criterio “Calidad de la propuesta” y, si aun así se mantiene el empate, se revisará el criterio “Experiencia y portafolio”, y así sucesivamente.
No obstante lo anterior, si el empate persiste se tendrá en cuenta el siguiente criterio: el proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997, debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. En todo caso, en el evento quePUBLICACIÓN PÁGINA WEB
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la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria.
6.2. Capacidad financiera
El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales de acuerdo con criterios de evolución de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.
Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación y deberá adjuntar la documentación solicitada.
Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros.
Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente
Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio
El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados.
Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:
El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta. La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1).
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Sin embargo, dependiendo de la naturaleza del negocio del proponente, esta evaluación puede tener variaciones.
6.3. Experiencia específica del Proponente
El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo cinco (5) años de experiencia comprobada en el ofrecimiento de servicios de consultoría en comunicaciones estratégicas (implementación y desarrollo de las mismas) y relaciones públicas.
Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar mínimo cuatro (4) certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto, a los cuales les haya prestado servicios acordes con el objeto de esta invitación o similares.
Cada certificación deberá contener como mínimo la siguiente información: Nombre o razón social del contratante
Nombre o razón social del Contratista Objeto del servicio o contrato
Calificación del servicio (excelente, bueno, regular) Valor del contrato
Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año)
Nombre, cargo y número telefónico de la persona responsable del desarrollo del contrato, interlocutor del cliente con el Proponente.
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6.4. Portafolio
Muestras de trabajos realizados que ilustren el alcance, la calidad y el nivel de sus servicios. 6.5. Experiencia del Equipo de Trabajo
El Equipo de Trabajo deberá ser suficiente e idóneo para cumplir con el objeto de la presente convocatoria. El Proponente deberá enunciar el número de personas, perfiles, nombres, funciones y años de experiencia de cada uno de los miembros del equipo de trabajo que integrará para llevar a cabo los servicios a contratar. Como mínimo deberá conformar el siguiente equipo de trabajo:
CARGO EXPERIENCIA
Director de cuenta
Principal responsable de la relación entre Bancóldex y el Proponente. Deberá dirigir y velar por el cumplimiento de los objetivos propuestos. Deberá atender la entrega de resultados y avances mensuales. Gestionará los contactos en relaciones públicas y líderes de opinión.
Experiencia requerida: profesional en comunicaciones, periodismo o carreras afines con mínimo seis (6) años de experiencia en la dirección de estrategias de comunicación y relaciones públicas.
Ejecutivo de cuenta
Coordinador de la consultoría y ejecutor de las necesidades y tácticas que surjan de sus resultados. Administrará el cronograma, la ejecución y el cumplimiento de las mismas. Su disponibilidad deberá ser permanente en todas las fases del proyecto y deberá atender las reuniones de avances mensuales y de tráfico semanales.
Experiencia requerida: mínimo tres (3) años en consultoría de comunicaciones estratégicas y relaciones públicas.
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CARGO EXPERIENCIA
Profesional de contenidos
Responsable de la generación de contenidos y elaboración de mensajes: artículos en profundidad, copies, material de volantes, brochures, invitaciones y otros textos que, de manera general, se requiera para los canales de comunicación y/o nuevas necesidades que surjan. Deberá suministrar muestras de su trabajo donde se verificará la calidad en cuanto a redacción, estilo, ortografía, entre otros.
Experiencia requerida: mínimo tres (3) años de experiencia en la elaboración de contenido para clientes del sector público y/o privado.
Community Manager
Administrador de los perfiles en redes sociales de Bancóldex. Ejecutará la estrategia digital con base en los lineamientos del plan de comunicaciones. Realizará actividades de escucha, seguimiento y control en redes con disponibilidad de asistir a reuniones en Bancóldex una vez a la semana y mantendrá contacto permanente con el responsable del tema en el Banco.
Experiencia requerida: dos (2) años de experiencia en la administración de redes sociales, escucha social y estrategias digitales.
Diseñador gráfico
Encargado del diseño de piezas digitales y/o impresas que requiera el Banco. Debe conocer programas de diseño profesional para ambas áreas. Debe estudiar, interpretar y dominar el Manual de Imagen de Bancóldex y apropiar el esquema iconográfico previamente definido. Para tal fin, deberá reunirse con los encargados del tema en el Banco y consultar con ellos la viabilidad de propuestas gráficas por cada pieza que se produzca.
Experiencia requerida: dos (2) años de experiencia en diseño de piezas digitales e impresas.
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CARGO EXPERIENCIA
El Proponente deberá indicar para cada uno de los cargos propuestos al interior del Equipo de Trabajo:
(i) El nivel de formación (profesional, técnico o tecnólogo, posgrado).
(ii) La experiencia específica relacionada con el cargo a desempeñar y portafolio.
(iii) El tiempo y clase de dedicación al servicio del equipo de trabajo, expresados en horas / hombre / semana (permanente, compartida o exclusiva).
El contratante no podrá cambiar a ningún miembro del equipo de trabajo sin previo acuerdo con el Banco, o hacerlo cuando éste se lo solicite por alguna inconformidad con su servicio.
6.6. Metodología
El Proponente deberá especificar la metodología que empleará para el desarrollo de la consultoría y el cronograma de tiempos y actividades. A su vez, en la propuesta metodológica se debe evidenciar lo siguiente:
Comprensión y análisis de la necesidad: el proponente debe presentar en detalle su entendimiento de lo que busca la presente convocatoria.
Descripción del plan de trabajo detallado, tiempo, entregables, tiempos de respuesta y personal destinado para el diseño e implementación de la estrategia de comunicación de Bancóldex.
Descripción de cualquier otro punto que el proponente quiera profundizar en su metodología, tales como herramientas de trabajo, recursos, valores agregados, etc.PUBLICACIÓN PÁGINA WEB
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6.7. Oferta económica
En la Propuesta, se deberá discriminar en su oferta económica el IVA de los bienes y/o servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el Proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, el Banco lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente.
El valor total de la propuesta deberá presentarse en pesos colombianos, el cual no podrá exceder bajo ninguna circunstancia, la suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES ($150.000.000) sin IVA. Para efectos de los las empresas extranjeras radicadas en Colombia éstas deberán igualmente presentar la propuesta en pesos colombianos.
La Propuesta económica deberá discriminar el valor de un fee o cuota fija mensual por los servicios descritos en el objeto de los presentes términos de referencia durante seis (6) meses. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.
7. RECHAZO DE PROPUESTAS
Se rechazarán de plano las Propuestas en las que:
(i) El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.
(ii) No se incluya en la Propuesta toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia.
(iii) Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.
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(iv) No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia.
(v) Se incluya información que no sea veraz.
(vi) Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.
(vii) El valor de la Oferta sea mayor al valor máximo establecido en los Términos de Referencia en el numeral 6.7.
8. DECLARATORIA DESIERTA
La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:
Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia.
Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.
Cuando no se presente ninguna propuesta.
Cuando ninguna de las propuestas hubiese obtenido una calificación mínima equivalente al ochenta por ciento (80%) en la suma de todos los criterios de evaluación.
9. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA 9.1. Presentación de la Propuesta
El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en dos ejemplares, uno en medio físico y otro en medio magnético en formato PDF ó TIFF Grupo IV en blanco y negro, almacenadas en medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil digital DVD-R u otros. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la propuesta presentada en medio físico.
Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con la fecha establecida para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia, ésta no se podrá
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modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional después de la fecha de cierre, a menos que el Banco lo haya requerido expresamente de oficio.
La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas y cada una de las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia.
9.2. Periodo de validez de la propuesta
La Propuesta tendrá un periodo de validez de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria.
9.3. Documentación de la Propuesta
La Propuesta deberá contener la siguiente información: (i) Carta de presentación de la Propuesta. (ii) Hoja de vida del Proponente.
(iii) Carta con el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta.
(iv) En el evento que aplique para personas jurídicas nacionales o extranjeras radicadas en Colombia, acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex en caso que resulte seleccionado.
(v) Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.
(vi) Para personas naturales, formato de vinculación adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal con todos los documentos anexos . (vii) Para personas jurídicas nacionales, o extranjeras radicadas en Colombia, formato de
vinculación adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.
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(viii) Declaración del Proponente en el sentido de no conocer ninguna circunstancia que implique conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador de los programas especiales que administra.
(ix) Garantía de seriedad de la propuesta en formato de entidades particulares. En el caso de pólizas de seguro se deberá anexar adicionalmente el original del respectivo recibo de pago.
(x) Documentación de soporte que acredite la experiencia exigida en el numeral 6.3 (certificaciones que acreditan experiencia).
(xi) Declaración del Proponente en el sentido de no estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011.
(xii) Certificación del representante legal y del revisor fiscal o contador en el que conste que el proponente no se encuentra incurso en un proceso liquidatorio.
(xiii) Propuesta económica, la cual en ningún caso podrá exceder una suma de ciento cincuenta millones ($150.000.000) sin IVA y la cual deberá constar en pesos colombianos.
(xiv) Propuesta Técnica y Metodológica
1. Documento que defina la manera en que se realizará la planeación y ejecución, y especifique la metodología que utilizará el Proponente para el desarrollo de sus servicios. Además, se deberá precisar el alcance de su gestión.
2. Documentación de soporte exigida en el numeral 6.5. (Experiencia del equipo de trabajo).
10. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN 10.1. Alcance del objeto de la contratación
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El proponente seleccionado se compromete a diseñar, construir e implementar una estrategia de comunicaciones y relaciones públicas dirigida a las audiencias de interés de Bancóldex, que incluya:
Mapa de audiencias: identificación de los actores estratégicos con los que interactúa Bancóldex y definición de los propósitos e intereses que tiene la entidad con cada uno de ellos.
Narrativa y mensajes: construcción de un discurso claro y coherente alrededor de la redefinición estratégica y misional del Banco y los mensajes específicos de acuerdo a cada una de las audiencias.
Entrenamiento a voceros: sesiones de capacitación a los voceros de Bancóldex con base en la narrativa y los mensajes definidos.
Elaboración de un manual de crisis: identificación de riesgos puntuales y pautas clave para el manejo de crisis en distintos escenarios.
Plan de acercamiento y relacionamiento con aliados, líderes de opinión y demás audiencias de interés diferentes a los medios de comunicación.
Elaboración de un calendario de actividades clave del ecosistema empresarial de interés para el Banco.
Definición de canales, producción de contenidos y diseño: con base en las conclusiones y tácticas definidas en el plan de comunicaciones, se generaran los contenidos y el diseño para distintos productos de comunicación ya sean físicos, digitales (redes sociales u otros) y audiovisuales.
Desarrollo de estrategia digital para redes sociales y administración de cuentas: administrar los perfiles de Bancóldex en redes sociales bajo una estrategia digital construida con base en el plan de comunicaciones y que involucre la gestión de contenido, construcción de agendas temáticas, gestión de preguntas y respuestas a usuarios y plan de crisis en redes sociales.
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A partir de los objetivos específicos y las actividades que se deriven del plan de comunicaciones estratégicas y relaciones públicas, el proponente seleccionado generará los contenidos y ejecutará el diseño y producción de las piezas de comunicación requeridas. También deberá contar con la capacidad para gestionar y materializar contactos a nivel de líderes de opinión, actores del ecosistema empresarial, medios de comunicación o cualquier actor de relevancia para la ejecución de tácticas de relaciones públicas que requiera el Banco.
El proponente deberá acompañar al Banco en cualquier actividad que realice en Bogotá.
A continuación se describe cada una de las actividades que debe desarrollar y los entregables correspondientes a cada actividad:
Entregable 1: Diagnóstico, mapa de audiencias y manual de crisis.
Auditoría comunicación corporativa/ canales de comunicación actuales.
Mapa descriptivo de audiencias/ aliados estratégicos y objetivos específicos para cada uno.
Manual de crisis. Nota: este documento es independiente y debe ser resultado de los hallazgos de riesgo identificados.
Entregable 2: Documento con la estrategia de comunicación corporativa y relaciones públicas, con objetivos, alcance, plan de trabajo y cronograma. Informes de gestión mensual y trimestral o según lo requerido por Bancóldex. Este documento debe incluir la siguiente información:
Narrativa general (story telling) y mensajes específicos
Cronograma del Plan de Acción en comunicaciones estratégicas y relaciones públicas con aliados estratégicos a seis (6) meses con tácticas específicas, tiempos y responsables.
Cronograma y ejecución de talleres de capacitación a voceros. Calendario de eventos del ecosistema empresarial en Colombia
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Entregables 3: Estrategia digital para redes sociales / 3.1 informe mensual de gestión en redes sociales
Documento con la descripción de la estrategia en redes sociales con objetivos, cronograma, indicaciones y recomendaciones, con un diagnóstico del estado actual para ser comparado con el informe final. En adelante, se realizan informes mensuales de gestión incluyendo un análisis de interacción y de escucha social alrededor del Banco (comentarios positivos, negativos o neutros) así como un comparativo con el mes inmediatamente anterior.
Entregable 4: Banco de imágenes.
Suministro de un banco de imágenes con las licencias y derechos de autor necesarios para usar en diferentes piezas de comunicación (brochures, folletos, volantes, página web, etc) durante la vigencia del contrato y posterior a su finalización. Las fotos deben estar relacionadas con empresas (micro, pequeña, mediana y grande), industria, producción manufacturera, exportación, comercio, transporte, infraestructura, desarrollo económico, etc.
Entregable 5: Generación de contenidos y diseño gráfico
El proponente realizará los contendidos y el diseño gráfico de al menos 15 piezas de comunicación, que incluya presentación de hasta tres bocetos y desarrollo de look and feel por categorías de piezas como brochures, folletos, volantes impresos y virtuales, newsletters, entre otros. De igual manera, realizará el diseño gráfico de dichas piezas como artes finales para la producción de versiones impresas y digitales.
Entregable 6/ transversal a lo largo de los 6 meses de vigencia de la consultoría: producir de manera mensual el mínimo de cuatro artículos con base en investigación y reportaría y una columna de opinión sobre temas previamente definidos por el Banco. Producir como mínimo 5 piezas de diseño gráfico con sus respectivos textos y mensajes de acuerdo con el requerimiento del Banco. Desarrollar planes de acción, apoyo en la ejecución y acompañamiento a las necesidades de comunicación coyunturales que surjan en la entidad como por ejemplo, la socialización del informe de responsabilidad social, nuevas líneas de crédito, programas especiales de Gobierno, balances y comunicación de logro de resultados, entre otras.
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Entregable 7: para el cierre de contrato, se deberá entregar un informe final de gestión y resultados con todas las acciones planeadas y ejecutadas.
10.2. Entregables y cronograma
El adjudicatario deberá realizar entregables mensuales (medio físico y digital) según las condiciones de contratación definidos en el presente numeral y estar disponible para participar en reuniones de discusión y revisión de los mismos, con la persona asignada como Supervisor del Contrato y con el equipo de Bancóldex para este propósito. Adicionalmente, deberá realizar los ajustes que le sean solicitados a cada producto y entregarlos nuevamente en las fechas establecidas.
El cronograma de los entregables será el siguiente:
ITEM ENTREGABLE FECHA DE ENTREGA
1 Entregable 1: diagnóstico, mapa de audiencias y manual de crisis.
30 días contados a partir de la fecha de legalización del contrato.
2 Entregable 2: plan de comunicaciones estratégicas, narrativa y set de menajes, tallares de capacitación a voceros y calendario de eventos de interés para el Banco.
Entregable 3: Estrategia digital para redes sociales.
60 días contados a partir de la fecha de legalización del contrato.
3 Entregable 3.1: informes mensuales de gestión en la administración de redes sociales
5 primeros días del mes siguiente (requerido para los pagos mensuales).
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4 Entregable 4: Banco de imágenes 60 días contados a partir de la fecha de legalización del contrato.
5 Entregable 5: Generación de contenidos y diseño gráfico
90 días a partir de la legalización del contrato. 15 piezas de comunicación (hasta tres bocetos y desarrollo de look and feel por categorías de piezas).
6 Entregable 6: Informe de gestión mensual con resultados,
recomendaciones y planeación del próximo mes.
60 días a partir de la legalización del contrato y los siguientes meses en adelante.
Presentación de informe con los avances de cumplimiento del Plan de Comunicaciones, resultados y tareas para el mes siguiente. Mínimo cuatro artículos, una columna de opinión y cinco piezas de diseño con su respectivos textos producidos en el mes. 7 Entregable 7: informe final de gestión. 10 días antes de la finalización del contrato.
Informe final de gestión.
FORMA DE PAGO
El desarrollo del diseño e implementación de la estrategia definida en un plan general será causada mensualmente a lo largo de seis (6) meses, el cual deberá estar consignado en un documento de trabajo con acciones, productos de comunicación, responsables, fechas de entrega y demás detalles indispensables para el cumplimiento de los objetivos. Contra estos resultados, evaluados en una reunión mensual de seguimiento, se constituirán los soportes para el pago de cada mes.
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11. EL CONTRATO
11.1. Suscripción del Contrato
Una vez se adjudique el Contrato por parte del Banco se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.
En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, el Banco podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente.
En este caso, el Banco podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.
11.2. Obligaciones del Banco
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Banco tendrá las siguientes obligaciones:
(i) Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato. (ii) Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.
(iii)
Entregar al Contratista el material e información con que cuente y sea susceptible de entregar para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.11.3. Obligaciones del Contratista
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:
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(i) Desarrollar las actividades contratadas de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos y,
(ii)
Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo.11.4. Duración del Contrato
El contrato tendrá una duración de seis (6) meses contados a partir de la legalización del mismo. 11.5. No Exclusividad
El contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente invitación no genera ninguna clase de exclusividad de contratación en favor de El Contratista, por lo que Bancóldex podrá contratar los servicios objeto de la presente invitación con otras empresas, sin que en ningún caso, dicha práctica pueda ser considerada como incumplimiento al respectivo contrato.
11.6. Seguimiento y control del contrato
Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, el Banco supervisará la ejecución del Contrato verificando las actividades relacionadas con el mismo.
El supervisor del Contrato por parte del Banco será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato.
11.7. Garantía del contrato
Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex NIT 800.149.923-6 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimientos bancarios, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
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(i) Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del valor del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
(ii) Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.
(iii) Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).
11.8. Subcontratos
El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante el Banco, el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
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ANEXOS Y FORMATOS A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Anexo No. 1: Plantilla Carta de Presentación de la Propuesta.
Anexo No. 2: Formato Experiencia del Proponente.
Anexo No. 3: Formato “Vinculación de Clientes Persona Jurídica”.
Anexo No. 4 Formato Composición del Equipo de Trabajo. Anexo No. 5: Modelo Formato Propuesta Económica.
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ANEXOS Y FORMATOS A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
ANEXO NO. 1
PLANTILLA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Bogotá D.C., <Fecha de creación-<DD-MM-AAAA>> Señores
Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A - Bancóldex Calle 28 No. 13ª - 15 Piso 39
Ciudad.
El suscrito <Nombre del Representante Legal del proponente> de conformidad con lo requerido en el proceso de contratación, cuyo objeto es <Escribir el objeto de la solución requerida>, presento oferta y solicito ser evaluado para la celebración del contrato objeto de la presente propuesta.
En caso de resultar aceptada la propuesta presentada me comprometo a suscribir el contrato correspondiente, a cumplir con las obligaciones derivadas de él, de la oferta que presento y los términos de referencia.
Declaro así mismo:
1. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta oferta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.
2. Que hemos estudiado las condiciones y demás documentos de la solicitud, así como las condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la oferta, y aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos. Así mismo, manifestamos que BANCÓLDEX facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades la totalidad de la información técnica requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la reserva de la misma.
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3. Que nuestra oferta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso.
4. Que, en caso de resultar aceptada nuestra propuesta, nos comprometemos a ejecutar la totalidad del objeto del contrato respectivo.
1. Que entendemos que el valor del contrato, conforme está definido en los documentos de los términos de referencia incluye la totalidad de los impuestos, tasas o contribuciones de cualquier orden, directas o indirectas que se causen o llegaren a causar por la celebración, ejecución y liquidación del contrato, así como todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista.
2. Que toda la información registrada en nuestra propuesta es fidedigna.
7. Que realizamos las averiguaciones necesarias concernientes a la circular 052 “Seguridad y calidad de información, canales y medios de distribución de productos y servicios, desmonte o actualización” para aplicar todo lo relacionado con la seguridad de la información que aplique para el objeto del proyecto.
8. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto (amos) que me (nos) obligo(amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos en los términos de referencia. Que de acuerdo con lo establecido en las condiciones, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos.
9. Que en caso de ser aceptada la propuesta presentada para la celebración del contrato derivado del presente proceso, me comprometo a suscribir y perfeccionar el contrato e iniciar la ejecución del objeto del contrato, en los plazos previstos en los términos de referencia del presente proceso. 10. Que, a solicitud de BANCÓLDEX, me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta.
Esta oferta es presentada por <Nombre del Representante Legal del proponente> con número de cédula de ciudadanía No. <Escribir número de cédula del representante legal del proponente> y quien firma la carta de presentación y no tiene incompatibilidades o conflictos de interés con BANCÓLDEX.
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El (Los) abajo firmante(s) declaro(amos) que he(mos) recibido todos los documentos y anexos descritos en los pliegos de condiciones, así como las adendas a las mismas.
De ustedes Cordialmente,
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO: <Nombre del Representante Legal del propone <Nombre del Representante Legal del proponente> <Nombre de la compañía que representa>.
<Dirección del proponente> <Ciudad del proponente> <Teléfono del proponente>
<Correo electrónico del proponente> <NIT del proponente>
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ANEXO NO. 2
FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Utilizando el formato propuesto, proporciona información sobre los trabajos más relevantes para los que el Proponente fue contratado legalmente, ya sea de manera individual o como integrante de una asociación, propuesta conjunta, consorcio o unión temporal, y que acrediten la experiencia mínima requerida en las Reglas de participación.
Ite m EXPERIENCI A CERTIFICAD A en ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANT E CIUDAD DE EJECUCIÓ N FECHA DE INICIO; FECHA DE TERMINACIÓ N VALOR TOTAL FACTURADO INCLUIDO IVA (DE LAS ACTIVIDADE S QUE ACREDITAN LA EXPERIENCI A) % PARTICIPACIÓ N IDENTIFICACIÓ N (NÚMERO, FECHA) Y OBJETO DEL CONTRATO NOMBRE DEL CONTACTO QUE REPORTA LA EXPERIENCI A, No. TELÉFONO ACTIVIDADES Y OBLIGACIONES DESARROLLADA S, QUE SIRVEN COMO SOPORTE DE LA EXPERIENCIA QUE SE ACREDITA
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1. <Escriba si la experiencia la adquirió en una empresa pública o privada> <Escriba el nombre de la empresa contratante> <Escriba la ciudad en la que ejecutó el contrato> <Fecha de inicio y finalización de los contratos en los que ha participado> S <Valor total en números del contrato en el que participó> <Escriba el Porcentaje de participación en el contrato> <Escriba el número, fecha y objeto del contrato que ejecutó> <Escriba el nombre y cargo de la persona quien acreditó la experiencia y número telefónico> <Escriba las actividades que se relacionan con el objeto del contrato al cual está aplicando>
2. 3. 4.
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ANEXO NO. 3
FORMATO “VINCULACIÓN DE CLIENTES PERSONA JURÍDICA”
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ANEXO NO. 4
FORMATO COMPOSICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
nombre Cargo Formación
académica Tipo de Experiencia Específica (certificada) <Escribir el nombre > <Escribir el cargo a desempeñar, ej. Director de proyecto, Arquitecto Líder de Desarrollo, Especialista en pruebas, etc.> <Escriba el estudio acreditar para desempeñar el cargo, ej. Ingeniero de Sistemas, ingeniero industrial, etc.>
<Escriba la experiencia que debe tener para
desempeñar el cargo, ej. Profesional con mínimo dos (2) años de
experiencia profesional en análisis y diseño de
Procesos comerciales y/o de facturación.
Haber liderado ó
participado como Director de
procesos en al menos dos (2) proyectos de sistemas de información>
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ANEXO NO. 5
MODELO FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA
COMPONENTE VALOR COP
I.- REALIZACIÓN DE LA CONSULTORÍA
Entregables:
Subtotal
IVA (Impuesto al Valor Agregado)
TOTAL
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ANEXO No. 6
